PLAN DE CONTROL

Manual de APPCC PROVEEDORES

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Plan de Control
Proveedores
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1. OBJETIVO
Este plan de control de proveedores tiene como objetivo garantizar la salubridad de las materias primas,
de los ingredientes y el producto final, así como de los materiales en contacto con los alimentos.
También permite establecer la metodología para evaluar, seleccionar y realizar un seguimiento de los
proveedores.

2. ALCANCE
El plan debe aplicarse a todos los proveedores de la empresa, independientemente de su tamaño y del
producto que suministren (materias primas y otros ingredientes del producto alimenticio final, envasado
y etiquetado, productos de limpieza, servicio control de plagas), así como a los laboratorios de análisis y
otras empresas proveedoras de servicios y transportes.

3. RESPONSABILIDADES

-Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria: Evaluación proveedores, seguimiento de

actuación, incidencias
-Responsable de producción: Pedidos de materias primas, materiales auxiliares, servicios
-Responsable de compras: Compra
-Responsable de almacén: Registro entrada de Materia primas y productos

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

El Plan de Control Proveedores establecido por la empresa se concreta en una serie de puntos que en
todo momento deben cumplir para poder ser incorporados en el listado de proveedores homologados
como suministradores de la empresa:

1. Requisitos de homologación:

 Todos los proveedores de materias primas y auxiliares deben poseer su correspondiente Nº de

Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA), debiéndolo
acreditar mediante una copia actualizada o bien consultando en la web de AECOSAN/
Seguridad alimentaria/ Registro sanitario.
 Fichas técnicas de los productos que suministre. De igual forma, si en el tiempo se produce
algún cambio o modificación en los productos suministrados, deberá informar a la empresa para
comunicarlo.
Las fichas técnicas suministradas, deben contener, si procede, al menos:

o Descripción del producto.

o Ingredientes.
o Características organolépticas.
o Características y condiciones de envasado-etiquetado, embalado-etiquetado,
fecha de caducidad, almacenamiento y transporte.
o Características nominales: peso neto, peso bruto, fecha de fabricación, lote y
fecha de caducidad.
o Características microbiológicas y toxicológicas (Si procede).

 Certificaciones sistemas de calidad: IFS, BRC, ISO 22000, etc.

 Autorizaciones: ROESBI, registro de empresa de formación manipulador de alimentos,
ATP vehículos.
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 El proveedor se compromete a cumplir la legislación sanitaria vigente en cuanto a los Límites

máximos Permitidos, tanto a lo largo de su proceso de producción como en el producto final
suministrado.
 Materiales plásticos: Certificados de conformidad y/o ensayos de migración que van a
estar en contacto con los productos.
 Contratos o acuerdos formales con los proveedores de servicios que definan con claridad las
expectativas sobre el servicio, así como garantizar que se han tenido en cuenta los riesgos
potenciales para la seguridad alimentaria asociados al servicio.
 Análisis de riesgo de las materias primas: MATERIAS PRIMAS SENSIBLES
Se considerará materias primas sensibles todas aquellas que tras realizar el APPCC tengan
asociado un riesgo mayor o crítico. En estos casos se actuará de alguno/s de los siguientes
modos:
a) Se solicitará al proveedor del mismo boletín de análisis del producto suministrado junto con
el pedido de los parámetros que estime necesario el responsable de Calidad y seguridad
alimentaria.
b) La inspección del primer pedido será realizada por el encargado o por el responsable de
Calidad y seguridad Alimentaria
c) Si el riesgo analizado es posible presencia de alérgenos, se solicitará al proveedor
confirmación escrita de que no es posible la contaminación cruzada. En caso negativo será
estudiado por el responsable de CSA, pudiendo derivar en la deshomologación del
proveedor.
d) Cuantos documentos estime necesario el responsable de CSA
Para aquellas materias primas cuya evaluación del riesgo en el APPCC haya resultado riesgo
crítico, además se pedirá al proveedor una identificación de los PCCs de su proceso productivo.

