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GESTIÓN DE ARCHIVOS
Reproducción y cotejo de la
información de archivo documental a
digital
Digitalización de documentos
Digitalizar un documento es la acción mediante
la cual la información que contiene es capturada
y transformada a lenguaje procesable
informáticamente.
Un escáner es un periférico que puede capturar
texto o imágenes impresas sobre diferentes
superficies (papel, cartulinas, papel fotográfico,
etc.) y transformarlos en un archivo de imagen o
de texto que pueda ser procesado y almacenado
en un equipo informático.
•La resolución: a mayor resolución mayor
calidad del archivo
•Sistema de reconocimiento óptico de
caracteres (OCR)
Emisión de documentos electrónicos
La obligación legal de conservar determinados
documentos originales como las facturas, ha
hecho tradicionalmente que las empresas tengan
que gestionar un volumen ingente de papel donde
están contenidas.
El documento electrónico ha de estar firmado
mediante una firma electrónica basado en un
certificado reconocido y transmitido de un
ordenador a otro con el consentimiento de ambas
partes.
La firma electrónica es un método criptográfico
que asocia un mensaje o documenta una persona
e incluso garantiza la integridad del documento.
Archivo de correos electrónicos
A pesar de que los equipos informáticos y los
mismos proveedores del servicio de correo
electrónico acostumbran a incorporar
sistemas de búsqueda que nos permiten
encontrar rápidamente un determinado
mensaje, también tienen la opción de
organizar el archivo de correos electrónicos.
Encontramos diferenciados los dos sistemas
habituales de gestión del correo electrónico:
el correo web y los programas clientes de
correo electrónico como Outlook o
Thunderbird.
Ambos sistemas nos permiten la creación de
carpetas para el correcto archivo de los
correos electrónicos.
Firma y certificado electrónico
Firma digital: Se utiliza en transacciones financieras y su finalidad es
prevenir la falsificación y la manipulación.
Firma electrónica: conjunto de datos relacionados a una persona
consignados en forma electrónica, y sirven como identificación del
firmante, con el mismo valor que la firma manuscrita.
Certificado electrónico: documento firmado electrónicamente por
una Autoridad de Certificación que asigna la identidad de cada
persona con la firma electrónica, mediante el uso de claves
criptográficas, y dándole de alta como firmante en el entorno digital.
Garantiza la autenticidad de la firma electrónica, y es básico para
realizar gestiones desde nuestro propio ordenador sin tener que
desplazarnos.
La Autoridad de Certificación (AC) es una entidad que emite y revoca
los certificados que acompañan a las firmas electrónicas, le da validez
legal y temporal ante terceros.
El DNI electrónico (DNIe)
El Documento Nacional de Identidad (DNI) tradicional tiene
suficiente valor para acreditar la identidad de las personas. La
aparición del DNI electrónico le ha dado nuevas utilidades
como son acreditar electrónicamente la identidad de la persona
y firmar documentos electrónicos, otorgándoles una validez
equivalente a la firma manuscrita.
Ventajas e inconvenientes del
archivo en soporte digital
Últimamente, cada vez más empresas y organismos públicos
aplican políticas “cero papel”, que son aquellas encaminadas a
reducir la utilización de documentos en el soporte papel
tradicional.
Entre las principales ventajas:
Necesita menor espacio
sistemas de búsqueda automática de documentos
Facilidad de reproducción
Menor gasto de impresión
Facilidad de acceso
No se deteriora por el paso del tiempo
Algunos inconvenientes:
Menor comodidad para visualizar.
Puede facilitar el acceso a la información a personas no
autorizadas
problemas de funcionamiento en la red que no
permitan o demoren el acceso a la documentación.
Si no se tienen habilitados sistemas de copias de
seguridad, esta es susceptible de eliminación accidental o
por rotura de los soportes digitales
pueden no tener la misma validez legal.
Procedimientos de acceso, búsqueda,
consulta, recuperación, actualización,
conservación y custodia de la
información archivada
Archivo: establecimiento de los derechos de acceso
A lo largo de los tiempos, se ha considerado que la información es
una herramienta estratégica para cualquier institución.
Normalmente, las empresas han valorado mucho la exclusividad de
la información de que pueden disponer.
