EXCEL

EJERCICIO 20

FORMULARIOS Y MACROS

Nota: la materia es tan extensa que dividiremos el ejercicio en dos (27 y

28) con el fin de no cansar demasiado.

Al igual que el Word, el Excel proporciona herramientas para crear formularios,

aunque las posibilidades que ofrecen los formularios de Excel son bastante mayores.
Es posible, por ejemplo, vincular el contenido de un control de formulario a una celda y
utilizar luego ese contenido en otras fórmulas o funciones.
Así, es posible, por ejemplo, que al elegir una opción de un cuadro combinado,
dicha opción permita la aparición de múltiples valores en otras celdas (p.ej, a través de
funciones de búsqueda).
Además, los controles de formulario pueden asociarse a macros de manera que
se puedan realizar tareas complejas con un solo clic.

ACTIVIDAD

Vamos a ver cada uno de los principales controles de formulario y su utilidad en

algún ejemplo. En primer lugar, abre un documento nuevo de Excel y guárdalo en el
pendrive con el nombre 27ex Formularios. Al guardarlo, en el apartado Tipo elige la 2ª
opción (Libro de Excel habilitado para macros); se crea un archivo con extensión .xlsm.
Haz clic en la pestaña Programador de la cinta de opciones (desde la que se cre-
an y manejan los formularios).

Este apartado es el que nos interesa.

Antes de empezar, decir que aquí utilizaremos los controles de formulario pero
no los controles ActiveX (pensados más para la elaboración de formularios a cumpli-

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mentar online y ligados normalmente a más o menos complejas secuencias de código
en Visual Basic, escritas por el usuario)

BOTÓN

Este control sólo tiene sentido asociado a una macro. Por eso, al insertarlo ya
se nos ofrece directamente la posibilidad de crear y nombrar una macro asociada al
mismo.
Veamos un ejemplo sencillo: crearemos un botón que borre el contenido de un
rango, concretamente A1:A5

PROCEDIMIENTO

1º- Llama a la hoja 1 Botón de comando. Introduce unos datos cualesquiera en el ran-
go A1:A5 de dicha hoja.

2º- En el apartado Controles de la pestaña Programador haz clic en la flecha del botón
Insertar y, luego, dentro de Controles de formulario, en el icono de botón.

3º- Más o menos a la altura de C3 (para que esté próximo al rango a borrar), dibuja el
botón como si fuera una autoforma. Al dejar de hacer clic aparecerá el siguiente cua-
dro:

Haz clic en Grabar…

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 Como nombre de la macro, escribe Borrarda- tos (sin espacios). Deja las demás opciones como están (si quisi

4º- Selecciona las celdas del rango A1:A5 y borra su contenido con la tecla Supr.

5º- En la pestaña Programador, en el apartado Código, haz clic en el botón Detener

grabación.

6º-Haz clic derecho sobre el botón para seleccionarlo. Luego, haz clic izquierdo en
el interior del botón; borra el texto del mismo y escribe Borrar. Haz también el
botón algo más alto para que el texto quede bien centrado.

7º- Finalmente, haz clic en cualquier punto de la hoja de datos y, luego, clic sobre
el botón Borrar. Los datos de A1:A5 quedarán borrados. Vuelve a escribirlos, a
fin de facilitar la corrección del ejercicio.

8º- Sólo por curiosidad, le echaremos un vistazo a la macro recién crea-

da, en código VisualBasic. Para ello, haz clic en el botón Visual Basic
de la pestaña Programador.

9º- Con ello se abre la ventana del editor de Visual Basic para Excel. El panel iz-
quierdo tiene el siguiente aspecto:

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 En el panel derecho se muestra el código de la macro creada

Haz doble clic sobre el

Todas las macros comienzan
Módulo1 del archivo 27ex
Significado: Formularios.xlsm con Sub nombremacro()
“selecciona el rango A1:A5 y borra el conte- nido de la
selección.”
En verde aparecen etiquetas
descriptivas (esta no lo es mucho) que no ejecuta

End Sub cierra la macro.

