CAPÍTULO 1
1. Definición del Problema:
1.1. Descripción del problema:
El desarrollo del presente proyecto está orientado a solucionar un
problema social a raíz de la pandemia mundial del Covid-19; donde en
el
Perú, pequeños negocios de distintos rubros se han visto perjudicados
económicamente. Asimismo, la tecnología ha demostrado ser una
herramienta importante para la actualidad.
Debido a la facilidad de contagio por la Covid-19, es que muchas
MYPES en el rubro de ventas han visto una disminución exponencial en
sus ingresos, además el gobierno implementa protocolos de bioseguridad
para las empresas (disminución del aforo permitido), esto trajo como
consecuencia la disminución de clientela e ingresos. Ante ello, las
empresas se vieron en la obligación de implementar tecnología para la
nueva normalidad.
Con el objetivo de apoyar a estas MYPES para que no se vean
perjudicados, es que desarrollamos el presente proyecto basado en un
sistema de información para la farmacia “IXAFARMA” con rubro
servicio en la sección salud, de la cual esta empresa tiene deficiencias en
la parte de almacén. Con este sistema de información, esta farmacia
tendrá mayor facilidad de administrar sus productos, organizar, verificar
el stock con la que cuenta, y actualizar el stock una vez solicitado por
los encargados. Una funcionalidad resaltante del proyecto es que
permite realizar una organización rápida y sencilla para los almaceneros.
Y, como último, pero no menos importante, se encuentra un portal para
el almacenero y administrador. El cajero podrá visualizar los productos
en el aplicativo de la farmacia, y con la facilidad de solicitar los
productos faltantes al almacenero. El acceso del administrador será para
conocer el stock actualizado en tiempo real mediante el portal,
actualizando o agregando productos disponibles en coordinación con el
encargado de almacén.
En conclusión, todo nuestro proyecto está orientado a las MYPES en el
sector de servicio de almacén, de manera que no exija una inversión
costosa y puedan impulsarse en estos tiempos tan difíciles donde el
menor contacto es de vital importancia.
2. Definición de Objetivos:
Ante la problemática mencionada anteriormente se establecen objetivos los cuales
serán mencionados a continuación para que puedan ser comprendidos.
2.1. Objetivos Generales:
Implementar un sistema de gestión de almacén para la Farmacia
“IXAFARMA”, en el distrito de Lima en el año 2022, con el propósito de
mejorar los procesos de administración.
2.2. Objetivos Específicos:
• Determinar el impacto del sistema de información en la generación de
pedidos.
• Determinar el impacto del sistema de información para la recepción de
medicamentos.
• Determinar el impacto del sistema de información en la reposición de
medicamentos.
2.3. Alcance y limitaciones:
2.3.1. Alcance:
El sistema contará con lo siguiente:
- El sistema contará con información actualizada de los productos disponibles,
información de los proveedores, etc.
- El sistema cubrirá las necesidades del usuario al gestionar los productos de
forma ágil.
- Mantenimientos de usuarios y personal administrativo.
2.3.2. Limitaciones:
- El sistema será administrado en el SO de Windows.
- El sistema requiere conexión a internet para la ejecución de la base de
datos por perfil.
2.4. Justificación:
La presente investigación está sustentada y basada en la idea de poder
desarrollar una solución en base a un aplicativo web, a través del cual se
busca automatizar el proceso organizacional de gestión de almacén de una
farmacia mediante el registro de toda la información del almacén de la
farmacia IxaFarma.
La implementación del sistema juega un papel muy importante, ya que permitirá
conocer el estado del almacén, la cantidad, generar reportes, características y
listado de productos. Además, debido a que es un aplicativo web, se podrá
disponer de toda la información en tiempo real, desde cualquier dispositivo
con un navegador web. Uno de los beneficios extra de la implementación del
presente aplicativo web es que el administrador contará con los listados de
productos y proveedores para las distintas tomas de decisiones.
Finalmente, un reto de hoy en día dentro del desarrollo web es la responsividad y
aplicar todas tecnologías para la mejor user-experience y con la fácil
usabilidad del aplicativo web.
2.5. Estado del arte:
A continuación, se mostrarán trabajos relacionados a un sistema de gestión de
almacén de una farmacia.
