SISTEMA SAP ERP
MODULO FI (FINANZAS)
Temario
Definición
Subcomponentes
Estructura organizativa
Libro mayor
Datos maestros
Cuentas por pagar
Contabilización de documentos
Cuentas por cobrar
Contabilización de documentos
Finanzas - FI
Su preparación es especialmente buscada. Las
razones son realmente evidentes, ya que protege
prácticamente toda la parte de contabilidad y
administración del negocio, la mayoría de las
organizaciones necesita que sus trabajadores
actuales estén preparados o que el personal que
seleccionen en el futuro esté capacitado en SAP FI.
Figura 1. Finanzas
Fuente: SAP, 2021.
Finanzas - FI
MM
El módulo FI se considera uno de los mas importantes
HR PP del sistema, ya que funciona como un centro
FI fundamental de la información. Además, se integra y
se conecta con otros módulos de SAP como:
PM SD
Figura 2. Modular
Fuente: Autores, 2021.
Finanzas - FI
Las diferentes necesidades de SAP FI para la
configuración son el Plan de cuentas, las formas
monetarias y las variaciones de los ejercicios. Una
vez finalizado, la empresa puede realizar un
seguimiento de sus transacciones financieras en
curso y esto va lejos en garantizar un anuncio
presupuestario menos exigente hacia el final del
año.
Figura 3. Finanzas
Fuente: SAP, 2021.
Finanzas - FI
SAP FI-GL LIBRO MAYOR
Finanzas - FI
El libro mayor contiene una gran cantidad de datos
de cada operación como fechas, monedas,
importes, referencias, imputaciones adicionales
como centros de costos, centros de beneficios,
textos, etc. Los totales de un libro mayor para cada
periodo de un ejercicio, impacta en los reportes de
sumas y saldos y en los balances contables.
Figura 4. Libro mayor
Fuente: [Link], 2021.
Finanzas - FI
Datos maestros
• Datos del Plan de Cuentas
• Datos de la Sociedad
• Cuentas de Reconciliación
• Cuentas por Cobrar (Deudores)
• Cuentas por Pagar (Acreedores)
• Entrada de Mercancías
Figura 5. Datos maestros
Fuente: [Link], 2021.
Finanzas - FI
Transacciones Libro Mayor
Transacción Descripción en Inglés
Descripción en español
FS01 Crear maestro Create Master Record
FS02 Modificar maestro Change Master Record
FS03 Visualizar maestro Display Master Record
FB50 [Link]: [Link]. G/L Acct Pstg: Single Screen Trans.
FB08 Anular documento Reverse Document
FBRA Anular compensación Reset Cleared Items
F.13 [Link]ática sin indicar mon. Automatic Clearing without Currency
F-03 Compensar [Link] Clear G/L Account
FB01 Contabilizar documento Post Document
FB02 Modificar documento Change Document
FB03 Visualizar documento Display Document
FB04 Modificaciones documento Document Changes
Finanzas - FI
SAP FI-AR CUENTAS POR COBRAR
SAP FI – cuentas por cobrar
OBJETIVO
Suministrar a los participantes información para la gestión de
operaciones con los clientes , a través del registro de entrada de
pagos, logrando llevar estadísticas y controles de los recursos
económicos con los cuales cuenta la empresa, para la toma de
decisiones.
Finanzas - FI
Transacciones Cuentas por cobrar
Descripción en Inglés
Transacción Descripción en español
FD01 Crear deudor (contabilidad) Create Customer (Accounting)
FD02 [Link] (contabilidad) Change Customer (Accounting)
FD03 [Link] (contabilidad) Display Customer (Accounting)
FB70 Registro de facturas salientes Enter Outgoing Invoices
FBR2 Contabilizar documento Post Document
F-28 Contabilizar entrada de pagos Post Incoming Payments
FB08 Anular documento Reverse Document
FBRA Anular compensación Reset Cleared Items
SAP FI – cuentas por cobrar
I. DATOS MAESTROS
II. ENTRADA DE PAGO
III. FACTURA FINANCIERA
IV. NOTA DE CRÉDITO
V. COMPENSACIÓN
VI. REPORTES
Figura 6. Cuentas por cobrar
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
DATOS MAESTROS
Un deudor designa a aquellas personas físicas o jurídicas que compran bienes y servicios
que habitualmente son objeto de venta o prestación por parte de la empresa. La
administración de datos maestro comprende:
CREACIÓN MODIFICACIÓN BLOQUEO
✓ Son creados por el departamento de Grupo ✓ Deberán tener justificación y sustento, ✓ El bloqueo de deudores
Categoría, se requiere llenar un archivo por parte sobre todo cuando se trate de cambios en será efectuado por el
del solicitante, con una estructura definida por cuanto al Registro de información Fiscal, departamento Grupo
casa matriz, para su debida carga en SAP. estas modificaciones. Categoría, siempre y cuando
sea solicitado por la sociedad.
