DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

PARA MEJORAR EL MANEJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE DOTACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN PARA LA EMPRESA ACCIONES&SERVICIOS

DIRECTOR:
MARYORY PATRICIA VILLAMIZAR LEON
Docente de planta de la facultad de ingeniería industrial

ESTUDIANTE:
WILMER FERNEY GELVEZ RAMIREZ
ID: 000268565
Proyecto requerido como requisito
para optar al título de ingeniero industrial

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

SECCIONAL BUCARAMANGA
ESCUELA DE INGENIERÍAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
2019
DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
PARA MEJORAR EL MANEJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE DOTACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN PARA LA EMPRESA ACCIONES&SERVICIOS

WILMER FERNEY GELVEZ RAMIREZ

000268565

Proyecto requerido como requisito

para optar al título de ingeniero industrial

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

SECCIONAL BUCARAMANGA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
2019

2
 Contenido

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 8
2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................... 9
2.1. LA EMPRESA ............................................................................................................. 9
2.2. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................... 9
3.2.1 Misión .................................................................................................................... 9
3.2.2 Visión .................................................................................................................. 10
3.2.3 Política integral .................................................................................................... 10
2.3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA ........................................................................ 11
3. ALCANCE Y LIMITACIONES ...................................................................................... 12
3.1. ALCANCE ................................................................................................................. 12
3.2. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 12
4. ANTECEDENTES ........................................................................................................... 13
5. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 17
6. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 19
6.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 19
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................... 19
7. MARCO DE REFERENCIA ........................................................................................... 20
7.1. MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 20
7.1.1. Concepto de inventarios ....................................................................................... 20
7.1.2. El inventario en la empresa ................................................................................... 21
7.1.3. Tipos de inventarios ............................................................................................. 23
7.1.4. Manejo y control de inventarios............................................................................ 27
7.1.5. Sistemas de inventarios ........................................................................................ 30
7.1.6. Pasos para realizar un inventario........................................................................... 31
7.1.7. Modelo general de inventarios .............................................................................. 32
7.1.8. Cantidad de pedido económico (EOQ)......................................................................... 33
8. DISEÑO METODOLOGICO .......................................................................................... 36
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.................................................................................... 36
9. ACTIVIDADES DESARROLLADAS ............................................................................ 37
10. ANALISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS .......................................................... 39

3
 10.1. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO: “DETERMINAR EL
MODELO DE INVENTARIO QUE MEJOR SE AJUSTE A LAS CARACTERISTICAS
NECESARIAS PARA EL ALMACENAMIENTO TANTO DE DOCUMENTACIÓN
COMO DE DOTACIÓN...................................................................................................... 39
10.3. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO “DISEÑAR UNA
HERRAMIENTA QUE CONTROLE EL REINTEGRO DE IMPLEMENTOS, Y
DOCUMENTOS QUE SE LE ENTREGUEN A CADA UNO DE LOS
COLABORADORES, PARA EVITAR PÉRDIDAS Y MALENTENDIDOS A CORTO Y
LARGO PLAZO”. ............................................................................................................... 52
10.4. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO “MEJORAR LA
ORGANIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES QUE PERMITA
FACILITAR LA BÚSQUEDA Y EXISTENCIA DE DISTINTOS DOCUMENTOS”. ... 58
11. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 59
12. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 60
13. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 61
14. REFERENCIAS ............................................................................................................ 61
15. ANEXOS ....................................................................................................................... 62

Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1. Menú Modelo de Control de Inventario. ............................................................... 40

Ilustración 2. Ventana productos del modelo de inventario. ....................................................... 41
Ilustración 3. Almacenamiento de documentos. ......................................................................... 42
Ilustración 4. Ventana movimientos del modelo de inventario. .................................................. 43
Ilustración 5. Formato de selección de artículos. ........................................................................ 43
Ilustración 6. Selección de movimiento...................................................................................... 44
Ilustración 7. Botones limpiar o grabar. ..................................................................................... 45
Ilustración 8. Ventana Entradas ................................................................................................. 45
Ilustración 9. Creación de Macros. ............................................................................................. 46
Ilustración 10. Ventana Modelo EOQ. ....................................................................................... 47
Ilustración 11. Formulario EOQ................................................................................................. 48
Ilustración 12. Formulario EOQ diligenciado............................................................................. 49
Ilustración 13. Guardar cambios. ............................................................................................... 51
Ilustración 14. Ejemplo reintegro de dotación. ........................................................................... 53
Ilustración 15. Ventana documentos .......................................................................................... 55
Ilustración 16. Grabar y/o limpiar datos. .................................................................................... 56
Ilustración 17. Ejemplo entrada de documentos. ........................................................................ 56
Ilustración 18. Reintegro de documento. .................................................................................... 57

4
 Anexos

Anexo A. MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS ...........................................................62

5
 RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO

TITULO: DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DE UN MODELO DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS PARA MEJORAR EL MANEJO DE ENTRADAS Y SALIDAS
DE DOTACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PARA LA EMPRESA
ACCIONES&SERVICIOS

AUTOR(ES): WILMER FERNEY GELVEZ RAMIREZ

PROGRAMA: Facultad de Ingeniería Industrial

DIRECTOR(A): MARYORY PATRICIA VILLAMIZAR LEON

RESUMEN

En el proyecto que se presenta a continuación se muestran los problemas en el sistema de inventarios

que surgen en la empresa Acciones&Servicios, los cuales se dieron a conocer mediante un diagnóstico
y reconocimiento en los procesos de la empresa a los cuales se tuvo acceso, recolectando datos y
observando distintas situaciones problema donde se realizaron análisis y estudios detallados, dando
como resultado que la empresa tenía fallas, perdidas de dinero, y demoras en distintas tareas. De los
problemas ya mencionados se tienen algunas causas como, el no tener conocimiento del número real
de dotación e implementos que entra a la empresa, y la cantidad y referencia que se le entrega a los
colaboradores y la fecha en que se hace esta entrega, como también la fecha en la que ingresa
nuevamente. Como solución a estos problemas se propuso diseñar e implementar un modelo de
gestión de inventarios para que la empresa tenga un mayor control de estos. Con este sistema de
inventario diseñado gracias a la herramienta Excel, ayudara a tener conocimiento de las entradas de
implementos al inventario y la fecha de entrada como también conocer la salida de algún implemento
con su respectiva fecha, agilizando procesos, también con ayuda de un modelo EOQ conocer
detalladamente aquellos pedidos que se harán en el futuro, por ejemplo, la cantidad máxima a pedir,
como cuantas veces al año hay que pedir, y costos totales. Después de implementado el sistema de
inventarios que se diseñó, se obtuvo una gran mejora en el control de inventarios de la empresa. Se
recomienda digitar todo artículo que llegue en el modelo de inventario para tener siempre los datos
actualizados y también antes de cada pedido utilizar el modelo EOQ para evitar mayores costos, o de
pronto faltantes de inventarios.

PALABRAS CLAVE:

Inventario, gestión, pedidos, sistema, control, EOQ

V° B° DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

6
 GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE

TITLE: DESIGN AND IMPLEMENTATION OF AN INVENTORY MANAGEMENT

MODEL TO IMPROVE THE MANAGEMENT OF ENTRIES AND OUTPUTS
OF EQUIPMENT AND DOCUMENTATION FOR THE COMPANY
ACTIONS & SERVICES

AUTHOR(S): WILMER FERNEY GELVEZ RAMIREZ

FACULTY: Facultad de Ingeniería Industrial

DIRECTOR: MARYORY PATRICIA VILLAMIZAR LEON

ABSTRACT
The project presented below shows the problems in the inventory system that arise in the company
Acciones&Servicios, which were made known through a diagnosis and recognition in the processes
of the company to which they had access, collecting data and observing different problem situations
where detailed analyzes and studies were carried out, resulting in the company having failures, loss
of money, and delays in different tasks. Of the problems already mentioned, there are some causes,
such as not knowing the actual number of equipment and implements that enter the company, and
the amount and reference given to the collaborators and the date this delivery is made, as well as
the date on which you enter again. As a solution to these problems, it was proposed to design and
implement an inventory management model so that the company has greater control over these.
With this inventory system designed thanks to the Excel tool, will help to have knowledge of the
inputs of the inventory and the date of entry as well as know the output of an implement with its
respective date, streamlining processes, also with the help of a model EOQ know in detail those
orders that will be made in the future, for example, the maximum amount to request, how many times
a year you have to order, and total costs. After implementing the inventories system that was
designed, a great improvement was obtained in the inventory control of the company. It is
recommended to type in any article that arrives in the inventory model to always have the data
updated and also before each order use the EOQ model to avoid higher costs, or suddenly missing
inventories.

KEYWORDS:

Inventory, management, orders, system, control, EOQ

V° B° DIRECTOR OF GRADUATE WORK

7
 1. INTRODUCCIÓN

La empresa Acciones&Servicios ha venido presentando problemas con sus inventarios, más

específicamente en las entradas y salidas de implementos y dotación, que se les entregan

constantemente a sus colaboradores.

Estos problemas de inventarios ha llevado a la empresa a tener demoras en sus procesos como lo

es la búsqueda de inventario disponible ya sea en cuadernos o hojas en las que hayan copiado,

como tampoco saber en qué fecha y que tipo de dotación o implemento ha salido, también incurre

en gastos adicionales eh inventarios que no rotan, ya que a veces en pedidos anteriores sobraban

uniformes pero para el próximo pedido de dotación , volvían y hacían el mismo pedido, sin tener

conocimiento del inventario que ya tenían y así seguía aumentando el inventario con dotación que

no se iba a entregar.

El objetivo principal de este trabajo es diseñar e implementar un modelo de gestión inventarios que

mejor se adapte a las necesidades de la empresa, y así ayudar a la empresa a tener un mayor control

de sus inventarios, conociendo que referencia de dotación o implemento ingresa o sale de la

empresa con su respectiva fecha, todo esto es posible gracias a la herramienta Excel que nos

facilitara el acceso a todos esos datos, y nos agilizara procesos, como lo es saber que dotación o

implementos hay en stock, de que referencia hay disponible, y si no, es que fecha salió.

8
 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1. LA EMPRESA

 Nombre de la empresa: Acciones& Servicios S.A.S regional Bucaramanga

 Actividad económica: 7830 otras actividades de suministro de recurso humano

 Número de empleados:15

 Teléfono: 6477770

 Dirección: calle 54# 31-17 antiguo campestre

 Página web: https://www.accionplus.com

2.2. RESEÑA HISTÓRICA

Acciones y servicios es una sociedad por acciones simplificadas matriculada el 29 de

septiembre de 1998 con domicilio de registro en la ciudad de Cali y hace parte del grupo

Acción Plus. Esta empresa se dedica principalmente ser outsourcing de servicios en

distintas empresas especialmente en las áreas de gestión humana, como también en las

actividades de mercadeo e impulso en puntos de venta y adicionalmente en servicios de

aseo y mantenimiento.

3.2.1 Misión

Generan trabajo a muchos colombianos para la implementación de soluciones de

servicios de outsourcing y el suministrar talento humano, lo cual da un impacto

positivo y sostenible a la vida de los trabajadores y la productividad de los clientes.

9
3.2.2 Visión

Llegar a ser una empresa reconocida por tener un sistema operacional muy eficiente

y generar satisfacción tanto a clientes internos como externos.

3.2.3 Política integral

En todas las sucursales de la empresa, para dar respuesta a las empresas clientes se

da soluciones de outsourcing en sus áreas de gestión humana y suministro de

personal y que sea de manera oportuna y eficiente, ya que el talento humano con el

que cuentan es muy competente y comprometido que también cuentan con el apoyo

del avance tecnológico, ofreciendo servicios que cumplen con las necesidades y las

expectativas de los clientes, a través de procesos y procedimientos seguros, y algo

de resaltar es que se previenen las actividades fraudulentas, que en algún momento

pueden afectar en los pasos de la cadena de valor. Se tiene conciencia de la

importación al brindar protección a sus ayudantes y fomentar que en los grupos de

interés haya responsabilidad social, se comprometen con el cumplimiento

disposición legal y otros requisitos que se hayan acordado internamente o con los

clientes, también se promueve la participación del comité paritario de salud

ocupacional y se hace la asignación de los recursos humanos, físicos, tecnológicos

y financieros, que son necesarios para la buena gestión de los riesgos laborales e

impactos ambientales, previniendo accidentes de trabajo, daños a las propiedades

de la empresa, de los terceros o del medio ambiente, y también de enfermedades

laborales. Con las mejoras continuas que se han realizado en el sistema integrado de

gestión, habrá un impacto positivo y sostenible en la vida de los colaboradores de la

empresa y la productividad de los clientes.

10
2.3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

Actualmente la empresa está presentando problemas en el área de inventarios más

específicamente con el control de estos, gracias a un estudio y análisis en los procesos que

tiene la empresa se pudo encontrar que el manejo que esta empresa le está llevando a sus

inventarios, lo está haciendo de una forma errónea, ya que no hacen conteos de lo que entra

o sale en la empresa, tampoco saben la cantidad de implementos que hay que darles a los

colaboradores, y después de hacer esta entrega no hay un conteo post entrega, para conocer

qué referencia sobro, en que cantidad sobro.

Con la presencia de este problema se trabajará durante la practica con el fin de darle

solución a este tema, diseñando e implementando un modelo de gestión de inventarios para

darle un mejor control de a sus inventarios conociendo que tipo de implementos entran a la

empresa y que referencia sale, y añadiendo un mayor control a este, se actualizara cada dato

ya sea de entrada o salida con su respectiva fecha.

11
 3. ALCANCE Y LIMITACIONES

3.1. ALCANCE

Primero se hablará de los tipos de objetos e implementos a los cuales se tendrá acceso y

manipulación, como lo son los inventarios de dotación para mercaderistas que consta de camisetas,

pantalones, zapatos y/o botas de seguridad, y también para impulsadoras, que consta de camisas,

pantalones, zapatos de las distintas marcas las cuales maneja la empresa (Nestlé, Colombia,

Henkel, Ponds, etc). Con los cuales se planea estudiar y diseñar el mejor sistema de control de

inventarios que se adapte a las necesidades y solución de problemas para la empresa

Acciones&servicios.

3.2. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El presente proyecto de la práctica profesional comprende el desarrollo de una propuesta para el

manejo de inventarios para la empresa Acciones&Servicios a partir de un análisis realizado a los

sistemas de control de inventarios, las particularidades que tenían en los modelos de inventario y

crear los sistemas que mejor se adapten a dar soluciones y mayor funcionamiento y dinamismo en

los distintos procesos de la agencia, esto con el fin de que el manejo de los inventarios sea más

eficiente y así evitar pérdidas de tiempo, objetos , entre otros.

ACCIONES Y SERVICIOS S.A., empresa Contratista Independiente, se encarga de la ejecución

de una o varias obras y la prestación de servicios en favor de otras empresas, por un monto que es

ajustado por ambas partes, se asume todos los riesgos, para realizarlos por sí mismos y con libertad

y autonomía técnica y directiva. (Art. 34 C.S.T.)

12
 4. ANTECEDENTES

La empresa Acciones&servicios ha venido presentando problemas en la parte de entradas y salidas

de dotación como de documentos que se les entregan a los impulsadores y mercaderistas. En la

parte de dotación, al no tener un inventario digital después va a dificultar la búsqueda y distribución

de este inventario, todo esto provoca demoras en la entrega de dotación en Bucaramanga y en las

poblaciones de Santander.

En la documentación solo usan formatos escritos para dar evidencia de la entrega y reintegro de

documentos (también aplica a dotación que se le hace reintegro y que esté en buen estado), y

cuando se solicita algún documento no se puede verificar primero, por consecuencia se tiene que

buscar la carpeta del colaborador entre las cientos de carpetas que hay en recepción y cabe la

posibilidad de que el documento no este y todo ese tiempo se haya perdido.

La falta de un sistema de gestión de inventarios que también ayude a dar evidencia de lo que entra

y sale de la agencia, ha conllevado varios problemas, algunos de ellos fue cuando no se tuvo

constancia de que un colaborador había hecho reintegro de un chaleco de la marca, y el chaleco

quedó a disposición de otra persona que lo uso para adentrarse en un supermercado a robarse varios

productos y debido a que parecía un colaborador de la marca lo dejaron entrar. Este y muchos casos

de distintos tipos que se han podido evitar por hacer uso de sistemas digitales de inventario que

agilicen la búsqueda y constancia de documentos y dotación.

La implementación de inventarios es un proceso en la cadena logística que facilita las actividades

en una compañía, desde recibir la dotación hasta el empaque y posterior envió y entrega, con el fin

de mejorar los procesos de logística de dotación en la empresa, con el fin de una mayor

13
organización y mejora en la movilización y entrega de las dotaciones La implementación de

inventarios es un proceso en la cadena logística que facilita las actividades en una compañía,

desde recibir la dotación hasta el empaque y posterior envió y entrega, con el fin de mejorar los

procesos de logística de dotación en la empresa, con el fin de una mayor organización y mejora en

la movilización y entrega de las dotaciones.

“Como confirma Arciniegas Reyes con su trabajo de grado para obtener el título de ingeniero

industrial de la universidad Pontificia Bolivariana, quien realizo una previa investigación de las

necesidades de un programa que permita la administración de inventarios en una empresa, cuya

trabajo tuvo como objetivo general desarrollar una aplicación para tener control de todo los

materiales u objetos de la empresa utilizando métodos y procedimientos seguros y aplicables en el

almacenamiento en bodegas almacenes y depósitos, según su investigación todas las empresas sin

duda buscan un mejor manejo en el sistema de inventarios todo con el fin de optimizar sus servicios

y eficacia un ejemplo de su investigación es la empresa Ecopetrol , esta empresa propuso optimizar

los inventarios en unos de sus campos “cantagallo” de tal manera que los altos costos se disminuyen

clasificando los materiales que se encuentran en provisión. Así mismo, se identificaron los puntos

débiles y críticos del diseño de bodegaje y se reclasificaron de acuerdo al análisis previo”

(Arciniegas, 2012).

También se investigó sobre las mejoras en inventarios de una empresa como GENERAL MOTORS

COLMOTORES, quien implemento un sistema para mejorar el almacenamiento y en control de

los inventarios, esto con el fin disminuir los tiempos de entrega de los artículos y también disminuir

los costos de mantener estos artículos o materiales en el inventario. Todo va enfocado en un diseño

14
de una bodega de almacenamiento que cumpla con las políticas de inventarios que maneja la

empresa.

“Diciembre del 2011. Universidad Tecnológica de Pereira según esta investigación es necesario un

control adecuado de existencias para evitar rupturas de inventarios y perdidas de productos o

activos antes del nuevo abastecimiento e incurrir así en costos por faltantes o perdidas de los

mismos, según esta investigación es vital un proceso administrativo adecuado que favorezca la

gestión de inventarios, para revisión conteo de la cantidad de artículos” (Benítez & Guzmán, 2011)

Los resultados de la aplicación del análisis ABC multicriterio a los inventarios de mantenimiento.

