Qué es Trello, para qué sirve y cómo
funciona
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Daniella Terreros
Actualizado: 20 de enero de 2023
Publicado: 10 de marzo de 2022
Una buena organización empresarial es fundamental para cumplir con las metas que nos
hemos fijado. Sin embargo, alcanzar un alto nivel de estructura dentro de las compañías
puede ser un reto frente al gran volumen de tareas y objetivos a realizar. Por ello, la
correcta programación de actividades es esencial, especialmente si se quiere crear un
espacio de trabajo altamente eficiente.
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Para ayudarte en la planificación de las operaciones de tu empresa existen algunas
herramientas que facilitan la gestión de tareas, el seguimiento de actividades e incluso la
comunicación entre los equipos de trabajo. En esta ocasión te hablaremos de una de las
soluciones digitales más populares para cumplir con esta importante tarea: el software
informático Trello.
Descubre qué es este instrumento, para qué sirve y cómo aprovecharlo para elevar la
eficiencia de los equipos de trabajo y alcanzar tus objetivos empresariales.
¿Qué es Trello?
Trello es un software de oficina diseñado para la gestión de actividades y la administración
de proyectos de manera colectiva. Este programa informático está optimizado para
organizar información en formatos visuales simples que facilitan la realización de tareas y
el cumplimiento de objetivos.
¿Para qué sirve Trello?
El objetivo principal de Trello puede resumirse en una única tarea: proveer una herramienta
para la organización de la información. Esta plataforma está optimizada para hacer más
sencillas las tareas de los equipos de trabajo.
Mediante una interfaz interactiva, los usuarios pueden acceder a información ordenada
sobre un proyecto, un plan de trabajo o una meta a cumplir. Por ello, Trello funciona a
través de la creación de medios de comunicación inteligentes e intuitivos basados en
visualizaciones claras de los datos que se intentan transmitir.
Entre sus principales funcionalidades podemos destacar:
Facilita la organización y la información por medio de recursos visuales.
Ayuda en la gestión de pequeñas y grandes tareas.
Cuenta con recursos creativos, como herramientas de lluvia de ideas.
Auxilia en la concreción de objetivos y la ejecución de planes de trabajo.
Da cuenta del progreso en el cumplimiento de un plan.
Permite el acceso a un plan de trabajo a diferentes usuarios.
¿Cómo funciona Trello?
Trello funciona a través de una plataforma de formato web, en la que los usuarios pueden
vaciar información y recursos multimedia, y organizarla de diversas maneras. Esta
organización se visualiza a partir de tarjetas virtuales que pueden arrastrarse y situarse en
tableros accesibles desde la plataforma web o desde aplicaciones móviles en los llamados
«Espacios de trabajo», que son similares a oficinas virtuales.
En estas tarjetas los usuarios pueden indicar las características de una tarea a cumplir, los
requisitos o pasos a seguir y las fechas límite para la entrega de los resultados de la
asignación. Incluso pueden registrarse conversaciones e interacciones entre los miembros
del equipo.
Para organizar la información dentro de los tableros, la plataforma pone a disposición de
sus usuarios plantillas prediseñadas que han sido desarrolladas por expertos y, por tanto,
están optimizadas para diferentes actividades, objetivos o, incluso, sectores productivos.
Además, el sistema permite la inclusión de otras herramientas, como checklists (o listas de
pendientes), cronogramas, calendarios o mapas.
A pesar de contar con un plan gratuito, diseñado específicamente para grupos pequeños que
realizan pocas y sencillas tareas, Trello ofrece tres distintos tipos de suscripciones que
permiten aprovechar al máximo todas sus herramientas. Estos planes son:
1. Standard: la suscripción básica al programa incluye tableros ilimitados, donde los
usuarios pueden disponer todas las tarjetas de información que requieran. Además,
proveen campos personalizados y un almacenamiento ilimitado. Sin embargo, solo
permite que existan colaboradores e invitados exclusivos por cada tablero, lo que
limita la eficiencia en la gestión de acceso y responsabilidades a múltiples
proyectos. Este plan tiene un costo de 5,00 USD al mes por usuario.
