Sistema Administrativo Fussión

Derechos reservados
I

Ayuda del Sistema Fussión

Tabla de Contenido
.0

Part I Introducción

1 Introducción................................................................................................................................... 5
2
Requerimientos ...................................................................................................................................
5 3 Como
contactarnos ................................................................................................................................... 6

Part II Inicio

1 Como empezar a utilizar el

programa ................................................................................................................................... 8 2
Parámetros de
Contabilidad ................................................................................................................................... 9 3
IVA Pendiente ...................................................................................................................................
11

Part III Clientes Part IV Facturación

13 15

1 Como agregar un
Cliente ................................................................................................................................... 13

1 Como hacer una

factura ................................................................................................................................... 15 2
Como hacer una
Remisión ................................................................................................................................... 16 3
Como generar una Factura a partir de
remisiones................................................................................................................................... 17 4
Eliminar Facturas
Generadas ................................................................................................................................... 18 5
Genera una................................................................................................................................... 18
Factura Global 6 Como hacer una Nota de
Credito ................................................................................................................................... 19 7 Liga
de Contabilidad ...................................................................................................................................
20 8 Liga de
Inventarios ................................................................................................................................... 21

Part V Cuentas por Cobrar

24

1 Registrando un
Pago ................................................................................................................................... 24 2
Maestro de ................................................................................................................................... 25
Bancos 3 Consultando
Saldos ................................................................................................................................... 26

Part VI Cuentas por Pagar

28

1 Ordenes de................................................................................................................................... 28
Compra 2 Capturando Facturas de
Proveedores................................................................................................................................... 28 3
Generar Pagos a
Proveedores ................................................................................................................................... 30
4 Archivo de ................................................................................................................................... 30
Pagos

Part VII Punto de Venta

32

1 Punto de
Venta ................................................................................................................................... 32

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Contenido

II

Part VII Inventarios

36

1 Tipos de
Movimientos ................................................................................................................................... 36
2 Capturando el primer
Inventario ................................................................................................................................... 36 3
Capturando Movimientos al
Inventario ................................................................................................................................... 37 4
Como Hacer un Inventario
Físico ................................................................................................................................... 38
Capturar Inventario
Físico .....................................................................................................................................................
..... 38 Reportar Diferencias entre Teórico y
Físico......................................................................................................................................................
.... 39 Generar Movimientos para ajustar
diferencias ............................................................................................................................................
.............. 39

Part IX Funciones basicas

41

1 Funciones
basicas ................................................................................................................................... 41 2
Agregando ................................................................................................................................... 41
Proveedores 3 Zonas 4
Agente ...................................................................................................................................
42 ................................................................................................................................... 43

5 Impuestos ................................................................................................................................... 43
6 Condiciones de
Pago ................................................................................................................................... 43 7
Familias 9
Articulos ...................................................................................................................................
44 ................................................................................................................................... 45 8 Sub-
Familias ................................................................................................................................... 44

Part X Controles
2 Cancelar 3 Agregar4 Cambiar 5 Borrar 6 Salir 7 Ayuda 8 Filtro

48

1 Controles ...................................................................................................................................
48 ...................................................................................................................................
48 ...................................................................................................................................
48 ...................................................................................................................................
48 ...................................................................................................................................
49 ...................................................................................................................................
49 ...................................................................................................................................
49 ................................................................................................................................... 49

Part XI Seguridad
2 Usuarios

52

1 Seguridad ...................................................................................................................................
52 ................................................................................................................................... 52 3 Cambio
de ................................................................................................................................... 53 Usuario 4
Cambio de................................................................................................................................... 53
Contraseña 5 Usuarios en
Sistema ................................................................................................................................... 54 6
Usuario y Contraseña
Inicial ................................................................................................................................... 54

Part XII Usuarios

57

1 Supervisor ................................................................................................................................... 57
y Operador

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II
III

Ayuda del Sistema Fussión

Part XIII Reportes

59

1 Facturación ................................................................................................................................... 59
Ventas ...................................................................................................................................................
....... 59 Facturas del
Mes........................................................................................................................................................
.. 59

Index

60

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.

Capítulo
Introducción

I
5

Ayuda del Sistema Fussión

1
1.1

Introducción
Introducción

La empresa de lleva hacia usted un sistema administrativo el cual esta diseñado basicamente por
profesionales en sistemas de computo para complementar todas aquellas funciones
administrativas que su empresa necesita no importa el tamaño o el giro de tal, con sistemas
fussion usted podra llevar un completo registro de sus clientes, los cuales al serregistrados
automaticamente usted podra ver toda una informacion de datos personales asi como adeudos y
clientes activos y aquellos que representan una mayor utilidad para su empresa, tambien cuenta
con un modulo de proveedores los cuales dan una informacion detallada de las transacciones que
se realicen con cada uno de ellos sin embargo el manejo de entradas y salidas de mercancia las
cuales son registradas en Inventarios nos dan la informaion que nosotros queremos en el
momento como existencias, inventarios de acuerdo a lo capturado, inventarios fisicos, cierre de
mes etc, entre otras aplicaciones que el mismo programa de Fussion puede desarrollar tal es el
caso de las cuentas por cobrar las cuales cuentan con unas herramientas para poder saber los
movimientos en bancos y depositos y otras utilerias. Usted podrá Checar su saldos con los
proveedores en la funcion de cuentas por pagar y asi verificar los pagos futuros que su empresa
deberá de realizar asi como la recepción de materiales y facturas pendientes, pagos, etc. Este
sistema es confiable y y facil de instalar ademas que cumple con las normas para Y2K compatible
para que su sistema no se altere, por eso estamos seguros que el sistema Fussion es el conjunto de
funciones administrativas mas completo para su empresa y es por eso que queremos estar a la
vanguardia de sus necesidades ofreciendo sistemas altamente eficientes y seguros que le pueda
ofrecer.

1.2

Requerimientos

· Procesador Pentium MMX o Mayor · 32 mgs RAM · Monitor SVGA color o mejor y mas de 256
Colores (con capacidad de 800 x 600 pixeles como minimo) · Windows
95/98/Millenium/NT/2000/XP · 10 mgs disponibles en Disco Duro
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Introducción

1.3

Como contactarnos
Ingenieria Avanzada en Sistemas Computacionales, S. A. de C. V. Gonzalitos # 2533-A Col. Mitras
Norte Monterrey, N.L. C.P. 64320 Tels 83 11 09 00 / 83 73 07 70 Fax 83 11 09 00 Home Page :
[Link] E-mail : asr@[Link] Soporte : Foros de Soporte

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.