2. Evaluación de proveedores:
Esta evaluación podrá realizarse a juicio del Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria
mediante alguno de los siguientes criterios:

-Histórico: Aprobar a un proveedor al haber demostrado en la relación comercial durante un

tiempo pasado su capacidad de suministro. Esto se llevará a cabo tras la comprobación de
los registros históricos del proveedor, copia de los albaranes o facturas en el que se
indique la comprobación de que sus suministros anteriores no han diferido de lo
solicitado en cada caso.

-Periodo de prueba: Proveedor aceptado provisionalmente para que demuestre su capacidad

como suministrador. Se mantendrán los registros que evidencien la aceptación de dichas
inspecciones, conservando los albaranes / facturas o cualquier otra documentación que lo
acredite. La aceptación de nuevos proveedores se realizará en función del periodo de prueba al
que se somete al proveedor. Este periodo de prueba corresponde a los tres primeros
suministros de material que lleva a cabo el proveedor. El Responsable de Calidad y Seguridad
Alimentaria, analizará la información que se desprende de la realización de los tres primeros
pedidos y decidirá la aprobación o no del proveedor.

-Auditoria: Mediante la realización de una auditoría en las instalaciones del proveedor, se

comprueba su capacidad para satisfacer las especificaciones de los productos o servicios a
comprar.

Si el resultado de la evaluación es positivo se considera que dicho proveedor está aprobado y puede
ser incluido en la Lista informática de Proveedores Aprobados
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3. Control y seguimiento de proveedores.

Además de realizar la evaluación de los proveedores, es necesario realizar constantemente un
control o seguimiento a los proveedores. La frecuencia de este control será anual, excepto para
los nuevos proveedores, a los que sirvan alimentos de riesgo y aquellos que presentan muchas
incidencias, donde la frecuencia del seguimiento será trimestral.

Este seguimiento se puede realizar a través de diferentes controles:

- Revisión listado de proveedores aprobados.

- Revisión de las certificaciones o autorizaciones.
- Cumplimiento de las especificaciones de compra
- Auditorias de seguimiento.
- Certificados de análisis sobre partidas.

4. Especificaciones de compra.

A continuación se exponen los requisitos que deben de cumplir los productos en el momento de la
recepción en la empresa:

- Control materias primas:

El control de las materias primas y material auxiliar se realizará mediante inspección
de los siguientes puntos:
a. Comprobar si coincide la mercancía recibida con la información facilitada en el albarán
o factura (fecha, cantidad, número de lote, etc) y que dicho albarán contenga los datos
del proveedor.
b. La fecha de caducidad y/o consumo preferente de los productos.
c. La temperatura a su recepción es correcta.
d. Control de la estanqueidad e integridad de los envases que contiene los productos.
e. En caso de materias primas susceptibles de presentar sustancias alergénicas, éstas
quedarán incluidas en las especificaciones /declaraciones de los proveedores sobre la
presencia /ausencia de alérgenos.

- Control sobre aditivos:

Los proveedores entregarán una ficha técnica o etiquetado que permita un uso adecuado de
los mismos.

- Control sobre materiales destinados a entrar en contacto con los mismos.

Los materiales destinados a entrar en contacto con los alimentos estarán acompañados de un
declaración de conformidad donde se indique la aptitud del envase para uso alimentario. Este
documento se adjuntará con cada envío, excepto, cuando se trate de un proveedor regular y
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no se haya modificado el material de envase, en estos casos la frecuencia de la entrega será

cada año o cuando exista una modificación.

- Control subcontrataciones parciales.

El envasado del producto se realiza a través de una empresa subcontratada, por lo que se
solicitará a la empresa registro del control realizado en su sistema de autocontrol, puede ser el
registro de control de la línea de envasado o de expedición.

- Control sobre el transporte

Se controlará las adecuadas condiciones de higiene y mantenimiento de los vehículos, así
como de la estiba y de las operaciones durante la descarga.
Los vehículos serán adecuados para mantener temperaturas reglamentarias para cada
alimento y estarán autorizados para el transporte de mercancías perecederas, en su caso.

