ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION

- Descripción: Es el proceso de análisis de los SISTEMA DE CLASFICACION, ORGANIZACIÓN Y

documentos de archivo o de sus agrupaciones, DESCRIPCION.
materializándolo en representaciones que permitan
GOBERNACION DEL TOLIMA El respeto al principio de procedencia y al principio de orden
NIT: 800.113.6727 identificar, localizar y recuperar la información para la original de los documentos es el punto de partida para la
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA – DIRECCION gestión y la investigación en una entidad. adecuada organización de los archivos, entendiendo por
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA organización el conjunto de operaciones intelectuales y
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION mecánica que se aplican a las agrupaciones documentales
DOCUMENTAL (fondo, sección, subsección, serie, subserie). Norma general
para la descripción archivística NTC 4095.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y Ordenación

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION Es la forma como se organizan los tipos documentales dentro
de una de las unidades archivísticas (carpetas, tapas, legajos),
llevando un estricto orden el cual puede ser asi:

- Clasificación documental:

Permite identificar y agrupar en expedientes todos los

documentos pertenecientes a una dependencia,
teniendo en cuenta las series y subseries definidas en
la Tabla de Retención Documental, o en algunos casos,
también se pueden identificar y agrupar con los C.C.D.
Las Tablas de retención Documental son una Cuadros de Clasificación Documental.
herramienta gerencial que clasifica la información en
series y subseries por diferentes asuntos (producida Este proceso, es el que se conoce como Tenga en cuenta que para archivar y foliar cada una de las
esta por una oficina en cumplimiento de sus funciones), CLASIFICACION DOCUMENTAL. carpetas o legajos, los documentos deben ir organizados
desde la fecha más antigua y cerrando con la fecha más
a la cual se le asigna un tiempo de retención o
reciente; de tal manera que al abrir la carpeta o legajo, vas a
permanencia en cada fase de archivo; es importante encontrar la fecha más antigua, en la primera página y la fecha
tener en cuenta que siempre estará en proceso más reciente al cierre de la carpeta o legajo en la última página.
evolutivo.
La foliación se debe ir en el extremo superior derecho con lápiz
Una parte muy importante en la Tabla de Retención de mina negra y blanda (HB, B), una sola cara, en forma legible
Documental son los C.C.D, Cuadros de Clasificación sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo
Documental, en los cuales se denominan, las series, hasta el más reciente al final de la carpeta o legajo.
subseries y la respectiva codificación de cada oficina,
Se deben foliar todos los documentos de manera consecutiva.
de acuerdo al organigrama de la entidad. En caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
resoluciones entre otros) la foliación se ejecutara de manera
Tomando como guía los C.C.D. Cuadros de independiente por cada carpeta o legajo. En el caso de series
Clasificación Documental, podemos realizar uno de los documentales complejas (contratos, historias laborales,
procesos archivísticos que se denomina DECRIPCION, investigaciones disciplinarias y procesos jurídicos) cada
que como su nombre lo indica, describe de manera expediente tendrá una sola foliación de manera continua, y si
detalladas la marcación de legajos o carpetas, rótulos tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
de cajas e inventarios documentales. Etc. conse, rvación (carpeta) la foliación se ejecutara de forma que
la segunda será la continuación de la primera y así
sucesivamente.
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION SERIE DOCUMENTAL

Criterios para la organización de los archivos de Ejemplos de series documentales comunes: ACTAS,
Gestión(Artículo 4. Acuerdo 042 de 2002, expedido por el AGN). PROYECTOS, INFORMES, PLANES, PROGRAMAS, es de tener
en cuenta que de cada serie, resultan algunos grupos de
¿QUÉ ES EL ARCHIVO DE GESTION? subseries.

Son los archivos que son consultados frecuentemente dentro

del proceso de gestión. Se conservan como satélites en las
dependencias por el tiempo que esta así lo determine. Para
darle traslado al archivo central o intermedio. ¿Qué le permito a una entidad la aplicación de la Tabla de
Retención Documental?
Cumple su vida útil definida, según su frecuencia de consulta,
legislación o importancia. Este archivo es depurado . Facilita el manejo de la información.
normalmente de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental aprobada. . Contribuye a la racionalización de la producción documental.

. Permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

. Facilita el control y el acceso a los documentos a través de

los tiempos de retención en ella estipulados.

. Garantiza la selección y conservación de los documentos que

¿QUÉ ES EL ARCHIVO CENTRAL? tienen carácter permanente.

A este archivo son trasferidos los documentos de los archivos . Regula la transferencia de los diferentes documentos en las
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando diferentes fases de archivo.
Tabla de Retención debidamente aprobada. están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).
. Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las La documentación permanecerá en el archivo Central durante administrativos.
series y subseries correspondientes a cada unidad el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental.
administrativa o dependencia. . Identifica y refleja las funciones institucionales.

La ubicación física de los documentos responderá a la

formación de los expedientes, los tipos documentales se
organizaran de tal manera que se pueda evidenciar el “Un archivo no es sólo una sucesión de documentos: es
desarrollo de los trámites. historia y memoria” (Johehán L. Romero).

Los tipos documentales que integran las unidades

documentales de las series y subseries, estarán debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenación consulta y control

Serie documental: Es el conjunto de unidades documentales

de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus
funciones.

¿QUÉ ES EL ARCHIVO HISTÓRICO?

Es la tercera y última etapa del ciclo vital de los documentos. A

este archivo se transfieren aquellos documentos que por su
valor para la investigación, la ciencia y la cultura, deben Elaboró: Rodrigo Garzón Aguilar
conservarse permanentemente. Revisó: Rosa Stella Espitia Montoya
Aprobó: Carolina Calderón Devia