Fuente: Introducción a las funciones de gestión de enfermería por Florence Cayong-Cawaon

Unidad II. Capítulo 1. PLANIFICACIÓN

Objetivos de aprendizaje: Al finalizar este capítulo, el estudiante debería poder:

1. Explicar el significado de planificación y su importancia para la gestión de enfermería.
2. Discuta la naturaleza y el propósito de la planificación.
3. Describa las distintas fases del proceso de planificación.
4. Describe los seis pasos en el proceso de toma de decisiones.
5. Definir el proceso presupuestario.

Introducción
La planificación es la actividad más básica y funcional del proceso de planificación. Todas las
demás funciones de gestión dependen de la planificación. La planificación es pronosticar eventos, tomar
decisiones, establecer metas, establecer prioridades, desarrollar políticas y establecer estándares.
Rowland y Rowland (1992) describen la planificación como siempre orientada al futuro. Es el
proceso mediante el cual la administración tiende un puente entre el lugar donde se encuentra
actualmente y el lugar donde quiere estar en algún momento en el futuro. La planificación implica la
elección de objetivos junto con las políticas, estrategias, programas, procedimientos y reglas que son
necesarios para el logro de estos objetivos. La planificación dirige nuestro pensamiento hacia:
 ¿Qué actividad esperamos hacer?
 ¿Por qué se hará?
 donde se hará
 Cuando esperamos hacerlo
 como se hará
 Quién va a hacerlo
Este capítulo describe los tipos, la naturaleza y los propósitos de la planificación, los pasos para
llegar a decisiones y el proceso de presupuestación.

Tipos de planificación
Hay dos tipos principales de planificación organizacional: planificación estratégica o de largo
plazo y planificación operativa y de corto plazo.
La planificación estratégica se refiere a determinar los objetivos a largo plazo de la institución y
las políticas que se utilizarán para lograr estos objetivos. Se realiza principalmente a nivel ejecutivo de
gestión. Está orientado al futuro. Algunos de los propósitos de la planificación estratégica son:
 Ayudar a aclarar las creencias y valores de la organización.
 Dar dirección a la organización.
 Mejorar la comunicación y coordinación de actividades.
 Mejorar la eficiencia
 Eliminar la duplicación de esfuerzos
 Permitir la adaptación al entorno cambiante.
  Establecer objetivos realistas y alcanzables.
El principal resultado de la planificación estratégica es establecer los objetivos de la
organización.
Se sugiere realizar un análisis situacional antes de realizar planes estratégicos. Una herramienta
que se puede utilizar es el análisis WOTS. ¿Cuáles son las fortalezas, debilidades y oportunidades
potenciales de la organización y las amenazas a la misma?

