ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4
YULEIDYS BULA MEJIA
Aprendiz
JHON ALI CERVANTES FERRER
Instructor
CENTRO DE APRENDIZAJE SENA
LA JAGUA DEL PILAR - LA GUAJIRA
2024
INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido, con el fin de
conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos tales como: producción,
distribución, recepción, trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los
documentos de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión
documental aplicado a la empresa para conocer el manejo de los documentos y correspondencias,
unificando dichos criterios, definiendo las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la
documentación convirtiéndose en una herramienta que le permita continuar el proceso de
normalización documental del SIGED. Parala utilización en cartas, memorandos, comunicaciones
internas y circulares se preparan con base a las normas técnicas del ICONTEC ajustándose a los
requerimientos de la empresa, con el propósito de contribuir al mejoramiento de su gestión y
respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; aparte de contribuir en la proyección de una
imagen unificada que le permite la consolidación y el posicionamiento de la empresa. Ya con los
conceptos bien estructurados y fundamentados se podría afirmar que alcanzaremos un nivel
avanzado con el cual nos desempeñaremos con satisfacción en las Unidades de Información y los
archivos.
OBJETIVO
Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades realizadas en la
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN mostrar los resultados obtenidos y las debilidades
encontradas.
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Destacar la importancia que tiene todos los
documentos de archivos dentro de cualquier entidad pública o privada. Estandarizar la utilización
de materiales ecológicos y equipos viables de alta tecnología. Simplificar la recuperación de la
información en forma rápida y oportuna. Vigilar el uso y circulación de los documentos. Prevenir la
creación de documentos innecesarios y/o la duplicidad en presencia de versiones caducadas.
Abreviar los procedimientos. Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una
adecuada explotación al servicio de la gestión en la toma de decisiones. Afirmar la disponibilidad
en los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia. Acceder fácilmente a la
recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y confiable. Lograr que los
archivos sean vistos dentro y fuera de una organización como verdaderas unidades de información
viable y útil no solo para utilizarlas en la administración sino también para la cultura.
FORTALEZAS
Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de Gestión de cada una
de las Áreas y demás información contenida en los Fondos Documentales Acumulados del Archivo
está organizada por: Clasificación Documental: Identificación de Unidades administrativas y
funcionales. Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de
series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o
Valoración y de los documentos de apoyo. Esta organizada por Ordenación Documental: Relaciones
entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de
expedientes. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
Foliación.
Está organizada por Descripción Documental: Análisis de información y extracción de contenidos.
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos. Etapas o fases del ciclo vital de los documentos:
Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Conservación Total. Eliminación.
Selección.
Microfilmación o Digitalización.
GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión documental se podría definir como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación
recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final facilitándonos su utilización y su
conservación.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Nos permite de una forma detalla las operaciones
al interior de una entidad o institución, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Programa de gestión
documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en que consiste
cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta,
Conservación y Disposición final de documentos).
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
CONSULTA DOCUMENTAL Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
TRÁMITE DOCUMENTAL Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
RECEPCIÓN Y DESPACHO PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones. Los procesos del programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central son: (Organización,
Consulta, Conservación y disposición final de los documentos).
ORGANIZACIÓN En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas
”. Ley 594 de 2000.
DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
CONSERVACIÓN En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico Integral.
Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastre. Inspección y
mantenimiento de instalaciones.
CUALIDADES Y PARTICULARIDADES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL USO DE LAS TABLAS
DERETENCIÓN DOCUMENTAL
RESULTADO FINAL Normalización de los procesos de documentos archivo. Generación de
documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Una verdadera maduración y
aplicación de las tablas de retención y valoración documental se han aplicado de manera efectiva
en la implementación. En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y es
así como se da un mejor cumplimiento a las normas. El archivo de Gestión de la Empresa (SIGED)
demuestra un avance significativo en el manejo de herramientas jurídicas y tecnológicas.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Como se describió ya anteriormente en la investigación, se detectó
que aún no se aplica adecuadamente el procedimiento de operación y verificación, teniendo en
cuenta los controles que tiene la institución para efectuar una recepción eficaz, lo anterior se
detalla: 1. No se realiza la debida verificación en la recepción de documentos y no se verifican que
estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos
de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este
proceso tampoco se realizan las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción.
Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (legalidad).
Radicación de documentos no se encontró la asignación de un número consecutivo en los
documentos establecidos, dejando constancia de la hora y fecha de envío o recibo. No se evidencio
el rotulo impresión de la radicación. No todos los registros impresos de planillas de radicación y
control se hallaron radicados. Distribución de documentos En esta actividad se debe garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario. Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de
los documentos al interior y al exterior de la entidad visitada, sin interesar el medio de distribución
de los documentos, pero el mecanismo de control y verificación de recepción y envío de los
mismos no cumplen con este proceso. Distribución de documentos externos Al realizar la
identificación en las respectivas dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, al revisar
la clasificación de las comunicaciones, la organización de documentos en buzones o casilleros, el en
ruta miento de documentos a dependencia competente, la reasignación de documentos está mal
direccionados y el registro de control de entregade documentos recibidos.
Correspondencia Interna: Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo
establecido en este procedimiento y no se radican y se envía por mensajería interna y muchas
veces no se sabe quién recibió o envió dicha correspondencia; las cartas internas que se radican
son aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la empresa y
las que no quedan sin archivar y sin radicar quedando mucha documentación a la deriva.
Consecutivo de correspondencia: Se detectó que no está organizada por orden numérico para
facilitar su consulta esta organiza con una copia de la correspondencia despachada.
PROPUESTA DE SOLUCION
Recepción de los documentos Se debe contar con un personal que esté dispuesto a seguir la
normatividad al pie de la letra ya que el procedimiento existe, pero la persona encargada no lo
cumple a dicha cabalidad que dando los documentos sin previa revisión y anotación dicha
documentación. Las actividades aquí descriptas como, por ejemplo: Identificación de medios de
recepción, Recibo de documentos oficiales, Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas y Constancia de recibo (legalidad). No están siendo constantemente revisadas, organizadas y
actualizadas por ende se necesita una persona experta en el campo de Ciencias de la Información y
la Documentación Bibliotecología y Archivística que realice dichas funciones en el archivo SIGED.
El procedimiento físico como el rotulo impreso de la radicación y el registro impreso de las planillas
debe ser de carácter obligatorio de la persona encargada ya que esto es reglamentado por la ley
debe cumplirse a cabalidad. Se evidencio mucho represamiento de documentos en dicha área
inclusive de días y no se garantiza a las dependencias que los documentos lleguen a su destinatario
el mismo día por tal motivo se deben distribuir las cargas Laborales y apoyarse en un practicante
(monitor) el cual colabore en determinadas horas y así la persona encargada de la distribución de
la documentación no tenga mucha carga laboral. La reasignación de documentos debe hacerse de
una forma clara y oportuna cada vez que alguna dependencia envié o reciba correspondencia
deben ser muy claro a la hora de mandar la información, revisando la clasificación, apoyados de la
secretaria de cada dependencia ella debe ser la persona que revise los documentos y firmando en
control de reparto de la correspondencia. Toda correspondencia Interna debe ser archivada por
rango de años así no se entorpece la labor del SIGED a la hora de la depuración del Archivo y que
no sea tarea solo de la recepcionista si no que cada secretaria de su respectiva dependencia
archive la correspondencia por orden cronológico. La correspondencia debería ir por orden
consecutivo así se sabe a qué rango consecutivo, fecha y hora llegaron dichos documentos.
CONCLUSIONES
El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y nuevas
tecnologías para con ello garantizar su originalidad e integridad. También debe tener en cuenta
que un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y recuperar
información, esto es vital para la permanencia de cualquier organización sin importar su tamaño.
La gestión documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepción y
organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar
mucho tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos permite conservar los
documentos teniendo como base la normatividad de la ley General de Archivos. Como medio la
gestión documental nos provee información y como activo proveen mucha documentación. Si se
llegan a utilizar sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a la
localización del documento de una forma más rápida desde cualquier lugar ya sea en la
organización o fuera de ella.
