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República de Costa Rica

Ministerio de Educación Pública

Dirección de Infraestructura y
Equipamiento Educativo
Dirección de Proveeduría Institucional
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Ministerio de Educación Pública
Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo
Dirección de Proveeduría Institucional

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

Ministerio de Educación Pública Código:

Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo
Dirección de Proveeduría Institucional DIEE-M-MP-002-16

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR Versión: 002

MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVOS PÚBLICOS

Elaborado por: Autorizado por:

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Evelyn Garita Gamboa,
Mobiliario
are ulio Fallas Diaz
Vieeministro Administrativo.
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Alberto Rodriguez Rodriguez,

Mobiliario

Fecha: 9 de setiembre, 2016

Objetivo

Establecer las actividades que deben ejecutarse para la adquisición, asignación,

almacenamiento y distribución de mobiliario escolar a los Centros Educativos Públicos,
estableciendo las responsabilidades de cada una de las instancias implicadas en este
procedimiento.

Alcance

Este procedimiento es de acatamiento obligatorio para todos los Centros Educativos

Públicos, Juntas de Educación y Juntas Administrativas, Direcciones Regionales de
Educación y Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo del Ministerio de
Educación Pública.

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Dirección
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de Infraestructura y Equipamiento Educativo
Dirección de Proveeduria Institucional

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

Responsables

A continuación se señalan las instancias que intervienen en el proceso de dotación de

mobiliario escolar a los Centros Educativos públicos:

• Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo (OlEE).

• Área encargada de dotación de Mobiliario de la OlEE.
• Dirección de Proveeduria Institucional.
• Direcciones Regionales de Educación (ORE).
• Asesores supervisores de Circuitos Escolares
• Departamentos de Servicios Administrativos y Financieros de las ORE.
• Presidentes de Juntas de Educación y Juntas Administrativas.
• Directores de Centros Educativos Públicos.
• Representantes de Centros Educativos Públicos.
• Coordinador del Programa Presupuestario

Marco legal

Se ha reconocido en diferentes estudios realizados, la necesidad de implementar

medidas complementarias que faciliten el acceso a la educación pública costarricense.
Ello implica, entre muchos otros aspectos, que se desarrollen acciones tendientes al
mejoramiento de la infraestructura, equipamiento y dotación de mobiliario de los Centros
Educativos Públicos, de modo que se contribuya con la calidad y equidad de la educación
del pais, en apego al marco normativo que regula el control de los bienes patrimonio del
Estado Costarricense.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 38170-MEP: Organización

Administrativa de las Oficinas Centrales del Ministerio de Educación Pública, con fecha
30 de enero del 2014, se asignan las actividades relacionadas con la infraestructura yel
amueblamiento de las instituciones educativas públicas a la Dirección de Infraestructura
y Equipamiento Educativo (OlEE).

En lo concerniente al equipamiento educativo de los centros educativos públicos, el

Decreto en mención, cita en el apartado c) del articulo 139, que corresponde a la
Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo, establecer los procedimientos
para la dotación de mobiliario y equipamiento de las instituciones.

De igual manera, en los apartados d), i) Y n) de dicho articulo se señalan las siguientes
funciones:
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Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo
Dirección de Proveeduría Instítucional

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

"d) Analizar, estudiar, formular, planificar, asesorar, investigar, evaluar y divulgar

todos los procesos relacionados con la dotación de infraestructura educativa,
mobiliario y equipamiento."
"i) Planear y organizar la distribución del mobiliario y equipamiento, garantizando
que la entrega se haga en cada Centro Educativo."

"n) Establecer los Manuales de Procedimientos requeridos para el funcionamiento

de la Dirección y sus dependencias, el manejo de información oficial, así como la
prestación de los servicios y la realización de trámites bajo su responsabilidad,
prevío visto bueno del Viceministro Administrativo."

Las actividades establecidas en el presente manual también se apoyan en los servicios

que brindan las Direcciones Regionales de Educación, con la desconcentración mínima
que pretende, entre otras cosas, el acercamiento del sistema educativo a las
comunidades educativas.

Al respecto, el artículo 13 del Decreto Ejecutivo N° 35513 indica:

"... se requiere promover un proceso de desconcentración minima de la gestión
institucional del Ministerio de Educación Pública. Dicha desconcentración mínima
consistirá en aspectos operativos que se mantienen concentrados en las Oficinas
Centrales del Ministerio de Educación Pública, entre los cuales destacan los
siguientes:

... c) servicios de apoyo y trámites relacionados con la dotación de infraestructura

y equipamiento, asi como con la ejecución de los programas de equidad ..."

Asi mismo, en lo referente a las funciones del Departamento de Servicios Administrativos

y Financieros de las Direcciones Regionales, el inciso h) del articulo 68 del decreto en
mención cita:

"Prestar servicIos de apoyo a los Centros Educativos, relacionados con la

dotación de infraestructura y equipamiento, de acuerdo con los manuales de
procedimientos establecidos por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento
Educativo (OlEE) para ímplementar el proceso de desconcentración minima de
la gestión institucional del MEP en este campo."

Los involucrados en el presente procedimiento estarán obligados a desarrollar sus

acciones brindando en todo momento, colaboración en los cometidos de la Dirección de
Proveeduría Institucional, de conformidad con el artículo 224 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, de cita:

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"Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de las

Proveedurías Institucionales, todas las demás unidades administrativas
de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero,
presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a
brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus cometidos."

Cabe destacar, que las actividades definidas en el presente procedimiento, procuran el

fomento de la educación pública, a través de la donación de mobiliario a Centros
Educativos, en estricto cumplimiento de lo establecido en el articulo 34 del Reglamento
para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Posteriormente, los
Centros educativos deberán llevar el control de los bienes, de conformidad con el
Procedimiento General para el Levantamiento del Inventario en Centros Educativos
(Directriz DVM-PICR-235-2014).

Por tanto, de las normas transcritas se desprende la necesidad de que este Ministerio,
específicamente la OlEE, determine las acciones que las diferentes dependencias deben
realizar para la adecuada asignación, adquisición y distribución del mobiliario en cada
uno de los Centros Educativos públicos del país.

Definiciones

Procedimiento: Descripción escrita de las actividades específicas que componen un

determinado proceso de trabajo.

Mobiliario: Conjunto de muebles necesarios para el desarrollo de la enseñanza en los

centros educativos públicos, tales como pupitres, escritorios, bibliotecas, sillas y
estaciones de estudio y oficina, entre otros. En el presente procedimiento se referirá a
éste también con el término "bienes".

Formulario: Escrito en el que se solicitan datos o información para un motivo específico.

Acta: Certificación o constancia oficial de un hecho.

Calidad: Conjunto de propiedades que permiten juzgar el valor, superioridad o

excelencia de un objeto.

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Siglas

DIEE: Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo

DSAF: Departamento de Servicios Administrativos y Financieros

DRE: Direccióri Regional de Educación

CE: Centro Educativo

Descripción del procedimiento

1. Elaboración de proyecclon de compra de mobiliario según demanda

acumulada y activos entregados en años anteriores.

1.1 En el mes de Enero de cada año, el coordinador de mobiliario elabora el cuadro

resumen anual de las necesidades pendientes de atención, para ello se basa en
las solicitudes de mobiliario sin atender, asi como en la proyección de la
demanda de mobiliario solicitado en los últimos 3 años, para lo cual se realiza
una clasificación de los activos requeridos según el tipo y la DRE que lo requiere.
Este documento se constituye en el principal insumo para el control de entregas
de mobiliario, ya que permite observar la tendencia de atención de las
demandas, asi como las posibles prioridades anuales a considerar en el
momento de realizar la compra y asignación.

