DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

Definición:

La digitalización documental consiste en convertir documentos físicos en formatos digitales. Este

proceso implica el uso de escáneres y software de gestión documental para capturar, almacenar, y
gestionar documentos electrónicos.

Generalmente el término se confunde con el escaneo, pero la digitalización de documentos va más

allá, porque se encarga de convertir datos no estructurados en CSV (valores separados por comas),
XML (Extensible Markup Language), JSON (JavaScript Object Notation), XLS (hoja de cálculo) y
otros tipos de información estructurada.

Beneficios:

La importancia de digitalizar documentos recae en gran medida en que con ello contribuimos a la
salud del planeta, creando un entorno más verde y amistoso con el medio ambiente. Además,
conseguiremos transmitir una imagen de responsabilidad con el entorno y de innovación. Algo que
apreciarán considerablemente clientes, socios, trabajadores y la sociedad en general y que puede
conllevar numerosos beneficios para las cifras de negocio.

Por otro lado, la gestión documental será mucho más organizada y sencilla de ejecutar.

- Accesibilidad y Recuperación: Facilita el acceso y la búsqueda de documentos desde cualquier

lugar.

- Ahorro de Espacio: Elimina la necesidad de almacenamiento físico.

- Seguridad: Mejora la protección de los documentos mediante copias de seguridad y controles de

acceso.

- Eficiencia Operativa: Reduce el tiempo y el costo asociados con la gestión de documentos físicos.

- Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con las normativas de conservación de documentos.

¿Para qué sirve la digitalización de documentos?

Una opción muy interesante relacionada con la digitalización documental es la posibilidad que
plantea de incluir los procedimientos de firma digital, lo que refuerza aún más las anteriormente
mencionadas cualidades de agilidad y seguridad.

De cara al exterior, este cambio digital supondrá ofrecer a clientes y a la sociedad en general una
imagen de corporación comprometida con el medio ambiente y que, además, se encuentra a la
última en cuanto al aprovechamiento de las nuevas soluciones que plantean las tecnologías más
avanzadas.

Tecnologías Involucradas:
- Escáneres y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Para convertir documentos impresos en
archivos digitales editables.

- Sistemas de Gestión Documental (DMS):Para almacenar, organizar y gestionar documentos

digitales.

- Nube:Para almacenamiento y acceso remoto seguro.

FIRMA DIGITAL
Definición:

La firma digital es un mecanismo criptográfico que permite verificar la autenticidad y la integridad

de un documento digital. Es legalmente vinculante y se utiliza para firmar documentos electrónicos
de manera segura De hecho, las soluciones de firma electrónica deben ajustarse por completo a
los requisitos del marco legal colombiano y a los tipos de firma que contempla. Viafirma cumple
con estos aspectos a través de las diferentes tecnologías que le ofrece, como la firma a un click,
portafirmas digitales y la firma centralizada, que utilizan mecanismos como biometría, mensajes de
texto, token, OTP, PIN, entre otros.

Beneficios:

- Autenticidad: Confirma la identidad del firmante.

- integridad: Garantiza que el documento no ha sido alterado después de ser firmado.

- No Repudio: El firmante no puede negar haber firmado el documento.

- Eficiencia: Acelera los procesos de firma y validación de documentos.

- Cumplimiento: Cumple con normativas legales y estándares internacionales de seguridad.

Tecnologías Involucradas:

- Criptografía de Clave Pública (PKI): Utiliza una clave privada para firmar y una clave pública para
verificar la firma.

- Certificados Digitales: Emitidos por Autoridades de Certificación (CA), garantizan la validez de la

firma.

- Software de Firma Digital: Aplicaciones que permiten firmar documentos electrónicamente (por
ejemplo, Adobe Sign, DocuSign).

Aplicaciones y Uso Común

1. Administración Pública: Digitalización de expedientes y documentos oficiales, uso de firmas

digitales para trámites en línea.

2. Empresas: Contratos, facturas, y documentos internos firmados digitalmente.

3. Sector Financiero: Documentación bancaria y transacciones financieras.

4. Sector Legal: Contratos y documentos legales digitalizados y firmados electrónicamente.

Retos y Consideraciones

- Seguridad: Protección contra el acceso no autorizado y ciberataques.

- Interoperabilidad: Asegurar que los sistemas y estándares utilizados sean compatibles a nivel
global.

- Adopción: Superar la resistencia al cambio y capacitar a los usuarios.

- Legalidad: Asegurar que las firmas digitales cumplan con las leyes y regulaciones locales e
internacionales.

La digitalización documental y la firma digital son tecnologías que, al ser implementadas

adecuadamente, pueden transformar significativamente la eficiencia, seguridad y accesibilidad de
la gestión documental en cualquier organización.

Normativas

Firma Digital

Ley 527 de 1999

• Esta es la ley fundamental que regula el comercio electrónico en Colombia, incluyendo el

uso de firmas digitales y mensajes de datos.
• Establece la validez jurídica de los documentos y firmas electrónicas, equiparándolas a los
documentos y firmas manuscritas en ciertas condiciones.
• Define los requisitos para que una firma digital sea considerada válida y confiable.

Decreto 2364 de 2012

• Reglamenta la infraestructura de la firma digital en Colombia.

• Establece los requisitos y procedimientos para las entidades de certificación que emiten
certificados digitales.
• Define las condiciones técnicas y legales para la autenticidad, integridad y no repudio de
los documentos firmados digitalmente.

Ley 527 de 1999 y la Ley 962 de 2005

• La Ley 962 de 2005 complementa la Ley 527 de 1999 en aspectos relacionados con la
simplificación de trámites administrativos mediante el uso de tecnologías de la
información y las comunicaciones.
• Digitalización de Documentos

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

• Regula la gestión documental en Colombia, incluyendo la digitalización de documentos.

• Establece principios y procedimientos para la conservación, organización y acceso a
documentos electrónicos.
• Promueve la modernización de los sistemas de archivo mediante el uso de tecnologías
digitales.
Decreto 2609 de 2012

• Regula la gestión documental electrónica en las entidades públicas.

• Define los lineamientos para la digitalización de documentos y la implementación de
sistemas de gestión documental electrónica (SGD).
• Establece la obligatoriedad de contar con un plan de gestión documental que incluya la
digitalización.

Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura)

• Consolida la normativa sobre archivos y gestión documental.

• Incluye disposiciones sobre la conservación y digitalización de documentos en las
entidades públicas.

