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Universidad Nacional Experimental de Guayana.
Departamento de Organización y Gerencia.
Materia: contabilidad general II
Carrera y sección: Contaduría Pública sección 02.
El efectivo
Docente: Alumnas:
Lcda. Denny Ramirez Ormarys Leal. C.I.32015727
Gloria Mota. C.I.31781655
Ciudad Guayana, 21 de mayo 2024
.INDICE
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Contenidos Pág.
Introducción 3
Efectivo 4
Equivalente del efectivo 4
Se considera efectivo 5
No se considera efectivo 5
Control interno del efectivo 6
Caja chica 7
Apertura de caja chica 8
Movimientos de caja chica 8
Arqueo de caja chica 9
Ajustes de caja chica 9
Caja 10
Movimientos de caja 10
Arqueo de caja 10
Sobrantes y faltantes de caja 11
Banco 12
Conciliación bancaria 12
Métodos 13
Conclusión 16
Bibliografía 17
INTRODUCCIÓN
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Dentro del ámbito financiero, la gestión del efectivo es fundamental para mantener
la estabilidad y fomentar el crecimiento de cualquier entidad, compañía o proyecto.
Este estudio se adentra en el universo del efectivo, donde exploraremos y
evaluaremos su definición y clasificación. Analizaremos el concepto de Caja Chica,
desde su inicio hasta los procedimientos de auditoría y ajustes, resaltando su
importancia en la entrada y salida de efectivo día a día. Asimismo, examinaremos en
detalle el sistema bancario y la vital Conciliación Bancaria, detallando los diversos
métodos empleados para garantizar la transparencia y precisión de los registros
financieros.
La investigación y el análisis no solo servirán para aclarar los conceptos teóricos,
sino que también ofrecerán herramientas prácticas para la gestión y el uso eficaz del
efectivo. Permitirá comprender mejor el proceso contable del efectivo en las empresas,
lo que en última instancia contribuirá a la toma de decisiones informadas y al logro de
un éxito financiero sostenido.
Efectivo
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El efectivo es considerado el más líquido de los activos, es la fuente estándar de
cambio y es la base para evaluar y contabilizar todas las transacciones.
Para clasificarlo como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de
Obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que
limiten su uso en el pago de deudas. El efectivo se compone de moneda, divisas y
fondos disponibles en depósitos bancarios.
Para Meiggs (2000) los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en
banco y cualquier renglón que los bancos acepten como depósito.
Según Warren (2003) el termino efectivo incluye monedas, papel moneda, cheques,
giros, dinero en depósitos disponibles para retiro sin restricciones del banco y otras
instituciones financiera.
Por su parte Brito (2007) Son todos aquellos activos que generalmente son
aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no
está sometida a ningún tipo de restricción.
Equivalente del efectivo
Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o
similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversión
financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo debe poder ser fácilmente
convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo
insignificante de cambios en su valor. Por ello, una inversión normalmente cumple los
requisitos de un equivalente al efectivo cuando tiene un periodo de vencimiento corto,
digamos, de tres meses o menos desde la fecha de la adquisición.
Las inversiones en patrimonio se excluyen de los equivalentes al efectivo a menos
que sean, en sustancia, equivalentes al efectivo, por ejemplo en el caso de acciones
preferentes adquiridas dentro un corto periodo de tiempo hasta su vencimiento y con
una fecha de rescate especificada.
Los préstamos bancarios se consideran, en general, como actividades de
financiación. En algunos países, sin embargo, los sobregiros exigibles en cualquier
momento por el banco forman parte integrante de la gestión del efectivo de la entidad.
En tales circunstancias, tales sobregiros se incluyen como componentes del efectivo y
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equivalentes al efectivo. Una característica de los acuerdos bancarios que regulan los
sobregiros u operaciones similares es que el saldo con el banco fluctúa constantemente
de deudor a acreedor.