1.2 El coordinador de Mobiliario, una vez determinada la cantidad por adquirir,

corrobora con el coordinador del programa presupuestario la disponibilidad de
recursos financieros para la compra de mobiliario según la subpartida
presupuestaria correspondiente.

1.3 El Coordinador del programa presupuestario verifica via correo electrónico con
el Departamento de Control y Evaluación Presupuestaria de la Dirección
Financiera, el presupuesto disponible de la DIEE para la compra de mobiliario a
CE.

1.4 Una vez que el coordinador del programa presupuestario cuenta con el monto
disponible del año en vigencia para la compra de mobiliario por parte de la DIEE,
hace la notificación vía correo electrónico al coordinador de mobiliario.

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1.5 El coordinador de mobiliario elabora y traslada un oficio como propuesta para el

Director de la DIEE, en el cual indica: el inventario real de mobiliario (según el
tipo), la demanda pendiente de atender; y la proyección de necesidades de
adquisición de muebles para el año que inicia.

1.6 ¿La propuesta es autorizada por el Director de la DIEE?

1.7 Sí, el Director avala la propuesta, notifica via oficio al coordinador de mobiliario
la autorización de la misma, con el fin que se inicie las gestiones de compra de
bienes. Continúa con el Paso 3.1.

1.8 No, el Director remite por vía oficio, los aspectos que deben corregirse y lo
traslada al coordinador de mobiliario para su modificación.

1.9 El coordinador de mobiliario efectúa las correcciones solicitadas por el Director

de la DIEE y lo traslada nuevamente para su valoración. Continúa con el paso
1.5.

2. Solicitud de mobiliario por parte del Centro Educativo

2.1 Una vez detectada la necesidad de mobiliario (Preescolar, pupitres, docente

administrativo) en el CE, el Director del mismo debe descargar los formularios
de solicitud de mobiliario (anexo 1, 2,3) directamente de la página web del
Ministerio de Educación Pública ([Link]) y completarlo según sus
requerimientos.

2.2 En caso que la institución no esté inscrita en el registro de instituciones aptas

para recibir donaciones de la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa (DGABCA) del Ministerio de Hacienda, también
debe descargar el formulario (de la misma dirección, ver anexo N"4) de solicitud
de inscripción y adjuntar los siguientes documentos.

a) Certificación original de la Personeria Jurídica de la Junta. En caso que se

presente una fotocopia, ésta debe ir certificada por un notario público.

b) Fotocopia de la cédula de identidad del presidente de la Junta. (No debe ir

certificada por un notario público).

c) Fotocopia de la cédula juridica de la Junta (No debe ir certificada por un

notario público).
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2.3 El presidente de la Junta de Educación o Junta Administrativa, completa y firma

el formulario anterior, adjunta la documentación, lo entrega en la DGABCA, y
solicita la copia de recibido correspondiente.

2.4 El Director del CE remite ante la DIEE, via correo electrónico institucional, correo
tradicional o entrega personal, el formulario de solicitud de mobiliario
correspondiente, firmado por él y por el presidente de la Junta de Educación o
Junta Administrativa del CE.

2.5 ¿La solicitud ingresó de forma fisica?

2.6 Si, en la recepción de la DIEE se registra la fecha de ingreso y se traslada el

mismo día a los colaboradores encargados de mobiliario. (continuar con el paso
2.9)

2.7 No, la solicitud ingresó vía electrónica al correo mobiliario_diee@[Link].

Donde el coordinador de mobiliario remite el acuse de recibo.

2.8 En caso que la solicitud de mobiliario ingrese por otro formato, el coordinador de
mobiliario comunica al CE, vía oficio o correo electrónico, los pasos a seguir para
hacer uso de la herramienta establecida para solicitar los bienes. (regresa al
punto 2.4)

2.9 El coordinador de mobiliario ingresa la información de la solicitud en la base de

datos (Lista General Mobiliario o Lista General Docente Administrativo), que
corresponda según tipo de mobiliario solicitado y Dirección Regional de
Educación de procedencia.

2.10 El coordinador de mobiliario procederá a analizar la información aportada en

dicho documento con el fin de asignar de manera equitativa la cantidad de
mobiliario solicitado por el CE, para dicho estudio se toma como referencia las
variables como: matricula, historial de mobiliario entregado años atrás, tipo de
jornada laboral, Número de aulas, entre otros.

2.11 El colaborador de mobiliario registra la cantidad y tipo de mobiliario por asignar

en la misma solicitud y en la base de datos como resultado del análisis realizado.

2.12 ¿La solicitud de mobiliario es aprobada?

2.13 Sí, comunicar en un plazo no mayor de 10 días hábiles via correo electrónico u
oficio al CE, con cODia al DeDartamento de Administración de Bienes de la
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Proveeduría Institucional, acerca de la aprobación del mobiliario solicitado,

haciendo la aclaración de que la entrega de los bíenes aprobados quedará
supeditada a la disponibilidad presupuestaria del año en curso, la fecha de
ejecución de la compra de los bienes y a la inscripción en la DGABCA como
beneficiarios para donaciones. (pasa al punto 3)

Nota: en caso de que por disponibilidad presupuestaria o plazo de ejecución de

la compra no fuera posible la asignación, la solicitud quedará pendiente para
entregarse con el presupuesto del próximo periodo.

2.14 No, la solicitud es rechazada y se clasifica como N/A (no aplica), en la base de
datos. El coordinador de mobiliario comunica en un plazo no mayor a 10 dias
hábiles al solicitante, via correo electrónico, la razón por la cual se rechaza la
solicitud. (pasa al punto 2.15)

Nota: Dicho rechazo se puede generar porque la solicitud no aporta las firmas
correspondientes, falta de sellos o según el registro histórico en años anteriores
ya se han entregado los mismos tipos de mobiliario suficientes para atender su
demanda, entre otros.

2.15 Una vez hecha la notificación, se archiva la solicitud según la DRE de

procedencia.

3. Solicitud de compra de mobiliario escolar por parte de la OlEE ante la

Dirección de Proveeduria Institucional.

3.1 El coordinador mobiliario, previa aprobación del Director de la DIEE, elabora la

solicitud de pedido a tramitar ante la Proveeduria para la compra de mobiliario
escolar. (ver Anexo N°5).

3.2 El coordinador de mobiliario remite al coordinador del programa presupuestario,

mediante un oficio, la solicitud de pedido de compra y la justificación de la misma,
así como cualquier otra documentación que pueda solicitar la Proveeduría
Institucional para dar inicio al proceso de adquisición del mobiliario.

3.3 ¿La solicitud de adquisición se encuentra completa y correcta?

3.4 Si, el coordinador de programa presupuestario adjunta otros documentos a la

solicitud y la remite al Departamento de Planificación y Programación de

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Adquisiciones de la Proveeduría Institucional para su revisión previa. (continua

con el paso 3.7)

3.5 No, el coordinador del programa presupuestario revisa los documentos según
procedimientos establecidos para las solicitudes de pedido de compra y sugiere
via correo electrónico la realización de cambios en la solicitud de pedido de
compra yen la justificación.

3.6 El coordinador de mobiliario realiza los cambios solicitados por el coordinador del
programa presupuestario de la DIEE y lo envía nuevamente para su posterior
remisión a la Dirección de la DIEE.

3.7 ¿La solicitud de pedido y los documentos que la acompañan se encuentran

correctos?

3.8 Sí, El Director de la DIEE aprueba la solicitud mediante su firma y la traslada,

mediante oficio a la Proveeduría Institucional para que se continúe con lo
dispuesto en el apartado 4 de este procedimiento.

3.9 No, solicita al coordinador de programa presupuestario la corrección de las

inconsistencias encontradas. (continua con el paso 3.7)

4. Análisis técnico de las ofertas presentadas por oferentes en licitaciones

públicas, licitaciones abreviadas para mobiliario escolar, contrataciones
directas y resolución de compra.

