ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DEL PERFIL DE
SECRETARIA
¿En qué instrumento se evalúan los compontentes del Perfil de Cargo?
Componentes del Perfil Pauta/Intrumento
de Cargo Bitácora Lista de cotejo Evaluación 360°
x x
Objetivos del cargo
x
Funciones del cargo
Responsabilidades del
x x
cargo
x
Competencias del cargo
x x
Aspectos
FUNDAMENTACIÓN DE LA PERTINENCIA DE LOS INSTRUMENTOS Y PAUTAS DISEÑADAS PARA DAR
CUENTA DEL PERIL DE CARGO
Dentro de la pertinencia que se tiene para los instrumentos seleccionados tenemos: a) Evaluación con bitácora,
nos va permitir que la secretaria analice su desempeño y valore los logros alcanzados, siendo una herramienta
valiosa que convierte estos datos en un aprendizaje.; b) Evaluación con lista de cotejos: nos va permitir identificar
ventajas y desventajas específicamente las vinculadas con el perfil de la secretaria teniendo a la vista sus funciones
y responsabilidades; c) La evaluación 360°, nos va permitir para obtener una evaluación detallada con el fin de dar
una retroalimentación de desempeño.
a) BITÁCORA
Es un instrumento donde se deja un registro de evidencias de las labores que se van realizando de manera
minuciosa y los problemas que se presentan al desarrollar una actividad, y cómo el trabjador va emplear soluciones
frente a ellos. En el presente caso, se recomienda utilizarla de forma semanal, una propuesta para esta tipo de
NOMBRE DE
FECHA FUNCIÓN O INCIDENTE OBSERVACIONES
ORGANIZACIÓN/CLIENTE U OTROS
b) LISTA DE COTEJO
Es un instrumento nos va ayudar a tener una escala de medición de las funciones del cargo y competencias del
mismo. Proponiendo para el presente caso, el siguiente:
1 2 3 4
NUNCA Algunas veces La mayoría de las veces Siempre
ACTIVIDADES CLAVES 1 2 3 4
Saluda de manera oficial conforme el protocolo de
Recibir y atender a los la Institucuión.
clientes, socios y jefes Mantiene la sala de espera limpia e iluminada.
personalmente. Toma nota de pedidos o solicitudes.
Registra cada llamada.
Comunica el mensaje de manera efectiva.
Atender las llamadas Recepciona con amabilidad conforme el protocolo
telefónicas. de atención.
Ordena los documentos por tema o asunto.
Gestionar los archivos,
Cuenta con una agenda actualizada de los clientes
expedientes y agenda
del responsable de la Lleva un control de las reuniones y audiencias
empresa programadas del responsable de la empresa.
Guardar confidencialidad con la información que dispone tanto de la
institución como de los clientes.
Recoge información imprescindible para el desarrollo de sus funciones.
Discierne y limita acciones que puedan realizarse públicamente o no.
Cuenta con habilidades en organización de información a su cuidado.
Trasmite información oportuna, adecuada y objetiva.
Cuenta con un compromiso eficaz y de calidad en el cumplimiento de sus
responsabilidades.
TOTAL
OBSERVACIONES
c) EVALUACION 360°
Es un instrumento que nos va permitir para obtener una evaluación detallada con el fin de dar una
retroalimentación de desempeño y con ello vamos a ver las responsabilidades del cargo y aspectos del perfil del
cargo.
I. DATOS DEL EVALUADO
NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO
SEDE FECHA
II. DATOS DEL EVALUADOR ( Marca con una x la relación con el
evaluado)
NOMBRE Y APELLIDOS JEFE CLIENTE TERCERO
Leyenda:
Calificación significado
1 Totalmente en desacuerdo
2 En desacuerdo
3 Neutra/ indeciso
4 De acuerdo
5 Totalmente de acuerdo
III. OBJETIVO DEL CARGO (Marque con una x en el cuadro )
CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
A EVALUAR 1 2 3 4 5
La persona evaluada lleva un control
minucioso del día a día del Estudio
Jurídico.
La persona evaluada realiza labores
administrativas y, organizacional del
Estudio Jurídico.
La persona evaluada realiza un
seguimiento de agenda laboral como
asistir al abogado responsable y
clientes.
IV. RESPONSABILIDADES DEL CARGO (Marque con una x en el
cuadro la apropiada)
CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
A EVALUAR 1 2 3 4 5
Saludar de manera oficial
Mantener la sala de espera limpia e
iluminada.
Tomar nota de pedidos o solicitudes.
Registrar cada llamada.
Comunicar el mensaje de manera
efectiva
Contar con un protocolo de atención.
Ordenar los documentos por tema o
asunto.
Contar con una agenda actualizada de
los clientes
Llevar un control de las reuniones y
audiencias programadas del
responsable de la empresa.
Mostrar amabilidad y cordialidad,
conduciendo a la persona a la Sala de
espera.
Ofrecer una bebida.
Indicar el tiempo aproximado de
espera.
Indicar el tiempo aproximado de
espera.
Revisar con antelación la Sala de
espera.
Abrir las ventanas diariamente.
Realizar la coordinación con el
personal de limpieza.
Tener una agenda.
Capturar la idea principal.
Informar al jefe inmediato.
Contar con formato de datos de
registro.
Agendar las citas
Asegurar recepcionar el mensaje
adecuadamente.
Ser precisa en el comunicado.
Ser breve en la llamada de espera.
Transferir las llamadas si es
autorizada.
Indicar cómo debe presentarse el
solicitante ante un proceso.
Precisar fecha y hora de atención.
Indicar tarifario
Colocar en orden cronológico cada
archivador o expediente.
Foliar cada expediente en la parte
superior del más antigua al vigente.
Archivar cada expediente resuelto.
Utilizar formato de datos
Actualizar mensualmente los datos
personales.
Comunicarse con los clientes.
Elaborar un registro semanal de las
reuniones programadas
Elaborar un registro mensual de las
audiencias programadas
Mantener una reunión diaria de
breves minutos para informar de todo
lo agendado a la responsable de la
empresa
