Planificación y Control
Estratégico
Módulo II
Contenidos
• Control
• Control de Gestión
• Sistemas de Control de Gestión
• Gestión de la Calidad
EL CONTROL
NOCIONES BÁSICAS DE CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 1. Planificado el futuro, organizados los
¿Qué Misión?
¿Qué Objetivos Generales?
medios y ejecutadas las decisiones
¿Qué Metas? (acción), los directivos deben llevar a cabo
la función de control.
2. Verificación de que todo discurra de
acuerdo a lo previsto en la planificación.
PLANIFICACIÓN
3. Función que cierra y completa el proceso
Anticipar acciones administrativo al iniciar la
Comprometer recursos
retroalimentación de las acciones que se
¿MODIFI toman.
¿MODIFI CAR 4. Proceso de observación y medida, por
OBJETIV
CAR
OS? comparación regular, de magnitudes
PLANES?
previstas y sus consecuentes
realizaciones, que permitirá disponer de
CONTROL
Comprobar ejecución de acciones las diferencias (información) para regular
Corregir desviaciones las decisiones que alcancen los objetivos
planteados.
CONTROL
LAS FASES DEL 1. MEDICIÓN (Técnicas, variables, indicadores, criterios y unidades de medida).
PROCESO DE 2. COMPARACIÓN (Definición de estándares: objetivos y/o indicadores).
CONTROL 3. CORRECCIÓN .
Tradicionalmente: Formalismos contables (control presupuestario).
A posteriori, periódico, cuantitativo y orientado a resultados financieros
TÉCNICAS DE y a corto plazo.
CONTROL
Evolución: Formalismos contables + Otras herramientas.
Otras herramientas: Cuadro de mandos: ratios de Factores Críticos del Éxito.
Balance puntos fuertes y débiles (evolución).
Benchmarking (comparación con empresas ejemplares).
1. Ser entendible.
PRINCIPIOS DE UN 2. Efectividad y rapidez (detección de desviaciones en momento oportuno).
SISTEMA DE 3. Flexibilidad (adaptación a cambios en la actividad).
CONTROL 4. Economicidad.
5. Continuidad.
Sistemas de Control
• Es un medio para evaluar la operación viable, tanto eficiente como económica (de un
unidad o empresa)
• Usado en forma correcta mejorará y aumentará la supervisión efectiva, y como
recompensa, reducirá los costos de trabajo y mejorará el resultado productivo
• La aplicación inapropiada del sistema de control usado puede llevar a consecuencias
inesperadas
• Un sistema permite a la gerencia:
• Relacionar el trabajo con el tiempo
• Organizar/planificar y efectuar las tareas de trabajo.
• Facilita la ejecución con estándares pre-establecidos.
• Contar con información precisa y consistente para que se puedan efectuar la labor
en forma más efectiva y eficiente
Aspectos de los Sistemas de Control
• Existen para encauzar comportamientos hacia el logro de los objetivos
Organizacionales
• Tienen un costo que encarece el producto
• Pueden restar capacidad ejecutiva (orientación al detalle)
• A veces es difícil medir rendimientos
• Puede conducir a situaciones complicadas
• Son dependientes de la Estructura Organizacional
• Crean un ambiente asociado
• Facilitan la Garantía del Producto: Ej: Empresa v/s Artesano
Control Tradicional
1. Los mecanismos de eficiencia son estables en el tiempo
2. Las funciones de planificación y control se dan separadas
3. Orientado al pasado (lo ya realizado)
4. Expresión de objetivos y resultados en términos financieros
5. La eficiencia productiva se identifica con la disminución de los costos
6. El costo global es equivalente al costo de un factor de producción dominante generalmente
la mano de obra directa
7. El criterio de mejora del desempeño es con respecto a la propia empresa (visión desde
adentro)
8. Enfatiza las medidas de logro o resultados globales de la Organización
9. Orientado a las cifras, a la documentación, a los resultados
Control Tradicional
10. Tratamiento de la información manual con automatización de tareas aisladas
11. Orientado al control y administración de recursos
12. Centrado en la verificación y análisis de desviaciones
13. Sistema de información orientado a las entidades exteriores
14. Orientado a responsabilidades funcionales
15. Saber concentrado en los directivos
16. El CG se orienta a la organización burocrática, centralizada y hacia la función
17. Válido en sistemas cerrados o burocráticos sin grandes exigencias de
adaptación
Nuevo enfoque del Control
1. Capacidad de diagnóstico para administrar el cambio y no la estabilidad
2. Tendencia a integrar funciones de planificación y control
3. Más orientado al futuro, vincula el presente con el futuro como control de gestión prospectado.
4. Utiliza indicadores financieros y no financieros, expresando objetivos y resultados de forma
diversificada
5. Se administra no sólo el costo sino el valor
6. El costo es generado por una combinación de factores que concurren en las actividades y procesos
de la empresa
7. El criterio de mejora del desempeño es con respecto al cliente y a la competencia (visión desde
afuera)
8. Información operativa que articula los efectos de las decisiones locales con los logros o resultados
globales de la empresa.
