PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 134101 V1

 Nombre del Proyecto: DESARROLLO DE ACCIONES DE ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA EN I.E ANTONIO LENIS ARTICULADA CON LA MEDIA TECNICA EN
EL MUNICIPIO DE SUCRE Y SU ZONA DE INFLUENCIA

 Fase del Proyecto: Planeacion

 Actividad de Proyecto: GESTIONAR EL SERVICIO AL CLIENTE Y LA CULTURA

EMPRENDEDORA, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y
PROTOCOLOS ORGANIZACIONALES

 Competencia:

GESTIONAR PROCESOS PROPIOS DE LA CULTURA EMPRENDEDORA

Y EMPRESARIAL DE ACUERDO CON EL PERFIL PERSONAL Y LOS
REQUERIMIENTOS DE LOS CONTEXTOS PRODUCTIVO Y SOCIAL.

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

INTEGRAR ELEMENTOS DE LA CULTURA EMPRENDEDORA TENIENDO

EN CUENTA EL PERFIL PERSONAL Y EL CONTEXTO DE DESARROLLO
SOCIAL
CARACTERIZAR LA IDEA DE NEGOCIO TENIENDO EN CUENTA LAS
OPORTUNIDADES Y NECESIDADES DEL SECTOR PRODUCTIVO Y
SOCIAL

 Duración de la Guía. 40 Horas

2. PRESENTACIÓN

● Estimados Aprendices
El procedimiento de inducción es un factor clave en el proceso de
formación. Es el punto de partida en el cual el aprendiz reconoce. Además
de lo qué es el SENA y su estructura, la estrategia de formación por

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proyectos y en particular el rol que desempeñará en el marco del aprendizaje autónomo y
sobre todo en la construcción de su proyecto de vida.
Es importante que el aprendiz comprenda que el principal objetivo de la formación en el
SENA es garantizar la integralidad del proceso de formación, en tanto los proyectos nos
permiten desarrollar competencias de un programa de manera integrada y que el
aprendizaje autónomo se refiere a la posibilidad que tiene cada uno de gestionar su
propio proceso de aprendizaje para desarrollar las competencias, accediendo a diferentes
fuentes de conocimiento, con la orientación del instructor como facilitador del aprendizaje.
El aprendiz podrá acceder en distintos momentos de su proceso de formación a diversos
ambientes de aprendizaje con las tecnologías de información y comunicaciones, a
ambientes de formación especializados, a consultas con los tutores de los proyectos
presenciales y virtuales, a espacios de gestión con los monitores, a las bibliotecas y a
otras fuentes de conocimiento que están disponibles en el SENA.

Bienvenidos a la Formación técnica Asistencia administrativa la competencia a trabajar

será PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN, el cual
iniciamos hoy 20 de marzo y finaliza el 27 de marzo, Está conformado por 1
COMPETENCIA, que se estudiarán en 1 RESULTADOS DE APRENDIZAJE descrito
anteriormente.

El objetivo de estas estas COMPETENCIAS Y RESULTADOS DE APRENDIZAJE es

formar integralmente seres humanos competentes en los procesos de PRODUCCION DE
DOCUMENTOS y la medida que la sociedad lo requiera.
Para alcanzar estos objetivos se requiere:
✔Trabajo colaborativo
✔Comunicación permanente con instructores y compañeros
✔Uso de Tecnologías de información y comunicación

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje.)

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo fue desarrollado a principios

del siglo XX por Henry Fayol, y desde entonces se ha
convertido en modelo a seguir por diferentes estudiosos
de la
administración.
El proceso administrativo se reconoce como una de las
grandes contribuciones de los
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teóricos de la administración, debido a que mediante su estructuración se facilita el
análisis y solución de los diversos problemas que enfrentan las empresas.
Como ya lo sabes, las empresas se encuentran en una constante lucha por atraer el
mayor número de clientes y/o servicios que ofrecen, se convierten en su principal razón
de ser. En esta intención, los administradores de empresas pequeñas o grandes, recurren
al proceso administrativo para entre otros aspectos planear las estrategias comerciales,
definir la estructura administrativa y operacional más adecuada, contratar y retener a los
mejores trabajadores, motivar a la planta laboral, y controlar de manera efectiva los
procesos de producción.