2.5.1. Antecedentes Nacionales:
La salud en el Perú es un tema muy importante que está muy descuidado
desde hace bastante tiempo, ahora en épocas del coronavirus recién las
autoridades están tomando acciones para tratar de mejorar. Por ello, es
muy importante conocer sobre la salud que viene a ser el estado general de
un organismo vivo, en tanto ejecuta sus funciones vitales de una forma
eficiente, lo cual le permite desenvolverse adecuadamente en su entorno.
“Incluye diversas interpretaciones subjetivas de lo que significa
"sentirse bien" y que por cierto es mucho más abarcativo que
simplemente "no sufrir de enfermedad alguna". Curiosamente, sin
embargo, a veces olvidamos que la salud mental es parte integral de
"sentirse bien", consecuentemente, cuando reclamamos el derecho a
la salud, con sus componentes de atención oportuna y adecuada de la
salud física y mental y de los determinantes que le subyacen
(educación, por ejemplo), olvidamos el derecho a la salud” (Rondon,
M. p.23, 2017)
Según la autora citada líneas arriba salud es sentirse bien lo que ayuda a
realizar nuestras actividades cotidianas, sin salud no podemos hacer nada,
pero la autora enfática que la salud no solo es en lo físico, sino que
también es parte de lo espiritual, de la salud mental que es incluso más
importante que la salud física, por ello, la salud debe ser integral
abarcando física, psicológica y emocional.
"Según el ejecutivo, hay muchas empresas en el país que, por su bajo
volumen y complejidad de negocio, trabajan con sistemas básicos de
gestión, basados principalmente en hojas de cálculo." (Semana
económica
- Ipsos Perú, 2013, p. 6)
Actualmente la gran mayoría de pymes no cuentan con sistemas de
gestión automatizadas, pero si trabajan con sistemas de gestión
tradicionales, haciendo de este un trabajo más arduo y en muchos casos
generando pérdidas.
El siguiente tema de investigación, la gestión de abastecimiento de
medicamentos en el sector público peruano: Nuevo modelo de gestión. Se
toma como contexto nacional y se obtiene una percepción del autor José
Félix Salazar Araujo en relación con la gestión de almacén, la cual
expresa la finalidad en parte del desarrollo del proyecto.
“El sistema de abastecimiento público de medicamentos juega un rol
importante en la provisión de servicios de salud de calidad, por ello
requiere que su gestión sea eficaz y eficiente. El artículo analiza la
situación actual del abastecimiento público de medicamentos en el
Perú y los principales problemas que enfrenta y sus oportunidades.
En concordancia con las políticas de modernización de la gestión
pública y la reforma del sector salud, se propone implementar el
modelo de demanda continua en la gestión de inventarios, nuevas
estrategias de compra y la integración de la gestión almacenamiento
y distribución de medicamentos entre las entidades públicas que
proveen servicios de salud.” (José Salazar, 2014, p. 160)
Esta interesante investigación del autor José Salazar nos muestra un
análisis en el sector de Almacén. Debido a que no contamos con una
buena administración en el sector de almacén por varios factores. Con eso,
la aparición de las aplicaciones de escritorio o web nos facilitan el arduo
trabajo y un orden en la gestión de los medicamentos en el área de
almacén.
2.5.2. Antecedentes Internacionales:
Si le preguntamos a varias personas que entienden por salud, seguramente
obtendremos una variedad de respuestas: algunos dirán que es no estar
enfermo o enfermarse poco, otros que es sentirse bien, otros que es poder
vivir como desean hasta una edad avanzada, desarrollarse plenamente,
sostener una calidad de vida aceptable, vivir en armonía con el medio
ambiente por ello recurrimos a la definición de Pardo que afirma:
“Salud es el hábito o estado corporal que nos permite seguir
viviendo!, es decir, que nos permite superar los obstáculos que el
vivir encuentra a su paso. Porque, efectivamente, vivir no es
simplemente "estar", como una piedra. Vivir implica una actividad
interna del ser vivo que consigue mantener una cierta independencia
y diferenciación de su ámbito exterior” (Pardo, A, p.14, 2018)
Al investigar sobre la salud, no encontramos con la postura de Pardo, que,
según él, la salud se dedica al logro común del estado físico, mental y
social de bienestar para vivir, la cual es hace que consigan una
independencia compatible con el conocimiento y recursos disponibles en
un tiempo y lugar determinados; con el propósito de contribuir al
desarrollo de la vida de los seres humanos y de la sociedad.
