“Año del bicentenario de la consolidación de nuestra independencia y de la conmemoración de

las heroicas batallas de Junín y Ayacucho”

CARRERA PROFESIONAL TÉCNICO EN ARCHIVÍSTICA

CURSO : Gestión Logística

DOCENTE : Juan Carlos Chumacero Calle

TEMA : Gestión de Compras

INTEGRANTES:
1. Cruz Carhuapoma Hipólito
2. Paredes Murayari Cesar Martin
3. Ríos Pihue Gladys Rosa
4. Romero Huamán Kelly Isabel
5. Vallejos Torres Elmer

CICLO :I

2024
 INDICE

INTRODUCCION ............................................................................................................................ 3
I. DEFINICION ........................................................................................................................... 4
II. IMPORTANCIA....................................................................................................................... 5
III. OBJETIVOS......................................................................................................................... 6
IV. ACTIVIDADES DE COMPRA ............................................................................................... 8
V. PROCESO DE COMPRAS ...................................................................................................... 13
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 15
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 16
 INTRODUCCION

En la actualidad, muchas personas nos mantenemos con la idea o creencia que el éxito
de una empresa radica en la calidad de los productos que ofrece y/o en la aceptación de
la misma por los consumidores.

Sin embargo, en las organizaciones le dan una gran importancia a la gestión de compras,
tanto en el ámbito público como privado, ya que resulta ser eje para el cumplimiento de
objetivos, porque contribuye, con la toma de buenas decisiones, a generar utilidades y
ganancias, además de ser un pilar para la competitividad empresarial.

En el presente trabajo se abordará el tema acerca de la Gestión de compras desde su

definición hasta el proceso en sí, siendo ello importante dentro de nuestra formación
transversal como estudiantes de la Carrera de Técnico en Archivística.
 I. DEFINICION

Definición etimológica de Gestión de Compras

Gestión:
La palabra gestión proviene del latín “gestio-onis”: acción de llevar a cabo y, además,
está relacionada con “gesta”.
Comprar:
Del latin comparāre 'cotejar', 'adquirir'
El verbo comprar viene del latín comparare que es en origen disponer, preparar o
equiparse de cosas acumulándolas (prefijo con-, conjuntamente, encuentro), y también
cotejar, hacer que algo se encuentre para establecer una comparación. Su doblete es
comparar.
Definición
La planificación de las compras es un proceso complejo, ya más de la negociación con el
proveedor y el trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa
consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
directos, pues la gestión de compras es decisiva para que la empresa obtenga el éxito o
el fracaso. (Escudero Serrano, 2019, pág. 47)
El departamento de compras es el encargado de adquirir y contratar los servicios
necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y para que se puedan conseguir
los objetivos programados. Los productos y servicios necesarios están en función del
tamaño de la empresa y de la actividad principal.
 II. IMPORTANCIA

Es importante porque es aquella que se encarga de facilitar a las demás áreas de la

empresa, con buenos materiales e insumos ya sea para la producción, oficinas, y
laboratorios, etc.

• Selección del proveedor: El área de compras es la encargada de tener un

catalogo de proveedores y seleccionar al mejor, basándose a la calidad del
producto, mejores precios y buen servicio. Es importante tener una segunda
opción en los proveedores, por cualquier incumplimiento del primer proveedor,
ya sea por contratiempo, retraso o escases del producto.

• Evaluación de precios: Es importante que los proveedores, te envíen sus

cotizaciones antes de la compra, esto es para ver las condiciones de pago que
se va a tener. Con precios más accesibles y llegar aun acuerdo con el proveedor,
y que sea mejor utilidad para la empresa.

• Establecer una buena relación con el proveedor: Esto ase que la empresa
tenga una buena imagen y seguridad, asi como antes los clientes.

• Calificación del jefe del área de compras: Los jefes encargados del área de
compras deben ser personas preparadas con amplio conocimiento en
marketing y que conozcan la terminología propia de las compras. Así mismo ser
lo suficiente hábil para resolver los problemas que se presentan y aprovechar
las oportunidades.

La Gestión de Compras radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que

determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa
necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones para su
funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus
productos.
 III. OBJETIVOS

La gestión de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
términos de tiempo, calidad y precio", tal como señala el especialista Carlos Antonio
Portal Ruedas.
Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios
objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los recursos
materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.
2.1 Objetivos específicos

• Reducción de costos
Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad.

• Comprar al mínimo precio

Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido.

• Servicio
Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da
servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados.

• La responsabilidad del área de compras

Tiene varias actividades:
Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo amerite.
Los que comparte con otros departamentos sobre:
− Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera.
− Actividades que son su obligación y le interesan.
− Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera.

