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PROCEDIMIENTO
DE RECEPCION INMOBILIARIA

FrRMA CARGO FECHA

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t Subgerencia Post Venta
Realizado por: Junio 2015
,u(Ñ y Calidad

w
Revisado por: Gerente Técnico Junio 2015

Aprobado por: \ Gerente General Junio 2015

1. OBJETIVO

Definir acciones y responsabilidades en la recepción de unidades (casas,

departamentos, oficinas, locales comerciales) a Constructoras, con el fin de asegurar
una calidad estandarizada.

2. ALCANCE

Este procedimiento opera en el marco de las BAG (Bases Administrativas Generales)

que forman parte integrante del contrato de construcción, con las distintas empresas
Constructoras proveedoras de servicios a la Compañía.

3. RESPONSABLES (PARTICIPANTES)

Los responsables de llevar a cabo el presente procedimiento son: La Empresa

Constructora, Coordinador Técnico, Inspección Técnica de Obra, Subgerente de Post
Venta y Calidad, Jefes de Post Venta, Supervisores Inmobiliarios y Supervisor
Inmobiliario de Recepción.

4. DOCUMENTOS APLICABLES

4.1 Procedimiento de Relación con la Administración.

4.2 Manual de Tolerancia AITUE.
4.3 Manual de Tolerancia para Edificaciones del CDT (Corporación de Desarrollo
Tecnológico) de la CChC
4.4 Bases Administrativas Generales que rigen el Contrato de Construcción.
4.5 Antecedentes Técnicos del Proyecto

5. TERMINOLOGÍA

JT : Jefe Técnico
ITO : Inspección Técnica
EC : Empresa Constructora
CT : Coordinador Técnico
JPV : Jefe de Post Venta
SGPVC : Subgerente de Post Venta y Calidad
SI : Supervisores Inmobiliarios
SIR : Supervisor Inmobiliario de Recepción
Rf : Recepción Final
PV : Post Venta
JC : Jefe Comercial
CC : Contact Center

6. DEFINICIONES

 Las condiciones necesarias para poder realizar una correcta recepción de pilotos
y unidades regulares son:
a) Limpieza de todas las superficies, de manera que sea detectable cualquier raya,
mancha o defecto en ella.
b)Término de todas las partidas correctamente ejecutadas, según Controles internos de
calidad de EC.
  El EP, previo a cualquier revisión, debe entregar a la JPV, quien a su vez enviará
SGPV y SIR, todos los antecedentes del proyecto para la revisión del equipo de
Inmobiliaria que realizara la recepción. Los antecedentes mencionados deben ser
entregadosen plazo de 1(un) mes antes de la fecha contractual de entrega de
[Link] antecedentes a entregar son: proyecto de arquitectura completo y las
EETT de Arquitectura.
 En el caso que existan modificaciones solicitadas por clientes, el EP entregará el
consolidado de modificaciones antes del inicio del proceso de revisiones.
 Las observaciones encontradas e indicadas en cartillas de revisión, siempre
deben estar enmarcadas en los estándares establecidos en los Manuales de
Tolerancia Aitue y del CDT, que se encuentren vigentes en la fecha de inicio de
cada obra. El manual Aitue, prevalecerá sobre el manual del CDT. En caso que el
manual de CDT defina rangos, siempre serán considerados los rangos
intermedios, a no ser que CT indique otra alternativa, la que deberá haber sido
informada previamente a la Constructora.
 Hasta la obtención de la Rf, el cuidado y mantención de las unidades
habitacionales y áreas comunes son de entera responsabilidad de la EC, evitando
el deteriorode dichas instalaciones.
 Las recepciones se harán según las cartillas de revisión Interior (Anexo n°1), de
revisión exterior (Anexo n°2) y check list de funcionalidades (Anexo n°3, n°3-A,
n°3-B y n°3-C).
 Al final del proceso de recepción, se deberá contar con una cantidad de cartillas
de revisión y Actas de Rf, que considere la totalidad del proyecto. El ITO, hasta el
término del proyecto, almacenara digital y físicamente las cartillas de revisiones y
toda documentación relativa a este proceso.
 El Kit de entrega para cada unidad será definido por la EC junto con el CT, e
incluirá todos los elementos que, por su naturaleza, puedan ser extraviados o
sustraídos y que la EC considere entregarlo por separado como parte del kit. El
CT es el encargado de informar por mail, al JPV con copia al SGPC, SI y SIR el
Kit definidos para cada tipo de unidad.
 Se podrá generar una Rf de un piloto siempre que esta recepción considere la
entrega de todos los recintos que constituyen la totalidad de la unidad. (ejemplo:
en una unidad de un condominio se recibirá simultáneamente, la totalidad de los
espacios interiores, fachadas, patios, antejardín, cierros perimetrales, quedando
pendiente solo la funcionalidad de los servicios).

