TEMA N°2
COSTO DE LOS MATERIALES: CONTABILIDAD Y CONTROL
Significado del término. -
Generalmente el "material", comprende todos aquellos artículos en su estado natural o
transformado. Son los elementos que sirven para la confección o manufactura de un artículo
nuevo.
De dicha definición, podemos distinguir dos grupos de materiales:
El primer grupo: La Materia Prima, propiamente dicha, que es el elemento o elementos extraídos
de la naturaleza y que aún, no han sufrido ningún proceso de transformación. Ejemplos: El hierro
en su estado natural, el algodón, los callapos y otros para obtener la madera.
El segundo grupo: Los Materiales para la producción, Son los elementos que fueron sometidos a
uno o varios procesos de transformación. Estos materiales así preparados, son sometidos a otros
procesos de transformación, hasta convertirlos en un producto acabado, apto para el consumo.
Ejemplo de estos materiales tenemos: Cacao y azúcar en las fábricas de chocolates, el papel en las
imprentas, la madera en las fábricas de muebles, el hilo en las de tejidos, harina en las panaderías,
la tela en las fábricas de ropas.
Los materiales, definidos estrictamente, incluyen solo las sustancias con las cuales se hacen los
productos en la fábrica. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el significado de este término se
amplía hasta abarcar también todas las sustancias que se emplean para mantener los servicios
auxiliares en la fábrica. En este caso el término almacén general, más que el de materiales,
describe mejor el contenido del almacén de materiales.
Los materiales, tal y como son recibidos de los proveedores, se colocan (o custodian) en el almacén
de materiales, hasta que se usan en la producción.
En el almacén no se hace ninguna distinción respecto al material que se usará finalmente para: a)
hacer los productos de la fábrica, o b) mantener los servicios de la misma. Todo es solo material.
La distinción entre material directo e indirecto surge en el momento en que sale del almacén. En
ese momento, de acuerdo al uso o destino que se le dé, se clasifica en:
-Material Directo
-Material Indirecto
En muchas industrias no se considera acabado un producto, hasta que ha sido empaquetado o
embalado. En estas industrias, el costo del material de envoltura y empaquetado, que pasa a
formar parte del producto vendido, se considera propiamente como un costo de material directo.
Ejemplos tenemos en la industria de géneros de punto: los materiales de empaquetado, tales
como boletos, etiquetas, bandas, papel y cajas, se clasifican como materiales directos. En la
industria de fabricación de artículos eléctricos, el costo de las cajas de cartón en las que se
embalan los productos para exhibirlos y para protegerlos mientras están almacenados, se
considera como un costo directo de material.
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Generalmente, hoy en día, en el almacén de materiales se custodian también los repuestos,
material de escritorio, etc. Por ello también la denominación de "Almacén de Materiales".
Naturaleza de las materias primas y materiales menores. -
Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen con el nombre de
materiales directos. Los que tienen importancia secundaria, tales como pernos o tornillos
pequeños y relativamente baratos o que no se convierten físicamente en parte del producto
terminado, se llaman materiales indirectos y suministros.
Van Sickle, en la obra: "Manual del Contador de Costos" de Lang, tiene el siguiente comentario
respecto al material directo:
"Para que una materia prima pueda clasificarse como material directo, tiene que ser posible medir
y determinar el costo de dicho material, que es aplicable a cada unidad de producto fabricado o a
cada trabajo realizado".
El Manual de la Sociedad de Constructores de Maquinaria de los EE.UU. define el material directo
de la siguiente manera:
"Es el material, cuyo costo puede cargarse específicamente a las órdenes de producción, o a
cualquier clase o tipo de producto, y que forma parte del producto acabado, inclusive las cajas y
los recipientes hechos especialmente para dichos productos".
Es el primer elemento del costo y se caracteriza por ser identificable cuantitativamente, se puede
medir o pesar en el momento de la entrega, para el inicio del proceso de producción.
Sin embargo, existen excepciones a esta regla: A veces un material puede entrar realmente en el
producto terminado, pero ser de un valor tan insignificante que puede resultar más conveniente
contabilizarlo como material indirecto.
Cambia el producto pero no la consistencia.
Un artículo de madera, por ejemplo, puede necesitar para su fabricación de una pequeña cantidad
de algún pegamento, este pegamento queda formando parte del producto terminado y
técnicamente se puede considerar como material directo; no obstante, su contabilización como
material directo, implicaría la determinación de cuánto del pegamento se usó para cada una de las
órdenes de producción, lo que recargaría el "costo de la contabilidad de costos", pues hay un costo
en el tiempo necesario para medir la cantidad de pegamento, y hay un costo en la papelería
empleada para recoger dicha información, etc.
