SERVICIO NACIONAL DE PROMOCION PROFESIONAL.

AMINISTRACION DE ARCHIVOS Y GESTION DOCUMENTAL.

UNIDAD 3
1. FUNCIONES DEL ARCHIVO Y CLASES DE ARCHIVO.

FUNCIONES DEL ARCHIVO.

Un archivo es una entidad utilizada para almacenar y organizar datos en una computadora o de manera
convencional, es decir, física. Puede contener diferentes tipos de información, como texto, imágenes, audio,
video, código, entre otros. Los archivos son componentes fundamentales de cualquier sistema operativo y
aplicaciones informáticas, y se utilizan para diversas funciones. A continuación, se presentan algunas de las
funciones principales de los archivos:
 Almacenamiento de datos: La función principal de un archivo es almacenar información en un
formato legible para la computadora. Puedes guardar datos estructurados o no estructurados,
como documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, imágenes, videos, etc.
 Organización: Los archivos permiten organizar los datos de manera lógica y estructurada. Puedes
utilizar carpetas y directorios para agrupar y organizar los archivos relacionados entre sí.
 Acceso y recuperación: Los archivos permiten acceder y recuperar los datos almacenados.
Puedes abrir, leer, escribir, modificar o eliminar información de un archivo utilizando las
operaciones adecuadas según el tipo de archivo y el lenguaje de programación utilizado.
 Compartir información: Los archivos facilitan el intercambio de datos entre usuarios y
aplicaciones. Puedes enviar archivos a través de redes, adjuntarlos en correos electrónicos o
compartirlos en servicios en la nube para permitir el acceso a otros usuarios.
 Persistencia de datos: Los archivos proporcionan persistencia a los datos, lo que significa que la
información almacenada en un archivo se mantiene incluso después de que se apague el sistema
o se cierre una aplicación. Los archivos pueden guardarse en dispositivos de almacenamiento
permanente, como discos duros o unidades flash, para acceder a ellos en el futuro y también en
libros y folletos.
LAS CLASES DE ARCHIVO.
Se refieren a los diferentes tipos de archivos que existen, según su formato y contenido. Algunos ejemplos
comunes de clases de archivo son:
 Archivos de texto: Almacenan datos en forma de texto simple, sin formato especial. Estos archivos se
pueden abrir y editar con un editor de texto básico, palabras.
 Archivos binarios: Contienen información codificada en formato binario, que puede incluir datos
estructurados y no estructurados. Los archivos ejecutables de programas y las imágenes digitales son
ejemplos de archivos binarios.
 Archivos de documentos: Incluyen archivos de procesadores de texto (como .docx, .txt), hojas de
cálculo (como .xlsx, .csv), presentaciones (como .pptx) y otros formatos utilizados para crear y editar
documentos.
 Archivos multimedia: Almacenan datos de audio (como .mp3, .wav), imágenes (como .jpg, .png), videos
(como .mp4, .avi) y otros formatos utilizados para archivos multimedia.
 Archivos comprimidos: Son archivos que contienen uno o varios archivos y carpetas comprimidos en un
solo archivo, lo que reduce su tamaño y facilita su transporte y almacenamiento. Ejemplos comunes
incluyen los formatos .zip, .rar y .tar.gz.

