CONTROL
DEFINICIÓN
Es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se ejecuten
según lo planeado y corregir mediante acción administrativa cualquier desvió significativo.
ROBERT MOCKLER.
Consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares planes u
objetivos, predeterminados con el objeto de identificar si el rendimiento cumple esos
estándares o necesidades de lo contrario aplicar los correctivos necesarios.
PERSPECTIVAS Y CONNOTACIONES DEL CONTROL
PERSPECTIVAS.
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas:
1. PERSPECTIVA AMPLIA
2. PERSPECTIVA LIMITADA
PERSPECTIVA AMPLIA DEL CONTROL.
Desde este punto de vista el control es concebido como una actividad no solo a nivel
directivo, si no de todo los niveles y miembros de la organización orientando la empresa
hacia el logro de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cuantitativa y
cualitativa.
Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales, presentes en el contexto
institucional, ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien
define en ultima instancia la eficacia de los métodos de control utilizados en la dinámica de
gestión en este sentido, el control se puede entender no como un proceso netamente técnico
de seguimiento, si no también como un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
PERSPECTIVA LIMITADA DEL CONTROL
Desde este punto de vista el control se concibe como una verificación posterior de los
resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planeados y el control de gastos
invertidos en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en
términos cuantitativos forma parte central de la acción de control.
CONNOTACIONES.
El término control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del
área en que se aplique. el control puede ser entendido como:
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.
Se puede mirar desde esta perspectiva debido a que hace parte del proceso administrativo
junto con la planeación, organización y dirección y los que la precede.
MEDIOS DE REGULACIÓN UTILIZADOS POR UN INDIVIDUO
O EMPRESA
Esto implica determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar sus desiciones.
Existen casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que
mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total. Ejemplo:
Refinerías de petróleo o industrias químicas de procesamiento masivo.
FUNCIONES RESTRICTIVAS DE UN SISTEMA.
Para mantener a los participantes dentro de los patrones, deseado y evitar así cualquier
desvió hay una imagen generalizada, según la cual la palabra control esta asociada, a
aspectos negativos principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es
interpretada en el sentido de restricción coherente, limitada, dirección, refuerzo,
manipulación e inhibición.
IMPORTANCIA DEL CONTROL.
Todo tipo de cultura organizacional se crea para facilitar el proceso que conlleve al logro de
los objetivos de seguimiento, quizás no de como resultado final la satisfacción del deber
cumplido.
En consonancia con lo anterior e aquí algunas razones por las cuales el control cobra mucha
importancia como herramienta de gestión administrativa, este se emplea para:
1. CREAR MEJOR CALIDAD.
Las fallas del proceso se detectan a tiempo y el proceso corrige para eliminar errores.
2. ENFRENTAR EL CAMBIO.
Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización, los mercados cambian,
la competencia ofrece productos nuevos, que captan la atención del público, surgen
materiales y tecnología o se aprueban o enmiendan normas gubernamentales que afecten a
la empresa, pero el control sirve a la gerencia para responder todas las amenazas y
oportunidades.
3. PRODUCIR CICLOS MAS RAPIDO.
Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo
de entrega mejorados, y otra muy distinta es aceptar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos o servicios a esos clientes, el control garantiza velocidad y
presición en los procesos.
4. AGREGAR VALOR.
Tratar de igualar todos lo movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contra producente por lo que es importante ofrecer productos de una calidad excelente, pero
solo es posible controlando.
5. FASCILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO.
La tendencia contemporánea hacia la administración participativa aumenta la necesidad de
delegar autoridad y de fomentar, que los empleados trabajen en equipos este tipo de
actuación no disminuye la responsabilidad de la gerencia por el contrario facilita el control a
través del seguimiento a las tareas adelantadas por los empleados.(EMPOWERMAN)
EL PROCESO DE CONTROL.
El proceso de control consiste en 4 etapas fundamentales a saber:
1. ESTABLECIMEINTO DE ESTÁNDARES.
2. LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO REAL.
3. LA COMPARACIÓN DEL RENDIMIENTO CON UNA NORMA (Estándares).
4. TOMA DE MEDIDAS ADMINISTRATIVAS, PARA CORREGIR DESVIACIONES O
NORMAS INADECUDAS (Retroalimentación).