Tratándose de un material de poco valor, no vale la pena tanta molestia y por lo tanto este tipo de
material se trataría como material indirecto y su costo iría a formar parte de los costos indirectos
de fabricación.
Hay también entonces un factor de conveniencia de asignación, para que los materiales sean
tratados contablemente como directos o indirectos.
Material indirecto. -
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Se puede definir como: "Cualquier material de uso general, necesario para la producción, pero que
no puede asignarse concretamente a un producto tangible dado, o a la fabricación de un activo
tangible inventariable". Su costo debe cargarse a una cuenta de gastos de fabricación, pues por sus
características, en el momento que se originan estos gastos no se los puede asignar al producto.
Se caracterizan porque forman parte del producto acabado, pero son difíciles de cuantificar, es
decir, generalmente, no se puede establecer la cantidad de material indirecto utilizado en la
fabricación de una unidad específica, por tanto, su costo no puede cargarse directamente al
producto.
Debemos también incluir a todos los materiales necesarios para las operaciones de fabricación,
pero que no entran en el producto que se fabrica, ni forman parte de él. Como ejemplo tenemos
materiales como: Aceites, grasas, materiales de asco, etc., lo mismo que todos aquellos materiales
que aun entrando en el producto terminado, tienen un valor tan insignificante que no se justifica
clasificarlos como material directo. Ejemplos: Los clavos utilizados para hacer las cajas de madera,
la cola empleada en la encuadernación de libros.
Suministros. -
Son los materiales empleados para fines distintos de la producción. Se pueden clasificar en:
Suministros de fábrica, suministros de oficina, suministros de entrega, suministros de embalaje y
embarque. Ninguno de estos materiales entra directamente en el producto manufacturado.
Los Almacenes. -
Este es un término genérico que incluye además de las materias primas, todos los materiales
directos indirectos, todas las piezas acabadas, repuestos y todos los suministros utilizados en la
fabricación. A veces, el término almacenes se emplea de modo que incluye también los artículos
acabados. En este caso, el contador de costos debe establecer una diferencia entre los almacenes
de materias primas, los de piezas acabadas y los de productos acabados.
Cuando hablamos de piezas acabadas nos referimos a que existen industrias que funcionan como
plantas de montaje, comprando dichas piezas a otras empresas y uniéndolas posteriormente hasta
obtener el producto acabado. Mientras que otras compran algunas piezas individuales que no
están en condiciones de producir y las unen (o ensamblan) a sus propios productos o piezas
fabricadas por ellos mismos. Dichas piezas compradas, cuando se adquieren de una empresa
independiente, se tratan como costos directos de la empresa, por tanto, deben ser considerados
como materiales directos.
Control de los materiales y los suministros. -
El control de las existencias se refiere a toda acción que pueda ejercerse sobre los materiales a
través de sus diferentes etapas, como ser: departamento de compras, recepción, almacenamiento,
entrega a la producción y servicios, devolución de materiales a los proveedores, devolución de
materiales no utilizados. Un control minucioso de los materiales y los suministros proporciona una
información que puede servir de base para comprobar o eliminar acontecimientos desfavorables.
Por tanto, es necesario un plan adecuado de control de los almacenes.
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1.- Minimizar el desperdicio y robo de materiales. -
Si no se establece un registro contable permanente del inventario, se incurrirán en pérdidas tales
como:
a) Desperdicio de materiales, debido a
- Que los trabajadores desechan los materiales que tienen ligeras imperfecciones, porque si los
salarios se pagan a destajo, ganan más, si trabajan sólo con un buen material, que les permita
producir más
- El descuido que se promueve debido a que no existe un plan sistemático para descubrir las
pérdidas por artículos echados a perder, y
b) Robo de materiales por los mismos trabajadores y otras personas que tengan acceso a la
fábrica.
2.- Asegurar un suministro constante de material. -
Sin la constante información sobre la existencia disponible de cada material, que sea
proporcionada por un adecuado control de los almacenes, siempre existe el peligro de que el
inventario de un material específico pueda ser
a) Muy pequeño, situación que puede causar una pérdida de consideración, debido a que la
producción en su totalidad debe paralizar su operación por la falta de materiales, o,
b) Muy grande, situación que puede ocasionar pérdidas severas por obsolescencia, vencimientos,
deterioros por mal almacenaje, etc.