10º- Finalmente, cierra la ventana de Visual Basic y vuelve al libro de Excel.

Una macro de borrado de datos puede ser muy útil para evitar tareas repetitivas
en muchas hojas, adaptando, lógicamente, el rango o rangos a borrar.

Al contrario que en Word, en Excel se pueden grabar como parte de una macro
tanto clics de ratón tanto como secuencias de teclado. No obstante, cuando se graban
secuencias demasiado complejas, es muy frecuente que al intentar ejecutar la macro
obtengamos algún mensaje de error.

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 CUADRO COMBINADO

Al igual que en Word, es un cuadro desplegable que permite elegir una de entre
varias opciones. En Excel, sin embargo, las opciones serán las incluidas en algún rango
de la misma hoja, una hoja distinta o incluso de otro libro.

Esto le da cierta ventaja sobre la regla de validación de datos tipo Lista, que obli-
ga a seleccionar la lista dentro de la misma hoja (aunque, para ser honestos, hay una
forma de sortear esta limitación para dicha regla de validación: nombrar el rango y
usar el nombre en la regla).

Vamos a crear un cuadro combinado que muestre el nombre de nuestros clien-

tes. Al seleccionar uno de ellos, aparecerá abajo su teléfono.

PROCEDIMIENTO

1º-Llama Cuadros a la hoja 2 y Lista cuadros a la hoja 3.

2º-En la pestaña Programador, haz clic en la flecha del botón Insertar y, luego, en
el botón de formulario Cuadro combinado. Dibuja un cuadro combinado que
ocupe exactamente el área de la celda C2.

3º- Deja la hoja como se muestra a continuación:

4º- En la hoja Lista cuadros introduce lo siguiente:

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 5º-Vuelve a la hoja Cuadros. Haz clic derecho sobre el cuadro combinado y elige la
opción Formato de control.

Como origen del cuadro, ve

a la hoja Lista cuadros y selecciona los nombres d

Vincula el cuadro combina-

do al contenido de la celda C2 (como está debajo,
Luego, acepta.

6º-En la celda C3, introduce una función BUSCARV para que, en función del conte-
nido de C2 (tendrás que escribir la referencia de celda), aparezca el teléfono del
cliente que hemos seleccionado en el cuadro combinado. Complementa la fun-
ción con otra SI o SI.ERROR para evitar el mensaje de error en caso de que aún
no se haya seleccionado nada.
7º-Finalmente, selecciona sucesivamente a los diferentes clientes del cuadro com-
binado y observa cómo aparece su número de teléfono en C3.

En realidad, la principal ventaja de un cuadro combinado respecto a una regla de

validación tipo Lista es que, al ser el cuadro combinado un objeto insertado en la hoja,
le podemos asignar una macro.

Así, por ejemplo, en un impreso de factura podríamos crear una macro que bo-
rrara los datos concretos de la operación y asociarla a un cuadro combinado con los
nombres de los clientes. De esa forma, al elegir un nuevo cliente en el cuadro combi-
nado, se borrarían automáticamente los datos de la factura anterior (si es que eso re-
almente nos interesa).

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 CUADRO DE LISTA

Aunque no sea la siguiente en el grupo de controles, la veremos aquí por su se-

mejanza con el cuadro combinado. De hecho, viene a ser un cuadro combinado cuyo
contenido es visible en todo momento. Por lo demás, sus características, configuración
y posible utilidad son (aproximadamente) las mismas que las del cuadro combinado.

ACTIVIDAD

Añade una columna a la lista de la hoja Lista cuadros tal como se muestra:

En la hoja Cuadros inserta un cuadro de lista que muestre los nombres de los
clientes. El cuadro ocupará (aproximadamente) el área del rango B8:B10. Vincúlalo a
la celda B8.
Añade a la pequeña tabla de B2:C3 una nueva fila para la dirección de la empresa
(ajusta el formato). En la celda C4 incluye una función BUSCARV que obtenga la direc-
ción de la lista de la hoja Lista cuadros a partir del cliente elegido en el cuadro de lista.