Los flujos de efectivo no incluirán ningún movimiento entre las partidas que
constituyen el efectivo y equivalentes al efectivo, puesto que estos componentes son
parte de la gestión de efectivo de la entidad más que de sus actividades de operación,
de inversión o financiación. La gestión del efectivo comprende también la inversión de
los sobrantes de efectivo y equivalentes al efectivo.
Se considera efectivo.
1. Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria
aceptación en el país, con las Limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo
especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General deBancos y Otras
Instituciones Financieras.
2. Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor
de la Empresa.
3. Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de
gerencia, cheques de viajeros, y otros instrumentos de crédito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
4. Inversiones a corto plazo de gran liquidez y bajo riesgo con un vencimiento
original de dos meses o menos, mantenidas con el propósito de cubrir
compromisos de pago a corto plazo.
5. Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.
No se considera efectivo.
No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar
conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales
como:
1. Depósitos dados en garantía.
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2. Depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u
otros motivos.
3. Depósitos a plazo fijo.
4. Depósitos en bancos extranjeros restringidos.
5. Cheques devueltos por falta de fondos.
6. Estampillas postales o fiscales se incluyen dentro del inventario de artículos de
oficina o como gastos pagados por anticipado.
7. Adelantos para viáticos u otros gastos se consideran documentos por cobrar si
estos los pagarán los empleados o serán deducidos de sus sueldos.
8. Vales en caja son considerados documentos por cobrar.
9. Cheques con fechas adelantadas son considerados documentos por cobrar.
Control interno del efectivo.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo esto incluye las entradas y salida de efectivo, Estos procedimientos tienen por
objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los
registros; generalmente se basan en dos principios básicos:
Separación del personal responsable del manejo del efectivo y el de su
custodia no puede ser el mismo que lleva el registro del efectivo.
Toda entrada de efectivo debe ser entrar en banco sea por deposito o
transferencia y los pagos deben ser efectuados mediante cheques o
transferencia.
Con el primer principio se pretende evitar el dolo y el mal uso del manejo del efectivo
por parte del personal. Con el segundo permite que los registros de la cuenta banco
sirva como un registro separado y externo de las transacciones de efectivo, para
verificación y comprobación de los registros de la empresa.
Algunas de las medidas que es necesario implantar un sistema de control interno del
efectivo son:
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1. División del trabajo
2. Delegación de autoridad
3. Asignación de responsabilidades
4. Promoción de personal eficiente
5. Identificación del personal con las políticas de la Empresa
6. Designar un responsable del Fondo de caja chica.
7. Asignar, mediante cheque, cierta cantidad al responsable de la caja chica.
8. La persona responsable del fondo tendrá que comprobar la cantidad erogada
mediante documentos de gastos.
9. Imprimir el sello de pagado en los documentos que amparen los gastos
efectuados cuando éstos se presenten a reembolso ante el encargado de la caja.
10. Establecer la cantidad máxima del monto que deberán pagarse mediante el
fondo.
11. Escribir a tinta con número y letra el importe que se pagó por cada documento.
12. Realizar los pagos mediante cheques o transferencias bancarias.
13. Realizar conciliaciones bancarias mensualmente.
14. Todo el efectivo recibido en caja debe ser depositado diariamente.
15. Realizar arqueos de caja sorpresivos.
16. Realizar cuadres diarios y por turno si fuese el caso de la caja
Caja chica.
La caja chica es un fondo fijo que está destinado a cubrir gastos menores y urgentes
dentro de una empresa u organización. Está caracterizado por ser un monto fijo
establecido que se repone a medida que se utiliza, permitiendo pagar gastos menores o
erogaciones rápidas que efectúan entidades o terceros recurrentemente sin la
necesidad de recurrir a procesos más formales como lo son cheques y transferencias,
ya que sería laborioso, costoso y poco práctico para la empresa.
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Apertura de caja chica.
