Unidad 7 – Archivo de la información 2

Sugerencias didácticas
·· El objetivo principal de la unidad se basa en conocer los principales sistemas y
normas de clasificación de documentos, así como los principales tipos de archivo
que se suelen utilizar en las empresas.
Cada sistema de clasificación tiene ventajas e inconvenientes, por lo que se elegirá
en función de los documentos que se vayan a clasificar.
El tema de la seguridad del archivo requiere una especial dedicación en el aula, en
especial las obligaciones de las empresas en este tema, así como la seguridad de los
datos con los tres niveles de protección que se establecen en la legislación.
En la exposición oral de la unidad, el mapa de Ideas clave nos ayudará a situar y
Ideas clave centrar a los alumnos.
A lo largo de la unidad, se plantean ejemplos y casos prácticos solucionados para
facilitar la asimilación de los contenidos por parte del alumnado y se proponen
actividades cuidadosamente seleccionadas en cuanto a nivel y contenido.
Para finalizar la unidad, se proponen actividades que sirven para repasar los
contenidos estudiados y detectar conceptos no asimilados correctamente. Se incluye
además un caso final práctico que engloba los contenidos estudiados en la unidad, y
una autoevaluación con actividades tipo test (sus soluciones se encuentran en la
última página del libro del alumno).
Los materiales complementarios de los que disponemos son:
– Presentaciones multimedia. Son presentaciones en PowerPoint para apoyar las
explicaciones con ayuda de un ordenador y proyector.
– GATE: gestor avanzado de tareas de evaluación. Con GATE se podrán generar
todas las evaluaciones que se deseen conforme a unos criterios determinados, y
además se podrá interactuar con los alumnos, enviándoles actividades a través de
GATE y recibiendo notificaciones sobre sus envíos. Además se dispondrá de
estadísticas sobre su uso.
– Cine en el aula. Las películas propuestas para esta unidad son:
 Piratas de Silicon Valey: con esta película se trata el tema del archivo informático
de la información y su seguridad.
 Diarios de motocicleta: se trabaja el archivo archivo geográfico de la información.
– Life skills. Formación para la vida. En la página web de Macmillan
[Link] se encuentran recursos para trabajar destrezas para la
vida como: organización, aprender a aprender, tolerancia, comunicación eficaz y
escucha activa. Contamos además con más recursos relacionados en la zona de
usuarios.
A continuación, se muestra una tabla resumen con todos los recursos para
esta unidad:
Recursos de la unidad 7

Presentaciones multimedia

GATE

Cine en el aula

Life skills. Formación para la vida

 Unidad 7 – Archivo de la información 3

Solucionario de las actividades propuestas

1 >> Clasificación de los documentos y
sistemas de ordenación

1·· Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes:

Página 116
Yolanda Gutiérrez Purice Jorge Martínez Portillo Rodrigo Muñoz Antolín
Daniel Méndez Arcas Raquel Suárez Blanco Santiago Majolero Vedia
Esperanza Tarín García Nathalie Wuandi Bell Mario Cesteros Marroyo
Lucía López Molina Espartero Rubio Balboa Bárbara Yuste Hernández
Rafael Herguedas Núñez Clara Castañeda Oyola Jacobo Blázquez Cuenca
Iris González Martín Rosa Hidalgo Fernández Gabriela Sanz Catilla
Sonia Becerril Serrano Azucena Antón Arrivas Jesús Gómez-Olano
Zapatero
Sergio Collado Tejedor Fernando Casillas Pérez Javier de la Riva Solano

Antón Arribas, Azucena

Becerril Serrano, Sonia
Blázquez Cuenca, Jacobo
Casillas Pérez, Fernando
Castañeda Oyola, Clara
Cesteros Marroyo, Mario
Collado Tejedor, Sergio
Gómez-Olano Zapatero, Jesús
González Martín, Iris
Gutiérrez Purice, Yolanda
Herguedas Núñez, Rafael
Hidalgo Fernández, Rosa
Lamadrid de Antón, Agustina
López Molina, Lucía
Majolero Vedia, Santiago
Martínez Portillo, Jorge
Méndez Arcas, Daniel
Muñoz Antolín, Rodrigo
Riva Solano, Javier de la
Rubio Balboa, Esparero
Sanz Catilla, Gabriela
Suárez Blanco, Raquel
Tarín García, Esperanza
Wuandi Bell, Nathalie
Yuste Hernández, Bárbara
 Unidad 7 – Archivo de la información 4

