PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 134101 V1

 Nombre del Proyecto: APOYO A EMPRESAS PUBLICAS Y PRIVADAS EN

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE SERVICIOS GENERALES DEL
MUNICIPIO DE COROZAL - I.E. GARCIA MARQUEZ

 Fase del Proyecto: Analisis

 Actividad de Proyecto: PRODUCIR Y GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE

ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN

 Competencia:
.
ELABORAR DOCUMENTOS DE ACUERDO CON NORMAS TÉCNICAS.

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

ELABORAR DOCUMENTOS EMPRESARIALES Y DE TEXTOS,

TENIENDO EN CUENTA LA REDACCIÓN, LAS TÉCNICAS DE
DIGITACIÓN Y TRANSCRIPCIÓN, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE,
VELOCIDAD, PRECISIÓN; NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO, NORMATIVA Y POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

 Duración de la Guía. 40 Horas

2. PRESENTACIÓN

¡Estimado aprendiz!

Con esta guía usted podrá continuar con las estructuras de

producción de documentos empresariales es pertinente seguir
con la tarea de consultar y profundizar la normatividad al
interior de las organizaciones para culminar con éxito el
proceso de documentos comerciales su legalidad y utilización.
Es importante que el producto de cada una de sus evidencias
(actividades), se archive en el portafolio de evidencias o
proyecto según se indique. Para el desarrollo de su
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competencia social, va a profundizar sobre la protección del medio ambiente,
enfocándose en el reciclaje, sus beneficios y utilidades en su propio centro educativo.
Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de
estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad. Realice las siguientes
actividades utilizando los recursos sugeridos.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.)

Antes de iniciar el desarrollo de las actividades del proyecto de la

presente guía lo invitamos a realizar las siguientes actividades

ACTIVIDAD 1
1.1. Defina: carta, certificación, constancia, memorando, circular
interna, circular externa.
1.2. Escriba al Frente que clase de documento realizaría de
acuerdo al enunciado:
 Una Felicitación
 Una fiesta de fin de año de la empresa.
 Un cambio de dirección de la empresa.
 Un llamado de atención
 Una solicitud de pedido de papelería.
 Una reunión de socios.
 Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para
mejorar el Clima Organizacional.

Indicaciones: Desarrollo individual., Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta

por parte del docente que orienta la formación

CONCEPTUALIZACIÓN:

CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Se refiere a toda las comunicaciones cruzadas

entre comerciantes,industrias, banqueros y su finalidad es promover y agilizar las diversas
transacciones comerciales
Ordinarias o normales; son las que se efectúan por medio de cartas, memorandos,
circulares. etc.
Urgentes o rápidas; son las que se efectúan por medio de comunicación telefónica o a
través de Internet.

LA CARTA NORMA TECNICA COLOMBIANA 3393

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados. Es un
documento que registra en forma escrita un mensaje o información a un destinatario. A
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demás se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con
el propósito de realizar un servicio.

ESTILOS DE CARTA:
Bloque extremo:
Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el
margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo, entre
cada párrafo se dejan dos espacios verticales

TIPOS DE CARTAS:
 Carta comercial, es aquella comunicación escrita que surge entre si sobre cosas
comerciales
 Carta oficial, la cual es expedida por funcionarios de instituciones gubernamentales
para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública.
 Carta familiar, es aquella que se utiliza para comunicarnos con cualquier familiar
que se encuentre fuera de la ciudad.
 Carta de ventas, es aquella comunicación que se envía a los probables clientes,
con el fin de inducir una acción que será la de la compra
 Carta de pedido, es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños
proveedores con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías.
 Carta de empleo, es aquella carta para solicitar una entrevista para presentar mi
hoja de vida y se me considere como un nuevo prospecto de empleo.
 Carta de recomendación, es aquella que se hace para recomendar a alguna
persona la cual debe ir acompañada de la hoja de vida correspondiente.
 Carta de referencia, es aquella la cual se envía cuando a petición de alguien se
desea mayor información acerca de una persona particular.
 Carta de presentación, es aquella que se usa generalmente para que una persona
presente un amigo o conocido a otra que está interesada en su perfil.

EL MEMORANDO NORMA TECNICA COLOMBIANA 3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales.