Nuevo enfoque del Control
9. Proactivo: Orientado a la acción. Plantea alternativas y cursos de acción
10. Sistemas de gestión con apoyo de computadores. Integración de datos o integración global de la
empresa
11. Orientado a cambios de comportamiento de las personas, al aprendizaje
12. Además de verificar, el CG es trascendente: marca los puntos críticos e impulsa a la acción
correspondiendo con la estrategia trazada
13. Sistema de información orientado a las necesidades de dirección interna de la empresa
14. Orientado a los procesos. Procesos de decisión sobre criterios globales de la compañía y singulares
de cada proceso y función
15. Saber distribuido, apropiado y utilizado por todos
16. El CG se orienta a una organización estratégica, descentralizada y hacia el proceso de dirección
17. Válido en sistemas abiertos, descentralizados y orientados a las estrategias
SISTEMAS
DE
CONTROL
El ciclo de Deming
El ciclo de Deming (de Edwards Deming), también conocido como círculo PDCA (del inglés
plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua, es una estrategia
de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.
El ciclo de Deming
PLANEAR
A través de esta fase se busca realizar
un análisis que permita identificar el
rumbo de cada una de las actividades,
así como los problemas a los que se
P enfrentan la institución y determinar la
importancia de éstos.
El análisis debe sustentarse con datos
sólidos, para ello es importante utilizar
gráficas y esquemas que faciliten su
comprensión con todo el personal
involucrado en cada uno de los
problemas identificados.
El ciclo de Deming
HACER
Una vez que todos los involucrados en
cada una de las tareas han entendido el
P rumbo de la institución, la siguiente fase
consiste en ejecutar las acciones
programas en el plan de trabajo,
H incluyendo aquellas acciones y
estrategias para la solución de los
problemas a los que se enfrentan.
El ciclo de Deming
VERIFICAR
Resulta estratégico que constantemente
se compare el resultado de las acciones
y estrategias implementadas con los
resultados esperados en el plan
P
originalmente establecido.
Los anterior le permite a la organización
V H detectar a tiempo las brechas existentes
entre la planificado y lo realizado, para
con ello determinar los ajustes
necesarios.
El ciclo de Deming
ACTUAR
Con base en el análisis de las brechas
identificadas o, en su caso, las
desviaciones ocurridas entre lo
A P programado y lo realizado; la
organización y los dueños de los
V H procesos deben plantear las acciones
correctivas y/o preventivas necesarias
para asegurarse de que los problemas
tengan una menor probabilidad de
ocurrencia.
Necesidad de Verificar y Actuar
• Al implementar un plan, es necesario efectuar
un seguimiento a intervalos apropiados para
asegurarse que el trabajo planificado esta
bien realizado.
• Puede identificar áreas problemas donde el
trabajo planificado no será completado a
tiempo o dentro del costo. Mientras más
pronto se identifique esta condición, más
pronto se tomará la acción correctiva.
• Genera el aprendizaje organizacional
Administración por Objetivos
✔ INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN.
✔ TÉCNICA MOTIVACIÓN.
✔ INSTRUMENTO DE PLANEACION Y CONTROL.
Definición: Es un sistema administrativo integral en el
que se combinan en forma sistémica muchas
actividades administrativas básicas y el cual persigue
deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente
de los objetivos organizacionales e individuales.
Fomenta el autocontrol y la auto-dirección.
Administración por Objetivos
Énfasis en la Evaluación del Desempeño
• Los subordinados asumen la responsabilidad de
establecer sus propios objetivos a corto plazo, los
cuales revisan después con sus superiores.
• El Administrador entonces incita la participación
activa de los subordinados en el proceso de
evaluación, lo cual genera mayor compromiso y
hace surgir un ambiente de motivación.
Administración por Objetivos
Énfasis en los objetivos a Corto Plazo y Motivación
• Aún cuando el establecimiento de objetivos no es el único factor
de la motivación (otros son los incentivos, la participación y la
autonomía), es sin duda una fuente de motivación al
comprobarse que el desempeño se ve incrementado cuando la
gente dispone de objetivos específicos e individuales a
alcanzar.
