FASE III

III. MARCO TEORICO

ANTECEDENTES

Para conocer a profundidad y con exactitud el objeto de estudio se hace

necesario e indispensable, que el equipo investigador contacte atreves de la
investigación documental datos concluyentes de interés para una mayor
comprensión sobre la forma en la que se debe abordar el estudio, en los aspectos
teóricos e inclusive en los metodológicos, partiendo de esto, se hace referencia a
diversos trabajos de grado previos al presente, que se considera de importancia
para darle un agregado valioso al tema objeto de estudio.

Rodríguez y Villalobos (2008), presento un trabajo de grado, denominado

Manual de Normas Procedimientos para el control interno de inventarios. Aplicado
a la empresa Tecno Cauchos Express uno C.A. Ubicado en el municipio Valencia
del Estado Carabobo. La investigación surgió por la necesidad de solucionar una
situación negativa que presentaba la empresa Tecno Caucho Express Uno C.A.
Todo tiene lugar en el manejo de sus inventarios de mercancía, por no aportar
resultados positivos. Se sabe de esta situación que en ocasiones ofrecen a los
clientes mercancía que no tienen en existencia, lo que ocasiona caos en el
despacho y en algunas oportunidades la pérdida del cliente.

La investigación antes descrita sirve de referencia en la parte metodológica,

porque presenta en modalidad de proyecto factible, lo que motiva al equipo
investigador a llegar a la meta y cumplir con la empresa Multimanguera del puerto
C.A al dotarle de un manual de normas y procedimientos, debido que la misma no
cuenta con tan importante instructivo. Además Rodríguez y Villalobos aplican un
cuestionario como instrumento de recolección de datos y por tal motivo fu de gran
utilidad para el equipo investigador.

De acuerdo a lo expuesto en los párrafos anteriores, el trabajo realizado por

Hernández Ortiz y Ramírez (2007), elaboraron un trabajo titulado, “Procedimiento
de Control Interno de Inventario”, dirigido al área de almacén de la empresa
“Puertas Automáticas de Venezuela, C.A”. Fue una excelente guía para el equipo
investigado. El mismo tuvo como propósito proponer procedimientos de control de
inventarios, que garantiza una excelente organización y vigilancia cautelosa para
el activo más importante para la empresa comercial.

En este mismo orden de ideas el equipo investigador, reconoce la importancia,

del control interno de los inventarios, por esta razón toma como ejemplo la
propuesta, la cual será utilizada como guía para la elaboración del manual de
Normas y Procedimiento para la empresa Multimangueras. Además toma algunos
elementos de las bases teóricas, que sirven para mejorar el conocimiento de los
investigadores.
BASES TEORICAS

Las bases teóricas de la investigación son el grupo de teorías que los autores
se forman partiendo de los señalamientos de especialistas conocedores del tema
objeto de estudio; es por ello que a continuación se desarrollan algunos aspectos
que son de interés para mejorar el conocimiento.

EMPRESA.

Se entiende empresa a la actividad dedicada a la producción, venta de bienes y

prestación de servicios. (Cardona, 2009 pág. 15) afirma: Esto significa que
producir, negociar, comercializar y organizar servicios son tareas que implican
grados de dificultad y de riesgo. La actividad industrial y la organización y
prestación de servicios requieren de esfuerzo, de valor y de voluntad expuesta al
riesgo.

Elementos que conforman parte de una empresa; para su correcto

funcionamiento.

A. Bienes materiales: Terrenos, edificios, equipo, maquinaria, materia prima,

productos terminados, capital.
B. Valor de la empresa: De acuerdo con Tamayo (1996 pág. 175-193) los
valores de la empresa son definidos como principio como principios o
creencias relativas a metas organizacionales deseadas, que orientan la vida
de la empresa y están al servicio de intereses individuales, colectivos o
mixtos.
 C. Enfocar el capital humano y el desarrollo de las competencias
empresariales hacia los objetivos de la organización. Sistemas: De ventas,
producción, finanzas.
D. Diseñar un sistema de información que permita verificar los resultados de
las acciones empresariales y el proceso de creación de valor.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESA

El avance económico y tecnológico ha originado el surgimiento de empresas

diversas.

A. Empresas públicas.
B. Empresa privada.
C. Empresa de economía mixta.
D. Empresas financieras.
E. Empresas de producción.
F. Empresas de ventas.
G. Empresas industriales.
H. Empresas comerciales.
I. Empresa de servicio.

