EVALUACIÓN

Fundamentos de la
administración
Semana 8

Nombre: Hernán Muñoz

Fecha de entrega: 20 de mayo
del 2024
Carrera: Técnico a nivel superior
en Logística
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ETAPA DE CONTROL (PARTE 2).

Asesoramiento empresa de productos naturales.

Dos socios crearon una planta de producción de miel que comercializan a nivel nacional con
expectativas de poder exportar en un mediano plazo. Formalizada esta empresa, ya lleva 3 años de
funcionamiento enfocada en un mercado que valora la tendencia de consumir productos
naturales.
La planta en funcionamiento cuenta con alrededor de 55 trabajadores, entre jefes de áreas,
supervisores, personal de la planta, administrativos y vendedores. Su estructura organizacional es
de tipo funcional, contando con las áreas de Finanzas, Producción, RR. HH. y Marketing y Ventas,
estructura que obedece al crecimiento experimentado. Dado este crecimiento han surgido nuevos
procesos y la producción ha aumentado, por lo que se han producido algunos problemas.
Durante el último tiempo ha aumentado la dificultad de controlar el proceso productivo y cumplir
con los estándares de calidad. También existe desorden administrativo, contable y de registros de
personal, lo cual tiene muy preocupado al dueño.

DESARROLLO:

A partir del caso, realiza las siguientes actividades:

1. Realiza un esquema con las áreas funcionales presentes en este caso, y asocia los
procesos que puedan ser controlados en cada una de estas.

La imagen 1, refleja las áreas funcionales para el presente caso.

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Imagen 1. Esquema de la Organización funcional de la empresa.

Fuente. Elaboración propia.

2. Vincula tres técnicas de control considerando sus componentes, de acuerdo con el

ámbito productivo y tipo de empresa.
Ya que la dificultad de controlar el proceso productivo y cumplir con los estándares de calidad ha
aumentado en el último tiempo. Es de suma importancia que abordemos técnicas de control.

CONTROL PRESUPUESTAL

El control presupuestal es un método para comparar las cifras presupuestadas con las cifras
realmente obtenidas en las finanzas de una empresa con el objetivo de encontrar variaciones o
desviaciones, analizarlas y tomar medidas correctivas.
Los presupuestos prestan atención a los informes de desempeño y a su evaluación para determinar
si las causas son satisfactorias, así como para identificar aquellos que no alcanzaron las metas.
Los siguientes niveles realizan el control presupuestal:
 Se analiza administrativamente el presupuesto, es decir, se define si este ha logrado cubrir
todas las fases del proceso administrativo.
 Se revisa el presupuesto a la luz del compromiso que adquirieron y que mantiene la alta
dirección del negocio.
 Se realiza el logro de los objetivos presupuestales en cada una de las áreas y niveles de
responsabilidad.
 Se debe realizar las confrontaciones de los estados financieros presupuestales y los
históricos, para definir las desviaciones relativas a la liquidez y rentabilidad.

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Como puedes ver, el control presupuestal es una herramienta de la que se valen las
empresas para dirigir todas sus operaciones; se logra a través de la comparación
sistemática del conjunto de presupuestos establecidos para cada uno de sus
departamentos, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el mismo
periodo.

AUDITORÍAS.

El medio más común para comunicar las observaciones y recomendaciones a la alta

dirección de la organización sobre los resultados obtenidos por el trabajo realizado es el
informe de auditoría. Cada informe es una comunicación, y cada auditor debe aprender
cómo comunicarse correctamente. Tal como lo es cuando planifica y desarrolla una
auditoría, debe tener cuidado y ser preciso en su preparación.

El informe de auditoría debe incluir las características siguientes:

Objetivos: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas.
Claros: La redacción debe hacerse de manera que atraiga la tracción del lector,
expresando las ideas claras.
Concisos: Ir a los hechos y evitar detalles necesarios.
Constructivos: La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta
dirección y a la auditoria.
Oportunas: Los informes deben hacerse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda tomar las
decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.

Propósito u objetivo de la auditoría.