Weaknesses Strength

Threats Opportunities

Cuadro de análisis WOTS

Las debilidades o fortalezas internas de una organización de atención médica pueden incluir las
siguientes:
 Experiencia del personal de enfermería y médico.
 Calificaciones
 Sobre y falta de personal
 Estado financiero
 Calidad de la atención al paciente
 Abundancia o escasez de equipos y suministros médicos, etc.
Las amenazas pueden ser:
 Competencia
 Disminución de la carga de pacientes.
 Escasez de enfermeras y otro personal
 Baja satisfacción del paciente
 aumento de cargos
 Amenazas legales
Las oportunidades incluirían:
 Instalaciones nuevas o mejoradas
 Contratación de personal médico y de enfermería.
 Referencias
 Nuevos programas de atención médica.
  Otros
La planificación operativa se ocupa de las actividades de mantenimiento diarias. Se realiza en
conjunto con la preparación del presupuesto. La planificación también puede estar relacionada con la
mejora y el mantenimiento de las instalaciones. Es más probable que las enfermeras directivas
participen en este tipo de planificación.
La planificación unitaria es otro tipo. En enfermería, la planificación de un departamento o
unidad debe realizarse diariamente, semanalmente o a largo plazo. La planificación diaria está
relacionada con los cuidados que se realizan al cliente o paciente. Puede incluir, entre otras cosas, la
toma del historial de salud del cliente, la evaluación de su estado de salud, la formulación del
diagnóstico de enfermería y la implementación del plan de atención.
Las siguientes son acciones prácticas de planificación diaria sugeridas para el administrador de
enfermería:
1. Al comienzo de cada día, haga una lista de las acciones que debe realizar durante el día. Tacha
las acciones a medida que se vayan realizando o al final del día. Al comienzo del siguiente día
laboral, traslade las acciones no realizadas, hágalas primero o decida si realmente es necesario
realizarlas. No postergues tareas de un día para otro indefinidamente.
2. Planifique las reuniones con anticipación. Si la reunión es responsabilidad de enfermería,
prepare y distribuya una copia de la agenda con anticipación.
3. Identificar los problemas en desarrollo y ubicarlos en la parte apropiada del plan operativo o de
gestión de la división.
4. Revisar el plan operativo o de gestión de forma programada. Revisarlo con (…) los gerentes en el
sentido de que cada uno conozca sus responsabilidades personales para el cumplimiento de las
actividades.
5. Revisar las partes apropiadas del plan operativo o de gestión del departamento (…) con (…) los
gerentes de enfermería cuando reciban asesoramiento. Revisar los planes del departamento,
unidad o clínica al mismo tiempo.
6. Las ideas de planes surgieron de publicaciones profesionales para su discusión. Estas ideas
pueden ayudar a integrar los resultados de la investigación en la práctica.

Naturaleza del financiamiento

La planificación incluye los siguientes conceptos:
1. Se incorporan tanto la planificación estratégica como la táctica. La planificación estratégica
implica determinar la dirección en la que debe dirigirse una organización. La planificación táctica
implica la asignación de recursos que permiten a una organización alcanzar los objetivos
establecidos.
2. Los planes son principalmente mecanismos para guiar los esfuerzos organizacionales. La
verdadera prueba de la planificación es la capacidad de dirigir los esfuerzos en el día a día, es
decir, pasar de lo abstracto a lo implementado. No basta con crear planes. Deben articularse y
luego ponerse en acción. La planificación no debería ocurrir sólo en los niveles más altos; debe
implementarse en toda la organización.
3. La planificación es un proceso continuo que va desde el establecimiento de la misión hasta el
establecimiento de objetivos operativos.
 4. Los valores y expectativas a menudo determinan qué misión y estrategias adoptar.
5. La revisión y evaluación de los planes apoyan el control. La planificación no ocurre en el vacío.
En última instancia, se analizan los logros o fracasos y la información obtenida se dimensiona
para revisar los planes cuando sea necesario.
6. En enfermería, la planificación de objetivos garantiza que los clientes reciban atención de
enfermería de calidad.

Propósitos de la planificación
Para garantizar el éxito en la planificación de las actividades del departamento o unidad de
enfermería, la enfermera directora debe reconocer los propósitos de la planificación. Según Swansburg,
la planificación:
 Conduce al éxito en el logro de metas y objetivos.
 Da sentido al trabajo
 Proporciona un uso eficaz del personal y las instalaciones disponibles.
 Ayuda a afrontar situaciones de crisis.
 Es rentable
 Se basa en el pasado y el futuro, ayudando así a reducir el elemento de cambio.
 Se puede utilizar para descubrir la necesidad de cambio.
 Es necesario para un control efectivo.

La fase de planificación
El proceso de planificación consta de diferentes fases que son interdependientes y continuas.
Cada fase es importante y significativa y determina la acción necesaria para resolver los problemas de
enfermería relacionados con la gestión de enfermería.
Visto en fases, el proceso de planificación incluye los siguientes pasos: determinar objetivos,
recopilar datos, desarrollar el plan de acción y evaluar el plan.
1. Determinar objetivos
En primer lugar, se deben identificar las preocupaciones de enfermería que requieren
evaluación por parte de los grupos de planificación. Luego se debe completar un esquema de
estudio para cada preocupación. El esquema debe enumerar los factores influyentes, la
información necesaria para la evaluación, las fuentes de datos y cualquier estudio especial
requerido.
El esquema completo del estudio proporciona una base
2. Recolectando datos
3. Desarrollar el plan de acción
4. Evaluación del plan