2. REGISTRO. MANUALES DE REGISTRO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Un manual de registro es un documento que proporciona instrucciones detalladas sobre cómo realizar
registros o mantener registros precisos y organizados. Estos manuales son útiles para asegurar la consistencia y
la integridad de los registros, así como para cumplir con los requisitos legales y regulatorios.
A continuación, se expone una estructura básica a seguir para crear un manual de registro:
 Portada: Incluye el título del manual, el nombre de la organización y posiblemente el logotipo.
 Índice: Enumera las secciones y subsecciones del manual, junto con sus números de página
correspondientes.
 Introducción: Proporciona una visión general del propósito del manual y explica por qué es importante
mantener registros precisos y completos.
  Políticas y procedimientos generales: Describe las políticas y procedimientos generales relacionados con
el registro de información. Esto puede incluir la identificación de los responsables del registro, las
pautas para la entrada de datos, las políticas de privacidad y seguridad de la información, etc.
 Tipos de registros: Enumera los diferentes tipos de registros que se deben mantener y proporciona
descripciones detalladas de cada uno. Por ejemplo, puedes incluir registros financieros, registros de
personal, registros de inventario, etc. Para cada tipo de registro, especifica qué información se debe
recopilar, cómo se debe ingresar y quién es responsable de su mantenimiento.
 Herramientas y sistemas de registro: Si tu organización utiliza herramientas o sistemas específicos para
el registro, proporciona instrucciones detalladas sobre cómo utilizarlos correctamente. Esto puede incluir
software de registro, formularios impresos, sistemas de gestión de bases de datos, etc.
 Procedimientos paso a paso: Proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo realizar los
procedimientos de registro específicos. Utiliza un lenguaje claro y conciso y, si es necesario, incluye
diagramas o ejemplos para ilustrar los pasos.
 Control de calidad: Explica los procedimientos de control de calidad que se deben seguir para garantizar
la precisión y la integridad de los registros. Esto puede incluir revisiones periódicas, verificación de
datos, reconciliación de discrepancias, etc.
 Retención y disposición de registros: Describe las políticas y procedimientos para la retención y
disposición adecuada de los registros. Esto puede incluir los plazos legales o regulatorios para la
retención de registros, los métodos de almacenamiento seguro, la destrucción de registros obsoletos.
 Glosario: Incluye definiciones de términos técnicos o específicos utilizados en el manual.
 Referencias: Enumera cualquier referencia externa que se haya utilizado para desarrollar el manual,
como leyes, regulaciones, estándares de la industria, etc.
 Apéndices: Si es necesario, incluye cualquier formulario, plantilla o documento adicional relacionado
con el registro que pueda ser útil para los usuarios del manual.
Un manual de procedimientos es un documento que describe paso a paso cómo llevar a cabo un proceso o
actividad específica dentro de una organización. Proporciona instrucciones detalladas sobre las tareas,
responsabilidades y pasos necesarios para completar un procedimiento de manera eficiente y efectiva.
Aquí hay una estructura básica que puedes seguir para crear un manual de procedimientos:
 Portada: Incluye el nombre del manual, el logotipo de la organización y otra información relevante,
como el número de versión y la fecha de emisión.
 Tabla de contenido: Enumera los diferentes procedimientos y sus ubicaciones en el manual.
 Introducción: Proporciona una descripción general del propósito del manual y explica su importancia
para la organización.
 Objetivos: Define los objetivos y metas que se espera lograr al seguir los procedimientos establecidos.
 Alcance: Delimita el alcance del manual, especificando qué procesos o actividades están cubiertos y
cuáles están excluidos y a quienes llegará.
 Responsabilidades: Enumera los roles y responsabilidades de las personas involucradas en la ejecución
de los procedimientos. Esto puede incluir nombres de puestos, descripciones de funciones y relaciones
jerárquicas.
 Procedimientos: Describe en detalle los pasos necesarios para llevar a cabo cada procedimiento.
Organiza la información de manera clara y secuencial, utilizando listas numeradas o viñetas para resaltar
los pasos.
 Registros y formularios: Incluye ejemplos de los registros y formularios que se utilizan en cada
procedimiento. Puedes proporcionar plantillas o referencias a documentos adicionales que se deben
completar durante la ejecución de los procedimientos.
 Indicadores de rendimiento: Identifica los indicadores clave de rendimiento que se utilizan para evaluar
la eficacia y eficiencia de cada procedimiento.
 Referencias: Enumera cualquier documento o recurso externo que se utilice como referencia para la
ejecución de los procedimientos.
 Glosario: Proporciona definiciones de términos técnicos o acrónimos utilizados en el manual.
 Anexos: Adjunta cualquier información adicional relevante, como organigramas, diagramas de flujo,
políticas relacionadas, entre otros.

3. COMO REGISTRAR CORRECTAMENTE UNA DOCUMENTACIÓN. COMO REGISTRAR

CORRESPONDENCIA.

Registrar correctamente una documentación o correspondencia implica seguir ciertos pasos y utilizar las
prácticas adecuadas para asegurar su organización y seguimiento. A continuación, te proporcionaré un proceso
general para registrar correctamente la documentación:
  Preparación de la documentación: Asegúrate de tener toda la documentación completa y en orden antes
de registrarla. Verifica que los documentos estén firmados, fechados y numerados correctamente si es
necesario.
 Identificación del sistema de registro: Determina el sistema de registro que utilizarás para almacenar y
organizar la documentación. Esto puede incluir un sistema de archivo físico o un sistema electrónico,
como una base de datos o un sistema de gestión de documentos.
 Creación de una hoja de registro: Para tener un registro de la documentación, crea una hoja de registro o
utiliza un formulario preexistente para registrar los detalles pertinentes. Esta hoja de registro debe incluir
información como el número de documento, fecha de recepción, remitente, destinatario, asunto y
cualquier otra información relevante.
 Asignación de un código de referencia: Asigna un código único de referencia a cada documento o
correspondencia recibida. Este código de referencia puede ser numérico, alfanumérico o utilizar otro
sistema de identificación, dependiendo de tus necesidades y preferencias.
 Etiquetado físico: Si estás utilizando un sistema de archivo físico, asegúrate de etiquetar claramente cada
documento con su código de referencia y cualquier otra información relevante. Utiliza carpetas o
archivadores para organizar la documentación de manera lógica y fácilmente accesible.
 Registro electrónico: Si utilizas un sistema electrónico, ingresa los detalles de la documentación en el
sistema de gestión de documentos o base de datos correspondiente. Asegúrate de completar todos los
campos necesarios y guarda la información de manera adecuada.
 Almacenamiento seguro: Tanto si utilizas un sistema físico como electrónico, asegúrate de almacenar la
documentación de manera segura y protegida. Esto puede incluir mantener los archivos físicos en un
lugar seguro y restringir el acceso a los archivos electrónicos mediante contraseñas y permisos de
usuario adecuados.
 Seguimiento y actualización: Realiza un seguimiento regular de la documentación registrada para
garantizar que se tomen las acciones necesarias en función de su contenido. Actualiza el registro si hay
cambios o avances relacionados con la documentación.