✓ Serán efectuadas por el departamento de
Grupo Categoría.
Figura 7. Cuentas por cobrar
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
DATOS MAESTROS
DATOS GENERALES La información no depende de
Nombre, Dirección, Zona de Sociedad ni de Área de Ventas
Transporte, Persona contacto
DATOS DE SOCIEDAD La información depende o varía
Gestión Cuenta (CxC), Condiciones de acuerdo a la Sociedad
de Retención e Impuestos
DATOS AREA DE VENTA
Ventas: Sucursal, Zona, Grupo.
Expedición: Prioridad del Cliente, Centro de La información depende o varía
Suministro, Entrega Parcial Permitida de acuerdo al Área de Ventas
Facturación: Cond. Pago, Control Créd, Impuesto
Figura 8. Cuentas por cobrar
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
DATOS MAESTROS Compañías
Relacionadas
Clientes Empleados
Transportistas Compañía Compañías
Independientes ABC Aseguradoras
Esporádicos Distribuidoras
Deudores
Generales
Figura 9. Datos Maestros
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
GRUPO DE CUENTAS
✓ Agrupar deudores con características similares.
✓ Determinar los datos a incluir en el registro maestro.
Cada deudor tiene asociado un grupo de cuentas y cada grupo de
cuentas tiene asociado un rango de número.
SAP FI – cuentas por cobrar
ENTRADA DE PAGOS
El registro de la entrada de pago en el sistema se refiere a la contabilización del
dinero cobrado a los clientes por determinada(s) factura(s).
Figura 10. Entradas
Fuente: [Link], 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Factura financiera
Las facturas a clientes registradas en
el submódulo de cuentas por cobrar es
el justificante fiscal de la entrega de un
producto o de la provisión de un
servicio, que afecta al obligado
tributario emisor (el vendedor) y al
obligado tributario receptor (el
comprador).
Figura 11. Factura
Fuente: [Link], 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Nota crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su
cliente la acreditación en su cuenta por determinada
cantidad, según motivo expresada en la misma. Las notas
de créditos siempre originan una disminución en la cuenta
del deudor.
Factura María Pérez Nota de Crédito María Pérez
100 10
SAP FI – cuentas por cobrar
Compensación de facturas
Compensar factura no es mas que netear el saldo deudor de la
cuenta por cobrar vs el saldo acreedor de la cuenta por cobrar una
ves registrado el cobro.
Registro de factura Pago de factura
Laboratorios XYZ ……… 100 Banco Provincial …………..100
Descuento cupones ……………..100 Laboratorios XYZ …………. 100
Laboratorios XYZ
Cuenta por cobrar
100 100
compensada
0 0
SAP FI – cuentas por cobrar
Transacción FB70
Figura 12. FB70
Fuente: SAP, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Transacción FB70
Figura 13. FB70
Fuente: SAP, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Transacción FB70
ingrese a lo siguiente
1. Ingrese el ID de cliente del cliente que se facturará
2. Ingrese la fecha de la factura
3. Ingrese el monto de la factura
4. Seleccione Código de impuestos para el impuesto aplicable
5. Seleccione el indicador de impuestos “Calcular impuesto”
Verifique las condiciones de pago en la página de la pestaña Pago
En la sección Detalles del artículo, ingrese lo siguiente
1. Ingrese la Cuenta de ingresos de ventas
2. Seleccione Crédito
3. Ingrese el monto de la factura
4. Verifique el código de impuestos
Después de completar las entradas anteriores, verifique el estado del documento
SAP FI – cuentas por cobrar
REPORTES
Transacción
1.- VISUALIZAR DOCUMENTO FB03
2.- LISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES DEUDORES FBL5N
3.- PARTIDAS INDEPENDIENTES CUENTAS DE MAYOR FBL3N
4.- DIRECTORIO DE DEUDORES S_ALR_87012179
5.- SALDOS ACREEDORES EN MONEDA LOCAL S_ALR_87012167
6.- VISUALIZACIÓN DE SALDOS ACREEDORES FD10N
Figura 14. Reportes
Fuente: Autores, 2021.