En el caso que la auditoría se refiera a la evaluación de las denuncias, deberá

incorporarse en el POA, como una actuación regular, para el año en que se realice la
misma. En el informe debe omitirse palabras como “denuncia”, “denunciante” o “hechos
denunciados”

Características Generales.

En este punto obtendremos las características generales del ente evaluado, misión,
visión, naturaleza jurídica, así como aspectos vinculados al área evaluada.
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Marco Regulatorio: Contendrá las normas legales y técnicas vigentes para el período
evaluado, que guarde relación con el objeto evaluado.

Observaciones Derivadas del Análisis.

Las observaciones surgen de un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo
que es”. Estas deben basarse en las premisas de:
 Condición
 Criterio
 Causa
 Efecto

Consideraciones Finales.

Son evaluaciones generales del auditor que surgen del análisis global de los hallazgos
detectados en la actuación y de la incidencia de éstos sobre el ente, programa, proyecto,
planes o metas evaluados. Deben estar directamente relacionados con el objetivo
general de la actuación practicada.
TÉCNICAS DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROGRAMAS. (PERT)

El diagrama de PERT muestra las tareas de un proyecto y sus dependencias. Antes del inicio del
proyecto, puede usarlo para crear un programa inicial y un cronograma estimado que puede
compartir con los participantes del proyecto.

Utilizar un diagrama de PERT para crear una hoja de ruta del proyecto te ayudará a completar
varias actividades de planificación del proyecto, incluidas las siguientes:

 Obtener la aprobación de los directivos con respecto al programa y al cronograma.

 Comunicar los objetivos del proyecto a los participantes.
 Crear un plan detallado visual de un proyecto complejo.
 Estimar el tiempo necesario para finalizar tareas individuales.

Para crear un diagrama de PERT, sigue los cinco pasos del ciclo de vida del proceso, que
incluye desde la identificación de las tareas hasta la gestión de la finalización del proyecto.

La imagen 2, Los 5 pasos para la creación de un diagrama PERT.

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Imagen 2. Técnica de revisión y evaluación de programa.

Fuente. ASANA.

3. Menciona al menos tres fallas comunes del proceso de control que podrían presentarse
en esta empresa. Justifica tu respuesta.

INSUFICIENTE DEFINICIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES

En todas las organizaciones, sin importar su tamaño o complejidad, una gran parte de los
problemas surgen de la falta de claridad sobre las responsabilidades que recaen sobre cada uno de
sus miembros o, si dichas responsabilidades se han definido, con frecuencia se confunden
responsabilidades y tareas.
Además, carecen de objetivos e indicadores que nos permitan evaluar de manera objetiva si la
persona cumplió adecuadamente con sus responsabilidades mediante el ejercicio constante de sus
tareas, que son las acciones que le permiten llegar a sus metas medibles.

Responsabilidades
Como su nombre lo indica, las responsabilidades son los compromisos y obligaciones a las que
debe responder por la función que desempeña. Marca los ámbitos en los que usted es responsable
de tomar decisiones y generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den en
tiempo y forma.
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No se trata de las actividades a realizar, sino de su propósito, objetivo o "para qué".

Es fundamental que quede claro cuál es la meta y el resultado final a obtener para cada
responsabilidad mencionada. Y los indicadores que evaluarán esa gestión deben definirse (unos
pocos, no muchos) y cómo obtener datos para crear esos indicadores y monitorear el
cumplimiento de las responsabilidades.
Además, es fundamental establecer el nivel de autoridad establecido para cada responsabilidad. Se
vuelve esencial que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para administrar cada una
de las responsabilidades que le son propias si desea asumir una responsabilidad de manera
adecuada.

Tareas
Una de las debilidades más comunes de las descripciones habituales es que se centran
principalmente en las tareas en lugar de las responsabilidades. Las tareas son las actividades que
normalmente se deben realizar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente
con una responsabilidad. No son exhaustivas; el responsable hará lo que tenga que hacer para
cumplir con su compromiso. Tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad para
hacerlo.

