ALMACENES
Definición.
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son
manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y
mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de
almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del
almacén y el modelo de almacenamiento.
Principios de Almacenaje.
Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar
enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener
siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:
1. El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la
empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas
generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus
objetivos empresariales.
2. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean
mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deberá minimizarse:
a. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de
almacenamiento disponible.
b. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la
frecuencia con que se produzcan los movimientos.
c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los
medios disponibles y a la utilización de cargas completas.
d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones
ambientales y de seguridad incrementan notablemente la
productividad del personal.
4. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e
implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el
tiempo.
Sistema de gestión del almacén.
Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material
que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este
sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los
productos en el almacén. El sistema más extendido es el FIFO, según el cual el primer
producto llegado al almacén, es el primero que se expide.
El sector de automoción es muy dinámico, por ello, y para evitar la aparición de
obsoletos, es preciso seguir el FIFO. También tiene la función de dirigir la administración
del almacén y de cualquier otra división de la empresa, así como de poner en práctica
lo que se haya decidido en la gestión de producción. El almacén alojará lo que se habrá
pedido con la función compra y/o lo que se habrá fabricado después de la planificación
de lanzamiento. Gestionará el estatuto de la cuarentena según las instrucciones del
control de calidad. Permitirá las salidas decididas por fabricación o por el servicio
comercial. También existen la regla del LIFO (Ultimo en entrar, último en salir), se aplica
en el área de alimentos, específicamente en frescos. Además del FEFO (Primero en
caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos farmacéuticos.
La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le
vienen impuestos del exterior. El almacén solo controla los flujo internos: reenvasados
y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock de masa (en almacenes
de materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturación del transporte, la
gestión del almacén no conoce ningún dato financiero.
Excepcionalmente, la gestión puede realizar una valoración del stock, no para la
contabilidad sino para controlar las primas de seguros. Muy a menudo el almacén es
asimismo responsable de los reenvasados y de la logística externa. Por lo tanto, la
gestión de almacén deberá poseer las respectivas funcionalidades correspondientes.
En resumen, la gestión de almacén dependerá de la dirección de logística, cuando esta
exista en la empresa y si no de la dirección general.
Funciones de los almacenes:
1) Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2) Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3) Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5) Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
6) Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa.
7) Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de
entrada como de salida.
8) Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos
físicos y administrativos.
Clasificación de los almacenes:
Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer
mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros usados para su
clasificación son:
1) Según su relación con el flujo de producción.
2) Según su ubicación.
3) Según el material a almacenar.
4) Según su localización.
5) Según su función logística.
1. Según su relación con el flujo de producción.
Los almacenes se pueden clasificar según su relación con el flujo de producción en los
siguientes:
Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros,
envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de
transformación productiva.
Almacenes de productos intermedios: aquellos que sirven de colchón entre las
distintas fases de obtención de un producto.
Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para
almacenar productos del final del proceso de transformación productivo.
Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de
limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.
Almacenes de preparación de pedidos y distribución: su objeto es acondicionar el
producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.
2. Según su ubicación:
Almacenaje interior: almacenaje de productos con protección completa contra
cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones
de temperatura e iluminación.
Almacenaje al aire libre: carecen de cualquier tipo de edificación y están formados por
espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc.
3. Según el material a almacenar:
Almacén para bultos: el objetivo de este almacén radica en reunir el material en
unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno
de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico.
Almacenaje de graneles: si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de
consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y
almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir
automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte.
Almacenaje de líquidos: es un material específico de granel pero que puede ser
transportable por tuberías.
Almacenaje de gases: requieren unas medidas de seguridad especiales que han de
ser observadas por la alta presión, temperaturas o la particular inflamabilidad.
4. Según su localización:
Se clasifican en almacenes centrales y regionales:
Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de
fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones.
Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están
preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones
de distribución de menor capacidad.
La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga
y la estructura de los costos de la empresa. Así productos de bajo valor, o costos de
transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con
costos de almacén elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales.
En cualquier caso existen métodos para la evaluación de la mejor decisión al
respecto.
5. Según su función logística:
Estos pueden clasificarse de la siguiente forma:
Centro de consolidación: estos almacenes reciben productos de múltiples
proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Ver figura 1.
Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de
componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios
eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente.
Centro de Ruptura: tienen la función inversa de los centros de consolidación. Reciben
la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes,
con necesidades dispares. Ver figura 2.
Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen el
movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para
recoger múltiples productos.
La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la práctica, empresas con
múltiples proveedores y múltiples clientes (como los sistemas de distribución)
desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el
aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución. Ver figura 3.
Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking.
Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad
de carga de entrada.
Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSS-DOCK, son almacenes que no
almacenan, solo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte
urgente. Este tipo de centro, muy complicado de gestionar, permite aumentar la
eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente
reduciendo el stock total.
Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción
puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permite resolver una
demanda puntual frente a una producción más constante.
Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes analizados cuyo
objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de transporte, demanda o ritmos de
producción.
Zonas de un almacén:
Estas áreas son vitales para el buen funcionamiento del almacen, sin embargo varían
en función de la estructura de la empresa.
Muelles y zonas de maniobras.
Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir
y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.
Zona de recepción y control.
Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancías del vehículo
que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobación de su estado, de las
cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus
lugares de almacenamiento.
Zona de stock – reserva.
Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de
tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los
adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las
estanterías de soporte.
Zona de picking y preparación.
Esta zona está destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de
almacenamiento y a su preparación para ser trasladados o
transportados adecuadamente.
Zona de salida y verificación.
Antes de proceder a la carga del vehículo, es preciso consolidar la totalidad de las
mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación final
de su contenido.
Zonas de oficinas y servicios.
Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén.
Otras zonas especializadas.
▪ Cámaras frigoríficas.
▪ El almacenamiento de productos que requieren
el mantenimiento de bajas temperaturas se realiza en
cámaras frigoríficas.
▪ Devoluciones.
▪ Paletas vacías.
▪ Envases vacíos
▪ Zona de mantenimiento
▪ Muelle de carga
DISTRIBUCIÓN DE LAS ZONAS DE UN ALMACÉN.
1. Zona de servicio.
2. Zona de recepción y control.
3. Zona de devoluciones.
4. Zona de stock y reservas.
5. Zona de picking y preparación.
6. Zona de salida y verificación.
7. Zona de oficinas y servicios.
Importancia:
La gestión de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red
logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura
de los costos – servicios del sistema logístico de una empresa. Si pudiéramos definir
con verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razón
de ser de esta actividad no sería necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de
factores tales como la globalización de los mercados, el incremento acelerado de los
avances científicos-técnicos, la aceptación acelerada del “justo a tiempo” y el
surgimiento de nuevas necesidades como brindar servicios que agreguen valor al
producto, no permiten operar con costos razonables, por lo que el empleo de los
almacenes e inventarios es una herramienta para mejorar la coordinación demanda –
suministro.
Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo
final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comúnmente el mercado, la
reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de
los beneficios de la empresa y en los clientes. Ver tabla 1 al final.
Existen cuatro (4) razones básicas por las que una empresa realiza actividades de
almacenamiento:
1) Reducción de los costos de producción – transporte
2) Coordinación de la demanda y el suministro
3) Apoyo al proceso de producción
4) Apoyar el proceso de comercialización
Tabla 1