"Las necesidades de mejora en gestión de stocks y la mayor
disponibilidad de sistemas automáticos, están haciendo que muchas
empresas inviertan en técnicas modernas para almacenamiento y
manipulación de productos.” (Garriga, 2008, p. 5)
Ante esta premisa se concluye que el uso de las tecnologías de la
información ayuda enormemente en cualquier tipo de gestión, en nuestro
caso la gestión de stocks además cabe resaltar que el uso de estas optimiza
tiempo en los procesos y sobre todo previene pérdidas.
El sistema de gestión de inventarios tiene como fin optimizar el buen uso
del manejo en los niveles de rotación que estos presenten, soportado en las
metodologías de control ya establecidas según normas. Durante muchos
años el problema interno ha sido que la empresa no ha encontrado un
método acorde a su necesidad, sino que simplemente se guía más por su
instinto comercial y empresarial, sin buscar nuevas alternativas que
presente la mejor solución en el manejo de los inventarios, estancándose
con métodos tradicionales que no aportan en la forma de llevar sus
indicadores comerciales en cuanto al manejo de los artículos que se
comercializan.
Asimismo, la percepción de William Marín con la gestión de
almacén, la cual expresa la finalidad en parte del desarrollo del
proyecto. “El sistema de gestión de inventarios tiene como fin
optimizar el buen uso del manejo en los niveles de rotación que estos
presenten, soportado en las metodologías de control ya establecidas
según normas existentes, de lo anterior se hace referencia de estas en
el marco legal, el cual establece la comercialización para los
artículos farmacéuticos”.
Esta interesante investigación del autor William Marín nos muestra
algunos modos de agilizar el trabajo en el área de Almacén. Por ello
hablando de nuestro la farmacia IxaFarma en la actualidad presenta la
necesidad de mejorar su sistema de inventarios por lo que se evidenció en
el histórico de la empresa que nadie había establecido la importancia sobre
este tema, y en la actualidad no se tiene ninguna investigación sobre el
mismo, encontrando las siguientes falencias: Manejo inadecuado en el
stock de inventarios, material obsoleto, exceso de inventario, baja rotación
y saber cuánto pedir y cómo pedir con el fin de cubrir los requerimientos
de los clientes y así poder despachar los artículos cumpliendo con los
tiempos establecidos de entrega, desarrollando una mejor productividad en
busca de optimizarán el buen uso de los inventarios.
CAPITULO 2
MARCO TERORICO
1. Fundamento Teórico:
En este marco teórico, permitirá pasar por alto la lectura fuera de este contenido
presentado, contenido externo a este, para un mejor entendimiento del planteamiento y
desarrollo del proyecto dado, sobre la impresión o impacto causado por los sistemas de
información enfocado al sistema de gestión de almacena de productos farmacéuticos en la
farmacia “IXAFARMA” con sede en el distrito de Lima
1.1. Variable dependiente: Gestión de Almacén
El sistema de gestión de almacenes es un proceso logístico que tiene como objetivo la
recepción, el mantener los productos o artículos que se encuentran a disposición de las
empresas o microempresas, de tal manera que se pueda administrar eficientemente,
incluyen también los movimientos físicos que este pueda tener, y poder registrarlos para
que no haya ninguna pérdida o algún movimiento raro en los productos o artículos
almacenados.
Los productos almacenados, con regularidad suelen estar identificados mediante un
código, sea de barras u otros. Estos códigos son únicos, lo que les permite poder
identificarlos con más rapidez.
Estos procesos son largos y complejos, cada empresa o micro empresa debe tener en claro
que es lo que se va a almacenar y cómo gestionarlo o administrarlo, según Iglesias, A.
(2012) plantea algunas definiciones y objetivos de la gestión de almacén:
Teniendo en cuenta, los objetivos que persigue la Logística y los objetivos que persiguen los
departamentos que se relacionan con la función de almacenaje, deberemos establecer unos
objetivos generales de partida tanto para el diseño del almacén como para la posterior gestión del
mismo:
Objetivos relacionados con el coste:
Aprovechar el espacio. El almacén debe disponer en todo momento de la superficie ajustada a
las necesidades del inventario y a los procesos de manipulación que en el mismo se desarrollan.