2·· Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes:

IBM GOOGLE SAP MOVISTAR
MICROSOFT CAMPSA EL CORTE INGLÉS VODAFONE
APPLE PETRONOR ACCENTURE ORANGE
BBVA SANTANDER HUAWEI ACS

ACCENTURE
ACS
APPLE
BBVA
CAMPSA
EL CORTE INGLÉS
GOOGLE
HUAWEI
IBM
MICROSOFT
MOVISTAR
ORANGE
PETRONOR
SANTANDER
SAP
VODAFONE

3·· En grupos de cuatro, realizad una tabla en vuestro cuaderno y ordenad

Página 119
las provincias de España, y una vez hecha esta tarea, ordenadlas por
comunidades autónomas.
Comunidades autónomas Provincias
Almería
Cádiz
Córdoba
Andalucía Granada
Huelva
Jaén
Málaga
Sevilla
Huesca
Aragón
Teruel
Zaragoza
Principado de Asturias
Cantabria

Illes Balears
Baleares

Canarias Las Palmas

Santa Cruz De Tenerife
Cantabria Cantabria

Castilla-La Mancha Albacete

Unidad 7 – Archivo de la información 5
Ciudad Real
Cuenca
Guadalajara
Toledo
Ávila
Burgos
León
Palencia
Castilla y León
Salamanca
Segovia
Soria
Valladolid
Zamora
Barcelona
Cataluña Girona
Lleida
Tarragona
Extremadura Cáceres
Badajoz
A Coruña
Galicia Lugo
Ourense
Pontevedra
La Rioja
La Rioja

Comunidad de Madrid
Madrid

Región de Murcia
Murcia

Comunidad Foral de Navarra

Navarra

Álava
País Vasco
Guipúzcoa
Vizcaya
Alicante
Comunidad Valenciana
Castellón
Valencia
Ciudades autónomas
Ceuta Ceuta
Melilla Melilla

4·· Clasifica por temas los últimos libros que han recibido en la biblioteca
de tu centro de estudios. Han diferenciado las siguientes temáticas: libros
de viajes, geografía e historia, literatura infantil y matemáticas.
Los títulos son: Ricitos de Oro y los tres ositos, A China en bicicleta, El
diablo de los números, La guerra civil española, Recorrido por la Selva
Negra, Atlas de las repúblicas bálticas, El Renacimiento en Italia.
Libros de viajes A China en bicicleta
Recorrido por la Selva Negra
Atlas de las repúblicas bálticas
Geografía e historia La guerra civil española
El Renacimiento en Italia
Literatura infantil Ricitos de Oro y los tres ositos
Matemáticas El diablo de los números
 Unidad 7 – Archivo de la información 6

5·· Clasifica cronológicamente las siguientes obras de Gabriel García

Página 120
Márquez:

1975: El otoño del patriarca 1967: Cien años de soledad

1955: La hojarasca 1962: La mala hora
1968: Isabel viendo llover en Macondo 1972: Ojos de perro azul
1961: El coronel no tiene quien le escriba 1972: El negro que hizo esperar a los
ángeles
1962: Los funerales de la Mamá Grande 1974: Chile, el golpe y los gringos

1955: La hojarasca
1961: El coronel no tiene quien le escriba
1962: La mala hora
1962: Los funerales de la Mamá Grande
1967: Cien años de soledad
1968: Isabel viendo llover en Macondo
1972: El negro que hizo esperar a los ángeles
1972: Ojos de perro azul
1974: Chile, el golpe y los gringos
1975: El otoño del patriarca

2 >> Archivo en soporte papel

6·· Señala en qué tipo de archivo (activo, semiactivo, inactivo) deben
Página 123
incluirse los expedientes que se indican a continuación:
a) Catálogo de material de oficina. Todos los meses se hace un pedido.
b) Expediente de un cliente que no va a volver a mantener relaciones
comerciales con la empresa.
c) Datos de proveedores a los que se hace una compra anual.
d) Datos de proveedores a los que se hacen compras semestrales.
e) Libros contables de hace más de cinco ejercicios.
a) Activo.
b) Inactivo.
c) Semiactivo.
d) Semiactivo.
e) Inactivo.