CONTROL INTERNO

El control interno es “un proceso, realizado por el consejo de administración,

los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable en la
consecución de los objetivos” (Whittington y Kurt, 2005, pág. 213). Comprende
el plan que tiene cada entidad en forma particular, con el cual se pretende
“salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la
información financiera” (Santillana González, 2015, pág. 53), así como lograr
eficacia administrativa y eficiencia operativa, entre muchas más.
 Para lograr los objetivos particulares del control interno, este debe visualizarse
con un enfoque integral y considerar todos los factores inmersos en la entidad
económica. Dichos objetivos se categorizan de la siguiente forma:

 Confiabilidad de la información financiera,

 Eficacia y eficiencia de las operaciones,
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Los controles dentro de una organización sirven de apoyo para que ésta logre
las metas propuestas; ya que por medio de éstas se establecen los
procedimientos bajo los cuales se deben desarrollar las actividades, teniendo
presente a su vez las correcciones que se pueden tomar en caso de cometer
algún error o desviación de los objetivos; lo que a su vez incide en la minimización
de los costos y la maximización de las ganancias; por lo que se hace necesario
que las empresas tengas presente la ejecución de los mismos en sus diferentes
procesos administrativos.

En este contexto, se tiene que para ofrecer mayor garantía de que el control
interno cumple con su propósito, el mismo debe valerse de ciertos elementos, y
continuación se ofrece una explicación de cada uno de los elementos que se
deben tener presente en la creación y aplicación de las normas de control interno:

A. Ambiente de control

En este componente, se sientan las bases de las cuales depende la eficacia del
control interno, ya que integra los valores éticos del personal encargado de
administrar, crear y vigilar los controles; estos deben ser comunicados a través de
los medios apropiados. De igual manera, dentro de este componente salta a la
vista la estructura organizacional, ya que, si está bien diseñada, se podrá planear,
dirigir y controlar las operaciones.

En este componente se hace división de las responsabilidades, tanto del

departamento de finanzas1 como del de contabilidad, ya que ambos tienen
distintos encargos, entre los cuales mencionamos los siguientes:
  Autorización de las transacciones (adquisición de bienes y servicios).
 Registro de las operaciones de compra.
 Custodia de los activos.

Dentro de este componente, además, se asigna autoridad y responsabilidad

de manera específica y se describen funciones de puestos con sus alcances
claramente definidos. “También se establecen políticas que describen las prácticas
correctas de negocios, los conocimientos y las experiencias del personal clave, así
como el uso de los recursos” (Espino García, 2017, pág. 36). Aquí se definen las
políticas del departamento de recursos humanos y se configuran criterios para
contratar al personal más competente, tales como escolaridad, experiencia,
integridad reconocida y verificable, conducta ética, etc.

B. Actividades de control

Este componente es punto clave en nuestro desarrollo de la investigación, ya

que las actividades de control son las políticas y procedimientos emitidos por la
administración, con el propósito de que se cumplan los mecanismos de control
implementados para lograr los objetivos del negocio. Algunas actividades de
control utilizadas en el ámbito fiscal de las deducciones pueden ser las siguientes:

 Comprobación material de las adquisiciones en bienes y servicios;

 Evidencias físicas y por escrito de las políticas utilizadas para seleccionar a
los proveedores;
 Evidencia documental de los presupuestos específicos comparados con los
gastos;
 Elaboración de documentos comprobables como bitácoras o itinerarios de
los servicios que recibirá la entidad bajo cualquier concepto;
 Conciliaciones mensuales entre los registros contables y lo efectivamente
adquirido en forma física, de acuerdo con los períodos y plazos
establecidos por la entidad;
  Evidencia física y documental de las asignaciones de activos fijos
entregados al personal de la entidad.

C. Información y comunicación

Una vez que el proceso haya avanzado hasta llegar a este componente, es
imprescindible informar a toda la entidad y comunicar lo relevante sobre las
actividades propias de la organización. En el caso de las deducciones fiscales, se
informa con respecto a las nuevas disposiciones emitidas por la autoridad
hacendaria y las resoluciones o cartas de invitación recibidas de la misma
autoridad, entre otras, así como los modos y medios indicados para informarlos.

De igual forma, se comunican todos los documentos internos que deben

utilizarse para el manejo de los controles, conforme estos se vayan actualizando.
Esto permitirá una simetría entre las políticas y procedimientos de la organización
y los resultados obtenidos.

D. Monitoreo de controles

Las actividades de monitoreo están encaminadas a supervisar y administrar la

vigilancia continua de los demás componentes. Estas vigilancias no tienen que ser
sistemáticas; no obstante, si se cuenta con un departamento de auditoría interna,
se podrá efectuar una vigilancia constante. Dentro de este componente, se evalúa
en específico la parte de las deducciones:

 Si estas son autorizadas,

 Si cumplen con los requisitos fiscales y de control interno de la entidad,
 Si corresponden al período
 Si han sido verificadas y autentificadas de manera formal y material.

Después, se comunican los resultados y los hallazgos al gobierno corporativo

de la entidad, con el fin de evaluar el logro de los objetivos y tomar las medidas
correctivas necesarias para alcanzarlos.
 Sin duda alguna, el control interno es un catalizador empresarial, ya que inicia
como un proceso que no tiene un fin en sí mismo, hasta llegar a un proceso que
estimula el desarrollo de todas las demás actividades y provoca una reacción
veloz.

Un sistema de control interno no puede ser evaluado si antes no ha sido

implementado y se fortalece con el paso del tiempo y la experiencia obtenida. En
el ámbito de las deducciones fiscales, este control requerirá un correcto desarrollo
de cada componente dentro de la entidad, ya que, de no contar con un óptimo
desarrollo de los componentes, se correrá el peligro de ser un blanco para la
autoridad hacendaria; esto podría traducirse en pago de multas, actualizaciones,
recargos, créditos fiscales y demás, todo lo cual pondría en riesgo la continuidad
del negocio en marcha y la confiabilidad de la información financiera que se pone
a disposición del gobierno corporativo de la entidad.

FUNCIONES DEL CONTROL INTERNO.

 Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten.
 Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo
y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión de la organización.
 Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
 Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
  Asegurar que los registros y la información generada como producto de las
actividades realizadas por la organización, sean elaborados y presentados
de manera oportuno y que dicha información sea confiable.
 Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también
detectar y corregir errores que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de sus objetivos.
 Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.

OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO

Según Mantilla, Samuel. (2013 pág. 24), los principales objetivos del control
interno son: Eficiencia y efectividad de las actividades (objetivos de desempeño);
Confiabilidad, completitud y oportunidad de la información financiera y directiva
(objetivos de información); y Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables
(objetivos de cumplimiento).

A continuación, se describen los tipos de controles que existen.

A. Preventivos.

Diseñados para evitar situaciones no deseadas, como; fraude o errores. Según

Mantilla, Samuel. (2013 pág. 330). “los controles preventivos tienen el objetivo de
prevenir errores o fraude que al darse en primer lugar derivarían en una
declaración equivocada de los estados financieros”.

B. Detectivos.

Se usa para detectar condiciones que ponen en riesgo el logro de los objetivos
o errores que ya han ocurrido. Según Mantilla, Samuel. (2013 pág. 330). “los
controles detectivos tienen el objetivo de detectar errores o fraudes que ya han
ocurrido y que podrían derivar en una declaración equivocada de los estados”.

C. Correctivos.
 Funcionan para corregir, evitar la irregularidad de situación problemática y dar
seguimiento aquello detectado.

Beneficios del Control Interno.

El control interno vigila las acciones, actividades, planes, Políticas y

procedimientos en el entorno que se desarrollan las autoridades y personal a
cargo con el objetivo de prevenir riesgos que afecten a la empresa.

Los beneficios de contar con un sistema de control interno son:

 Reducir los riesgos de corrupción.

 Lograr los objetivos y metas establecidos.
 Promover el desarrollo organizacional.
 Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones.
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo.
 Contar con información confiable y oportuna.
 Fomentar la práctica de valores.
 Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y
objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados.

Control Interno de Inventarios

El control interno de los inventarios es importante, ya que es el activo más

circulatorio de una empresa comercial, las compañías tienen cuidado de
salvaguardar sus inventarios. El control interno es el que hace mención a los
procedimientos que se producen por la coincidencia de los datos reportados por
varios departamentos esto afirma que los estados contables son confiables.
 El control en los inventarios generalmente es de mayor significación dentro de
un activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las
utilidades de la empresa, de ahí la importancia que tiene la implementación de un
adecuado sistema de control interno en los inventarios.

Además, tiene las siguientes ventajas:

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

excesivas de inventarios.
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos.
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancía.
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual. (Primer párrafo)

Definición de inventarios

Julca Barreto (2008, pag.11) manifiesta que “el inventario es, por lo general,
el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados
costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser
ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas se puede nombrar
las siguientes: Inventario (inicial), compras, devoluciones en compra, gastos de
compras, ventas, devoluciones en ventas, mercancías en tránsito, mercancías en
consignación, inventario final”.

Ceballos Calderón (2017, pag.22) manifiesta que “los inventarios

generalmente conforman el activo más grande y son la base de toda empresa
comercial, su adecuada valuación y manejo contable es de suma importancia para
contar con información financiera certera y confiable. Otro valor importante de los
inventarios, lo constituye su contabilización, cuyo objetivo es identificar
uniformemente los valores que deben incluirse en el costo de los bienes y
servicios vendidos durante el período contable, los que deben llevarse como
inventarios al período siguiente para obtener una apropiada equiparación de los
costos aplicables a las ventas”.

Importancia y propósito de los inventarios

Ceballos Calderón (2017 pág. 35-40) considera que la importancia financiera

de un inventario resulta de los ingresos que se obtienen de su venta. Por lo
general estos ingresos resultan de un ciclo de operaciones, por el cual las
mercancías se adquieren, y se venden y nuevos artículos son adquiridos para
nuevas ventas. Por estas razones se puede afirmar que los inventarios forman
parte de los principales activos de cualquier empresa, pues los mismos
constituyen la fuente principal de ingresos y alrededor de estos se genera toda la
actividad normal de la compañía.

El propósito principal de los inventarios es separar las diversas etapas de las

operaciones. El inventario de materia prima separa al productor de sus
proveedores, el inventario de productos en proceso separa entre si las distintas
etapas de fabricación; y el inventario de productos terminados separa al productor
de sus clientes. Dentro de este propósito general de separación de funciones,
existen cuatro razones para mantener un inventario.

Protección contra incertidumbres: En los sistemas de inventarios existen

incertidumbres en el abastecimiento, en la demanda y en el tiempo de entrega. Si
la demanda de los clientes fuera conocida, no sería necesario mantener
inventarios de producto terminado, únicamente se produciría a la tasa de
consumo. Sin embargo, todo cambio en la demanda automáticamente alteraría el
proceso productivo para satisfacer los requerimientos de los clientes. Es así, que
los inventarios que se mantienen para absorber las incertidumbres se les
denomina inventarios de seguridad.
 Permitir que las compras y la producción sean económicos: El comprar
grandes lotes de materia prima resulta económico, debido a los costos por pedido,
los descuentos por cantidad y los costos de transporte aun cuando estos se
almacenen. Situación similar ocurre en el proceso productivo, al producir lotes por
períodos cortos, y luego no producir hasta que el lote se encuentre casi agotado.
Esto permite distribuir el costo fijo de las maquinas en un mayor número de
unidades producidas, además permite la utilización del mismo equipo productivo
para diferentes productos. El inventario El inventario que resulta de la compra o
producción de materiales en lotes se le llama comúnmente Ciclo del Inventario,
puesto que los lotes se compran o se producen con base a ciclos

Cubrir cambios anticipados en la demanda o en la oferta: Existen situaciones

en las que los cambios en la oferta y la demanda pueden anticiparse. Por ejemplo,
donde se espera que haya un cambio en el precio o la disponibilidad de materia
prima. Un caso, es el de aquellos productos que se encuentran sujetos a las
estaciones del tiempo. Se conoce que durante una estación merma el
abastecimiento de un producto, entonces se acumula antes que se dé el cambio.
Otro caso es la producción de aparatos de aire acondicionado que se puede
mantener una tasa uniforme de fabricación, aunque el producto se venda en el
verano. A los inventarios que tienen como finalidad anticiparse a los cambios en la
oferta y la demanda se les conoce como Inventarios Anticipados.

Permitir el tránsito: Aquellos inventarios que se desplazan entre las distintas

etapas del proceso productivo, aún dentro de la planta, pueden clasificarse como
Inventarios en Tránsito. Estos inventarios se pueden ver afectados por las
decisiones de localización de la planta y la elección del transportador. Algunas
veces al inventario en tránsito se le denomina Inventario en línea porque se
encuentra en la línea de distribución. Entonces, los inventarios juegan un papel
importante en la empresa debido al flujo de efectivo y de operaciones que
generan. Si se refiere a inventarios de materia prima, en este punto las industrias
deben contar con cantidades necesarias para cubrir sus compromisos de
producción, pero al mismo tiempo mantener un equilibrio para no generar
excedentes que afecten la liquidez, la pérdida de producto por descomposición;
así como incurrir en cantidades mínimas que interrumpan los programas de
producción. Al hablar de inventarios de productos en proceso, se hace necesario
mantenerlos por cambios inmediatos en los volúmenes de la producción. En
cuanto a inventario de producto terminado se refiere, contar con las cantidades
apropiadas para satisfacer la demanda evitando caer en excesos que lleven el
producto a descomposición por una baja rotación, así como bajos niveles de
inventario que generen pérdida de ventas por reabastecimiento.

Tipos de Inventarios

Dependiendo de la naturaleza de la empresa ésta pueda emplear diferentes

tipos de inventarios, ya que como se dijo anteriormente, son importantes para los
fabricantes y comerciantes en general, variando ampliamente entre los distintos
grupos de industrias. La composición de ésta parte del activo es una gran variedad
de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los
siguientes tipos, los cuales siguiendo la opinión de Ross (2006 pág. 686) se
explican a continuación:

A. Inventarios de Materias Primas: En toda actividad industrial concurren

una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán
sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o
acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción
se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades lo
suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es
aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al
final se convertirá en un producto terminado.
B. Inventarios de Productos en Proceso: Consiste en todos los productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de
producción y, a los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos
inherentes al proceso de producción en un momento determinado. Estos
 van aumentando su valor a medida que son transformados de materia
prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de
producción.
C. Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los artículos
transferidos por el departamento de producción al almacén de productos
terminados, por haber estos alcanzados su grado de terminación total y que
todavía no han sido vendidos.
D. Inventario de Materiales y Suministros: Incluye las materias primas
secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria. En este
rubro también puede incluirse artículos de consumo destinados para ser
usados en la operación de la industria, como los son los combustibles y
lubricantes, y artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las
maquinarias y aparatos operativos.

Métodos de Valuación de Inventario

Debido a la importancia que revisten los inventarios para las empresas, la

técnica y la práctica contable han propuesto y establecido diversos métodos de
valuación, cada uno de ellos con sus características particulares y tratando en
cualquier caso de adecuarse a las necesidades específicas de las empresas. Los
métodos más aceptados y utilizados de inventario son los siguientes: Método FIFO
(Firts In First Out), también denominado PEPS (Primero en Entrar Primero en
Salir).

Método Promedio.

Método FIFO o PEPS: Uno de los métodos de valuación de inventarios más

difundidos en las organizaciones es el PEPS, el cual consiste según Meigs y
Meigs (1998, pág. 486): Como su nombre lo indica PEPS, comprende el supuesto
de que las mercancías vendidas son las primeras unidades que fueron
compradas, es decir, los bienes más antiguos disponibles. Por lo tanto el
inventario permanente está compuesto de las compras más recientes.

De acuerdo con lo anteriormente mencionado, la característica latente del

método PEPS es que los costos de compra más antiguos se transfieren al costo
de la mercancía vendida, mientras que los costos más recientes permanecen en el
inventario.

Cabe destacar que esto es un método de valuación y no manejo físico de

inventario, tal y como lo afirma Romero (1997, pág. 232): Es conveniente
destacar que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que
coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta asignación del
costo deben establecerse las siguientes capas del inventario según las fechas de
adquisición o producción.

En concordancia con lo anteriormente expuesto el método de valuación PEPS

está separado del método de manejo físico y que se deben establecer las
diferentes capas para la asignación de los costos; ello según las fechas de
adquisición del producto o de la producción de los mismos.

Por lo antes señalado algunas compañías se ven favorecidas con la

utilización de éste método porque su informe financiero presenta una utilidad muy
alta. Por otro lado, para fines de impuestos sobre la renta éste método resulta
desfavorable, ya que se declara más impuesto sobre la renta del necesario, por el
hecho de obtener una utilidad neta gravable muy alta.

Método Promedio: consiste en fijar el precio de las existencias, de acuerdo

con las variaciones producidas en el inventario por las entradas y las salidas de
mercancías; es decir, el costo unitario de las mercancías se recalculará cada vez
que hay una entrada de mercancías.

Las empresas podrán optar entre un método u otro tomando en

consideración el tipo de producto, el movimiento de sus inventarios y cualquier
otro aspecto que considere pertinente; siempre y cuando en la práctica se le haga
fácil la determinación de su costos y éstos se ajusten a la realidad; ya que se debe
recordar que de ello dependerá no solo el proceso de toma de decisiones en
cuanto a producción y venta, sino que además afectara los resultados arrojados
en los Estados Financieros de la empresa; por ello la decisión debe ser tomada
según lo que más le convenga a la empresa.

Por último vale destacar que existen grandes diferencias entre los sistemas y
los métodos de valuación de los inventarios. Un sistema de inventarios tiene como
propósito el control sobre los mismos; mientras que el método de valuación tiene
como fin determinar el costo de venta y la valuación del inventario final.

Sistemas de Inventario

Los sistemas de inventarios consisten en el conjunto de políticas que la

empresa emplea a fin de ejercer un monitoreo constante sobre los inventarios que
posee la empresa. En este sentido Parada (2006, pág. 1) lo define como:
Conjunto de políticas y controles utilizados para el monitoreo de la cantidad de
artículos disponibles, la determinación de los niveles que se deben mantener, el
momento de reponer la existencia de algún artículo y el tamaño que deben tener
los pedidos.