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Recepción de Pilotos:

 La EC informa al CT de la fecha de entrega de pilotos, con 10 días hábiles de

anticipación, o de acuerdo a lo establecido en las Bases Administrativas.
 El CT y la ITO, deberán revisar que las unidades cumplan con las condiciones
definidas para su recepción.
a) De no cumplir, la ITO informa a la EC y se define,en conjunto, el plazo para
terminar los trabajos, que asegure que las unidades cumplan con las condiciones
para ser revisadas.
b) De cumplir, la ITO informa al CT con copia al SGPVC y al JPV las fechas de
recepción de pilotos para la coordinación del ingreso.
  En paralelo, el CT cita a la Comisión que se conforma por:
o Arquitecto del Proyecto (opcional)
o SGPVC (opcional)
o JT (opcional)
o JPV
o GP (opcional)
o JC (opcional)
o GT (opcional)
o SI (opcional)
o SIR
o EC (Debe definir comisión, siendo obligatoria la presencia del director o
administrador de la obra)
o CT
o ITO
 El día de la recepción, se constituye en terreno, la comisión designada y se
revisan las unidades definidas (El objetivo de esta visita será revisar y acordar
temas que revistan relevancia y que signifiquen acuerdos entre las partes).
 Luego de la visita de la comisión, la ITO, SI y SIR, realizaran una nueva revisión
de la vivienda, que incluirá todos los aspectos no considerados en la visita
anterior.
 La ITO será la responsable de digitar la cartilla de revisión que incluirá las
observaciones acordadas entre los presentes más la revisión posterior. Siempre
enmarcado en los estándares establecidos en los Manuales de Tolerancia Aitue y
del CDT.
 Los anexos de revisión, con las observaciones acordadas, será enviada, en
formato digital, por la ITO a la EC (a la comisión definida) con copia a: CT,
SGPVC, JPV, SI, SIR.
 El plazo para que la EC subsane las observaciones es de 10 días hábiles, a
contar de la fecha de entrega de dicho anexo por parte de la ITO. Cumpliéndose
el plazo, la ITO deberá revisar que las observaciones se encuentren subsanadas,
en cuyo caso informará a la misma comisión definida en el párrafo anterior, para
acordar una fecha y proceder a realizar la Rf.
 En la fecha definida, se conforma la Comisión (Solo si aún queda sin resolver
algunos de los temas levantados por la Comisión) y se reciben las unidades,
siempre y cuando la comisión no tenga observaciones que persistan.
 El SIR y director o administrador de la obra, serán los encargados de firmar el
Acta de Recepción Rf. (Anexo 4).
 El Acta de recepción Rf. será archivada por la ITO.

7.2. Recepción Unidades Habitacionales, Oficinas y locales comercialespor parte

de Inmobiliaria a EC.

 La programación, en el caso de viviendas unifamiliares, se hará en grupos

equivalentes al 25% del proyecto total (con un mínimo de 4 y un máximo de 12,
en caso de ser cantidades menores o mayores al rango indicado, el CT y el JPV
definenla cantidad). Las unidades podrán recibirse parcialmente. La suma de las
recepciones parciales más la evaluación de las funcionalidades de cada vivienda,
será la que finalmente constituirá la Rf. Si la EC decide entregar la vivienda en
forma parcial, esta podrá ser únicamente como a continuación se describe:
 - Instancia 1. Entrega de la vivienda por el interior.
La vivienda, para ser recepcionada por el interior, deberá contar con las
condiciones señaladas en las definiciones, faltando solo los elementos del kit
de entrega.
- Instancia 2. Entrega de vivienda por el exterior.
La vivienda, para ser recepcionada por el exterior, deberá contar con las
condiciones señaladas en las definiciones y corresponderá a techumbre y
revestimientos exteriores del segundo piso.
- Instancia 3. Entrega de áreas verdes y patio de la vivienda.
La vivienda, para ser recepcionada por el exterior, deberá contar con las
condiciones señaladas en las definiciones y corresponderá a revestimiento
exterior del primer piso, patios, cierros perimetrales, cierros frontales y áreas
verdes de la vivienda.