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente,

ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización, y
consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada
etapa responde a seis preguntas fundamentales:
¿Qué?, ¿Para qué? , ¿Cómo?, ¿Con quién?, ¿Cuándo? Y ¿Dónde? ; Interrogantes que
siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración y que son conocidas
como las preguntas claves de esta disciplina.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo está formado por una serie de etapas que son: planeación,
organización, dirección y control.

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Importancia del Proceso Administrativo.

Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus
elementos fundamentales: las personas, las tareas y la administración.
Por consiguiente, el proceso administrativo busca armonizar estos elementos; planeando
acciones, organizando las cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y
controlando resultados, proceso y fundamentalmente generando mecanismos de
comunicación para dar a conocer sus ideas.

Planeación es la determinación de escenarios futuros y del

rumbo hacia donde se dirige la empresa, y de los resultados
que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las
estrategias para lograr el propósito de la organización con
una mayor probabilidad de éxito. Esta etapa es de gran
importancia ya que una buena planeación nos permitirá
cumplir las metas aprovechando al máximo los recursos
humanos, financieros, tecnológicos y materiales con los que
cuenta la empresa, además el administrador podrá tener un
panorama más claro de lo que se pretende lograr y las
estrategias a seguir de esta manera podrá coordinar y tomar
decisiones de forma acertada.

Las actividades más importantes de la planeación son:

• Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

• Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
• Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
• Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
• Implantar las condiciones de trabajo.
• Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
• Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el
trabajo.
• Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
• Modificar los planes basados en el resultado del control.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los
elementos que la forman.

 Principio de la universalidad.
 El Principio de la Precisión
 El Principio de la Flexibilidad
 El Principio de la Unidad de Dirección
 El principio de factibilidad..

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  El principio de compromiso.
 Principio de factor limitante.
 Principio de inherencia.
 El Principio de Participación

Tipos de planeación
Existen distintos tipos de planeación:
 Estratégica.
 Táctica..
 Interactiva..
 Normativa.
 Operativa.

LA ORGANIZACIÓN

Todas las organizaciones, para ser exitosas necesitan tener

orden y coordinación en cada uno de sus recursos. Cuando
establecemos los objetivos y los planes de la empresas es
necesario organizar cada uno de los elementos con que cuenta
para poder cumplir de
manera efectiva con cada uno se dichos planes y objetivos. La
organización consiste en el diseño y determinación de las
estructuras, procesos y funciones y responsabilidades así
como el establecimiento de métodos del trabajo y la aplicación
de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los principios de la organización proporcionan la pauta para establecer una organización

racional, se encuentran íntimamente relacionados
1.- Del objetivo:
2.- Especialización:.
3.- Jerarquía:
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad:
5.- Unidad de mando:
6.- Difusión:
7.- Amplitud o tramo de control:
8.- De la coordinación:
9.- Continuidad:

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LA DIRECCIÓN:
Es la fase del proceso administrativo que se enfoca en la
ejecución o implementación de los planes, con base en la
organización ya diseñada. Se caracteriza por ser la única fase
del proceso administrativo que tiene que ver única y
directamente con el recurso humano, por esta razón el
administrador necesita poner en práctica sus habilidades de
relaciones humanas con sus subordinados. Esta fase es muy
importante debido a que en ella se guía a los trabajadores
para que ejecuten de manera eficiente las actividades
requeridas para lograr una adecuada dirección se pueden tomar decisiones
importantes de manera acertada.

Elementos de la Dirección
La dirección comprende una serie de elementos como;
• La toma de decisiones,
• Motivación,
• Liderazgo,
• Comunicación,
• Supervisión.