Una gran organización de servicios y un fabricante de bienes de consumo participaron en el estudio.

Los gerentes de ambas organizaciones utilizaron criterios de costo y no costo para desarrollar las

categorías ABC para la gestión de inventario. El estudio muestra que los administradores pueden

desarrollar criterios sin costo y clasificar los artículos del inventario de manera que combinen los

tipos de criterios. Se definieron políticas específicas para la gestión de los artículos en la empresa

industrial. Una vez que se demostraron los beneficios de la metodología, se desarrolló un programa

de un año para implementar el sistema. Se estima que el proyecto costará menos del 10 al 15% de

las horas de oficina disponibles en el almacén y proporcionará beneficios sustancialmente mayores

(E.Flores & D.ClayWhybark, 1987).

Se dice que un sistema de control de inventario no maneja de la misma manera los productos en

stock, al contrario, el sistema aplica unos métodos que usa el control y análisis conforme a la

importancia económica de los productos. De ahí se genera una cuestión: y es la siguiente ¿cómo se

puede clasificar un producto en inventario que impacte de manera efectiva y eficiente en la

administración de una empresa? Respecto se generaliza, en la práctica, y también en hacer

15
diferencia en la gestión de un inventario dependiendo de los artículos y que cada artículo tiene una

característica que lo compone y, se recomienda el siguiente método, clasificación ABC. Este

artículo mencionado, en cuba hay dos servicios turísticos que lo usan con dos enfoques alternativos,

y es usado para ayudar a la clasificación de los productos en existencia y también poder servir de

soporte para tener una mejoría en la gestión de aprovisionamiento eficiente y orientado al cliente.

El estudio realizado anteriormente revela la pertinencia teórica y cuan factible es la práctica de los

métodos ya empleados para una mejor toma de decisiones en la gestión de los inventarios. Con los

artículos anteriormente mencionados y todas las fuentes incluidas no queda duda que el sistema de

inventario ya sea para productos de venta, documentación, dotación, activos y demás que hacen

parte de una empresa es fundamental e indispensable para un control y una organización necesario

dentro del ámbito administrativo de la empresa así su funcionamiento y productividad estarán

garantizadas (Guitiérrez, 2009).

Existe una influencia directa entre la gestión de inventarios y el retorno de la inversión de recursos

y la disponibilidad que hay de los productos y servicios a los clientes, siendo así que se genere la

necesidad de que se haga una medición en cuanto a la efectividad de la misma y acciones de

mejoras adecuadas que se puedan implementar. Las investigaciones que se les hace a la gestión de

inventarios están basadas en el estudio y aplicación de modelos matemáticos, aunque todavía existe

una cultura o tendencia a evaluar la gestión organizacional relacionada a los inventarios, pero sigue

estando segmentada en duchas operaciones de distribución o también las de procesos específicos

que impactan directamente al inventario sin tener una visión integral. A través del análisis de

modelos de referencia, de bibliografía especializada y de normas existentes, se propone hacer a

profundidad una evaluación sobre los aspectos organizacionales que pueden afectar a la gestión de

los inventarios a partir de referenciales y así poder definir la estrategia de desarrollo que mejor se

16
adapte, ya que no es posible garantizar la efectividad solo con la aplicación de modelos de

investigación de operaciones. (Lopéz & Martha, 2013).

5. JUSTIFICACIÓN

Haciendo un resumen de los problemas identificados en la empresa Acciones & servicios la cual

es la encargada dar soluciones de outsourcing a la marca Nestlé, los problemas que se mencionaran

a continuación justifican la creación e implementación de un diseño de gestión de inventarios, son:

 No realizan conteos de la dotación para mercaderistas e impulsadores que entra

a la agencia, lo cual dificulta saber con claridad y exactitud qué tipo de artículos

entran, en que cantidad entraron, ni tampoco la referencia de cada uno. A la hora

de hacer entrega de dotación a cada uno de los colaboradores se tiene estipulado

hacer entrega de 2 unidades en cada prenda, pero no se hace un reconteo para

saber qué tipo o que referencia de prendas fueron las que salieron, y cuantas

unidades quedaron sobrando.

 Al no hacerse un inventario al reintegro de documentos, celulares, y dotación

de las distintas marcas de Nestlé, cabe la posibilidad de que alguno de los

objetos ya mencionados se extravíen sin saber a qué tipo o referencia

pertenecían, estos problemas pueden causar situaciones de fraude o situaciones

donde puede haber un daño a la imagen de la Marca como lo ocurrido en el año

2015 donde dotación con logos de las marcas fueron usadas por personas que

17
 viven en las calles, bajo los puentes, y también otro caso ocurrido en el año

2017, donde una persona con un chaleco de la marca entro a robar en distintos

supermercados, colocando a la marca en problemas legales.

 No se hace revisión a la hora de hacer despachos, es decir, un reconteo de lo que

debe salir, ni tampoco se hace un conteo del inventario que en ocasiones queda

sobrando, esto no facilita de que en próximos despachos se pueda enviar el

inventario sobrante y así no tener inventarios acumulados, y también poder

disminuir costos.

El abordaje de los problemas planteados se justifica en dos perspectivas, una es en virtud aportar

en la solución de problemas que facilitan muchos procesos y evitan posibles fraudes y otra en virtud

de la aplicación de los conocimientos académicos recibidos a lo largo del programa académico de

ingeniería industrial.

Un buen diseño de un sistema de control de inventarios le va a permitir a la empresa disminuir

tiempos en los procesos, disminuir perdida de objetos, lo que ayuda a tener una reducción de costos,

también se tendrá una mayor eficacia en la entrega de las dotaciones, entrega y reintegro de

documentos y/o celulares que se le entregan a los mercaderistas, impulsadores y coordinadores.

18
 6. OBJETIVOS

6.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar un sistema de inventarios que permita optimizar y asegurar un buen

manejo de entradas y salidas de dotación y documentación de mercaderistas e impulsadores de la

marca Nestlé.

6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Determinar el modelo de inventario que mejor se ajuste a las características

necesarias para el almacenamiento tanto de documentación como de dotación.

 Diseñar una herramienta que ayude a controlar la entrada y salida de dotación

de mercaderistas e impulsadores.

 Diseñar una herramienta que controle el reintegro de implementos, y

documentos que se le entreguen a cada uno de los colaboradores, para evitar

pérdidas y malentendidos a corto y largo plazo.

19
  Mejorar la organización de los inventarios documentales que permita facilitar

la búsqueda y existencia de distintos documentos.

7. MARCO DE REFERENCIA

7.1. MARCO TEÓRICO

En el presente capítulo abordaremos algunas consideraciones importantes de los inventarios como

los son sus clasificaciones, sus costos, los efectos que causan, algunas metodologías para tener

mejor control de los mismos y minimizar la problemática causada por la falta de un inventario que

controle la entrada y salida de activos o productos y también la documentación la cual es

estrictamente necesario un control de ubicación y existencia para de esta forma tener mayor eficacia

en la búsqueda de documentos optimizar el tiempo y ofrecer mayor eficiencia en los servicios.

La necesidad de disponer de inventarios sólidos y verdaderos surge debido la efectividad que tienen

estos en las empresas para lograr un éxito en el almacenamiento envió y entrega de activos o

mercancías en este caso dotaciones y documentación que se maneja en el área a implementar el

inventario.

7.1.1. Concepto de inventarios

Se puede concluir que los inventarios son los bienes tangibles que en el curso ordinario del negocio

se pueden poner en venta o pueden ser usados para la producción de bienes o servicios y

posteriormente ser comercializados. Además de las materias primas los inventarios se comprenden

de aquellos productos que están en proceso y productos ya terminados o aquellas mercancías que

20
se tienen para la venta, materiales, los repuestos y aquellos accesorios que son consumidos en la

producción de bienes que son fabricados para la venta o los que prestaran algún servicio; empaques

y también envases y los inventarios en tránsito.

Para los sistemas de contabilidad de mercancías es muy importante tener una buena contabilidad

para los inventarios, porque algo que se debe tener en cuenta es que la venta del inventario es el

corazón del negocio. El inventario es, por lo general en las empresas o negocios, el activo mayor

en sus balances generales, y los gastos por inventarios que estos son llamados costo de mercancías

vendidas y normalmente son el mayor gasto en el estado de resultados.

En el caso de la agencia Acciones&Servicios los elementos que se va a manejar para el inventariado

será productos terminados como lo son la dotación, elementos necesarios para el desarrollo de

impulso de la marca Nestlé, herramientas de trabajo, elementos electrónicos, entre otros. Esta

contabilidad de inventarios nos ayudara a tener un mayor control de este y cada uno de los

elementos y referencias que lo componen, y también ayudara a la empresa en la disminución de

gastos ya que ayudara a tener un mejor uso de inventarios ya existentes y próxima inversión en

dotación, este inventario ayudara a que

7.1.2. El inventario en la empresa

El inventario es uno de los conceptos con más prioridad en una empresa donde haya uso de

inventarios, para una buena gestión y administración de una empresa, ya que gracias a ellos se

puede tener conocimiento de la situación actual de la empresa. La palabra inventario hace gran

referencia a los productos que tiene en posesión la empresa, pero también hace relación a la acción

de hacer un inventario para tener un mayor control y así poder verificar que no hay ninguna

anomalía en la empresa.

