2.
1 La propuesta de servicios profesionales
En sentido estricto, la propuesta de servicios profesionales, comienza con el primer
contacto entre el auditor y el prospecto de cliente; ésta es, sin duda, la más clara aplicación
de la norma de auditoría relativa a la planeación del servicio.
La auditoría de estados financieros, su éxito y su rentabilidad para el contador público,
dependen de la calidad con la que se lleve a cabo el proceso para el cálculo de los
honorarios profesionales.
En la primera reunión entre el socio auditor y un representante de la empresa interesada
en los servicios, deben definirse las expectativas del cliente, sus necesidades e intereses,
el perfil de sus operaciones, así como la congruencia de estos elementos en comparación
con las dimensiones y capacidad estructural del despacho.
También debe establecerse, en su caso, una fecha para que el auditor acuda a las
instalaciones de la empresa con el propósito de obtener toda la información relacionada con
el cálculo de los honorarios.
Después de este primer contacto, el socio a cargo del futuro servicio tomará una primera
decisión importante: la elección del gerente de auditoría que participará en el examen
de los estados financieros.
De acuerdo con las prácticas actuales es precisamente este
funcionario del despacho quien realizará la visita a las instalaciones de la empresa.
Una vez cumplido el protocolo de acceso a la empresa, en donde destaca la entrega de un
compromiso de confidencialidad firmado por el socio auditor, se lleva a cabo un
levantamiento de información por medio de entrevistas y la solicitud de documentos.
Las conversaciones se efectúan con los principales ejecutivos, con el fin de perfilar, por
escrito, los sistemas representativos de la gestión y del negocio: ventas, cuentas por cobrar,
abastecimiento, cuentas por pagar y nóminas; y desde luego, el sistema de contabilidad, la
estructura de la plataforma de cómputo y los componentes del régimen fiscal de la empresa,
entre otros aspectos.
También es indispensable obtener información documental sobre los volúmenes de
los recursos y las operaciones: bancos, clientes, proveedores, personal empleado, nómina y
frecuencia de la misma, clasificación de los almacenes y su ubicación tanto en el país como
en el extranjero, número de artículos que se manejan en almacén, dimensión de los activos
fijos; cantidad mensual de la emisión de cheques, pedidos de clientes, pedidos a
proveedores, notas de entrada y salidas de almacén, remisiones por venta y facturas,
reportes de cobranza, recibos de caja, notas de crédito y de débito, entre otros muchos
formularios, los que varían de acuerdo con el giro de la empresa.
Seguramente se comprende que toda esta información es enunciativa y no limitativa.
En todo caso, es importante destacar que el auditor también debe llevar a cabo un recorrido
por las instalaciones para familiarizarse con la entidad. Debe poner especial énfasis en áreas
como:
• Planta de producción.
• Centro de cómputo.
• Contabilidad general.
• Caja.
• Recursos humanos.
• Almacén.
• Cobranzas.
• Abastecimientos.
• Comedor.
• Archivo general.
El recorrido permite enriquecer los conocimientos del auditor en torno al clima
organizacional, la logística en la distribución de los espacios, la eficacia de los mecanismos
de seguridad física, la disciplina en la operación de los equipos de cómputo, así como la
confidencialidad en la custodia y el manejo de documentos que respaldan la dinámica de
las transacciones. Por todo ello, durante la visita a las instalaciones del prospecto de cliente,
aunque todavía no ha sido contratado y tal vez no ocurra, el auditor debe cumplir con dos
normas de auditoría generalmente aceptadas:
cuidado y diligencia profesional y obtención de evidencia suficiente y competente.
La información recabada por el auditor a través de las entrevistas y los documentos
obtenidos, permite tener la razonable seguridad de que la empresa es auditable; en otros
términos, la visita a las instalaciones capacita al auditor para llegar a conclusiones sobre
si existen suficientes elementos de control interno para llevar a cabo su examen sobre los
estados financieros.
Además, dicha información también es indispensable para determinar tres factores básicos
que respaldan los honorarios que serán propuestos a la empresa:
• Número de horas-hombre que se invertirán en la auditoría.
• Dificultad estimada para efectuar la auditoría.
• Cantidad y nivel del personal que será asignado a la auditoría.