NO ES NECESARIO
APLICAR UNA ACCIÓN
EL TRABAJO CORRECTIVA
CONTINUA
EL RENDIMIENTO
COINCIDE CON LOS
ESTANDARES
COMPARAR EL
COMIENZA EL MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO REAL
CONTROL RENDIMIENTO CON LOS ESTANDARES EL RENDIMIENTO ES
ESTABLECIMIE REAL
SIGNIFICATIVAMENTE
NTO DE
DIFERENTE A LOS
ESTANDARES
ESTANDARES
TOMAR UNA ACCIÓN
COMIENZA CORRECTIVA
UNA NUEVA
SITUACIÓN
LABORAL
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES.
Esta etapa de control establece los criterios d evaluación o comparación.
Un estándar es una norma o patrón que sirve de base para la evaluación o comparación de
algún proceso existente. tipos de estándares
ESTANDARES DE CANTIDAD.
Tales como; volumen de producción cantidad de existencia, cantidad de materia prima e
insumos, numero de horas entre otros.
ESTANDARES DE CALIDAD.
Tales como; control de materia prima recibida, control de la calidad de la producción,
especificaciones del producto entre otros.
ESTANDAR DE TIEMPO.
Entre estos; tiempo estándar para producir un bien o la presentación de un servicio, tiempo
estándar para llevar a cabo un procedimiento entre otros.
ESTANDARES DE COSTOS.
Tales como; costo de producción, costo de ventas, etc.
MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO O DESEMPEÑO REAL
COMO MEDIMOS Y QUE MEDIMOS
Para medir estos aspectos los gerentes utilizan comúnmente cuatro fuentes de información:
1. OBSERVACIÓN PERSONAL
2. LOS INFORMES ESTADISTICOS
3. LOS INFORMES ORALES
4. LOS INFORMES ESCRITOS
El numero de fuentes de información puede aumentar de acuerdo a la combinación de
enfoque; de esta manera la probabilidad de obtener información confiable aumenta.
En cuanto a recursos humanos se puede medir por ejemplo. Nivel de satisfacción de los
empleados o las tazas de rotación y ausentismo.
En la producción se puede medir. Cantidad de bienes producidos por día, por horas de
trabajo, los productos defectuosos, la calidad etc.
En el área de mercadeo se puede medir el porcentaje de mercado ganado, numero de
visitas a clientes por vendedor y el porcentaje de ventas en pesos.
COMPARACIÓN DEL RENDMIENTO CON UNA NORMA (Estándares)
Esta etapa determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar, aunque
es posible esperar cierta variación en todas las actividades, es importante determinar el
margen (parámetros aceptables de variación entre el desempeño real y el estándar).
MEDIDAS ADMINISTRATIVAS (Acción correctiva)
En esta etapa, los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción:
1. NO HACER NADA
2. CORREGIR EL DESEMPEÑO REAL
3. REVISAR LOS ESTANDARES.
COREGIR EL DESEMPEÑO REAL.
Esta se lleva a cabo cuando la fuente de variación del desempeño es un trabajo
insatisfactorio ejemplo; Cambio de estrategias, la estructura y los programas de capacitación
al recurso humano, rediseño de empleos o los despidos.
El desempeño se corrige a través de dos medidas;
Medidas correctiva inmediatas.
Medidas correctivas basicas
El primero resulta de los problemas al instante para que el desempeño retome su curso.
El segundo esta orientado al como y por que se desvió el desempeño y posteriormente
corrige la causa de la desviación.
REVISAR LOS ESTANDARES.
Se llega a esta medida debido a que la variación puede ser desarrollada por el diseño de un
estándar poco realista, pues la meta puede ser alta o baja, en este caso es el estándar el
que requiere de una acción correctiva mas no el desempeño.
RETROALIMENTACIÓN
Es básica en el proceso de control ya que a través de esta la información obtenida se ajusta
al sistema administrativo al correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la
organización a efecto de poder solucionar las causas de las desviaciones, tales como.
Gerentes de nivel superior, jefes de departamentos y los miembros de accesoria (STAFF).