4.1 La Dirección de Proveeduría Institucional, recibe la solicitud de pedido, la

justificación de inicio y el cronograma remitído por la Dirección de la DIEE y los
traslada al Departamento de Planificación y Programación de Adquisiciones de
la Proveeduría Institucional.

4.2 El analista encargado en el Departamento de Planificación y Programación de

Adquisiciones revisa la documentación y verifica si la solícitud de pedido y los
demás documentos se encuentran correctos, según el procedimiento interno de
dicho Departamento.

4.3 ¿La documentación se encuentra correcta?

4.4 Sí, el Departamento de Planificación y Programación de Adquisiciones da el

visto bueno a la documentación de la compra y tramita la solicitud según sus
procedimientos internos. (continúa con el paso 4.7)

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4.5 No, el Departamento de Planificación y Programación de Adquisiciones

encuentra inconsistencias en la documentación aportada por la DIEE, y remite
al coordinador de programa presupuestario, solicitando las aclaraciones
pertinentes. (continua con el punto 4.6)

4.6 El coordinador de programa presupuestario solicita al coordinador de mobiliario

las modificaciones y una vez subsanada la documentación, la remite
nuevamente con la firma del Director de la DIEE al Departamento de
Planificación y Programación de Adquisiciones para que continúe con el trámite.
Pasa punto 4.3

4.7 El Departamento de Contrataciones Administrativas realiza el proceso de

compra según lo establecido en los respectivos manuales de procedimientos de
la Dirección de Proveeduría Institucional.

4.8 En caso que se requiera realizar el análisis técnico de las ofertas (licitaciones
públicas y abreviadas o compras a través de convenio marco de mobiliario), el
Departamento de Contrataciones Administrativas remite, mediante oficio, la
copia de las ofertas presentadas en el proceso de licitación al Director de la
DIEE.

4.9 El Director de la DIEE, traslada mediante oficio al coordinador de mobiliario las

ofertas entregadas por el Departamento de Contrataciones Administrativas, con
el fin que efectúe el análisis técnico correspondiente.

4.10 El coordinador de mobiliario, revisa que la documentación aportada coincida con

lo indicado en el oficio remitido.

4.11 ¿La información remitida está correcta?

4.12 Sí, Continúa con el punto 4.15.

4.13 No, el coordinador de mobiliario lo notifica por escrito al Jefe del Departamento
de Contrataciones Administrativas, con visto bueno del Director de la DIEE y
remite toda la documentación de vuelta para su revisión.

4.14 El Departamento de Contrataciones Administrativas revisa la deficiencia

detectada, remitiendo .al coordinador de mobiliario la modificación y toda la
documentación nuevamente. (continua con el paso 4.10)

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4.15 El coordinador de mobiliario realiza la revisión técnica de las ofertas. De esta

revisión se pueden obtener tres resultados: ofertas adecuadas, ofertas
subsanables (parcial o totalmente) u ofertas no subsanables.

4.16 ¿Las ofertas cumplen en su totalidad con lo solicitado técnicamente en el cartel?

4.17 Si, se trata de una oferta adecuada. Continúa con el paso 4.28.

4.18 No, el coordinador de mobiliario clasifica la deficiencia en las ofertas como

subsanables o no subsanables, continua con el paso 4,19.

4.19 Si la oferta se clasifica como no subsanable, continua con el paso 4.28, si la

oferta es subsanable continúa con el paso 4.20.

4.20 El coordinador de mobiliario elabora un informe mediante el cual solicita vía oficio
al Departamento de Contrataciones Administrativas el subsane de la oferta por
parte del oferente y en el que se indica el plazo para la presentación del subsane.

4.21 A partir de ello, el Departamento de Contrataciones Administrativas notifica por

escrito al oferente acerca del subsane solicitado por el coordinador de mobiliario.
La presentación de dicho subsane no podrá exceder el plazo indicado en el
informe.

4.22 ¿El oferente presentó el subsane solicitado?

4.23 Sí, el Departamento de Contrataciones Administrativas, lo traslada al

coordinador de mobiliario. (Continua con el paso 4.26)

4.24 No, el Departamento de Contrataciones Administrativas, comunica por escrito al

coordinador de mobiliario acerca del incumplimiento.

4.25 Una vez recibida dicha comunicación, el coordinador de mobiliario completa la

boleta de revisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas indicando
que el oferente no presentó el subsane requerido. (continua con el paso 4.28)

4.26 El coordinador de mobiliario revisa el subsane de la oferta. Para ello, utiliza la

Boleta de cumplimiento de requisitos técnicos de ofertas. ( Ver anexo N° 6)

4.27 En caso que el subsane presentado no cumpla con las condiciones técnicas del
cartel el mismo será clasificado como no subsanado y será incluido en el análisis
en el informe respectivo.
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4.28 El coordinador de mobiliario elabora el informe final del análisis técnico de las
ofertas y lo traslada al Director de la DIEE indicando para cada oferta si cumple
o no, con lo establecido previamente desde el punto de vista técnico.

4.29 ¿El Director de la DIEE solicita corrección al informe técnico?

4.30 Si, devuelve el documento al coordinador de mobiliario para que efectué las
correcciones correspondientes. (Regresa al paso 4.28)

4.31 No, firma el informe técnico y lo entrega al coordinador de mobiliario. (Continua

con el paso 4.32)

4.32 El coordinador de mobiliario traslada el oficio con el informe final al

Departamento de Contrataciones Administrativas.

4.33 El Departamento de Contrataciones Administrativas, efectúa el análisis integral

de las ofertas (técnico, legal y financiero), con el fin de proceder a adjudicar la
contratación, según el procedimiento respectivo de dicho departamento.

4.34 El analista del Departamento de Contrataciones Administrativas informa al

contratista que la orden de pedido ya se encuentra disponible (ya sea por medio
de un sistema integrado de compras o vía correo electrónico), y remite una copia
al coordinador de mobiliario. En dicha notificación se adjunta una copia de la
orden de compra.

5. Logística de distribución de mobiliario escolar a los Centros Educativos

públicos.

5.1 El coordinador de mobiliario una vez emitida la orden de compra coordina vía
telefónica con el contratista una reunión y deja constancia de ello por medio de
un correo electrónico.

5.2 El coordinador de mobiliario se reúne con el contratista para definir la logística

de distribución de mobiliario (horario, cronograma, cantidades a entregar por
regional, entre otros).

5.3 En dicha reunión, el coordinador de mobiliario solicita al contratista la entrega

de los bienes, la muestra física y las pruebas de laboratorio definidas
previamente en el contrato, en caso de que se requieran.

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Nota: El plazo para la presentación de estos requerimientos no podrá exceder lo

indicado en el cartel de referencia.

5.4 El contratista entrega al coordinador de mobiliario la muestra física y los

resultados de las pruebas de laboratorio.

5.5 El coordinador de mobiliario verifica según las especificaciones del cartel que las
caracteristicas del mueble cumplan con las condiciones.

5.6 ¿La muestra y los resultados de las pruebas de laboratorio son acordes con los
requerimientos técnicos?

5.7 Si, el coordinador de mobíliario emite un informe de aprobación al contratista.

(Continua con el paso 5.9 )

5.8 No, el coordinador de mobiliario solicita al contratista por medio de un oficio el

subsane de la inconsistencia encontrada ya sea en la muestra o en los resultados
de las pruebas de laboratorio; el plazo máximo para el subsane no podrá exceder
los 10 días hábiles y solo podrá hacerse hasta máximo dos oportunidades.
(regresa punto 5.4).