La apertura de la caja chica comienza con la asignación de un monto inicial, esto
debido a que existen erogaciones o pagos que por su cuantía requieren ser pagadas en
efectivo, es aquí, cuando las organizaciones crean una caja chica o un fondo fijo de
caja chica de acuerdo a sus necesidades y requerimientos para realizar dichos pagos.
El monto inicial es estimado por la gerencia de acuerdo a la cantidad necesaria de
los gastos a cubrir en un tiempo estimado de aproximadamente un mes o menos, la
cantidad necesaria variará de una empresa a otra de acuerdo a sus necesidades, por lo
tanto, no existe un monto predeterminado para tal fin.
Movimientos de caja chica.
Existen dos tipos de movimientos dentro de Caja Chica...
Se carga.
1. Por la cantidad de su saldo al inicio del ejercicio y de su apertura.
2. El monto total asignado por la creación del fondo, ya que es una salida de
dinero de la cuenta principal para poder formar el fondo de caja chica.
3. Durante el ejercicio por los incrementos o aumentos que se le hagan al
fondo.
Se abona:
1. Por el importe de las disminuciones del fondo, es decir cuando se retira
dinero del fondo de caja chica, esto nos ayuda a mantener un orden de cuanto
dinero ha salido del fondo y cuanto nos queda.
2. Por el monto de la cancelación del fondo, esto refleja que el dinero ya no
forma parte del fondo de caja chica, sino que ha vuelto sido devuelta a la
empresa u organización.
3. Por la cantidad de su saldo al cierre del ejercicio para saldarla.
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Los movimientos de caja chica incluyen los desembolsos y reposiciones de fondos, la
cuenta de caja chica se carga cuando se apertura o constituye el fondo dijo, de lo
contrario no se carga ni se abona a menos que sea modificado.
Arqueo de Caja Chica:
El arqueo es un procedimiento contable que se realiza para verificar la correcta
utilización del efectivo en caja chica, es decir, es una inspección ocular de efectivo, por
el medio del cual se hace un recuento del dinero, en monedas y billetes, así como los
vales o comprobantes en poder del encargado de caja chica.
El monto determinado debe coincidir con el monto fijo por el que fue creado caja
chica, de no ser así, se está en presencia de un faltante o un sobrante.
Sobrantes y Faltantes.
Los faltantes y sobrantes en caja chica se refieren a las diferencias que surgen entre
el efectivo existente y el monto que debería haber según los registros.
Es normal encontrarse pequeños faltantes y sobrantes, en ocasiones por pequeñas
cantidades que se adeudan por escasez de cambio, o bien sucede lo contrario, por lo
que es importante y conveniente contabilizar estos generalmente en una cuenta
denominada *diferencias de caja* o *faltante y sobrante de caja chica*, hasta
determinar la razón de la diferencia.
Ajustes de Caja Chica:
Los ajustes de caja chica son aquellas correcciones que se deben hacer cuando hay
discrepancias entre el saldo contable y el saldo físico de la caja. Estos pueden surgir,
por como anteriormente se había mencionado, errores en el registro de movimientos, o
diferencias en el conteo del efectivo. Los ajustes aseguran que la caja chica refleje con
precisión la realidad financiera de la empresa.
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Caja principal.
En la contabilidad de una empresa, la cuenta contable de caja es la que refleja el
saldo de dinero en efectivo o en cheques sin cobrar, existente en la empresa en un
momento determinado.
Es usada por aquellas empresas que deciden controlar todas las entradas y salidas
de dinero de la empresa a través de la misma, en esta cuenta se registrará dinero en
efectivo, cheques, boletos de tarjeta de Crédito y débito que entren a la empresa.
Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo
(Redondo, 1995).
Es una cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra
en poder de la empresa. Dentro de las instalaciones de la misma. Brito (2007).
.
Movimientos de caja principal.
Los movimientos de caja principal o caja son los siguientes:
Se Carga:
1. Del importe de su saldo al inicio del ejercicio.
2. Por las entradas de efectivo por cobros efectuados a los clientes u otro
concepto análogo.