La estimación de estos tres factores constituye otro elemento esencial en la planeación
de la auditoría de estados financieros. Cualquier error debido a falta de información, por
descuido o negligencia, durante la visita a las instalaciones del prospecto de cliente, tendrá
repercusiones significativas sobre el desarrollo del examen, la calidad del servicio, los
recursos de la empresa y los del propio despacho de contadores públicos.
En efecto, como el lector seguramente ya lo habrá percibido:
La auditoría de estados financieros comienza antes de la contratación del auditor.
2.2 La etapa preliminar de la auditoría
Es necesario efectuar la etapa preliminar de la auditoría durante el cuarto o quinto mes
del ejercicio sujeto a examen.
En este momento se lleva a cabo el estudio y la evaluación del control interno, por lo que su
objetivo principal puede resumirse en los siguientes términos:
Conocer los sistemas más significativos que se identifican con los estados financieros y
llegar a conclusiones sobre el nivel de confianza que se puede asignar a la información
que deriva de ellos.
Esta etapa ilustra fielmente el enfoque humano que caracteriza a la auditoría de estados
financieros.
No todo el trabajo es sobre los números; el auditor debe penetrar en la estructura de la
empresa; conocer a fondo los sistemas que hacen posible la dinámica de sus operaciones y
producen las aplicaciones contables; navegar en los ciclos de ingresos, egresos, producción,
tesorería e información.
Penetrar y navegar por la estructura implica llevar a cabo entrevistas en todos los niveles de
la organización: directores de área, gerentes, jefes de departamento; también analistas y
auxiliares.
El propósito es averiguar y entender cuál es el origen de la información financiera en los
segmentos más significativos de ella.
Desde luego, es necesario que el auditor observe los sistemas en su genuina operación, que
acuda al piso donde los trabajos se llevan a cabo para vivir el espíritu de las transacciones y
madurar paso a paso su criterio y comprensión del negocio.
La secuencia de los trabajos durante la etapa preliminar, en términos de lo que un
auditor responsable y profesional debe hacer para cumplir con las normas de auditoría
generalmente aceptadas, puede resumirse en los siguientes pasos:
1. Conocer la estructura de los sistemas.
2. Reflejar la estructura de sistemas en papeles de trabajo.
3. Identificar riesgos y definir las bases para calcular las muestras de auditoría
necesarias en las pruebas de cumplimiento.
4. Verificar la autenticidad de los sistemas, mediante pruebas de cumplimiento.
5. Evaluar la confianza de los sistemas.
6. Emitir un informe con recomendaciones para mejorar los sistemas y prevenir la
incidencia de riesgos.
Los primeros cuatro pasos constituyen el estudio del control interno y deben incluir la
identificación de las aplicaciones contables para cada una de las transacciones
significativas,
en su ruta hacia los estados financieros.
Tratándose, por ejemplo, de una empresa comercial típica, es indispensable que el auditor
conozca todo el sistema de ventas, desde la recepción del pedido del cliente, hasta el
registro de la cuenta por cobrar; la entrada, la salida de mercancía y el cargo contable al
rubro de costo de lo vendido. Con este conjunto, autentificado mediante procedimientos de
auditoría, el auditor queda facultado para llegar a conclusiones sobre el nivel de confianza
de cada uno de los renglones respectivos, tanto del balance general como del estado de
resultados.
Esta es, propiamente, la evaluación a que se refieren las normas de auditoría.
Es importante destacar que la etapa preliminar debe producir valores agregados de
prevención para el cliente; la secuencia descrita, fielmente aplicada, permitirá identificar si
existen controles internos no establecidos, mecanismos de control no acatados,
transacciones no reconocidas en libros y demoras en el registro contable de las operaciones.
Una etapa preliminar efectuada de manera responsable, aporta información sobre retrasos
en renglones como la estimación de cuentas de cobro dudoso, obsolescencias de
inventarios, estimaciones de depreciación, aplicaciones de intereses al costo de
financiamiento, provisiones para primas de antigüedad, entre muchos otros ejemplos que,
en esta época temprana del ejercicio, pueden corregirse para evitar cargas de trabajo y
desgastes en el cierre anual de las operaciones.