5.9 El coordinador de mobiliario solicita al contratista vía correo electrónico la

remisión de la propuesta de cronograma de entrega de los activos, según lo
acordado en la reunión de coordinación.

Nota: la propuesta debe contemplar variables como capacidad de producción,

disponibilidad de materias primas, capacidad de entrega, entre otros y se debe
ajustar a los plazos de entregas indicados en el cartel de referencia.

5.10 ¿El coordinador de mobiliario está de acuerdo con el cronograma? (antes de

aprobar el cronograma el coordinador debe verificar que las fechas propuestas
no interfieran con la continuidad de la programación del trabajo en las
Direcciones Regionales o los centros educativos, que no se realícen varias
entregas al mismo tiempo y que la cantidad de entregas por día sean factibles
de realizar)

5.11 Si, elabora un oficio de aprobación y lo remite al contratista.(Continua con el paso

5.13 )

ad'unta
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PROCEDIMIENTOPARA ASIGNAR, ADQUIRIRY DISTRIBUIRMOBiliARIO A lOS CENTROSEDUCATIVOPÚBLICOS

5.13 El coordinador de mobiliario envia el cronograma de distribución, vía correo

electrónico, al Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduría
Institucional, con copia a la Jefatura de dicho Departamento.

5.14 El coordinador de mobiliario procede a seleccionar y programar a los CE que

forman parte de las bases de datos de mobiliario (Lista General de Mobiliario),
según el tipo de bien a entregar por parte del contratista. Dicha selección queda
registrada en las bases de datos en una casilla establecida para dicho fin.

Nota: la selección del centro educativo se realiza respetando la cantidad de

bienes a entregar por Dirección Regional, según lo indicado en el cronograma
de entrega, la antigüedad de solicitudes, o alguna prioridad especifica solicitada
por parte de la Dirección de la OlEE.

5.15 El coordinador de mobiliario comunica via correo electrónico al Departamento de

Administración de Bienes de la Proveeduria Institucional el listado de centros
educativos seleccionados para la dotación de mobiliario.

5.16 A partir de esa comunicación, el Departamento de Administración de Bienes

confecciona las etiquetas y las coloca en un sobre según:

• centro educativo
• tipo de bien
• cantidad de muebles asignados a cada ORE

5.17 El Departamento de Administración de Bienes una vez conformados los sobres

por centro educativo, con las etiquetas las envia al coordinador de mobiliario por
medio de un oficio en el que se indica la cantidad de sobres y los destinatarios.

Nota: Cada grupo de etiquetas irá acompañada de un oficio (original y copia) en el que
se indicará el detalle de los bienes a entregar en cada centro educativo, dirigido a
los jefes del DSAF, con copia a los Directores Regionales.

5.18 A la vez, el Departamento de Administración de Bienes envía, en el mismo

momento, copia del oficio de entrega de las etiquetas, vía correo electrónico, al
coordinador de mobiliario para su posterior notificación a la ORE.

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

6. Coordinación de entrega con la Dirección Regional

6.1 Cuatro dias hábiles antes de cada entrega de los bienes, el coordinador de
mobiliario elabora la documentación para la entrega de mobiliario a los CE (acta
de entrega, formulario de control de entrega y boleta de control de calidad -
Anexos W8, W9 y W10.), según las fechas de distribución indicadas en el
cronograma.

6.2 El coordinador de mobiliario remite, vía correo electrónico oficio de traslado, el

acta de entrega de mobiliario y el oficio de entrega de las etiquetas al jefe del
DSAF de la ORE, con copia al Director Regional.

Nota: En el acta de entrega enviada, se indica la fecha de entrega, nombre de

los CE, tipo y cantidad de bienes a entregar por centro educativo, número de
consecutivo y se firma digitalmente).

6.3 ¿El jefe del DSAF, está de acuerdo con la fecha de entrega de los bienes?

6.4 Si, remite correo al coordinador de mobiliario con el visto bueno para la entrega
de los bienes.(Continua con el paso 6.13)

6.5 No, solicita mediante correo electrónico cambio de la fecha de entrega. (esta
solicitud de cambio debe hacerse por lo menos en el plazo de 1 dia hábil,
después de recibido el correo)

6.6 El coordinador de mobiliario evalúa el cambio de la fecha de entrega sugerida

por jefe de DSAF y coordina con el contratista una nueva fecha.

6.7 ¿El contratista, está de acuerdo con la nueva fecha propuesta?

6.8 Si, se realiza la corrección en la fecha y se comunica vía correo electrónico al

jefe del DSAF. Pasa aI6.10.

6.9 No, el coordinador de mobiliario, previa conciliación telefónica (con ambos: jefe
del DSAF y contratista) establece una fecha de conveniencia de entrega de los
bienes, tanto para el contra tita como para el jefe de DSAF, dicho dato debe
quedar registrado en el correo electrónico.

6.10 El coordinador de mobiliario modifica la fecha en el acta de entrega y la comunica

vía correo electrónico, al jefe del DSAF, al contratista y al Departamento de
Administración de Bienes.
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6.11 En un plazo no mayor a dos dias hábiles de notificada la fecha de entrega del
mobiliario escolar, el jefe de DSAF ubicará un lugar óptimo para la recepción de
los bienes y en caso que lo requiera, delegará un funcionario responsable para
la recepción del mobiliario y un suplente.

6.12 El jefe de DSAF comunicara vía correo electrónico al coordinador de mobiliario,

el lugar de entrega de los bienes, asi como los datos personales del responsable
y su suplente (nombre completo, número de cedula, teléfono y correo
electrónico).

7. Rechazo del mobiliario una vez asignado. (previo a la entrega)

7.1 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable, remite, vía correo
electrónico, el acta de entrega de mobiliario al presidente de la Junta de
Educación o Administrativa de cada CE beneficiado, con copia al Director de la
institución, con el fin de informar sobre la fecha, hora, tipo y cantidad de bienes a
entregar.

7.2 ¿El CE rechaza el mobiliario escolar?

7.3 Si, el Director o la Junta comunican al jefe del DSAF, por medio del correo
electrónico y via telefónica la no aceptación de los bienes asignados, asi como
las razones por las cuales se rechazan los muebles. Continua con el paso 7.6

7.4 No, el Director o la Junta del CE beneficiado coordinan los aspectos relacionados
con el personal y transporte necesarios para retirar el mobiliario según lo
notificado por la ORE.

7.5 El Director o la Junta del CE confirman vía telefónica y correo electrónico, la

asistencia a retirar el mobiliario, al jefe del DSAF o funcionario designado como
responsable de la ORE. Continúa con el procedimiento N°12.

7.6 El jefe de DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE informa

mediante correo electrónico al coordinador de mobiliario sobre el rechazo por
parte del CE (adjunta la justificación brindada por el CE).

7.7 El coordinador de mobiliario selecciona el nuevo CE beneficiario según la base

de datos, tomando como referencia las solicitudes más antiguas pertenecientes
a esa ORE.

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7.8 El coordinador de mobiliario envía por medio del correo electrónico un oficio
mediante el cual modifica la distribución de mobiliario, adjuntando un anexo del
acta de entrega con el nuevo beneficiario, al jefe del DSAF y al funcionario
designado como responsable de la DRE, con copia al Departamento de
Administración de Bienes para que registre el cambio de destinatario de las
etiquetas.

7.9 El Departamento de Administración de Bienes comunica vía correo electrónico

al jefe del DSAF la nueva distribución de las etiquetas.

7.10 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE comunica
vía telefónica y correo electrónico al nuevo CE beneficiado, la asignación de
mobiliario y coordina los aspectos relacionados con la entrega del mismo, tal
como se indica en el anexo del acta de entrega remitida por el coordinador de
mobiliario. Continua con el paso 7.2

8. Entrega de la documentación al Contratista

8.1 El coordinador de mobiliario comunica via correo electrónico al contratista, el

lugar de entrega y la información del funcionario designado como responsable
de la recepción del mobiliario.