Las actividades más significativas de la dirección son:

 Ofrecer motivación al personal.
 Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
 Considerar las necesidades del trabajador.
 Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
 Permitir la participación en el proceso de decisiones.
 Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
 Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e
intelectual.
 Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su
 esfuerzo en el trabajo.
 Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del
control.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION.
1. De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses.
2. Impersonalidad de Mando.
3. De la supervisión directa.
4. De la jerarquía.
5. De la resolución del Conflicto.
6. Aprovechamiento del conflicto.

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CONTROL

El control administrativo es el proceso que permite garantizar

que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas. Hablar del control como fase del proceso
administrativo, es enfocarnos en la evaluación y rendimiento de
cada una de las actividades realizadas para cumplir las metas
planteadas. Es decir en esta etapa el administrador se
enfoca en evaluar que las actividades que se realizan
coincidan con las actividades planificadas, y de no ser así en
corregir errores y retroalimentar para garantizar que lo planeado se ponga en práctica.

ETAPAS DEL CONTROL

Las etapas del control son:

Establecimiento de estándares, medición, corrección y retroalimentación.

Las actividades más importantes del control son:

 Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos. Contrastar los resultados contra
 estándares de desempeño.
 Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
 Definir e Iniciar acciones correctivas.
 Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
 Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
 Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones
efectuadas.
 Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

PRINCIPIOS
Equilibrio:
Los objetivos:
Las desviaciones:
De excepción:
De la función controlada:

CARACTERISTICAS
• Refleja la naturaleza de la estructura organizacional.
• Oportunidad
• Accesibilidad
• Ubicación
• Estratégica.

FACTORES DEL CONTROL

• El control comprende cuatro factores que son:
• Cantidad
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• Tiempo
• Costo
• Calidad

CLASES
• Control de Producción.
• Control de Calidad.
• Control de Mercados
• Control Financiero
• Control Presupuestal
• Control Contable
• Control de recursos Humanos

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Taller:
1. ¿Qué es el proceso administrativo?
2. ¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo y explique cada una?
3. ¿Cuál es la importancia del proceso administrativo?
4. ¿Cuáles son los elementos de la planeación?
5. ¿Cuáles son los elementos de la organización?
6. ¿Cuáles son los elementos de la Dirección?
7. ¿Cuáles son Los factores del control?
8. ¿Enumere los principios de la Planeación?
9. ¿Enumere los principios de la organización?
10. ¿Enumere las fases del proceso administrativo?

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de

Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Ejecuta procedimientos y Técnica: Estudio de
Exposición y socialización de los funciones acorde con lo casos,
temas investigados: Evolución de la establecido en los TallerInstrumento:
Teoría Administrativa; Empresa y la manuales y el CuestionarioTécnica:
relación con la administración; direccionamiento Observación
Proceso Administrativo; Planeación o estratégico de la directaInstrumento:
Evidencias de Desempeño: organización. Prueba escritaTaller de
Presentar un organigrama, comprensión de lectura
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identificar, los puestos de trabajo, las Establece las prioridades
funciones; la relación de la Unidad de ejecución de
Administrativa con las demás actividades y los
dependencias de la organización; recursos de acuerdo con
Evidencias de Producto: las políticas de la
Trabajo escrito organización.
Presentar el Organigrama
Taller • Identifica la posición de
su puesto de trabajo, de
acuerdo con la
estructura orgánica de la
organización.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

AMBIENTE DE FORMACION, PROCESO ADMINISTRATIVO, ESTRUCTURA

ORGANICO FUNCIONAL, MUEBLES, HERRAMIENTAS, EQUIPOS, FUNCIONES,
PROCEDIMIENTO, MANUAL, TIC, HABILIDAD, DESTREZAS.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 Larden, Gómez Echaren y Loro, Técnicas de organización, sistemas y métodos,

Editorial Club de Estudio, 1990.
 INAP - Colección Modernización del Estado, Metodología para la elaboración de
manuales de procedimientos: Guía II, 1996
 https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-
instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=proceso%20administrativo

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependenci Fecha

a
Autor MONICA JUDITH Instructora Marzo de 2020
(es) VASQUEZ MADRID

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio
Autor
(es)
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