ESTABLECIMIENTO DEL PLAZO

Los programas se determinan, desarrollan y orientan dentro de un marco de tiempo para
alcanzar las metas y objetivos establecidos. Kron ha desarrollado una fórmula de planificación que
puede usarse para tareas diarias o para proyectos de corto y largo plazo.
La fórmula de planificación
1. QUÉ: ¿qué se ha hecho? ¿Lo que debe hacerse? ¿Qué equipos y suministros se han utilizado o se
necesitan? ¿Qué pasos son necesarios en el procedimiento? ¿Qué secuencia de actividades se
utilizó anteriormente? ¿Qué otros métodos se pueden utilizar?
2. CUÁNDO: ¿Cuándo se debe realizar el trabajo? ¿Cuándo se hacía antiguamente y cuándo se
podía hacer?
3. DÓNDE: ¿dónde se debe realizar el trabajo? ¿Dónde ocurre una actividad en relación con las
actividades que la preceden y siguen inmediatamente? ¿Dónde podrían almacenarse, limpiarse
y demás los suministros?
4. CÓMO: ¿Cómo se realizará el trabajo? ¿Cuáles son los pasos a seguir para realizar el trámite?
¿Cómo se utilizará el tiempo y la energía del personal? ¿Cuánto va a costar? ¿Cuánto tiempo
requerirá?
5. QUIÉN: ¿Quién ha estado haciendo el trabajo? ¿Quién más podría hacerlo? ¿Hay más de una
persona involucrada?
6. POR QUÉ: A cada una de las preguntas, pregunte por qué. ¿Por qué es necesario este trabajo,
este procedimiento, este paso? ¿Por qué esta persona hace esto de esta manera, en este lugar,
en este momento?
7. PUEDE: ¿Se pueden eliminar algunos pasos o equipos? ¿Se puede combinar eficientemente esta
actividad con otras operaciones? ¿Alguien más puede hacerlo mejor? ¿Podemos conseguir una
máquina para ayudar? ¿Podremos conseguir suficiente dinero?

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una técnica para distribuir el tiempo mediante el establecimiento de
objetivos, la asignación de prioridades, la identificación y eliminación del tiempo perdido y el uso de
técnicas de gestión para alcanzar las metas de manera eficiente.
Existe una serie de principios básicos que los gerentes pueden utilizar para cultivar buenos
hábitos de gestión del tiempo.
 Planificación de contingencias. Piense en otras opciones o alternativas, si la opción deseada no
es posible.
 Listado de tareas. Calendario de todas las actividades.
 Inventario. Observar la tarea realizada y no realizada.
 Secuenciación. Priorizar actividades.
 Fijación y cumplimiento de plazos. No pospongas las cosas o no se hará nada.
 Decidir cómo se empleará el tiempo. Indicar el tiempo asignado para cada actividad, establecer
objetivos de tiempo.
 Delegar. Una parte de la tarea se puede encomendar a otra persona que igualmente pueda
realizarla a tiempo.

Multitarea
 El efecto neto de la multitarea es que cuando se realizan varias tareas a la vez, algunas o todas
terminan realizándose de manera desordenada. Esto puede tener consecuencias desastrosas.
Por lo tanto, las enfermeras deben aprender a priorizar las tareas que tienen entre manos,
incluso si las tienen que realizar una tras otra, ya que ésta sigue siendo la mejor manera de asegurarse
de que se realicen correctamente.