8.2 Una vez que el contratista ha recibido dicha comunicación, previa coordinación
telefónica, se presenta ante el coordinador de mobiliario a retirar la
documentación para la entrega de mobiliario a los CE (acta de entrega,
formulario de control de entrega, boleta de control de calidad, paquetes de
etiquetas adhesivas con los números de patrimonio). Anexos N° 8, N°9 Y N"1 O.

8.3 El coordinador de mobiliario archiva, según el expediente de la contratación, los

documentos que contienen el recibido de la documentación retirada por el
contratista.

9. Entrega de mobiliario por parte del contratista a la Dirección Regional.

9.1 Dos días antes de la entrega del mobiliario, el jefe del DSAF o funcionario
designado como responsable de la DRE, verifica la disponibilidad del lugar y la
hora de recepción.

9.2 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE, confirma
con los CE la fecha, hora v luqar de entreqa del mobiliario.
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9.3 En caso que el Director del CE, o el presidente de la Junta de Educación o

Administrativa no puedan presentarse a retirar el mobiliario, ambos asignan
algún funcionario de la institución, o miembro de la Junta, para el retiro del
mobiliario. Para ello, elaboran un oficio de autorización, debidamente firmado por
ambos y sellado, mediante el cual indiquen claramente el nombre completo,
número de cédula, teléfonos y correo electrónico de la persona designada y
adjunten una copia de la cédula de identidad de quienes dan la autorización yel
autorizado.

9.4 El dia de la entrega del mobiliario, el jefe del DSAF o funcionario designado como
responsable de la DRE, se presenta en el lugar acordado, con 30 minutos de
anticipación.

9.5 ¿El contratista se presenta el día de la entrega?

9.6 Sí, una vez que el contratista se presenta con el mobiliario, en el lugar indicado,
el jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE, le indica
el área de descarga y almacenamiento del mismo.(Continua con 9.28)

9.7 No, el jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE,
notifica al coordinador de mobiliario, vía telefónica la ausencia del contratista.

9.8 El jefe del DSAF de la DRE afectada con la cancelación de la entrega,

independientemente de los argumentos expuestos por el contratista procede al
levantamiento de un acta donde se indique el listado de los CE que se
presentaron el día de entrega del mobiliario y que se vieron afectados por la
ausencia del contratista.

Nota: en dicha acta deben quedar registrados las firmas y los sellos de los
representantes de los centros educativos que se hicieron presentes el día de la
entrega.

9.9 El coordinador de mobiliario consulta via telefónica y por correo electrónico al

representante de la empresa contratista, las razones de la ausencia el día de la
entrega.

9.10 ¿La no presentación del contratista se da por razones ajenas al mismo?

9.11 Sí, el coordinador de mobiliario solicita un informe al contratista sobre las

razones Que suscitaron la no presentación, dicho informe debe ser oresentado

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en un plazo no mayor a 2 dias hábiles posterior al acontecimiento de los hechos

que intermediaron en la cancelación de la entrega. (continua con el 9.13)

9.12 No, mediante correo electrónico coordinador de mobiliario solicita a jefe de DSAF
copia del acta con el listado de CE afectados con la cancelación de la entrega.

9.13 El contratista mediante documento oficial entrega el informe al coordinador de

mobiliario con las razones de la ausencia el dia de la entrega.

9.14 El coordinador de mobiliario valora el contenido de la justificación presentada por

el contratista.

9.15 ¿La justificación presentada por el contratista es validada por el coordinador de

mobiliario?

9.16 Si, el contratista reprograma la entrega de los bienes en acuerdo con el

coordinador de mobiliario, lo cual es informado de manera inmediata al jefe del
DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, y al Departamento
de Administración de Bienes, vía correo electrónico. (regresa al punto 9.5)

9.17 No, el coordinador de mobiliario notifica, vía oficio, el rechazó de la justificación

presentada por el contratista. (Continúa con el paso 9.18)

9.18 En un plazo no mayor a 1 dia hábil posterior al acontecimiento de los hechos, el

jefe de DSAF remite vía correo electrónico el acta con el listado de CE al
coordinador de mobiliario.

9.19 El coordinador de mobiliario traslada al contratista, mediante oficio, el listado de

CE que no recibieron el mobiliario debido al incumplimiento, con el fin de que
realice la entrega directa en cada una de esas instituciones, en un plazo no
mayor a los 10 dias hábiles, posterior a la notificación.

9.20 Una vez recibido el listado, el contratista reprograma la entrega del mobiliario y
coordina con el jefe del DSAF o funcionaría designado como responsable de la
ORE, la fechas de entrega directa en cada CE que se presentó a retirar el
mobiliario en la fecha pactada.

9.21 El contratista contacta al representante de cada CE con quien debe coordinar la

fecha de entrega de los bienes.

9.22 Una vez entregados los bienes en las instalaciones del CE, el representante de
dicho CE, debe velar Dar la calidad v cantidad de los bienes entreaados.
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9.23 El representante del CE realiza la verificación según lo dispuesto por el apartado

"Verificación de la calidad y cantidad de mobiliario recibido por parte del centro
educativo" (apartado 12).

9.24 Una vez realizada la verificación de la calidad y cantidad del mobiliario, el

contratista hace entrega del paquete que contiene las etiquetas al representante
del CE.

9.25 El Oirector del CE o el representante coloca las etiquetas con el número de

identificación en cada uno de los bienes y registra en el acta de entrega los
números de etiqueta correspondiente a cada bien.

9.26 Una vez que el contratista entregue todos los bienes en las instalaciones de los
CE afectados por la cancelación de la entrega, debe presentarse con los jefes
del OSAF o funcionario designado, con el fin de que valide la entrega del
mobiliario en cada CE, según las actas completas, firmadas y selladas por el
representante de los CE.

9.27 Continúa con el apartado 14 "Recibido conforme".

9.28 El contratita se presenta el día de la entrega, en tiempo y forma en la ORE para

realizar la recepción del mobiliario y posterior entrega a los CE (pasa al apartado
10)

10. Inspección y recepción del mobiliario por parte del responsable de la ORE

10.1 El contratista suministra al jefe del OSAF o funcionario designado como

responsable de la ORE, la documentación original para entrega de mobiliario a
los CE (acta de entrega, formulario de control de entrega, boleta de control de
calidad, paquetes de etiquetas adhesivas con los números de identificación).
Anexos N°8, W9 y W10.

10.2 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, verifica
la calidad y cantidad de mobiliario a recibir, por medio del llenado de la boleta de
control de calidad según los formularios entregados firmados por el coordinador
de mobiliario de la OlEE.

10.3 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la recepción de

los activos por parte de la ORE, detecta problemas de calidad en el 20% de la
cantidad total + 1, en el mobiliario entreaado Dor el contratista seaún lo indicado
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en la boleta de control de calidad? (Por ejemplo si se entregan 100 pupitres el

20% + 1 serían 21 pupitres)

Nota: en caso que el porcentaje arroje un resultado con fracciones (decimales), se

debe aplicar la teoría de redondeo hacia arriba a partir de 0.5.

10.4 Si, en caso que se detecte que el 20%+1 del total de los muebles a entregar
presentan problemas de calidad, (según la boleta de control de calidad), el jefe
del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE, no efectuará la
recepción del mobiliario, por lo cual se cancela la entrega del mismo y se
reprograma hasta que las inconsistencias por parte del contratista sean
corregidas. (continua con el paso 10.6)

10.5 No, el jefe del DSAF o funcionario designado detecta problemas por debajo de
20% de la totalidad de los bienes entregados por el contratista. (Continúa con el
paso 10.10)

10.6 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE,

confecciona un oficio dirigido al coordinador de mobiliario, mediante el cual indica
las razones de la suspensión de la entrega y el listado de los CE afectados por
la cancelación o entrega parcial de los bienes con el nombre del representante,
la firma y el sello de cada uno de los que se hayan hecho presentes el dia de la
entrega y que por ende incurrieran en el gasto de transporte.