7·· Un centro de estudios necesita archivar los expedientes de un grupo de

alumnos que ha terminado su formación.
Explica cómo sería el proceso de clasificación y archivo.
El proceso de archivo está integrado básicamente por las siguientes fases:
– Incorporación de los documentos al archivo.
– Utilización de los documentos archivados.
– Conservación de los documentos en el archivo.
– Destrucción de los documentos.
– Incorporación de los documentos al archivo:
 Unidad 7 – Archivo de la información 7
Una vez revisados los documentos y clasificados, será necesario referenciarlos
(poner una referencia para saber dónde están) por si alguno de ellos debe
colocarse en más de un archivo o en distintas partes de este; también pueden
hacerse copias que se archivarán en cada una de las partes, incluyendo la
referencia que indique dónde está el original.
Los documentos se clasificarán cronológicamente por cursos y, cada curso,
alfabéticamente. El sistema de clasificación, por tanto, será mixto.
– Utilización de los documentos archivados:
No deben extraerse documentos de los ficheros, sino el expediente completo.
Si resulta necesario extraer un documento se dejará una nota indicando dónde
se encuentra.
Hay que reintegran al archivo los expedientes extraídos lo antes posible para
evitar posibles pérdidas.
Se recomienda utilizar siempre un sistema de control. Basta con una nota
indicando el asunto, el destino y la fecha de la extracción del documento.
– Conservación de los documentos en el archivo:
Es necesario conservar solo lo estrictamente necesario.
– Destrucción de los documentos.
Cuando los documentos ya no sean de utilidad para la empresa, deberán
destruirse.

3 >> Normas de seguridad y acceso a los

archivos
8·· Entra en la web de la Agencia Española de Protección de Datos,
Página 125
[Link], y elabora un esquema con la legislación que se aplica en tu
comunidad autónoma.
– Constitución Española de 1978.
– Leyes:
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal (texto consolidado. Última modificación: 5 de marzo de 2011).
Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del
Orden Social (texto consolidado. Última modificación: 17 de septiembre de
2014).
– Reales Decretos:
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal (texto consolidado. Última
modificación: 8 de marzo de 2012).
Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la
Agencia Española de Protección de Datos (texto consolidado. Última
modificación: 5 de noviembre de 2008).
9·· Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un
nivel de seguridad básico, medio o alto.
a) Documentos que registran infracciones administrativas.
b) Documentos que registran multas.
c) Impresos con las declaraciones de IVA.
d) Expedientes médicos de los trabajadores.
e) Expedientes familiares de todo el personal de la empresa.
f) Encuestas al personal de la empresa.
g) Documentos publicitarios.
 Unidad 7 – Archivo de la información 8

a) Medio.
b) Medio.
c) Medio.
d) Alto.
e) Alto.
f) Básico.
g) Básico.

4 >> Archivo informático

10·· Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas y razona
Página 128
la respuesta:
a) Para prevenir posibles pérdidas de información, es necesario tener
preparado un documento de seguridad para la protección de datos
personales.
b) Ante posibles catástrofes, las grandes empresas tienen diseñado un
plan de contingencia.
c) Ante posibles pérdidas de información, hay que definir una política de
copias de seguridad.
d) Para reducir riesgos, es necesario cambiar de equipos regularmente.
e) Para reducir riesgos, es indispensable tener un antivirus actualizado.

a) Falsa.
b) Verdadera.
c) Verdadera.
d) Falsa.
e) Verdadera.
 Unidad 7 – Archivo de la información 9

Solucionario de las actividades finales

1·· Ordena los siguientes códigos alfanuméricos:

Página 129
ASD987 ASD988 XSW344 DRE567 QWE112 DER112

SWS334 DFD445 BNH 552 KIU319 GHY878 GHY879

VFR556 RFV559 VFR559 VFR560 VFR561 SWS335

ASD987
ASD988
BNH 552
DER112
DFD445
DRE567
GHY878
GHY879
KIU319
QWE112
RFV559
SWS334
SWS335
VFR556
VFR559
VFR560
VFR561
XSW344

2·· Clasifica alfabéticamente los nombres de las siguientes empresas,

empresarios y profesionales:
Instituto Nacional de Empleo (INEM) Banco Santander Central