Finanzas - FI
SAP FI-AP Cuentas por pagar
SAP FI- Cuentas por pagar
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes información para la gestión de
operaciones con acreedores, registrando facturas y notas de
crédito, logrando actualizar los saldos de las cuentas y
permitiendo llevar un control de las obligaciones adquiridas y
canceladas por la sociedad.
SAP FI- Cuentas por pagar
I. DATOS MAESTROS
II. REGISTRO DE FACTURAS / NOTAS DE
CRÉDITO
III. COMPROBANTE DE RETENCIÓN
IV. ANTICIPO PROVEEDOR
V. COMPENSACIÓN
VI. ESCENARIOS PARA VERIFICACIÓN DE
FACTURA
VII. REPORTES
Figura 15. Cuentas por pagar
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Cuentas por pagar
DATOS MAESTROS
Un acreedor es aquella persona que tiene la acción o el derecho de pedir
el cumplimiento de una deuda por la venta de bienes y servicios. La
administración de datos maestro comprende:
CREACIÓN MODIFICACIÓN BLOQUEO
✓ Deberán tener justificación y ✓ El bloqueo de acreedores
✓ Son creados por el departamento
sustento, sobre todo cuando de será efectuado por el
de Grupo Categoría, se requiere llenar
trate de cambios en cuanto al departamento Grupo Categoría,
un archivo por parte del solicitante, con
Registro de información Fiscal. siempre y cuando sea solicitado
una estructura definida por casa
matriz, para su debida carga en SAP. por la sociedad.
✓ Serán efectuadas por el
departamento de Grupo Categoría.
Figura 16. Cuentas por pagar
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Cuentas por pagar
Agrupación de Proveedores para su Tratamiento
G El grupo de cuentas es una
R CPD Acreedores CPD (Asig.Nú[Link])
U característica clasificadora dentro de
P los registros maestros de acreedores . Z001 Proveedores de Mercancías
O
Con el grupo de cuentas se fija: Z002 Proveedores de Servicios
D ✓ En qué intervalos de números debe
E Z003 Proveedores Internos
estar comprendido el número de
C cuenta del acreedor. Z004 Empleados y Socios
U
E ✓ Si el número ha de ser asignado Z005 Proveedores Financieros
N por el usuario o por el sistema.
T Z098 Dirección de Surtido
A ✓ Cuáles datos en registro maestro
S Z099 Dirección de Cobranza
son necesarios, o bien, posibles.
Figura 17. Agrupación
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Cuentas por pagar
TIPOS DE FACTURACIÓN 1.- Automática: El sistema genera el
asiento automáticamente, sólo debe
FINANCIERAS: son aquellas facturas ingresar la información requerida para la
o N/C de proveedores de servicios (sin respectiva contabilización.
la emisión de un pedido de compras).
2.- Manual: Se registra la factura paso a
LOGÍSTICAS: son aquellas facturas o paso, teniendo en cuenta las claves de
N/C de proveedores de mercancía, contabilizaciones que aplican, para
bienes y suministros a los que se les lograr formar el asientos con sus
haya emitido pedidos de compra. posiciones.
SAP FI- Cuentas por pagar
CAMPOS CLAVES EN LA CONTABILIZACIÓN DE
FACTURAS Y N/C
1.- Fecha de Documento
2.- Fecha de Contabilización
3.- Tipo de Documento
4.- Clave de Contabilización
5.- Período Contable CLASES DE DOCUMENTOS EN LA
CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS Y N/C
6.- Referencia: Número de
Documento Físico de Soporte de 1.- KA -> Documento acreedor
la operación.
2.- KG -> Nota de crédito
7.- Texto de cabecera: Número
de CONTROL DEL SENIAT 3.- KR -> Factura acreedor
8.- Condición de pago 4.- KZ -> Pago acreedor
9.- Cálculo de Impuestos 5.- RE -> Factura bruto
10.- Asignación (N/C Nro. De 6.- RF -> Nota de crédito VF
factura afectada) Figura 18. Claves
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Cuentas por pagar
Certificado de retenciones
Es un comprobante que están obligados a emitir los agentes de
retención a los contribuyentes, para cada retención de impuesto
que le practican, en la cual se indica, entre otros, el monto de lo
pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida . Es
importante destacar que si en la data maestra del proveedor no
se asocia el indicador de retención no se registrará la posición
del IVA Retenido, por lo tanto, no se podrá generar el
comprobante de retención.
