GESTIÓN DE COMPRAS
MBA. Alex Estanislao Galván Quispe
Sesión: 2
Propósito de la sesión:
Comprender la importancia de la
gestión de Compras y abastecimiento
considerando una correcta selección
y negociación de proveedores
¿Que vimos la clase anterior?
1. ¿Qué es la cadena de suministros?
2. ¿Quiénes conforman la cadena de suministros?
3. ¿Cuál es el objetivo de la Cadena de Suministros?
4. ¿Cuál es la principal diferencia entre la cadena de suministros y la gestión logística?
Aprovisionamiento
Compras
Agenda Gestión de compras
Documentos en compras
Casos prácticos
CASO POLLERÍA
Vas a una pollería, al llegar te
reciben, te asignan una mesa, Después de unos
todo está impecable, se acerca minutos el mozo viene
el mozo, toma la orden: un con el pedido, lo comes
pollo a la brasa con papas bien rico, lo disfrutas, al
fritas, una ensalada fresca, una terminar pides la
jarra de chicha morada, cuenta, pagas y te vas
bastante ají, etc.
¿COMO TE SENTIRÍAS?
Al salir te vas con dos cosas: lo que has comido y la experiencia
SI todo estuvo bien dirás, ¡Que rico pollo! Y te irás contento
CASO POLLERÍA
Elaborar una solicitud de pedido de los diferentes
Hagamos un análisis de la experiencia y veamos la productos que necesitaba (Pollo, papas, etc)
situación desde el punto de vista logístico.
Realizar
Realizaruna
una gestión
gestióndedeinventarios
inventariospara
paraidentificar
identificar las
las
cantidades
cantidadesaasolicitar
solicitar
¿Por qué fue satisfactoria para el cliente? Negociar
Negociarcon
consus
susdiferentes
diferentesproveedores
proveedoreslos
losprecios,
precios,
plazos
plazosde
deatención,
atención, modalidad
modalidaddedepago,
pago,penalidad,
penalidad,
etc.
etc.
Identificar
Identificarlalanecesidad
necesidaddede almacenes
almacenesespeciales
especialespara
para
Probablemente la empresa tuvo que realizar varias los
losproductos
productos
actividades y procesos logísticos.
Todos
Todosestos
estosprocesos
procesostuvieron
tuvieronque
quefuncionar
funcionar
adecuadamente
adecuadamenteparaparaque
quelalaexperiencia
experienciadel
delcliente
clientefuera
fuera
grata
gratayygenerara
generaraun
unmargen
margenadecuado
adecuadoaalalaempresa
empresa
Sabías que no solamente tú estuviste como cliente
¿Quién más fue cliente de la empresa?
En las empresas existen dos tipos de clientes:
Cliente externo Cliente interno
No es parte de la empresa, es el que paga por los servicios Es parte de la compañía, como tal
y productos que se comercializan, el diseño de los necesita ser atendido con diferentes
productos y servicios esta orientado en función de las servicios o productos para poder
necesidades de los clientes externos. Son fundamentales realizar su gestión y sumar para que la
para la existencia de la empresa debido al flujo de ingreso compañía opere con normalidad
que genera, sin ellos la empresa fracasa
EJEMPLOS DE NECESIDADES DE CLIENTES INTERNOS
1
SE REQUIERE
Se tiene programado el
ingreso de nuevo personal
para cubrir nuevas
posiciones en el área de
recursos humanos.
2
SE REQUIERE
El área de producción de
una empresa de
productos lacteos necesita
envases plásticos y tapas.
3
El área de mantenimiento SE REQUIERE
tienen programados
trabajos de reparación de
las máquinas..
Saberes previos
1. ¿De que se encarga el aprovisionamiento?
2. ¿Qué es una compra?
3. ¿Por qué hacemos una compra?
4. ¿Cuál es la habilidad fundamental para hacer compras?
[Link]
SUBSISTEMAS Y ACTIVIDADES LOGÍSTICAS
Prod. en
proceso
Alm.
