ORGANIZACIÓN.
La organización es una de las etapas fundamentales del proceso administrativo,
que consiste en diseñar y establecer la estructura necesaria para lograr los
objetivos de una empresa u organización.
La organización implica la asignación de funciones, responsabilidades y
recursos a las personas que integran la entidad, así como la definición de las
relaciones de autoridad, comunicación y coordinación entre ellas.
La organización es un proceso dinámico y continuo, que debe adaptarse a los
cambios internos y externos que afectan a la organización. Una buena
organización permite optimizar el uso de los recursos, mejorar la eficiencia y la
calidad del trabajo, facilitar la toma de decisiones y el control, y motivar al
personal.
En este artículo veremos los principales conceptos, principios y tipos de
organización en el proceso administrativo, así como las fases que se deben seguir
para realizar una organización efectiva.
Principios de la organización
Los principios de la organización son las normas o criterios que orientan el diseño
y funcionamiento de la estructura organizacional. Algunos de los principios más
importantes son:
Especialización: se refiere a la división del trabajo en tareas
específicas y diferenciadas, que requieren conocimientos y habilidades
particulares. La especialización permite aumentar la productividad, la
calidad y la eficacia del trabajo, así como facilitar el aprendizaje y la
capacitación del personal.
Unidad de mando: establece que cada persona debe recibir órdenes e
instrucciones de un solo superior, evitando así conflictos, confusiones y
duplicidades. La unidad de mando favorece la claridad, la coherencia y
la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones.
Jerarquía: se refiere a la ordenación de los niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la organización, desde el más alto al más
bajo. La jerarquía define la cadena de mando, es decir, el flujo de
información y comunicación entre los diferentes niveles. La jerarquía
debe ser proporcional al tamaño y complejidad de la organización,
evitando excesos o carencias que puedan afectar su eficiencia.
Del objetivo: indica que la organización debe estar orientada hacia el
logro de los objetivos y metas establecidos en la planificación. Todas
las actividades, funciones y recursos deben estar alineados con los
fines de la organización, evitando desviaciones o desperdicios
innecesarios.
Paridad de autoridad y responsabilidad: implica que a cada persona
se le debe asignar una autoridad acorde con su responsabilidad, es
decir, el poder necesario para cumplir con sus obligaciones. De esta
forma se evitan abusos o limitaciones que puedan afectar el
desempeño del trabajo.
Difusión: se refiere a la necesidad de comunicar e informar a todas las
personas involucradas en la organización sobre las funciones,
responsabilidades, objetivos y políticas que les competen. La difusión
permite crear un clima de confianza, transparencia y participación
dentro de la organización.
Amplitud: se refiere al número de personas que dependen
directamente de un superior. La amplitud debe ser adecuada al tipo y
nivel de trabajo que se realiza, así como a las capacidades del
superior. Una amplitud demasiado grande puede generar sobrecarga o
pérdida de control, mientras que una amplitud demasiado pequeña
puede generar burocracia o falta de autonomía.
De la coordinación: establece que todas las unidades y personas que
integran la organización deben actuar de forma sincronizada e
integrada para lograr los objetivos comunes. La coordinación implica el
uso de mecanismos e instrumentos que faciliten el intercambio de
información, recursos y apoyo entre las diferentes áreas y niveles.
Tipos de organización
Existen diferentes formas de clasificar los tipos de organización según diversos
criterios. Uno de ellos es el grado de formalización o informalización que
presentan. Así podemos distinguir entre:
Organización formal: es aquella que se basa en normas, reglas y
procedimientos explícitos y escritos, que definen la estructura, las
funciones y las relaciones dentro de la organización. La organización
formal se representa mediante organigramas u otros documentos
oficiales. La organización formal busca garantizar la estabilidad, la
uniformidad y la eficacia de la organización.
Organización informal: es aquella que se basa en las relaciones
personales, los intereses y las preferencias de los miembros de la
organización, que no están sujetos a normas o reglas establecidas. La
organización informal se genera de forma espontánea y natural, y se
expresa mediante redes de comunicación, grupos de afinidad o
influencia, etc. La organización informal puede complementar o
contrarrestar a la organización formal, según sea su grado de armonía
o conflicto con esta.
Fases de la organización
Para realizar una organización efectiva se deben seguir una serie de pasos o
fases, que son:
División del trabajo: consiste en descomponer el trabajo total en
tareas o actividades más simples y específicas, que puedan ser
realizadas por una persona o un grupo. La división del trabajo permite
aprovechar mejor las capacidades y los recursos disponibles, así como
facilitar el control y la evaluación del trabajo.
Departamentalización: consiste en agrupar las tareas o actividades
similares o relacionadas en unidades o departamentos, que se
encargan de una función o área específica dentro de la organización.
La departamentalización permite mejorar la coordinación, la
especialización y la responsabilidad del trabajo. Existen diferentes
criterios para realizar la departamentalización, tales como:Funcional:
se basa en las funciones o procesos básicos que realiza la
organización, como producción, ventas, finanzas, recursos humanos,
etc.
Por producto: se basa en los productos o servicios que ofrece la
organización, como automóviles, electrodomésticos, seguros, etc.
Geográfica: se basa en el territorio o la ubicación donde opera la
organización, como países, regiones, ciudades, etc.
Por clientes: se basa en los segmentos o tipos de clientes a los que se
dirige la organización, como empresas, consumidores, jóvenes,
adultos, etc.
Por procesos o equipos: se basa en las etapas o fases que
componen el proceso productivo o de servicio de la organización, como
diseño, fabricación, distribución, etc.
Conclusión
La organización es una etapa clave del proceso administrativo, que implica el
diseño y establecimiento de la estructura necesaria para lograr los objetivos de
una empresa u organización. La organización requiere seguir una serie de
principios y fases que orienten su realización. Asimismo, existen diferentes tipos
de organización según el grado de formalización o informalización que presenten.
La organización es un proceso dinámico y continuo, que debe adaptarse a los
cambios internos y externos que afectan a la organización. Una buena
organización permite optimizar el uso de los recursos, mejorar la eficiencia y la
calidad del trabajo, facilitar la toma de decisiones y el control, y motivar al
personal.