21
En las empresas, los inventarios y tener un buen control sobre estos es de estricta obligación para

tener conocimiento sobre la información actual de la empresa y así poder actuar de manera eficiente

gracias toda aquella información que se transmiten a la dirección de la empresa.

Gracias a esta información se puede decir que sirve de gran ayuda a las personas que forman parte

de la organización que toman decisiones a consecuencia de los resultados que se obtienen. Existen

algunas ventajas para el uso de inventario en las empresas como:

o Capacidad de dirección: permite tomar una decisión después de observar cuál es la cantidad

de stock que se tiene en la empresa. Como, por ejemplo, cuando se tiene mucho stock de

dotación que sobro de la temporada pasada, en la siguiente se tomara una decisión para usar

esa para cubrir cuotas sin hacer pedidos de más.

o Cuando hay fluctuaciones de la demanda: hacer un control en los inventarios por periodos

permite a la empresa ver cuándo es la época en donde se vende más o menos y cabe la

posibilidad de que las sorpresas sean menores, en empresas donde sean comerciales.

o Cuando se crea una inestabilidad del suministro: gracias a los inventarios se puede saber en

todo momento cuándo se necesitará obtener los suministros para la producción de nuevos

productos.

o Cuando se generan descuentos por cantidad: Cuando se compra materia prima o cualquier

producto en grandes cantidades el precio del producto por unidad disminuirá. Tener un buen

control del stock y las necesidades en la producción que se tienen puede ayudar a hacer un

disminución en los costes.

22
 7.1.3. Tipos de inventarios

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para

su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para

funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción, y también en procesos de

logística ya que ayuda en agilizar la búsqueda de ciertos documentos y referencias que se estén

necesitando en distintos momentos, y de otra forma este también ayuda afrontar la demanda.

La mayoría de personas que tengan contacto o alguna relación con las finanzas y costos de una

empresa van a responder que el inventario de la empresa es dinero, un activo o también un efectivo

en forma de material. Todos los inventarios de una empresa, almacén, negocio, etc., tienen un valor,

especialmente en los negocios que se dedican a la compra y venta y su valor siempre se va a

demostrar en los activos en el Balance General.

De acuerdo a las necesidades y funciones de las empresas existe una gran cantidad de inventarios,

los cuales se dividen en los tipos de inventarios nombrados a continuación:

 Inventario Perpetuo. Inventario detallado de las existencias que hay en el almacén, gracias

a un registro que se debe hacer, se miden en unidades monetarias y también las cantidades

físicas. Se miden en intervalos cortos, cuando se toma el inventario de las diferentes

secciones del almacén, se ajustan todas los importes o las cantidades o también ambos. Este

tipo de inventario es útil en la preparación de los estados financieros mensuales, trimestral

o temporalmente. Así, se puede ofrecer un alto grado de control, debido a que toda la

información de los registros de inventario esté siempre actualizada.

 Inventario Final. Este inventario es el que realiza el comerciante al cierre del ejercicio

económico, generalmente se hace cuando el periodo finaliza, esto se hace con el fin de que

23
 sirva para determinar situaciones nuevas en el patrimonio, después de que se haya efectuado

las operaciones comerciales en dicho periodo.

 Inventario Inicial. Inventario que compete al realizado al comenzar las operaciones.

 Inventario Físico. Es el inventario que realmente hay. Se tiene que contar, pesar o se medir

y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que estén en

existencia en la fecha que se hace el inventariado, y así evaluar detalladamente todas las

partidas. Se realiza algo parecido a una lista detallada de todo lo que hay en stock.

 Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo. Es el

cálculo del inventario que se realiza gracias al uso de un listado del inventario actual que

hay en la empresa. La finalidad con la que se hace este cálculo, es persuadir a los auditores

de que los registros del inventario hacen representación al valor del activo principal. El

prepararse y realizar un inventario físico consta de 4 fases: Manejo de inventarios es decir

los preparativos, la parte de identificación, Instrucción y por último el adiestramiento.

 Inventario en Tránsito. Su fin es mantener todas las operaciones para suministrar a los

conductos que dan unión a la compañía con los proveedores y los clientes. Este tipo de

inventario existe debido a que el material debe moverse de un lugar para otro. Cuando el

inventario se encuentra en camino, este no puede ser útil para las plantas o los clientes, por

eso este inventario solo existe por el tiempo de transporte.

 Inventario de Materia Prima. Son todos aquellos insumos básicos que serán incorporados

a los procesos de fabricación de las compañias.

 Inventario en Proceso. Son estos inventarios que se tienen mientras se realiza la mano de

obra, también el involucrar otro tipo de materiales y demás costos indirectos que se le

aplican a la materia prima bruta, la que después de los procesos será parte ya sea un sub-

24
 ensamble o de algún componente de un producto que ya haya sido terminado; entonces

mientras sea terminado su proceso de fabricación, este inventario ha de ser inventario en

proceso.

 Inventario en Consignación. Es aquel inventario que ha de ser entregado para ser vendido,

este él título de propiedad lo conserva el vendedor.

 Inventario Mínimo. Es la cantidad de inventario mínima que ha de tener ya se en la

bodega, almacén, etc.

 Inventario Disponible. Es todo aquel inventario que ya está disponible para su siguiente

proceso ya sea de producción o venta.

 Inventario en Línea. Es aquel inventario que está esperando para seguir con el proceso en

la línea de producción.

 Inventario Agregado. Para hacer una disminución en el impacto que genera el costo de

hacer una buena administración de los inventarios, dichos artículos en la empresa se

reagrupan en familias o en otro tipo de agrupación o también se hace clasificación de

materiales de acuerdo a la importancia que este producto o articulo genera

económicamente, etc. Pero este tipo de inventario se aplica cuando al administrar las

existencias de un único artículo representa un alto costo.

 Inventario de Previsión. Este tipo de inventario se tiene para poder cubrir futuras

necesidades que se han definido perfectamente. La diferencia que hay con los de seguridad,

es que los de previsión se tienen para ser usado en cualquier necesidad que se presente o

que se conoce con certeza e involucra un menor riesgo.

 Inventario de Mercaderías. Bienes que son propiedad de la empresa y son de tipo ya sean

comercial o de tipo mercantil, los cuales son comprados para después ser vendidos sin ya

25
 haber sido modificados. Ahí es donde mostrarán todas las mercancías que están disponibles

para su posterior venta.

 Inventario de Fluctuación. Son aquellos inventarios que se tienen cuando no se sabe

exactamente el ritmo y la cantidad de las ventas y también de la producción. Las

fluctuaciones en la oferta y la demanda se pueden compensar con los stocks de inventarios

que se tienen como reserva o los de seguridad. Estos tipos de inventarios están cuando el

flujo de trabajo no puede ser equilibrado. También pueden ser incluidos en los planes de

producción de tal forma que no influyan en los niveles de producción y que no tenga que

hacerse un cambio para que después se tenga que enfrentar las variaciones aleatorias que

se presentan en la demanda.

 Inventario de Anticipación. Aquellos inventarios que se establecen para cubrir aquellos

periodos que presentan una mayor demanda, también a programas de promociones

mercantiles o comerciales o aun periodo en donde se haga un cierre de planta. Lo que se

quiere decir es que estos inventarios almacenan horas-trabajo y horas-máquina para

necesidades que se tengan en un futuro y hay limitación en los cambios en las tasas de

producción.

 Inventario de Lote o de tamaño de lote. Inventarios que salen mucho más económico

pedirlos en tamaño de lote cuando sea necesario satisfacer la demanda.

 Inventarios Estacionales. Inventarios que son usados con este fin están diseñados para

cumplimiento en la economía de la demanda estacional, teniendo una variación en los

niveles de producción, para así satisfacer las fluctuaciones que se presentan en la demanda

del mercado. Son usados comúnmente para hacer más suave los niveles de producción de

26
 las operaciones, esto con el fin de que se tengan que contratar o despedir empleados por

temporadas.

 Inventario Intermitente. Se realizan con cierto tiempo necesario mas no de una vez sino

que se realiza al final del periodo contable.

 Inventario Permanente. Es usado después de algunas cuentas más que todo en

representativas de las existencias, cuyo saldo siempre ha de relacionarse en cualquier

momento con el valor de los inventarios en stock que hay en la empresa.

 Inventario Cíclico. Estos tipos de inventarios son requeridos con el fin de dar apoyo en la

toma de decisiones para operar según corresponda a los tamaños de lotes. Estos hacen

presencia cuando en vez de realizar las compras, o de producir o también el hecho

transportar inventarios por unidad a la vez, se puede hacer una elección para poder

transportarlos por grupos o lotes, así, hay acumulaciones en distintos lugares dentro del

sistema.

7.1.4. Manejo y control de inventarios

Tener un sistema y método de valoración de inventarios en la actualidad es muy indispensable para

todo tipo de empresas que manejen inventarios, esto para tener un mejor manejo y control de las

unidades y también para una ayuda en el coste de las mismas, en entidades obligadas a llevar

contabilidad es de carácter obligatorio, pero en el resto de empresas se hace para poder tener un

mejor control, porque saben la gran importancia de la aplicación de estos sistemas y los beneficios

que traen estos para la gestión.

Mecanismo usado para llevar la administración del movimiento y el almacenamiento de los

inventarios, y también el control del flujo de la información que se genera.

27
Si la empresa no posee un control ante sus inventarios cabe la posibilidad de que este siendo víctima

de robos de cualquiera de sus artículos ya sea por parte de sus empleados o personas externas, y

aun así no darse cuenta de lo que está ocurriendo. Y no tener certeza de cuándo es que tiene que

reponer aquellos artículos y otra consecuencia es que tener información rápida y eficaz de cuánto

dinero posee en inventarios.

Algunas opciones y ventajas que nos puede otorgar un buen manejo y control de inventario:

 Al tener una visibilidad confiable del inventario, la toma de decisiones se hace más fácil.

Lo que puede impactar, en la reducción de costes, ya que después no es necesario incurrir

en excesos o faltantes de mercancía.

 También hay apoyo en la buena calidad y atención que se le puede presentar a los clientes

que lleguen, ya que habrá mejor atención en distintas áreas y así ofrecer mejores servicios.

 Cuando hay niveles óptimos de inventario, favorece la gestión en áreas como las de

finanzas, cuando hay relación en los flujos de efectivo, para poder solucionar otras

necesidades sin ninguna complicación.

Como se puede observar, el tener un buen control del inventario en la empresa no es solotener

conocimiento de saber qué es lo que que hay de lo que entra o de lo que sale de los productos o

mercancías. También hay grandes impactos en otras áreas de la organización por lo que hay que

prestar atención y esfuerzo en controlarlo de manera correcta.

Indicadores del control de inventarios

El comprender de manera más eficiente y correcta, y cómo hay que medir el control de los

inventarios, requiere tomar en cuenta 3 indicadores:

28
Stock Máximo

El stock máximo en la cantidad que se necesita mantener en el almacén o bodega, de un

determinado artículo, esto, dependiendo del coste que este represente y también del tiempo que

este toma para ser vendido.

Las normas que se deben aplicar para que se pueda definir un stock máximo dependen de diversas

variantes. La mayoría de los empresarios consideran adecuado que se cuente con un inventario

“grande” en casos como:

 Cuando hay una alta rotación de los productos que se venden.

 El mantener un inventario grande es económico, y el de transporte es alto.

 Cuando el tiempo que el proveedor demora en hacer llegar el artículo en alto; o el proveedor

no es de confiar.

 Cuando el alza del precio de dicho producto está en constante incremento

Stock mínimo

El stock mínimo es lo contrario al anterior ya mencionado, es lo mínimo en inventario que se desea

mantener en el almacén, sin que este genere un problema cuando se quiera abastecer y genere

pérdidas para la empresa.

Hay interés en mantener niveles bajos de inventarios cuando:

 Cuando el proveedor entrega el producto de manera inmediata.

 Cuando el alza del precio de los producto no aumenta demasiado y se pueden hacer pedidos

en cualquier momento.

29
  Cuando las mercancías tienen bajo movimiento y además del ajo movimiento tengan un

alto coste.

 Los proveedores de dicha empresa son de confiar y abastecen a la empresa en cualquier

momento y de manera rápida.

 También cuando se sospecha que los precios de los productos disminuirán y se podrán

conseguir más económicos en futuros pedidos.

Punto de re-orden

Es un nivel de existencia en donde se realizan pedidos para asegurarse que en un futuro habrá

inventario disponible para satisfacer demandas todo esto despues de haber realizado estudios de

tiempos, proveedores, etc.

La gestión y control de inventarios es una actividad que tiene impacto en todas las áreas operativas

de la empresa. Por otra parte, el manejo y control de inventarios de puede considerar una subárea

clave de la administración, ya que cuando no se tiene controlado podría incurrir a la empresa en

costes y pérdidas “ocultas” de los distintos elementos y referencias que maneja la empresa en sus

inventarios, que pueden poner en peligro a la propia empresa.

7.1.5. Sistemas de inventarios

Se puede diferencias dos sistemas de inventarios que posean características diferentes de acuerdo

al tiempo en que se realizan los inventarios en una empresa.

Sistema de inventario perpetuo

Este sistema también denominado sistema permanente o constante, se realiza un inventario

continuo durante el día de la actividad de la empresa, mediante el registro de todos los materiales

30
y productos que se tienen para la producción y venta al cliente. De esta manera, la empresa cuenta

constantemente con una información detallada y actualizada del inventario que posee la empresa y

también conocer cuánto cuesta el inventario y tener conocimiento de los productos vendidos, sin

que después de tenga que detener la actividad de la empresa para volver a realizar inventarios.

Sistema de inventario periódico

A diferencia del sistema de inventario perpetuo, en los sistemas de inventarios periódicos no se

hace una contabilidad del inventario de forma continua, sino que se hace

ocasionalmente. Comúnmente se hace al final del ejercicio económico, pero también se puede

realizar distintas veces al año como lo desee la empresa. Pero hay un problema con este sistema, y

es que, a veces se tiene que para las actividades que se estén realizando para poder hacerlos.

7.1.6. Pasos para realizar un inventario.

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso para tener en cuenta es tener claridad de

artículos corresponde inventariar y que articulos no.

2. Determinar los lugares a inventariar: cuando se tenga claro cuáles son los articulos que se

deben inventariar, se tendrá en cuenta los sitios en donde están ubicados para después no olvidarlos.

Otra recomendación que se hace de índoles metodológica, ya que hay que pasar por muchos lugares

para hacer el inventario: es mejor pasar por esos lugares de manera anticipada y también ordenarlos

de forma conveniente, si es que no lo están, a fin de que después de pueda identificar los articulos

y evitar omisiones.

31
3. Armar un equipo de trabajo: se considera muy importante este tema porque al hacer un equipo

las tareas se hacen más eficientes, y también hay demostración solidaridad por parte de las personas

que formaron el grupo y que por consiguiente hacen parte del almacén.

4. Recorrido, recuento y registro: después de que se haya cumplido los pasos mencionados

anteriormente ya se puede comenzar el inventario propiamente ya mencionado. Primero fijar la

hora y el día exacto en que se llevara a cabo el inventario (es importante que sea en el mismo

momento en toda la comunidad). También es de gran importancia que sepan usar las planillas a

utilizar, debido a que las plantillas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, y no se

transforme en un problema o un obstáculo. Un error que traería consecuencias es el no incluir algún

objeto en el inventariado, o de contarlo más de una vez.

7.1.7. Modelo general de inventarios

El modelo de inventario utiliza una función de costo genérica la cual es la siguiente:

(𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠)

= (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎) + (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛) ( 1)

+ (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖ó𝑛) + (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑐𝑎𝑠𝑒𝑧)

El costo de compra hace referencia al precio por unidad de un artículo que hace parte del inventario.

En ocasiones los precios varias dependiendo si la cantidad a pedir excede una cantidad

determinada, y es un factor que influye al momento de la toma de decisiones en cuanto pedir.

El costo de preparación representa el valor de hacer un pedido.

32
El costo de retención hace referencia al costo que influye en mantener los artículos del inventario

en existencia. Puede incluir el interés sobre el costo del almacenamiento, el mantenimiento y el

manejo, capital, todo esto sobre el capital.

El costo que se genera por escasez es cuando entra la penalización en que se incurre cuando los

artículos en inventario llegan a agotarse. Influye de manera importante en la perdida de ingresos,

entra también a interrumpir en la producción y la perdida de lealtad de los clientes hacia la empresa.

Algunos costos son conflictivos debido a que el incremento de un costo puede generar la reducción

de otro. La minimización de la función de costo del inventario total tiene como propósito balancear

estos costos. Hay sistemas de inventarios que pueden requerir de revisiones de manera periódica.

Pero el sistema puede que ya este planteado en revisiones continuas, y así se coloca un nuevo

pedido cuando el nivel del inventario se reduce a un punto de volver a hacer pedidos especificos.

7.1.8. Cantidad de pedido económico (EOQ)

El modelo EOQ clásico es un modelo de inventario que compromete una demanda de tasa

constante con reposición de pedidos y que se haga de manera instantánea y sin escasez. Con las

siguientes variables

(D) = Demanda Anual

(K) = Costo de pedir

(c) = El costo unitario de cada articulo

(h) = Costo de mantener inventario

33
K y h representan dos parámetros de costo que requiere el modelo de inventario el cual K es el

costo de preparación asociado con la colocación de un pedido y h hace referencia al costo de

retención ($ por unidad de inventario por unidad de tiempo)

𝑇𝐶𝑈 (𝑦) = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑝𝑜𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜

+ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑝𝑜𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑚𝑝𝑜 ( 2)

TCU(y) = Costo de preparación por unidad de tiempo + Costo de retención por unidad de

tiempo

El valor óptimo de la cantidad de pedido y se determina minimizando el TCU(y). La condición

también es suficiente porque TCU es convexa. A continuación, tenemos la siguiente ecuación que

es resultado de EOQ y*:

( 3)

Esta ecuación hace referencia a la política de la cantidad optima de unidades a pedir. Y en nuestro

caso particular y* hará referencia a Q.

También se usarán las siguientes fórmulas para tener un mayor conocimiento y detallado de los

pedidos a realizar con sus respectivos costos y varíales.

Para conocer el número de pedidos que se harán en el año usaremos la siguiente formula:

Dividiremos la Demanda Anual (D) sobre la cantidad optima a pedir,

# 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜 = 𝐷/𝑄

34
 ( 4)

El costo de ordenar,

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑎𝑟 = (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑟 (𝐾) ∗ 𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙(𝐷))/𝑄 ( 5)

Y en el costo de mantener tendremos,

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟 = (𝑄 ∗ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 ∗ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜)/2 ( 6)

En el costo de comprar usaremos,

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑟 = 𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 (𝐷) ∗ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜(𝑐) ( 7)

Y por último para generar el Costo Total de pedido, utilizaremos,

# 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

= 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑟 + 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑎𝑟

( 8)
+ 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜 = 𝐷/𝑄

Gracias a este modelo de inventario y estas fórmulas vamos a obtener una mayor información y

de manera más detallada.