 En el caso de edificios habitacionales, al igual que en viviendas, las entregas

podrán coordinarse parcializadamente, por pisos o por conjunto de unidades. La
entrega deberá ajustarse única y exclusivamente a las instancias que a
continuación se describen:

- Instancia 1. Entrega de departamentos por el interior

Los departamentos, para ser recepcionados por el interior, deberán contar con
las condiciones señaladas en las definiciones. A su vez, se revisaran los
perfiles de ventanas, por el interior, así también la puerta de acceso por
interior y sus cantos.
- Instancia 2. Fachada
Para este ítem, se deberá contar con las condiciones señaladas en las
definiciones y corresponderá a los revestimientos de fachada, las ventanas
por el exterior (incluye cristales) y balcones si lo hubiese.
- Instancia 3. Áreas comunes interiores.
Para este ítem, se deberá contar con las condiciones señaladas en las
definiciones y corresponderá a estacionamientos (interiores y/o exteriores),
bodegas, pasillos (incluye puerta por exterior de cada departamento) y
espacios comunes dentro del edificio, exceptuando espacios que contengan
equipos que requieran de capacitación por parte de proveedores.
- Instancia 4. Equipamiento
Este ítem incorpora la totalidad de las áreas exteriores y todo lo no
considerado en las instancias descritas anteriormente.(Ejemplo: quincho,
piscina, sala de calderas, conserjería, etc.).

 Para locales comerciales y oficinas, se procederáa revisión de recintos de

acuerdo a lo indicado en EETT de cada proyecto en particular. Para lo cual la ITO
con el CT deberán adecuar en cada caso una cartilla de revisión.
 El procedimiento de recepción de unidades, es igual que para la recepción de
pilotos:
 La EC informará al ITO, la fecha de entrega de la totalidad de las unidades a
recepcionar, a través de un calendario con la programación general.
Semanalmente (día a convenir), la ITO deberá confirmar o corregir la
programación indicada para las unidades, por medio de correo electrónico al CT
con copia al SGPVC, al JPV, al SI y SIR.
  El CT deberá asegurarse que la ITO, revise que las unidades cumplan con las
condiciones definidas para su recepción.
 De no cumplir, la ITO informa a la EC y se define, en conjunto, el plazo para
terminar los trabajos, que asegure que las unidades cumplan con las condiciones
para poder ser revisadas.
 Con la finalidad de recordar el procedimiento y los estándares establecidos en la
recepción de pilotos, en una primera etapa ingresaran a una unidad de cada tipo,
en forma conjunta:
o SI
o SIR
o ITO
o CT (opcional)
o EC (Debe definir comisión)
 En las unidades restantes, podrán recepcionar de forma independiente el SI, SIR,
e ITO, siempre acompañados de personal designado de la EC (Depto. de Calidad
o similar).
 Las observaciones indicadas por unidad en los anexos de recepción, serán
entregadas físicamente, por el autor, a la ITO. La ITO es el único interlocutor
válido para el envío de los listados a la EC. Este enviará a la EC el documento en
formato digital, con copia a CT, SGPVC, JPV, SI, SIR.
 El plazo para que la EC subsane las observaciones es de 10 días hábiles.
Cumpliéndose el plazo, la ITO deberá revisar que las observaciones se
encuentren subsanadas, en cuyo caso informará, con al menos 5 días hábiles de
anticipación, al CT con copia a SGPVC, JPV, SIR y SI autor del listado, para
acordar una fecha y proceder a realizar la Rf.
 En la fecha definida, se reciben las unidades, revisando la subsanación de las
observaciones indicadas en el anexo de recepción de unidades habitacionales. Si
la unidad está en condiciones de ser recibida, se levanta el Acta de Recepción Rf
y es firmada por el autor y la EC. El autor del listado, recibe el kit de uso de la
unidad junto con la firma del acta en la que se indican detalles como: llaves,
manuales, garantías, lecturas de medidores etc., como también un detalle de lo
que contiene el kit entregado en ese acto. Se podrán dejar anotadas
observaciones que, por sus características (temas estéticos complejos de
solucionar, o que pueden causar mayor daño al solucionarlos que el detalle en sí
y que pudiesen no ser percibidos por el usuario tipo) quedaran indicadas a ser
solucionadas por la EC solo si el cliente las observase durante los primeros 2
meses de habitada la vivienda.
 El Acta de recepción Rf. será archivada por la ITO.
 En caso que el autor del listado no pueda asistir a la revisión, será reemplazado
por otro SI, SIR, ITO, JPV o finalmente por el SGPVC

7.3.- Recepción equipamientos

 Para la entrega de todos los recintos que estarán a cargo de la administración,

tales como: Sala de tableros eléctricos, generadores, piscina, sala de bombas,
calderas, riegos, etc. se procederá de la siguiente manera:
La ITO envía a la EC el listado de:

a) Equipos que requieren de capacitación y/o mantención de parte de los proveedores