Colombia ha desarrollado un marco legal robusto para regular la firma digital y la digitalización de
documentos, facilitando así la transición hacia una administración más eficiente y moderna. Las
leyes y decretos mencionados proporcionan las bases para garantizar la validez jurídica, seguridad
y eficiencia de las transacciones electrónicas y la gestión documental. Para cualquier entidad o
individuo que desee implementar estas tecnologías, es crucial cumplir con estos requisitos legales
para asegurar la conformidad y evitar posibles sanciones.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: ARCHIVO DE OFICINA O GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO

INTERMEDIO VALORACIÓN SELECCIÓN Y EXPURGO DE LOS DOCUMENTOS.

Los archivos administrativos son esenciales para la gestión eficiente de documentos dentro de una
organización. Estos archivos se dividen en varias categorías según su función y etapa en el ciclo de
vida de los documentos. A continuación, se detallan los diferentes tipos de archivos y los procesos
relacionados con la valoración, selección y expurgo de documentos:

Tipos de Archivos Administrativos

Archivo de Oficina o Gestión:

- Definición: Son los archivos que contienen documentos activos o semiactivos utilizados
frecuentemente en las operaciones diarias de una oficina. Como lo define el Acuerdo No 07 del 29
de junio de 1994 del Archivo General de la Nación (AGN), el Archivo Central es la unidad
administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los
documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante. Los cuales siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.

Características:

- Ubicación: Se encuentran dentro de las áreas de trabajo de las oficinas.

 - Acceso: De acceso rápido y fácil para los empleados que los necesitan.

- Contenido: Documentos en uso constante como correspondencia reciente, informes en curso,

proyectos activos.

- Objetivo: Facilitar el acceso inmediato a la información necesaria para el desarrollo de

actividades cotidianas

Archivo Central:

- Definición: Es el archivo principal de una organización donde se concentran los documentos que
han sido transferidos desde los archivos de oficina por su valor administrativo, legal, fiscal o
histórico.

Características:

- Ubicación: Puede estar en una ubicación central dentro de la organización, separada de las
oficinas.

- Acceso: Generalmente limitado y controlado.

- Contenido: Documentos importantes y de referencia a largo plazo.

- Objetivo: Asegurar la conservación, organización y disponibilidad de documentos importantes

para la organización.

Tiempo de permanencia Documental

Se conservan no más allá de cincuenta años. El Archivo Central recibe de las dependencias, las
transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas).

La organización de los archivos centrales obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender
a las series documentales y tiempos de retención establecidos, entendiendo que los documentos
de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.

Archivo Intermedio:

- Definición: Es el archivo que alberga documentos que ya no son activos pero que aún no
cumplen los plazos para ser transferidos al archivo central o ser eliminados.

- Características

- Ubicación: Ubicado entre los archivos de oficina y el archivo central.

- Acceso: Controlado, con acceso limitado a ciertos empleados.

- Contenido: Documentos semiactivos que no se utilizan frecuentemente pero que deben

conservarse temporalmente por razones legales, administrativas o fiscales.

- Objetivo: Mantener documentos semiactivos hasta que cumplan su ciclo de vida para su
transferencia o eliminación.

Procesos de Valoración, Selección y Expurgo de Documentos

Valoración de Documentos:

- Definición: Proceso mediante el cual se determina el valor de los documentos y el tiempo

durante el cual deben conservarse.

Criterios:

- Valor administrativo: Documentos necesarios para las operaciones diarias.

- Valor legal: Documentos necesarios para cumplir con requisitos legales y regulatorios.

- Valor fiscal: Documentos necesarios para fines contables y fiscales.

- Valor histórico: Documentos que tienen un valor permanente para la historia de la

organización.

- Objetivo: Establecer plazos de conservación y determinar qué documentos deben ser

transferidos, archivados permanentemente o eliminados.

Selección de Documentos:

- Definición: Proceso de identificar y separar los documentos que deben conservarse de aquellos
que pueden ser eliminados.

- Criterios: Basados en la valoración previa, se seleccionan documentos por su importancia y

cumplimiento de los criterios de conservación.

- Objetivo: Asegurar que solo los documentos relevantes y necesarios sean preservados.

Expurgo de Documentos:

- Definición: Proceso de eliminación de documentos que ya no tienen valor administrativo, legal,

fiscal o histórico y que han cumplido su tiempo de retención.

- Métodos:

- Destrucción física: Triturado o incineración.

- Eliminación digital: Borrado seguro de archivos electrónicos.

- Objetivo: Reducir el volumen de documentos, liberar espacio de almacenamiento y asegurar

que los documentos obsoletos no se acumulen.

La gestión adecuada de archivos administrativos mediante la categorización en archivos de oficina,

archivos centrales y archivos intermedios, junto con los procesos de valoración, selección y
expurgo, es fundamental para mantener la eficiencia operativa y cumplir con los requisitos legales
y regulatorios. Estos procesos aseguran que solo los documentos necesarios sean preservados y
que la información obsoleta sea eliminada de manera segura, optimizando así el espacio y los
recursos de la organización.

Normativas

Leyes y Decretos Principales

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

• Descripción: Es la normativa fundamental que regula la función archivística en Colombia.

Establece los principios, procedimientos y responsabilidades en la gestión de documentos
y archivos.
• Contenido Relevante:
• Define los tipos de archivos (de gestión, central e intermedio).
• Establece la obligación de valorar, seleccionar y expurgar documentos.
• Promueve la conservación y acceso a los documentos de archivo.

Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura)

• Descripción: Recopila y reglamenta las disposiciones legales sobre archivos, incluyendo las
contenidas en la Ley 594 de 2000.
• Contenido Relevante:
• Consolida normativas sobre la gestión documental y archivos en un único decreto.
• Incluye regulaciones específicas sobre la organización y gestión de archivos en las
entidades públicas.

Decreto 2609 de 2012

• Descripción: Regula la gestión documental en las entidades del Estado, estableciendo

directrices específicas para la administración de archivos.
• Contenido Relevante:
• Define los plazos de conservación y los procedimientos para la valoración documental.
• Establece los lineamientos para la organización y funcionamiento de los archivos de
gestión, central e intermedio.
• Regula el proceso de expurgo de documentos.