ALTA ROTACIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL CONTROL

La rotación de personal es un indicador que debe estudiarse con mucha atención en una empresa
porque puede indicar un clima laboral desfavorable y altos costos derivados de la salida y la
contratación de nuevos empleados.
Como líder de un equipo o departamento de ventas, tienes el poder y la responsabilidad de evitar
que tus vendedores se enojen contigo. Por lo tanto, tienes la responsabilidad de prevenir este tipo
de situaciones y fortalecer tu grupo de trabajo.

Tipos de rotación de personas.

Existen diferentes tipos de rotación de personal y es importante reconocerlas para poder tomar
medidas adecuadas:

Tabla 1, Descripción de tipos de rotación.

TIPOS DE ROTACIÓN DE EMPLEADOS

Rotación involuntaria Rotación voluntaria Rotación indeseable Rotación deseable

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Cuando se pierde a un Cuando el empleado Esto se da cuando se La rotación deseable

empleado, y no fue su se va por su propia pierden empleados se da cuando se
decisión abandonar la voluntad. que se consideran un cuentan con
empresa. Causas: Termino de recurso valioso. empleados con un
Causas: Mal manera voluntaria su Causas: Termino de bajo desempeño.
desempeño en el relación laboral, esta relación laboral, y
trabajo, ausentismo o notificación se da de termina impactando Causas: Proceso
violación de política manera verbal o mas profundamente esencial para
de la compañía. escrita. en la compañía que mantener el impulso
otros trabajadores, dentro de la
son aquellos organización.
trabajadores que
difícilmente se
reemplazan.
Imagen 1. Tabla Tipos de rotación de empleados
Fuente: Elaboración propia.

REGISTROS CONTABLES DE UNA EMPRESA.

Todas las empresas deben llevar y mantener sus registros contables, también conocidos como
libros de contabilidad, al día. Estos son los documentos físicos o herramientas tecnológicas de
todas las operaciones que se realizan dentro de una empresa, así como los documentos tributarios
que registran los movimientos contables para tener material para la elaboración de estados
financieros precisos.
Hay una alta diversidad de elementos con los cuales uno puede realizar este tipo de registros
contables, por ejemplo, softwares especializados en áreas de contabilidad o bien, contadores.
Los libros o registros contables son registros en los cuales podremos apoyarnos a mantener un
control, almacenamientos de información, y verificación de estadística financieras de una
empresa.}

¿Qué es un sistema de registros contables?

Dirigir un sistema de registros contables significa, llevar un control de cuanto dinero entra a su
empresa, y cuánto dinero sale de su empresa.

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Mediante transacciones de ingresos o egresos de dineros descrito en el párrafo anterior, podemos

describir que este fundamento se basa en adquisición recursos mediante bienes o servicios.
Una compañía, empresa u organización, distribuye recursos financieros con el objetivo de costear
materias primas, manos de obra, alquileres, electricidad entre otros.

Los registros contables pueden ayudar a administrar su empresa de la siguiente manera:

 Los registros ayudan a controlar sus efectivos.
 Los registros muestran cómo se desarrolla su empresa.
 Los registros otorgan información y registros cuantificados a otras personas
 Los registros ayudan a generar visualizaciones preliminares y preventivos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

IACC. (2024). Fundamentos de la administración. Etapa de control (parte 2). Semana 8.

TEAM ASANA, (2024, 7 febrero) Como funciona el diagrama PERT. El diagrama PERT: qué es y como
crearlo (incluye ejemplos). [Link]

COFAE. (s. f.). Informe de Auditor internas. Principios Generales sobre Papeles de Trabajo e
Informes de Auditoría.
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/[Link]
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Ruelas, A. R. (2018). Control de presupuesto. Unidades de apoyo para el aprendizaje.

CUAED/Facultad de contaduría y Administración-UNAM. Obtenido de UNAM: [Link]
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Control-Presupuesto/[Link]#:~:text=El%20control%20del%20presupuesto%20es,entender
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Marytere, M. (s. f.). Rotación de personal. Rotación de personal ¿Cuáles son las causas y como
reducirlas? Obtenido de QUESTIONPRO: [Link]
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Mats Borgenvall, H. J. (2003). Registros contables. Mejore su negocio básico 5 (pág. 09 a la 12).
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