35
 8. DISEÑO METODOLOGICO

Primero que todo se hizo un diagnóstico y un reconocimiento de los procesos de la empresa en los

que se ha tenido acceso, en donde se detectó unas falencias en los procesos de entrada y salida de

inventarios, entrega y reintegro de dotación, documento e implementos de trabajo. Como

herramienta de trabajo se utilizará Excel para crear un modelo de gestión de inventarios donde dará

un mayor control de todo lo que entrara y saldrá para cada colaborador, y también agilizara

procesos de búsqueda de documentos, y control de todo objeto que los impulsadores y

mercaderistas reintegraran a la empresa. En el modelo de inventario se observará que cantidad y

de qué tipo o referencia de dotación e implementos están en inventario y también saber que

inventario sobro en el anterior despacho y que se puede usar para cubrir próximos despachos sin

hacer pedidos mayores lo que ayudara a disminuir costos y mejorar utilidades de la empresa.

8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

El tipo de investigación que se plantea en este proyecto es de índole descriptiva-analítica debido a

la recolección de datos y distintas situaciones problema que se recolectaron mediante un análisis y

estudio detallado de los procesos que realiza la empresa donde se llegó a la conclusión que la

empresa estaba teniendo fallas, perdida de dinero, y tampoco había agilidad en distintas tareas,

todo este estudio realizado será la base para diseñar el sistema de gestión de inventarios que mejor

se adapte a solucionar los problemas de la empresa Acciones&Servicios.

36
 9. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Entre las funciones que se desarrollaron por parte del practicante están:

 Realizo un diagnóstico y reconocimiento de la empresa en donde se pudo encontrar en que

procesos se encontraron falencias y se pudo crear e implementar un plan de mejora para

hacer que el proceso sea más efectivo.

 Actuó de forma adecuada y profesional donde aplico los conocimientos adquiridos durante

el programa académico de la ingeniería industrial.

 Realizó y consolidó informes de las actividades que se realicen con la empresa cliente.

 Reporto eh hizo seguimiento de las incapacidades y vacaciones de los colaboradores.

 Apoyó en la inducción de los colaboradores que iniciaban actividades.

 Archivó documentos y formatos pertinentes a cada carpeta de cada colaborador según era

necesario.

 Apoyó en la capacitación de colaboradores como mercaderistas o impulsadores de la marca.

 Escogió el modelo que mejor se adaptó a las necesidades de la empresa

 Diseño un modelo de gestión de inventario con el apoyo de la herramienta Excel, para tener

un mayor control de los inventarios de la empresa.

 Realizó modificaciones y correcciones al modelo de gestión de inventarios según iba siendo

necesario.

 Se hizo uso del modelo de gestión de inventarios en cada entrada y salida de dotación y

documentos de la empresa.

37
 Apoyó a la ejecutiva de cuenta con impresiones, fotocopias y escáner de formatos según

requerimientos.

 Apoyó en la organización, revisión envío y seguimiento de legalizaciones que hace cada

uno de los coordinadores cuantos hacen la contabilidad de cada uno de sus gastos a la hora

de hacer rutas para visitar los puntos de venta donde van a coordinar a sus impulsadores y

mercaderistas.

 Prestó atención, apoyó eh hizo seguimiento a los colaboradores con todos los documentos

que requerían ya sean presentaciones en sus puntos de ventas, certificados laborales,

certificados de ARL y salud, entre otros.

 Dar de baja uniformes, herramientas de trabajo e implementos de los colaboradores.

 Apoyó en las funciones administrativas, que su jefe inmediato requirió.

 Recibió mercancía de todo tipo luego la organizó e inventarió, y luego hacer se hacía su

respectiva distribución ya sea de dotación, bonos, regalos, implementos de trabajo, etc.

Hacía las poblaciones aledañas o ciudades como Cúcuta y en la misma Bucaramanga.

 Apoyó y mantuvo comunicación constante con los coordinadores de rutas ya sean de las

poblaciones o de las ciudades correspondientes, para la organización de actividades,

creación de planes de mejora, y detectar y actuar en cualquier anomalía que se presente en

los puntos de venta, o en las rutas correspondientes a cada coordinador.

 Implementación del modelo EOQ para tener un mayor control y conocimiento en los

detalles de cada pedido que se realiza.

38
 10. ANALISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

Después de un análisis detallado sobre qué modelo se adaptaría mejor a la empresa

Accion&Servicios, y ver las grandes ventajas que aporta una herramienta tan completa como lo es

Excel decidimos usar este programa para darle solución a los problemas y demoras en procesos

que han generado la falta de conocimiento de los artículos que hay en stock en la empresa, los

movimientos de entrada y salida de cada uno de estos como también han generado problemas

adicionales el no saber en qué cantidades pedir sus artículos, a continuación se dará a conocer el

modelo de inventario diseñado para que la empresa tenga un mayor manejo sobre sus inventarios

y conocer cada uno de los detalles necesarios para tener un mayor control de estos. Además de dar

a conocer el modelo diseñado también se mostrará cada una de las pautas que hay que tener para

su uso, un sistema muy completo y sencillo de usar para que toda aquella persona nueva no tenga

problemas al usar este sistema y siempre le dé un buen uso. Para ver la herramienta creada para la

empresa ver, Anexo 1. MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS.

10.1. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO: “DETERMINAR EL

MODELO DE INVENTARIO QUE MEJOR SE AJUSTE A LAS
CARACTERISTICAS NECESARIAS PARA EL ALMACENAMIENTO
TANTO DE DOCUMENTACIÓN COMO DE DOTACIÓN.

En la Ilustración 1, se muestra el menú principal del modelo de control de inventarios de

Acciones&servicios que mejor se ajustó a las necesidades y a los problemas que presentaba la

empresa, un sistema completo, automatizado y sencillo de usar para cualquier persona que ocupe

el puesto en contrataciones posteriores. Ver ilustración 1. Menú Modelo de control de inventarios

39
Ilustración 1. Menú Modelo de Control de Inventario.

Fuente: (Autor, 2019)

Da la posibilidad de trasladar al usuario a cualquier ventana del sistema con tan solo dar un clic en

cualquiera de los recuadros ya sea el de PRODUCTOS, MOVIMIENTOS, ENTRADAS,

SALIDAS, MODELO EOQ, o la ventana DOCUMENTOS y en cada una de las ventanas se

encontrará un botón en forma de casa lo que ayudara a saltar directamente al menú inicial del

sistema.

En la ventana PRODUCTOS que se mostrara en la ilustración a continuación, ver Ilustración 2.

Ventana productos del modelo de inventario.

40
Ilustración 2. Ventana productos del modelo de inventario.

Fuente: (Autor, 2019)

Se tendrá el listado que mostrara que productos hay en stock es decir aquellos artículos

almacenados que están a disposición. También se puede saber en que cantidad han entrado y la

cantidad en la que han salido, con mayor facilidad nos ilustra mediante un tipo de semáforo con un

bombillo verde aquel producto que si hay en stock y con un bombillo rojo aquel que no hay en

inventario. Gracias a la tabla dinámica si el usuario necesita agregar algún producto solo tiene que

agregarlo en la última casilla de la tabla también agregando un código que haga referencia al

producto agregado.

Para el almacenamiento de los documentos se guiará dándole clic al recuadro Documentos que

automáticamente trasladara al usuario a la ventana DOCUMENTOS, allí se contará con una tabla

dinámica que se irá actualizando automáticamente conforme el usuario vaya digitando diariamente

41
los documentos que se reciban o se realicen en la empresa. Esta tabla ayudara a tener conocimiento

de los documentos que han tenido movimiento en la empresa y cuales están en manos de la empresa

para próximas decisiones a tomar, un almacenamiento muy útil para conocer fechas de ingresos,

tipo de documentos y nombres a quien pertenece dichos documentos y si en ocasiones algún

documento presenta alguna observación. Ver ilustración 3. Almacenamiento de documentos.

Ilustración 3. Almacenamiento de documentos.

Fuente: (Autor, 2019)

10.2. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO: “DISEÑAR UNA

HERRAMIENTA QUE AYUDEA CONTROLAR LA ENTRADA Y SALIDA DE

DOTACIÓN DE MERCADERISTAS E IMPULSADORES”.

Dentro del modelo de control de inventarios de Acciones Servicios se encuentra la herramienta que

ayudara a controlar los movimientos que se efectuaran, ya sean de dotación u otros artículos. En

la ventana MOVIMIENTOS que se muestra en la ilustración 4, se tiene un formulario donde el

usuario tendrá que poner la fecha del movimiento que está digitando, en el campo de código y

producto hay una lupa el cual el usuario tiene la posibilidad de dar clic y de manera rápida se tiene

un formato de selección que ayuda al usuario de una manera muy rápida y sencilla seleccionar el

articulo con el cual desea interactuar como lo muestra la ilustración 5. Ver ilustración 4. Ventana

movimientos del modelo de inventario y ver ilustración 5. Formato de selección de artículos.

42
Ilustración 4. Ventana movimientos del modelo de inventario.

Fuente: (Autor, 2019)

Ilustración 5. Formato de selección de artículos.

Fuente: (Autor, 2019)

Un formato que adicionalmente mostrara las entradas, salidas y si el producto está en stock.

Automáticamente al seleccionar cualquier artículo los campos de código y producto se

43
diligenciarán, agilizando aún más el proceso, en el siguiente recuadro a llenar que es movimiento

se tiene una lista corta en la cual el usuario tiene la posibilidad de seleccionar que movimiento hará

ya sea Entrada o Salida como lo muestra la ilustración 6. Ver ilustración 6. Selección de

movimiento.