Ley 962 de 2005 (Ley Antitrámites)

• Descripción: Simplifica y racionaliza los trámites administrativos, promoviendo el uso de

tecnologías de la información y la comunicación.
• Contenido Relevante:
• Facilita la modernización de la gestión documental mediante la digitalización y el uso de
documentos electrónicos.
• Complementa la Ley 594 de 2000 en aspectos relacionados con la digitalización y
conservación de documentos electrónicos.

Acuerdos del Archivo General de la Nación (AGN)

• Descripción: El Archivo General de la Nación emite acuerdos y circulares que establecen

directrices y buenas prácticas para la gestión documental en Colombia.
• Contenido Relevante:
 • Acuerdo 004 de 2013: Regula la valoración documental y establece los parámetros para la
elaboración de tablas de retención documental (TRD).
• Acuerdo 005 de 2013: Define los procedimientos para la organización de archivos y la
implementación de sistemas integrados de gestión documental.
• Circular 001 de 2015: Proporciona orientaciones sobre la digitalización de documentos y la
gestión de archivos electrónicos.

Procesos de Valoración, Selección y Expurgo de Documentos

Valoración Documental:

Normativa:

• Ley 594 de 2000

• Acuerdo 004 de 2013 del AGN
• Contenido: Define los criterios para determinar el valor y el tiempo de conservación de los
documentos.

Selección Documental:

Normativa:

Decreto 2609 de 2012

• Acuerdo 004 de 2013 del AGN

• Contenido: Establece los procedimientos para seleccionar documentos que deben ser
preservados y aquellos que pueden ser eliminados.

Expurgo Documental:

Normativa:

• Ley 594 de 2000

• Decreto 2609 de 2012
• Contenido: Regula la eliminación segura de documentos que han cumplido su ciclo de vida
y ya no tienen valor administrativo, legal, fiscal o histórico.

La gestión de los archivos administrativos en Colombia está bien estructurada y regulada por una
serie de leyes y decretos que aseguran la correcta administración, conservación y disposición de
los documentos. La Ley General de Archivos, junto con otros decretos y acuerdos del Archivo
General de la Nación, proporciona un marco completo para la gestión de archivos de oficina,
archivos centrales e intermedios, así como para los procesos de valoración, selección y expurgo de
documentos. Cumplir con estas normativas es esencial para garantizar la eficiencia, legalidad y
seguridad en la gestión documental de cualquier organización en el país.

SISTEMA UNIVERSAL DE DOCUMENTACIÓN (UDC)

conocido también como Clasificación Decimal Universal (CDU), es un sistema de clasificación

bibliográfica que organiza y facilita el acceso a documentos y materiales en bibliotecas, archivos y
centros de documentación. Es uno de los sistemas de clasificación más utilizados a nivel mundial,
desarrollado a partir del sistema de clasificación decimal de Dewey, y es especialmente popular en
Europa y América Latina.

Características Principales del Sistema Universal de Documentación

Clasificación Decimal:

- La UDC utiliza un sistema numérico decimal para clasificar todos los campos del conocimiento
humano. Cada campo principal del conocimiento se divide en diez subcampos, y cada uno de estos
subcampos se puede subdividir nuevamente, permitiendo una clasificación detallada y específica.

Notación Jerárquica y Facetada:

- La notación jerárquica permite la organización de los temas de lo general a lo específico. Por

ejemplo, la clase 500 se refiere a Ciencias Naturales y Matemáticas, mientras que 510 es
Matemáticas, 520 es Astronomía, y así sucesivamente.

- La notación facetada permite combinar diferentes aspectos de un tema para crear una notación
que represente con precisión el contenido del documento. Esto es útil para documentos que
abarcan múltiples temas o disciplinas.

Universalidad y Multidisciplinariedad:

- La UDC es universal en el sentido de que cubre todas las áreas del conocimiento, desde las
ciencias naturales y exactas hasta las ciencias sociales, las humanidades y las artes.

- Es multidisciplinar, lo que significa que puede ser utilizado en bibliotecas de cualquier tipo,
incluyendo bibliotecas académicas, públicas, escolares y especializadas.

Adaptabilidad y Flexibilidad:

- Permite a las instituciones personalizar y adaptar el sistema según sus necesidades específicas.
Las bibliotecas pueden añadir subdivisiones específicas que sean relevantes para sus colecciones.

- Se actualiza periódicamente para incluir nuevos campos del conocimiento y adaptarse a los
cambios en la terminología y la estructura de las disciplinas.

Estructura del Sistema UDC

Tablas Principales:

- Dividen el conocimiento en diez clases principales, cada una representada por un dígito del 0 al
9:

- 0: Generalidades, ciencias de la información y documentación, biblioteconomía, instituciones,

publicaciones

- 1: Filosofía y psicología

- 2: Religión y teología

- 3: Ciencias sociales
 - 4: Filología, lingüística

- 5: Ciencias puras

- 6: Ciencias aplicadas, medicina, tecnología

- 7: Las artes. Bellas artes. Artes visuales

- 8: Lengua, lingüística y literatura

- 9: Geografía, biografía e historia

Tablas Auxiliares:

- Proporcionan notaciones adicionales que pueden combinarse con las notaciones de las tablas
principales para especificar aspectos como lugar, tiempo, forma y punto de vista.

Ventajas del Sistema UDC

Precisión y Detalle:

- Permite una clasificación muy precisa y detallada de los documentos, facilitando su localización
y recuperación.

Compatibilidad Internacional:

- Es compatible a nivel internacional, lo que facilita el intercambio de información y la

colaboración entre bibliotecas y centros de documentación de diferentes países.

Facilita la Interoperabilidad:

- Su estructura universal y estandarizada facilita la interoperabilidad y el acceso a colecciones y

bases de datos a nivel global.

Desafíos del Sistema UDC

Complejidad:

- La detallada estructura jerárquica y facetada puede ser compleja de implementar y gestionar,

especialmente para bibliotecas con personal limitado.

Necesidad de Capacitación:

- El personal de las bibliotecas y centros de documentación necesita capacitación para utilizar el

sistema de manera efectiva.

Ejemplo de Uso

En una biblioteca universitaria, el sistema UDC puede ser utilizado para clasificar una amplia gama
de materiales, desde libros y revistas hasta tesis y documentos electrónicos. Por ejemplo:

- Un libro sobre la teoría de la relatividad en física puede ser clasificado bajo 530.12.
- Una tesis sobre la influencia de la religión en la política moderna puede estar bajo 322.1.