Resumiendo, podemos decir que un control adecuado de los materiales y suministros, nos brinda
las siguientes ventajas:
1. Se elimina el desperdicio en el uso de los materiales y suministros.
2. Se reduce el riesgo de pérdidas por fraudes y robos,
3. Se llevan inventarios en libros, los cuales facilitan la preparación de estados financieros
mensuales más exactos.
4. Se proporciona, con rapidez y exactitud, la información adecuada sobre el valor de los
materiales y los suministros utilizados en la producción.
5. Se reduce al mínimo el capital inmovilizado en existencias.
6. Se reduce la inversión en las instalaciones y en el equipo de almacenamiento.
7. Se evitan las demoras en la producción, debidas a la falta de materiales, suministrando las
cantidades apropiadas en los momentos adecuados.
8. Es posible asignar responsabilidades en lo que se refiere al manejo de los materiales.
Contablemente, el control adecuado de los almacenes de una empresa industrial se logra
mediante un plan de:
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1. Depositar físicamente en un almacén los materiales y cargar su costo a una cuenta denominada
Inventario de Materiales, todo lo adquirido.
2. Permitir que las salidas de materiales del almacén se hagan solo mediante la orden contenida
en un vale de almacén o vale de salida de almacenes, correctamente autorizada.
Debemos resaltar el hecho de que el cargo por los materiales comprados y el abono por los
materiales usados, a una cuenta de inventario de materiales, se realiza mediante un procedimiento
de inventarios perpetuos.
El precio es dado al momento o posteriormente, para registrar en la orden de trabajo y cargar a
inventario de materiales en proceso (en el caso del material directo), o cargar a una cuenta de
gastos de fabricación (cuando se trate de material indirecto). Todos los pedidos son resumidos
diaria o semanalmente en una hoja denominada: Resumen de Salida de Almacenes, según el
movimiento de almacenes. Posteriormente esta hoja resumen de salida de almacenes, es enviada
al departamento de contabilidad para que ésta se ocupe del registro en las cuentas
correspondientes.
La inversión en inventarios de materiales en una empresa industrial generalmente representa una
importante fracción de su activo circulante. Para mantener una inversión en existencias
debidamente equilibradas, se requiere una cuidadosa labor de planeación y control. Un inventario
excesivo ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas debidas a deterioros, espacio de
almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. Por otra parte, la escasez de
existencias puede producir paralizaciones en la producción, excesivos costos de preparación de
máquinas y elevados costos de procesamiento de facturas y pedidos. Por lo tanto es importante
que una empresa ejerza un control estricto sobre su inversión en existencias.
Métodos para el control del movimiento de los materiales en el almacén. -
Existen dos métodos de control de inventarios, estas son: Método PERIODICO y Método
PERMANENTE O PERPETUO.
Método Periódico. -
En este método no existe el control permanente de existencias, de tal manera que, para conocer el
costo del material utilizado en la producción, se debe obtener primeramente el costo del
inventario final de materiales, para esto se debe realizar un inventario de todas las existencias de
materiales en los almacenes, al final de cada periodo de costos que puede ser mensual, bimestral,
trimestral, semestral o anual; luego valorizar de acuerdo con la técnica de valuación aplicado en la
empresa.
Todo lo anterior se resume en los siguientes pasos:
1) Recuento físico de las existencias (inventario final de materiales).
2) Valuación del inventario final de materiales.
3) Determinación del costo de materiales consumidos.
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La determinación del costo del material utilizado o consumido, mediante el método de inventario
periódico, se realiza de la siguiente manera:
COSTO DEL MATERIAL UTILIZADO O CONSUMIDO
Inventario inicial de material 180.800.00
MAS: Compras netas del período:
Compras brutas 188.700.00
Más: Fletes y acarreos s/compras 17.000.00 205.700.00
Menos:
Devolución s/compras 1.895.00
Dsctos, y Bonif. s/compras 1.930.00 (3.825.00) 201.875.00
Costo del material disponible para el consumo 382.675.00
MENOS: Inventario final de materiales 133.250.00
Costo del material utilizado o consumido 289.275.00
Método Permanente Perpetuo de Control de Inventarios. -
Para el control de los materiales mediante este método, se requiere de la participación de al
menos los siguientes departamentos:
-Compras o adquisiciones. Mínimo 3 cotizaciones
-Recepción. El encargado de supervisar y controlar
-Almacén de Materiales
-Producción. Control de transformación del producto. Apoyado por el departamento de servicios
-Contabilidad.