Ilustración 6. Selección de movimiento.

Fuente: (Autor, 2019)

Siguiendo con los recuadros a llenar en la Ilustración 4, el usuario digitara la cantidad ya sea de

Entrada o Salida del artículo seleccionado teniendo la posibilidad de agregarle una observación al

producto según sea necesario, para así dar mayor detalle de las condiciones en las que se encuentra

el artículo.

Después de haber puesto alguna observación, el usuario tendrá la posibilidad de borrar o grabar los

datos con bonotes como lo muestra la ilustración 7. Podrá borrar los recuadros que haya llenado

gracias al botón LIMPIAR que con la ayuda del uso de macros limpiara todos los recuadros sin

guardar cambios, o si el usuario verifico los datos y está seguro de querer guardar cambios pulsara

el botón ACEPTAR Y GRABAR el cual de manera automática pondrá los datos en una tabla

dinámica que se encuentra debajo del formulario a llenar según lo muestra la ilustración 4, de

manera ordenada y según el orden en el que se vaya digitando los artículos. Ver ilustración 7.

Botones limpiar o grabar.

44
Ilustración 7. Botones limpiar o grabar.

Fuente: (Autor, 2019)

Después de que el usuario haya digitado una Entrada en la ventana de MOVIMIENTOS además

de enlistar el artículo en la tabla de movimientos, el sistema automáticamente también enlistara

este mismo artículo en la ventana de ENTRADAS. Ver ilustración 8. Ventana Entradas

Ilustración 8. Ventana Entradas

Fuente: (Autor, 2019)

Lo mismo pasara cuando el usuario digita una Salida que se digita en la tabla de movimientos con

su respectivo tipo de movimiento y también se digitara en la ventana de SALIDAS.

45
Estas acciones fueron creadas gracias al uso de macros como se puede ver en la ilustración 9, una

ayuda de Excel que facilita los procesos y hace que el sistema sea aún más automatizado, más

completo, pero esto no le quita lo sencillo que es su uso, lo practico que es interactuar en él.

Además, las entradas y salidas que se hayan digitado también se verán reflejadas en la página de

PRODUCTOS, retroceder para ver en la ilustración 2, página donde hará su respectiva sustracción

o adición, proceso para mostrar el stock de cada artículo que se haya registrado anteriormente. Ver

ilustración 9. Creación de Macros

Ilustración 9. Creación de Macros.

Fuente: (Autor, 2019)

Como se puede observar cuando el usuario digita los movimientos de los artículos en la página

MOVIMIENTOS, el sistema no solo hará interacción en esa página, sino que gracias a su

automatización los procesos se verán y se digitarán en las otras páginas del sistema.

46
Como ultima ventana para el inventario de dotación del sistema de inventarios de

Acciónes&Servicios se tiene la del MODELO EOQ. Ver ilustración 10. Ventana Modelo EOQ.

Ilustración 10. Ventana Modelo EOQ.

Fuente: (Autor, 2019)

en esta ventana el usuario también tendrá interacción con un formulario que muestra la ilustración

11, donde tendrá 5 casillas para digitar las cuales son, Producto casilla donde digitara el articulo al

cual se le sacara el modelo EOQ, demanda anual dato que hace referencia a la cantidad total en un

año de un solo artículo, costo a pedir que hace referencia el costo que genera hacer el pedido ya

sea en papeles, llamadas, tiempo, etc. Costo unitario del articulo y por último el costo de mantener

inventario que es el costo asociado a mantener una unidad en el inventario en un año. Ver

ilustración 11. Formulario EOQ.

47
Ilustración 11. Formulario EOQ.

Fuente: (Autor, 2019)

Se hizo el proceso tomando como ejemplo la compra de camisa hombre talla M, con sus respectivos

datos como lo muestra la ilustración 12, tan solo llenando las casillas en blanco, las casillas de

colores se rellenan automáticamente dando como resultado que la cantidad máxima a pedir de

camisa hombre talla M es de 37 unidades en cada pedido, dando como resultado que en el año se

tienen que hacer 3 pedidos, también dando como resultado un costo de ordenar y un costo de

mantener $ 4.041,66 que se le sumara también el costo de comprar $ 2.178.000,00, y se tiene un

costo total, que es la suma de los 3 costos (ordenas, mantener y costo de comprar), con un total de

$ 2.186.083,32. Ver ilustración 12. Formulario EOQ diligenciado.

48
Ilustración 12. Formulario EOQ diligenciado.

Fuente: (Autor, 2019)

La empresa tenía un problema a la hora de hacer inventarios ya que no tiene fijo cuantas veces se

les entregara dotación a sus colaboradores, y a veces hacen pedidos incompletos como también a

veces sobra demasiada dotación, no tienen claro la cantidad de dotación o artículos a pedir, pero

gracias al sistema de control de inventarios aquellos pedidos que fueron sobrantes en entregas

anteriores se podrá disminuir la cantidad de los siguientes pedidos para así disminuir costos.

La empresa solicita tener stock de este tipo de artículos ya que en cualquier momento puede haber

un nuevo ingreso de algún colaborador o cabe la posibilidad de que algún colaborador le ocurra un

percance con el uniforme y haya que cambiárselo. Gracias al Modelo EOQ se tendrá sobrantes de

artículos, pero de una manera mucho más controlada, como lo vemos en el ejemplo de la camisa

49
hombre talla M tomando como referencia el último año donde se hicieron 3 pedidos en el año. Este

año después de recolectar la información de tallas de los colaboradores, se tuvo que hay 33 hombres

de talla M, por eso multiplicamos 33 camisas talla M x 3 los pedidos que se hacen en el año = 99

camisas anuales.

Después de los resultados arrojados por el modelo EOQ, nos da que después de entregar en cada

pedido a los colaboradores las 33 camisas correspondientes nos darán un sobrante de 4 camisas por

pedido y en el año será un total de 12 camisas, gracias al modelo de inventario este será un stock

de inventario controlado para dar solución a percances que se vayan presentando a lo largo del año.

Después de haber digitado los campos como lo muestra la Ilustración 12. Formulario EOQ

diligenciado, el usuario también tiene la posibilidad de guardar sus cambios o limpiarlos según sea

decisión del mismo. En esta sección gracias al uso de macros también se limpiará todos los campos

o si selecciono el botón GUARDAR automáticamente los datos se trasladarán a una tabla dinámica

justo debajo del formulario como se muestra en la ilustración 13, donde se tendrá la información

guardada para próximos pedidos que usen los mismos datos. Ver ilustración 13. Guardar cambios.

50
Ilustración 13. Guardar cambios.

Fuente: (Autor, 2019)

El usuario podrá usar los datos según corresponda a cada artículo el cual le vaya a sacar el EOQ,

tendrá la posibilidad de interactuar infinidad de veces ya sea con nuevos artículos que lleguen a la

empresa para hacer pedidos, o llegado el caso haya un cambio en los proveedores y los costos

disminuyas o aumenten según sea el caso.

Además de un buen sistema de entradas y salidas, la empresa al implementar el modelo EOQ notó

que la forma en que ellos estaban haciendo sus pedidos no era la correcta ya que en la mayoría

sobraban muchos de los artículos, lo que ocasionaba que el inventario fuera mucho más grande y

el costo fuera mayor y que el espacio pudiese ser usado para otros pedidos lo que tampoco ayudaba

a tener un buen control de los espacios de la bodega y sacarle el mejor provecho, la mayoría de

estos artículos no iban a ser entregados en un futuro cercano lo cual quedaban estancados en bodega

por mucho tiempo y ocupando espacio necesario para otros artículos.

Con la ayuda de este modelo EOQ la empresa tuvo y tendrá la posibilidad de hacer pedidos con

artículos sobrantes de una manera controlada y con los costos que esto generaría de forma detallada,

la empresa solicita tener inventarios de algunos artículos en stock para darle solución a problemas

que se generen a lo largo de los meses siguientes y antes de hacer el siguiente pedido de un mismo

artículo. Así también los espacios de la bodega estarían controlados con suficientes artículos y no

con excesos y tampoco la empresa entraría en costos adicionales.

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 10.3. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO “DISEÑAR UNA

HERRAMIENTA QUE CONTROLE EL REINTEGRO DE IMPLEMENTOS,

Y DOCUMENTOS QUE SE LE ENTREGUEN A CADA UNO DE LOS

COLABORADORES, PARA EVITAR PÉRDIDAS Y MALENTENDIDOS A

CORTO Y LARGO PLAZO”.

Antes de ser creado el modelo de inventarios la empresa no usaba ningún sistema moderno que le

ayudara a tener buena visualización y control de sus inventarios. Y al no tener este control de

inventarios la empresa tardaba en hacer las búsquedas de cualquier tipo de implemento o

documentación que se necesitara entregar a algún colaborador, o tener conocimiento de que algún

implemento ya había sido reingresado a la empresa o si ya había salido hacia alguna ciudad o

población. Como también ocurría con los documentos, al no saber si determinado archivo ya había

reintegrado y a su vez archivado.

El sistema que era usado ocasionaba que varios implementos se extraviaran, y como en casos

anteriores que, debido a la pérdida de unos uniformes y chalecos de la marca, una persona se

adentró en un supermercado y como llevaba un uniforme paso desapercibido, y comenzó a sacar

productos de manera ilegal cometiendo un crimen y dejando mal a la marca, este tipo de inventario

ayudara tanto a evitar a evitar las pérdidas de los artículos como a evitar estos tipos de

malentendidos a corto y largo plazo.