• Controlar los convenios

En este objetivo al área de compras le interesan todos los convenios que fueron,
son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor.
Tiempo de pago.
Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y los parámetros.
Solo compromisos autorizados por el departamento afectado.
Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de contabilidad.
Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y órdenes de compra.
 • Control de los tratados comerciales con los proveedores
En lo referente a:
Buenas relaciones.
Ética.
Mantener una política de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las
materias primas básicas.
Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición por medio de:
− Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etcétera.
− Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los
proveedores.
Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.
Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras:
− Condiciones desventajosas a los proveedores.
− Obligar a los proveedores a reducir forzosamente sus precios.

• Capacitar al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio,

para una eficiente aplicación de las actividades de adquisición, de acuerdo con
los procedimientos de la empresa.
 IV. ACTIVIDADES DE COMPRA

En el área de compras se desarrollan una serie de actividades organizadas, la que está

subordinada al área administrativa, y tiene como coordinados a varios departamentos,
entre los que destacan: almacén, producción, mantenimiento, y servicios generales o
intendencia.
Les da servicio a todos los departamentos de la empresa, debiendo respetar los
ordenamientos del manual de políticas y procedimiento, y su tamaño va de acuerdo a:

• Tipo de empresa
• Giro del negocio
• Importancia
• Tamaño
• Necesidades

La práctica de principios básicos de las compras: Como toda actividad que se realice en
una empresa tiene que empezar con una razón de ser, es por esto que esta parte de tres
principios básicos, que le dan un carácter operacional y que se modulan a base de reglas.
✓ Calidad
Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el
consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las
que él decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de
un producto, que son: lugar, tiempo y precio.
✓ Cantidad
Factor muy especial, por las razones siguientes:
a. El espacio de almacén.
b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.
c. Mientras más es el volumen el precio debe de bajar.
✓ Precio.
Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.
a) Calidad
Se dice que deben respetarse las características técnicas y las especificaciones, y la
buena conjunción de las materias primas y/o componentes, amén de su proceso de
producción. Esta regla debe observar cinco variables:
✓ Conveniencia
Calidad mínima aceptable que va de acuerdo al comprador que busca precios bajos,
financiamiento y una rápida entrega.
 ✓ Disponibilidad
Además de las especificaciones técnicas en esta regla, la rapidez en el uso es primordial,
es decir, su entrega y su utilización debe ser casi inmediata.
✓ Costo y/o precio
Esta característica es de suma importancia, tanto para el comprador que exige un precio
lo más barato posible, y de acuerdo a la calidad del producto, como para el vendedor
que debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener el satisfactor en
manos del consumidor final.
✓ Sistematización o conjugación
La calidad, el precio, la garantía, y la disponibilidad son básicos para que el comprador
pueda tomar una decisión de adquisición, tomando como base todo este conjunto
como mínimo.
✓ Control de calidad
Esta variable de la regla de calidad marca que toda compra debe de pasar por un
riguroso control de las especificaciones técnicas y de calidad, con las que fueron
solicitadas y aceptadas por ambas partes.

b) CANTIDAD
Muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo representa
la cantidad, ya que esta es básica para determinar el costo de lo adquirido, y el cual se
basa en varios factores.
a. Tipo de artículo y tiempo de entrega.
b. Precio unitario y/o precio por cantidades de compra.
c. Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra.
d. Máximos y mínimos, lote mínimo de compra y/o submúltiplos.
e. Recepción, almacenaje y caducidad