El Sistema Universal de Documentación es una herramienta poderosa y versátil para la clasificación

y organización de documentos en bibliotecas y centros de documentación. Su capacidad para
abarcar todas las áreas del conocimiento y su estructura detallada lo hacen adecuado para una
amplia variedad de instituciones, aunque su implementación y gestión requieren una inversión en
capacitación y recursos. Su universalidad y adaptabilidad lo convierten en un estándar esencial
para la organización de información en el ámbito global.

Normativas

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

• Descripción: Es la ley fundamental que establece las normas y principios para la

organización, conservación y administración de los archivos en Colombia.
• Contenido Relevante:
• Define los principios básicos de la gestión documental.
• Establece la responsabilidad de las entidades públicas y privadas de organizar y conservar
sus archivos.
• Promueve la utilización de sistemas de clasificación adecuados para asegurar la
accesibilidad y conservación de los documentos.

Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura)

• Descripción: Este decreto unifica y reglamenta las disposiciones legales relacionadas con la
gestión documental y archivos.
• Contenido Relevante:
• Establece directrices para la organización y gestión de archivos en entidades públicas.
• Regula la aplicación de sistemas de clasificación y la conservación de documentos.
• Incorpora disposiciones específicas sobre la implementación de sistemas de gestión
documental y archivos.

Decreto 2609 de 2012

• Descripción: Regula la gestión documental en las entidades del Estado colombiano,

estableciendo directrices claras para la administración de documentos.
• Contenido Relevante:
• Define los procedimientos y plazos para la valoración documental.
• Establece lineamientos para la organización y funcionamiento de los archivos de gestión,
central e intermedio.
• Regula el proceso de selección y eliminación de documentos (expurgo).

Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional)

• Descripción: Promueve la transparencia y el acceso a la información pública.

• Contenido Relevante:
 • Obliga a las entidades públicas a mantener sistemas de gestión documental que faciliten el
acceso a la información.
• Establece la necesidad de clasificar, organizar y conservar los documentos de manera que
se garantice su accesibilidad y disponibilidad.

Circular 001 de 2015 del Archivo General de la Nación

• Descripción: Proporciona orientaciones sobre la digitalización de documentos y la gestión

de archivos electrónicos.
• Contenido Relevante:
• Establece lineamientos para la digitalización y conservación de documentos en formato
electrónico.
• Regula el uso de sistemas de clasificación digital para asegurar la accesibilidad y
preservación de documentos electrónicos.

Acuerdos y Normativas del Archivo General de la Nación (AGN)

Acuerdo 004 de 2013 del AGN

• Descripción: Regula la valoración documental y establece los parámetros para la

elaboración de tablas de retención documental (TRD).
• Contenido Relevante:
• Proporciona directrices para la valoración y clasificación de documentos.
• Establece los criterios para determinar los plazos de conservación y eliminación de
documentos.

SISTEMA NOMINATIVO

El término "sistema nominativo" puede tener diferentes significados según el contexto en el que se
utilice. A continuación, se presentan algunas de las definiciones más comunes en distintos
ámbitos:

En el Contexto de Finanzas y Valores

Un sistema nominativo en finanzas se refiere a la manera en que se registran y gestionan ciertos

activos financieros, como acciones o bonos.

- Acciones Nominativas:

- Definición: Son acciones cuyo propietario está registrado oficialmente en los libros de la
empresa emisora.

- Características:

- El nombre del propietario está registrado en los registros de la empresa.

- La transferencia de propiedad debe ser registrada formalmente en los libros de la empresa.

 - Las empresas emiten certificados que identifican a los propietarios.

Ventajas:

- Mayor control sobre la propiedad de las acciones.

- Facilita la comunicación directa entre la empresa y sus accionistas.

- Ayuda en la prevención del fraude y la evasión fiscal.

Desventajas:

- Puede ser menos líquido y más burocrático en comparación con las acciones al portador, ya que
las transferencias requieren actualizaciones en los registros.

En el Contexto de Sistemas de Información y Gestión Documental

Un sistema nominativo también puede referirse a la manera en que se gestionan y organizan los
registros y documentos.

- Gestión de Documentos Nominativos:

- Definición: Un sistema de gestión documental en el que los documentos se organizan y archivan

utilizando nombres o identificadores específicos asociados a individuos o entidades.

- Características:

- Documentos y registros están claramente etiquetados con los nombres de las personas o
entidades a las que se refieren.

- Facilita el acceso y recuperación de información específica sobre individuos o entidades.

Ventajas:

- Facilita la búsqueda y localización de documentos específicos.

- Mejora la organización y el seguimiento de la información personal o corporativa.

Desventajas:

- Puede ser complejo de mantener si hay cambios frecuentes en los nombres o identificadores.

- Requiere un sistema de actualización constante para asegurar la precisión de los registros.

En el Contexto de Administración y Recursos Humanos

En administración y gestión de recursos humanos, un sistema nominativo se refiere a la

organización de información basada en los nombres de empleados o individuos.

Registros Nominativos de Empleados:

-Definición: Un sistema en el que los datos y registros de empleados se mantienen y gestionan

por nombre.
 - Características:

- Información personal, laboral y administrativa está asociada a los nombres de los empleados.

- Permite un seguimiento detallado y personalizado del historial laboral y administrativo de cada

empleado.

Ventajas:

- Mejora la gestión individualizada de los recursos humanos.

- Facilita la generación de informes y la toma de decisiones basadas en datos personales.

Desventajas

- Requiere medidas robustas de seguridad para proteger la información personal.

- Puede ser laborioso de gestionar en organizaciones grandes sin un sistema adecuado de gestión
de datos.

El sistema nominativo es un concepto adaptable a diferentes contextos y necesidades, ya sea en

finanzas, gestión documental o administración de recursos humanos. Su principal característica es
la organización y gestión de información basada en nombres o identificadores específicos, lo cual
proporciona claridad y precisión en el manejo de datos, aunque también puede requerir un
esfuerzo considerable en mantenimiento y actualización.

Normativas

. Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales)

• Descripción: Esta ley regula el tratamiento de datos personales en Colombia, estableciendo

principios, derechos y obligaciones para garantizar la protección de la privacidad de los
individuos.
• Contenido Relevante:
• Define los conceptos de datos personales y datos sensibles.
• Establece los derechos de los titulares de los datos, como el derecho a conocer, actualizar y
rectificar la información.
• Regula las obligaciones de los responsables del tratamiento de datos, incluyendo medidas
de seguridad y confidencialidad.
• Establece el régimen de sanciones para el incumplimiento de las normas de protección de
datos.