2. Premium: este plan cuenta con todas las ventajas del plan standard, pero añade
algunas importantes funcionalidades más. Los suscriptores premium pueden añadir
paneles, cronogramas, calendarios, mapas y algunas funciones de administración y
seguridad. Además, permite crear colecciones de tableros que son accesibles para
distintos departamentos o grupos de trabajo. Este plan tiene un costo de 10,00 USD
al mes por usuario y está limitado a un máximo de 100 colaboradores.
3. Enterprise: el paquete empresarial incluye todos los beneficios de los anteriores
planes, pero añade espacios de trabajo ilimitados, invitados multitableros, inclusión
de archivos adjuntos y tableros organizacionales. Este plan tiene un costo de 17,50
USD al mes por usuario y no tiene límite respecto al número de colaboradores.
7 consejos para aprovechar Trello al máximo
1. Utiliza las soluciones prediseñadas
Trello ofrece para todos sus usuarios, gratuitos o de paga, una serie de soluciones
prediseñadas que facilitan la creación de tarjetas y tableros, y la organización de ideas para
cada sector productivo. Las utilidades de Trello incluyen técnicas recomendables y
estrategias de integración para facilitar las labores de los diversos grupos de trabajo de una
empresa. Estos son:
Equipos de diseño, para quienes la presentación visual con estilo es fundamental.
Equipos de ingeniería y desarrolladores, que pueden integrar códigos en sus
proyectos.
Equipos de recursos humanos, que pueden gestionar el desempeño laboral desde la
plataforma.
Equipos de marketing, para dar el paso de las ideas a la acción en el mismo
espacio.
Equipos de gestión de productos, para ejecutar proyectos de manera centralizada.
Equipos remotos, con técnicas para el teletrabajo y la comunicación en sistemas
laborales novedosos.
Equipos de ventas, optimizados para el desarrollo de planes de negocio.
Equipos emergentes, que llevan paso a paso a las nuevas empresas a cumplir sus
primeros objetivos.
Equipos de soporte, que pueden promover una mejor experiencia al cliente.
Equipos de gestión de talento optimizados para administrar la búsqueda, valoración
y contratación de personal mediante la coordinación de actividades.
Personal productivity, enfocado en el desempeño y productividad personal.
Aprovecha estas herramientas para comenzar a utilizar Trello. Sus soluciones se adaptan a
tus necesidades sin tener que invertir demasiado tiempo a explorar todas las funciones de la
plataforma.
2. Incluye Power-Ups
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Los Power-Ups son herramientas que pueden integrarse en los tableros de Trello para
potenciar las funcionalidades del sistema y ampliar la información de la que disponen los
usuarios.
Estas herramientas funcionan como aplicaciones que pueden añadirse a la interfaz de
nuestros espacios de trabajo, con el fin de incluirlas en los tableros y tarjetas. Entre los
Power-Ups que ofrece Trello destacan:
Twitter: especialmente útil para adjuntar tweets y retener la atención de los
miembros del equipo.
SurveyMonkey: facilita la integración de encuestas del famoso sitio de análisis de
datos.
Voting: herramienta habilitada para crear votaciones entre los usuarios de un
tablero.
OneDrive: excelente aliado para expandir la información disponible y permitir el
acceso a archivos y otros contenidos.
Google Hangouts: permite integrar botones de videollamada en los tableros.
Evernote: para aquellos que quieren añadir notas en el espacio del trabajo.
Algunas de estas herramientas no han sido creadas por Trello, por lo que puedes encontrar
Power-Ups diseñados por terceros. Aprovecha la experiencia de otros usuarios y utiliza los
mejores instrumentos para planificar tus proyectos.
3. Ordena tus tableros
El orden es fundamental para poder ejecutar las ideas. A pesar de que la organización es la
tarea de Trello y esta plataforma está diseñada para facilitarla, existen algunas preferencias
personales que pueden mejorar la experiencia de uso.
