I

Objetivoholístico
Objetivo holístico del
del módulo
módulo

Fortalecemos los principios éticos, morales, los conocimientos y habilidades comunicacionales

de toda o todo secretario, a través de la información adecuada, aplicando con responsabilidad y
eficiencia técnicas y tecnologías de información y administración, para organizar oportunamente
eventos públicos con calidad de atención a las personas.

Unidad temática Nº 1. Perfil secretarial

Estimados participantes, fíjémonos en la

imagen del lado derecho, observemos y
comentemos qué escenario vemos.

De todas maneras, les presentamos a don Luis, que está inscribiendo a sus hijos.

¿Será que la secretaria Katherine no está haciendo la gestión necesaria para que sea atendido
de manera eficaz don Luis y sus hijos?

¿En qué creen que estará fallando la secretaria?

Sí, justamente en eso. Eso significa que la falla está en una buena gestión secretarial.

Veamos cuál debe ser el perfil de toda secretaria o secretario:

“Por la educación de las Naciones y pueblos Originarios Campesinos, Comunidades interculturales y Afrobolivianos que en conjunto
son el pueblo boliviano y del Abya Yala”
 secretarial

Una secretaria o secretario ejecutivo debe tener más habilidades y responsabilidades que simplemente
ser una buena asistente. Ser la mano derecha de su jefe implica que es necesario ir más allá de
simplemente seguir órdenes y realizar tareas administrativas, sino tener una comprensión más amplia
y estratégica de cómo funciona la empresa u organización, brindar apoyo en la toma de decisiones y
trabajar en estrecha colaboración con el jefe.

El perfil de una secretaria o secretario ejecutivo no se limita únicamente a ser una buena asistente,
también implica tener habilidades adicionales para ser un apoyo efectivo para el jefe y la empresa u
organización en general.

Veamos algunos de los requisitos y habilidades necesarios para ser una secretaria o secretario
ejecutivo efectivo:

El respeto y la atención cordial al público, la atención a los detalles y el ser perfeccionista, la facilidad
para expresarse tanto oralmente como por escrito, la capacidad para tomar iniciativas y trabajar bajo
presión, la habilidad para resolver requerimientos y el conocimiento en el uso de tecnología y
programas de registro y administración.

Es importante tener estas habilidades para ser una

secretaria o secretario ejecutivo competente y efectivo
en su trabajo.

Es crucial que la secretaría conozca el funcionamiento

de la empresa y la labor de su departamento.

Veamos las funciones son compartidas por una secretaria ejecutiva y una asistente
administrativa para mejorar la productividad de la empresa: Ambas tienen tareas en común
que contribuyen a la eficiencia, como la resolución de trámites y la organización adecuada de
las actividades, tanto secretaria ejecutiva como la asistente administrativa, trabajan juntas para
mejorar la productividad de la empresa, realizando tareas como resolver trámites y mantener
una organización adecuada en las actividades.

¿Qué es el secretariado?

El papel del secretariado y la función de la secretaria, se apoya en que su rol principal es el de asistente
de dirección o departamentos ejecutivos. Además, se menciona que la tarea de una secretaria es

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 supervisar asuntos de confidencialidad, llevar a cabo trámites administrativos y mantener en orden
asuntos rutinarios de oficina.

No obstante, se destaca que, en el caso de una secretaria ejecutiva, su trabajo va más allá de
simplemente asistir a los altos rangos de la empresa y realizar tareas administrativas. En cambio, su
papel es el de apoyar directamente a los ejecutivos en diversas labores, que incluyen la solicitud de
información y otras tareas de ya mayor envergadura.

Cualidades del perfil secretarial

Se destacan algunas habilidades importantes, como la capacidad de organización, la habilidad para

tratar bien al público, la agilidad y la diligencia en el desempeño de las tareas asignadas, así como
conocimientos sólidos sobre el trabajo de los ejecutivos de la empresa, para poder realizar
satisfactoriamente el suyo. Se presentan, a su vez, estas cualidades como fundamentales para el éxito
como secretaria/o:

Polivalencia de habilidades para abarcar diversas tareas sin una formación

específica, la habilidad organizativa para lidiar con jefes “despistados”.

Discreción y el respeto necesarios en todo momento.

Empatía para poder entender las necesidades de comunicación del jefe.

Capacidad de mantenerse dentro de los plazos acordados.

Capacidad de anticipación para resolver problemas de manera efectiva.

Importancia al no confundir el espíritu de servicio con el servilismo.

Principios de carácter general

La importancia de que las secretarias/os tengan principios éticos para hacer su trabajo de manera
efectiva y valorada. Estos principios éticos son necesarios para todas las personas que ocupan cargos
laborales y deben aplicarse a las funciones diarias de la secretaria para asegurar la eficacia en su
trabajo. Sin estos principios éticos, el trabajo de la secretaria no puede ser valorado de manera
adecuada.

Los principios éticos que debe seguir una secretaria o secretario para desempeñarse adecuadamente
en su trabajo son:

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 Cumplir con las normas impuestas por la empresa y llevar a cabo su trabajo con
honor y dignidad, sin infringir estas normas.
Ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, actuando con buena fe
y honestidad.
Respetar el principio de confidencialidad y mantener la privacidad de la
información que pueda obtener en su trabajo.