Capítulo
Inicio

II
Inicio

2
2.1

Inicio
Como empezar a utilizar el programa
Primero que nada debe de dar de alta a una empresa para esto usted se va a archivo,

Posteriormente a maestro de empresas y despues a agregar, ahi apareceran unas celdas

disponibles para adjudicar los datos correspondientes de cada celda.

Son datos muy sencillos como colocar el nombre de la empresa, los numero de cuenta
correspondiente a la contabilidad y si la comisión es por agente o zona. Mes Actual: El mes que se
está procesando actualmente, si usted está capturando información atrasada, este campo debe de
concordar con el mes que se encuentre capturando. Partidas Factura: El número de partidas o
renglones que acepta su formato de factura físicamente, para que el sistema no acepte mas
partidas dentro de la captura. Notese: que hay que tomar en cuenta que puede haber artículos
con descripción que utilicen 2 o mas renglones. Partidas Remisión:
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9

Ayuda del Sistema Fussión

igual que el anterior pero en Remisiones. Partidas Cheque: igual que el anterior pero para
cheques. Comisión: Como se va a calcular las comisiones para los agentes o vendedores, se tienen
3 opciones, por agente, en el cual cada agente se le asigna un porcentaje de la venta, por zona que
cada zona tiene elporcentaje de comision de la venta. Liga Contabilidad: (ver descripción aqui) Liga
Inventarios: (ver descripción aqui) Bodega: La bodega por default, de la cual se va a sacar la
existencia para surtir las ventas. Este es solo la bodega que aparecera cada vez que quiera hacer
una venta, pero se podrá cambiar si se quiere surtir existencia de otra sucursal o inclusive de otro
almacén. · Parámetros de Cuentas de Contabilidad

2.2

Parámetros de Contabilidad

Los parámetros para poder hacer ligas a contabilidad son los siguientes: En la columna de
Facturación: Cta Clientes: La cuenta de mayor de clientes, o la cuenta superior de clientes, el
sistema al hacer la liga solo tomará los primeros 2 digitos, para agregarle los últimos 4 dígitos con
el número del cliente de que se trate. Cta IVA: La cuenta del IVA por acreditar, aqui la cuenta la
toma completa el sistema.

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Inicio

10

Cta Ventas: La cuenta donde se registrarán las ventas. Cta Descuento: La cuenta en donde se
registrarán los descuentos, si los hay. No de Serie: El número de serie por default, los números de
serie se utilizan para poder facturar en diferentes sucursales sin tener que llevar un control de los
folios, ya que para cada serie se tendrá un consecutivo distinto. Fecha de Cierre: Esta fecha
definirá el punto en el cual el sistema deja modificar o dar de alta movimientos, por lo que si la
fecha de cierre esta en 31/12/2001, esto quiere decir que el sistema no dejará dar de alta ningún
movimiento antes o igual a esa fecha, ni se podrán modificar movimientos. Acceso Precios: Al
momento de facturar o vender por medio del punto de venta, esta opción nos determina si se le
va a daropción a la persona que está capturando la venta de poner el precio manualmente, si esta
opción no esta activada, solo se podrá escoger los precios que se tengan dados de alta en las
diferentes listas de precio. Tipo de Costeo: Se tienen 2 tipos de costeo, el fijo y el de reposición,
basicamente son lo mismo porque los dos manejan el método de último costo, pero el de
reposición se va cambiando el costo basado en los movimientos de entradas y salidas, y el fijo solo
cambia cuando uno manualmente cambia el costo en el maestro de artículos. En la columna de
Proveedores: Cta Proveedores: La cuenta mayor de proveedores o la cuenta superior de
proveedores en contabilidad. Igual que la cuenta de clientes, solo los primeros 2 dígitos se utilizan
para contabilizar, ya que los últimos 4 son el número del proveedor. Cta IVA: La cuenta de IVA
acreditable. Cta Retención: últimamente en México hay una retención de IVA a todos los
proveedores de flete o que facturen el flete, aqui ponemos la cuenta en la cual se va a contabilizar
esa partida. Cta Ret ISR: y Cta Ret IVA: Para registrar recibos de honorarios, se necesita hacer una
retención de ISR que actualmente es del 10% y otra también de un 10% de IVA. Aqui ponemos las
cuentas correspondientes a esas retenciones. Día límite para reg/facturas: Al recibir una factura de
proveedores que tiene fecha del mes anterior, esta se debe registrar con la fecha actual, pero para
aprovechar este IVA en el mes anterior debido a que esta factura corresponde al mes anterior,
aqui le ponemos cuantos dias tengo como límite para registrar facturas de meses anteriores y que
me las contabilize en el mes anterior, si le ponemos 10, entonces si la fechade recepción de
factura es 10 o menos se contabiliza en el mes anterior de lo contrario se contabiliza en el mes
actual, recuerde que esto es solo para facturas de meses anteriores al actual.
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11

Ayuda del Sistema Fussión

Si no desea utilizar esta opción solo ponga 0. Tipo de Póliza que genera: Aqui ponemos el tipo de
póliza que deberá estar dado de alta en contabilidad, para las pólizas de diario que genere el
módulo de proveedores.

2.3

IVA Pendiente
Los parámetros que no se describieron en la sección anterior es debido a que quisimos dedicarle
un tema por separado. En Clientes: Activa IVA por Cobrar Cuenta de IVA por Cobrar En
Proveedores: Activa IVA Pendiente Cta IVA Pendiente Fecha IVA Pendiente: Todos estos
parámetros se refieren al cambio que hubo a la Reforma Fiscal del 2002, en la cual se define que
se debe registrar el IVA de un pasivo una vez que se haya pagado y el IVA en ventas una vez que se
haya cobrado, por lo que el sistema sigue contabilizando, pero a una cuenta puente, en la cual el
IVA va a estar pendiente hasta que se cobre, o hasta que hayamos pagado, según sea el caso. La
Fecha es para que se implemente a partir de una fecha y que el sistema determine si la factura es
de fecha superior a la fecha de implementacion entonces si hace el movimiento de traslado del
IVA de la cuenta puente a la cuenta normal, si es anterior a esta fecha no hace nada debido a que
este IVA nunca entró a la cuenta puente.