El aspecto final de la hoja Cuadros será similar a esto (el cliente seleccionado
puede ser distinto).

Ten en cuenta que, en nuestro ejemplo, de momento, es posible que en el cua-

dro combinado hayamos seleccionado un cliente y en la lista, otro distinto. Para evitar
esto, cambia la celda vinculada del cuadro combinado a B8 (la misma que el cuadro de
lista).

El procedimiento es básicamente el mismo ya visto para el cuadro combinado.

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 CASILLA DE VERIFICACIÓN

Al igual que en el Word, permite indicar si se cumple un determinado requisito

o condición (si se ha pagado la mercancía, si se ha recibido el pedido, si se es mayor de
edad, etc.).

ACTIVIDAD

En el libro 27ex Formularios, en una nueva hoja que llamarás Casillas de verifi-
cación, crea el siguiente cuadro:

Un profesor ha de calificar un examen a 3 alumnos. A aquellos que hayan pre-

sentado un trabajo extra, les sumará un punto a la nota de examen.

En las celdas de la columna Trabajo presentado inserta casillas de verificación

que funcionen así:

- Si la casilla está desactivada (no se ha presentado el trabajo), en la columna

TOTAL se calcula simplemente la nota de examen, sumando la puntuación de
las preguntas 1, 2 y 3
- Si la casilla está activada (se ha presentado el trabajo), además se suma un
punto a la nota de examen (TOTAL), siempre que el resultado no sea superior
a 10 (en cuyo caso, la nota total será 10)

Nota: el mismo resultado se podría conseguir sin necesidad de casillas de verifi- cación (escribiendo SÍ o NO

PROCEDIMIENTO

1º- Crea la nueva hoja y, en ella, el cuadro mostrado arriba. Selecciona las celdas
de la columna Trabajo presentado y elige color blanco para el texto de las cel-
das.

2º- En la pestaña Programador, haz clic en la flecha de Insertar y, luego, en el ico-

no Casilla de verificación (del grupo Controles de formulario)

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 3º- Haz clic en la primera celda de la columna Trabajo presentado. Se inserta una
casilla con una etiqueta; para borrar el texto, sencillamente selecciónalo y
bórralo con el botón Supr. Luego, reduce el ancho del control tanto como se
pueda y muévelo (con Ctrl + flechas de dirección) para centrarlo en la celda.

4º-Haz clic derecho en la casilla y selecciona Formato de control; configura el cua-

dro de diálogo como se muestra (luego, acepta):

Esta celda ha de ser la misma en que has insertado la casilla (sea C4 u otra)

Con esto, vinculamos el estado de la casilla (activado o desactivado) con

el contenido de la celda en que está la casilla (podría ser también cualquier otra
celda); como antes hemos aplicado color blanco al texto de la celda, el resulta-
do (VERDADERO para “activada” y FALSO para “desactivada”) no se verá.

5º-Haz lo mismo para las otras dos casillas, vinculando cada una a su celda respec-
tiva.

6º-En las celdas de la columna TOTAL introduce una función SI que sume las califi-
caciones de las 3 preguntas si la casilla está desactivada y que añada a lo ante-
rior un punto extra, si está activada. Salvo que la suma de las preguntas de
examen más el punto extra sumen más de 10; en ese caso, la nota total será
10. En la prueba lógica (tanto en la función SI como en la Y), para indicar que en
la celda correspondiente de la columna Trabajo presentado pone VERDADERO,
escribe únicamente la referencia (relativa) de esa celda (p.ej, C4), sin ningún
operador ni término de comparación (dado que aquí VERDADERO es un valor
lógico y no un texto).

Prueba la hoja, introduciendo datos de ejemplo en las celdas correspondientes a

las preguntas del examen y activando alguna de las casillas de verificación insertadas.