SAP FI- Cuentas por pagar
Anticipo a proveedores
Representa el pago de una deuda en cuenta corriente, antes de la fecha de
vencimiento. Son pagos previos que en ocasiones, por las características
de la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes
a cuenta de sus pedidos. Los anticipos pueden registrarse a cualquier tipo
de proveedor, excepto a los proveedores eventuales.
Los proveedores eventuales, son a los que se le hacen compras
esporádicas o en una sola ocasión.
SAP FI- Cuentas por pagar
COMPENSACIÓN EN FACTURAS
Compensar factura no es más que netear el saldo acreedor de la cuenta
por pagar vs. el saldo deudor del saldo de la cuenta por pagar una vez
registrado el pago.
SAP FI – cuentas por pagar
Transacción FB60
Para realizar la transacción FB60,
podemos ingresar desde el menú
principal o digitando en la barra de
transacciones FB60.
Figura 19. FB60
Fuente: SAP, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Transacción FB60
Figura 20. FB60
Fuente: SAP, 2021.
SAP FI – cuentas por cobrar
Transacción FB60
1. Ingrese el Id. De proveedor del cliente cuya factura se registrará.
2. Ingrese la fecha de la factura
3. Ingrese el tipo de documento como Factura del proveedor
4. Ingrese el Monto de la factura en la moneda en la que se contabilizará la factura (Moneda del
documento)
5. Ingrese el Código de impuestos aplicable en la factura
6. Ingrese la Cuenta de mayor de compras a debitar
7. Ingrese el monto del débito
Figura 21. FB60
Fuente: SAP, 2021.
SAP FI- Cuentas por pagar
Reportes
Transacción
1.- LISTA DE PARTIDAS INDEPENDIENTES DE ACREEDORES FBL1N
3.- DIRECTORIO DE ACREEDORES S_ALR_87012086
4.- VISUALIZACIÓN DE SALDOS ACREEDORES FK10N
5.- LIBRO DE COMPRAS ZLIBCOM
Figura 22. Reportes
Fuente: Autores, 2021.
Finanzas - FI
MODULO FI-TESORERÍA
SAP FI- Tesorería
OBJETIVO
Suministrar a los participantes la información requerida para contabilizar
los registros de pagos, supervisión de flujo de pagos, y protección de
liquidez, utilizando las transacciones pertinentes y adecuadas asociados
al proceso de gestión de caja, a fin de garantizar la carga correcta de las
ventas y su respectivo proceso de cierre, cumpliendo con los
compromisos de pagos y administrando de manera eficaz y eficiente la
caja chica.
SAP FI- Tesorería
Figura 23.1 Tesorería
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Tesorería
I. DATOS MAESTROS
II. GESTIÓN DE INGRESOS
III. GESTIÓN DE EGRESOS
IV. CAJA MENOR
V. CONCILIACIÓN BANCARIA
VI. REPORTES
Figura 23.2 Tesorería
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Tesorería
Datos maestros
Consiste en la creación, modificación y actualización de todos los
datos necesarios para que se realicen los procesos de tesorería.
Bancos Generales
Son todos los Bancos con los cuales los
Bancos Propios
deudores y acreedores de la sociedad
Operaciones de Extracto tengan relación y que tienen relevancia
Bancario para la ejecución de pagos.
Cajas Menores
Chequeras
SAP FI- Tesorería
Datos maestros
Consiste en la creación, modificación y actualización de todos lo
datos necesarios para que se realicen los procesos de tesorería.
Configuración de entidades Financieras con las cuales las
Bancos Propios sociedades tienen sus cuentas bancarias o las relaciones
comerciales y financieras.
SAP FI- Tesorería
Datos maestros
Consiste en la creación, modificación y actualización de todos lo
datos necesarios para que se realicen los procesos de tesorería.
Operaciones de Son las transacciones que el banco maneja y que
identifican de manera univoca el concepto por el
Extracto Bancario cual se realizó un movimiento financiero.
SAP FI- Tesorería
Datos maestros
Consiste en la creación, modificación y actualización de todos lo datos
necesarios para que se realicen los procesos de tesorería.
La caja menor es el auxiliar de la contabilidad bancaria con una
suma fija de dinero y que permite su administración. En SAP el
término de caja menor se denomina LIBRO DE CAJA.