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.

Capítulo
Clientes

III
13

Ayuda del Sistema Fussión

3
3.1

Clientes
Como agregar un Cliente
Selecciona archivos, posteriormente clientes y damos un click enagregar

y ahi saldran los campos correspondientes a cada uno de los datos de nuestros clientes sin
embrago si todavia no tenemos dado de alta a ningún agente de ventas, zona, o comisión
podemos dar de alta a estas funciones solo seleccionando la lupa que se encuentra a un lado del
campo.

Lista: Es la lista de precios con la cual le vendemos a este cliente. Descuento: Es el descuento pre-
asignado que manejamos con este cliene, este descuento va a aparecer cada vez que hacemos una
factura o remisión y que seleccionamos este cliente. Condición: La condición de pago que
queremos nos aparezca por default en factura o remisión al seleccionar este cliente. Limite de
Crédito: Si este cliente tiene un límite de crédito en valor aqui se lo capturamos y al rebasar ese
límite y que le estemos facturando a este cliente el sistema nos pondrá un mensaje para decidir si
aun rebasado el límite deseamos facturarle.

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.

Capítulo
Facturación

IV
15

Ayuda del Sistema Fussión

4
4.1

Facturación
Como hacer una factura
Haga un click en archivo, posteriormente en facturación y archivo de facturas, al abrir esta ventana
selecionamos agregar Aparecerá la ventana de agregando facturas Esta ventana esta compuesta
por dos bloques. 1er Bloque Pestañas General. En esta parte se muestra todos los datos generales
de la factura Notas: Area designada para poner algun escrito o aclaracion deseada Cabe mencionar
que los datos generales cuenta con:

Numero de Factura: El número de factura, se compone de 2 partes, la serie y el consecutivo, la

serie nos sirve para poder tener varias sucursales o puntos de venta, y poder llevar un consecutivo
para cada unade ellas. Cliente: Es la persona fisica o moral a la cual se la va a facturar, si no esta
dado de alta se utiliza el buscador y se da de alta con agregar y posteriormente se le colocan sus
datos personales. Agente: Aqui corresponde el numero de agente asignado para la operación, si
no esta dado de alta solo utilizamos el buscador y agregamos.
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Facturación

16

Condiciones de pago: El programa trae unas condiciones ya pre-instaladas o en su caso el usuario

puede asignar las propias Pedido del cliente: Es el número del pedido del cliente en el caso que
exista. Descuento: El sistema acepta un porcentaje para descontar del sub-total de la factura.
Flete: Es un costo que nos representa por el traslado de los bienes a facturar. Otros. Cualquier otro
cargo adicional. 2do Bloque Es para mostrar la mercancía o el artículo deseado solo basta con dar
un click en agregar y nos mostrará el articulo correspondiente a la operacion solo utilizando el
buscador del articulo, sin embargo si no esta dado de alta solo hay que agregar el articulo faltante.
En agregar la partida de factura, se menciona la bodega en cual esta en existencia el articulo para
ello se utiliza el buscador

Al finalizar solo se presiona aceptar y el sistema preguntará si se quiere imprimir la factura. Nota:
Esta factura puede estar o no ligada a inventarios o a la contabilidad segun su eleccion en maestro
de empresas · Liga a inventarios · Liga a contabilidad

4.2

Como hacer una Remisión

En el menu archivo haga click en facturación y posteriormente en archivo de remisiones, damos un
click al botón de agregar. El procedimiento para dar de alta o cambiar una Remisión
esexactamente igual al de una factura, por lo que si desea ver esto a detalle deberá ver el tema de
como se hace una factura. Se debe de especificar que las remisiones no son un documento fiscal y
que por esa razón no van ligadas a la contabilidad.

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17

Ayuda del Sistema Fussión

Además de que tampoco nos genera una cuenta por cobrar, ya que esta remisión se deberá
facturar posteriormente, ya sea por la opción de Facturar Remisiones o por Generar Factura
Global , cualquiera de las 2 opciones anteriores nos creara la cuenta por cobrar y la póliza
contable. Nota: Esta remisión puede o no estar ligada a inventarios según su elección dentro del
maestro de empresas. · Liga de Inventarios

4.3

Como generar una Factura a partir de remisiones

Haga un click en operación y dentro de este menu encontrará un sub-menu de facturación, en este
encontrará la opción de facturar remisiones. Ventana de Generar Factura de Remisiones esta
integrada por:

Cliente: Aqui usted captura el número de cliente o en su defecto cuenta con un buscador en la
parte derecha para seleccionar el cliente al cual se le generará la factura. Al darle el número de
cliente, en la parte derecha aparacerán las remisiones de ese cliente que están pendientes de
facturar, para incluir una remisión de las desplegadas deberá marcarla, y para ese proposito se
cuenta con varios botones en la parte izquiera para marcar y/o desmarcar, las que no se marquen
quedarán pendientes de facturar. Fecha: fecha con la que se generará la factura. Marcar: Marca
con un asterisco la remisión seleccionada. Marcar todas : Marca todas las remisiones existentes
del mismo cliente para facturación. Desmarcartodas: Quita la marca de todas las remisiones.
Revertir marcas: Invierte las marcas, la remisión que estaba marcada la desmarca y la que estaba
desmarcada la marca.

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Facturación

18

Genera: Al presionar genera la factura a partir de las remisiones marcadas. Salir: Cancela la
operación. Esta ligada con la contabilidad ya que en este procedimiento se genera una factura.
Liga de contabilidad

4.4

Eliminar Facturas Generadas

Esta función nos permite eliminar una de las facturas que fueron generadas a partir de remisiones,
la factura se elimina junto con todas sus ligas de contabilidad y cuentas por cobrar y las remisiones
son liberadas o sea que quedan pendientes para facturarse nuevamente. Solo haga click en
operación seguido de facturacion y despues en elimiar facturas generadas. En la ventana de
eliminar factura solo se puede eliminar factura por factura. Factura: El número de factura a
eliminar, tiene que ser una factura que haya sido generada por Facturar Remisiones. Remisiones:
En este espacio aparecerán las remisiones que se incluyeron en número de factura capturada.

Nota: Es importante aclarar que la factura es el unico documento que se elimina pero las
remisiones siguen en el registro de operaciones esto es para que en su momento se vuelva a
generar la factura para su registro contable

4.5

Genera una Factura Global

Esta función genera una factura global a partir de las remisiones ya sea del día o de la semana o
del mes según el usuario escoja su periodicidad. Esto se debe hacer para poder pasar la
información de las remisiones a cuentas por cobrar y a contabilidad. Damos un clik en operacion
seguido de facturación yseleccionamos generar factura.

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Ayuda del Sistema Fussión

Automaticamente despues de colocar los datos correspondientes se generara la factura de las

remisiones seleccionadas, cabe mencionar que esta factura que se genera es por distintos clientes
seleccionados segun la remisión. Nota: Esta opción va vinculada a liga de contabilidad

4.6

Como hacer una Nota de Credito

En el menu archivo damos un click en facturacion y seguido de notas de credito, seleccionamos el
icono de agregar.

En la pantalla de agregando una Nota de Crédito nos muestra una informacion detallada que
nosotros como usuarios tenemos que capturar:

Folio: Numero asignado a la nota de credito correspondiente Fecha: Dia, mes y año de la Nota de
Crédito

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Facturación

20

Tipo: Aqui se le asigna el tipo de movimiento que deberá ser un crédito. Cliente: Es la persona
fisica o moral a la cual estamos vendiendo Factura: En esta celda se coloca el numero de factura
correspondiente a la cual se va hacer la nota de credito

Concepto: Se le asigna un concepto por el usuario, que es el que aparecerá como descripción en la
Nota de Crédito. Importe: La cantidad a acreditar al cliente IVA seleccionado: Al seleccionar esta
opción se le agrega el IVA. Posteriormente se le asigna aceptar La nota de credito va ligada a
Contabilidad y Cuentas por Cobrar · Liga de Contabilidad · Cuentas por Cobrar

4.7

Liga de Contabilidad
¿Que es la liga de contabilidad?
Se generarán las pólizas correspondientes en los siguientes casos: Facturación: al crear o cambiar
una factura al crear o cambiar una nota de crédito al registrar un [Link] al crear o
cambiar una factura al generar pagos al crear o cambiar una nota de crédito Para activar o
desactivar tal funcion haga click en archivo posteriormente en maestro de empresas, si ya dio de
alta algunas empresas, solo selecciona la que quiera modificar,

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21

Ayuda del Sistema Fussión

si no la ha dado de alta vaya a agregar nueva empresa, al abrir la ventana de agregar empresa, en
la parte inferior de la ventana viene una función para activar o desactivar la liga de inventarios.

4.8

Liga de Inventarios
¿Que es la liga de inventarios?
Es la vinculación del módulo de facturación hacia el módulo de inventarios, y básicamente se
refiere a si va a tomar en cuenta las existencias para poder facturar o remisionar, si la liga está
activa y no hay existencia de un artículo, el sistema no deja facturarlo hasta que haya existencia de
éste. Al facturar o remisionar, se genera un movimiento de salida por venta en el inventario
provocando su modificación en sus saldos de existencia.

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Facturación

22

si no la ha dado de alta vaya a agregar nueva empresa, al abrir la ventana de agregar empresa, en
la parte inferior de la ventana viene una función para activar o desactivar la liga de inventarios.

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.

Capítulo
Cuentas por Cobrar

V
Cuentas por Cobrar

24

5
5.1

Cuentas por Cobrar

Registrando un Pago
En esta opción se registran todos los pagos de clientes. Damos un click en archivo posteriormente
en cuentas por cobrar y despues de fichas de deposito. Para agregar un nuevo depósito damos un
click en agregar y aparecera una ventana de agregando un registroa fichas

En esta ventana nos pide el dato de la clave del banco y la fecha del registro del pago, existe un
localizador para el banco y si este no existe se agrega en la ventana del localizador. Fecha: Fecha
del registro del pago. En las partidas de los pagos a registrar, para ello damos un click en agregar
para que aparezca la ventana de Agregando un pago. Cliente No: Corresponde al reistro del cliente
del cual se esta realizando la operacion. Factura: Es el documento fuente del cual se esta
efectuando el pago, este control es un seleccionador en donde encontraremos las facturas que
estan pendientes de pago del cliente en cuestión. Valor: Es la cantidad monetaria de la operacion
Concepto: Datos correspondientes al movimiento Datos del cheque: Es la identificacion del
documento. Solo damos un click en aceptar

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25

Ayuda del Sistema Fussión

5.2

Maestro de Bancos
Es el bloque en donde nosotros como usuarios podemos dar de alta toda aquellas instituciones
bancarias que nuestra empresa necesita. Hacemos click en archivos, posteriormente en cuentas
por cobrar y despues en maestro de bancos. En en icono agregar, aparecera una ventana general
con los siguientes datos:

Clave: Es con el numero o clave que vamos a identificar el banco Cuenta: Es el numero de la cuenta
contable con la cual vamos a dar de alta en nuestra contabilidad. Cuenta Bco: Es el numero de
cuenta bancaria real que estemos utilizando en el periodo. Banco: Nombre del banco con el que
estemos contratando. Sucursal: Lugar en donde tenemos la cuenta activada. Uso: Persona, o
denominacion para la cual funcione la cuenta bancaria. Tipo de poliza a usar en depositos:
Secoloca solo las iniciales de la poliza a usar como por ejemplo EG IG Tipo de polizas a usar en
cheques: Se coloca solo las iniciales de la poliza a utilizar como EG, IG

Terminando de colocar los datos correspondientes solo damos un click en aceptar. Nota: Este
Bloque esta ligado a contabilidad

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Cuentas por Cobrar

26

5.3

Consultando Saldos
En la consulta de saldos se muestran todas las transacciones hechas por nuestros clientes y nos da
la información principal sobre las transacciones hechas. Haga click en operación y posteriormente
consulta de clientes

Solo con saldo: Es la opción que nos da si queremos ver la información con saldo o sin saldo segun
sea el caso. Cliente: Es la persona fisica o moral de la cual queremos ver sus movimientos o
registros actuales de las transacciones realizadas a la fecha. Saldos: aqui se detalla todo lo
facturado

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.

Capítulo
Cuentas por Pagar

VI
Cuentas por Pagar

28

6
6.1

Cuentas por Pagar

Ordenes de Compra
Haga click en archivo posteriormente en cuentas por pagar y despues en ordenes de compra
damos un clik en agregar

Pantalla General Numero de Orden: Es el numero con el cual identificamos el documento Fecha:
Dia, mes, año de la operación. Proveedor:

6.2

Capturando Facturas de Proveedores

Damos un clik en archivo posteriormente en cuentas por pagar y seleccionamos factura

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29

Ayuda del Sistema Fussión

Proveedor: Es la empresa fisica o moral con la cual estamos haciendo la transacción. N. de Factura:
Es el numero correspondiente al documento de la transacción. Fecha de factura: Fecha en que
fuerecibida la factura fisicamente al mmomento de la transaccion Fecha de recibido: Dia, mes y
año de la mercancia recibida. Contrarecibo: Documento que ampara la factura. Departamento: Es
el lugar donde se hace la requisicion. Concepto: Es la descripcion de la operacion. Cuenta: Es la
referencia representada en numero para llevar nuestra contabilidad. Descripcion: Asunto del cual
se trata la transaccion. Valor: Cantidad total del documento. Flete: Es la cantidad que se paga por
el traslado de la mercancia. Plazo en dias: Periodo representado en numero de dias para saldar
aquellas cuentas de credito. Honorarios: Este recuadro solo se seleccionara cuando se tenga que
pagar una cantidad monetaria a un representante de la empresa. Descuento N.C.: Es el descuento
otorgado por el proveedor, puede ser por pronto pago, etc.
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Cuentas por Pagar

30

Orden de compra: Numero del documento correspondiente. Nota: El hacer este movimiento va
vinculado a liga de contabilidad.

6.3

Generar Pagos a Proveedores

Para generar un pago a proveedores tenemos que abrir el archivo de facturas, en el cual se
capturaron las facturas. Después se busca dentro de las facturas el proveedor al que se le va a
registrar o generar el pago, una vez seleccionado con el cursor nos cambiamos de pestaña a la que
dice "Proveedor", lo que nos despliega todas las facturas pendientes de pago de ese proveedor
seleccionado, con el botón de seleccionar factura, vamos marcando cada una de las facturas que
queremos pagar, si alguna de ellas la queremos pagar solo parcialmente, al estar seleccionada
oprimimos el botón de "Pago Parcial", en el cual nos aparece una ventana pidiendo elmonto que
queremos pagar en lugar de la totalidad del saldo, una vez hecho todo esto, podemos oprimir el
botón de "Generar Pagos", esto nos abre una ventana pidiendo los datos del cheque inicial a
generar, solo si el sistema se encuentra Ligado a Contabilidad , de lo contrario solo pide la fecha, y
genera los pagos en proveedores.

6.4

Archivo de Pagos
Este archivo es solo para consulta lo que significa qu no se puede dar de alta o cambiar ninguno de
los datos que aqui se despliegan. Si lo que desea es hacer o registrar un pago a proveedores ,
tendrá que hacerlo desde el archivo de Facturas.

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.

Capítulo
Punto de Venta

VII
Punto de Venta

32

7
7.1

Punto de Venta
Punto de Venta
Para accesar al punto de venta hay dos formas de accesar la primera es por el icono de acceso
directo de punto de venta que se encuentra dentro de la ventana principal del sistema FUSSION y
la segunda opcion es dar un click en archivo seguido de punto de venta. Esta opción nos sirve para
poder realizar todas las ventas que nuestra empresa genere en el momento.

Cliente: Es la persona fisica o moral con la cual vamos a realizar una transaccion, colocando
automaticamente sus datos correspondientes como la dirección. Clientes Agente: Es la persona
que directamente lleva la venta o la transaccion con el cliente.

Pedido del cliente: Es el numero correspondiente al documento ya realizado con anteriridad o en

el momento de la transacción. Condiciones: Son las condiciones de pago que el cliente tiene
pactadas con la empresa, ya sea de contado o de algun credito disponible.

El icono que esta del lado izquiero de pedido del cliente del clientecuando se necesite.
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es para cambiar en su caso los datos

33

Ayuda del Sistema Fussión

Ventas pendientes: Al presionar este icono nos mostrara todas las ventas pendientes que se ayan
realizado con anterioridad, en caso de tener algun movimiento en existencia en esta ventana solo
lo elegimos y la venta dejara de ser pendiente. Descuento: Es la cantidad en porcentaje que la
empresa quiera dar como descuento como gratificación de parte de la transacción Flete: Es la
cantidad que se le va a cargar al cliente por el traslado de cierta mercancia, cabe mencionar que
este costo es adicional a la mercancia ya pactada. Otros Cargos: Es la cantidad correspondiente a
cualquier otro cargo que la transacción o venta generen. En captura Clave: Va el numero o letras
correspondientes de el articulo seleccionado o elegido. Descripción: Va el nombre o descripción
del articulo seleccionado en la clave. Bodega: En esta opción solo nos indica la bodega
correspondiente a la cual se esta extrayendo la mercancia o articulos, esta opcion se pude
modificar solo en el maestro de empresas. Cantidad: Va representado en numero de articulos a
vender. Precio Unitario: Es el valor unitario de nuestro articulo o mercancia a vender.

Partidas

En partidas nos da la relacion de la mercancia que marcamos en la captura, y asi poder ver los
articulos marcados para algun movimiento. En el boton Eliminar: Nos sirve para borrar aquel
movimiento no deseado. En el boton Grabar: Nos sirve para guardar la transacción o movimiento y
aparecera la siguiente ventana.

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Punto de Venta

34

Ahi seleccionamos el movimiento de acuerdo a lo que vallamos arealizar. En verificar existencias

solo nos sirve para rectificar que realmente exista el articulo aunque si no lo hubiera
automaticamente el sistema lo detecta y no lo hace saber. En cambiar precios nos sirve para
cambiar la lista de precios que el articulo tenga dado de alta.

El punto de venta es muy importante ya que esta vinculado con las Facturas, Remisiones e
Inventarios

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.