2. Decreto 1377 de 2013

• Descripción: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, proporcionando detalles sobre

la implementación y el cumplimiento de las disposiciones de la ley.
• Contenido Relevante:
• Establece los procedimientos para la obtención del consentimiento de los titulares de los
datos.
 • Detalla las medidas de seguridad que deben adoptar los responsables del tratamiento de
datos.
• Proporciona lineamientos sobre la transferencia internacional de datos personales.

3. Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data)

• Descripción: Regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales y

comerciales, asegurando la protección del derecho al habeas data.
• Contenido Relevante:
• Establece los principios de veracidad, integridad, actualización y seguridad en el
tratamiento de datos.
• Define las responsabilidades de las entidades que manejan bases de datos.
• Regula el acceso, corrección y actualización de la información por parte de los titulares de
los datos.

La **organización y control en el proceso documental** son componentes clave de la gestión

documental que aseguran la eficiencia, precisión y seguridad en el manejo de documentos dentro
de una organización. Aquí te explico en detalle cada uno de estos conceptos:

ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO DOCUMENTAL

La organización en el proceso documental se refiere a la manera en que los documentos son

clasificados, ordenados y gestionados para facilitar su acceso y uso. Incluye varios aspectos:

Clasificación:

Definición: La categorización de documentos en grupos lógicos basados en su contenido,

propósito, origen o cualquier otro criterio relevante.

-Métodos Comunes: Uso de sistemas de clasificación como la Clasificación Decimal Universal

(CDU), archivos por nombre, fecha, tema, etc.

Ordenación:

Definición: La disposición física o digital de los documentos en un orden específico que facilite su
localización y acceso.

Ejemplos: Orden alfabético, numérico, cronológico, geográfico, etc.

Indexación:

Definición: La creación de índices o listas que describen el contenido de los documentos y

proporcionan referencias rápidas para su búsqueda.

Ejemplos: Índices alfabéticos, temáticos, de autor, de fecha, etc.

Archivos y Carpetas:

Definición: La agrupación y almacenamiento de documentos en carpetas o archivos específicos

que los mantengan organizados.
Tipos de Archivos: Archivo de gestión (activo), archivo central (semiactivo) y archivo histórico
(inactivo).

Control en el Proceso Documental

El control en el proceso documental se refiere a las prácticas y procedimientos que aseguran que
los documentos se gestionen de manera segura, eficiente y conforme a las políticas y normativas
vigentes. Incluye los siguientes aspectos:

Seguridad:

Definición: Protección de los documentos contra pérdidas, daños, accesos no autorizados y otras
amenazas.

Medidas: Controles de acceso, sistemas de respaldo, cifrado de documentos digitales,

almacenamiento seguro, etc.

Acceso:

Definición: Regulación de quién puede ver, modificar o eliminar documentos.

Métodos: Políticas de permisos, autenticación de usuarios, auditorías de acceso.

Seguimiento y Auditoría:

Definición: Monitoreo del uso y manejo de los documentos para garantizar el cumplimiento de
las políticas establecidas.

Ejemplos: Registro de auditoría, logs de acceso, reportes de actividad.

Retención y Disposición:

Definición: Gestión de la vida útil de los documentos, incluyendo la retención por el tiempo
necesario y la disposición segura al final de su ciclo de vida.

Políticas: Tablas de retención documental (TRD), procedimientos de expurgo.

Importancia de la Organización y Control en el Proceso Documental

Eficiencia Operacional:

- Facilita el rápido acceso y recuperación de información, mejorando la productividad y eficiencia

en las operaciones diarias.

Cumplimiento Normativo:

- Asegura que la organización cumple con las leyes y regulaciones relacionadas con la gestión de
documentos y protección de datos.

Seguridad y Confidencialidad:

- Protege la información sensible y confidencial, reduciendo el riesgo de brechas de seguridad y

accesos no autorizados.
Mejora de la Toma de Decisiones:

- Proporciona información precisa y accesible que puede ser utilizada para la toma de decisiones
informadas y estratégicas.

Reducción de Costos:

- Minimiza los costos asociados con el almacenamiento y manejo de documentos innecesarios o

desorganizados.

La organización y control en el proceso documental son esenciales para garantizar que los
documentos se gestionen de manera eficiente, segura y conforme a las normativas. Estos procesos
mejoran la accesibilidad, protección y administración de la información, contribuyendo
significativamente a la operatividad y cumplimiento normativo de una organización. Implementar
prácticas sólidas de organización y control documental es fundamental para cualquier entidad que
maneje información y documentación en sus operaciones.

Normativas Colombianas

En Colombia, la gestión documental está regulada por diversas normativas y leyes que establecen
los lineamientos y requisitos para la administración de documentos. Algunas de las normativas más
relevantes incluyen:

Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos:

Esta ley establece los principios y normas para la organización y administración de archivos en
Colombia, promoviendo la conservación y acceso a la información pública y privada.

Decreto 2609 de 2012:

Este decreto reglamenta la Ley 594 de 2000 y establece disposiciones específicas sobre la gestión
documental en entidades públicas y privadas.

Resolución 1075 de 2015:

Esta resolución establece los lineamientos técnicos para la organización de archivos en las
entidades del Estado colombiano.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 3[Link]

Esta norma adopta la norma internacional ISO 30300 sobre sistemas de gestión de documentos,
proporcionando directrices para su implementación en Colombia.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-[Link]

Esta norma adopta la norma internacional ISO 15489-1 sobre gestión de documentos,
estableciendo los requisitos para el diseño, implementación y mantenimiento de sistemas de
gestión documental.
Importancia de la Organización en el Proceso Documental en Colombia

Transparencia y Acceso a la Información: Garantiza el acceso oportuno y transparente a la

información por parte de los ciudadanos y las autoridades.

Cumplimiento Normativo: Asegura el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la

gestión documental.

Eficiencia Operativa: Mejora la eficiencia en la administración y uso de los documentos, facilitando

la toma de decisiones y la ejecución de procesos.

Protección de la Información: Protege la integridad, autenticidad y confidencialidad de la

información almacenada en los documentos.

Preservación del Patrimonio Documental: Contribuye a la preservación del patrimonio documental

colombiano, asegurando su conservación para las generaciones futuras.