En otras palabras el sistema de inventarios comprende el conjunto de políticas

que la empresa diseña a fin de mantener un control sobre los artículos que se
encuentran en el almacén, para conocer la disponibilidad de los productos, así
como en qué momento se debe hacer pedidos del mismo para reponer las
deficiencias de existencias y mantener al día el proceso productivo de la entidad y
lograr satisfacer las solicitudes de los clientes. En cuanto a los sistemas, se tienen
de dos tipos:

Inventario Continuo o Perpetuo e Inventario Periódico.

Inventario Continuo: Tomando las palabras de Hernández (2000, pág. 246) la
define como: “Un sistema mediante el cual, la empresa en cualquier momento
tiene la información de cuanto es su inventario físico tanto en cantidad de
unidades como en valor monetario.” El sistema de inventarios permanente o
continuo permite conocer permanentemente el costo de la mercancía vendida y el
valor de los inventarios; su utilidad reside en el hecho de que en todo momento del
ejercicio contable la empresa puede estar al tanto de la cantidad de unidades en
existencia, por cada tipo de producto y su costo; sin necesidad de apelar
forzosamente a la toma física de inventarios; esto es gracias a que la entidad
registra en todo momento los movimientos de compra y venta de mercancías en el
mismo momento en el que realiza la transacción a su precio de costo.

Inventario Periódico: Según señalado por Gómez (2000, pág. 310) “consiste en
el CONTEO físico de las mercancías y la asignación de sus respectivos valores, al
final de cada ejercicio económico.” Como su nombre lo indica la empresa que
asume este sistema realiza un control cada determinado tiempo o período y para
ello es necesario hacer un conteo físico y así poder determinar con exactitud la
cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada; vale señalar que
con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber cuál es el valor de
sus mercancías, ni cuanto es el costo de sus productos; por lo que solo puede
conocer el costo de ventas en el momento de hacer un conteo físico, lo cual
generalmente se hace al final del período que puede ser mensual, semestral o
anual.

El módulo del Sistema Administrativo Saint

Es el eje fundamental del sistema, donde se hace la carga de información de

proveedores, instancias de inventario, depósitos, inventario, zonas, vendedores,
servicios, facturas en lote, convenios, clientes, servidores, instrumentos de pago y
operaciones. Desde este módulo se emiten los reportes que le ayudarán en la
toma de decisiones, se verifican los estados de cuenta de los clientes y
proveedores en las cuentas por cobrar y pagar respectivamente.

Importancia del Saint Administrativo, para la gestión empresarial.

Los sistemas administrativos y contables representan la concreción en términos

operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la
organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante
para la toma de decisiones.

La importancia que tiene el sistema SAINT para la empresa es que les permite
llevar un mejor control de sus registros. (Facturación, compras, cuentas por pagar
y cobrar, costos e inventarios), ya que llevar registro de las operaciones es
primero que nada cumplir con los reglamentos fiscales que requiere una empresa
constituida. Además de llevar un control de ventas y productos que se fabriquen o
comercialicen, y así saber cuál es la utilidad entre costo y venta.

Características del programa Saint Administrativo.

 Facilita las Tareas, pues maneja el Débito Bancario

 Permitir Incluir Movimientos Históricos de Cuentas a Pagar y Cuentas por
Cobrar
 Facilita el Cumplimiento de las Obligaciones Fiscales, genera los Libros de
Compras y Ventas Además en la Factura usted puede indicarle a sus
clientes, el monto a retener en cumplimiento de la legislación vigente.
 Rapidez y Facilidad de Uso: Porque está diseñado para brindarle mayor
rapidez y eficiencia en el procesamiento de datos administrativos.
Principios del Saint Administrativo

 Debo conocer sus módulos y sus módulos.

 Debo conocer el procedimiento de llenar cada campo.
 Debo incluir los datos necesarios para que los procesos se cumplan.
 Debo aplicar el sistema a las actividades de mi empresa.
 CICLO II

DESARROLLO CONCLUYENTE DEL PROYECTO

IV. MARCO METODOLOGICO

Tamayo y Tamayo (2003, Pág. 37), define el marco metodológico: como “un
proceso que, mediante el método científico, procura obtener información relevante
para entender, verificar, corregir o aplicar el conocimiento”. Para el desarrollo del
trabajo especial de grado se hizo necesario que los investigadores cumplieran con
una serie de pasos que le permitieron alcanzar los objetivos propuestos, de allí
que debieron seguir una metodología que se adecuara a la investigación, todo ello
a través de procedimientos lógicos, con el propósito de alcanzar el conocimiento
científico, además de solucionar la problemática planteada, por lo que en esta
sección se explican el tipo de investigación, el nivel y las diferentes técnicas
aplicadas para obtener la información necesaria y darle solución al problema
planteado, además de obtener excelente conclusiones y recomendaciones.

Diseño y tipo de Investigación

Debido a que el objetivo general de la investigación fue proponer un manual de

normas y procedimientos para el control interno del inventario en la empresa
“Multimanguera del Puerto C.A”; el trabajo de investigación se desarrolló como un
proyecto factible apoyado en una investigación de campo de tipo descriptivo y con
apoyo documental. Todo con el propósito de recolectar la información necesaria
para que los investigadores enriquezcan sus conocimientos y poder lograr los
objetivos planteados.

La investigación se basa en un diseño de campo, que Según Fidias Arias

(2006); “Consiste en la observación directa o en situaciones del problema objeto
de investigación, es decir exige la participación efectiva del investigador en el
terreno o sitio donde se desarrollan”. Y como muestra está que el equipo
investigador se trasladó hasta el lugar donde ocurren los hechos para cerciorarse
de manera directa sobre los acontecimientos que desean conocer, realizando
visitas periódicas a la empresa “Multimangueras del Puerto C.A”, desde el mismo
día que el dueño de la empresa llamado Cesar Antonio Cumana, dio la
autorización para que el almacén de su empresa fuera objeto de estudio, a fin de
conocer a fondo la realidad del mismo.

En este mismo orden de ideas se conoció que la empresa “Multimangueras

del Puerto C.A”, está presentado una serie de situaciones en el control del
inventario, como perdidas de mercancía, inexistencias de las mismas,
desorganización y falta de control, a pesar de contar con un inventario de tipo
continuo que lleva un registro de las entradas y salidas de forma automática,
llevado por un sistema contable denominado Administrativo Saint el cual permite
saber que productos tienes disponibles en el stock y cuantas unidades hay de
cada uno para realizar posibles ventas y prestar servicios con éxito. Sin embargo
existe una falta de control interno para el despacho de la mercancía por la
ausencia eventual de la nota de entrega emitida por la administradora como
constancia de pago y registro en el sistema computarizado Saint, trayendo como
consecuencia deficiencias en el servicio del despacho.

En vista de la situación planteada, la falta de organización, la perdida

monetaria y por protección del inventario, fue necesario aplicar una investigación
proyectiva, que según Carlos Sabino (2007): “Consiste en la elaboración de una
propuesta, un plan, un programa o un modelo, como solución a un problema o
necesidad de tipo práctico”, fue entonces que a partir de un diagnóstico preciso
de las necesidades del momento, el equipo investigador sugiere realizar un
manual de normas y procedimientos para el control interno del inventario que le
permita a la empresa “Multimanguera del Puerto C.A”, mejorar la administración
de las mercancías para así ofrecer una adecuada atención a sus clientes.

En este mismo contexto, la investigación fue de diseño descriptivo, que según

Méndez (2005, pág. 137), “identifica características del universo, señala formas
de conducta, y actitudes del universo investigado, establece comportamientos
concretos, descubre y comprueba asociación entre variables de investigación”, de
esta forma el equipo investigador escudriño sobre cómo se está dando el proceso
del control interno de inventarios de la empresa “Multimangueras del Puerto C.A”,
obteniendo un análisis exhaustivo de la situación , para emitir opiniones al
respecto, y poder ofrecer a la empresa una solución viable.

Para finalizar la investigación tuvo un apoyo documental, debido a la necesidad

de acudir a diferentes fuentes de tipo bibliográficas que permitieron mejorar el
conocimiento sobre las el objeto de estudio; en este sentido y partiendo de las
palabras de (Arias 2006), este proceso “consiste en la búsqueda de datos
secundarios obtenidos de fuentes documentales para su posterior interpretación”,
razón por la cual los investigadores acudieron a libros, trabajos especiales de
grado, Leyes, Normas y Reglamentos, entre otros.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Arias (1999, Pág. 03), menciona que “Las técnicas de recolección de datos
son las distintas formas de obtener información”.

Para Sabino (2000), los instrumentos “son los recursos de que puede valerse
el investigador para acercarse a los problemas y fenómenos, y extraer de ellos la
información”, se pueden utilizar formularios de papel, aparatos mecánicos y
electrónicos, cuestionarios, entre otros que se utilizan para recoger datos o
información, sobre un problema o fenómeno determinado

Tomando en cuenta los puntos anteriores se aplicó la observación directa como

técnica, que según Sampieri (2006, Pag.374); “Consiste en el registro
sistemático, valido y confiable de comportamientos o conductas que se
manifiestan”. Las variables a observar son especificadas y definidas antes de
comenzar la recolección de datos, y como instrumento para esta técnica se utilizó
la guía de observación que en palabras de Campos y Lule (2012, Pag.56) “es el
instrumento que permite al observador situarse de manera sistemática en aquello
que realmente es objeto de estudio para la investigación; también es el medio que
conduce la recolección de datos e información de un hecho o fenómeno”. Fue de
esta manera, como el equipo investigador recopilo de forma visual
minuciosamente las causas que conllevan al mal control del inventario.

Aunado a esto para la investigación se realizaron entrevistas como técnica,

tanto en el departamento de administración integrados por la administradora de
nombre Rosmari del Valle López Zabala y la gerente general de la empresa de
nombre Mailith Celeste Cumana Orence, como a los empleados que laboran en el
departamento del almacén y despacho de mercancía, en la empresa
“Multimangueras del puerto C. A”. Tomando en cuenta que Silva (2001, Pág. 13)
Define a la entrevista como: “una relación directa entre personas por la vía oral,
que se plantea unos objetivos claro y prefijados, al menos por parte del
entrevistador, como una asignación de papeles diferenciales. Entre el
entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relación asimétrica”. El tipo de
entrevista que se utilizo fue la no estructurada, porque se realizó sin ningún guión
previo, para obtener mayor información del entrevistado.

Para la entrevista no estructurada se utilizó un guion de entrevista mental como

instrumento, con el objetivo de puntualizar los temas importantes acerca del
control interno del inventario. Preguntas como: ¿Quién es el encargado del
almacén?, ¿De cada cuanto tiempo se hace un inventario en el almacén?,
¿Existen normas en el área del almacén?, ¿Qué significa para la empresa el
inventario?, ¿Cómo ve usted el manejo del inventario en la empresa?, ¿Hay algo
que quieras mejorar en su área de trabajo? Preguntas como estas le permitieron al
equipo investigador recoger información para la elaboración de un cuestionario,
que serviría de base para una encuesta formal, que sería firmada por el
encuestado y sellada por parte de la empresa.

Una vez que el equipo investigador aplico la observación directa, la entrevista

no estructurada, y después de una semana de estudio, elaboro una encuesta
como técnica, que según Tamayo y Tamayo (2008 pág. 24) “es aquella que
permite dar respuestas a problemas en términos descriptivos como de relación de
variables, tras la recogida sistemática de información, según un diseño
previamente establecido que asegure el rigor de la información obtenida”. Llevar a
la práctica esta encuesta se aplicó como instrumento un cuestionario que
basándose en las ideas de Hernández Sampieri (1997 pág. 124), señala que “el
cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más
variables” los aspectos del fenómeno en forma sistemática, cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en
función de unos objetivos de investigación pre-establecido”.

Población y Muestra

Población

Para lograr aclarar el problema planteado los autores acudieron hasta la

empresa para observar de manera directa lo que ocurre; para ello establecieron
contacto con las unidades que se denominan población; que no son más que las
personas que están involucradas en el proceso que se estudió y de las cuales se
obtuvo información; en este orden y según las explicaciones de Balestrini (2006),
esta “es el conjunto de elementos sobre los cuales se pretende indagar para luego
emitir las conclusiones”. Es de mencionar que la selección de la misma dependió
de lo que se deseaba investigar y del lugar donde se realizó el estudio.

La población objeto de estudio es de Doce (12) personas, de la empresa

“Multimangueras del Puerto C.A”, ubicada en Puerto la Cruz, la población tomada
en cuenta es a conveniencia del equipo investigador, que una vez identificadas las
personas que trabajan directamente con el inventario y conocen la situación que
existe en ese departamento, como son la administradora y los encargados del
almacén.

Muestra

Para poder realizar la investigación se debió tomar un número representativo

de la población que facilitó obtener la información necesaria para llegar a las
conclusiones y recomendaciones necesarias. Según Arias (2006, pág. 83) la
muestra es: “Un subconjunto representativo finito que se extrae de la población
accesible. En este sentido una muestra representativa es aquella que por su
tamaño y características similares a las del conjunto, permite hacer inferencias o
generalizar los resultados al resto de la población con un margen de error
conocido”.

En cuanto a la selección de la muestra, debido a lo reducida de la misma, se

hizo; un muestreo censal. Al respecto Cuesta y Herrero (On line) expresan que
“En ocasiones resulta posible estudiar cada uno de los elementos que componen
la población, realizándose lo que se denomina un censo, es decir, el estudio de
todos los elementos que componen la población”. Este tipo de muestreo se realiza
cuando las poblaciones son pequeñas y simplifican la obtención de la información
necesaria para el logro de los objetivos; tal y como sucede en la presente; razón
por la cual se tomaron las personas que están involucradas en el control interno
relacionado con los inventarios, quedando la muestra conformada por la totalidad
de los elementos de la población, es decir por las seis (06) personas que están
presentes en la misma.