10.7 El jefe del DSAF remite el oficio via correo electrónico al coordinador de
mobiliario con copia al Departamento de Administración de Bienes de la
Proveeduria Institucional, a más tardar un dia después de lo acontecido.

10.8 El coordinador de mobiliario elabora un oficio mediante el cual solicita al

contratista que una vez solventadas las deficiencias detectadas, programe, en
un plazo no mayor a 10 días hábiles, la entrega de los nuevos muebles en las
instalaciones de cada CE afectado por no recibir el mobiliario según la fecha
establecida, o directamente en el lugar de entrega determinado por la DRE.

10.9 El coordinador de mobiliario recibe del contratista via documento oficial, el nuevo
cronograma de entrega de activos referente a la entrega cancelada por
problemas de calidad. (regresa al punto 9.19)

10.10 El jefe del DSAF o el funcionario designado como responsable de la DRE, por
medio del llenado del Formulario de Controi de Entrega y usando como
referencia la boleta de control de calidad, indica la cantidad de mobiliario
recibido no conforme.
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10.11 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,

mediante oficio y copia del Formulario de Control de Entrega, notifica al
coordinador de mobiliario la cantidad de bienes detectados con problemas de
calidad, dichos bienes deberán ser sustituidos en sitio por el contratita.

10.12 ¿El contratista cuenta con mobiliario para la sustitución en sitio de los activos
detectados con problemas de calidad?

10.13 Sí, el contratista sustituye los bienes detectados con problemas de calidad en
sitio, por otros bienes de la misma naturaleza que cumplan con la calidad
requerida. (continua con el paso 10.16)

10.14 No, el contratista informa al coordinador de mobiliario via correo electrónico

sobre la nueva fecha de entrega de los bienes a sustituir en el CE por
problemas de calidad. (continua con el paso 10.15)

10.15 El jefe del OSAF o funcionario designado por la ORE, remite al coordinador de
mobiliario el listado de los CE afectados por la no entrega de los bienes con
problemas de calidad. (continua con el paso 9.19)

10.16 El jefe del OSAF o funcionario designado por la ORE, revisa dichos bienes
según lo indicado en la boleta de Control de Calidad.

10.17 Si el jefe del OSAF o funcionario responsable de la ORE, no encuentra

inconsistencias en el mobiliario sustituido recibe la totalidad de los bienes.

10.18 El jefe del OSAF o funcionario designado por la ORE, da el recibido conforme
(mediante firma y sello), de la documentación de entrega de mobiliario a los
CE (acta de entrega, formulario de control de entrega, boleta de control de
calidad, paquetes de etiquetas adhesivas con los números de identificación y
el oficio de entrega de las mismas).

10.19 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, archiva
la copia del formulario de control de entrega y de la boleta de control de calidad,
y originales del oficio de entrega de las etiquetas adhesivas y del acta de
entrega de mobiliario (según Ley del Sistema Nacional de Archivos).

Nota: esta actividad tiene como objetivo garantizar la recepción del mobiliario por
parte de los responsables de los CE, la cual podría ser verificada en cualquier
momento por las autoridades competentes del MEP.

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10.20 El contratista debe resguardar hasta el momento en que presente la factura de

los bienes entregados, original del formulario de control de entrega y la boleta
de control de calidad, copia de las actas de entrega de mobiliario y el recibido
del oficio de entrega de las etiquetas adhesivas, todo debidamente firmado y
sellado por el Jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la
ORE.

10.21 Una vez finalizada la contratación, el coordinador de mobiliario envia la copia

de recibido del oficio de entrega de las etiquetas adhesivas al Departamento
de Administración de Bienes.

11. Retiro del mobiliario por parte del Centro Educativo.

11.1 Posteriormente, el Jefe del DSAF o funcionario designado debe coordinar la

identificación de los bienes colocando las etiquetas adhesivas que le fueron
enviadas por el Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduría
Institucional, entregadas por el contratista.

11.2 ¿El representante del CE se presenta en el lugar, hora y fecha, según lo

acordado con el Jefe del DSAF para retirar el mobiliario?

11.3 Sí, el representante del CE se identifica ante el Jefe del DSAF o funcionario
designado como responsable de la ORE, el dia de la entrega. Continúa con el
paso 11.5.

11.4 No, continúa con el paso 11.9.

11.5 ¿El representate del CE cumple con los requisitos para el retiro del mobiliario
(en caso de ser una tercer persona debe de mostrar la carta de autorización
firmada, sellada por el director y presidente de la junta yen caso de ser director
o presidente de junta debe portar del sello de la Institución)?

11.6 Sí, el Jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,
entrega al representante del CE una ficha de orden de entrega de mobiliario,
según el rol de llegada de los representantes de las instituciones citadas al
retiro del mismo.

11.7 El Jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, anota
el número asignado a cada bien en la columna "número de identificación" del
acta de entrega y realiza la entrega del mobiliario a cada CE. Continúa con el
punto 11.16

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11.8 No, el jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,
reprograma via correo electrónico la cita de entrega de mobiliario a esa
institución, en un plazo no mayor a los 5 días hábiles siguientes. (regresa al
punto 11.2)

Nota: el mobiliario quedará bajo resguardo de la Dirección Regional hasta

que sea retirado por el CE.

11.9 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, deja
constancia en el acta de entrega de los CE que no se presentaron a retirar el
mobiliario según lo acordado, dejando el espacio para recepción en blanco.
Continúa con el paso 11.10

11.10 El jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,

coordina via telefónica y por correo electrónico con el representante del CE
que no pudo retirár los bienes, la nueva entrega del mobiliario en un plazo no
mayor a los 5 días hábiles siguientes.

11.11 ¿El representante del CE se presentó en la nueva fecha coordinada?

11.12 Si, regresa al punto 11.3

11.13 No, el jefe del DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,
comunica vía oficio al coordinador de mobiliario, el listado de los centros
educativos que no se presentaron al retiro de los bienes en la segunda fecha
establecida, con el debido respaldo de la comunicación con el CE (correos
electrónicos donde se evidencie que se contactó al CE).

11.14 El coordinador de mobiliario selecciona un nuevo CE de la lista general

mobiliarío, con el fin de reasignar los bienes que no fueron retirados según el
punto anterior en la misma ORE y genera un anexo al acta de entrega original,
el cual es remitido por correo electrónico, al jefe del DSAF o funcionario
designado como responsable de la ORE con copia al Departamento de
Administración de Bienes.

11.15 El jefe de DSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, en un

plazo no mayor a 5 días hábiles después de remítido el anexo con el listado de
los nuevos centros educativos, reprograma la entrega del mobiliario. (Regresa
al punto 11.2)

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11.16 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,

entrega una copia de la boleta de control de calidad al representante del CE,
con el fin de que éste realice la verificación de lo entregado.

12. Verificación de la calidad y cantidad de mobiliario recibido por parte del

Centro Educativo.

12.1 El representante del CE mediante la boleta de control de calidad realiza una

inspección visual de la calidad de muebles a entregar por parte del jefe del
OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE.

12.2 ¿El representante del CE reporta alguna irregularidad en los muebles a

entregar por el jefe del OSAF?

