UNIDAD III .

Estrategias de gestión de servicios de TI

3.1. Metas y objetivos de las estrategias de servicios.
3.2. Funciones roles y procesos en la gestión de servicios de TI: El modelo
RACI

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https://www.bizneo.com/blog/matriz-raci/#:~:text=La%20matriz%20de%20responsabilidades
%20RACI%20es%20una%20herramienta%20de%20dise%C3%B1o,dificultar%C3%ADa%20la
%20toma%20de%20decisiones.

Definir responsabilidades y organizar un proyecto no siempre es sencillo.

Las empresas pueden ayudarse de una matriz RACI para que cada empleado
conozca sus obligaciones y funciones de forma clara.
Una buena estructura organizacional es fundamental para desarrollar un
proyecto. Cada persona debe conocer su papel en el esquema para evitar
errores, desánimos y confusiones.
La matriz RACI simplifica esta división en los equipos de trabajo. Con ella es
posible conocer, de un vistazo, quién se está encargando de una actividad
concreta.
Con la matriz RACI también se distribuyen las responsabilidades, algo que
permite agilizar el desarrollo de un proyecto y terminarlo dentro del tiempo
pactado. La matriz de responsabilidades es una herramienta que no conviene
infravalorar y que debe aplicarse de forma efectiva.
Qué es una matriz RACI?
Se trata de una matriz de responsabilidades enfocada a la gestión de un
proyecto (RACI matrix en inglés). En ella se determina qué persona va a
realizar un rol concreto, algo que se indica a través de las iniciales que dan
nombre a la matriz. Cada individuo involucrado estará asignado a un rol.
La forma de representar la matriz de actividades es sencilla. Se crea una
cuadrícula en la que se muestran los nombres de los participantes (parte de
arriba) y las actividades a realizar (a la izquierda). Los recuadros interiores se
complementan con los roles que tendrá cada empleado. De un solo vistazo
los implicados verán cuál es su responsabilidad de forma clara.
La matriz de responsabilidades RACI es una herramienta de diseño sencillo y
versátil pensada para simplificar la organización y distribuir las obligaciones y
tareas. Además, hay que completarla entera, es decir, asignar todos los roles.
De otro modo, podrían darse confusiones y se dificultaría la toma de
decisiones.
Los roles de la matriz RACI
Esta matriz de asignación de responsabilidades está compuesta por cuatro roles:
Responsible o responsable (R). Indica la persona encargada de realizar una tarea
concreta. Puede desempeñarse por una o varias personas y también es posible que
quienes ostenten este rol deleguen en terceros, pero nunca su responsabilidad sobre la
consecución de la tarea.
Accountable o autoridad (A). Es el encargado de que las tareas salgan bien. Solo hay uno
para evitar responsabilidades compartidas y vigila que se ejecute cada acción. Tiene la
capacidad de definir qué herramientas se utilizan y de cambiarlas si lo considera oportuno.
Consult o consultor (C). Son personas con un perfil técnico. Ofrecen opiniones de valor y
facilitan la comprensión de las tareas a los demás roles. Pueden llegar a detener acciones
si lo estiman oportuno.
Informed o informado (I). Se les informa sobre el avance del proyecto, ya que están
interesados en el mismo. No pueden parar las tareas que se llevan a cabo, pero es
necesario mantenerles al tanto de lo que ocurre. La comunicación en este caso es solo
unidireccional.

Cómo hacer una matriz RACI

1. Establecer el tamaño y complejidad del proyecto
En este primer paso, se establece el tamaño y complejidad del
proyecto. Una matriz de roles y responsabilidades como la matriz
RACI funciona mejor en los de tamaño medio o superior.
Esto se debe a que en uno pequeño —si bien es adecuado
organizar las puestos de trabajo de la entidad— no hay tantos roles
ni relaciones laborales entre distintos departamentos como puede
ocurrir en una mediana o gran empresa, donde la comunicación
interna y el establecimiento de una matriz de actividades será
fundamental para la consecución del proyecto.
Además, también es interesante utilizarla cuando la empresa se
enfrenta a un nuevo proyecto. Ante la falta de experiencia, se hace
necesaria una buena dirección y distribución de responsabilidades.
2. Identificar las tareas con una matriz RACI
Para poder ejecutar el proyecto hay que dividirlo en tareas, las cuales se asignan en el siguiente
paso. No es necesario precisar cada una, con un esbozo será suficiente. Para facilitar este paso, es
recomendable crear primero una lista y luego colocar las tareas en la parte izquierda de la matriz.

3. Asignar los roles

Una vez estén perfiladas las tareas y los objetivos que perseguirá cada una, llega el momento de
distribuir los roles de la matriz RACI. Este paso puede realizarse mediante una reunión inicial. En
ella se asignará cada rol a la persona específica.

Es importante que todos los participantes estén presentes, así conocerán su cometido antes de
empezar el proyecto. En la matriz de responsabilidades RACI, se colocarán los nombres en la parte
superior y en las casillas del cuerpo se indicarán con una inicial los diferentes roles.

Conviene que cada tarea tenga una autoridad y al menos un responsable. Se recomienda que
todos los integrantes del proyecto estén de acuerdo con la selección.

4. Determinar fases del proyecto y un calendario

Esta es una forma de garantizar el éxito del proyecto y la efectividad de la propia matriz de
actividades. En el calendario se mostrará la finalización de cada tarea y fase, aunque siempre
buscando la flexibilidad.

Para agilizar este paso, es posible utilizar un software de control horario con el que garantizar el
cumplimiento de los tiempos, la sincronía en el avance de las diferentes tareas y confirmar que se
están cumpliendo los plazos.

Para qué sirve una matriz de responsabilidades 3 ventajas

La matriz de asignación de responsabilidades aporta tres ventajas principales en el desarrollo de
un proyecto.

1. Comunicación

Cada persona conoce su rol de forma clara y de un simple vistazo con esta matriz de
responsabilidades de un proyecto. En caso de que sea necesario contactar con un consultor, se
sabrá en todo momento a quién recurrir. De esta forma, la toma de decisiones se agiliza y se
evitan errores.

2. Mejora en la gestión del proyecto

Las jerarquías quedan definidas desde el primer momento, lo que facilita la coordinación entre los
miembros y la toma de responsabilidades. Además, cada persona sabrá qué tarea tiene que
realizar en caso de repetición.

3. Evita sobrecargas

Al dividir los roles, se impide una excesiva carga de trabajo y responsabilidades en un mismo
empleado. Esto reduce el estrés de los trabajadores y facilita la delegación de tareas, en especial
por parte de los responsables. También se diversifica el riesgo, ya que no habrá una sola persona
que condense sobre sí misma todo el conocimiento y responsabilidad de una tarea.

Cuándo usar una matriz RACI

La matriz no encaja en todos los proyectos. En los que mejores resultados consigue es en los de
mayor tamaño, ya que sus necesidades de planeación estratégica son mayores. Hay demasiadas
personas interesadas y participando, lo que dificulta definir los roles de cada uno y las
responsabilidades a las que están sujetos.

También tendría cabida en los proyectos en los que la rotación del personal es alta. Con introducir
el nombre y el rol del nuevo trabajador, podrá integrarse en el equipo sin crear confusiones. Cada
miembro conocerá cuál es su tarea y rango de responsabilidad, lo que limita las dudas y la
incertidumbre.

Además, la matriz de actividades es especialmente útil cuando llega el momento de dirimir

responsabilidades. Si se ha producido un error crítico, se conocerá rápidamente al responsable y
se podrá tomar medidas a tiempo.
Responsible o responsable (R). Indica la persona encargada de realizar una tarea concreta. Puede
desempeñarse por una o varias personas y también es posible que quienes ostenten este rol deleguen en
terceros, pero nunca su responsabilidad sobre la consecución de la tarea.

Accountable o autoridad (A). Es el encargado de que las tareas salgan bien. Solo hay uno para evitar
responsabilidades compartidas y vigila que se ejecute cada acción. Tiene la capacidad de definir qué
herramientas se utilizan y de cambiarlas si lo considera oportuno.

Consult o consultor (C). Son personas con un perfil técnico. Ofrecen opiniones de valor y facilitan la
comprensión de las tareas a los demás roles. Pueden llegar a detener acciones si lo estiman oportuno.

Informed o informado (I). Se les informa sobre el avance del proyecto, ya que están interesados en el
mismo. No pueden parar las tareas que se llevan a cabo, pero es necesario mantenerles al tanto de lo que
ocurre. La comunicación en este caso es solo unidireccional.

ACTIVIDAD EN EQUIPO:

Forme equipos de 3 integrantes

Desarrollar un proyecto donde aplique el modelo RACI a una empresa del
contexto (área de informática), bajo los siguientes considerados:
  Nombre de la empresa:
 Visión de la empresa:
 Nombre del proyecto.
 Identificar las metas y objetivos de sus estrategias
 Establecer el tamaño del proyecto (Diseñe un organigrama
empresarial). Indique los diferentes puestos que requiera su empresa
 Especificar
 las funciones de cada uno de los puestos (roles)
 Identificar las tareas con una Matriz RACI
 Asignar los roles a cada uno de los integrantes del equipo.
 Formular estrategias de Servicios de TI para brindar un buen servicio.
 Presentar los resultados del proyecto desarrollado en un reporte
técnico.

Primera etapa para la revisión de su proyecto:

Fecha

Nombre de la empresa:
Nombre del proyecto:
Cada equipo presentará por lo menos 2 propuestas de nombre de proyectos
donde se aplicará el modelo RACI.
Nota: se revisarán sus propuestas de nombre de proyectos, antes de
continuar con los puntos solicitados.

Algunos ejemplos de proyectos:

Diseñadores de aplicaciones móviles
Diseñadores e instalación de redes informáticas a empresas e Instituciones.
Hay varios temas que pueden proponer, recuerden es trabajo en equipo, por
lo tanto póngase de acuerdo.