Tema 9

Gestión del Aprovisionamiento y Compras

Tema 9. Organización del

área de compras
Índice
Esquema

Ideas clave

9.1. Introducción y objetivos

9.2. Evolución de las compras

9.3. Criterios de organización

9.4. Organización Staff and Line

9.5. Centrales de compra

9.6. Manual de compras

9.7. Referencias bibliográficas

A fondo

Importancia de la logística en las empresas, crecimiento

futuro

Rol de RR. HH. en la mesa de toma de decisiones

Objetivos SMART

Objetivos SMART. Ejemplos para definir sus objetivos

SMART

Centrales de Compras de Alimentos en España 2014

El libro verde de las centrales de compra y de servicios

FULLSTEP

Test
 Esquema

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 3

Tema 9. Esquema
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.1. Introducción y objetivos

Para estudiar este tema deberás comprender estas Ideas clave, que se

complementan con lecturas y otros recursos para que puedas ampliar los

conocimientos sobre este.

Trataremos de:

▸ Conocer los cinco períodos que han llevado a las actuales organizaciones de

compras:

• Primer período, entre los años 1850 a 1900.

• Segundo período, entre los años 1900 a 1946.

• Tercer período, entre los años 1947 a 1966.

• Cuarto período, entre mediados de los años sesenta y principios de los

ochenta.

• Quinto período, entre principios de los ochenta a la actualidad.

▸ Entender los principales criterios para organizar y estructurar el área de compras y

aprovisionamiento en las empresas:

• Ubicación del área dentro de la organización.

• Centralización o descentralización de actividades de la empresa.

• Estructura interna.

• Tipo de relación con el resto de las áreas.

▸ Analizar la organización staff and line como organización más habitual en el área de

compras y aprovisionamientos.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 4

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

▸ Conocer qué son y qué funciones aportan las centrales de compras, tanto en

empresas que requieren de sus servicios, como de las empresas que actúan como
centrales de compra.

▸ Estructurar un manual de compras.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 5

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.2. Evolución de las compras

Los temas anteriores de esta asignatura han proporcionado una visión de la

importancia de las compras en las empresas, así como de las funciones,

responsabilidades, actividades y procesos más importantes para su gestión. La

siguiente cuestión es cómo organizar y estructurar todo esto desde un punto de

vista interno en la empresa (tanto de la propia área, como de la relación el resto de

ellas) y desde un punto de vista externo (como son proveedores, competidores,

clientes, etc.).

Para entender mejor la organización en el área de compras y cómo se ha llegado a

los actuales modelos de organización, en este apartado vamos a repasar las etapas

e hitos que han ocurrido en el tiempo, las cuales se han diferenciado en cinco.

No obstante, debemos pensar en momentos pretéritos que también tuvieron su

influencia evolutiva, aunque por no tratarse de organizaciones estructuradas y lo

extenso de los períodos a observar, se hace necesario acotarlos y empezar a

describirlos desde la revolución industrial.

Atrás quedan, por tanto, las organizaciones sociales prehistóricas, donde las

transacciones se hacían por medio de permuta o intercambio de mercancía.

Pensemos, asimismo, que la acuñación de las primeras monedas y su conversión

introdujeron conceptos totalmente nuevos que aún perduran en las transacciones

actuales.

También podríamos retrotraernos a las organizaciones de la Edad Media en cuanto

a la especialización en trabajos, sobre todo en los habitantes de los burgos, donde se

empezaron a diferenciar los trabajos por oficios como génesis de primeras empresas

familiares realmente diferenciadas y organizadas en jerarquías, maestros y

aprendices.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 6

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Obviamente, las relaciones comerciales entre nuevos mercados como pudo ser Asia

y la ruta de la seda o las relaciones transatlánticas con América nos podrían haber

ocupado más de un capítulo introductorio a estos cinco períodos que desarrollamos a

continuación.

Primer período, entre los años 1850 a 1900

El primer libro que destaca la importancia de la función de compras data de 1832 es

On the Machinery and Manufacturers, de Charles Babbage, en el cual se hace

referencia a la persona que seleccionaba, adquiría, recepcionaba y distribuía todos

los productos comprados bajo la denominación de material man.