Cajas Menores
Los datos maestros de cajas menores identifican un nombre de la
caja menor, el monto, y la persona responsable de su manejo
SAP FI- Tesorería
Datos maestros
Consiste en la creación, modificación y actualización de todos lo
datos necesarios para que se realicen los procesos de tesorería.
Conjunto de cheques prenumerados, suministrados por la entidad
bancaria para el giro de fondos, corresponde a toda la información de los
Chequeras cheques con los que se puede pagar por una cuenta bancaria específica
de cada banco. La administración de cheques en SAP hace referencia al
manejo de las chequeras y de los cheques (anulación de cheques-
reimpresión-entregada cheques, etc.)
SAP FI- Tesorería
Gestión De Ingreso
Corresponde a todos los ingresos que recibe la empresa y que se encuentran en
las cuentas controlables por la tesorería.
Ingresos en Efectivo y Cheque: son los recursos percibidos por cada
Establecimiento; ya sea en efectivo, cheques y tarjetas, y que corresponden a
ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, y otros conceptos según políticas
de cada entidad.
Ingresos a través de Bancos Propios: todos aquellos recursos que ingresan a los
Establecimientos
SAP FI- Tesorería
El cierre de tesorería consiste en la revisión de las ventas del día anterior,
garantizando el registro correcto de las misma en SAP, para luego compensar
la cuenta cliente tienda y realizar las respectivas reclasificaciones.
Revisión de:
✓Realizar el cuadre del físico (efectivo).
✓Elaborar remesas (efectivo, cheques, tickets beneficio).
✓CxC Convenios registradas en SAP
✓CxC VIP registrados en SAP
✓CxC Tickets beneficio registrados en SAP (cesta tickets)
SAP FI- Tesorería
Gestión de egresos
Se refiere al registro de pagos en SAP a los acreedores. Los pagos se pueden
realizar de dos maneras:
Con Impresión: consiste en contabilizar en la cuentas de mayor de los
Bancos: Mercantil, Provincial y Banesco; generando automáticamente la
impresión de cheque.
Sin impresión: Se refiere a la contabilización en las cuentas de mayor de
bancos distintos a los mencionados anteriormente, y no genera impresión de
cheque, por tanto debe realizarse manualmente.
SAP FI- Tesorería
Caja menor
La caja menor es el auxiliar de la contabilidad bancaria con una
suma fija de dinero y que permite su administración. En SAP el
termino de caja menor se denomina LIBRO DE CAJA.
Los datos maestros de cajas menores
identifican un nombre de la caja menor, el
monto, y la persona responsable de su
manejo.
Figura 24. Tesorería
Fuente: [Link], 2021.
SAP FI- Tesorería
Las operaciones a realizar a través de la Caja son las siguiente:
1.- Ingreso de efectivo Monto establecido para la operatividad y
administración de la caja chica
2.- Anulación de efectivo Reverso del asiento de ingreso a la caja
3.- Registro de gastos Contabilización de las erogaciones causadas
en un período determinado.
4.- Creación de vale de caja Registro y documento que soporta prestamos
bajos a empleados
Figura 25. Tesorería
Fuente: Autores, 2021.
SAP FI- Tesorería
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y
conciliar los valores que cada sociedad tiene registrado en SAP, de
una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
SAP FI- Tesorería
Conciliación bancaria
Ingresar a su navegador Web, por
1.- Descarga en la web del extracto ejemplo: “Internet Explorer”, en la pagina
del Banco Provincial del banco para realizar la descarga del
extracto electrónico
SAP FI- Tesorería
Conciliación bancaria
Convierte el extracto en dos archivos txt,
2. Descarga Conversión del extracto
uno de cabecera y otro de detalle,
al formato SAP
denominados.
SAP FI- Tesorería
Conciliación bancaria
Se deber correr un proceso de
contabilización de las partidas
conciliatorias que no haya encontrado el
3. Contabilización automática del software.
extracto en SAP
SAP puede realizar casi el 95% de la
conciliación de manera automática.
SAP FI- Tesorería
Reportes
Transacción
1.- PARTIDAS CUENTAS DE MAYOR FBL3N
2.- REGISTRO DE CHEQUES FCHN
3.- REPORTE DE DEPÓSITOS EN GARANTÍA ZRDEPG1
Figura 26. Reportes
Fuente: Autores, 2021.
GRACIAS
