FONDOS DOCUMENTALES

ACTIVIDAD 1
FASES DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES
ESTUDIANTE: PAULA KARINA RUIZ YEPES

INSTITUTO FRANCISCO GALTON

2024
 FONDOS ACUMULADOS
Definición: son documentos reunidos por una Según el acuerdo 039 de 2022, el AGN
entidad o empresa en el transcurso de su vida denomina técnicamente el fondo acumulado
institucional sin un criterio archivístico como el conjunto de documentación
determinado de organización y de producidas antes de la aprobación y aplicación
conservación de la TRD en los archivos de Gestión, la cual
será sometida a un proceso de organización y
su resultado será la TVD
¿Cómo abordar la organización de los fondos acumulados?
Se requieren 3 momentos:
1. El establecimiento del nivel de organización de la documentación y la recolección de la
historia institucional.
2. elaboraciones de un Plan Archivístico Integral
3. La ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos
El establecimiento del nivel de organización se logra. Elaboración de un Diagnostico, mediante
un formato de recolección de datos, estado de conservación y nivel de organización de la
documentación
Se Producen por varios Motivos:
1. Ausencia de una tabla de retención documental
2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquier motivo
3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc
4. No existe un lugar de archivo central e histórico
5. No se sabe qué hacer con los documentos, simplemente se empacan y se envían a cualquier
lugar dentro de la compañía.
COMO ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS

En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respecto el origen o

procedencia y el orden natural y original de los documentos que componen dicho fondo.

PRIMERA FASE: ANÁLISIS SITUACIONAL DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO: se realiza el

diagnóstico del Fondo Documental Acumulado (FDA) para determinar el estado actual de la
organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen
documental.

SEGUNDA FASE: COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL PARA ALCANZAR ESTA

ETAPA SE RECURRIRÁ:

 Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución

orgánico-funcional de la entidad.
 Análisis de la evolución del organigrama institucional
 Identificación de manuales de funciones y procedimientos
  Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la Gestión
Documental y a la administración de archivos institucionales
 Conocer la reglamentación especifica que aplica al cumplimiento de las funciones
específicas de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o vigente.
 Identificación y Análisis de los libros de registro control de documentos
 Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica.

TERCERA FASE: INVENTARIO DOCUMENTAL: se debe levantar un inventario en su estado natural

del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos,
dependencias, autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de
conservación, soporte de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotográfico, planos y
publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo de la organización.

Ejemplo formato de inventario

CUARTA FASE: VALORACIÓN DOCUMENTAL: Considerando que el proceso de valoración

Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se
adelantara la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores
primarios y segundarias de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se
hará la propuesta de lo que se debe conservar, establecimiento cuenta es de conservación
permanente y cuanto se debe eliminar.

Convenciones conservación total CT

Eliminación E
Selección S
Reprografía R
El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de
consulta. Estas corresponden a los documentos activos, semiactivos e inactivos. En los fondos
acumulados se encuentra generalmente documentación semiactiva e inactiva
administrativamente.

Valores Primarias

Es el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activas de su ciclo vital, es
decir, mientras interesa a la entidad productora como instrumento y referencia para
el desarrollo de la gestión institucional.

Valores Segundarios

permite identificar con precisión aquella documentación de valor permanente que será objeto
de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico

QUINTA FASE: PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN: Una vez valorada la

documentación y aprobada por el respectivo comité de archivo de la entidad, se procederá a la
preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de lo siguientes procesos:

 Procedimientos: eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de

técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes
documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los materiales
metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo
el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información contenida
en dichos soportes.
 Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo tales
como: plegadles, recortes de prensa, revistas, invitaciones etc.
 Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro ambiental,
bióticos y antropogénicos y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales
efectos por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.

SEXTA FASE: CLASIFICACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACION

Elaborar el cuadro de clasificación documental, someterlo a consideración del Comité de Archivo
de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las
piezas documentales conformadas como producto del trámite normal dentro de cada una de las
unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de esta manera al principio de
orden natural que se utiliza en la práctica archivística universal.

SEPTIMA FASE: SELECCIÓN Y ELIMINACION DOCUMENTAL

Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizara la sección documental de
aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen
valores segundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación,
el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:

 Denominación de la unidad de conservación

 Fechas extremas
 Números de folios
 Observaciones o notas
 Firmas del responsable de la sección documental
 Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la

documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas establecidas por el Archivo
General de la Nación.

OCTAVA FASE: ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al archivo

central se abordara la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales,
teniendo en cuenta un sistema de ordenamiento de recuperación y consulta.

NOVENA FASE: REALMACENAMIENTO DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de conservación del

fondo documental de la entidad se procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200,
las cuales serán identificadas así:

 Nombre de la dependencia productora

 Serie y/o agrupación documental
 Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
 Numero de caja
 Fechas extremas
 Numero de folios
 Observaciones

DECIMA FASE: DESCRIPCION DOCUMENTAL

Como instrumento complementario de descripción archivística se elabora, diseñara e

implementará una base de datos, guardando las especificaciones técnicas requeridas, de acuerdo
con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:
 Fecha
 Oficina Productora
 Dependencia
 Numero de Caja
 Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la tabla
Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.
 Fechas extremas de la Unidad Documental
 Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.