Lo que quizá no es tan obvio es que esta información se ha de
preservar, también, de algunos de los trabajadores y trabajadoras
de la misma empresa
El derecho de acceso es la autorización que se otorga a una persona
o grupo de personas para que puedan acceder a una determinada
documentación cuando lo necesiten para el desarrollo de la su
trabajo.
El control de la documentación
Además de disponer de un archivo bien organizado, lo tendremos
que dotar también de elementos de control de la documentación,
los cuales nos permitirán hacer un seguimiento cuidadoso de la
documentación cuando sale del archivo.
Puede pasar que las copias se acaben archivando, la cual cosa
duplicaría la documentación. Para evitar este problema, es
recomendable anotar la palabra copia en los documentos que no
son originales.
Libro de control de salida de la documentación
Sistemas de conservación y seguridad
del archivo físico
Será necesario que haya una persona responsable del archivo si
queremos que éste funcione bien. Las funciones del responsable del
archivo serán:
• Conocer la ubicación de los documentos y el sistema de archivo
• Marcar las normas de uso y clasificación
• Ser responsable de la presencia y conservación adecuada de los
documentos
• Determinar los pasos a seguir para la salida de documentos por
cesión o eliminación
La destrucción de la documentación
Una vez que la documentación llega al archivo inactivo, empieza la
cuenta atrás hacia su destrucción, o la transferencia al archivo
histórico en el caso que la documentación se quiera conservar de
manera permanente.
Recordemos que la legislación marca los períodos
durante los cuales la empresa ha de conservar
una documentación determinada.
Cada vez está más extendida la utilización de
maquinaria para la destrucción de la
documentación.
Cuando el volumen de documentación a destruir
en una empresa es muy elevado se pueden
contratarlos servicios de empresas especializadas
en la destrucción de la documentación.
La protección de datos de carácter personal, establece tres
niveles de seguridad en los datos contenidos en los
documentos: bajo, medio y alto.
Nivel de seguridad en la destrucción de documentación
Norma DIN 32757
1. Nivel de seguridad 1: Tiras de un máximo de 12 mm de
ancho.
2. Nivel de seguridad 2: Tiras de un máximo de 6 mm de
ancho.
3. Nivel de seguridad 3: Tiras de un máximo de 2 mm de
ancho. / Partículas de un máximo de 4 x 80 mm
4. Nivel de seguridad 4: Partículas de un máximo de 2 x 15
mm
5. Nivel de seguridad 5: Partículas de un máximo de 0,8 x 12
mm
A estos niveles se puede añadir el nivel 6 que aunque no se
encuentre recogido por la norma también está estandarizado
y que fija partículas de un máximo de 0,8 x 5 mm
Podemos establecer una relación entre los niveles de seguridad que
marca la normativa española y la de la norma DIN que recoge los
niveles de seguridad de las destructoras de documentación
Cada responsable de documentación ha de saber cuál es la
documentación de la cual es responsable en lo que respecta a
su destrucción. Igualmente, ha de conocer también sobre que
documentación no tiene suficiente autonomía para decidir si se
puede destruir o no.
Seguridad en la elaboración, transmisión
y custodia de documentación
Aunque las ventajas de la implementación de las nuevas tecnologías
son patentes y superan ampliamente los inconvenientes, lo cierto es
que estas tecnologías también implican ciertos riesgos que cabe
tener presentes para prevenir dolores de cabeza.
Pérdida de medios móviles.
Una de las principales preocupaciones de equipos directivos que
utilizan agendas electrónicas, PDA, Smartphone, teléfonos móviles u
ordenadores portátiles es la facilidad de estos aparatos de perderse
o ser robados.
Sucede lo mismo con los sistemas de almacenaje digital como los
discos duros portátiles y las memorias USB. Especialmente éstas
últimas se pierden muy fácilmente. para no exponer la información
que contienen es utilizar un programa que encripte la información
que contienen o la protejan con alguna contraseña.
Algunas recomendaciones
orientadas a evitar la pérdida
de la información contenida
en estos aparatos:
• Hacer, periódicamente,
copias de seguridad de la
información contenida en
estos medios
• Evitar almacenar
información sensible para
la empresa
• Utilizar contraseñas para
dificultar el acceso de
terceras.
• Cambiar las contraseñas
periódicamente
