CARTA RESPONSIVA FONDO FIJO DE CAJA
Tula de Allende, Hgo. A ________ del 20XX
Por medio de la presente, hago constar que yo, ______________________, quien desempeño el
puesto de ___________________, colaboro en la administración de recursos financieros de
“______________ S.A.” como responsable del fondo fijo de caja. El fondo fijo asciende a la cantidad
de $ __________.00 (____________________ pesos 00/100 M.N.); cuya finalidad única es cubrir pagos
imprevistos de nuestra unidad de negocio.
Asimismo hago constar que además de la custodia, contribuiré al óptimo manejo de recursos de
la unidad de negocios, a través de lo siguiente:
1) Seguir el procedimiento establecido para el manejo del fondo fijo de caja.
2) Conservar integro el importe total del fondo, respaldado por efectivo y comprobantes, así
como responder en caso de faltantes.
3) Solicitar asesoría y dar sugerencias a la administración de empresa, respecto al manejo del
fondo.
4) Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado.
5) Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos
6) Efectuar los reembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna
7) No mezclar fondos personales con el fondo de la unidad de negocios
8 ) Colaborar en la realización de los arqueos periódicos del fondo, realizados por la propia
empresa, los auditores internos y/o por los auditores externos.
9) Si por cualquier causa concluye mi responsabilidad sobre el fondo, haré entrega del mismo al
contador o al administrador; cubriendo el importe total del fondo, con el efectivo y comprobantes
que lo formen en ese momento. Sin más por el momento, quedo de usted (es).
A t e n t a m e n t e,
________________________________________
Nombre y firma del responsable del fondo
REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES FISCALES
Los comprobantes fiscales digitales deberán contener los siguientes requisitos:
1.- La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen fiscal
en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose de
contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el
domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
2.- El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria, así como el
sello digital del contribuyente que lo expide.
3.- El lugar y fecha de expedición.
4.- La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida.
5.- La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del
servicio o del uso o goce que amparen.
6.- El valor unitario consignado en número.
7.- El importe total consignado en número o letra, conforme a lo siguiente:
Cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición, en el momento en que
se expida el comprobante fiscal digital por Internet correspondiente a la operación de
que se trate, se señalará expresamente dicha situación, además se indicará el importe
total de la operación y, cuando así proceda, el monto de los impuestos trasladados
desglosados con cada una de las tasas del impuesto correspondiente y, en su caso, el
monto de los impuestos retenidos.
Señalar la forma en que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencias
electrónicas de fondos, cheques nominativos o tarjetas de débito, de crédito, de servicio
o las denominadas monederos electrónicos que autorice el Servicio de Administración
Tributaria.
LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO Y REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE
Se establece la creación de un fondo Revolvente de caja para cubrir los gastos menores
de acuerdo a las necesidades de la empresa, mismo que será manejado por el Asistente
Administrativo, quien será responsable de su administración y custodia.
II. La entrega del fondo Revolvente de caja se amparará por escrito mediante una carta
responsiva (Anexo 1) por la cantidad asignada, firmada por el Secretario Ejecutivo, misma
que deberá actualizarse en caso de aumento o disminución del fondo. Al momento de
recibirse el monto del fondo Revolvente, deberá firmarse además la póliza cheque
correspondiente.
III. El fondo Revolvente se destinará únicamente para el pago de adquisiciones de bienes
y/o servicios menores, que sean estrictamente necesarios para las actividades del
Instituto. No se podrá cubrir con recursos del fondo los conceptos contenidos en el Anexo
2. No se podrá pagar en efectivo con recursos del fondo, gastos mayores a un importe
de $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.) con IVA incluido, ya que éstos deberán liquidarse
con cheque nominativo.
IV. Sólo se podrán realizar pagos por medio del fondo siempre y cuando cuenten con
presupuesto autorizado disponible
V. El fondo Revolvente no se utilizará para otorgar préstamos o anticipos de sueldo a
funcionarios o empleados, o para canje de cheques personales.
VI. Todas las erogaciones que se efectúen con el fondo Revolvente deberán ser
soportadas con documentación comprobatoria original que reúna requisitos fiscales
(Anexo 3), de conformidad con las disposiciones legales aplicables en materia fiscal.
VII. Los comprobantes que presenten mutilaciones, tachones, remarcaciones, o
alteraciones que impidan identificar datos de los requisitos fiscales, no serán
reembolsados.
VIII. Excepcionalmente, y en los casos que por alguna razón el establecimiento que
otorgue el servicio o la venta de bienes no expida comprobantes con los requisitos
fiscales establecidos, la nota de venta o recibo presentado deberá acompañarse de la
autorización del Director de Administración y Finanzas. En caso de que el proveedor no
expida ningún comprobante, la Secretaría Ejecutiva emitirá un recibo simple amparando
el monto de la operación y el concepto del gasto, acompañado de una fotocopia de la
credencial de elector del proveedor.
IX. La documentación comprobatoria debe contener la firma de la persona que realizó el
gasto, así como la del responsable del fondo.
X. Las facturas por consumo de alimentos se deberán autorizar por el jefe inmediato de
quien ejerza dicho gasto, exclusivamente en los casos estrictamente necesarios en que el
personal se quede a laborar fuera de sus horarios normales de trabajo y se encuentre
plenamente justificado. En caso contrario, se considerará improcedente su trámite.
XI. No se reembolsarán gastos por consumo de bebidas alcohólicas ni propinas.
XII. Cuando se requiera un anticipo para la adquisición de un bien o servicio, deberá
respaldarse con un “vale de caja” (Anexo 4) autorizado por el responsable del fondo y
firmado de recibido por la persona que efectuará el gasto.
XIII. El efectivo entregado por medio de vales de caja, se deberá comprobar totalmente
dentro de los tres días hábiles siguientes a su entrega, de no realizarse la comprobación
en el plazo fijado, se exigirá la devolución del monto recibido; de no devolverse, se
procederá de conformidad con la normatividad aplicable.
XIV. Las compras con recursos del fondo para artículos de papelería y de oficina, insumos
de cómputo, artículos de limpieza, sólo podrán efectuarse en el caso que se justifique
con la solicitud de requisición del almacén del Instituto, que los artículos requeridos no se
encuentran en existencia en el mismo.
XV. La documentación que ampare los reembolsos del fondo Revolvente, deberá
cancelarse con un sello de “pagado”, al momento de su comprobación.
XVI. Los reembolsos se realizarán dependiendo de la necesidad de efectivo que se
requieran sin limitar su periodicidad.
XVII. El reembolso se efectuará en un máximo de tres días hábiles a partir de la fecha de
recepción de la documentación en la Oficina de Contabilidad.
XVIII. Todos los comprobantes de gastos erogados deberán ser entregados en originales a
la Secretaría Ejecutiva, hasta 3 días hábiles posteriores a la solicitud de efectivo. No se
recibirán comprobaciones de gastos de fechas anteriores a los reembolsos ya pagados.
XIX. El Órgano de Control Interno del Instituto practicará arqueos al fondo Revolvente, sin
previo aviso.
XX. Si al practicar el arqueo se determina algún sobrante de recursos, su importe total
deberá depositarse de inmediato a la cuenta bancaria del Instituto, entregando copia
de la ficha de depósito al Órgano de Control Interno.
XXI. En caso de faltante, el responsable deberá reintegrarlo en forma inmediata al fondo,
y se procederá conforme a la normatividad administrativa aplicable
XXII. Al término de cada ejercicio fiscal el responsable del fondo deberá devolver los
recursos en efectivo, a través de un depósito a la cuenta bancaria del Instituto, a más
tardar el último día hábil del año, conforme al calendario de labores del Instituto.
XXIII. Por lo anterior, se deberá entregar a la Oficina de Contabilidad la ficha de depósito
correspondiente, conjuntamente con los comprobantes de gastos hasta por el monto
total del fondo Revolvente, a efecto de que se realice su cancelación contable.
XXIV. Si el fondo Revolvente no es entregado en tiempo y forma para su cancelación
respectiva, no se tramitará el correspondiente al siguiente ejercicio.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente instrumento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación.
SEGUNDO. Publíquese el presente instrumento en la página de internet institucional, para
los efectos de difusión.
VALE DE CAJA N._______
Tula de allende, Hgo., a ______ de __________ de 20__.
Recibí del fondo de caja chica la cantidad de $________
(_____________________________00/100 M.N.)- por concepto de:
________________________________________________________________________.
Importe que me comprometo a comprobar totalmente dentro de los tres días hábiles
siguientes a esta fecha.
RECIBÍ Vo. Bo.
_________________ _________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
COMPROBACIÓN DE VALE DE CAJA
Tula de allende, Hgo., a ______ de __________ de 20__.
$
Comprobado documentos:
Reintegro en efectivo $
Importe total: $
COMPRUEBA RECIBE
________________________ ____________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
COMPROBANTE DE GASTOS NO DEDUCIBLES N._______
Tula de allende, Hgo., a ______ de __________ del 20__.
Pagado a: ____________________________________. La suma de $________,
(__________________________00/100 M.N.)- por concepto de:
________________________________________________________________________.
Observaciones _____________________________________________________
RECIBIDO AUTORIZADO PAGADO
_________________ _________________ _________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica
debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA N. _____________
FECHA:_________________
PERIODO:____________
FECHA N. CONCEPTO CUENTA IMPORTE
DOCTO
$
$
$
$
$
$
$
TOTAL $
PREPARADO POR: APROBADO POR: REEMBOLSADO CON CHEQUE N.
DEL BANCO: FECHA:
FECHA: FECHA: MONTO: $
______________________________ S.A
ARQUEO DE CAJA AL 31 DE _______ DE 20XX N_______________
EFECTIVO: MONEDAS Y BILLETES
CANTIDAD DENOMINACION IMPORTE
$500 $
$200 $
$100 $
$50 $
$20 $
$10 $
$5 $
$2 $
$1 $
$.50 $
TOTAL BILLETES Y MONEDAS $
DOCUMENTOS:
TIPO DOCTO NUMERO FECHA CONCEPTO IMPORTE
TOTAL DOCUMENTOS $____________
CONCILIACION
TOTAL MONEDAS Y BILLETES $
TOTAL DOCUMENTOS $
EXISTENCIA SEGÚN ARQUEO DE CAJA $
IMPORTE FONDO FIJO DE CAJA $
DIFERENCIAS EN CAJA $
FALTANTE_______ SOBRANTE________
OBSERVACIONES _______________________________________________________
Se hace constar que el efectivo, documentos y comprobantes relacionados en el presente
arqueo, propiedad de _________, cuyo importe asciende a $ ___________00/MN), son todos los que
conforman la existencia de caja al cuidado de ____________ a las ____Hrs del día ______________,
mismos que fueron contados en su presencia, los cuales fueron devueltos a su entera satisfacción.
RESPONSABLE FONDO FIJO REVISADO POR
________________________ ____________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
EL ARQUEO DE CAJA CHICA.
Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo
aviso se realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo
manejados con absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el
resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo
mas los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni
tampoco se da el sobrante.
2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es
menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante.
3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja
chica. En este caso se nos da un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.
1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica,
debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el
comprobante.
b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.
c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea
corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo
deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene
tachaduras, correcciones, etc.
d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica,
retiene dicho vale y lo sella de cancelado.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.
1- El encargado del fondo recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro
documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente
para que tenga la validez del caso.
a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo
esta correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.
b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de
producción.
c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el
cheque.
d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.
e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento,
deberá entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de
gasto a efectuar y el valor a entregar.
REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo
asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el
encargado todavía tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún
requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja
chica.
NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.
1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras,
deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado.
Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes
respectivos y eliminar el vale provisional.
2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado
el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,
3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.
4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.
5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como
pagos de caja chica.
6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la
siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la
cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
REPORTE DE MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA
FECHA____________
FECHA DESCRIPCION ENTRADA- SALIDA -
REPOSICION GASTO
$ $
$ $
$ $
TOTALES $ $