Para organizar tus tarjetas y tableros puedes establecer bloques temáticos o disponer la
información en conjuntos de ideas. La interfaz de Trello está diseñada para seleccionar y
arrastrar las tarjetas, por lo que esta tarea es especialmente sencilla.
Si tu tablero está lleno de información puedes hacer más eficiente la organización de ideas
mediante la creación de otros tableros destinados a temas o proyectos específicos. Esto te
permitirá tener mayor claridad y establecer las relaciones entre tableros, en lugar de hacerlo
entre tarjetas.
Recuerda que la interfaz de Trello permite hacer cambios en el diseño y el formato, por lo
que puedes asignar colores o, incluso, un fondo a cada uno de tus tableros y espacios de
trabajo, para que sea más fácil identificar las tareas y pendientes.
4. Comparte tus ideas
Como hemos revisado, Trello ofrece soluciones aptas para cada sector productivo con
consejos y técnicas que pueden ser útiles para comenzar el trabajo en la plataforma. Sin
embargo, los usuarios son completamente libres de utilizar otras plantillas o crear sus
propios diseños.
Trello ofrece un amplio catálogo de plantillas prediseñadas que facilitan la selección de
herramientas y la configuración de un estilo eficiente. Estos formatos no son generados por
Trello; en cambio, los usuarios pueden enviar sus propias plantillas para que el público
acceda a ellas y las utilice. Es probable que otra persona ya se haya enfrentado al mismo
problema que tu empresa, por lo que puedes aprovechar su experiencia para solucionar tu
planificación.
Por otro lado, es recomendable que compartas tus ideas de diseño y mejoras a las plantillas
existentes, así pones a disposición de todos los usuarios nuevos modos de trabajo y
experiencias de los que cualquiera pueden obtener provecho. Trello es una gran comunidad
de trabajadores, líderes y empresarios, por lo que puede resultar realmente útil crear
puentes de interacción.
5. Aprovecha la función de archivo
El desorden es el enemigo de la buena estructura. Sin embargo, al generar un plan de
trabajo es probable que hayas concebido más ideas de las que puedes implementar o que
hayan surgido soluciones a otros problemas.
Si este es tu caso y has creado demasiadas tarjetas o tableros, tal vez te sientas inclinado a
eliminar la información y centrarte en la tarea actual. Para no perder estas ideas puedes
optar por archivar aquellos elementos que estén creando ruido en tu planificación o en el
cumplimiento de las tareas.
La opción «Archivar» permite a los usuarios conservar los datos ingresados, sin correr el
riesgo de borrarlos permanentemente. Esto te ayudará a no desechar buenas ideas y a volver
a ellas cuando quieras.
6. Personaliza tus tarjetas
Personalizar nuestras interfaces de trabajo es fundamental si queremos aligerar la carga de
nuestras labores. En muchos casos, añadir un gesto personal o adaptar nuestro espacio de
trabajo de acuerdo con nuestros gustos puede ser un gran incentivo para la motivación y el
buen ánimo. Por ello, Trello ofrece algunas herramientas que permiten dar un toque
personal a los espacios de trabajo virtuales.
Una popular herramienta en Trello es la opción de agregar stickers. Estas imágenes,
similares a las utilizadas en las plataformas de redes sociales, pueden añadirse a cualquier
tarjeta para darles un toque dinámico y divertido a tus tareas. Asimismo, Trello cuenta con
un Power-Up optimizado para Giphy. Como puedes imaginar, esta funcionalidad te permite
incluir GIFs en tus tableros.
Paralelamente, puedes optar por formatos tipográficos más tradicionales, como la inclusión
de cursivas o negritas. Estos estilos pueden modificarse en el cuadro de descripción en
lenguaje Markdown, de acuerdo con los siguientes códigos:
1. Negritas: poner el texto entre un par de asteriscos (**palabra**)
2. Cursivas: poner el texto entre asteriscos (*palabra*)
3. Código: poner el texto entre apóstrofos ('palabra')
4. Hipervínculo: poner el texto entre corchetes ([palabra])