4. COMO ARCHIVAR CORRECTAMENTE LA DOCUMENTACIÓN.

Archivar correctamente la documentación es fundamental para mantener la organización y facilitar el acceso

a la información cuando sea necesario. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo hacerlo:
 Clasificación: Antes de archivar cualquier documento, es importante clasificarlo adecuadamente. Puedes
utilizar categorías generales, como temas, departamentos o tipos de documentos, y luego subdividir cada
categoría en subcategorías más específicas si es necesario. Por ejemplo, puedes tener una carpeta
principal para "Recursos Humanos" y subcarpetas dentro de ella para "Contratos", "Nóminas" o
"Evaluaciones de desempeño".
 Nomenclatura: Utiliza una nomenclatura clara y coherente para nombrar los documentos. Asegúrate de
incluir información relevante en el nombre del archivo, como el tema, la fecha y cualquier otra
información identificativa útil. Esto facilitará la búsqueda y el acceso posterior a los documentos.
 Estructura de carpetas: Organiza tus documentos en una estructura de carpetas lógica y coherente.
Puedes tener una carpeta principal para cada categoría y luego subcarpetas dentro de ella para las
subcategorías específicas. Trata de mantener la estructura de carpetas simple y no crees demasiados
niveles de subcarpetas, ya que esto puede complicar la búsqueda y navegación.
 Etiquetas o etiquetas de color: Si trabajas con documentos físicos, considera el uso de etiquetas o
etiquetas de color para identificar rápidamente los diferentes tipos de documentos o categorías. Por
ejemplo, puedes utilizar una etiqueta roja para contratos y una etiqueta azul para facturas.
 Sistema de búsqueda: Si tienes una gran cantidad de documentos, puede ser útil implementar un sistema
de búsqueda para encontrar documentos de manera más rápida y eficiente. Esto puede ser tan simple
como utilizar una función de búsqueda en tu computadora para documentos digitales o implementar un
software de gestión de documentos más avanzado.
 Eliminación regular: Revisa periódicamente tus archivos y elimina los documentos que ya no son
relevantes o necesarios. Esto ayudará a mantener tu sistema de archivo más limpio y evitará el desorden
innecesario.
 Respaldo de documentos: Realiza copias de seguridad de tus documentos importantes en caso de pérdida
o daño. Puedes utilizar medios físicos como discos duros externos o servicios de almacenamiento en la
nube para respaldar tus archivos digitales.

5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO.

 La organización de documentos en un archivo es un proceso fundamental para garantizar su acceso, uso y
preservación de manera eficiente. A continuación, te proporcionaré algunos consejos generales sobre cómo
organizar documentos en un archivo:
 Planifica y establece una estructura: Antes de comenzar a archivar documentos, es importante planificar
y establecer una estructura de organización. Puedes utilizar categorías generales como departamentos,
proyectos o tipos de documentos para crear una jerarquía que se adapte a las necesidades de tu
organización.
 Etiqueta y clasifica los documentos: Utiliza etiquetas o categorías para clasificar los documentos de
manera clara y coherente. Puedes utilizar etiquetas físicas (etiquetas adhesivas, carpetas con colores) o
digitales (metadatos en sistemas de gestión documental) para identificar la información relevante de
cada documento, como el nombre del archivo, la fecha, el número de versión o cualquier otro dato útil.
 Establece un sistema de numeración o codificación: Asigna números o códigos a los documentos para
facilitar su seguimiento y búsqueda. Un sistema de numeración secuencial o alfanumérico puede
ayudarte a ordenar los documentos de manera lógica y permitir un acceso más rápido.
 Utiliza carpetas y subcarpetas: Agrupa los documentos relacionados en carpetas y subcarpetas para
mantener una estructura organizada. Puedes tener una carpeta principal para cada categoría y
subcarpetas dentro de ella para organizar los documentos de manera más específica.
 Aplica un esquema de nomenclatura consistente: Define un esquema de nomenclatura claro y
consistente para los nombres de archivos. Esto facilitará la identificación de los documentos y evitará
confusiones. Puedes incluir información relevante en el nombre, como el nombre del proyecto, la fecha
o el número de versión.
 Establece políticas de acceso y permisos: Define políticas claras sobre quién puede acceder y modificar
los documentos archivados. Establece niveles de permisos y asegúrate de que solo las personas
autorizadas puedan acceder a los documentos confidenciales.
 Implementa un sistema de gestión documental: Considera utilizar un sistema de gestión documental
(DMS, por sus siglas en inglés) para organizar y gestionar los documentos de forma electrónica. Los
DMS proporcionan funciones avanzadas de búsqueda, indexación y control de versiones, lo que facilita
la organización y recuperación de los documentos.
 Realiza mantenimiento regular: Mantén una rutina de revisión y eliminación de documentos obsoletos o
no relevantes. Esto ayudará a mantener el archivo organizado y evitará el almacenamiento innecesario
de información.