ACCESO DE LA INFORMACIÓN: TÉCNICAS HERRAMIENTAS INVENTARIOS E ÍNDICES DATOS

METADATOS BÁSICOS NORMAS

El acceso a la información es un aspecto crucial en la gestión documental, ya que permite a los

usuarios encontrar y utilizar los documentos de manera eficiente y efectiva. Para facilitar este
acceso, se emplean una variedad de técnicas, herramientas, inventarios, índices, datos, metadatos
y normas. Aquí te proporciono un resumen de cada uno:

Técnicas y Herramientas

Indexación: Proceso de asignar términos clave o etiquetas a los documentos para facilitar su
búsqueda y recuperación.

Catalogación: Descripción detallada de los documentos utilizando estándares y normativas

específicas para su identificación única y clasificación.

Digitalización: Conversión de documentos físicos a formato digital para facilitar su acceso y

distribución.

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Tecnología que convierte imágenes de texto en texto
editable, permitiendo la búsqueda y recuperación de información dentro de documentos
digitalizados.

Sistemas de Gestión Documental (DMS): Software diseñado para organizar, almacenar y recuperar
documentos de manera eficiente.

Bases de Datos: Plataformas estructuradas para almacenar y organizar datos, que pueden incluir
metadatos de documentos.

Portales de Documentos: Plataformas en línea que proporcionan acceso a documentos y recursos

a través de internet.
Inventarios e Índices

Inventario Documental: Lista detallada de todos los documentos dentro de una colección o
archivo, incluyendo información sobre su ubicación, contenido y estado.

Índices Alfabéticos: Listas organizadas alfabéticamente de términos clave o palabras que facilitan
la búsqueda de documentos por tema o contenido.

Datos y Metadatos

Datos: Información contenida dentro de los documentos, que puede ser numérica, textual, gráfica,
etc.

Metadatos: Información adicional sobre los documentos que describe su contenido, estructura,
contexto y otras características. Pueden incluir datos como título, autor, fecha, palabras clave,
formato de archivo, etc.

Normativas

ISO 15489-[Link] Estándar internacional que establece los requisitos para el diseño,
implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de documentos.

ISO 3[Link] Norma internacional que proporciona directrices para la implementación de

sistemas de gestión de documentos.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Normativa colombiana que regula la organización y
administración de archivos en el país.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-[Link] Norma colombiana que adopta el estándar ISO
15489-1 sobre gestión de documentos.

Uso en la Práctica

Indexación y Catalogación Se utilizan para asignar términos clave y descripciones a los

documentos, facilitando su búsqueda y recuperación.

Sistemas de Gestión Documental (DMS): Permiten organizar y acceder a los documentos de

manera centralizada y controlada.

Metadatos: Ayudan a los usuarios a entender y contextualizar los documentos, mejorando su uso y
gestión.

Normas y Legislación: Proporcionan directrices y requisitos para la gestión documental,

asegurando su cumplimiento y calidad.

el acceso a la información se logra mediante la implementación de diversas técnicas, herramientas,

inventarios, índices, datos, metadatos y normas, que permiten a los usuarios encontrar y utilizar
los documentos de manera eficiente y efectiva en entornos tanto físicos como digitales.
 Unidades de Conversión Documental

La gestión de documentos, tanto en formato físico como digital, es un componente crucial en el

funcionamiento eficiente de cualquier organización. Comprender y utilizar correctamente las
unidades de conversión y almacenamiento es esencial para garantizar la accesibilidad, integridad y
seguridad de la información. En este contexto, las unidades de medida permiten cuantificar,
organizar y administrar documentos de manera efectiva, facilitando su manejo y recuperación
cuando sea necesario.

Unidades de Conversión Documental

Las unidades de conversión documental son herramientas fundamentales para medir y describir la
extensión y contenido de los documentos. Estas unidades proporcionan una base común para
evaluar la cantidad de información contenida en un documento, lo que es crucial para tareas de
edición, traducción, archivado y más.

Páginas:

• Unidad básica para medir la extensión de documentos físicos y digitales.

• Ejemplo: Un informe de 10 páginas.

Palabras:

• Medida comúnmente utilizada para cuantificar la longitud de un documento textual.

• Ejemplo: Un artículo con 1,000 palabras.

Caracteres:

• Se refiere al número total de caracteres, incluidos espacios y signos de puntuación, en un

documento.
• Ejemplo: Un ensayo con 5,000 caracteres.

Líneas:

• Número de líneas de texto en un documento, útil para editores y tipógrafos.

• Ejemplo: Un poema de 50 líneas.

Unidades de Almacenamiento de Archivos

El almacenamiento de documentos, ya sea en formato físico o digital, requiere un entendimiento

claro de las unidades que se utilizan para medir la capacidad y la organización de dichos
documentos. Estas unidades permiten una gestión eficiente de grandes volúmenes de información,
asegurando que los documentos se almacenen de manera ordenada y accesible.

Almacenamiento Físico

Archivo:

• Una colección de documentos relacionados almacenados juntos.

• Ejemplo: Un archivo de clientes.
Carpeta:

• Contenedor físico que agrupa varios archivos relacionados.

• Ejemplo: Una carpeta con documentos de un proyecto específico.

Caja:

• Caja de archivo utilizada para almacenar múltiples carpetas o documentos.

• Ejemplo: Una caja con documentos contables de un año fiscal.

Estante:

• Espacio de almacenamiento físico en una biblioteca o archivo donde se colocan cajas y

carpetas.
• Ejemplo: Un estante en un archivo municipal.

Almacenamiento Digital

Bit (b):

La unidad más pequeña de información digital, representa un 0 o un 1.

Byte (B):

8 bits. Unidad básica para medir la capacidad de almacenamiento digital.

Ejemplo: Un archivo de texto pequeño puede tener 1 KB (kilobyte).

Kilobyte (KB):

1,024 bytes.

Ejemplo: Un documento de texto de tamaño medio.

Megabyte (MB):

1,024 kilobytes.

Ejemplo: Una imagen de alta resolución.

Gigabyte (GB):

1,024 megabytes.

Ejemplo: Un video corto de alta calidad.

Terabyte (TB):

1,024 gigabytes.

Ejemplo: Una unidad de almacenamiento externa para copias de seguridad.

Petabyte (PB):

1,024 terabytes.

Ejemplo: La capacidad de almacenamiento de grandes centros de datos.

Sistema de Gestión Documental (DMS):

Software que organiza, almacena y recupera documentos digitales.