Herramientas en la gestión de proyectos

 Gráfico de gantt
Los diagramas de Gantt muestran información sobre tareas y horarios. Las tareas están
numeradas y enumeradas verticalmente. Una barra muestra la fecha de inicio y la fecha de
finalización proyectada de cada tarea. A veces se utiliza color o sombreado para mostrar qué
parte de cada tarea se ha completado. Es a la vez una herramienta de gestión y una herramienta
de comunicación.
 Técnica de revisión y evaluación del desempeño (PERT)
El PERT es un modelo de sistema en red para planificación y control que implica
identificar actividades clave, secuenciarlas en un diagrama de flujo y asignar una duración
específica para cada fase del trabajo.
Un sistema PERT implica una extensa investigación y desarrollo. Se utilizan múltiples
estimaciones de tiempo para cada actividad que permiten la variación en la actividad, que se
supone que son aleatorias, con una distribución de probabilidad asumida (“probabilística”). Las
actividades se representan como líneas de flechas entre nodos.
 Método de ruta crítica (CPM)
El CPM puede calcular estimaciones de tiempo y costos para cada actividad. Este
método se utiliza para crear una estimación de costos utilizando condiciones operativas
"normales" o "de emergencia". Las condiciones de funcionamiento normales son aquellas que
implican el menor coste, mientras que las condiciones de funcionamiento en caso de accidente
tienen mucho menos tiempo disponible que en condiciones normales.
El CPM es útil cuando el tiempo y el costo son factores importantes porque ambos
pueden estimarse en función de la experiencia pasada.
CPM es una herramienta para analizar un proyecto y determinar la duración, basándose
en la identificación de una "ruta crítica" a través de una red de actividades, el conocimiento de
la ruta crítica puede permitir a la gestión del proyecto cambiar la duración.

PREPARAR EL PRESUPUESTO
La presupuestación se define como una traducción financiera sistemática de un plan, la
asignación de recursos escasos sobre la base de las necesidades previstas para las actividades
propuestas durante un período de tiempo específico. Es una herramienta para la planificación,
seguimiento y control de costes y cumplimiento de gastos. La elaboración de presupuestos es una
función de la gestión. Los empleados necesitan tener recursos para poder realizar sus tareas.

Propósitos del presupuesto

 1. Garantizar el uso más eficaz de los escasos recursos financieros y no financieros.
2. Coordinar esfuerzos entre los departamentos de la organización.
3. Establecer un marco de referencia para las decisiones gerenciales.
4. Proporcionar un criterio para evaluar el desempeño gerencial.

Tipos de presupuesto
 Presupuesto centralizado: el contralor, administrador y/o director de enfermería desarrolla e
impone un presupuesto centralizado con poca o ninguna consulta con los gerentes de nivel
inferior.
 Presupuesto descentralizado: el presupuesto descentralizado tiene al gerente de nivel medio
involucrado en el proceso de planificación y presupuestación con ARA(?) ubicado en el nivel
profesional.

Componentes del presupuesto institucional total

 Presupuesto de Mano de Obra: Consiste en los sueldos y salarios de los empleados regulares y
los honorarios pagados en registros externos a través de los cuales la institución contrata
empleados a corto plazo.
 Presupuesto de gastos de capital: implica el gran gasto de compra de terrenos, edificios y
equipos importantes destinados a un uso a largo plazo.
 Presupuesto operativo: incluye el costo de suministros, reparación y mantenimiento de equipos
menores, así como otros gastos generales.

El proceso presupuestario
El proceso presupuestario se resume de la siguiente manera:
 Fase 1: Planificación
1. Establecer objetivos a corto y largo plazo
2. Formar un comité de presupuesto
3. Priorizar objetivos
4. Analizar el desempeño pasado
5. Predecir costos e ingresos futuros
6. Desarrollar directrices presupuestarias
 Fase 2: Preparación
1. Traducir los objetivos en costos e ingresos proyectados.
2. Escribir justificaciones de todos los gastos solicitados.
3. Eliminar los objetivos de menor prioridad según sea necesario
4. Presentar propuesta de presupuesto
 Fase 3: Modificaciones y Aprobación
1. Preparar el presupuesto maestro preliminar de todas las solicitudes del departamento.
2. Compare los costos proyectados con los ingresos estimados
3. Eliminar los elementos de menor prioridad hasta que el presupuesto esté equilibrado
4. Aprobar presupuesto maestro final
 5. Comunicar el presupuesto final a todos los departamentos.
 Fase 4: Monitoreo
1. Preparar resúmenes mensuales de gastos e ingresos departamentales.
2. Compare los gastos reales con los gastos presupuestados
3. Investigue cualquier variación superior al 5%
4. Reajustar el presupuesto y/o mejorar el rendimiento según sea necesario
5. Continuar monitoreando mensualmente