Sin embargo, el verdadero desarrollo de la función de compras va ligado a la

construcción del ferrocarril a partir del año 1850, donde la compañía

Pennsylvania Railroad disponía de un departamento de compras (denominado

Supplying Department), en el cual su responsable pertenecía a la alta dirección de la

empresa al ser el departamento que más contribuía al rendimiento de esta.

A raíz del éxito de esta compañía, otras comenzaron a crear este departamento

como una área corporativa separada del resto y en la cual eran necesarios expertos

para su gestión.

Segundo período, entre los años 1900 a 1946

Durante este período la demanda de personas especializadas en el área es enorme

y comienza el desarrollo de manuales de materiales y procedimientos básicos de

gestión, sobre todo con la publicación en 1905 del libro The Book on Buying, donde

su primer capítulo está dedicado a los principios de las compras y el segundo a los

impresos y procedimientos utilizados por algunas empresas.

En los años correspondientes a la Primera Guerra Mundial aumenta la necesidad de

obtener materias primas, aunque decrece la importancia de la compra para los

productos terminados y semielaborados y, una vez terminada la guerra, la

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 7

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

importancia de compras se ve muy mermada.

Con la llegada de la Segunda Guerra Mundial vuelve la necesidad de compras de

materias primas, por lo que vuelve a resurgir el área y en Estados Unidos se

consolidan los cursos dedicados a compras y aprovisionamientos en muchas

universidades.

Los afiliados a la National Association of Purchasing Agents (NAPA) pasan de 3.400

a 9.400 entre los años 1934 y 1945 y en las empresas se reconoce, entre las

funciones de compras, la elección del parque de proveedores que deben suministrar

los productos, la cual supone un avance importante para su desarrollo.

Tercer período, entre los años 1947 a 1966

Este período comienza con el inicio del desarrollo en marketing que, unido a los

años finales de la guerra, relegan a compras a un papel secundario dentro de la

gestión empresarial, al verse como una área que puede pasar la actividad
empresarial si no se actúa correctamente.

Durante la posguerra se intensifican las técnicas de valor, las cuales conseguían

reducir los costes de los productos a base de cambiar materiales y especificaciones

de su composición, hecho que llevó a algunas empresas a crear departamentos de

compras y tendencia de precios de los materiales en el mercado.

En este período lo más importante era satisfacer la demanda y el crecimiento en

los mercados, los cuales eran estables y con una clara abundancia de materiales,

por lo que otras áreas de la empresa tuvieron mayor importancia que la de compras.

Cuarto período, entre mediados de los sesenta y principios de los ochenta

En este período, la limitación en la producción de petróleo llevó a los mercados a

subidas de precios y descensos en la disponibilidad de materiales. Las empresas y,

más concretamente, la industria, tuvo que responder siendo más eficiente, sobre

todo en el área de adquisición y control de materiales.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 8

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Para aumentar la eficiencia se comenzó a otorgar al área de compras mayor

responsabilidad en la gestión completa del suministro, es decir, planificación y control

de los materiales, control de stock, búsqueda de fuentes de suministro, negociación y

compras de materiales, recepción y almacenamiento de materiales, control de

calidad, reventa de sobrantes, etc.

El objetivo principal era la reducción de precio de compra a base de intensiva

búsqueda y negociación con proveedores, por lo que las relaciones con estos

eran duras y poco colaborativas.

Quinto período, entre principios de los ochenta a la actualidad

La situación anterior cambió con la gran recesión económica de primeros de los

ochenta y la competencia entre las grandes multinacionales. Además, la

globalización, las nuevas tecnologías y los cambios de consumo dan un giro al área

de compras, principalmente basada en la visión global de las compras y de

nuevas fuentes de suministro, lo cual permite aumentar los beneficios.

Esto lleva a la gestión de compras, sobre todo a partir del año 2000, a trabajar más

estrechamente con los proveedores para conseguir las mayores ventajas

competitivas (precio, calidad, disponibilidad, flexibilidad e innovación). Las

relaciones con algunos proveedores se convierten en estratégicas (socios o

partners), al participar del desarrollo y mejora de productos, asumir actividades para

la empresa, compartir costes totales, etc.

La gestión de compras dentro de las empresas se convierte en estratégica debido

a su participación de los costes en las ventas y su influencia en la selección,

desarrollo y gestión de los proveedores.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 9

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.3. Criterios de organización

Una adecuada organización en el área de compras y aprovisionamiento es clave

para la consecución de los objetivos, relaciones con el resto de las áreas, gestión

adecuada con los proveedores y agilidad en procesos y procedimientos, etc., por lo

que se debe poner toda la atención en estructurar de una forma correcta.

El punto de partida para conseguir la organización adecuada en el área es la

definición y claridad de los objetivos a conseguir (elaborados a partir del plan

estratégico), que debe ser complementado con la existencia de una buena

coordinación entre los miembros del equipo. Los principales criterios que se

observan dentro de las organizaciones en su estructuración son:

▸ Ubicación del área dentro de la organización.

▸ Centralización o descentralización de actividades de la empresa.

▸ Estructura interna.

▸ Tipo de relación con el resto de las áreas.

▸ Grado de flexibilidad ante los cambios.

El incremento en la eficiencia del área de compras se logra a medida que se consiga

el éxito en la puesta en marcha y seguimiento de estos principios con respecto a la

actividad empresarial que desarrolla la empresa.

Ubicación del área dentro de la organización

Los factores más determinantes en la ubicación del área de compras son el peso

que presentan en la gestión empresarial (habitualmente medido por el porcentaje

de compra sobre venta), el tamaño de la empresa y el tipo de actividad y sector

donde compita, lo que lleva a que la estructuración sea muy diferente de unas

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 10

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

empresas a otras.

En empresas donde lo más importante es el suministro a las líneas de fabricación,

las funciones de compras y producción están muy ligadas. En otras donde el peso de

compras sobre las ventas es muy elevado, se ubica en posiciones ligadas a la

dirección o muy ligadas al área de contabilidad, si su objetivo es mantener un control

sobre la actividad de compras. También varía su ubicación en caso de

multinacionales frente a empresas nacionales.

Adicionalmente a la ubicación dentro de la empresa, hay que recordar que el área

debe contar con la misma libertad de acción que el resto de las áreas de la empresa.

Centralización y descentralización del servicio de compras

Las compras centralizadas son aquellas en las que la función se encarga de hacer

todas las compras de la empresa, es decir, materiales, consumos propios, equipos,

repuestos o servicios, para lo cual y en cada área se requiere de personal

especializado.

Las compras descentralizadas son aquellas que son realizadas directamente por

las funciones que van a utilizar dichos suministros. Una de las ventajas que

proporciona es reducir gastos de transporte y administrativos. Otra ventaja es que

estas funciones cumplen con sus propias necesidades y, al gestionar directamente

con los proveedores, pueden establecer sus requerimientos con mayor facilidad;

además, se dispone de un intercambio de información técnica que en el futuro puede

ser útil para el desarrollo del valor y funciones de los productos.

Por el otro lado, este tipo de compra tiene la desventaja de no aprovechar el efecto

volumen debido a la utilización de algunos materiales por varias funciones y área y

ser comprados en pequeñas cantidades, en ocasiones con características y

calidades diferentes.

Según la proporción entre unas y otras, se establecen los modelos mixtos de

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 11

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

compras centralizadas y descentralizadas, que son las más comunes en la mayoría

de las empresas que disponen de diferentes instalaciones. La forma de llevarlo a

cabo es la de comprar materiales comunes para todas las instalaciones; es realizado

de forma centralizada y la compra de materiales específicos para cada una de las

instalaciones es gestionado por los recursos de la propia ubicación. En ambos casos,

deben definirse políticas generales establecidas en la empresa.

Estructura interna del área de compras

La estructura queda referida al nivel de organización dentro del área, y es difícil

encontrar estructuras idénticas en empresas del mismo sector y actividad. Los

factores de mayor influencia en la estructura interna son:

▸ Evolución de la empresa. La evolución e historia de la empresa suele tener un gran

impacto en la organización de cualquier área de la empresa. Las funciones y

responsabilidades adquiridas suelen ser difíciles de cambiar, lo cual condiciona la
estructura actual. En empresas con larga trayectoria en el mercado, los
departamentos de compras suelen ser más verticales o con niveles jerárquicos muy
definidos, y en empresas más actuales, la tendencia es a estructuras más

horizontales y relaciones más funcionales.

