REUNIONES EFECTIVAS
PROTOCOLOS REUNIONES EFECTIVAS
REUNIONES EFECTIVAS
PROTOCOLOS PARA REUNIONES DE IMPACTO
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PROTOCOLOS PARA REUNIONES DE IMPACTO
ANTES
Líder de reunión
Se debe definir el tipo de reunión que vas a realizar. Esas pueden ser:
1. Seguimiento : Tienen una frecuencia establecida. Buscan alinear al equipo a través
de actualizaciones sobre el progreso y próximos pasos.
2. Información: Reuniones concretas para informar a los asistentes sobre un tema
específico o en compartir información de la empresa o área.
3. Decisión: Sirven para tomar acción y resolver algún caso o evento específico en
el que el único objetivo es “La decisión”.
4. Construcción: Se aborda un problema identificado, o se enfoca en crear
estrategias y planes para el futuro.
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ANTES
Líder de reunión
2. Envía la convocatoria con los objetivos de la reunión
para que los asistentes estén preparados con los
puntos a tratar.
3. Prepara toda la información que puedas necesitar
en la reunión.
4. Invita solo a las personas directamente involucradas
con el objetivo o tema de la reunión.
5. Convoca adecuadamente:
• Sigue la regla de las “dos pizzas” – Jeff Bezos
Consiste en que una reunión no debe exceder la cantidad de personas de las que se
puedan alimentar con un par de pizzas de pepperoni. Esto no solo permite tener
reuniones efectivas de trabajo, también sirve para que los miembros del equipo
generen ideas sin la interferencia del pensamiento grupal, el mayor motivo de
preocupación de los ejecutivos de Amazon.
Utiliza la regla 8-18-180 dependiendo del tipo de reunion - Harvard Business Review
Las reuniones para tomar decisiones o resolver problemas no debería exceder de los 8
participantes. 18 personas serían las ideales para reuniones cuyo objetivo sea aportar
ideas u otros puntos de vista de una manera creativa. Y para lanzar un nuevo producto o
anunciar una gran novedad, 1800.
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ANTES
Líder de reunión
Categoriza a los asistentes:
• Prioritarios: participantes de la reunión que se
espera que asistan y participen en la reunión.
• Opcionales: personas que pueden estar
interesadas en los resultados de la reunión, pero
que no están absolutamente obligadas a asistir
para que la junta de trabajo cumpla sus
objetivos.
• Invitados: personas que están invitadas a una
reunión con un propósito específico, pueden
asistir a la totalidad o parte de la reunión.
• No convoques a asistentes porque “posiblemente los podemos necesitar”
Haz partícipe al máximo número de personas si el objetivo es que toda la organización se
entusiasme con algún tipo de novedad (lanzamiento de un producto, cambio de cultura,
nuevos mercados, etc …)
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ANTES
Líder de reunión
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DURANTE
Al realizar tu reunión toma en cuenta los siguientes puntos:
1. Empieza y finaliza a tiempo
2. Si haces reuniones virtuales o mixtas, solicita
prender la cámara a quienes participan de
forma virtual.
3. Menciona el objetivo, la agenda y reglas de la
reunión.
4. Asigna roles (quien llevará el acta, co
organizador y quien manejará tiempos)
5. Dependiendo del tipo de reunión, genera interacción, espacios de preguntas y
construcción.
6. Usa metodologías que faciliten las reuniones de decisión y construcción
7. Termina la reunión con acuerdos claros. Invierte los últimos minutos de la reunión para
discutir los próximos pasos, responsable de cada acción y plazos.
8. Elabora un acta que cuente con los puntos más importantes de la reunión con los puntos
importantes y verifica que su cumplimiento sea real. Registra los resultados esperados.
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DURANTE
También, puedes utilizar las siguientes herramientas :
Brainstorming: Lluvia de días que permite sacar bastantes puntos, desde lógicos hasta de
pensamiento lateral para encontrar el mejor camino. Questionstorming: Lluvia de preguntas
para la construcción de soluciones.
Parqueadero de ideas: Generar un espacio para poner todas las ideas que se vienen con
respecto a la temática tratada. Es buena para resolver zonas grises o zonas que no estén
claras.
Provocación: Pregunta, pregunta, pregunta para generar nuevas ideas y pensamiento lateral.
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DESPUÉS
1. Envía el acta a todos los integrantes y
agradece por su aporte en la reunión.
2. Comparte notas importantes sobre lo tratado.
3. Recoge opiniones y sugerencias.
4. Realiza seguimiento a los puntos acordados -
Puedes hacerlo a través de tableros Kanban
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