Ejemplo: Un DMS que gestiona todos los archivos de una empresa.

Servidor de Documentos:

Hardware dedicado a almacenar y gestionar documentos digitales.

Ejemplo: Un servidor de documentos que almacena los archivos de una universidad.

Nube (Cloud Storage):

Almacenamiento remoto accesible a través de internet.

Ejemplo: Google Drive, Dropbox.

Uso en la Práctica Documental

Medición de Extensión: Páginas, palabras y caracteres ayudan a estimar la longitud y complejidad

de un documento.

Organización Física: Archivos, carpetas, cajas y estantes facilitan la organización y recuperación de

documentos en entornos físicos.

Gestión Digital: Bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes, terabytes, petabytes, sistemas de gestión
documental y servidores de documentos son esenciales para la gestión eficiente y segura de
documentos en entornos digitales.

Estas unidades son fundamentales para la gestión y organización de documentos, permitiendo a

las organizaciones manejar grandes volúmenes de información de manera efectiva.

Importancia de la Gestión Documental

La correcta gestión de los documentos es vital para la eficiencia operativa, el cumplimiento legal y
la protección de la información. Las unidades de conversión y almacenamiento permiten una
administración ordenada y precisa de los documentos, facilitando su recuperación y uso adecuado.
En un entorno digital en constante crecimiento, la capacidad para gestionar documentos de
manera efectiva es una competencia esencial para cualquier organización.

Comprender estas unidades y su aplicación práctica es fundamental para cualquier profesional

involucrado en la gestión de documentos, desde archiveros y bibliotecarios hasta gerentes de TI y
personal administrativo. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza
que la información crítica esté siempre disponible cuando se necesite, protegida contra pérdida o
acceso no autorizado
Normativas

ISO 15489-1:2016 - Gestión de Documentos:

Descripción: Este estándar internacional proporciona directrices para la gestión de documentos en

organizaciones públicas y privadas. Cubre aspectos como la creación, captura y control de los
documentos.

Aplicación: Asegura que los documentos se gestionen de manera eficiente y cumplan con los
requisitos legales y regulatorios.

ISO 30300:2011 - Sistemas de Gestión para los Documentos:

Descripción: Esta norma establece los requisitos para la implementación de sistemas de gestión de
documentos. Incluye la terminología, principios y políticas para la gestión documental.

Aplicación: Facilita la creación de un sistema coherente para la gestión de documentos, alineado

con los objetivos estratégicos de la organización.

ISO 27001 - Gestión de Seguridad de la Información:

Descripción: Este estándar especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y
mejorar un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI).

Aplicación: Protege la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información almacenada

en documentos.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) - Colombia:

Descripción: Ley que establece los principios y normas generales para la administración de
documentos y archivos en entidades públicas y privadas en Colombia.

Aplicación: Asegura la correcta gestión y conservación de los documentos, garantizando su

accesibilidad y uso eficiente.

Decreto 2609 de 2012 - Colombia:

Descripción: Reglamento de la Ley 594 de 2000 que establece disposiciones específicas sobre la
organización y conservación de archivos en Colombia.

Aplicación: Detalla las responsabilidades y procedimientos para la gestión documental en las

entidades públicas.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema de organización de documentos es un conjunto de políticas, procedimientos,

herramientas y tecnologías diseñadas para gestionar, almacenar, recuperar y conservar
documentos de manera eficiente y efectiva. Este sistema se aplica tanto a documentos físicos
como digitales y es crucial para garantizar la accesibilidad, integridad y seguridad de la
información.
Componentes del Sistema de Organización de Documentos

Políticas y Procedimientos

Políticas: Directrices que establecen cómo se deben gestionar los documentos dentro de una
organización. Incluyen aspectos como la creación, almacenamiento, acceso, conservación y
eliminación de documentos.

Procedimientos: Pasos específicos que los empleados deben seguir para cumplir con las políticas.
Detallan cómo se deben realizar tareas como la catalogación, indexación, archivo y recuperación
de documentos.

Clasificación y Catalogación

Clasificación: Proceso de agrupar documentos en categorías basadas en su contenido, uso o tipo.

Esto facilita su búsqueda y recuperación.

Catalogación: Creación de descripciones detalladas para cada documento, incluyendo metadatos

como título, autor, fecha, palabras clave, y más.

Indexación

Indexación: Asignación de términos clave o etiquetas a los documentos para facilitar su búsqueda.
Los índices pueden ser alfabéticos, temáticos o basados en otros criterios relevantes.

Sistemas de Gestión Documental (DMS)

DMS: Software que ayuda a las organizaciones a gestionar documentos digitales. Incluye
funcionalidades para la creación, almacenamiento, recuperación, control de versiones y
eliminación de documentos.

Ejemplos de DM: SharePoint, Documentum, OpenText, Alfresco.

Digitalización y OCR

Digitalización: Proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales mediante escáneres.

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Tecnología que convierte imágenes de texto en

texto editable, permitiendo la búsqueda y edición de documentos digitalizados.

Almacenamiento

Físico: Uso de archivos, carpetas, cajas y estantes para almacenar documentos físicos.

Digital: Uso de servidores, discos duros, almacenamiento en la nube y bases de datos para
almacenar documentos digitales.

Metadatos

Metadatos: Información adicional sobre los documentos que describe su contenido, contexto y
estructura. Incluyen datos como autor, fecha de creación, palabras clave, y formato de archivo.
Seguridad y Acceso

Seguridad: Medidas para proteger los documentos contra pérdida, daño o acceso no autorizado.
Incluyen copias de seguridad, control de acceso, y cifrado.

Acceso: Políticas y tecnologías que aseguran que solo las personas autorizadas puedan acceder a
los documentos.

Conservación y Eliminación

Conservación: Estrategias y tecnologías para asegurar que los documentos se mantengan

accesibles y legibles a lo largo del tiempo.

Eliminación: Procedimientos para la eliminación segura y conforme a las normativas de

documentos que ya no son necesarios.

Ventajas del Sistema de Organización de Documentos

Mejora de la Eficiencia: Facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos, ahorrando

tiempo y recursos.

Mejora de la Seguridad: Protege los documentos contra pérdida, daño y acceso no autorizado.

Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con leyes y regulaciones sobre la gestión de la

información.

Reducción de Costos: Minimiza los costos asociados con el almacenamiento físico y la gestión
manual de documentos.

Facilita la Colaboración: Permite el acceso compartido a documentos, mejorando la colaboración

entre equipos y departamentos.