12.3 Si, el representante del CE informa verbalmente al jefe del OSAF, el cual debe
analizar la situación con el fin de valorar la inconsistencia detectada. Continúa
con el paso 12.5

12.4 No, continúa con el paso 12.17

12.5 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE,

elabora un oficio o documento en el que informa sobre las deficiencias
detectadas para lo que adjunta la boleta de control de calidad y el respaldo
fotográfico. Ver anexo N°11.

12.6 El jefe del OSAF o funcionario designado como responsable de la ORE, remite
el informe escaneado vía correo electrónico, debidamente firmado, sellado y
con respaldo fotográfico, al coordinador de mobiliario.

12.7 El coordinador de mobiliario valora el informe suministrado por jefe OSAF.

12.8 El coordinador de mobiliario envía un oficio al contratista, solicitando la

valoración del bien en el sitio, según los términos y plazos estipulados en el
contrato para la aplicación de la garantía.

12.9 El contratista programa una visita al sitio donde se originó el reporte para la
valoración del bien, con el fin de validar si la garantía es aplicable.

12.10 ¿La garantía es aplicable?

12.11 Sí, el contratista procede a la reparación o sustitución del bien dependiendo

del daño detectado v remite en un documento oficial al coordinador de
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mobiliario, con el informe sobre los resultados de la revisión técnica de los

bienes reportados con problemas de calidad, en el que se indica que el CE
está de acuerdo con la reparación o el reemplazo realizado.(pasa al
punt012.17 )

12.12 No, el contratista elabora un documento técnico mediante el cual indica las
razones de la no aplicación de la misma al bien entregado y lo remite por correo
electrónico al coordinador de mobiliario.(pasa al punto 12.13)

12.13 En caso que la irregularidad no pueda ser cubierta por la garantía, el

coordinador de mobiliario analiza, según su criterio técnico las causas por las
cuales el bien presenta el desperfecto.

12.14 ¿Los argumentos técnicos expuestos por el contratista son válidos para la no
aplicación de la garantia?

12.15 Sí, el coordinador de mobiliario informa al CE que la reparación debe ser

cubierta con fondos propios de la Junta dado que la garantía no cubre el
desperfecto. (pasa al 12.17)

12.16 No, el coordinador de mobiliario efectúa una visita al sitio para la valoración del
daño reportado. (Regresa al 12.12)

12.17 El CE registra los bienes en su inventario, de conformidad con el

"Procedimiento General para el Levantamiento del Inventario en Centros
Educativos", según lo dispuesto por la Directriz DVM-PICR-235-2014.

13. Recepción definitiva por parte del centro educativo del mobiliario
entregado por la ORE.

13.1 El representante del CE una vez verificada la cantidad y calidad del mobiliario
entregado, firma y sella el acta de recepción de mobiliario y lo entrega al jefe
del DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE.

13.2 El jefe del DSAF o funcionario desígnado como responsable de la DRE, en un

plazo de 10 días hábiles envia copia del acta de recepción a los centros
educativos beneficiados con la entrega de mobiliario educativo.

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14. Reemisión a la OlEE de la documentación de entrega de mobiliario por

parte de la ORE a los CE.

14.1 Una vez que todos los CE seleccionados han retirado el mobiliario, el jefe del
DSAF o funcionario designado como responsable de la DRE, envia en forma
física: copia del acta de entrega de mobiliario con las firmas y sellos, número
de cédula, nombres de las personas que efectuaron el retiro del mobiliario en
representación de los centros educativos y el número de identificación del bien,
al coordinador de mobiliario con el fin de adjuntarlo al expediente de la
contratación, en un plazo no mayor a 22 dias hábiles tomando como referencia
el dia de recepción de los muebles por parte de la DRE.

Nota: en caso que el retiro del mobiliario lo efectuaran terceros, se debe

adjuntar copia de las cartas de autorización.

14.2 El coordinador de mobiliario recibe y revisa que la copia del acta de entrega de
mobiliario de cada CE se encuentre completa.

14.3 ¿La copia de las actas presentan inconsistencias con la información solicitada o
faltan adjuntos?

14.4 Si, el coordinador de mobiliario solicita al jefe del DSAF o funcionario designado
como responsable de la DRE, mediante correo electrónico, con copia al
Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduria Instítucional, que
se encargue de completar o recolectar la información faltante, en un plazo
máximo de 10 días hábiles, a partir de la fecha de notificación. Regresa al punto
14.1.

14.5 No, el coordinador de mobiliario da por recibida la documentación en forma

completa. Continúa con el paso 14.6

14.6 El coordinador de mobiliario ingresa la información de recepción del acta en la

"lista general de mobiliario" y archiva los documentos según el tipo de mobiliario
y número de contratación.

14.7 El coordinador de mobiliario envía copia de todas las actas de entrega de

mobiliario, de manera digital al Departamento de Administración de Bienes de la
Proveeduría Institucional, donde, a partir de esa información, en coordinación
con la Comisión Institucional de Donaciones, se realizarán las actas para
formalizar la donación de esos bienes.

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBILIARIO A LOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

14.8 El Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional,

verifica que las Juntas estén inscritas en el Ministerio de Hacienda para recibir
donaciones.

14.9 ¿La Junta está inscrita en el registro de instituciones aptas para recíbir
donaciones en el Ministerio de Hacienda?

14.10 Si, pasa al punto 14.12

14.11 No, se instruye por escrito al CE para que realice la inscripción ante el
Ministerio de Hacienda y presente los documentos probatorios

14.12 Una vez confeccionadas las actas de donación de mobiliario, el

Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduria Institucional
remite via correo electrónico el documento al CE, solicitando que se remita de
manera física, el acta firmada, sellada y con la copia de la cédula juridica, la
personeria y fotocopia de la cédula del presidente de la Junta de Educación o
Administrativa.

15. Análisis y trámite de facturas

El contratista puede realizar una facturación parcial o total de la contratación, siempre

y cuando el mobiliario a facturar haya sido recibido a satisfacción por parte del jefe del
DSAF.

La DIEE, tramitará las facturas con el recibido conforme, de manera parcial o total,
según sean presentadas por el contratista.

15.1 Cuando el contratista ha entregado de manera satisfactoria el mobiliario y ha

obtenido el recibido conforme por parte del jefe del DSAF o funcionario
designado como responsable de la DRE, presenta el original y la copia de las
facturas, la documentación correspondiente (original y copia del formulario de
control de entrega, copia del acta de entrega y copia de la orden de compra),
ante el coordinador de mobiliario, con el fin de realizar el cobro respectivo.

Nota: Las facturas y los documentos relacionados con la entrega del mobiliario,
pueden ser entregados en la recepción de la DIEE, siempre y cuando el
coordinador de mobiliario no se encuentre disponible.

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBiliARIO A lOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

15.2 El coordinador de mobiliario (o la recepcionista) revisa que la factura y la

documentación estén debidamente llenas y las confronta con la boleta de
revisión de trámite de facturas. Ver Anexo N°12.

15.3 En caso que la factura y documentación se encuentren incompletas, el

coordinador (o la recepcionista) las devuelve al contratista, adjuntando la boleta
de revisión de trámite de facturas, en la cual se le indica el motivo de la
devolución. Como comprobante, el coordinador mobiliario archiva en el
expediente de la contratación una copia de dicha boleta, con la firma del
representante de la empresa.

15.4 El coordinador de mobiliario archiva la boleta en espera de la entrega de la

factura y documentación completas.

15.5 Cuando el contratista presenta nuevamente la factura y la documentación

completas, el coordinador de mobiliario (o la recepcionista) da el recibido
correspondiente.

15.6 El coordinador de mobiliario revisa la factura y la documentación adjunta. Para

ello, confronta la información que contiene la factura contra lo especificado en
la orden de compra, chequea las cantidades entregadas y los montos cobrados.