Administración por Objetivos
Inclusión de la Planeación a Largo Plazo en el proceso de la APO
Colocar atención al corto plazo es importante pero puede resultar
indeseable en algunos casos como por ejemplo: Por economizar costos
no se realiza un mantenimiento adecuado de la maquinaria usada en el
proceso productivo.
Por lo anterior se hizo necesario administrar por objetivos a largo plazo.
Administración por Objetivos
El Proceso de Administración por Objetivos
✔ Establecimiento de Objetivos Preliminares en la
Cima.
Objetivos de la
Empresa El director general deberá establecer la misión de la
organización y las metas más importantes para cierto
periodo.
✔ Establecimiento de Objetivos de los
Objetivos Gerenciales Subordinados.
Los administradores de nivel superior preguntan a
los subordinados que metas creen son capaces de
cumplir, en cuanto tiempo y con cuales recursos. A
Objetivos del Subord. continuación, los subordinados exponen ideas sobre lo
que imaginan es posible de cumplir para la Empresa,
Gerencia y/o Departamento vinculándolos con los
objetivos generales.
Administración por Objetivos
Cómo establecer los Objetivos
Los individuos y grupos no pueden desempeñarse eficaz y eficientemente
bien sin un propósito claro.
Objetivos Cuantitativos y Cualitativos
Para ser medibles los objetivos deben ser verificables, es decir debemos
estar en condiciones de saber al final del periodo si se cumplió o no el
objetivo.
Ejemplo:
Objetivo no Verificable Objetivo Verificable
Obtener utilidades razonables Obtener un rendimiento
sobre la inversión de un
12% al final del año
Administración por Objetivos
Cómo establecer los Objetivos
✔ Los Objetivos no solo deben indicar que hacer y
cuando hacerlo, también debe indicarse la calidad
deseada y los costos proyectados del cumplimiento.
✔ Estos además deben implicar un reto, indicar
prioridades y promover el crecimiento y desarrollo
personal y profesional.
Administración por Objetivos
Beneficios y Desventajas de la Administración por Objetivos
Desventajas
Beneficios • Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía.
• Mejorar la administración gracias a la planeación
orientada a los Resultados. • La omisión de pautas a quienes deben establecer los
objetivos.
• Estimulo al compromiso personal tanto con los
objetivos propios como con los organizacionales. • La dificultad de establecer metas verificables dentro de
ciertos limites.
• Precisión de las funciones y estructuras
organizacionales y de la delegación de autoridad • Se corre el riesgo de subrayar los objetivos de corto plazo a
en consonancia con los resultados esperados de expensas de la solidez de la organización a largo plazo.
las personas que ejercen las funciones
respectivas. • Los riesgos de inflexibilidad que pueden hacer que los
Administradores vacilen en modificar los objetivos aun si
• Desarrollo de controles eficaces, lo que permite fuese necesario.
medir el resultado y emprender acciones
correctivas. • Abuso de metas cuantificables.
Cuadro de Mando Integral (CMI o BSC)
“El Cuadro de Mando Integral es un enfoque de cómo incorporar los
objetivos estratégicos en el sistema administrativo a través de
ciertas mediciones de desempeño.”
Características
• Interpretar globalmente todas las funciones gerenciales.
• Integrar las variables estratégicas y operacionales.
• Facilitar la correcta toma de decisiones del presente y del futuro.
• Construir los indicadores adecuados de gestión.
• Mejorar en forma continua los resultados.
• Corregir sobre la marcha desviaciones.
• Reaccionar ante los cambios.
Perspectivas del Cuadro de Mando
Autocontrol: el enfoque de la calidad
• El personal debe saber lo que se supone debe hacer
• Facilitar la comunicación
• Se proveen los procedimientos, se revisar su entendimiento, su
mantención (actualizarlos) y se explican las consecuencias
cuando no funcionan y su impacto en el cliente.
• Conoce la Misión de la empresa y las Políticas gerenciales.
• El personal debe saber que es lo que esta haciendo
• Contar con Entrenamiento y Capacitación
• Entender el Concepto de Cliente Interno, Externo y Proveedor
• Internalizan la Prevención y Corrección
• Saben de mediciones, estándares y calidad del trabajo entregado
• El personal debe contar con los medios necesarios
Hasta aquí llega esta presentación. Nos vemos en el próximo módulo.
¡Éxito!
Planificación y Control
Estratégico
Módulo II