c) PRECIO
Esta variable en algunas ocasiones es la más importante, el precio, ya sea por unidad o
por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto” a fin de que se efectúen las compras
siguientes, debe basarse en los siguientes términos:
✓ Que se pueda negociar
El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a los tiempos
de entrega y los mayores tiempos de pago.
✓ Que se conozcan los precios de la competencia
El área de compras, debe conocer los precios de los productos de la competencia, para
tomar la decisión y darle al proveedor la orden de compra o pedido, para lo cual se
necesita por lo menos tener tres cotizaciones de los proveedores.
✓ Que sean los normales o el de las ofertas
El precio nunca se debe de aceptar con cambios, lo legal es que el proveedor siempre
entregue el pedido en base al precio negociado en la orden de compra.
✓ Que sea el del proveedor adecuado
Para que el precio sea el acordado no se debe de cambiar al proveedor, ni a uno pedirle
una cantidad y a otro una distinta, puede haber diferencia en calidad y en precio y eso
afecta el buen funcionamiento del área de compras.
✓ Acuerdo y convenios con relación al precio
A. El acuerdo surge entre el comprador y el proveedor, donde se pactan las condiciones
de la compraventa, entre las que destacan:
• Cantidad y especificaciones.
• Precio.
• Garantía.
• Fecha de entrega.
• Fecha de pago.
B. Este convenio se establece, por escrito, puede decirse que es un acuerdo entre
comprador y vendedor y donde se estipulan entre otras:
• La compraventa y el precio.
• Las condiciones de pago.
• Las condiciones de entrega y el lugar.
• La garantía.
• La cantidad de compra.
C. Para que este convenio tenga validez, se necesita:
• Esté firmado por un funcionario de la empresa, y el proveedor o vendedor.
• Se realice conforme a la ley.
• Se estipulen responsabilidades por ambos firmantes.
• Se establezcan penalidades, si hay fallas en lo solicitado.
• Otros acuerdos.
D. Tipos de convenios de acuerdo al precio:
• Precio.
• Costo adicional.
• Abierto.
Para cada artículo o por cada partida.
• Adicional.
Con entregas parciales y pagos por cada entrega.
d) PROVEEDOR ADECUADO
Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al comprador, pero en la mayoría
de los casos es el proveedor el que busca al comprador, al proveedor se le desarrolla
para que sea el proveedor adecuado y para tal efecto se basa en las siguientes variables
necesarias:
✓ Averiguar todos los posibles lugares de suministro
Este comentario lo basamos en que el área de compras debe conocer el o los lugares
donde existen proveedores para la materia prima, componentes e insumos
necesarios, es decir, que no nada más se necesita de un proveedor, es necesario
tener más de dos proveedores, por si falla uno de ellos, por posibles huelgas,
quiebra de la empresa u otras causas fortuitas.
✓ Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores
Es obligación del área de compras conocer todo lo relativo al proveedor, sobre todo el
o los de las materias primas como: si tiene capacidad económica para surtir el pedido
en tiempo y bajo las condiciones de las especificaciones.
✓ Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos
Mediante el estudio y análisis del cuadro comparativo, se tomará la decisión de fincar el
pedido o la orden de compra, de acuerdo a las políticas de la empresa.
✓ Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos
El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones,
debe tener siempre trato directo con el proveedor, y este puede ser establecido
por el representante, gerente de ventas, o el propio comprador, que es por lo general el
que elabora el cuadro comparativo.
Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que necesita la
empresa. Para este rubro es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con
las especificaciones y, sobre todo, con las políticas de la empresa.

e) PRACTICA DE LA ÉTICA EN LAS COMPRAS

Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la ética
en las compras, se pueden ocasionar varios problemas a las empresas, entre los que
destacan:
✓ Sobornos
Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, faltos
de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar
la orden de compra o pedido.
✓ Favoritismos
En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin tomar en
cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorgan la orden de
compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o
un proveedor, que siempre agradece la designación, con algún obsequio.
✓ Aceptar invitaciones
Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, que, para recibir la
orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza
con la pretensión de ser el designado.
✓ Recibir obsequios
Al igual que el anterior comentario, es un argumento muy socorrido por vendedores,
faltos de ética, que, para recibir la orden de compra o pedido, puede decirse que el
comprador o jefe de compras, falto de ética, recibe, entre otros obsequios camisas,
calcetines, equipos de sonido, y que, por lo general, va de acuerdo a la magnitud de la
orden de compra, en lo referente al monto económico, también con la finalidad de ser
el designado.
✓ Solicitar al vendedor que mejore sus precios
Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, faltos de ética, que por lo
general busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor, el
precio de otro, logrando un precio bajo; una muy sucia actividad, a la cual se le conoce
como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”. Estas son actividades, fuera de la honradez,
y de la ética.
 V. PROCESO DE COMPRAS

Una de las claves de la gestión de Compras es la relación e interacción con todos los
departamentos y proveedores implicados, sin una buena cohesión entre todos los
integrantes del equipo surgirán múltiples problemas. Respecto a los proveedores,
mantener una buena relación con ellos nos permitirá establecer canales de
comunicación más fluidos.

1.1. Reconocimiento de la necesidad: el proceso de compra comienza cuando se

reconoce la necesidad de adquirir determinado producto o servicio a partir del
reconocimiento de una diferencia entre el estado deseado y el estado real
existente, teniendo en cuenta la descripción de materiales solicitados se
gestiona mediante la requisición de la compra que es el formato donde el cliente
interno identifica y define las características y definiciones a cumplir para lograr
con los objetivo del proceso y/o el producto.