▸ Tamaño y dimensión de la empresa. En empresas pequeñas, el área de

compras puede estar constituido por una sola persona y en las grandes

empresas se llega a tener subdivisiones de acuerdo con:

• El volumen de facturación.

• El número de instalaciones.

• El ámbito de actividad (local, nacional, internacional).

• La dependencia a un grupo de empresas (multinacional).

▸ La responsabilidad de las funciones a cubrir, como son:

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 12

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

• Analizar el mercado y sus tendencias.

• Decidir a quién y dónde realizar las compras.

• Negociar los precios de compra, atendiendo a la calidad exigida.

• Mantener relaciones eficientes con los proveedores.

• Determinar las condiciones de entrega y plazo.

• Pactar las condiciones de pago y perseguir su efectiva ejecución.

• Mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás

departamentos.

▸ Especialización de las compras:

• Gestión por categorías o productos.

• Productos estratégicos.

• Compras para consumo propio.

• Instalaciones.

• Subcontratación.

• Etc.

▸ Procedimientos de la empresa que determinan el volumen de actividades

administrativas y de control a realizar.

Además de grandes departamentos de compras, se debe tener en cuenta a la hora

de definir su estructuración:

▸ Un director o gerente de compras debe tener un ámbito de responsabilidad sobre

sus colaboradores para verificar que desarrollan las funciones asignadas de acuerdo

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 13

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

con los objetivos perseguidos, por lo que se recomienda que el número de

colaboradores a cargo de dicha figura no sea superior a siete.

▸ El grado de especialización que consiste en asignar a cada parte del área,

obligaciones y actividades parecidas y compensadas, lo cual será beneficioso para

el logro de la eficiencia, tomando siempre en cuenta la cantidad de actividades de
acuerdo a la planificación.

Figura 1. Ejemplos de organización de compras.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 14

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Tipo de relación con el resto de las áreas

Como se ha mencionado a lo largo de la asignatura, la relación del área de compras

con otras áreas de la empresa es clave para su éxito. Estas relaciones tienen que ser

motivadas desde la dirección y establecidas por los directores de compras.

En empresas de fabricación, el principal cliente interno del área de compras es el

área de producción, al definir las necesidades, utilizar los materiales adquiridos y

proporcionar el Plan de Producción para establecer los presupuestos, estrategias y

objetivos de compras (Presupuesto de Compras). En empresas de distribución y, al

no existir área de producción, este cliente interno es el área de ventas (o marketing),

al solicitar los productos necesarios y establecer el Plan de Ventas de los puntos de

distribución. En otras ocasiones, el área técnica y compras colaboran muy

estrechamente, sobre todo en el desarrollo de nuevos productos. El área de calidad

siempre está presente en la recepción de materiales para medir los requerimientos y

calidades de los productos adquiridos.

Estas relaciones hacen que el área de compras pueda funcionar de manera

independiente al resto de áreas, forme parte de ellas, u otras áreas queden

integradas bajo su responsabilidad.

En el siguiente apartado, se desarrolla con más detalle el tipo de estructura interna

más utilizada actualmente por las empresas, denominada staff and line.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 15

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.4. Organización Staff and Line

L a organización staff and line proviene de la combinación de dos tipos de

organizaciones:

▸ Por un lado, la organización lineal o jerárquica, en la que la autoridad y la

responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de

crecimiento vertical en la organización.

▸ Por otro lado, la organización funcional, la cual fue creada por Frederick W. Taylor

(fundador de la Administración científica) y está basada en la especialización de

funciones y la división del trabajo, que consiste en que cada recurso realice el
mínimo de funciones posible, lo que obliga a una especialización y de esta forma

poder ejecutar sus planes de acción propios, siendo responsable de los resultados
obtenidos.

Esta estructura es utilizada en muchas empresas para la organización del área de

compras, principalmente por aprovechar las ventajas ofrecidas por las

organizaciones lineales y funcionales, es decir:

▸ Centralizar las compras más importantes y comunes a todas las ubicaciones o

centros de la empresa.

▸ Descentralizar las compras menos importantes y de los pedidos urgentes.