Servicios Informáticos Aylagas, DL Banco Santander Alcorcón

Bar Don Jamón Banco Santander Moralzarzal

Cervezas Mac Holly Petronor

Restaurante Los Cuatro Pinos Viuda de Pedro Jiménez, SL

Herederos de Marcelo Lagasca, SA Martínez y Asociados

Hermanos de León, SA Hijos de Martínez, SA

Aceites Paco Reverte, SL Sociedad de Importación Ledesma,

SA
Doctor Bartolo Quirós Álvaro Ruano Martínez y Cía., SL

Agencia Estatal Tributaria Instituto Nacional de Estadística (INE)

Unidad 7 – Archivo de la información
10

Agencia Estatal Tributaria

Álvaro Ruano Martínez y Cía, SL
Aylagas DL, Servicios Informáticos
Banco Santander Alcorcón
Banco Santander Central
Banco Santander Moralzarzal
Bartolo Quirós, Doctor
Don Jamón, Bar
INE Instituto Nacional de Estadística
INEM Instituto Nacional de Empleo
Ledesma SA, Sociedad de Importación
León SA, Herederos de
Los Cuatro Pinos, Restaurante
Mac Holly Petronor, Cervezas
Marcelo Lagasca SA, Herederos de
Martínez SA, Hijos de
Martínez y Asociados
Paco Reverte SL, Aceites
Pedro Jiménez SL, Viuda de
3·· Señala en qué tipo de archivo (activo, semiactivo, inactivo) deben
incluirse los expedientes de los pacientes que se indican a continuación:
a) Expedientes de pacientes que visitan la clínica mensualmente.
b) Expediente de un paciente que no va a volver a la clínica.
c) Datos de proveedores a los que se hacen compras esporádicas.
d) Expedientes de pacientes que están ahora mismo en tratamiento.
e) Libros contables de hace más de cinco ejercicios.
a) Activo.
b) Inactivo.
c) Semiactivo.
d) Activo.
e) Inactivo.
4·· El departamento de personal de la empresa en la que trabajas dispone
de información sobre el historial de enfermedades de sus empleados.
a) ¿Qué nivel de protección se le deberá aplicar?
b) ¿Cuáles son las medidas de seguridad que deberán adoptar?
a) Alto.
b) Las medidas del nivel de protección medio.
Armarios, archivadores y otros elementos en los que se almacena los ficheros
deberán estar en áreas en la que el acceso esté protegido con puertas de
acceso cerradas con llave u otro dispositivo equivalente.
Unidad 7 – Archivo de la información
11

Solo se podrán copiar o reproducir documentos bajo el control del personal

autorizado en el documento de seguridad.
Solo podrá acceder a la documentación el personal autorizado.
5·· Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas y justifica
tu respuesta.
a) Si un documento contiene multas de tráfico, debe archivarse con un
nivel de protección básico.
b) Si un documento contiene datos personales como DNI y domicilio, debe
archivarse con un nivel de protección básico.
c) Si un documento contiene datos sobre la salud mental de una persona,
debe archivarse con un nivel de protección medio.
d) Si un documento contiene datos sobre violencia de género, debe
archivarse con un nivel de protección alto.
a) Falsa.
b) Verdadera.
c) Falsa.
d) Verdadera.
 Unidad 7 – Archivo de la información
12

Solucionario de los casos finales

Página 130
1·· Protección de datos de carácter personal
RAMOS, SL es una empresa dedicada al mantenimiento de portales web.
Por su actividad conoce datos de sus clientes que se limitan al nombre o
razón social, la dirección web, el NIF, la dirección y el número de cuenta
corriente.
1. Responde a las siguientes preguntas razonando tus respuestas.
a) ¿Deben archivar dicha información? Si es así, ¿en papel o en soporte
informático?
b) ¿Tiene alguna ventaja utilizar una base de datos informática frente al
soporte papel?
c) ¿RAMOS, SL conoce datos confidenciales de sus clientes? Si es así,
¿tiene responsabilidades al respecto?
d) ¿Qué obligaciones impone la Ley de Protección de Datos de carácter
personal?
e) ¿Existe la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid?
Si es así, ¿qué funciones y obligaciones plantea a los empresarios
madrileños?
f) Desde una perspectiva física, ¿cómo deben guardarse los datos que
RAMOS, SL conoce con motivo de su actividad?
2. Diseña una política de seguridad adecuada para guardar información
confidencial que incluya un plan de contingencias ante posibles
catástrofes y una política de copias de seguridad adecuada. Puedes
consultar la web de la Agencia Española de Protección de Datos en el
siguiente enlace: [Link]/portalwebAGPD/[Link].
1.