3. Del importe de los excedentes de efectivo de conformidad con los arqueos
de caja chica.
Se Abona:
1. Del importe de las salidas de efectivo, para cubrir gastos, compras y otros.
2. Del importe de las devoluciones sobre ventas de contado.
3. Del importe de los faltantes de efectivo, de conformidad con los arqueos
de caja.
4. Del importe de su saldo al cierre del ejercicio.
Arqueo de caja principal.
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Es el proceso de recuento y análisis de las operaciones del efectivo en caja,
mediante el cual se verifica que la existencia en caja (billetes, monedas, cheques,
soportes de tarjetas de débito y crédito) más los soportes que se encuentren en ellas
(facturas, vales y comprobantes) coincidan con los registros contables del libro auxiliar
de caja o reporte X o Z de la caja registradora. Este proceso debe ser realizado
diariamente generalmente al final del día o cuando se realiza el cierre de la caja.
El arqueo de caja es un proceso delicado y debe hacerse con mucho cuidado,
generalmente es realizado por el cajero bajo la supervisión de su superior, en algunos
casos puede ser realizado de forma sorpresiva por el supervisor como medida de
control interno. Existen diferentes modelos de formatos de arqueo de caja, esta se
adapta a las necesidades de cada organización la figura que se muestra es un modelo
común de arqueo de caja.
Sobrante y faltante de caja principal:
Es frecuente que en los arqueos de caja o caja chica aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro contable. Estas diferencias se
contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja, hasta
determinar la razón de la diferencia. Naturalmente se cargan los faltantes al
responsable de la caja a la Cuenta por Cobrar Empleados, si existe un hecho ajeno a la
responsabilidad del custodio se llevará a una cuenta de Pérdidas (faltante de caja) y se
abonan los sobrantes como Otros Ingresos para la empresa en la cuenta (sobrantes de
caja).
Al realizar el arqueo se presentan cualquiera de los siguientes casos:
Efectivo en arqueo = saldo en libros:
El dinero existente en caja coincide exactamente con el saldo del conteo de caja en
libros.
Efectivo en arqueo < saldo en libros:
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El dinero existente en caja es menor que el saldo registrado en libros, existiendo un
presunto faltante
Efectivo en arqueo > saldo en libros:
El dinero existente en el arqueo es mayor que el saldo registrado en libros, existiendo
un presunto sobrante.
Banco.
Es una cuenta que se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias (Redondo 1995).
Son cuentas de Cheques en instituciones bancarias y que algunas pueden generar
intereses y otras no (Guajardo 2002).
Un banco es una *entidad financiera que se dedica a la administración del dinero.
Sus principales funciones incluyen la recepción de depósitos, la realización de
préstamos y la transferencia de fondos.
Conciliación Bancaria:
Toda entidad tiene un registro del efectivo recibido y desembolsado y del saldo. Sin
embargo, siendo muy numerosas las transacciones se pueden cometer errores u
omisiones en estos registros. Por tanto, es necesario comprobar periódicamente el
saldo que arroja el libro mayor. Se puede contar el efectivo que realmente está en la
oficina (en el fondo de caja chica) para comprobar su importe con los registros de la
empresa. Sin embargo, el efectivo depositado en Bancos no está disponible para su
conteo, pero se comprueba su saldo por medio de una Conciliación Bancaria, es decir,
una conciliación del registro de efectivo que proporciona el banco, y el registro que tiene
la entidad del efectivo depositado en banco.
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Si no hay errores por parte del banco ni del cliente, si todos los depósitos hechos,
todos los cheques girados por la cuenta habiente llegaron al banco dentro del mismo
mes y si no ocurrieron transacciones extraordinarias que afecten los registros del banco
ni los del cliente el saldo que informe el banco debe ser igual al que muestren los
registros del cliente en igual fecha.
La Conciliación Bancaria es una cédula que indica y explica las diferencias entre los
registros de efectivo del banco y los de la entidad.
Si la diferencia es solo por las transacciones que aún no ha registrado el banco, se
considera que los registros de la empresa son correctos.
Pero si alguna parte de la diferencia se debe a otras cosas, será necesario ajustar
los registros de la entidad, los del banco o ambos.
Existen dos tipos de conciliaciones bancarias: conciliación aritmética y conciliación
de saldo correcto.
Métodos:
Conciliación de Saldo Correcto.
Esta forma de conciliación se compone de dos secciones:
1) Saldo Según Libros.
2) Saldo según Banco.
Ambas secciones terminan con el saldo correcto.
Consiste en presentar la información en cuatro columnas, dos para la empresa y dos
para el banco, con los respectivos encabezados debe y haber.
En el par de las columnas del banco se carga o se abona lo que él dejó de registrar y
la corrección de sus errores y en las columnas correspondientes a la empresa se carga
o abona lo que está pendiente por registrar y la corrección de los errores cometidos en
sus libros.
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La primera acción a realizar para elaborar una conciliación bancaria es cotejar cada
uno de los movimientos asentados en los libros de la empresa (mayor analítico del
banco) con los que se reportan en el estado de cuenta del banco y:
En caso de coincidir el movimiento en ambos reportes se marca (V).
En caso de existir alguna diferencia que corresponda al mismo movimiento
se marca (X).
Las partidas que aparecen correctamente registrada en uno de los
estados, pero no fue registrada en el otro se debe marcar, puede usar (*)
Conciliación Aritmética.
La conciliación aritmética es un método de conciliación bancaria que se enfoca en la
comparación de los movimientos y saldos registrados en los libros contables de una
empresa con los movimientos y saldos reportados por el banco en su extracto bancario.
Este proceso se realiza para verificar que el saldo contable en los libros de la empresa
coincida con el saldo bancario registrado en el extracto.
Para llevar a cabo una conciliación aritmética, se necesitan los siguientes elementos:
1. Libros de contabilidad de la empresa: Aquí se registran todos los
movimientos financieros de la empresa.
2. Estado de cuenta bancario: Es el documento que el banco envía
mensualmente y muestra todos los movimientos de la cuenta.
3. Documento de conciliación: En este documento se anotan los elementos
conciliados entre los libros de la empresa y el estado de cuenta bancario.
El proceso de conciliación aritmética implica
1. Anotar los saldos iniciales de los libros de la empresa y de la cuenta
bancaria.
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2. Revisar los registros contables y las transacciones registradas en el
extracto bancario.
3. Identificar y registrar cualquier diferencia entre los dos saldos.
4. Ajustar los saldos para que coincidan, corrigiendo cualquier error o
discrepancia encontrada.
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CONCLUSIÓN
A lo largo de nuestra investigación, hemos explorado el concepto del efectivo, una
pieza crucial en la composición financiera de toda empresa. Nos hemos adentrado en la
definición y clasificación del efectivo, analizando minuciosamente el funcionamiento de
la Caja Chica, resaltando su relevancia y su papel esencial en la gestión diaria de
recursos. Descubrimos que la Conciliación Bancaria es una herramienta esencial para
validar y salvaguardar la integridad de los registros financieros, y consideramos los
diversos enfoques mencionados que ofrecen alternativas para su correcta aplicación.
Este estudio no solo ha fortalecido conceptos teóricos, sino que también ha
destacado la importancia de implementar prácticas contables sólidas para una gestión
efectiva del efectivo.
Para concluir, las enseñanzas obtenidas de esta evaluación representan
herramientas de gran valor que al ser empleadas de forma correcta, pueden elevar de
manera significativa la eficacia operativa y la toma de decisiones estratégicas en
cualquier entidad, especialmente en lo que respecta al manejo contable de los fondos
en las operaciones, y la apropiada gestión y control de efectivo en una organización,
incluyendo la adecuada gestión y uso de los recursos de caja chica y bancarios.
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