▸ Descentralizar la gestión de pedidos.

Las principales ventajas que se consiguen bajo este modelo son:

▸ Mejorar los precios de compra al concentrar tanto necesidades, como proveedores.

▸ Políticas y objetivos de compra generales.

▸ Especialización en mercados complicados.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 16

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

▸ Unificación en los procesos de compra, como la homologación y control de los

proveedores.

▸ Reducir costes administrativos al estar centralizados.

▸ Facilitar los transportes y las entregas.

▸ Cercanía entre compras y los usuarios de compra, tanto en entendimiento de las

necesidades como en la resolución de problemas del día a día.

▸ Mayor percepción de los pedidos y del stock.

Este sistema, utilizado habitualmente en grandes empresas, se puede definir como

un sistema de compras descentralizado con una dirección, coordinación y

control gestionado de forma centralizada.

El director de compras es el responsable de la función para toda la empresa y se

sitúa en un primer nivel reportando directamente al director general. En cada centro,

instalación o ubicación de la empresa, tiene un gerente de compras responsable del

cumplimiento de las políticas y procedimientos generales en su centro y reporta

directamente al director de compras y funcionalmente al director del centro.

En la siguiente Figura 2, se representa un ejemplo de este tipo de organización staff

and line.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 17

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Figura 2. Organigrama staff and line .

Las principales funciones del área central son:

▸ Establecer políticas, procedimientos y especificaciones generales y comunes para

las compras a realizar en toda la empresa.

▸ Elaborar la estrategia y los objetivos de compras.

▸ Decidir las compras a nivel central.

▸ Realizar las compras con alguna de estas características:

• Compras por encima de una cantidad determinada.

• Compras de materiales que hayan pasado a ser de uso común y sea más
eficiente la compra centralizada.

• Compras que necesiten de requerimientos legales o financieros.

• Compras a largo plazo.

▸ Coordinar y controlar las compras en toda la empresa, para lo cual se reciben

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 18

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

informes periódicos de cada uno de los jefes de compra de los centros y se

establecen reuniones periódicas de trabajo entre director y jefes de compra.

▸ Elaborar informes generales de las compras y del stock.

▸ En estas reuniones se expone la problemática encontrada por cada centro y se

establecen planes de acción conjuntos para conseguir los objetivos del área.

▸ Realizar los análisis de valor de los materiales adquiridos.

▸ En caso de que proceda, gestionar las compras internacionales.

▸ Llevar a cabo los controles y programas de calidad de los proveedores.

Por otro lado, las principales funciones a realizar por las áreas de cada centro son:

▸ Compras de los materiales específicos del centro.

▸ Compras comunes que no sean realizadas a nivel central.

▸ Compras urgentes de materiales.

▸ Gestión de pedidos.

• Realización de pedidos.

• Seguimiento y recepción de pedidos.

• Gestión de almacén.

• Reclamaciones de daños y perjuicios.

• Albaranes y conformación de facturas.

▸ Realizar tareas específicas de la central.

Una variante de esta organización es cuando el volumen de compra y el número de

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 19

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

referencias a adquirir (normalmente de diferentes sectores) son elevados. El sector

que representa estas características es la distribución, donde el alto número de

referencias de diferentes sectores obliga a una organización por categorías y la

profundidad en los recursos viene dada por el volumen de proveedores en cada una
de ellas.

La estructura de este tipo de organizaciones es compleja, ya que se realizan

compras locales, normalmente asociadas a los centros de distribución o venta,

nacionales, centralizadas en el país, e internacionales, las cuales se ubican en el

extranjero.

Figura 3. Ejemplo Organización de Compras por Categorías.

Las tiendas como Soriana, Bodega Ahorrera, Chedrahui, etc., utilizan como base

esta organización, pero si se entra en detalle en cada una de ellas, hay diferencias

tanto en la estructura como en las responsabilidades de cada eslabón.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 20

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.5. Centrales de compra

En algunos países, sobre todo en países europeos, existen muchas empresas que

recurren a otros modelos de organización para llevar a cabo sus compras, como es

el caso de las Centrales de Compras y Servicios (C.C.S.). Hay empresas que

externalizan la función en este tipo de empresas (minoristas que compran a grandes

operadores de compras), y otras que, sin dejar su actividad comercial, se convierten

en centrales de compra tanto propia, como para otras empresas.

