Definición
El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es
comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento. Es
el documento más común dentro de la correspondencia administrativa y, por
tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración.
Según el destinatario o destinataria, el oficio puede ser de dos tipos: interno,
cuando está dirigido a otro organismo administrativo; o externo, cuando está
dirigido a una persona física o jurídica. En el primer caso, el oficio se dirige a
órganos o unidades administrativas sin dependencia jerárquica, por lo que
debe diferenciarse de la "nota interior", utilizada para la comunicación entre
órganos o unidades dependientes de un mismo órgano superior.
Criterios de uso
La redacción sigue una estructura fija y se caracteriza porque:
Tiene un carácter estrictamente oficial y un tono formal, neutro, objetivo
e impersonal.
Tiene un contenido muy concreto, trata un solo tema referido al
expediente en el que se integra.
Se suelen utilizar párrafos breves.
Se utiliza la primera persona del presente de indicativo para el emisor
(comunico, solicito) y la tercera personal del singular (usted) o la
segunda persona del plural (vosotros/as) para los y las destinatarias.
Expresiones frecuentes
De acuerdo con…
En respuesta a su escrito…
En relación a…, le comunico que…
Se envía, adjunto, el informe…
De acuerdo con lo dispuesto en el art….de…, le comunico…
Se envía, para su conocimiento…
Para su conocimiento y a los efectos que corresponda, le envío…
Estructura - Esquema
CABECERA
Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el oficio, utilizando el logotipo institucional de
gradación.
Respetar el Manual de identidad visual corporativa de la Universidad de Granada
Dejar la esquina superior derecha despejada para la colocación del sello de registro
IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA DESTINATARIA
Se debe identificar al destinatario o destinataria del oficio, haciendo constar su nombre, apellidos, cargo (s
órgano/servicio/entidad.
En el caso de oficios de carácter interno, hay que dirigirlos al cargo del órgano administrativo o directamen
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
En este apartado se indicará el número de oficio (opcional) y el asunto del mismo o el expediente administ
referencia.
FÓRMULA DEL SALUDO
Solo se utiliza para las comunicaciones oficiales externas, empleando el tratamiento de Señor/ Señora.
CUERPO
Si la comunicación es breve, el cuerpo puede constar de un solo párrafo. En cambio, si es larga, es conveni
estructurar la información en diversos párrafos y ordenarlos de manera lógica: con una introducción donde
el motivo del oficio, una explicación de los hechos y una conclusión donde se formula una petición a la pe
destinataria o se sintetiza el motivo de la comunicación.
FÓRMULA DE DESPEDIDA
No se utiliza para los oficios internos. En los externos tampoco se suele utilizar pero cuando se hace suele
como por ejemplo “Atentamente”.
FIRMA
Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio reservado al efecto.
En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/