- Características de los materiales no plásticos y embalajes: Identificación del lote que

permita su trazabilidad

5. Procedimiento de comprobación de las especificaciones.

1. Respecto a la frecuencia de control de las materias primas y productos suministrados por los
proveedores, esta será siempre en cada entrada/recepción, mediante controles visuales.
2. Documentación comercial a aportar para cada producto o servicio.
3. Se comprobarán las características organolépticas, fecha de caducidad o consumo preferente
y la temperatura de las materias primas recibidas que lo requieran.
4. Declaración de alérgenos en el etiquetado.
5. En el caso de los envases y embalajes se comprobará su integridad, loteado
6. Servicio de transporte: condiciones de higiene, estiba
7. Subcontratación del proceso de envasado: Control del producto y adecuado envasado.

6. Registro de incidencias y medidas correctoras.

Ante cualquier incidencia detectada será el responsable de calidad el que decidirá la acción correctora
a tomar, pudiendo rechazar la mercancía, devolución, notificación al proveedor, cambio de proveedor
e incluso deshomologando al proveedor.
Si se detecta alguna mercancía con anomalías que pueda suponer un riesgo para la seguridad
alimentaria, se procedrá a la separación del resto de materias primas y devolución al proveedor.
Dichas materias primas se identificarán mediante un cartel en el que se cite “PRODUCTO NO
CONFORME” de tal manera qu ningún manipulador pueda utilizarla de manera accidental.
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En cualquiera de los casos, siempre que se produce una incidencia con un proveedor, ésta se
comunicará al proveedor y se anotará en su ficha correspondiente.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS.

La empresa por tanto lleva a cabo el control de sus proveedores utilizando los siguientes documentos:

 Listado actualizado de proveedores

 Fichas técnicas de los productos suministrados.
 Copia RGSEAA
 Otras Certificaciones y/o autorizaciones
 Certificados de Conformidad/ ensayos de migración.
 Registro control seguimiento proveedores
 Registro de control entrada de materia prima e ingredientes.
 Registro de control entrada de material de envasado
 Registro de análisis materias primas
 Documento comercial (albarán, factura, nota de entrega)
 Registro de Incidencias y Medidas correctoras.
 Comunicación Incidencias.
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LISTADO DE PROVEEDORES
Razón Social Productos Dirección Persona de Teléfono Email: NºRGSEA Fecha
Suministrados/ contacto A de Alta
Servicio
relializado

Proveedor Suministro Dirección Persona

Teléfono Nº. RGS Vencimiento

Verificación Ficha Control Proveedores

Verifica: Resultado verificación Fecha: Firma:
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REGISTRO CONTROL ENTRADA DE MATERIAS PRIMAS

Documentación ESPECIFICACIONES DE COMPRA

Control producto
FECHA PRODUCTO PROVEEDOR Fecha Condiciones de envasado Firma
(albarán, KG/
LOTE caducidad/ Tª Envases transporte, Subcontrata
factura CAJAS
consumo estiba limpieza

Indicar: C-Correcto / I- Incorrecto

Verificación Ficha Control Entrada materias Primas

Verifica: Resultado verificación Fecha: Firma:
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Documentación ESPECIFICACIONES DE COMPRA Firma

FECHA PRODUCTO PROVEEDOR Condiciones de

(albarán, KG/
LOTE transporte, estiba
factura CAJAS
limpieza

Verificación Ficha Control Entrada materiales envases/embalajes

Verifica: Resultado verificación Fecha: Firma:
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COMUNICACIÓN INCIDENCIAS

Datos del Proveedor:

Señores, /Sr. ___________________________:

Nos dirigimos a ustedes para comunicarles que en el período XX/XX – XX/XX han sucedido
una serie de incidencias en la recepción de sus productos.

Las fechas y los motivos detallados son los siguientes:

FECHA DESCRIPCIÓN DE LA INCIDENCIA

Fecha Descripción de la incidencia

Les rogamos que ante esta situación adopten las medidas necesarias para evitar que alguna
de estas incidencias u otras se puedan repetir.

Atentamente,

Firma responsable empresa

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Registro de incidencias y medidas correctoras

Día Incidencia detectada Medidas correctoras Firmado

Revisado por: Fecha: Firmado: