Se realiza reunión por parte de Ricardo Beneyto citando tanto a delegadas como a
administración para coordinar y mejorar aspectos a mejorar dentro del condominio,
en base a esta, se fija la reunión para el 2 de abril del 2024 en donde asisten:
● delegadas provisorias ( francisca reyes, inay urta, karen carrasco, joselin
paez, paulina silva, barbara castro, karina henriquez, danya muñoz y connie
muga)
● Ricardo beneyto (cvp)
● Pablo olivares (cvp - postventa)
● Ricardo Marin (Codeh)
● Administracion ( Felipe cortés, entre otros)
La reunión se da inicio a las 19:00 via zoom, donde pablo olivares comienza
exposición con ppt respecto a las mejoras que se han realizado a dia de hoy, lo que
incluye arreglo de puerta de laguna, luces de torre g, limpieza de canaletas con
tierra, cerámicas rotas o sopladas en torres, recarga de extintores de torres y sala
multiuso, entre otras cosas.
Además menciona arreglos por gestionar la limpieza de canaletas de los techos de
las torres, sala de bombas, etc.
Luego presenta felipe cortes representando a la administración, quien recalca
sistema para verificar solicitudes hacia postventa y los arreglos que se han hecho
hasta el momento y los que están por verse.
Luego habla respecto a gestion que se esta realizando en gasco para disminuir
boletas (por convenio) lo cual mandaría a votación 4 de abril para implementar. (sin
mas info hasta el momento)
Procede a hablar ricardo marin respecto a las solicitudes de asamblea, menciona
que es un proyecto que contempla etapa 1 y 2, en total 508 departamentos, y que
ademas segunda etapa se divide en 2, esto por temas económicos ( es decir
construyen una primera parte de la segunda etapa, los venden y siguen con lo que
queda)
Para la asamblea menciona que se requiere un 66% de escrituras firmadas lo que
seria 325 viviendas aprox.
También habla sobre tener pendientes talleres que se debe realizar con la
comunidad uno de ellos respecto al reglamento de copropiedad y su ley.
( complementar info )
Para esta instancia se corta la llamada sin tener oportunidad de hablar o debatir
sobre algún punto hablado por las personas mencionadas, es por esto que durante
el día 3 de abril se mantiene correos de lo cual se llega a la siguiente conclusión:
Area finanzas
plataforma COMUNIDAD FELIZ sale en profundidad todos los movimientos,
respaldos y fondos. Cada egreso tiene su archivo de respaldo y su respectiva
conciliación bancaria.
En cuanto al fondo de reserva inicial, tema también conversado anteriormente en
reunión con algunos delegados se explicó la diferencia entre este fondo y el fondo
de reserva (de cobro mensual), indicando los dineros que se tenían disponibles a la
cuenta. En la misma plataforma se encuentra transparentado también en un item a
parte lo que se recauda por concepto de fondo de reserva inicial y por fondo de
reserva. A la fecha queda un saldo pendiente a transferir por parte de la Inmobiliaria
a la Comunidad debido a las unidades que se han ido entregando mensualmente.
Respecto a los gastos reclamados (a la fecha referentes por los insumos de te, café
y azúcar para los trabajadores), cabe mencionar que es un beneficio intangible que
busca fomentar un ambiente de trabajo positivo. La hospitalidad y el reconocimiento
del esfuerzo diario pueden influir significativamente en la satisfacción laboral y la
dedicación al servicio.
Respuesta delegadas: Se agradecerá mantener informado a delegadas de la
información financiera pertinente por este canal, para así poder tener informada a
toda la comunidad. Esto incluye dar avisos respecto a gastos extras que vayan
surgiendo y ojala consultar si se está de acuerdo con asumir dicho gasto.
Además tener ojo con el pago de cuentas ya que también se ha visualizado que
realizan pagos tardíos como fue el caso de la luz que se cortó en sector de torre H e
I
Tener como prioridad además la recaudación del dinero faltante que debe pagar
inmobiliaria ya que el último pago fue en noviembre.
PERSONAL DE CONSERJERIA & ASEO
Perfiles de cargo y funciones se enviaron al delegado vía correo electrónico. En cuanto al
control de asistencia y puntualidad se implementara los proximos dias un control de
asistencia electrónico para validar los horarios de ingreso y salida. Cabe mencionar que los
trabajadores que han incumplido sus contratos, este no se les ha renovado.
El solicitar copia de contratos, libros de asistencia u otro documento de un trabajador
vulnera sus derechos laborales, y se pueden formalizar reclamos ante la dirección del
trabajo quienes reconocen en el empleador representante legal como el único organismo
fiscalizador de las funciones de un trabajador.
El aseo está organizado para que se ejecute por 3 trabajadores. Cuando se debe retirar la
basura, uno de ellos cambia sus funciones y el aseo de las torres se distribuye en los otros
dos. Para mitigar ese punto, se planteó en su momento la contratación de un aseador part-
time que se descartó por tema de recursos y aumento del gasto común. Por otro lado se
puede modificar el plan de aseo (también adjunto), pero cabe recordar que hay una
responsabilidad compartida en cuanto a la falta de criterio de residentes que tiran colillas, no
recogen fecas o que se vacían los bolsillos cuando bajan las escaleras generando más
suciedad.
Se solicita que NO se expongan a situaciones de confrontación con los aseadores y
conserjes, ya que no son su empleador. El empleador del personal es la Comunidad.
Hemos tenido 3 reclamos fuertes del personal que nos pueden exponer hacia la dirección
del trabajo por acusaciones de hostigamiento. Importante para esto es que la comunicación
se centre en la administración por medio del canal propuesto de realizar un grupo de trabajo
directo.
Los próximos días, se incorporará aseador de reemplazo por licencia médica de aseadora.
Respuesta : Acusamos recibo de información respecto a perfiles de cargo, en base a estos
solicitamos mayor control de deberes respecto al aseo, ya que mayordomo si bien fiscaliza
dichos deberes, no son realizados al 100%, los contenedores de basura externos (en area
de juegos por ejemplo) son limpiados cada 3 dias bajo sus órdenes, lo que crea una
acumulacion de malos olores horrible. Esperamos puedan mejorar este aspecto.
TRICICLO
Se coordino compra de repuesto para que sea instalado por Mayordomo (repuesto de
20.000 pesos que no cubre garantía)
VOTACION
Se consultó cuando se planteó ejercicio de cámaras:
a. Que estas eran efectivas si se tenía una persona revisándolas 24/7, lo que
implicaba un gasto adicional en los gastos comunes.
b. Que la inversión a realizar debía contar con una mayor participación, ya que al
momento que se propuso no había más de un 25% de unidades entregadas (no
todas habitadas).
Se pueden realizar mejoras como implementación de un control de rondas
(comentada tiempo atrás), camaras, cerco electrico, huelleros de acceso en torres a
fin de mejorar la percepción en seguridad y prevenir ante este tipo de situaciones
que eviten robos u otro tipo de incidencias, pero estas a su vez conllevan costos de
control y mantención en el tiempo.
1. Enviar 3 propuestas (recomendación) para llevar a cabo votación y
transparentar que el proceso no cuente con vicios
2. Una vez remitidas se realizaría ejercicio de votación con mayoría absoluta
(50% + 1), entendiendo que este costo lo asumirán los residentes de la
etapa I en beneficio además de los residentes de la etapa II (aún no
entregada).
respuesta delegadas : Actualmente ya contamos con mayor participación para que
se pueda llevar a cabo encuesta de votación. Recordad que el objetivo es la
seguridad de los vecinos debido a reiterados casos de robo e intento de robo.
ESTACIONAMIENTOS DE VISITA y PROPIETARIOS
Se implementaron conos para controlar y realizar seguimiento del uso de residentes
de los estacionamientos de visita.