ASPECTOS GENERALES DEL MEMORANDO

Memorando con el mismo contenido para diferente destinatario:
Se elabora el contenido del memorando dejando en blanco la línea del destinatario que se
debe llenar individualmente utilizando la combinación de correspondencia en el
procesador de textos.
El memorando no se dirige a un grupo es personalizado.
El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.
El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la presentación y
conservación del documento.
El uso de grapas y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.

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LA CIRCULAR / NORMA TECNICA COLOMBIANA 3234
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios destinatarios.

CLASIFICACION:
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular Interna o General: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a
conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambio, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
Circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a
conocer a su cliente, proveedores o distribuidores: productos, servicios y otras
informaciones de carácter general.

ASPECTOS GENERALES
La circular interna no lleva saludo, se puede utilizar mayúscula sostenida para resaltar
algún dato así como se escribe con mayúscula inicial los nombre propios de personas,
lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.

ACTAS NORMA TECNICA COLOMBIANA 3394

Documento en que consta lo sucedido tratado y acordado en una reunión.

CLASIFICACION:
Acta no registrada, documento que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos.
Acta registrada, documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas,
limitadas, en comandita, concejos y juntas directivas que obliga a cumplir obligaciones
específicas de la entidad competente.

ASPECTOS GENERALES
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar
los nombres del los que se adhieren a ella.
En caso del acta registrada se escribe el nombre de la persona que de acuerdo a sus
estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la
misma.
En caso del acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien
preside la sesión y de quien actúa como secretario.
En las actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el
presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
Cuando en una reunión se presentan documentos anexos que sustentan la información
estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta.

EL SOBRE NORMA TECNICA COLOMBIANA 3369

El sobre es la cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envió.

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Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el sobre número 63/4. Los
sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete.
Generalmente están impresos con la misma información que aparece en el membrete. El
tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin embargo los más usados
para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial
pequeño (9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de
21.5x28 Cm. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales.
Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de
enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para
permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.
El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco
arte) de los fabricantes se ha convertido en un medio de comunicación con muchos
recursos. Combinando tan solo tres elementos (impresión, plegado y postizos) se
consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas para los más diversos usos
y carterillas con toda suerte de compartimentos.

CONTEXTUALIZACIÓN:

ACTIVIDAD 2:

ACTIVIDAD 2
2.1. Redacte una carta solicitando el pedido de papelería par su empresa así; 5 resmas
de papel tamaño carta blanco, 5 resmas de papel tamaño oficio blanco, 2 caja de
lapiceros alegro negro, 2 cajas de lapiceros alegro
rojo, 2 docenas de cuadernos tamaño mediano rayados y 2 docenas de lápices negros Nº
2
2.2. Redacte una carta de invitación para el lanzamiento de la nueva sucursal de la
empresa ubicada en Centro Comercial América
2.3. Redacte una carta al Banco de Colombia solicitando una chequera para uso de la
empresa

No olvide que tanto los memorando como las cartas deben tener logotipo o
membrete y los datos generales de la empresa remitente

ACTIVIDAD 3
3.1. Redacte un memorando Para citación a reunión a todos los empleados de su O.E.D.
el próximo sábado 22 de septiembre de 2012 a las 8:30 de la mañana en el salón de
reuniones.
3.2. Redacte un memorando de parte del gerente de la O.E.D./ PARA uno de los
trabajadores de la O.E.D. / indicando el cambio de horario jornada diurna a la nocturna a
partir del 2 de septiembre de 2012.
3.3. Redacte un memorando de parte de jefe de ventas de la O.E.D./ para uno de los
vendedores de la O.E.D.
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/ Llamada de atención por incumplimiento en las labores que le corresponden.

ACTIVIDAD 4
Redacte y elabore las siguientes circulares en estilo bloque extremo:
4.1. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Seminario/informando
sobre el tema de Atención al cliente y calidad total.
4.2. PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÓN O.E.D./invitar a una
actividad de integración a los empleados y sus familias, se debe indicar el
día, hora y lugar y las actividades a realizar como también la hora de
finalización
4.3. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Descuento/La Gerencia General
informa que según resolución 8720 del 15 de mayo de 2012, se aprobó establecer un
descuento del 15% para todas la ventas de contado/ es de esperar que cada jefe de
Sección tome las medidas necesarias para evitar especulaciones en
las ventas/ Atentamente/(nombre del Gerente General).