Provee Alm. Alm.
Compras Producción Distribución Cliente
dor
Mat. Prima Prod.
Terminado
APROVISIONAMIENTO PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN
Logística de Entrada Logística de Salida
LOGÍSTICA EMPRESARIAL
APROVISIONAMIENTO
Encargado de los procesos de gestión de ADQUISICIÓN y ACOPIO de bienes y servicios externos
COMPRAS ALMACENAMIENTO
Gestión de Aprovisionamiento
Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales
necesarios. Comprende la planificación y la gestión de las compras, el almacenaje de los
productos procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor costo posible
Funciones de la gestión de aprovisionamiento
• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material
• Controlar los inventarios y costos asociados a los mismos
Diferencia entre aprovisionamiento y compras
• IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
• Cuantificar los requerimientos de materiales e insumos para el
1 funcionamiento
El aprovisionamiento supone acciones de
compra, almacenamiento y gestión de • SELECCIÓN DE PROVEEDORES
materias primas, productos o materiales • Utilizando criterios como: Precios, Plazos de entrega,
Descuentos, Calidad, Costos de transporte, Historial de
destinados a procesos productivos. 2 seguridad.
• GESTIÓN DE COMPRAS
• Emisión y seguimiento de pedidos, Validación de la operación,
3 Pago de facturas
La gestión de compras comprende • GESTIÓN DE INVENTARIOS
actividades asociadas con la adquisición de • Control de operaciones y almacenaje
bienes y servicios necesarios para el
4 • Entrada y salida de materiales
funcionamiento global de una empresa
• MONITOREO Y EVALUACIÓN
• Medición de resultados
5
Compras
La compra es la acción mediante la que un agente (el comprador), adquiere un bien o
un servicio de otro agente (el vendedor), a cambio de una contraprestación
monetaria o en especie
¿Quiénes intervienen?
•Comprador: Aquel que desea el bien o servicio. Este es el que paga la
contraprestación a cambio de dicho bien o servicio. Puede ser persona física o
jurídica.
•Vendedor: Aquel que posee el bien o servicio que la otra persona desea. Este
establece la contraprestación que desea recibir por dicho bien o servicio. En este
caso, también puede ser persona física o jurídica.
GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Gestión de compras Planificación de las compras
Es una gestión basada principalmente en una Es definir qué necesita la organización, cuánto y
dura negociación del precio de compra o de para cuándo lo necesita, dentro de un período
adquisición, que muchas veces deriva en de tiempo determinado. Además, en la
compras en gran cantidad para obtener un planificación se identifican los proveedores
mejor precio unitario. potenciales de cada compra y una estimación
de sus principales parámetros, tales como
precio, plazos de entrega, calidad, etc.
Importancia de las compras
Efecto multiplicador de beneficios.
Si logra un ahorro en sus compras, dicho
Precios de ahorro se refleja directamente en: el costo
compra del producto, el precio al consumidor y la
competitivos utilidad.
Rendimiento de los activos
A mayor rotación de los inventarios, mayor
rendimiento de los activos existe.
Mayor
volumen
Reducción en la inversión de inventarios:
de Reducción de inversión de activos,
compra proveedores asumen el riesgo de la
obsolescencia, menores costos por mermas.
Importancia de las compras: satisfacción del cliente
RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE COMPRAS
Proceso regular en la gestión de compras
Identificación Emisión de
Descripción de Aprobación del
Inicio de una Requerimiento
la necesidad jefe de área
necesidad (SOLPE)
Expedición y Evaluación de Emisión de Se sugiere de 3 a
diferentes Invitación a los 4 proveedores
seguimiento cotizaciones de
propuestas y proveedores a
de la orden de selección
los Corroborar la
cotizar
compra (Proveedores) proveedores recepción de la
invitación
Liquidación de
Recepción e
la factura y Actualización
Inspección de FIn
pago al de registros
artículos
proveedor
De acuerdo a los término
de la negociación
Información para compras
Objetivo de la Gestión de Compras
Organización de Compras
TIPOS DE COMPRAS
COMPRAS ESPECIALES COMPRAS ESTACIONALES
Para adquirir bienes de uso o Activos fijos Son compras que se hacen para productos de
(computadoras, máquinas, mobiliario, vehículos); es temporada; su finalidad es atender la demanda
decir, no se compra materiales para transformar o estacional de ciertos artículos.