Es necesario aclarar que la existencia de estos departamentos, en una industria, dependerá del
tamaño de está. De todas maneras, todas estas funciones, en industrias pequeñas, también son
cumplidas.
Departamento de Compras. -
Este departamento está a cargo de la adquisición de los materiales, de acuerdo a lo requerido en
los diferentes departamentos de producción y servicios. Debe tener toda la información que se
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refiere a proveedores, tanto locales como del interior y exterior del país, con la finalidad de
obtener los mejores precios, mejores condiciones de compra y mejor calidad de los materiales. Lo
anterior implica llevar un registro o archivo de todos los proveedores, de modo que pueda contar
con información oportuna de los cambios de precios, calidad y condiciones.
Solicita cotizaciones a los proveedores, para luego formular pedidos a quienes proporcionen el
mejor conjunto de condiciones para la empresa y manteniendo un control sobre la entrega
oportuna de dichos materiales.
Es importante la existencia de este departamento, para que pueda agilizar la adquisición de
materiales, ya que la falta de un material puede ocasionar la interrupción de la producción o la
falta de un servicio, sucesos que pueden derivarse en incumplimiento del plan de producción,
pérdida de clientes y máquinas paralizadas.
A modo de resumen diremos que las actividades de este departamento son:
1) Recibir o preparar las solicitudes de compra de todos los materiales y equipos que han de usarse
en la fabrica
2) Elaborar el formulario de Cotizaciones, con el detalle de materiales correspondiente, y enviarlas
a los proveedores
3) Elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones y colocar las órdenes de compra
4) Seguir el curso de los pedidos, hasta asegurarse de que las mercancías ordenadas se han
embarcado
5) Reunir los documentos que certifican que se ha recibido el producto con la calidad deseada, así
como la cantidad pedida.
6) Aprobar las facturas de compra para su pago, después de verificar los precios y los cálculos, a
menos que este trabajo corra a cargo de la sección de cuentas por pagar.
Esta sección puede operar como un departamento de servicio de la organización de la fábrica o
como una parte del cuerpo administrativo central de la empresa, en el primer caso se considera
mano de obra indirecta, y su costo se contabiliza como Gastos Indirecto de Fabricación; en el
segundo caso, se considera gastos de administración,
Departamento de Recepción. -
En este departamento, se contarán, pesarán o medirán los materiales recibidos, revisándose su
estado general e ingresándolos formalmente a la empresa.
Sus funciones son:
1. Recibir todos los materiales y suministros que llegan, procedentes de los diversos medios de
transporte, firmando los documentos que certifiquen su llegada.
2. Verificar las partidas recibidas, contándolas, pesándolas, etc., e informando las deficiencias
3. Inspeccionar los materiales y los suministros en lo que respecta a su calidad.
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4. Entregar las mercancías recibidas en el punto apropiado de la fábrica, para su almacenamiento,
salvo cuando esta función la desempeña un departamento de manipulación o manejo de
materiales.
5. Informar al departamento de compras de todos los hechos que puedan exigir un ajuste con el
proveedor.
Departamento de almacén de materiales. -
El empleado encargado del almacén de materiales es el responsable de la guarda y custodia de los
materiales. Generalmente se tienen inversiones cuantiosas en materiales, por lo que se requiere
de profesionales responsables para el desempeño de esas funciones. Este profesional debe tener
un conocimiento cabal de los materiales bajo su custodia, para evitar errores en el suministro de
estos, que puedan perjudicar el proceso de producción.
El encargado de almacenes tiene como responsabilidades: El orden, el adecuado manejo, custodia
y clasificación adecuada dentro de su departamento, de todos los materiales, para poder localizar
con mayor rapidez, tanto para entregar a los departamentos de producción y servicios, como para
facilitar el recuento físico (inventario físico).
Las tareas principales son:
1. Recibe y comprueba todos los materiales que le entrega el departamento de recepción.
2. Almacena todas las mercancías en el lugar adecuado, identificándolas claramente, por medio de
una clave apropiada.
3. Entrega los materiales y los suministros para su uso, mediante la presentación de requisiciones o
vales autorizados.