La calidad de la información debe ser de la forma más objetiva posible no se pueden incluir
en ella sentimientos, suposiciones personales, juicios etc. De la calidad de la información
depende, el grado con que se retroalimente el sistema.
TIPOS DE CONTROL (Según su periodicidad)
Existen tres tipos de control básicamente:
CONTROL DE ALIMENTACIÓN ANTICIPADA (previsivo, preliminar)
CONTROL CONCURRENTE (Simultaneo)
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN (Posterior)
CONTROL DE ALIMENTACIÓN ANTICIPADA (Preliminar, previsivo)
Este tipo de control se centra en evitar problemas, previstos ya que se lleva a cabo antes
de la actividad de trabajo real y así garantizar un alto porcentaje que los resultados no sufran
altos márgenes de desviación con respecto a lo planificado, un tipo de control de
retroalimentación anticipada más utilizada por las organizaciones es el establecimiento de
políticas claras y concretas, por ejemplo:
Selección de recursos humanos
El perfil del recurso humano, para los para los requerimientos de la empresa.
Políticas de compra
Materias primas e insumos de buena calidad para garantizar un producto terminado de
buena calidad, ajustándose a los estándares de calidad establecido, con anterioridad
CONTROL CONCURRENTE
Este tipo de control se basa en las actividades de los supervisores, que dirigen el trabajo de
sus subordinados, sobre los medios y procedimientos adecuados para asegurarse que esta
realiza adecuadamente.
El control concurrente posee una gran ventaja sobre los restantes tipos de control debido a
que reduce en un alto procetaje las acciones correctivas.
CONTROL DE RETRO ALIMENTACIÓN
La características definida de los métodos de control retroalimentativos consiste en que
estos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones a futuro,
ejemplo análisis financieros.
AREAS DEL CONTROL
El control actúa en todas las áreas y todos los niveles de la empresa, es decir todas las
actividades de las organizaciones están bajo alguna forma de control o monitoreó, pero
a su vez existen áreas que merecen un control cuidadoso y con más rigurosidad que el
que se aplica a otros tipos de actividades estas áreas son:
AREA DE PRODUCCIÓN
AREA COMERCIAL
AREA DE RECURSOS HUMANOS
AREA FINANCIERA
1) AREA DE PRODUCCIÓN
Si la empresa es industrial el área de producción es aquella donde se fabrican los productos;
si la empresa es prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se
presentan los servicios, principales controles aplicables en el área de producción.
a) CONTROL DE PRODUCCIÓN
b) CONTROL DE CALIDAD
c) CONTROL DE COSTOS
d) CONTROL DE TIEMPOS DE PRODUCCIÓN
e) CONTROL DE EXISTENCIA
f) CONTROL DE OPERACIONES PRODUCTIVAS
g) CONTROL DE DESPERDICIOS
h) CONTROL DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
- CONTROL DE PRODUCCIÓN.
El objeto principal de este tipo de control es programar, coordinar e implantar, todas las
medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las actividades de producción e
indicar el modo tiempo y lugar idóneo para lograr las metas de producción cumpliendo así
con todas las necesidades del departamento de ventas
- CONTROL DE CALIDAD.
Este consiste en corregir cualquier desvió de los estándares de calidad de los productos o
servicios en cada sección (Control de despacho o de inspección entre otros)
- CONTROL DE COSTOS.
Consiste en verificar continuamente, los costos de producción ya sea de materia prima,
mano de obra e insumos.
- CONTROL DE LOS TIEMPOS DE PRODUCCIÓN.
Este se lleva a cabo por operario o por maquinaría para eliminar desperdicios de tiempo y
esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempo y movimiento.
- CONTROL DE EXISTENCIAS (Inventarios)
Consiste en establecer unos stop de inventario de materias primas, partes y herramientas,
productos, tanto subensamblados como terminados y llevar sobre estos un monitoreó
permanente.
- CONTROL DE OPERACIONES PRODUCTIVAS.
Consiste en fijar unas rutas, programas y abastecimiento entre otros.
- CONTROL DE DESPERDICIOS.
Se refiere a la fijación de unos mínimos tolerables y deseables.
- CONTROL DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN.
Consiste en el manejo del tiempo en que las maquinas están paradas en el calculo de sus
costos.
2) AREA COMERCAL.
Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o
servicios producidos, en esta área los controles más importantes son:
a) EL CONTROL DE VENTAS
b) EL CONTROL DE PROPAGANDAS
c) CONTROL DE COSTOS.
- CONTROL DE VENTAS.
Este acompaña el volumen diario, semanal, mensual o anual de las ventas de la empresa
por cliente, vendedor, región, productos y servicios con el fin de señalar fallas o distorsiones.
Los principales controles de venta son:
POR VOLUMEN TOTAL
POR VOLUMEN DE ARTICULO VENDIDO
POR VOLUMEN DE CLIENTES.
POR VOLUMEN DE TERRITORIOS
POR VOLUMEN DE VENDEDORES
POR VOLUMREN DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS
- CONTROL DE PROPAGANDA.
Este se lleva acabo para hacerle seguimiento a la propaganda contratada por la empresa y
verificar su incidencia en las ventas.
- CONTROL DE COSTOS.
Se lleva a cabo para verificar continuamente los costos de ventas así como las comisiones
de los vendedores, los costos de propaganda entre otros.
3) AREA DE RECURSOS HUMANOS.
Es el área que administra el personal. Los principales controles en esta área son:
a) CONTROL DE ASISTENCIA Y RETRASOS.
b) CONTROL DE VACACIONES
c) CONTROL DE SALARIOS.
- CONTROL DE ASISTENCIA Y RETRASOS.
Es el control de reloj chequeador o del expediente que verifica, los retrasos del personal, las
faltas justificadas por motivos médicos y las no justificadas.
- CONTROL DE VACACIONES.
Este señala cuando un funcionario debe entrar a vacaciones y por cuantos días.
- CONTROL DE SALARIOS.
Este tipo de control, verifica los salarios sus reajustes o correcciones, despidos entre otros.
4) AREA FINACIERA.
Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros tales como: el capital,
la facturación, los pagos, el flujo de caja entre otros. Los principales controles en esta son:
a) CONTROL PRESUPÙESTARIO.
b) CONTROL DE COSTOS.
- CONTROL DE PRESUPUESTARIO
Este se ejerce sobre las previsiones, los gastos financieros, por departamentos para verificar
cualquier desvió en los gastos.
- CONTROL DE COSTOS.
Es el control de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción de
ventas administrativas como: (Salario de la dirección y gerencia, alquiler de edificios entre
otros) y financieros como: (intereses y amortizaciones, prestamos o financiamientos externos
entre otros).
PRINCIPIOS DEL CONTROL
El control como herramienta de gestión administrativa necesita ser aplicado haciendo uso de
unos principios que contribuyan de manera eficiente y eficaz al logro de los objetivos
propuestos por la organización estos principios son los siguientes:
1. DEL EQUILIBRIO-.
2. DE LA OPORTUNIDAD.
3. DE LOS OBJETIVOS.
4. DE LAS DESVIACIONES.
5. DE LA COSTEABILIDAD
6. DE LA EXCEPCIÓN.
7. DE LA FUNCIÓN CONTROLADORA.
PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO.
Consiste en proporcionar a cada grupo de delegación conferido el grado de control
correspondiente, de la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte.
Al delegar la autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que
se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, que la autoridad este siendo debida
mente ejercida.
PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD
El control necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectúe el error de
manera que sea posible tomar mediadas correctivas con anticipación.
PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS
Este se refiere a que el control debe ser en función de los objetivos, es decir el control no es
un fin si no un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y sí a través de el no se
revisa el logro de los mismos.
PRINCIPIOS DE LAS DESVIACIONES.
Todas las variaciones que se presentan en relación con los planes, merecen ser analizadas
detalladamente de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de
poder tomar las medidas administrativas necesarias para de esta manera poder evitarlas a
futuro.
Resulta innecesario utilizar las desviaciones si no se someten al análisis correspondiente y
peor aun si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
PRINCIPIO DE LA CONSTEABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control , en cualquier organización debe justificar el
costo que este representa en tiempo y dinero, en relación con las ventas reales que este
sistema reporte; un control solo debe implantarse si la relación costo-beneficio es favorable,
es decir si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el, por que de nada
servirá establecer el sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan
menores que el costo en tiempo y dinero que implican su implantación.