artículos para la venta, inversión grande y la decisión La previsión de las ventas realizadas en el mismo
de compra es consultada con los usuarios del bien. periodo del año anterior
COMPRAS ANTICIPADAS
Se hacen antes de que surja la
necesidad, que debe ocurrir en el
mediano o largo plazo
Es una estrategia que se puede
aplicar en artículos básicos o con
algunos tipos de material
La usamos cuando se espera un
incremento del precio de un producto
Compras Rutinarias Compras Oportunas Compras de Urgencia
Se hacen cantidades pequeñas con Ocasión de comprar a precios de Cubren alguna necesidad muy
entregas diarias. Atiende las “ganga”. La inversión supone un urgente, no suelen ser de gran
necesidades del “día a día”, con una riesg, pero si la mercadería es volumen. En ocasiones, es una
inversión de bajo riesgo vendida se obtendrá un beneficio solución estratégica para dar
extra servicio al cliente y recuperar
imagen
ERRORES EN LA GESTIÓN DE COMPRAS DE UNA
EMPRESA
No contar con políticas de compras correctamente implementadas o simplemente no contar con políticas de compra.
No existirán frenos ni barreras para contener las posibles confusiones en la gestión de compras.
Por ejemplo:
• No contar con al menos 3 cotizaciones para decidir una compra, puede generar corrupción en el proceso.
• No contar con niveles de aprobación por monto de compra, puede generar demasiada burocracia, esperando a que
el gerente firme y autorice todas las OC, así sean de 10 soles para papel.
• No contar con políticas de compras puede generar confusión en el proceso, haciendo que incluso los
mismo usuarios tengan que solicitar directamente a los proveedores.
Las políticas deben estar claras y específicas, contenidas en los respectivos procedimientos o enunciadas aparte en
un manual de políticas de la empresa.
ELEMENTOS A NEGOCIAR EN UN PROCESO DE COMPRA
Documentación del área de compras
REQUERIMIENTO
SOLICITUD DE PEDIDO
SOLPED
Manifiesta el interés por escrito para adquirir bienes, aprobados
por el jefe de área
Debe ser emitido por el área usuaria
Se consigna la información del bien o servicio que se requiere
para que sea atendido
El jefe de área hace las veces de filtro, revisando lo que piden
los colaboradores, de ser el caso, deberá validar o reducir la
necesidad
COTIZACIÓN
Es un documento en el que la empresa proveedora
establece el precio a pagar por un producto o servicio.
Contiene la información de la persona o empresa
vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los
productos o servicios.
DOCUMENTACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS
Orden de compra
Es un documento donde se le autoriza al proveedore
atender la solicitud, de acuerdo a los parámetros
aceptados.
Se utiliza para requerir en sí las mercaderías confirmadas
anteriormente por el(los) proveedor(es) en la solicitud de
compra. Este documento formal debe ser claro y
específico en lo que se solicita. Puede considerarse como
un contrato
RANGO DE APROBACIONES
En ocasiones es necesario establecer un rango de aprobaciones para agilizar las
compras, un ejemplo sería:
• Usuario: S/. 1 a S/. 50
• Usuario + Comprador: S/. 51 a S/. 500
• Usuario + Comprador + Jefe de compras: S/. 501 a S/. 5000
• Usuario + Comprador + Jefe de compras + Gerente logística: S/. 5001 a S/. 30000
• Usuario + Comprador + Jefe de compras + Gerente logística + Gerente General: Más de S/. 30001
Se recomienda confirmar la recepción de la
Dependiendo del importe de la orden será
órden de compra por parte del proveedor, y
aprobada por quien corresponda
realizar un cronograma.
DOCUMENTACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS
Factura del cliente
Las facturas son comprobantes que se emiten en las
operaciones entre empresas o personas que
necesitan acreditar costos o gastos para efectos
tributarios de su actividad, sustentar el pago del IGV
por la operación efectuada y ejercer al crédito fiscal.
Fuente: [Link]
Guía de remisión
Es el documento que emite el Remitente para
sustentar el traslado de bienes con motivo de su
compra o venta y la prestación de servicios que
involucran o no la transformación de bienes,
cesión en uso, Consignaciones y remisiones
entre establecimientos de una misma empresa
y otros
Guía de Remisión – Remitente
Guía de Remisión – Transportista Fuente: [Link]
¿SI FUERAS PARTE DEL ÁREA DE COMPRAS, QUE PROVEEDOR ELEGIRIAS?
¿ESTÁS SEGURO(A)?
SERÍA IMPORTANTE CONSIDERAR OTROS CRITERIOS
CASO: DECISIÓN DE COMPRA
Usted es parte del área de compras de la Universidad Continental y se le ha encargado adquirir una maquina fotocopiadora.
Las fotocopiadoras deben utilizar entre el 30% y el 70% de su máxima capacidad, si utilizan menos de eso tendrán problemas por su poco uso.
Copias/min Vida útil (meses)
En base los datos de la empresa, la vida útil de 12-44 36
las fotocopiadoras es la siguiente:
45-89 60
90 o más 120
Se presentaron tres proveedores, los cuales enviaron sus cotizaciones de la siguiente manera.
MARCA CANON SHARP EPSON
MODELO AX-120 DB-220 EP-990
COSTO POR COPIA S/. 0.13 S/. 0.079 S/. 0.06
CAPACIDAD MÁXIMA DE
SI se proyectan sacar 45,000
50,000 120,000 80,000 copias mensuales
COPIAS AL MES
COPIAS POR MINUTO 40 55 62
Instalado por el Instalado por el Instalado por el técnico
TIPO DE INSTALACIÓN ¿Qué modelo de fotocopiadora
usuario usuario capacitado
COSTO DE MANTENIMIENTO S/. 45 recomienda comprar?
S/. 35 S/. 30
MENSUAL ( incluye costo del técnico)
PRECIO S/. 9,495 S/. 13,470 S/. 13,995
El costo mensual de una fotocopiadora de la siguiente manera:
Costo de compra / mes + costo de copias / mes + costo de mantenimiento / mes = TOTAL COSTO MENSUAL.
Caso: Elección de proveedor
Usted es gestor de compras de la pollería “Pollito Pio” y se le solicitó que compre los pollos para la preparación de pollos a la
brasas, cuando llamó a los proveedores le emitieron las siguientes cotizaciones:
Proveedor A 6 S/. /kg
Proveedor B 13 S/. /kg
Proveedor C 9 S/. /kg
El área de cocina también señaló que el pollo rinde lo siguiente
Pollo Proveedor A 16 platos/kg
Pollo Proveedor B 29 platos/kg
Pollo Proveedor C 22 platos/kg
También señalo que la productividad del pollero respecto al tipo de pollo es el siguiente:
Pollo Proveedor A 1.47 platos/hora
Pollo Proveedor B 2.23 platos/hora
Pollo Proveedor C 1.75 platos/hora
El maestro pollero cobra S/.8 hora
¿A qué proveedor de pollo recomienda comprar, si el requerimiento de la pollería es para 200 platos?
INDICADORES EN LA GESTIÓN DE COMPRAS
INDICADORES EN LA GESTIÓN DE COMPRAS
INDICADORES EN LA GESTIÓN DE COMPRAS
CONCLUSIONES
¿Qué es aprovisionamiento?
¿Qué son las compras?
¿Diferencia entre aprovisionamiento y compras?
¿Qué se entiende por ética en compras?