a) Deben archivar dicha información y pueden utilizar soporte papel o archivo

informático.
b) Las bases de datos están indicadas para la gestión de grandes volúmenes de
información.
c) El acceso y la gestión de datos informáticos conlleva una serie de
responsabilidades, sobre todo en el caso de datos confidenciales. Para cumplir
esta responsabilidad, se debe definir y seguir una serie de procedimientos de
protección de datos para evitar el uso indebido.
d) Las empresas que tengan archivos que contengan datos personales tienen
las siguientes obligaciones:
1. Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos, existente en la Agencia
Española de Protección de Datos.
2. Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo, dónde está ese
archivo y cuál es su finalidad y solicitarles el consentimiento para poder tratar
sus datos.
3. No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares.
4. Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos. Esta
obligación la tiene tanto la empresa en sí, como sus trabajadores, respecto de
los datos que conocieran por su trabajo.
5. Adoptar, en la conservación de los datos, las medidas de seguridad exigidas
por la legislación.
Unidad 7 – Archivo de la información
13
6. Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición.
e) La Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid ha
desaparecido. El presidente de la Comunidad (Ignacio González) lo anunció el
25 de septiembre de 2012.
f) El lugar donde se almacena la información debe cumplir los siguientes
requisitos físicos:
– Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar en un
lugar ignífugo (que soporte el fuego y temperaturas muy elevadas).
– Debe haber equipos de respaldo situados en distintas ubicaciones físicas
para evitar posibles interrupciones del servicio en caso de mal
funcionamiento o rotura de equipos.
– El acceso a los lugares en que se almacena la información deberá estar
restringido a determinados usuarios.
2.
Plan de contingencia ante posibles catástrofes:
– Se describirán riesgos potenciales y reales, como casos de desastres
naturales (incendios, terremotos, inundaciones…) o casos de robo o
vandalismo, por ejemplo.
– Se nombrará a las personas responsables de seguridad, que revisarán los
planes y se encargarán de que se lleven a cabo.
– Se detallará una política de seguridad adecuada: cada día se guardará
debidamente la información con la oportuna diligencia. Cada semana se
harán copias de cada ordenador en un disco duro externo. Mensualmente,
personal externo hará copias de seguridad de todos los ordenadores de la
empresa.
– Se utilizará un antivirus actualizado y se instalarán todas las actualizaciones
que vayan apareciendo en el mercado.
– Se prevendrán riesgos de hackers mediante un firewall físico para duplicar
la eficacia de los antivirus y proteger los equipos de ataques externos.

2·· Protección de datos en archivos informáticos

La sociedad SALUDA, SA, es una clínica de fisioterapia deportiva que tiene
muchos clientes.
Los datos que conoce de sus clientes son muy sensibles porque algunos
deportistas son muy conocidos y demandan os servicios de SALUDA de
manera privada. Los expedientes contienen, además de nombre, apellidos,
teléfono, correo electrónico y dirección postal, detalles muy concretos de
los tratamientos y las posibles causas de las lesiones.
Todo el archivo está informatizado y no conservan nada en formato papel.
La política de seguridad de datos supone definir un plan de contingencia
ante posibles catástrofes identificando los riesgos. Además, deben
adoptar una política de copias de seguridad adecuada.
a) ¿Cómo puede evitarse que personas no autorizadas accedan a los
expedientes de los pacientes?
b) ¿Es posible perder datos de los expedientes e incluso el expediente
completo?
c) ¿Cada cuánto tiempo deberían hacerse copias de seguridad?
d) ¿Cómo pueden evitarse que ataques externos a los equipos
informáticos (virus, por ejemplo)?
 Unidad 7 – Archivo de la información
14

a) Utilizando claves de acceso seguras (contraseñas) que solo conozcan las

personas autorizadas.
b) Con un buen uso no es posible perderlo. Si ocurriera alguna situación muy
extraordinaria podría solventarse al utilizar copias de seguridad.
c) Diariamente se guardarán los cambios, semanalmente copias de los equipos.
d) Con un buen antivirus actualizado y un firewall (“cortafuegos”) que proteja a los
equipos frente a posibles ataques externos.