Las empresas de distribución poseen su propia central de compras para sus

diferentes formatos comerciales, es decir, hipermercados, supermercados, tiendas

de proximidad, etc., y en las cuales negocian con las empresas proveedoras

directamente.

La existencia de estas grandes superficies y cadenas de distribución hace que

muchas empresas para poder competir se asocien o adhieran a centrales de compra

de cara a conseguir mejores condiciones de negociación con proveedores y mayores

cuotas de presencia en el mercado.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 21

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Figura 4. Cadenas de suministro con mayor participación en México. Reportes financieros del 4T19.

De acuerdo con la actual Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del

Consejo, de 31 de marzo de 2004, se define una central de compra como «un

poder adjudicador que realiza actividades de compra centralizadas y, eventualmente,

actividades de compra auxiliares».

Por otro lado, la Comisión Nacional de la Competencia (CNC) define este canal

como:

«agrupaciones de comerciantes constituidas con el fin de convertirse

en interlocutores con capacidad de negociación frente a otros

operadores del mercado, ya sean proveedores o competidores. Se

conciben, por tanto, como entidades que reúnen a un número

variable de empresas de distribución con el fin de obtener, gracias a

su potencial de compra y de venta, mejores condiciones comerciales

de los proveedores».

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 22

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Las principales ventajas que tiene asociarse a una central de compras son:

▸ Mejores precios en las compras y ser más competitivo.

▸ Mejorar las formas de pago.

▸ Obtener mayor información del mercado, productos, proveedores, tendencias, etc.

▸ No actuar de forma independiente en un mercado que tiende cada vez más hacia la

globalización.

▸ Ejercer mayor presión ante los proveedores, competencia, entidades públicas y

privadas, etc.

La decisión de forma parte de estas centrales de compra y viene dada cuando:

▸ Cuando no se pueden obtener grandes descuentos debido al volumen de compra.

▸ Cuando la competencia reduce los precios (especialmente desde la entrada de los

grandes distribuidores).

▸ Cuando la competencia directa pertenece a alguna central de compras y hay que

decidir si estar dentro de una central para poder competir y la posibilidad de

continuar con la gestión interna.

Las funciones a realizar por las centrales de compras dependen de cada una de

ellas, pero en la mayoría pueden realizarse todas las actividades referentes al

proceso de compra que se establecieron en anteriores temas de la asignatura.

En algunos sectores, como el de la alimentación o el de los electrodomésticos, las

centrales de compra y servicios están en una fase de madurez. Es difícil competir en

estos sectores sin pertenecer a una u otra de las centrales de compra y servicios

existentes. En otros sectores en los que la aparición de centrales de compra y

servicios ha sido más reciente, es recomendable analizar qué empresas existen

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 23

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

actualmente, ver cómo trabajan y decidir si es conveniente asociarse a una de ellas o

crear otra diferente.

Figura 5. Esquema de funcionamiento de una central de compras. Fuente:

http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/f0/7c01623a9811d3b451006094b9301e/content.htm

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 24

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

Figura 6. Central de Compras para sector sanitario. Fuente: http://noticiadesalud.blogspot.com.es/2011/02/el-

grupo-ribera-salud-apuesta-por-los.html

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 25

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.6. Manual de compras

El manual de compras es un documento necesario en la empresa como parte de su

estructura formal. Su principal función es servir de guía al área de compras y

aprovisionamientos, en el cual debe describirse cómo llevar a cabo todas las

actividades, procesos y procedimientos que en él se desarrollan.

También se establecen las bases del funcionamiento del área, relaciones con otras

áreas, comportamientos y posturas a adoptar, que la empresa debe definir y que

representan su cultura empresarial.

Los apartados que habitualmente conforman un manual de compras son:

Introducción

En este apartado se incluye una breve descripción de la importancia del manual para

lograr el desarrollo de las actividades debidamente establecidas, así como contar con

una guía de organización y operación para las actividades de compras.

Índice

Es conveniente establecer un índice por numeración progresiva general o por

numeración particular, que permita una rápida localización de la documentación o

apartado deseado.