Implementación del Sistema de Organización de Documentos

Evaluación de Necesidades: Identificar los tipos de documentos y las necesidades específicas de la

organización.

Desarrollo de Políticas y Procedimientos: Establecer directrices claras para la gestión de

documentos.

Selección de Herramientas y Tecnologías: Elegir sistemas de gestión documental y otras

herramientas necesarias.

Capacitación: Entrenar al personal en el uso de las nuevas políticas, procedimientos y

herramientas.

Monitoreo y Mejora Continua: Evaluar regularmente el sistema y realizar mejoras según sea
necesario.
Normativas Relacionadas

ISO 15489-[Link] Estándar para la gestión de documentos que proporciona directrices sobre las
mejores prácticas.

ISO 3[Link] Norma que establece los requisitos para sistemas de gestión de documentos.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Ley colombiana que regula la administración de
archivos.

NTC-ISO 15489-[Link] Norma colombiana adoptada del estándar internacional ISO 15489-1.

un sistema de organización de documentos es esencial para garantizar la eficiencia, seguridad y

cumplimiento normativo en la gestión de la información. Implementar un sistema robusto y
adaptado a las necesidades específicas de la organización permite manejar grandes volúmenes de
documentos de manera efectiva y segura.

LA ORGANIZACIÓN EN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL CICLO DOCUMENTAL

La organización en las diferentes etapas del ciclo documental es crucial para asegurar la gestión
eficiente, segura y conforme a las normativas de los documentos dentro de una organización. El
ciclo documental abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su disposición final,
pasando por varias etapas intermedias. A continuación, se describen las principales etapas del ciclo
documental y cómo se organiza cada una:

Creación o Recepción

Objetivo: Generar o recibir documentos que sean necesarios para las operaciones de la
organización.

Procedimientos:

Estándares de Formato: Definir formatos estándar para documentos (ej., formatos de archivo
digital, plantillas de documentos físicos).

Metadatos Iniciales: Asignar metadatos básicos (título, autor, fecha de creación).

Registro: Ingresar el documento en el sistema de gestión documental (DMS).

Herramientas:

Software de Procesamiento de Textos: Para la creación de documentos digitales (Word, Google

Docs).

Sistemas de Gestión Documental (DMS): Para registrar y gestionar documentos desde su creación.

Clasificación

Objetivo: Organizar los documentos en categorías que faciliten su identificación y recuperación.

Procedimientos

Esquemas de Clasificación: Definir un esquema de clasificación (temática, alfabética, numérica).

Etiquetado: Aplicar etiquetas y códigos de clasificación a los documentos.

Herramientas:

Taxonomías y Ontologías: Para definir estructuras de clasificación.

Software de Clasificación: Herramientas dentro de un DMS para categorizar documentos.

. Indexación

Objetivo: Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos a través de índices y palabras clave.

Procedimientos:

Asignación de Palabras Clave: Determinar y asignar palabras clave relevantes.

Creación de Índices: Generar índices alfabéticos, temáticos o cronológicos.

Herramientas:

Sistemas de Indexación: Módulos en DMS para gestionar índices.

Bases de Datos: Para almacenar y gestionar índices de documentos.

Almacenamiento

Objetivo: Guardar los documentos de manera segura y accesible, ya sea en formato físico o digital.

Procedimiento

Archivos Físicos: Usar carpetas, cajas y estantes organizados según el esquema de clasificación.

Archivos Digitales: Almacenar en servidores, discos duros, o almacenamiento en la nube con

control de acceso.

Herramientas:

Archivadores y Estanterías: Para documentos físicos.

Servidores y Cloud Storage: Para documentos digitales.

Sistemas de Gestión Documental (DMS): Para administrar almacenamiento digital.

Acceso y Uso

Objetivo: Proporcionar acceso controlado a los documentos a las personas autorizadas.

Procedimientos:

Control de Acceso: Definir permisos y roles para usuarios.

Préstamo y Devolución: Gestionar el préstamo de documentos físicos.

Herramientas

Sistemas de Control de Acceso: Para documentos digitales.

Registros de Préstamos: Para documentos físicos.

Revisión y Actualización

Objetivo: Revisar y actualizar los documentos para asegurar su vigencia y relevancia.

Procedimientos:

Revisión Periódica: Evaluar documentos a intervalos regulares.

Actualización de Contenidos: Modificar documentos según sea necesario.

Herramientas:

Flujos de Trabajo de Revisión: En DMS para gestionar revisiones y aprobaciones.

Versionado de Documentos: Para mantener registros de cambios.

Conservación y Protección

Objetivo: Preservar los documentos a largo plazo y protegerlos contra daños y accesos no
autorizados.

Procedimientos:

Copia de Seguridad: Realizar copias de seguridad regulares.

Almacenamiento Seguro: Usar sistemas de protección contra incendios, humedad, etc.

Herramientas:

Sistemas de Copia de Seguridad: Para documentos digitales.

Cajas de Seguridad: Para documentos físicos sensibles.

Disposición

Objetivo: Eliminar o transferir documentos que ya no sean necesarios, de manera segura y

conforme a las normativas.

Procedimientos:

Evaluación de Retención: Determinar la vida útil de los documentos.

Destrucción Segura: Eliminar documentos de forma segura (trituración, borrado seguro de

archivos digitales).

Transferencia a Archivos Históricos: Para documentos de valor permanente.

Herramientas:

Destructoras de Documentos: Para documentos físicos.

Software de Borrado Seguro: Para documentos digitales.

Normativas Relacionadas

ISO 15489-1:2016 - Gestión de Documentos

ISO 30300:2011 - Sistemas de Gestión para los Documentos

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) - Colombia

Decreto 2609 de 2012 - Colombia

Importancia de la Organización en el Ciclo Documental

Organizar correctamente cada etapa del ciclo documental es crucial para:

Eficiencia Operativa: Mejora la productividad mediante la rápida recuperación de documentos.

Seguridad de la Información: Protege los documentos contra pérdida, daño y acceso no autorizado.

Cumplimiento Normativo: Garantiza el cumplimiento de leyes y regulaciones sobre la gestión

documental.

Preservación del Conocimiento: Asegura la conservación de información valiosa y su accesibilidad

futura.

Un sistema bien organizado para gestionar las diferentes etapas del ciclo documental contribuye
significativamente al éxito de la gestión de la información en cualquier organización.