PRINCIPÌO DE EXEPCIÓN.
Se refiere a que el control debe aplicarse preferiblemente a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente.que funciones
o estrategias requiere el control
Este principio se auxilia de métodos, probabilísticas, estadísticos o aleatorios.
PRINCIPIO DE LA FUNCIÓN CONTROLADORA
Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.
REGLAS DE PROCESO DE CONTROL
1. distinción de los pasos o etapas de todo control
ESTABLESIMIENTO DE LOS MEDIOS DE CONTROL
OPERACIONES DE RECOLECCIÓN DE DATOS
INTERPRETACIÓN Y VALORACION DE LOS RESULTADOS
UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS
Las primeras y ultimas de estas etapas, son esencialmente propias del administrador.
La segunda del técnico en el control que se trate.
La tercera del administrador con la accesoria del técnico.
Ante la variedad de medios de control posible en cada grupo hay que escoger los que se
puedan escoger como estratégicos, por ejemplo:
Que mostrara mejor lo que se a obtenido?
Que pueda indicarnos lo que podría mejorarse?
Como medir mas rápidamente cualquier desviación anormal?
Que informará mejor Quien es el responsable de tal falla?
Que controles son los menos costosos y amplios a la vez?
Cuales son los más fáciles y automáticos
2. Los sistemas de control deben reflejar en todos lo posible la estructura de la
organización.
La organización es la expresión de los planes y a la vez un medio de control por
eso cuando el control rompe los canales de la organización sistemáticamente,
distorsiona y trastorna esta, por ejemplo:
Los reportes que se obligan a los obreros entre otros departamentos de control
“directamente” tienden a distorsionar la organización.
Los controles pierden eficacia, en muchas ocasiones el dato escueto no sirve,
pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada
departamento que es quien tiene la visión general del mismo.
3. Al establecer los controles, hay que tener en cuanta su naturaleza y de la función
controladora para aplicar el que sea mas útil.
Para determinar la naturaleza de los controles servirá la siguiente clasificación de los medio
de control.
SUPERVISIÓN
REVISIÓN DE OPERACIONES ENTRE OTROS
Para lo que se refiere de la función controladora ubique lo que se refiere a los medios de
control.
4. LOS CONTROLES DEBEN SER REFLEXIBLES.
Cuando un control no es flexible un problema que exija rebasar los cálculos en la previsión,
hace que o bien no pueda adecuadamente la función o bien se tienda a abandonar el control
como inservible por ello cobra importancia el empleo de los presupuestos flexibles.
5) LOS CONTROLES DEBEN REPORTAR RAPIDAMENTE LAS DESVIACIONES
El control de tipo histórico mira al pasado, es por esa circunstancia que muchas veces
cuando se reporta una desviación o corrección, esta es ya imposible de realizarse, los
controles por el contrario deben tener preferencias por los tipos de controles que tienen su
norma o estándar preestablecidos aun que este sea aproximado, por ejemplo:
Presupuestos, pronósticos, estimaciones, etc.
6) LOS CONTROLES DEBEN SER CLAROS: para todos cuanto de alguna manera han
de usarlos.
Los controles deben llegar lo más concentrado posible a os altos niveles administrativos
que los han de utilizar, por tal razón es importante siempre el uso de graficas, ya sean de
GANNT, de puntos de equilibrio, etc.
7) LOS CONTROLES DEBEN CONDUCIR A LA ACCION CORRECTIVA: no solo deben
decir que algo está mal, si no donde, por que, quien es el responsable.
En la utilización de los datos, debe seguirse un sistema: sus pasos principales son:
a) ANALISIS DE LOS HECHOS
b) INTERPRETACIÓN DE LOS MISMOS
c) ADOPCIÓN DE MEDIDAS ACONSEJABLES
d) SU INICIACIÓN Y REVISIÓN ESTRECHA
e) REGISTRO DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
Es indispensable no confundir los hechos con su Interpretación valorativa
El control puede servir para lo siguiente:
SEGURIDAD EN LA ACCIÓN SEGUIDA
CORRECCIÓN DE LOS EFECTOS
MEJORAMIENTO DE LO OBTENIDO
N/VA PLANEACIÓN GENERAL
MOTIVACIÓN PERSONAL