1. Se reforzará con conserjes pero también con residentes el uso de estos
espacios, ya que muchos creen que por pagar un gasto común tienen
derechos auto impuestos que no les competen.
LIMPIEZA CUBIERTAS
Informada por Inmobiliaria en reunión, la cual corresponde a parte del proceso de
entrega de áreas comunes iniciado en Noviembre 2023.
CONCLUSIONES LIMPIEZA CUBIERTA
1. Se gestiona visita de Ingeniero constructor experto en mantención de
cubiertas y postventa para que revise y realice informe levantado los
próximos días.
POSTVENTA
Como administración realizamos un levantamiento de las observaciones que se
puedan identificar en espacios comunes. En caso de instalaciones especiales se
gestiona por medio de mantenedor o un profesional externo que se realicen
observaciones (un primer ejemplo fueron observaciones técnicas levantadas en sala
bombas por Ingeniero a cargo del mantenimiento sala bombas; un según ejemplo
serán las observaciones técnicas que podría levantar ingeniero constructor en punto
anterior respecto a las cubiertas).
Un punto comentado en reuniones anteriores, que es importante recordar es el
hecho de que la Comunidad se encuentra en un proceso de recepción del proyecto
por la Constructora, mediante la Administración que levanta observaciones por
áreas comunes y por residentes que levantan observaciones por departamentos,
por tanto los plazos y cómo se abordan estos requerimientos tienen parámetros
distintos de evaluación y coordinación de los trabajos.
CONCLUSIONES POSTVENTA
1. Inmobiliaria informó ayer 33 puntos en power Point que fueron
preliminarmente informados por nosotros.
2. Administración genero un reporte con 42 puntos actualizados al 01.04
complementado en parte por observaciones de residentes
3. Inmobiliaria informó el día de ayer una nueva estructura de trabajo para su
área de postventa con una persona encargada del área y una plataforma a
implementar para levantar las observaciones que se levanten por
residentes y administración. Bajo la modalidad de trabajo que realizamos
en el inicio de una comunidad mantendremos nuestro reporte (que pasará
de trimestral a mensual) con el detalle de las tareas; responsable; estado;
derivación; area; fechas y prioridad de cada punto que se levante.
Otros
Se enviará en un correo cotización de IGNEO (fundación de bomberos de viña del
mar) para actualización del plan de emergencia. Si tienen otras propuestas
agradeceré que las puedan remitir para evaluar en conjunto e implementar. El
objetivo es plantear empresas o profesionales con experiencia comprobada, ya que
se evalúa la seguridad de Uds y los demás residentes.
Se enviará un correo con propuesta de GASCO. Esta se enviará vía votación a la
Comunidad para determinar si están de acuerdo, ya que el beneficio de un aporte
financiero a la Comunidad se verá postergado por 2 años.
solicitan formar grupo de 3 delegadas para mantener comunicación directa con
administración a lo que se le responde: respecto a su solicitud de crear un grupo de
3 delegadas, nos negamos a este requerimiento, les solicitamos a ustedes que toda
información que quieran decir sea por este medio, que lo vemos todas las
delegadas provisorias del condominio y que además es el medio formal de
comunicación por lo que preferimos que siga siendo así. De requerir un grupo
minoritario específico reiteró llamado de asamblea para fijar comité por votación.
Finalmente se mantiene reunión con Ricardo Beneyto el día 3 de abril para discutir
sobre la mala comunicación que existe con la información general del condominio y
que se buscará mejorar.
En esta se nos informa que portón eléctrico estarían esperando aprobación de
nosotros para validar cosa que administración o mayordomo no nos ha informado,
esperamos poder tener mayores avances mejorando comunicación de la
información entre administración - delegadas - mayordomo y ricardo beneyto
directamente.
Además el solicitara personalmente a contabilidad gestionar los pagos y/o
transferencias correspondientes al fondo de reserva que están pendientes, así
mismo le solicitara a administración un balance de las cuentas.