15.7 ¿La documentación entregada está de acuerdo con la información de la orden

de compra y los criterios técnicos del coordinador de mobiliario (por ejemplo
. aquellos aspectos que requieran un análisis mayor a lo visible en los
documentos)?

15.8 Si, continúa con el paso 15.10

15.9 No, el coordinador de mobiliario elabora un oficio dirigido al contratista,

indicando las inconsistencias encontradas para su corrección y lo remite junto
con los originales de la factura al contratista. Continúa con el paso 15.1

15.10 El coordinador de mobiliario registra en la base de datos el número de

consecutivo del formulario de control de entrega correspondiente, fecha de
entrega, número de factura, montos de inversión por cada CE, el nombre y
número de identificación del responsable de la recepción del mobiliario en la
ORE.

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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR, ADQUIRIR Y DISTRIBUIR MOBiliARIO A lOS CENTROS EDUCATIVO PÚBLICOS

15.11 El coordinador de mobiliario elabora un cuadro resumen, en el cual se detalla

los CE beneficiados, la Dirección Regional y el circuito educativo de
procedencia, así como los códigos presupuestarios respectivos, inversión
efectuada, fecha de entrega, número de acta de recepción, nombre de la
persona que recibió los bienes, asi como una tabla resumen del estado de la
contratación.

15.12 El coordinador de mobiliario elabora el oficio con el visto bueno de la factura,

coloca y completa el sello de recibido conforme en la misma, adjunta, el cuadro
resumen con el detalle de los CE beneficiarios y la tabla resumen del estado de
la contratación y estos documentos al coordinador del Programa
Presupuestario 554, para su trámite correspondiente.

15.13 El coordinador del Programa Presupuestario 554 revisa que la documentación

remitida esté completa, según el procedimiento establecido para ese fin.

15.14 En caso que el coordinador del Programa Presupuestario 554, encuentre

alguna inconsistencia, solicita la corrección, vía correo electrónico, al
coordinador de mobiliario.

15.15 El coordinador de mobiliario corrige la documentación y la remite nuevamente

en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

15.16 El coordinador del Programa Presupuestario 554, elabora el oficio de traslado

para trámite de pago, dirigido al Departamento de Fiscalización de la Ejecución
Contractual de la Proveeduría Institucional, sella la factura y completa la
información requerida para visado por parte del jefe de Programa
Presupuestario 554.

15.17 El coordinador del Programa Presupuestario 554 remite la factura y la

documentación de respaldo adjunta, al jefe de Programa Presupuestario 554
para su visado.

15.18 El jefe de Programa Presupuestario 554, visa la factura, firma el oficio y

devuelve toda la documentación al coordinador del Programa Presupuestario
554.

15.19 El coordinador del Programa Presupuestario 554, remite el oficio, la factura

visada y la documentación de respaldo a la Dirección de Proveeduria
Institucional.

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15.20 Una vez entregado el oficio y la documentación, la Dirección de Proveeduría

Institucional tramita lo concerniente al pago de la factura según los
procedimientos internos establecidos para tal fin.

15.21 ¿La factura y la documentación fue aceptada a conformidad por la Proveeduría

Institucional?

15.22 Sí, continúa con el paso 15.24

15.23 No, la Dirección de Proveeduría o el departamento delegado, devuelve

mediante oficio la factura y sus adjuntos al coordinador de Programa
Presupuestario 554, solicitando su corrección. Continúa con el paso 15.15.

15.24 Basándose tanto en la información de las facturas y actas de recepción

definitiva recibidas en la Dirección de Proveeduría Institucional, como en las
actas de entrega del mobiliario previamente enviadas (ver punto 14.12), el
Departamento de Administración de Bienes procederá con la carga de los bienes
en el Sistema Informático de Control de Bienes SIBINET.

16. Recepción definitiva de los bienes por parte de la Dirección de

Infraestructura y Equipamiento Educativo

16.1 Una vez que el coordinador de mobiliario cuenta con todos

los formularios de control de entrega por parte de las ORE, corrobora la entrega
de la totalidad de los bienes en tiempo y forma, según el cartel de la contratación
correspondiente y la orden de compra.

16.2 El coordinador de mobiliario elabora el acta de recepción definitiva, dirigida al

Jefe del Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la
Proveeduria Institucional, mediante la cual indica las fechas de entrega del
mobiliario en cada ORE, cantidades entregadas, montos por unidad y totales. En
caso de existir incumplimientos de plazo por parte del contratista en alguna de
las entregas, se debe indícar los días de multa correspondientes o clausulas
penales, según el cartel que rija la contratación.

16.3 El coordinador de mobiliario remite de manera fisica el acta de recepción

definitíva al jefe de Programa Presupuestario para su revisión y aprobacíón.
Anexo N° 13.

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16.4 Si el jefe de Programa Presupuestario no avala el acta de recepción definitiva,

solicita via correo electrónico al coordinador de mobiliario la corrección del
documento.

16.5 Una vez que el coordinador de mobiliario realiza las correcciones solicitadas,
traslada de manera impresa el acta al jefe de Programa Presupuestario, con el
fin de que firme y selle dicho documento.

16.6 Una vez que el jefe de Programa Presupuestario firma y sella el acta de
recepción definitiva, la devuelve al coordinador de mobiliario.

16.7 El coordinador de mobiliario firma y sella el Acta de Recepción Definitiva.

16.8 El coordinador de mobiliario notifica al contratista, vía correo electrónico para

que se presente en las oficinas de la OlEE, a firmar y sellar el acta de recepción
definitiva.

16.9 Una vez que el contratista ha firmado y sellado el acta de recepción definitiva,
el coordinador de mobiliario le entrega una copia del documento.

16.10 El coordinador de mobiliario traslada el original del acta de recepción definitiva

al Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual, con copia al
Departamento de Administración de Bienes de la Proveeduria Institucional, con
el fin de que sea incorporada al expediente de la contratación.

16.11 El coordinador de mobiliario archiva una copia del acta de recepción definitiva
en el expediente de la contratación que se encuentra en la OlEE.

Fin

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Documentos de referencia

1. Decreto Ejecutivo N° 38170:" Organización Administrativa de las Oficinas

Centrales de Educación del Ministerio de Educación Pública".

2. Decreto Ejecutivo N° 35513: "Organización Administrativa de las Direcciones

Regionales de Educación del Ministerio de Educación Pública".

3. Reglamento para el Control de Bienes de la Administración Central. Decreto

Ejecutivo No. 30720-H del 26 de agosto de 2002 y Reformado por Decreto
Ejecutivo No. 31194-H de 03 de abril de 2003 y el Decreto Ejecutivo No. 32812-H
del 09 de noviembre de 2005.

4. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Decreto Ejecutivo N° 33411,

del 27 de diciembre de 2006.

5. Directriz DVM-PICR-235-2014: "Procedimiento General para el Levantamiento del

Inventario en Centros Educativos."

Formularios:

1. Formularios de solicitud de mobiliario de preescolar.

2. Formularios de solicitud de mobiliario escolar.

3. Formularios de solicitud de mobiliario administrativo docente.

4. Formulario de solicitud de inscripción en el registro de instituciones aptas para

recibir donaciones.

5. Solicitud de pedido y Justificación de Inicio de compra.

6. Boleta de cumplimiento de requisitos técnicos de ofertas.

7. Informe del análisis técnico de las ofertas.

8. Acta de entrega de mobiliario por parte de las Direcciones Regionales a Centros

Educativos.
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9. Formulario de control de entrega de mobiliario escolar.

10. Boleta de control de calidad.

11. Reporte de irregularidades detectadas durante la entrega de mobiliario al

representante del Centro Educativo.

12. Boleta de revisión de trámite de facturas.

[Link] de recepción definitiva.

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