Objetivos generales

Establecer los objetivos generales del manual de compras.

Organización

En esta parte se describe toda la información relativa a:

▸ Organigrama de la empresa.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 26

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

▸ Organigrama del departamento de compras.

▸ Personal del departamento de compras (perfiles de puestos).

▸ Asignación de responsabilidades.

Políticas

Este apartado incluye la información relativa a las políticas establecidas por la

Dirección General y la Dirección de Compras para la gestión y coordinación del área

tanto a nivel interno, como a nivel externo (otras empresas).

Procedimientos

Este apartado suele ser el más extenso al establecer la secuencia de los pasos que

han de seguir las actividades de compras y aprovisionamiento para el desarrollo de

su actividad. Incluye detalle de los procedimientos, documentos a utilizar, diagramas

de flujo, etc.

Instrucciones técnicas

Son las instrucciones que cubren métodos de actividad y están delimitadas a cubrir

los aspectos de una área o parte específica.

Circulares y boletines

Este apartado comprende las circulares o disposiciones de ámbito general al

personal del área de compras, tales como medidas disciplinarias y administrativas,

así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con

otras áreas de la empresa.

En cuanto a los boletines quedan referidos aquellas publicaciones dirigidas a los

proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que

deben conocer para evitar equivocaciones.

Estos deberán ser incluidos en el manual de compras con la finalidad de que el

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 27

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

personal de compras conozca y recurra a ellos en los casos particulares que así se

requiera.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 28

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

9.7. Referencias bibliográficas

Lens, A. (2021, 18 enero). Organigrama empresa ¿Qué son, tipos y para qué sirven?

[Foro]. Factorial Blog. https://factorial.mx/blog/organigrama-empresa-tipos/

Baeza, S. (2005). Gestión de Compraventa. Editorial McGraw-Hill.

Caballero, J. (2019, 29 enero). Consultoría de compras en México. Fullstep México.

http://mx.fullstep.com/

Casanovas, A. (2011). Estrategias avanzadas de compras y aprovisionamiento.

Editorial Profit.

Escriba, J. (2014). Gestión de Compras. Editorial McGraw-Hill.

Estrada, M. (2016, abril). Central De Compras | Mexico | Enciclopedia Jurídica

Online.

https://mexico.leyderecho.org/

https://mexico.leyderecho.org/central-de-compras/

Expansión. (2020, 5 marzo). Walmart, Soriana, Chedraui y La Comer: cuál llenó más

el carrito en 2019. Expansión. https://expansion.mx/empresas/2020/03/05/walmart-

soriana-chedraui-y-la-comer-cual-lleno-mas-el-carrito-en-2019

Fernández, J. M. (2001). Claves estratégicas en Compras y Aprovisionamientos.

Editorial AERCE.

Santandreu, M. (1986). Las compras y la gestión de materiales. Editorial Hispano-

Europea.

Soret de los Santos, I. (2004). Logística y Marketing para la distribución comercial (3ª

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 29

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Ideas clave

ed.). Editorial ESIC.

Talento global 2021. (2021). Oxford Economics.

http://www.oas.org/en/sedi/docs/GlobalTalent2021_s.pdf

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 30

Tema 9. Ideas clave
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

Importancia de la logística en las empresas,

crecimiento futuro

En esta openclass, el profesor Fernando Bretón hace un recorrido por la historia,

relacionando aspectos cualitativos junto con curiosos ejemplos que nos hacen

reflexionar sobre cómo la disciplina logística y las compras han tenido un

protagonismo esencial en el desarrollo.

Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://youtu.be/06aSreqTak0

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 31

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

Rol de RR. HH. en la mesa de toma de decisiones

En este vídeo se platea el rol que ha jugado el departamento de RR. HH. en una

empresa mexicana y que identifica Edmundo Garza, Director de RR. HH. de

Farmacias del Ahorro la perspectiva de la aportación del área en la estrategia del

negocio.

Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:

https://www.youtube.com/watch?v=2oOn6Xasrrg&t=17s

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 32

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

Objetivos SMART

Objetivos SMART (específico, medible, alcanzable, realista y encuadrados en el

tiempo) metas de una organización.

Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=KlD8RCGDSjs

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 33

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

Objetivos SMART. Ejemplos para definir sus

objetivos SMART

El método SMART para fijar objetivos es un método muy útil para definir objetivos de

forma correcta y poder alcanzarlos.

Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:

https://www.youtube.com/watch?v=eS3RygA5ziU

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 34

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

Centrales de Compras de Alimentos en España

2014

Se trata de un documento elaborado en 2014 por la Oficina Comercial de Chile en

Madrid-ProChile, el cual realiza un estudio de los tipos de centrales de compra en

alimentos en España, así como un detallado análisis de los principales actores del

canal y estrategia comercial en 2014.

Accede al documento a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://es.slideshare.net/AgenciaExportadora/compras-de-alimentos-en-espaa

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 35

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

El libro verde de las centrales de compra y de

servicios

Este documento, realizado por la Asociación Nacional de Centrales de Compra en

España (ANCECO) establece una base útil que permite el entendimiento en un

ámbito cada vez más presente y con mayor importancia en el entorno económico de

España de las centrales de compra y de servicio.

Accede al documento a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://logispyme.files.wordpress.com/2015/04/libro-verde-de-las-ccs.pdf

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 36

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 A fondo

FULLSTEP

Página web de FULLSTEP es una página de una empresa internacional que está

desarrollando negocios en México de organización de servicios de central de

compras.

Accede a la página web a través del aula virtual o desde la siguiente dirección:

http://mx.fullstep.com/

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 37

Tema 9. A fondo
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Test

1. ¿ En cuál de los siguientes períodos se constituyó un Departamento de Compras

que dependía de la Dirección general?

A. Entre los años 1850 a 1900.

B. Entre los años 1900 a 1946.

C. Entre los años 1947 a 1966.

D. Entre mediados de los sesenta y principios de los ochenta.

2. ¿Cuál de los siguientes factores ha llevado al área de compras a una

colaboración más estrecha con los proveedores y así ser más competitivos?

A. Globalización de mercados.

B. Nuevas tecnologías.

C. Cambios en los hábitos de consumo.

D. Todas las anteriores.

3. ¿Cuál es el punto de partida para una correcta organización del área de

compras?

A. Tener objetivos claros y definidos.

B. Plan de Producción.

C. Volumen de ventas previsto.

D. Volumen de compras previsto.

4. ¿Dónde se debe situar el área de compras si el porcentaje de compras sobre

ventas es muy elevado?

A. En tercer nivel, dependiendo del área del gerente del producto.

B. En segundo nivel, dependiendo del área de producción.

C. En primer nivel, en dependencia a la Dirección General.

D. En cualquiera de las opciones anteriores.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 38

Tema 9. Test
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Test

5. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta respecto a las compras

descentralizadas respecto a las centralizadas?

A. Aumento de los gastos de transporte y administrativos.

B. La gestión con los proveedores es más directa en el día a día.

C. Se aprovecha el efecto volumen para la negociación de precios.

D. Ninguna de las anteriores es correcta.

6. ¿Qué número máximo de colaboradores es recomendable que tenga un gerente

de compras?

A. 3 colaboradores.

B. 5 colaboradores.

C. 7 colaboradores.

D. No existe un máximo recomendado.

7. ¿Cuál es el área que tendrá más relación con el área de compras en una

empresa de distribución?

A. Área de almacén.

B. Área de ventas.

C. Área de logística.

D. Área de finanzas.

8. La organización Staff and line se define como un sistema de compras

descentralizado, con una dirección, coordinación y control gestionado de forma

centralizada.
A. Verdadero.

B. Falso.

C. Solo en la distribución comercial.

D. Siempre que exista un outsourcing en las compras.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 39

Tema 9. Test
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
 Test

9. ¿Cuál de las siguientes funciones no debe ser realizada por el área central en las

organizaciones Staff and line?

A. Realización de compras por encima de una cantidad determinada.

B. Realización de compras a largo plazo.

C. Realización de pedidos urgentes.

D. Elaborar informes generales de compras.

10. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones supone una ventaja en la utilización de

centrales de compra?

A. Mejores precios en compras.

B. Mejorar las formas de pago.

C. Ejercer mayor presión ante los proveedores.

D. Todas las anteriores son correctas.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 40

Tema 9. Test
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)