1.
CARGO
SECRETARIA
Unidad de desempeño UNIDAD DE RECEPCIÓN
Lugar de desempeño ESTUDIO JURÍDICO “SANTACRUZ & ASOCIADOS”
Calidad Jurídica Ninguna
Grado
N° de Cargos 1
2. PERFIL DEL CARGO
2.1.- OBJETIVO DEL CARGO:
Llevar un control minucioso del día a día del Estudio Jurídico en los diferentes contextos tanto en labores
administrativas, organizacional y seguimiento de agenda laboral como asistir al abogado responsable y
clientes.
2.2.- FUNCIONES DEL CARGO:
2.2.1. Recibir y atender a los clientes, socios y jefes personalmente.
2.2.2. Atender las llamadas telefónicas.
2.2.3. Gestionar los archivos, expedientes y agenda del responsable de la empresa
2.3.- RESPONSABILIDADES DEL CARGO
2.3.1. Saludar de manera oficial
2.3.2. Mantener la sala de espera limpia e iluminada.
2.3.3. Tomar nota de pedidos o solicitudes.
2.3.4. Registrar cada llamada.
2.3.5. Comunicar el mensaje de manera efectiva
2.3.6. Contar con un protocolo de atención.
2.3.7. Ordenar los documentos por tema o asunto.
2.3.8. Contar con una agenda actualizada de los clientes
2.3.9. Llevar un control de las reuniones y audiencias programadas del responsable de la empresa.
2.3.10. Mostrar amabilidad y cordialidad, conduciendo a la persona a la Sala de espera.
2.3.11. Ofrecer una bebida.
2.3.12. Indicar el tiempo aproximado de espera.
2.3.13. Indicar el tiempo aproximado de espera.
2.3.14. Revisar con antelación la Sala de espera.
2.3.15. Abrir las ventanas diariamente.
2.3.16. Realizar la coordinación con el personal de limpieza.
2.3.17. Tener una agenda.
2.3.18. Capturar la idea principal.
2.3.19. Informar al jefe inmediato.
2.3.20. Contar con formato de datos de registro.
2.3.21. Agendar las citas
2.3.22. Asegurar recepcionar el mensaje adecuadamente.
2.3.23. Ser precisa en el comunicado.
2.3.24. Ser breve en la llamada de espera.
2.3.25. Transferir las llamadas si es autorizada.
2.3.26. Indicar cómo debe presentarse el solicitante ante un proceso.
2.3.27. Precisar fecha y hora de atención.
2.3.28. Indicar tarifario
2.3.29. Colocar en orden cronológico cada archivador o expediente.
2.3.30. Foliar cada expediente en la parte superior del más antigua al vigente.
2.3.31. Archivar cada expediente resuelto.
2.3.32. Utilizar formato de datos
2.3.33. Actualizar mensualmente los datos personales.
2.3.34. Comunicarse con los clientes.
2.3.35. Elaborar un registro semanal de las reuniones programadas
2.3.36. Elaborar un registro mensual de las audiencias programadas
2.3.37. Mantener una reunión diaria de breves minutos para informar de todo lo agendado a la
responsable de la empresa.
2.3.- COMPETENCIAS DEL CARGO:
2.3.1. Guardar confidencialidad con la información que dispone tanto de la institución como de los
clientes.
2.3.2. Recoger información imprescindible para el desarrollo de sus funciones.
2.3.3. Discernir y limitar acciones que puedan realizarse públicamente o no.
2.3.4. Habilidad en organización de información a su cuidado.
2.3.5. Trasmitir información oportuna, adecuada y objetiva.
2.3.6. Compromiso eficaz y de calidad en el cumplimiento de sus responsabilidades.
2.4 ASPECTOS A CONSIDERAR
Título de Técnico en la Carrera de Secretariado Ejecutivo
FORMACIÓN ACADÉMICA
EXPERIENCIA PREVIA De un año de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con
el área de especialidad del cargo.
Se requiere capacidad analítica, creatividad, empatía, discreción,
CONDICIONES DEL TRABAJO relaciones humanas, iniciativa, buena redacción y ortografía, manejo de
tecnología, y de oficina.
HERRAMIENTAS Curso de ofimática
COMPUTACIONALES