ACTIVIDAD 5
5.1. Elabore tres ejemplos de actas, orientadas a su O.E.D.

ACTIVIDAD 6
6.1. Elabore un modelo de sobre con las diferentes clases de solapas para el envió de los
documentos de la O.E.D.

ACTIVIDAD 7
7.1. Redacte y elabore tres ejemplos de constancias y certificados de su O.E.D. de
acuerdo con las normas técnicas y las explicaciones dadas en clase,

ACTIVIDAD 8
8.1. Redacte y elabore un informe orientado a su O.E.D. de acuerdo con las normas
técnicas y las explicaciones dadas en clase,

ACTIVIDAD 9
9.1. Redacte y elabore tres ejemplos de email., dirigidos al personal de su O.E.D.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento : *Elabora documentos Técnica: Estudio de casos,
*Transcribir documentos aplicando las organizacionales, aplicando las TallerInstrumento:
técnicas de digitación, las Normas técnicas de digitación; las CuestionarioTécnica:
Técnicas Colombianas, las de Gestión Normas Técnicas Observación
de la Calidad e institucionales y la Colombianas vigentes. directaInstrumento: Prueba
legislación vigente. * Identifica la papelería en cuanto escritaTaller de
• Elaborar y presentar documentos a tamaño y calidad para el comprensión de lectura
organizacionales: Cartas, sobres proceso de digitación y/o
comerciales, circulares, memorandos, transcripción, de
actas,informes, mensajes electrónicos; acuerdo con los estándares
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certificados y constancias; hojas de vida internacionales..
corporativa y tarjetas protocolarias. *Opera los equipos de digitación
• Operar los equipos de digitación.. de acuerdo con los manuales de
• Reproducir los documentos autorizados. usuario y las normas de
• Revisar que los documentos cumplan seguridad.
con las normas lingüísticas y técnicas de • Adopta la postura corporal
la producción documental. requerida, durante el proceso de
• Mantener limpio y ordenado el lugar digitación, para el desarrollo de
donde desarrolla sus actividades habilidades y destrezas, de
formativas y productivas acuerdo con las normas de salud
Evidencias de Desempeño: ocupacional..
*Transcribe documentos aplicando las • Reproduce los documentos
técnicas de digitación, las Normas solicitados teniendo en cuenta
Técnicas Colombianas, las de Gestión las políticas de la organización..
de la Calidad e institucionales y la • Mantiene limpio y ordenado el
legislación vigente. lugar donde desarrolla sus
• Elabora y presentar documentos actividades formativas y
organizacionales: Cartas, sobres productivas
comerciales, circulares, memorandos,
actas,informes, mensajes electrónicos;
certificados y constancias; hojas de vida
corporativa y tarjetas protocolarias.
• Opera los equipos de digitación.
• Aplica las técnicas de comparación y
contrastación.
• Reproduce los documentos autorizados
• Identifica los actos administrativos y
académicos de acuerdo con el objeto
social de la organización.
• Revisa que los documentos cumplan
con las normas lingüísticas y técnicas de
la producción documental..
Evidencias de Producto:
• Aplica el conocimiento adquirido en la
Organización Económica Didáctica. .
(elaborar documentos comerciales)
• Disponer los residuos teniendo en
cuenta las normas de clasificación de los
mismos.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

AMBIENTE DE FORMACION, PROCESO ADMINISTRATIVO, ESTRUCTURA

ORGANICO FUNCIONAL, MUEBLES, HERRAMIENTAS, EQUIPOS, FUNCIONES,
PROCEDIMIENTO, MANUAL, TIC, HABILIDAD, DESTREZAS.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 [Link]
%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B3n+documental
%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete nci
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GFPI-F-019 V
 %E2%80%9D+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l0l3902l1l1l0l0l0l0l369l369l3-
1l1l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,[Link]&fp=1c57c6d5762e04e7&biw=1366&bih=667
 [Link]

 [Link]
 [Link]
 [Link]

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependenci Fecha

a
Autor MONICA JUDITH Instructora Marzo de 2020
(es) VASQUEZ MADRID

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio
Autor
(es)

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