GERENCIA DE PROYECTOS

Docente: Mtro. José Isidro Chilón Chávez

 Gestión y control de los proyectos

UNIDAD 8 : SOLUCIÓN DE CASOS APLICATIVOS

DE GESTIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

LOGRO DE LA UNIDAD: Capacidad para resolver

problemas y ejercicios relacionados con las 10 áreas de
conocimiento del PMBOK
Resumen
Los controles del proyecto son procesos que se usan para comprender los plazos
y los costos de un proyecto. En este artículo, explicaremos de qué se tratan estos
controles y cómo puedes implementarlos para poder mantenerte dentro del
alcance de tu proyecto, optimizar el presupuesto y cumplir con el cronograma.
 Gestión y control de los proyectos

• Tiempo y dinero son dos recursos que la mayoría de las personas

admitirían querer tener más, ya que es una realidad que a muy
pocos de nosotros nos resulta fácil gestionarlos correctamente. Las
empresas, sin embargo, deben priorizar al máximo estos recursos
ya que es lo que las mantiene a flote. La forma más sencilla de
ayudar a tu empresa a optimizar el tiempo y el dinero es mediante
los procesos de control de proyectos que forman parte de la gestión
de proyectos.
 ¿Qué son los controles en la gestión de proyectos?

• Los controles del proyecto son un conjunto de procesos que se

implementan para comprender e incidir en los tiempos y el dinero
necesarios para un proyecto. Cada control del proyecto se centra en
una parte específica del plan del proyecto, como el cronograma, los
recursos o los riesgos potenciales.

• El objetivo de los controles del proyecto es poder mantenerse

dentro del alcance del proyecto, optimizar el presupuesto del
proyecto cuando sea posible y ceñirse al cronograma del proyecto.
 Controles de proyectos vs. gestión de proyectos

• Los controles y la gestión de proyectos tienen funciones que se

superponen. Ambos procesos te ayudan a mantener un proyecto
encaminado y dentro del alcance. Sin embargo, la gestión de
proyectos tiene propósitos más amplios que los controles de
proyectos.

• La gestión de proyectos se centra en mantener todo el proyecto

encaminado, incluidas las personas involucradas, los procesos y los
entregables, en tanto los controles del proyecto se centran
específicamente en el control de calidad para poder ahorrar tiempo
y dinero.
 ¿Por qué son importantes los controles del proyecto?

• Los controles del proyecto brindan información que permite a los

gerentes de proyectos tomar decisiones informadas y oportunas
para mitigar los riesgos del proyecto. Tu objetivo como gerente de
proyectos es mantener todo encaminado y dentro del alcance,
desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

• Si no se implementa un proceso de control, resulta difícil poder

responder preguntas importantes sobre el proyecto en cuestión.
Esto puede impactar de manera negativa o comprometer el éxito del
mismo. Estas son algunas de las razones por las que los proyectos
pueden desviarse de su curso si no se implementan los procesos de
control adecuados:
• Personas involucradas: Sin un proceso de control, pueden surgir preguntas
sobre las personas disponibles para trabajar en un proyecto, sobre los roles y
responsabilidades y sobre quién debe hacerse cargo de tareas específicas
durante el desarrollo del proyecto.
• Calidad: El proceso de control del proyecto garantiza que se cumplan las
expectativas, que se completen todos los elementos de cada fase del proyecto
y que todo funcione sin problemas a lo largo del trayecto.
• Costo: Si los costos del proyecto no se controlan correctamente, pueden
ocurrir gastos imprevistos por cambios de las partes interesadas o errores de
cálculos durante la planificación del proyecto.
• Tiempo: Supervisar el cronograma del proyecto ayuda a evitar problemas
como retrasos en los plazos de entrega, cambios en las prioridades y conflictos
en los recursos, que pueden afectar el resultado del proyecto.

• Mediante los procesos de control, puedes detectar cuando las cosas no salen según lo
planeado y corregirlas rápidamente para mantener tu proyecto bajo control.
5 controles para la gestión de
proyectos
Estos son los cinco controles de proyecto que puedes implementar para
obtener información importante para el plan de tu proyecto.
 1. Cronograma

• Aumentar la visibilidad del cronograma de tu proyecto te permite saber si

estás avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto, asegúrate de
dar seguimiento a todo el trabajo de tu proyecto en un solo lugar, como
una herramienta de gestión de proyectos. De esa forma, podrás obtener
información de manera rápida y sencilla sobre tus tareas, plazos y
dependencias. Además, puedes establecer hitos del proyecto como
puntos de control para medir el progreso.

• Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso del

proyecto, te recomendamos crear informes de estado del proyecto. Estos
informes quincenales o mensuales son una excelente manera de evaluar
si tu proyecto está bien encaminado o no. Si este no va según lo
planificado, puedes identificar y resolver rápidamente cualquier problema
o contratiempo que surja. Luego, puedes compartir esta información con
las partes interesadas para que todos estén en sintonía.
 1. Cronograma

• Consejo: Usa un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma

de tu proyecto desglosado por tareas e hitos. Un diagrama de Gantt
es un diagrama de barras horizontales que se usa para ilustrar el
cronograma de un proyecto, programa o trabajo en particular. Este
tipo de gráfico puede ayudarte a evaluar la duración de un proyecto
y mostrarte las dependencias entre las tareas.
 2. Recursos

• Cada proyecto requiere de varios recursos, como tiempo, dinero o la

disponibilidad de los miembros del equipo del proyecto. La gestión de
recursos es una parte esencial del proceso de control del proyecto ya que
le brinda la oportunidad a tu equipo de controlar los costos y supervisar
los plazos y los materiales disponibles. Estimar los costos y planificar los
recursos durante el inicio del proyecto también te ayudarán a mantenerte
dentro del presupuesto.

• No solo necesitas tener una idea clara de los recursos disponibles antes
de comenzar el proyecto, también necesitas una forma de dar
seguimiento a los costos y recursos a medida que avanza el proyecto. Si
alguna parte del proyecto excede el presupuesto o si un miembro del
equipo ya no está disponible, la implementación de los controles del
proyecto pueden ayudarte a identificar rápidamente una solución
alternativa.
 2. Recursos

• Consejo: Intenta calcular la variación de costos para analizar si te

mantienes dentro del alcance del proyecto. Para determinar la
variación de costos, solo tienes que restar el costo real del valor
ganado. El valor ganado es la cantidad de trabajo que se completó
realmente. El costo real es la cantidad de dinero que se ha gastado
en el trabajo ya completado. La fórmula para calcular la variación de
costos es: CV = EV – AC.
 3. Riesgos

• La gestión de riesgos del proyecto es uno de los procesos de

control de proyectos esencial para poder identificar los riesgos
potenciales de forma proactiva y evitar que tu proyecto se
descarrile. La mejor manera de hacerlo es crear un registro de
riesgos que te permita clasificar los riesgos potenciales por prioridad
y evaluar cómo gestionarlos adecuadamente.

• Consejo: Los riesgos más comunes que pueden afectar tu proyecto

son: la seguridad de los datos, los problemas de comunicación, los
retrasos en el cronograma, el trabajo no planificado y el robo de
material. Puedes usar estas categorías para llevar a cabo una lluvia
de ideas para crear tu registro de riesgos.
 4. Cambios

• El control de cambios es una de las mejores maneras de evitar que

ocurran corrupciones en el alcance del proyecto que puedan provocar
retrasos en el cronograma, incrementos en el presupuesto o errores en el
proyecto. Si implementas un proceso de control de cambios, te sentirás
más preparado para cualquier cambio que pueda ocurrir.

• Esto se debe a que el proceso de control de cambios se implementa para

evaluar si los cambios propuestos son relevantes y, de ser así, qué
cambios puedes implementar sin afectar el cronograma o el alcance de tu
proyecto. La implementación de este proceso puede garantizar que tu
equipo gestione los cambios de manera efectiva ya que se sienten
informados, involucrados y seguros.
 4. Cambios

• Consejo: Por lo general, el proceso de control de cambios es

específico del proyecto. Para cambios más grandes en toda la
empresa, considera implementar un proceso de gestión de cambios.
La gestión de cambios es el proceso con el que se preparan y
gestionan los cambios de la organización.
 5. Rendimiento

• La gestión del rendimiento se refiere al proceso general de seguimiento

del éxito de un proyecto. La forma más sencilla de hacerlo es establecer
indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño del
proyecto. Estos pueden incluir el seguimiento de los costos en
comparación con los puntos de referencia, el cumplimiento de los plazos,
las horas facturadas y el retorno de la inversión.

• Independientemente de los objetivos que establezcas asegúrate de que

sean cuantificables, específicos y medibles. Si tienes dudas, te
recomendamos implementar la metodología SMART. SMART es un
acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible,
alcanzable, realista y de duración limitada.
 5. Rendimiento

• Consejo: Un buen KPI debe dar seguimiento a un valor medible en

el que tú o tu equipo puedan influir de manera oportuna. También
debería ayudarte a alcanzar tus objetivos estratégicos y brindar a
los miembros del equipo una idea clara de cómo tus proyectos
contribuyen a los objetivos de la empresa.

• Si usas estos procesos de control, podrás estar seguro de que

estarás supervisando tu proyecto desde todos los ángulos. En
última instancia, esto te permitirá ahorrar tiempo y dinero y te
ayudará a preparar entregables de proyectos exitosos.
 Dónde implementar los controles del proyecto

• Los controles del proyecto son tan importantes como los

entregables. Si deseas evitar cambios o riesgos inesperados, te
recomendamos establecer controles para todas las etapas del ciclo
de vida del proyecto.