No divulgar información que no le haya sido autorizada de socializar, ni copiar

documentación o archivos confidenciales sin autorización, ni hacer comentarios o
críticas que perjudiquen a la empresa a sus jefes.

Ser fiel a la empresa y no tener conflictos de interés, ni ser la competencia de la

empresa.

Estar dispuesta a dar apoyo a cualquier área de la empresa que lo necesite.

Una secretaria tiene un conjunto de principios qué aplicar en las funciones tan
importantes que desempeña al interior de una empresa, además de utilizar
siempre el sentido común y velar por los intereses de la empresa que le brinda el
sustento al hogar.

Dignidad

El comportamiento que se espera de una secretaria/o, se destaca por la importancia de mantener la

dignidad en el desempeño de su profesión.

Se espera que la/el secretaria/o se abstenga de cualquier comportamiento que pueda dañar su
reputación y que siempre actúe de manera honorable en su trabajo, preservando su dignidad y su
buen nombre profesional.

Integridad

La importancia de la integridad en el trabajo de una secretaria reside en que se espera que la misma
actúe con honradez, lealtad y buena fe en su trabajo y que no acepte regalos o favores de sus jefes o
personas ajenas a la empresa que puedan influir en su desempeño.

Código deontológico secretarial

Destaca la importancia del comportamiento y profesionalismo que se espera. El nombre “secretaria”

proviene de “secreto”, por lo que esta profesión exige una ética profesional basada en la discreción y
la confidencialidad. El derecho del secreto profesional comprende:
La importancia de la confidencialidad y el secreto profesional en el trabajo de una secretaria/o.

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  Se espera que la secretaria/o mantenga en privado las confidencias e información
personal a las que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio
profesional y que evite duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los
archivos oficiales sin conocimiento de su superior.

 Se espera que la secretaria/o mantenga la confidencialidad de los hechos de conocimiento

restringido que puedan afectar a sus superiores, compañeros o miembros del colectivo
en el que la secretaria/o trabajé, como los dossier personales o profesionales.

 Es importante que la secretaria/o no revele información cuyo contenido tenga un valor

específico para un lector no autorizado o que esté clasificado como confidencial, restringido o
con una distribución de personas específicas.

 Aunque la secretaria/o debe mantener el secreto profesional, no debe entrar en conflicto con
la lealtad a la entidad para la que trabaja.

 Si la secretaria/o obtiene información que pudiera ocasionar perjuicio o beneficio a su

superior o a la entidad para la que trabaja, debe comunicarlo a su superior.

 Sin embargo, los límites de esta divulgación están definidos por el sentido de lealtad y la
integridad que conforman el perfil personal de la secretaria/o.

Cuidado del aspecto personal

La importancia del cuidado del aspecto personal para una secretaria/o, implica que, además de
poseer conocimientos, es importante que la secretaria/o tenga una apariencia personal adecuada y
armoniosa.

La apariencia personal incluye el vestuario, el maquillaje, el peinado, el calzado, los accesorios, puede
afectar la imagen que da a los demás y la percepción de su profesionalismo.

Dado que la secretaria/o está en contacto con todo tipo de personas y representa a su jefe y a la
empresa en diversas situaciones, es importante que tenga cuidado en su apariencia personal.

Esto no se limita solo al aspecto físico, sino también a los aspectos de modales, cortesía, posturas y
otros aspectos importantes.

Imagen personal

• El aseo.

• Arreglo personal.

• La forma adecuada de vestir.

• Detalles de pulcritud como mantener la piel cuidada y el cabello arreglado.

• El maquillaje.

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  Cuidado de las manos.
 Cuidados de la salud.
El vestuario
La forma de vestir de una secretaria o un secretario en la transmisión de un mensaje a sus
compañeros se apoya en que, si la vestimenta es clásica y formal, se le tratará con formalidad.
En cambio, si lleva una vestimenta más provocativa, se le tratará de manera más
despreocupada. Se sugiere que, en el ambiente laboral, el vestuario debe ser sencillo,
elegante y que proyecte profesionalismo.

En las organizaciones donde no hay un código de vestimenta establecido, se

deben evitar ropas brillantes, sandalias muy altas, faldas cortas y ajustadas, ropa
transparente, escotes, zapatos dorados o plateados, maquillaje excesivo y
accesorios grandes y llamativos.

Los modales
Los modales influyen en la imagen que se proyecta, tanto por parte de la persona
como por la empresa en sí. Se destaca que los modales son las acciones que
caracterizan a cada persona y se conforman por las actitudes corporales que
influyen en el comportamiento humano, como la forma de hablar, vestir y
conducirse. Se sugiere que la secretaria o secretario debe educar sus modales y
cuidar el tono de voz para poder pedir las cosas de manera adecuada en cualquier
nivel de trabajo.

Actitudes
Para que el/la secretaria/o ejecutiva/o, tenga una actitud emprendedora que le
permita gestionar eficientemente sus logros, necesita cumplir con los
requerimientos de una gestión administrativa de grandes competencias.

BIBLIOGRAFIA
 Guía de trabajo secretariado ejecutivo_Educación técnica tecnológica y productiva

“Por la educación de las Naciones y pueblos Originarios Campesinos, Comunidades interculturales y Afrobolivianos que en conjunto
son el pueblo boliviano y del Abya Yala”