4. Registra las cantidades recibidas y entregadas en las tarjetas del mayor auxiliar de almacén, que
constituye el registro del inventario permanente.
5. Actualiza el control físico y valorado de cada uno de los insumos en forma diaria o al instante.
Departamento de producción. -
Es la sección donde se lleva a cabo las operaciones de transformación o combinación de los
diferentes materiales, hasta obtener un producto terminado, disponible para su venta. Tiene un
contacto directo con el almacén de materias primas, que le abastece de los materiales necesarios
para la producción y al que, a su vez, regresan los sobrantes no utilizados en ésta.
A requerimiento expreso de los departamentos de producción, los almacenes se encargan de
proveer los materiales necesarios para cada orden, estas solicitudes de materiales se realiza
utilizando un formulario denominado pedido de materiales o requisición de materiales; donde se
indicará la cantidad de materiales solicitados, el destino que se dará a los mismos, con
identificación expresa de la Orden de Trabajo objeto de la solicitud y la persona, sección o
departamento que pide el material; posteriormente se da salida a los materiales solicitados,
utilizando el formulario VALE DE SALIDA DE MATERIALES O VALE DE ALMACEN.
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Los departamentos de servicios también tienen un contacto directo con el almacén de materiales,
siempre que los insumos y accesorios empleados por éstos se conserven en el mismo almacén.
Son los que utilizan ciertos materiales indirectos, como ser: Lubricantes, combustibles, grasas, etc.
Departamento de Contabilidad. -
Es el departamento que controla el movimiento económico y financiero de la empresa. En lo que al
tema se refiere, el control de los materiales en todas sus fases, para este fin se requiere de
registros adecuados que permitan contabilizar oportunamente su movimiento
Como una introducción previa al registro y control de los materiales, enunciaremos los principios
que rigen la contabilización de los materiales:
1. Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o consumo de
materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario
responsable.
2. Debe ser posible en cualquier tiempo, determinar la cantidad y costo de cada clase de material
en existencia.
3. Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación, debe
almacenarse en un lugar seguro, bajo una supervisión apropiada.
4. Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en un departamento
de fabricación o en la producción de cualquier pedido.
5. Todas las cuentas de costos e inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su
exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general.
6. Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar
fraudes o robos.
Algunos de los resultados de aplicar estos principios son prevención de pérdidas y desperdicios en
el consumo de material; evitar robos, fijar responsabilidades, fomentar las compras acertadas;
establecer normas en el consumo de materiales; prevenir el exceso a defecto de existencias;
elaboración de inventarios exactos, y un registro exacto del costo de los materiales usados en los
diversos productos y en los departamentos de operaciones.
Registro y control de existencias. -
Para el registro y control de las existencias de materiales, se suele utilizar una sola cuenta
denominada:
"Inventario de Materiales", también se puede registrar mediante cuentas individuales para cada
tipo de inventarios como ser: "Inventario de Material Directo", "Inventario productos químicos",
"inventario de harina", "inventario de combustibles y lubricantes", "Inventario de repuestos y
accesorios", etc.
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Lo define el contador
Mediante este Método en los ALMACENES, existe un control físico de los materiales en lo que se
refiere a las entradas, las salidas y los saldos; simultáneamente en el departamento de
Contabilidad, existe un control físico-valorado, es decir contablemente, se tiene un control
permanente de entradas, salidas y saldos de materiales a través de la cuenta de control de
INVENTARIO DE MATERIALES.
Para valuar los consumos de materiales, en este método tenemos las siguientes técnicas:
a) Primeros en Entrar, Primeros en Salir
b) Últimos en entrar, Primeros en Salir
c) Costo Promedio Ponderado
Primeros en Entrar, Primeros en Salir. - (PEPS) Consiste en valuar las salidas de almacenes,
aplicando el costo de las primeras entradas, hasta agotarlas siguiendo con los precios de las
entradas inmediatas que continúan y así sucesivamente.
Últimos en entrar, Primeros en Salir. -(UEPS)Mediante esta técnica las salidas de almacenes se
valúan aplicando el costo de las ultimas entradas, hasta que estas son agotadas.
Costo Promedio Ponderado. -(CPP)Consiste en dividir el costo del material disponible, entre la
cantidad disponible de materiales, obteniéndose de esta manera el costo unitario promedio; esta
operación se realiza generalmente después de cada ingreso o compra de materiales, de tal manes
antes de cada salida, se tenga un costo unitario, costo que sirve para valuar las salidas de los
materiales.
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