Capítulo
Inventarios

VII
Inventarios

36

8
8.1

Inventarios
Tipos de Movimientos
Los tipos de movimientos definen si el movimiento es una entrada o una salida, y además pueden
identificar o separar dentro de los reportes los movimientos por su tipo. Usted podrá agregar mas
tipos, los que se muestran son los que el sistema genera por default si el archivo no existe. Pero se
recomienda que los que están por default se queden como están, si acaso solo cambie la
descripción de estos para que quede de acuerdo a sus especificaciones.

8.2

Capturando el primer Inventario

Para capturar el primer inventario, se requiere tener los artículos dados de alta para asi poder
capturar la existencia de cada uno como si fuera una compra en la opción de Captura de
Movimientos. La captura de los artículos de deberá hacer en la opción de Archivos -> Artículos y la
ventana de captura es la siguiente:

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37

Ayuda del Sistema Fussión

Si no se tiene toda la información a la mano, como mínimo se deberá capturar la clave del artículo,
y su descripción corta. A continuación describiermos los campos que necesiten explicación:
Servicio: Esta es una opción para indicarle al sistema que el artículo que estamos describiendo es
unservicio por lo tanto no se llevará o revisará su existencia. Ni tampoco se generará una salida de
este artículo. Obsoleto: Esta es una opción para marcar el artículo como obsoleto, lo que significa
que ya no nos aceptará el sistema utilizarlo en alguna factura, remisión, pedido, etc. ni tampoco
nos desplegará el artículo cuando obtengamos una lista de precios, solo se queda la clave para
referencias anteriores de facturas y hechas que contengan ese artículo. Usar Fórmulas: En lugar de
utilizar los diferentes precios, se utilizarán los factores, de hecho si se activa esta opción se verá
que los campos de precios se deshabilitarán y los factores se habilitarán. Al utilizar fórmulas lo que
el sistema hará es calcular el precio de venta con el costo multiplicado por el factor en cuestión,
según la lista de precios seleccionada.

8.3

Capturando Movimientos al Inventario

Para poder hacer movimientos se necesita que existan los artículos dentro del maestro de
artículos, de no ser asi, se necesita que se capturen, si son pocos los artículos que no existen y se
pretende dar una entrada desde captura de movimientos, se podrá como quiera hacer ya que en
el localizador de los artículos se incluye opción para dar de alta estos. La ventana para captura de
movimientos es la siguiente :

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Inventarios

38

8.4
8.4.1

Como Hacer un Inventario Físico

Capturar Inventario Físico
La captura de un inventario físico es para hacer comparaciones entre la existencia teórica que es la
que va llevando el sistema y la existencia física o la real que existe en las bodegas. Se levanta un
inventario físico y se captura el resultado en esta opción, la ventana decaptura es como sigue:

Nota: se podrá utilizar esta opción para capturar la existencia inicial de un inventario, solo si se
desea que se guarde el contenido de ese inventario, ya que el proceso normal es de capturar las
existencias iniciales como si fueran compras en Captura de Movimientos. Despues de la captura
del inventario físico se deberá correr el Reporte de Diferencias entre Teórico y Físico . Aclaración:
la fecha de cada captura debe ser la misma para todo un inventario físico completo aunque la
captura se haya tardado mas de un día, esto debido a que los movimientos de los inventarios
físicos anteriores ahi se encuentran, y su única identificación contra los demas sería la fecha.

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39

Ayuda del Sistema Fussión

8.4.2

Reportar Diferencias entre Teórico y Físico

Este reporte muestra las diferencias entre el inventario teórico, que es el que lleva el sistema, y la
existencia física o real que se encuentra en la bodega.

Para poder realizar este reporte se debió haber capturado antes el Inventario Físico. Para este
reporte se pide la fecha del inventario físico, la cual debe coincidir con la fecha de las existencias
del inventario físico que se capturaron con ese fin.

8.4.3

Generar Movimientos para ajustar diferencias

Esta opción nos genera las entradas y/o salidas por ajuste que se tendrían que capturar para que
el inventario teórico sea igual al físico. El sistema lo hace automaticamente, solo pide la fecha del
inventario físico y que bodega es la que se va a procesar o si quiere procesarlas todas. Las claves
de tipos de movimientos que generará son la (04) Entradas por Ajuste y la (08) Salida por Ajuste,
estostipos deben de estar por default en el archivo de tipos de movimientos.

Al presionar el botón de Procesar, se generarán los movimientos de inventarios ya sean entradas o

salidas para que las existencias del teórico coincidan con el físico.

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.

Capítulo
Funciones basicas

IX
41

Ayuda del Sistema Fussión

9
9.1

Funciones basicas
Funciones basicas
Aqui veremos la ayuda de las funciones basicas del programa fussion que puede desarrollar, los
tomamos como puntos secundarios por ser funciones basicas y no necesitan mayor desarrollo
tomando en cuenta que hay funciones que se desarrollan exactamente igual solo cambia el
concepto, tal es el caso de clientes y proveedores. · · · · · · · · Agregando proveedores Zonas
Agentes Condiciones de pago Impuestos Marcas Familias Articulos

Sin embargo existen otras funciones basicas dentro del sistema los cuales nos ayudan a darle
mayor facilidad en su manejo como los controles.

9.2

Agregando Proveedores
Damos un click en archivo y posteriormente en proveedores, y posteriormente en agregar

Aparecera esta ventana solo para colocar todos los datos generales del proveedor de nuestra
empresa, datos basicos como el nombre o razon social de la empresa, abreviacion de como lo
vamos a identificar, telefono, y fondo de garantia el cual no es necesario poner ya que va de
acuerdo al proveedor que lo requiera.

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Funciones basicas

42

Despues de haber capturado el proveedor podremos capturar una factura.

9.3

Zonas
Damos un click en archivo posteriormente en zonas en la pantalla principal nos aparecera todas las
zonas disponibles para poder [Link] caso de que no esten dadas de alta solo nos posicionamos
en agregar y colocamos los datos correspondientes

Como el numero de zona correspondiente, asi como el nombre de la zona, la abreviacion y si esta
lleva alguna comisión en caso de calcularse por zona.

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43

Ayuda del Sistema Fussión

9.4

Agente
Damos un click en archivo seguido de agente. en la pantalla principal apareceran todos los agentes
que tenemos dados de alta, en caso de que estos todavia no esten registrados solo damos un click
en agregar

Solo colocamos datos basicos como el numero de agente, el nombre de la persona, la abreviacion
de identificación y la comisión correspondiete de la persona, si la comisión de ventas es por
Agente.

9.5

Impuestos
Damos un click en Archivo seguido de Impuestos

Aqui solo se colocaran aquellos porcentajes correspondientes al los impuestos que en la ley
existan o en su defecto alguna cantidad impuesta por el usuario. Esta función va ligada a los
artículos en inventarios

9.6

Condiciones de Pago
Esta función se encuentra en los bloques de Facturación y en el de cuentas por pagar, aunque en
los 2 casos sirve para saber la forma y tiempo del pago correspondiente que se van a hacer, la
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Funciones basicas

44

diferencia esta en que uno es impuesto por el usuario y el de cuentas por pagar es impuesto por
nuestro proveedor o aquella compañia a la cual le debemos.

Las condiciones de pago van ligadas a facturas y a cuentas por pagar

9.7

Familias
La marca es con lo que vamos a identificar un producto o servicio y solo tenemos que dar un click
en archivo despues en Marcas, ahi nosmostraran todas las marcas que el usuario haya dado de
alta sin embargo si todavia no tiene registrada ninguna, solo damos un click en agregar.

Solo se coloca en esta ventana el numero de la marca asi como el nombre de la marca la cual
vamos a identificar seguido de aceptar.

9.8

Sub-Familias
Las familias son representadas por aquellos grupos de algo que nosotros podamos identificar ya
sea un articulo o servicio. En la pantalla inicial se mostrara todas aquellas familias de los articulos o
servicios que el usuario haya dado de alta sin embargo si todavia no tiene niguna familia en
existencia solo de un click en agregar.

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45

Ayuda del Sistema Fussión

Aquí solo se colocan el numero de la familia y el nombre con la cual la identificaremos. Las familias
van ligadas a inventarios

9.9

Articulos
Damos un click en archivo seguido de articulos, y nos mostrara todos los articulos en caso de no
tener ninguno en la lista solo damos un click en agregar

Articulo: Clave del articulo con el cual lo identifiquemos. Marca: Es con lo que identificamos el
artículo. Familia: Grupo correspondiente al articulo Descripción: Nombre del articulo a agregar
Servicio: Se utiliza cuando es algo intangible precisamente como un servicio y si damos de alta un
articulo simplemtente no se selecciona. Unidad: Representado por el numero de articulos
registrados bajo el mismo nombre.

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Funciones basicas

46

Costo: Valor a lo cual fue adquirido el articulo o servicio Impuesto: Aqui se selecciona el impuesto
correspondiente de cada articulo Precios: Aqui van los diferentes precios con los que puede llevar
el articulo. Estafuncion va ligada a inventarios

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.

Capítulo
Controles

X
Controles

48

10
10.1

Controles
Controles
Los controles del sistema son basicos para poder desempeñar mas rapido todas las funciones del
programa tal es el caso de filtro, agregar, borrar, Cambiar, ayuda, salir, cancela, Filtro. y se
encuentran en todas las ventanas del sistema fussion.

·······

Cancelar Agregar Cambiar Borrar Salir Ayuda Filtro

10.2

Cancelar
Esta funcion nos permite abortar lo que nosotros estemos realizando dejando la funcion o el
movimiento que estabamos ejecutando intacto.

Sin embargo esta funcion de cancelar en ventanas como de facturacion es muy importante ya que
puede eliminar un documento ya hecho, por lo cual solo en estos caso se recomienda mayor
atencion a lo que se va hacer.

10.3

Agregar
Esta funcion nos permite colocar mas valores en las ventanas, asi que esta funcion tan importante
esta dentro de la mayoria de las ventanas que solo requieran colocar mas datos.

10.4

Cambiar
Esta función nos ayuda a modificar algun dato de un documeto, persona, etc. que nosotros
seleccionemos, y se encuentra en la parte inferior derecha de todas las ventanas disponibles.

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49

Ayuda del Sistema Fussión

10.5

Borrar
Esta función nos ayuda a eliminar por completo toda aquella manipulacion o dato dado de alta en
una ventana, cabe mencionar que si se ejecuta esta función ya es irreversible volver a recuperar el
dato eliminado.

10.6

Salir
Esta función es solo para dar por terminado la ejecucion de una ventana a la cual estemos
ejecutando, y tambien para dar por terminado la seciondentro del programa.

10.7

Ayuda
Esta funcion es con la que el usuario se va auxiliar para poder saber como desarrollar una ventana,
funcion, cuadro, etc. sin embargo hay dos formas de ejcutarla una es por medio del boton de
teclado que se llama F1 como acceso directo, y la otra la que por medio de la ventana del
programa de fussion que se encuentra al final de la barra de herramientas del lado izquierdo
superior, o en su caso en la ventana seleccionada en la parte inferior derecha.

10.8

Filtro
¿Que son y para que sirven ? Filtro es una manera de ver en un visor, solo la información que
cumple con cierto requisito. Nos sirve para poder ver en una ventana solo la información que
necesitamos ver en ese momento, sin tener que borrar información ya existente, estos filtros son
configurables por el usuario.

Al oprimir el botón del filtro, aparecerá la ventana para configurar el filtro, en donde se verán
todos los campos que incluye el visor, y a un lado del campo un espacio para capturar un valor y
enseguida un botón para seleccionar la condicion que debe cumplir.

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Controles

50

O sea que podemos ver solamento las facturas que pertenecen a un solo cliente, o en si a un
numero especifico del documento Para volver a ver todos los registros, entramos de nuevo a Filtro
y Oprimimos el botón de Limpiar. Si queremos también podemos poner condiciones parciales, o
sea que solo queremos ver las personas que tengan un apellido SANCHEZ, para estos colocamos el
cursor al lado de donde dice Nombre, y le ponemos *sanchez. Nótese que pusimos un asterisco
(*), antes de la palabra, lo que indica que lo que andamos buscando puede estar encualquier parte
del campo, al principio, en medio o al final. Otra opción es darle al revés, sanchez*, con el
asterisco despues de la palabra, esto indica que queremos solo los que empiezan con esa palabra.
Además de todo esto, si nos fijamos bien, veremos que hay otra pestaña que dice, Filtros
Guardados, que quiere decir consultas guardadas, con esta opción podemos guardar los filtros
mas utilizados por nosotros y darles un nombre que los identifique. Para que asi podamos poner el
filtro con solo seleccionar una consulta ya guardada anteriormente. · Agregar, Cambiar o Borrar

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.

Capítulo
Seguridad

XI
Seguridad

52

11
11.1

Seguridad
Seguridad
El Sistema administrativo Fussión cuenta con un sistema de seguridad avanzado el cual nos
ayudará a bloquear o a crear nuevos usuarios teniendo mayor control de quien o quien no puede
operarlo, sin embargo es preciso aclarar que para hacer estos movimientos es necesario nombrar
a una persona responsable de estas funciones ya que de el dependeria nombrar o no a las
personas las cuales operarian el sistema para mayor seguridad. Cuenta con las siguientes
funciones: · · · · Usuarios Cambio de Usuarios Cambio de Contraseña Usuarios del Sistema

11.2

Usuarios
Damos un click en archivo seguido de seguridad y posteriormente en usuarios En esta función nos
va ayudar a saber quienes y cuantos son los usuarios que estan manipulando el sistema, sin
embargo es necesario aclarar que esta función solo puede ser manipulada por el supervisor, que
va hacer la persona o personas encargada de dar entrada o no a los usuarios al sistema. De otro
modo el operador no podra ver esta función activada Elsupervisor se da de alta como tal en esta
misma función y da de alta a los operadores correspondientes.

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53

Ayuda del Sistema Fussión

Nombre: Es el nombre de la persona que puede ser el mismo supervisor u operador. Apellido: Es el
apellido de la persona dada de alta. Usuario: Es el nombre con el que se pedirá al inicio de cada
seción. Acceso Inicial: Es en donde seleccionamos los niveles de acceso que puede tener el
usuario, aunque si seleccionamos supervisor automaticamente se desactiva esta función. Grupo
de usuarios: Corresponde al grupo de personas que esten en linea o en uso con el mismo sistema.
Grupos: Va representado por el numero de grupos que existen como usuarios. Nivel: Se selecciona
a la función de la persona que va a darse de alta y la limitación de el acceso en su caso.

11.3

Cambio de Usuario
Damos un click en archivo seguido de seguridad y despues en cambio de usuario, esta función nos
ayudara para dar acceso a cada usuario que quiera manipular el sistema y asi llevar un control
mayor en los accesos correspondientes.

Solo se colocan los datos del usuario nuevo para poder iniciar nueva seción. El usuario al que
queremos cambiar debe ser un usuario previamente registrado en el sistema.

11.4

Cambio de Contraseña
Damos un click en archivo posteriormente en seguridad seguido de cambio de contraseña. Esta
función nos sirve para poder cambiar la contraseña personal, sin embargo esta función puede
cambiarla cada usuario que accese al sistema sin haber necesidad de que el supervisor la
modifique.

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Seguridad

54

Solo colocamos los datos correspondientes, como la clave anterior,y la nueva contraseña y
repetimos la contraseña y listo.

11.5

Usuarios en Sistema
Damos un click en archivo y posteriormente en seguridad seguido de usuario en sistema. Aqui se
detallan todos los usuarios que esten conectados en caso de que el sistema de fussión este en red,
y en caso de que no este en red solo aparecera el usuario que este en el sistema.

En la función de actualizar cada ciertos segundos nos sirve para monitorear quienes y cuantos son
los usuarios en el momento, solo si estan en red, en caso de que no esten en red solo aparecera el
usuario existente.

11.6

Usuario y Contraseña Inicial

Al instalar el Sistema de Fussión, se tienen dados de alta 2 usuarios con nivel de supervisor, con el
cual se puede entrar y controlar cualquier parte del sistema.

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55

Ayuda del Sistema Fussión

Las claves son como sigue : Usuario : IASC Contraseña : IASC y Usuario : fussion Contraseña :
fussion Una vez adentro usted puede agregar mas usuarios y además cambiar las contraseñas de
los usuarios existentes, para tener el control de la seguridad del sistema.

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.

Capítulo
Usuarios

XII
57

Ayuda del Sistema Fussión

12
12.1

Usuarios
Supervisor y Operador
Los usuarios son todas las personas que accesan al sistema administrativo Fussión, sin embargo
estas personas o usuarios son catalogados segun el sistema como Supervisor y operadores. El
supervisor es aquel usuario del sistema que cuenta con acceso a todas las aplicaciones del sistema
administrativo Fussión, y que puede bloquear o dar acceso a algunas funciones a un operador solo
ingresando a una ventana disponible como porejemplo en facturas, agregar una factura solo se
presiona las teclas Ctrl seguido de F8 para dar o no acceso a los operadores en el sistema, cabe
mencionar que el supervisor es la unica persona que puede hacer esta operación. El operador es el
usuario que depende de los accesos que el superivisor administra, en si es el usuario que solo va a
manipular el sistema en una forma de captura de datos o eliminarlos segun sea el caso.

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.

Capítulo
Reportes

XIII
59

Ayuda del Sistema Fussión

13
13.1

Reportes
Facturación

13.1.1 Ventas

En esta opción vamos a poder observar todos los reportes en relacion a las ventas hechas en un
solo periodo o en su caso de una sola transacción.

13.1.2 Facturas del Mes

Damos un click en reportes seguido de facturación y damos un click en facturas del mes

En las ventanas de facturas solo vamos a colocar el numero correspondiente al rango de facturas
que queremos ver, o en su caso si queremos ver todas las facturas no colocamos ningun dato en
estas ventanas y solo ponemos imprimir y automaticamente aparecera los datos en pantalla. En
las ventanas de fechas solo se selecciona el dia, mes y año de donde a donde es el movimiento de
facturas.

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Indice

60

Indice
- Aalta de artículos 36

-Ssalida al inventario soporte 6 36

-T37 telefono 6 tipos de entrada tipos de salidas 36 36

-Ccapturar movimientos Contactar 6 Contacto 6

-Ddireccion 6

-Ee-mail 6 entrada al inventario entradas al almacén 36 37

-Fformulas en precios 36

-HHome Page 6

-Iinventario físico 38

-Llistas de precios 36

-Nnuevo artículo 36