DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE CALIDAD – NTC ISO 9001

INSTRUCTOR

SANDRA MILENA GARZÓN BELTRÁN

Actividad 2 •
Evidencia 3: Informe AA2
Empresa de Confecciones S.A.

APRENDIZ

KEILA DEL VALLE CABEZA JIMENEZ

PEP 961937803091980

FICHA N. (2349822)

CENTRO DE MANUFACTURA EN TEXTILES Y CUERO

11/06/2021 a 12/07/2021
 INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va
dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

SOLUCION

PROCEDIMIENTO COD: PR-DP-001

DISEÑO Y VERSIÓN: 001
PATRONAJE FECHA DE APROBACIÓN 03-02-2019

1. OBJETIVO:
Definir los lineamientos para el diseño y patronaje de la empresa
confecciones S.A, que permitan estandarizar un proceso de alta calidad.
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios.
2. ALCANCE:
Inicia: Con la orden del cliente, Continua: Con el diseño y aprobación del cliente,
Finaliza:
Con el patronaje Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSBILIDAD:
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 COORDINADOR TRABAJO

Asesora a los líderes de los procesos para gestión, control y administración de La
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite

define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la directora de
Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 ASISTENTE PRACTICANTE PROFESIONAL.

El Asistente del área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente. Se identifiquen los cambios y el estado de revisión
actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet. Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
  El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros

3.3 LÍDERES DE PROCESOS

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada

al diseño y manufactura de prendas de vestir diseño se presenta en la siguiente
figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y
alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

POLITICA
MAPAS DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS
MANUAL Y MATRICES
PROTOCOLO Y PROCESOS
FORMATOS FICHAS GUIAS

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATO

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para Su correspondiente reproducción. reproducción

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la le

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y o documentar

sus documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer restablecer si la o

actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.
.
 No están actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en caso
especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el especial) siguiendo el procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar
en forma. digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel,
como una materia loto gráfico o similar. Son registros electrónicos los
obtenidos y guardados en estos medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o
que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es
el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado,
en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben
quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados la por la persona encargada
de esto garantizando que se respeten los procedimientos y queden
archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte, la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo
requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.)

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAGARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe Veraces: debe describir lo describir lo que en realidad

sucedió, realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza, tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo,
temperaturas, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener en espacios en blanco, debe cruzar con una
raya una raya lo que lo que no seno se llena.

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
  Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución
 Exámenes
 Realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento o y de los insumos
 Control de calidad
 No conformidad desconformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABL OBSERVACIONES

E

INICIO

Elaborar documento y
enviar por correo a la
Líder del proceso directora del
1 Departamento de
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
Identifica necesidad de corrección de estilo para
creación o mejora desde su respectiva revisión.
documento De cualquier manera, el
corrector hará llegar al
líder del proceso de
la documentación
revisada.

2 Las correcciones de
ortografía y sin taxis se
Revisa la adecuación de la hacen de manera directa
Corrector de en la se hacen la
documentación
Estilo documentación en los
casos donde la mejora
sea evidente Sin
 embargo en los casos
problemáticos la
interpretación del
sentido el corrector
interpretación del
sentido el corre renviará
3
En caso de requerir
ajustes en partes
problemáticas para la
interpretación el
líder del del proceso hará
las modificaciones en las
La SI Líder del partes indicada
Modifica y por el corrector y le
docume proceso enviará nuevamente
ntación enviar al
el documento modificado
correcto al corrector de estilo.
NO

enviar por correo al

Coordinador de Salud,
4 Seguridad e Higiene en el
trabajo Salud, Seguridad e
con copia a la Profesional
F-SO-OH- de Apoyo de SG-QHSE el
Solicita y justifica 12Solicitud de Líder del formato Solicitud de
creación anulación Solicitud proceso Creación, Mejora o
decreció Anulación de Documento
de mejora o mejora F-SO-OH-12 junto con el
anulación creación, documento sometido a
consideración (Resultado
de la revisión del corrector
de estilo) de estilo

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

5
1
Profesional de Revisar la solicitud
Apoyo SG- y evaluar necesidad
QHSEQHSE de crear, modificar o
Auxiliar del anular el documento
Revisa solicitud y verifica
necesidad

Si es una solicitud de
Informa al líder del Coordinador del anulación, registra y el
proceso Área de Salud, proceso termina Cuando
aprobación
6 Seguridad Higiene se considere necesario
en el Trabajo define

Se diligencia la
Parte 2 del registro
Solicitud de
Creación, Mejora
7 Registra aprobación en la Solicitud o Anulación de
de creación, Mejora o Anulación Auxiliar del Documento F-SO-
de Documentos SG-QHSESG OH-12, marcando
la casilla de
aprobado,
diligenciando la
fecha de
implementación del
cambio.

8 PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recolectar información en cuanto a tendencia Diseñador

de la moda
2 Elaborar bocetos de posibles diseños Diseñador
3 Evaluación previa de los bocetos Jefe de diseño y diseñador
4 ¿Son aprobados los bocetos? Jefe de diseño
5 Realizar el patronaje de los diseños Diseñador
6 Transportar a modelado Diseñador
7 Crear moldes de diseño para las premuestras Diseñador
8 Transportar los moldes al área de diseño Diseñador

9 Analizar las telas y accesorios con las Jefe de diseño y diseñador

que se cuentan

10 ¿Se utilizan las telas disponibles? Jefe de diseño y diseñador

11 Realizar orden de compra a los proveedores Jefe de diseño y diseñador
12 Revisión de estampados y bordados Jefe de diseño y diseñador
13 Transportar a bordados o estampados diseñador
 14 Elaborar premuestras aprobadas diseñador

15 Transportar a producción diseñador

16 Orden de corte de 18 piezas Jefe de diseño
17 Elaborar hoja de costos Jefe de producción
18 Elaboración de carta de colores para diseñador
los vendedores

19 Elaboración de la ficha técnica diseñador

9 CONTROL DEL CAMBIO

VERSIÓN FECHADD/MM/AAAA ITEMMODIFICAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
O
001 31/05/2020 - Jefe de diseño Creación del
documento

ELABORA REVISA APRUEBA

Cargo: jefe de diseño y Cargo: Analista de Cargo: Coordinador de

diseñador calidad diseño

Nombre: Vicente Hernández Nombre: Luis Quiñonez Nombre: Antonio Arango

y Alfonso Ramos

Firma: Firma: Firma: