PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN DE VIAJES MISIONALES Y LABORALES
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la planificación de desplazamientos laborales
incluyendo toda salida extramural, actividad recreativa, deportiva y cultural de la
empresa.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para la planificación de desplazamientos laborales
incluyendo toda salida extramural, actividad recreativa, deportiva y cultural, sin
importar el cargo o rol asignado y siempre y cuando el colaborador se movilice,
desplace o transporte en un vehículo automotor y no automotor.
3. RESPONSABLES.
● Líder del Diseño e Implementación del Plan Estratégico De Seguridad
Vial./Responsable del SG-SST.
● Jefe Operativo.
● Ejecutivo Comercial.
4. DEFINICIONES.
Acompañante: Persona que viaja con el conductor de un vehículo automotor.
(CNT, 2002)
Berma: De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769
del 2002, se define como: parte de la estructura de la vía, destinada al soporte
lateral de la calzada para el tránsito de peatones, semovientes y ocasionalmente
al estacionamiento de vehículos y tránsito de vehículos de emergencia.
Calzada: De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769
del 2002, se define como: zona de la vía destina a la circulación de vehículos.
Carretera: De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769
del 2002, se define como: vía cuya finalidad es permitir la circulación de vehículos,
con niveles adecuados de seguridad y comodidad.
Carril: De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769 del
2002, se define como: parte de la calzada destinada al tránsito de una sola fila de
vehículos.
Colaboradores de la empresa: son todos los trabajadores independientemente
de su forma de vinculación o contratación, los empleados, contratistas, afiliados, o
personas vinculadas mediante tercerización, subcontratación, outsourcing o por
intermediación laboral de manera permanente u ocasional, que realizan funciones
para los diferentes procesos de la empresa.
Comunidad de la empresa: corresponde a todas las personas que tienen
relación con la empresa, incluye además de los colaboradores, a los clientes,
estudiantes, entre otros (algunos ejemplos de comunidad de la empresa son:
comunidad educativa, comunidad empresarial, etc.).
Conductor: Es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para
operar un vehículo. (CNT, 2002)
Conductores contratados o administrados por la empresa: corresponde al
número de personas que utilizan un vehículo automotor y no automotor puesto al
servicio de la empresa para el cumplimiento de sus funciones,
independientemente del modelo de contratación o administración (vinculación o
intermediación) que utilice la empresa.
Cuneta: De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769
del 2002, se define como: zanja o conducto construido al borde de una vía para
recoger y evacuar las aguas superficiales.
Desplazamientos laborales: son los que desarrollan los colaboradores de la
empresa para el cumplimiento de su contrato o funciones en los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo al servicio de la empresa.
Flota de vehículos automotores o no automotores: incluye el número de
vehículos automotores y no automotores puestos al servicio de la empresa para el
cumplimiento de sus funciones en los procesos estratégicos, misionales y de
apoyo, ya sean vehículos propios, arrendados, en leasing, renting, entre otros, o
que hagan parte de cualquier modelo de vinculación, contratación, intermediación
o administración que realice la empresa con el propietario, tenedor o conductor
del vehículo, también incluye los vehículos utilizados por los contratistas y
trabajadores de la empresa.
Incidente: Es un suceso repentino no deseado que ocurre por las mismas causas
que se presentan los accidentes, sólo que por cuestiones del azar no
desencadena lesiones en las personas, daños a la propiedad, al proceso o al
ambiente.
Infraestructura Vial: Es el conjunto de elementos, dotaciones o servicios que se
necesitan para conectar de manera terrestre un lugar con otro.
Mantenimiento: Se define el mantenimiento como todas las acciones que tienen
como objetivo preservar un artículo o restaurarlo a un estado en el cual pueda
llevar a cabo alguna función requerida.Estas acciones incluyen la combinación de
las acciones técnicas y administrativas correspondientes.
Pasajero: Persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo público
(CNT, 2002)
Peatón: Persona que transita a pie o por una vía. (CNT, 2002)
Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV): Herramienta de gestión que
contiene las acciones, mecanismos, estrategias y medidas de planificación,
implementación, seguimiento y mejora que deben adoptar las diferentes
entidades, organizaciones o empresas del sector público o privado de conformidad
con el artículo 110 del Decreto Ley 2106 de 2019, encaminadas a generar hábitos,
comportamientos y conductas seguras en las vías para prevenir riesgos, reducir la
accidentalidad vial y disminuir sus efectos nocivos.
Ruta: Camino establecido o previsto para un viaje.
Seguridad Vial: Es el conjunto de acciones y políticas dirigidas a prevenir,
controlar y disminuir el riesgo de muerte o de lesión de las personas en sus
desplazamientos ya sea en medios motorizados o no motorizados.
Tráfico: Volumen de vehículos, peatones, o productos que pasan por un punto
específico durante un periodo determinado. (CNT, 2002)
Tránsito: Es la movilización de personas, animales o vehículos por una vía
pública o privada abierta al público. (CNT, 2002)
Transporte: Es el traslado de personas, animales o cosas de un punto a otro a
través de un medio físico. (CNT, 2002).
5. CONDICIONES GENERALES.
5.1 NORMAS DE
SEGURIDAD: (Especifíquelas solo si aplica).
Ley 769 de 2002 que dispone las regulaciones del tránsito y transporte por
carretera.
Resolución 000744 del 04 de marzo de 2009, que dispone lo reglamentario para el
diseño geométrico de vías.
Las dispuestas en el decreto 1885 de 2015 frente a las disposiciones de
señalización y demarcación vial en el anexo técnico del mismo.
El Manual de Señalización Vial vigente.
Las dispuestas en la resolución 744 de 2009 frente a la disposiciones en el diseño
geométrico de carreteras.
Código Sustantivo del Trabajo.
Ley 1562 de 2012.
Decreto 1072 de 2015.
Resolución 40595 del 12 de julio de 2022.
Ley 1503 de 2011.
5.4 ELEMENTOS DE
SEGURIDAD: (Especifíquelos solo si aplica).
Relacionar los elementos de seguridad que se requieran utilizar para la ejecución
de los desplazamientos planificados, se puede tener en cuenta lo siguiente:
- Elementos de Protección Personal.
- Permisos de Trabajo.
- ATS.
- Requisitos de seguridad activa y pasiva de los vehículos.
- Equipo de prevención y seguridad de los vehículos.
5.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Operación: Planificación de Desplazamientos Laborales
Fuerza normal:
Conductores.
Operadores.
Maquinaria/Vehículos.
Planificación de desplazamientos laborales (salidas extramurales, salidas de
integración, salidas pedagógicas).
EMPRESA ha definido que para las salidas extramurales laborales que se
realicen en relación con las actividades de las empresas, se debe tener un
permiso ya sea por correo, escrito, chat interno, formato, etc, estas salidas deben
ser informadas al jefe inmediato y el soporte debe soportar en el área de
seguridad y salud en el trabajo o dependencia a la que pertenezca el trabajador.
5.5.1. Planificación del ingreso y salida de los miembros de la comunidad de la
empresa de sus instalaciones.
EMPRESA, ha definido que para el ingreso y salida de las instalaciones se debe
tener en cuenta la jornada laboral que está definida dentro del RIT (Reglamento
Interno de Trabajo), cualquier ingreso o salida por fuera de ese horario se debe
autorizar.
5.5.2. El tiempo de antelación con la que se planifica el recorrido,
EMPRESA, realiza la planeación de los recorridos con; un día, semana, mes,
meses de antelación.
5.5.3. Los requisitos para el inicio del viaje, horarios y tiempos de conducción, la
documentación que deben portar y registros que deben diligenciar los
colaboradores de la empresa,
Para el inicio del viaje, considerando la definición de desplazamiento laboral, se
debe tener en cuenta, el porte y revisión de la siguiente documentación:
- Licencia de conducción,
- Cédula de ciudadanía,
- Seguridad social al día,
- SOAT vigente,
- Revisión tecnomecánica vigente,
- Pólizas extra y contractuales (si aplica),
- Técnico vial,
- Curso de manejo defensivo.
- Horario de Conducción: Inicio 7:00 a.m. hasta las 6:00 p.m.
- Tiempos de conducción: 8 horas y hasta máximo 10 con autorización.
- Registros: Inspección preoperacional.
5.5.4. Las velocidades seguras en los desplazamientos laborales, factores de
desempeño aplicables, requisitos de seguridad vial para conductores y vehículos.
Las velocidades definidas por la empresa son las siguientes:
• En las vías urbanas la velocidad máxima será de 60 Kms/h
• En carretera Nacional y pavimentada es de 75 Km/h.
• En la Carretera municipal es de 40 km/h.
• En la Vía Veredal sin Pavimentar es de 30 km/h
• En las Vías de acceso en instalaciones del cliente es de 20 km/h.
• En los puentes, Glorietas, Locaciones es de 10 km/h.
5.5.5. Las condiciones de los sitios de parada segura (alojamiento, restaurantes,
sitios de descanso, parqueaderos, entre otros),
Los sitios de parada, son los autorizados por la empresa, los cuales se divulgan en
el análisis del riesgo vial, sin embargo, se recomienda al conductor solo parar en
sitios que estén advertidos por aplicaciones como Maps o Waze, en especial
estaciones de servicio, restaurantes o centros poblados.
5.5.6. Los controles que se realizarán durante el recorrido,
Durante el recorrido se realizarán verificaciones de los comportamientos
reportados por GPS, como excesos, frenadas bruscas, etc, adicionalmente de
manera sorpresa se realizarán pruebas de alcoholemia en cualquiera de los
puntos de control que dispone la empresa.
5.5.7. Las condiciones para prevenir factores de riesgo (fatiga, velocidad,
distracción del conductor etc.),
EMPRESA , por medio de sus Programas de Gestión del Riesgo y Factores de
Desempeño, Plan Anual de Trabajo y Plan de Formación implementara
actividades, campañas, formación tendiente a la mejora de los hábitos,
comportamientos y conductas seguras de los colaboradores.
5.5.8. Los requisitos para la finalización del viaje y capacitaciones a los
colaboradores de la empresa en la identificación y análisis dinámico de riesgos en
las vías externas para los desplazamientos laborales.
Para finalizar el viaje, la empresa solicitara al colaborador que reporte esto por los
medios autorizados de acuerdo con el paso 24 del PESV.
Ningún colaborador podrá realizar un desplazamiento laboral sin completar las
formaciones básicas definidas en su plan de formación básico, es importante que
el conductor reporte en el gerenciamiento del viaje las condiciones adversas que
pudo identificar.