1.2. Búsqueda de información de proveedores: Cuando compras recibe la solicitud

de compras, el gestor de compras recopila la información relacionada con la
definición de los posibles proveedores, los parámetros de las ofertas de cada
proveedor, la experiencia de cada uno de ellos, las características y exigencias
planteadas por el área de la empresa que hace el pedido, las características
particulares del objeto de aprovisionamiento y otros datos vinculados con el
mercado y la empresa. Una vez realizado se genera una solicitud formal para
cotizar, luego los proveedores seleccionados envían su cotización.

1.3. Evaluación de alternativas y análisis de las cotizaciones: en cada compra se

determina los principales criterios de selección, a los cuales se les atribuye una
ponderación. Una vez hecha esta definición se procede a evaluar cada
alternativa en un cuadro comparativo y se realiza una evaluación integral de
cada propuesta a fin de seleccionar la más conveniente para la organización.
Cumpliendo con la cantidad, calidad y tiempo estipulado de entrega. Es decir,
deben de cumplir con los criterios para la selección, se evalúa la capacidad de
los proveedores en cumplir los requerimientos, especificaciones y requisitos de
compra, evaluar la relación del tipo y alcance del control aplicado al proveedor
con el impacto en el producto. Por lo tanto, es importante mantener de manera
formal documentada la información de los resultados de las evaluaciones.

1.4. Selección al mejor proveedor: sobre la base de la evaluación de alternativas y

el esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de
compra que contiene un conjunto de parámetros como el proveedor, las
características del producto, los envases y embalajes a emplear, la cantidad a
comprar, el valor de la compra, la forma de pago, el sujeto del transporte del
producto, el lugar de entrega, la fecha de entrega y otros elementos.

1.5. Ejecución de la compra: involucra el conjunto de acciones para ejecutar la

decisión de compra tomada previamente. Se procede, entre otras acciones, a la
 emisión de documentos como la orden de compra, a la recepción de la guía de
remisión, así como al pago correspondiente que se puede realizar en contra
entrega o a un plazo determinado. Esta etapa es la materialización de la compra
y requiere de una atención esmerada para su ejecución.

1.6. Seguimiento y expedición: asegura que las órdenes de compra sean entregadas
en tiempo y forma para que el envío de los insumos cumpla con las expectativas
del establecimiento. Es muy importante darles seguimiento a las compras desde
su envió hasta la recepción.

1.7. Recepción e inspección de artículos: La recepción adecuada de los materiales

y la verificación de los mismos es de suma importancia para la operatividad y la
producción. La verificación permite identificar que los insumos que se solicitaron
cumplan con las características solicitadas. Una no inspección de los productos
derivara en costos adicionales.

1.8. Monitoreo postcompra: Luego de realizada la compra debe realizarse un

seguimiento del ciclo de consumo del producto o servicio adquirido, con el fin
de detectar posibles fallas susceptibles de reclamación. El monitoreo también
sirve para recopilar información adicional acerca de la marca correspondiente o
el proveedor, lo cual será de utilidad en las próximas compras.

1.9. Liquidación de facturas y pago: Compras entrega a usuario su requerimiento e

informa a contabilidad. Contabilidad recibe las facturas a revisión que son los
documentos que emiten los proveedores para ser liquidado por la empresa que
adquiere los productos después de estar conforme con la entrega.

1.10. Mantenimiento de Registros: Una vez completadas las etapas descritas,

es mantener los registros del departamento de compras, como los registro de
las órdenes de compra y su estado, órdenes de compra archivadas
numéricamente, historial de vendedores, volúmenes adquiridos y valor total. Lo
que permitirá acceder a la información necesaria de cada orden. Lo que
llamamos en Archivo: Un Archivo de gestión organizado
CONCLUSIONES

✓ Una gestión adecuada de compras representa el eje fundamental para el

desarrollo de las actividades organizacionales y por ende el logro de objetivos y
metas.

✓ Una adecuada gestión de compras facilita el alcance de la competitividad

empresarial, la cual, es conseguir una mayor rentabilidad, ya sea, en calidad o
cantidad de producto o en reducir los costos

✓ Es necesario contar con un abastecimiento estratégico con la finalidad de

identificar, negociar y evaluar los objetivos de la organización.

✓ La gestión de compras debe de mantener un sistema bien organizado

representando para la empresa una buena admiración del mismo.
BIBLIOGRAFIA

✓ Alberto Montoya Palacios, 2002, Concepto Modernos De Administración De

Compras, Bogotá-Colombia, Grupo Editorial Norma.

✓ Escudero Serrano María José, 2014, Gestión de Compras, Madrid-España,

Ediciones Paraninfo S.A., Primera edición.

✓ Sangri Coral Alberto, 2014, Administración de Compras, México, Grupo Editorial

Patria, Primera Edición.