Optimizar los tiempos de manipulación. Debemos disponer de los recursos adecuados de
manipulación y almacenaje, así como tener un diseño de almacén que favorezca este objetivo.
Facilitar el control de los inventarios. Hay que establecer unas reglas de juego, unos criterios de
gestión y apoyarnos en unos sistemas de información adecuados a nuestras necesidades para
garantizar la variable básica de la gestión de un almacén.
Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/ cliente. La evolución de los
elementos de almacenaje, manipulación, hardware etc. que podemos utilizar en almacenes ha
evolucionado mucho, cada empresa debe ajustar estos elementos a sus necesidades y a su
capacidad financiera
Objetivos relacionados con el servicio:
Disminuir el número de errores en el servicio al cliente. El factor básico en cualquier empresa
es el cliente, no cometer errores en los pedidos que nos realizan permiten avanzar en la
consecución de uno de los grandes objetivos de las compañías que es la fidelización del cliente.
Mantener la rotación de stocks a un nivel que no genere ni excesos ni roturas del mismo. Al
cliente hay que darle una respuesta rápida necesitamos controlar el inventario y disponer en todo
momento de las cantidades en específico que nos solicite dentro de nuestros almacenes.
Capacidad de adecuarse a la evolución de las necesidades de los clientes/ productos. La
evolución de los mercados es continua, el cliente va cambiando y el almacén en todos sus
aspectos desde infraestructuras a procesos operativos se debe ir adecuando a las necesidades de
los mismos. (p. 4).
Según lo mostrado por Iglesias, A. (2012) se puede dar a conocer que el proceso logístico
que implementan las empresas es muy efectivo para el guardado de productos.
1.2. Variable independiente: Sistema
Un sistema de información tiene como principal objetivo la gestión y
administración de la información o datos. La importancia de este sistema tiene
como cabida en la obtención simple o cómoda de la información de manera
segura hacia quienes deban tener el acceso. Los componentes del sistema de
información, da a conocer una serie de procesos bien planteados que consiste
en, principalmente, la entrada de los datos, seguida de la gestión y el proceso
de estos, el almacenaje, y la salida hacia quienes quieran tener acceso a estos
datos o tengan autorizado la visualización de estos mismos. Según un artículo
hecho por la Licenciada en Comunicación Audiovisual por la Universidad de
Málaga (España) Rosario Peiró (2020) menciona como es el funcionamiento
de una función:
Esta es la metodología habitual:
La entrada de la información. En este paso se da entrada a la
información de manera automática o manual, dependiendo de la
técnica que se utilice para incluir los datos. Las manuales las introduce
directamente el usuario, las automáticas se gestionan a través de
información recibida o proveniente de otro tipo de áreas y módulos.
Las formas de entrada más habituales de registros y datos son las
siguientes: códigos de barra, el teclado de un ordenador, cajas
registradoras, sistemas de voz, un escáner, entre otros.
El procesamiento de la información registrada. En el sistema
existen una serie de operaciones y acciones que previamente se han
configurado y establecido. Una vez que se ha producido la entrada de
la información se procede a transformar esos datos en información
requerida para la toma de decisiones, valoración, investigación y
análisis para llevar a cabo un balance o visión general en función de
los contenidos que resultan de este proceso.
El almacenamiento de la información. Esta opción permite que la
información quede registrada en el sistema, en un ordenador, por
ejemplo. De esta forma, si quiere revisarse o acceder a ella cuando se
requiera, siempre estará almacenada y accesible para las tareas que se
requieran. En los ordenadores suele almacenarse en discos duros
interno, o extraíbles, o incluso en los CDs habituales, aunque su
utilización suele ser menor, y en muchos ordenadores se ha dejado de
incluir el soporte para ellos.
La salida de la información. En este caso la información que está
incluida en un determinado soporte y previamente procesada, facilita a
un usuario a que tenga acceso a ella y pueda sacarla a través de
diferentes dispositivos como: usb, impresoras, sistemas de voz, entre
otros.
Mediante esto podemos concluir que parte del sistema de gestión es también
relevante a la hora de implementar un proyecto que incluye el almacenamiento
de datos.
2. ANEXO:
2.1. Lean Canvas
2.2. Project Charter
2.3. Diagrama de Gantt
2.4. Work BreakDown Structure