(Anexo n°5) y solicitud de calendarización de ellas para su realización.
El calendario de capacitaciones debe presentarse con al menos 10 días hábiles de
anticipación para tener tiempo de citar a quienes deben participar de las capacitaciones.
La citación es enviada por el ITO a:
o SI
o JPV (opcional)
o CT
o Personal de la Administración designada
o EC (debe definir comisión)
 Durante la reunión, se revisaran los equipos y las obras civiles que estén
involucradas. Las observaciones encontradas serán notificadas por la ITO en una
cartilla para ese fin (Anexo n°6). A diferencia de los casos anteriores, no se
contara con cartilla de funcionalidad ya que es el proveedor es el que revisa
funcionalidad como parte de la capacitación. Las capacitaciones deberán ser
gravadas en formato de video, por parte del representante de PV y serán
entregados para su archivo a CC. La ITO es el único interlocutor válido para el
envío de los listados a la EC, este envíoirá con copia a CT, SGPC, JPV, SI y
Personal de Administración designado.
 El plazo para que la EC subsane las observaciones es de 10 días hábiles. o de
acuerdo a lo establecido en las Bases Administrativas. Cumpliéndose el plazo, la
ITO deberá revisar que las observaciones se encuentren subsanadas, en cuyo
caso informará, con al menos 5 días hábiles de anticipación la fecha en la cual se
realizara la Rf a todos los mencionados anteriormente. Lo anterior con el fin de
organizar los equipos necesarios para la revisión.
 En la fecha definida, también debe estar presente EC y de ser necesario, el
proveedor de los equipos, y se revisa la subsanación de las observaciones
indicadas en la cartilla de revisión para ese fin. Si los equipos y las obras civiles
está en condiciones de ser recibida, se levanta el Acta de Recepción. (Anexo n°7)
firmada por el representante de PV de Inmobiliaria, EC y Administración. En este
acto, también se entregan directamente a la Administración, los Kit (manuales de
uso, y registran lecturas de medidores y otros, según corresponda). Lo anterior
queda registrado en el acta de recepción.
 El Acta de recepción, será archivada por la ITO.

b) Equipos que requieren contratos de mantención solicitando los nombres de los

proveedores para la generación de los contratos. (Anexo n°8)
 El listado de equipos que requieren mantención, deberá ser enviado por la ITO al
CT, JPV, SI y Administración. Luego de esa comunicación,JPV solicita a la
Administraciónque genere inmediatamente los contratos por 1 año desde el día
de la recepción de los equipos.

7.4.-Almacenamiento de información y Entrega de unidades.

 Luego de firmada el Acta de Recepción Rf. de cada unidad, junto con recibir el Kit
(llaves, manuales, garantías, etc.), el responsable de haber recibido la unidad
(SIR, SI o ITO), le hace entrega al SI a cargo del proyecto, todo lo recibido.

a) Los kit son almacenados por el SI a cargo del proyecto para ser entregados junto
con la unidad al propietario. En caso de ser el kit de un área común o de un
equipamiento, este deberá ser entregado al responsable de la Administración; Las
entregas de kit, de la unidad habitacional, quedará registrada en el Acta de
Entrega a Clientes, mientras que las otras entregas deberán quedar registradas
 mediante un acta para ese fin (Anexo n°9) y corroborada mediante correo
electrónico enviado por el SI, con copia a JPV y CC.

b) Una vez terminado el proceso de recepción de unidades, la ITO, entregará la

totalidad de las actas originales de Rf, archivadas, a la SI a cargo del proyecto.
Cuando el SI, cuente con la totalidad de los documentos físicos, utilizados para la
recepción de todas las unidades, recintos y equipos que conforman el proyecto,
este entregará dicha información al JPV, quien deberá entregarlo al CC, lo que
será registrado en un acta para ese fin (Anexon°10) y respaldado en correo
electrónico. Por otra parte, el compilado de documentos físicos, entregados por la
ITO al SI, será almacenado en formato digital por el área técnica.
c) Los kit son almacenados por el SI a cargo del proyecto para ser entregados junto
con la unidad, espacio común o equipo, apenas esté designado el responsable de
su administración; sea el propietario, en caso de alguna unidad comercial o la
administración, en caso de espacios comunes y equipos. Las entregas deberá ser
registrada mediante un acta para ese fin y corroborada mediante correo
electrónico enviado por el SI, con copia a JPV y CC.

a) Administración.

La administración recibe espacios comunes y equipos en el acto de recepción señalado

anteriormente en este procedimiento. Desde ese momento, se hace responsable del
cuidado y mantención necesaria para que no sufran deterioro alguno. Posterior a la
recepción y en caso de detectar cualquier problema correspondiente a una posible PV,
deberá ser informada por conductos regulares de acuerdo a lo estipulado en el
Procedimiento de PV.