También generaban la necesidad de volver a pedir aquellos artículos que posiblemente estaban en

la empresa o ya se habían entregado, lo que ocasionaba que la empresa aumentara sus gastos y los

procesos se tuvieran que detener o aplazar y generarías demoras en sus resultados finales.

52
Después de creado el modelo de inventarios ver Anexo 1. MODELO DE CONTROL DE

INVENTARIOS se evidencio que la empresa empezó a tener un mayor control de todos los

artículos (Documentos, dotación, entre otros) que había en inventario, generando así una mayor

visualización y de forma detallada aquellos artículos que reingresaban y salían de la empresa,

conociendo la fecha de cada movimiento y si es necesario las condiciones en que se encontraban

aquellos artículos. Esto ayudó a que la empresa agilizara sus procesos, y tuviera conocimiento de

lo que pasa día a día con los artículos de su inventario.

Para la mejora en la visualización de aquellos implementos de dotación que reingresan a la empresa

el usuario se apoyará con la ventana Movimientos, completando los datos normalmente, pero con

una anotación extra, en la casilla de observaciones el usuario deberá escribir una reseña breve, para

dar una mayor visualización del artículo que reintegro, como ejemplo ver ilustración 14. Ver

ilustración 14. Ejemplo reintegro de dotación.

Ilustración 14. Ejemplo reintegro de dotación.

Fuente: (Autor, 2019)

53
Estas anotaciones ayudaran a tener conocimiento de cuáles son los artículos que reingresan a la

empresa y para mayor detalle conocer en qué condiciones reintegran.

La empresa también sufría un dolor de cabeza a la hora de visualizar si algún formato ya sea unas

planillas, bitácoras, actas de entrega o reintegro de dotación, entre otros formatos que miden

indicadores o metas de impulso, habían sido recibidos o diligenciados en la oficina, o también a la

hora de solicitar algún documento de contratación, entrevistas, incapacidades o aquellos

documentos que deben ir en la carpeta de cada colaborador, debía ser pedido a recepción para que

buscaran en la carpeta de cada uno el documento solicitado sin saber si ese documento en realidad

está presente. También había problemas a la hora de buscar alguno de los formatos que ya se

mencionaron ocurría un problema debido a la mala organización que había, ya que planilla que iba

llegando planilla que ponían en un escritorio con las otras planillas que ya habían llegado, sin tener

una organización ya sea por año, por actividad o por formato.

A continuación, en la ventana de documentos, tenemos la opción de diligenciar los datos, ver

ilustración 15, Ventana que el usuario usara para diligenciar los documentos que ingresan por

primera vez o aquellos documentos que fueron enviados para su respectivo diligenciamiento y han

reintegrado a la empresa para ser tratado y archivado. Ver ilustración 15. Ventana documentos.

54
Ilustración 15. Ventana documentos

Fuente: (Autor, 2019)

Donde también se tiene un formulario para diligenciar, los cuales se pondrán datos como fecha de

recepción o salida de los documentos, nombre de la persona a la cual le pertenece o hace referencia

el documento, el tipo de documento, en la casilla de observaciones el usuario tiene la posibilidad

de dar una breve reseñar explicando si dicho documento está reingresando a la empresa y desde

que localidad fue enviada con el fin de que el usuario tenga la mayor información posible en tiempo

real.

Gracias al uso de macros también se tiene la posibilidad de grabar los datos ya digitados o de

borrarlos. Después de grabar los datos, automáticamente serán trasladados a una tabla dinámica

ubicada debajo del formulario mostrado en la ilustración 16. Ver ilustración 16. Grabar y/o limpiar

datos.

55
Ilustración 16. Grabar y/o limpiar datos.

Fuentes: (Autor, 2019)

Como ejemplo, se diligencia una aceptación de renuncia de una colaboradora, como se muestra

en la ilustración 17. Ver ilustración 17. Ejemplo entrada de documentos.

Ilustración 17. Ejemplo entrada de documentos.

Fuente: (Autor, 2019)

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A continuación, se dará a conocer la forma en que el usuario dará uso de esta herramienta para

diligenciar aquellos documentos que hacen un reintegro a las instalaciones de la empresa, con el

fin de que el usuario tenga total control y conocimiento de los documentos que tienen

actualmente almacenados en la empresa y no haya demoras en la búsqueda de dichos documentos

al saber si ya llegaron o aún no se ha hecho su recepción y así evitar malentendidos con

documentos extraviados y también evitar problemas legales. En la ilustración 18, el usuario

diligenciará todas las casillas y en la casilla de observaciones escribirá la aclaración de si dicho

documento es un reintegro y de qué localidad corresponde. Ver ilustración 18. Reintegro de

documentos.

Ilustración 18. Reintegro de documento.

Fuente: (Autor, 2019)

57
 10.4. RESULTADOS ASOCIADOS CON EL OBJETIVO “MEJORAR LA

ORGANIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES QUE

PERMITA FACILITAR LA BÚSQUEDA Y EXISTENCIA DE DISTINTOS

DOCUMENTOS”.

Un pedido realizado a recepción que constaba de carpetas y ganchos, ayudo a crear nuevas carpetas

para cada uno de los formatos que se iba recibiendo por parte de los mercaderistas e impulsadores,

organizándolos por año y actividad, lo cual a la hora de hacer la búsqueda facilitaría este proceso,

ya que como antes se había mencionado la empresa no contaba con una organización de sus

formatos, solo se tenían en bloques y si en algún momento se necesitase de un formato se tenía que

buscar en el monto de bloques de papel y así se perdía mucho tiempo.

Gracias al Modelo de Control de Inventarios y al nuevo tipo de almacenamiento de documentos y

a la nueva organización que se le hizo a cada uno de los formatos y planillas, el proceso de búsqueda

y organización es mucho más rápido y eficaz agilizando también procesos de toma de decisiones

u otros procesos a seguir.

Después de tener la base de datos con todos los documentos actualizados constantemente ya es

mucho más sencilla la búsqueda de distintos documentos ya sea en una ocasión de urgencia, que

solo sea necesario filtrar el tipo de documento que sea necesario buscar o el nombre de la persona,

y después buscarlo en la carpeta correspondiente al tipo de formato.

Otra solución muy favorable tanto para actualizar a la empresa utilizando herramientas que ayudan

a que los procesos se vuelvan más automatizados como también ayudan a que los procesos de la

empresa se desarrollen de una manera más ágil y de manera eficaz.

58
 11. CONCLUSIONES

 La empresa Acciones&servicios al no tener un control sobre sus inventarios, no tenía la

capacidad de tomar decisiones rápidas ya que no tenía la suficiente visualización de los

artículos que tuviera en su inventario.

 Se pudo concluir que a la empresa le estaba haciendo falta un modelo de un sistema de

inventario que le ayudara a tener un mayor control sobre este, ayudándole a mejorar la

agilidad en los procesos vinculados al inventario, y en la disminución de aquellos costos

adicionales en los que estaba incurriendo la empresa.

 Contar con un modelo de inventario como lo es el EOQ le da a la empresa la confiabilidad

necesaria para cumplir con los objetivos y metas que esta se propone, como también un

mayor conocimiento de los detalles de sus pedidos, tanto en cantidad como en costos, y en

el mejor uso que se le puede dar al espacio de la bodega.

 Se concluyó que el modelo diseñado es eficiente y cumplió con todas las expectativas y

metas propuestas, una herramienta que no solo le sirve a esta empresa sino a toda empresa

que no tenga un control de sus inventarios.

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 12. RECOMENDACIONES

 Toda aquella persona que vaya a usar este sistema de inventario, tendrá que llenar toda la

información requerida y veraz para así tener un mayor control de todos los artículos que

hay en inventario.

 También se le recomienda al director de la empresa que promueva el uso de este modelo de

inventario para que todas las personas en la empresa encargadas de diferentes cuentas, para

que tengan control de los artículos que cada una de las empresas tienen.

 Se le recomienda a la persona encargada de manejar el modelo de control de inventarios,

que actualice constantemente según se realicen los movimientos, y así a la hora de tomar

alguna decisión de use la información arrojada por la herramienta con todos sus detalles.

 Como recomendación hacia el usuario, en la ventana de documentos digitar en específico

que tipo de documento es al que se le realizara el movimiento con el respectivo nombre de

la persona de referencia, para así tener mayor un control detallado de cada ingreso y salida

de este tipo de inventario.

60
 13. BIBLIOGRAFIA

http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/tecnicos_oei/Contabilidad/Unidad%202/Inventario.

pdf

https://www.entrepreneur.com/article/262417

https://www.gestionar-facil.com/control-de-inventarios/

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https://www.emprendepyme.net/inventario

14. REFERENCIAS

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https://repository.upb.edu.co/bitstream/handle/20.500.11912/3223/digital_24717.pdf?sequ

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Benítez, L. A., & Guzmán, V. E. (2011). Metoología para el control y la gestión de inventarios

en una empresa minorista de electrodomésticos. Pereira.

E.Flores, B., & D.ClayWhybark. (1987). Implementing multiple criteria ABC analysis.

ScienceDirect, 79-85.

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Guitiérrez, O. P. (2009). UN ENFOQUE MULTICRITERIO PARA LA TOMA DE

DECISIONES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS. En Cuadernos de administración

(págs. 169-187). Bogota: vol.22 , núm.38.

Lopéz, I., & Martha, G. (2013). Auditoría logística para evaluar el nivel de gestión de inventarios

en empresas. SciELO.

15. ANEXOS

Anexo A. MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS

62