La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo
plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización
y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística.
Esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones
legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de
documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de
papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio
exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los
ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de
técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,
que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente
la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de
soporte papel o electrónico.
Flujo del sistema de gestión documental
Bases de datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración
documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en
algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de
información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía
más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales
problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base
de Datos, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han
de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien
piensa que una Base de Datos simplemente contiene información para realizar
cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es
el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.
Hardware
Escáner y dispositivos de digitalización: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán
guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios
finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas
para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para
administración de bibliotecas de diversa índole.
1. ¿Cuáles son los mejores software de gestión documental?5
1. DocuWare, software de gestión documental con
excelencia alemana
2. Managemart, software de gestión documental para
«manitas»
3. Microsoft SharePoint online, para l@s fans de
Office
4. FileHold, ideal si te defiendes bien en inglés
5. M-Files, sencillo y escalable
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se
puede acceder a la información a través de Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo
así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de
seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados
se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la
ubicación física del documento original y asignando, a cada documento
lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su
correspondiente fichero.
Procesos de la gestión documental
Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes
áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia,
distribución, creación, autenticación.
Políticas de la Gestión Documental en Colombia
La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el
artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de
directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro
para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de
estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una
metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente de su soporte y medio de
creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada
articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de
Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.6
Almacenamient ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto
o podemos pagar para almacenarlos?
¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?
¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué
Recuperación
opciones tecnológicas están disponibles para la
recuperación?
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo
Clasificación aseguramos que los documentos estén archivados
siguiendo el sistema más apropiado?
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la
violación de la información o la destrucción no deseada
Seguridad
de documentos? ¿Cómo mantenemos la información
crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por
Custodia cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos
a su eliminación (expurgo de documentos)?
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que los
Distribución necesita? ¿Cuánto podemos tardar en distribuir los
documentos?
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una
Workflow persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos
documentos?
¿Si más de una persona está implicada en creación o
Creación modificación de un documento, cómo se podrá colaborar
en esas tareas?
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validación legal al gobierno y a la industria privada
Autenticación
acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos
sus estándares para la autentificación?
