Servicios de Salud de Chihuahua

Dirección Administrativa

Manual de
Operación en
Almacén

Formato: DA101Versión: Junio 2015

 Manual de Operación en Almacén

O B J E T I V O:

Integrar en forma ordenada los procesos administrativos para el cumplimiento de las actividades de las áreas de
Farmacia y Almacén de las Unidades Médicas y administrativas de Servicios de Salud de Chihuahua

Í N D I C E:

Actividad Pagina

RECEPCIÓN DE ALMACÉN CENTRAL…………………………………………........................... 4

 Si existen diferencias de remisión…………………………………………………………. 4

 Entrega directa del Proveedor………………………………………………………………….. 5
 Si coinciden los datos………………………………………………………………………….. 5
 Caducidad o fecha de fabricación fuera de límite……………………………………… 6

 Se recibieron deteriorados……………………………………………………….…………… 6
 Ocasionalmente y derivado de los altos volúmenes de insumos recibidos del Almacén
Central, no logran certificarse de forma inmediata y a detalle al momento de su
recepción………………………………………………………………………………………….. 7
 No están deteriorados y su caducidad dentro del límite…………………………… 8
 Alta de insumos en unidades médicas con sistema integral de abasto de suministros 8
del Almacén Central……………………………………………………….
 Procedimiento Alta en SIHO Unidades Médicas……………………………………………… 8
 Unidades sin sistema…………………………………………………………………………….. 9
 Aclaración de diferencias……………………………………………………………………….. 9
 Actividades del Almacén Central………………………………………………………………. 10
 Si procede la diferencia………………………………………………………….……………... 10
 No procede la reclamación……………………………………………………………………… 11
 Unidades con Sistema Integral de Abasto…………………..…………………………….. 12
 Recepción de proveedores con entrega directa en la unidad……………………………… 13
 No coinciden los datos………………….……………………………………………………….. 13
 Registro de entrada al Sistema……………………….………………………………………... 13
 Procedimiento SIA Unidades Médicas………………………………………………………… 13
 Procedimiento SIHO Unidades Médicas.…………………………..…………………………. 14
 Procedimiento SIA Almacén Jurisdiccional.…………………………………………………... 14
 Recepción de los bienes por compras emergentes.………………………….…………….. 14
 Procedimiento de Alta de compra emergente en Centro de Salud……………………… 15

 Procedimiento de Alta de artículos recibidos por compras emergentes en Almacenes 15

Jurisdiccionales (SIA).………………………………………………………………………….
 Procedimiento de compra emergente para Unidades Hospitalarias (SIHO).…….……… 16
 Traspasos entre farmacias de Unidad Hospitalaria, Jurisdicciones o Centros de 17
Salud……………

2
 Manual de Operación en Farmacias

Actividad Pagina

 Procedimiento de entrada para Unidades Médicas Hospitalarias y Centros de Salud 17

(SIA).……………………………………………………………………………………………….
 Procedimiento para Unidades Médicas Hospitalarias (SIHO):……………………………… 17
 Procedimiento para Almacenes Jurisdiccionales (SIA):…………………………………… 17
 Devoluciones de los servicios por excedentes de 19
artículos…………………………………
 Esta mal elaborado el formato o no coinciden las cantidades…….………………………… 19
 Registro del alta en el sistema SIA…………………….. ………………………………….. 20
 Registro de Alta en el SIHO……………………………………………………………………. 20
 Control de Inventarios en almacenes de Hospitales Jurisdicciones y Centros de Salud 21
SURTIDO A LOS SERVICIOS……………..……………………………………………………………… 23
 Procedimiento Surtido a centros de salud Sistema Integral de Abasto (SIA):…………… 24
 Unidades sin sistema:…………………………………………………………………………. 24
 Surtido ordinario………………………………………………………………………. 24
 Surtido Extraodinario…………………………………………………………………. 24
PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA ARTÍCULOS..…………..………………………………… 26
 Sistema Integral de Abasto (SIA) Unidad Hospitalaria:………….…………………. 27
 Sistema Integral de Abasto (SIA) Almacenes Jurisdiccionales:…………………… 27
 Sistema Hospitalario (SIHO):…………………………………………………………………. 27
CONCENTRACIONES AL ALMACÉN CENTRAL………………..……………………………………… 28
 Sistema Integral de Abasto (SIA) Almacenes Jurisdiccionales:…………………………… 28
 Sistema Hospitalario (SIHO):………………………………………………………............... 28

3
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén Recibe del transportista de acuerdo con la fecha

de Hospital, Jurisdicción y establecida en el Calendario de Suministro lo
Centro de Salud siguiente:

1 A) Artículos por parte del Almacén Central y el Remisión por

documento “Remisión por Unidad/Lote” que Unidades/Lote
ampara cada bien a entregar.

B) Suministro directo de los Proveedores Remisión o Factura y

acompañados de su Remisión o factura Orden de Compra
correspondiente, así como copia de la Orden de
Compra.

C) Recibe de otras Unidades traspasos de Movimientos en Almacén

materiales de curación y otros.

D) Recibe materiales e insumos médicos en Movimientos en Almacén

devolución de los servicios de la misma Unidad.

E) Recibe del Almacén Central el documento Devolución de Remisión

denominado Devolución de Remisión para efectos
de conciliación contable, por diferencias en las
entregas.

Los horarios de entrega-recepción de,

medicamentos serán acordados entre el
responsable del Almacén de la Unidad Médica y el
Jefe del Almacén Estatal, o con el proveedor en su
caso, previo acuerdo con el Director de la Unidad

RECEPCIÓN DE ALMACÉN CENTRAL

Verifica que la cantidad física de la clave y

2 Remisión por
descripción coincidan con lo señalado en la
Unidades/Lote
“Remisión por Unidad/Lote”.

SI EXISTEN DIFERENCIAS DE REMISIÓN.

Aclara con el transportista o persona que entrega

los artículos, las diferencias detectadas,
3
entregándose lo recibido de más para su
Remisión por
devolución al Almacén Central.
Unidades/Lote

4
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén 4 Circula con bolígrafo en el original y copia de la

de Hospital, Jurisdicción y “Remisión por Unidad Lote” las cantidades Remisión por
Centro de Salud incorrectas y anota las correctas, continuando con Unidades/Lote
las actividades 28 y 29.

5 Para los casos de traspasos entre Unidades Movimientos en Almacén

Médicas y devolución de los servicios de la propia
Unidad, la verificación se realiza de manera
inmediata a la recepción.

ENTREGA DIRECTA DEL PROVEEDOR

Verifica, que los documentos fuentes Remisiones o Remisión o Factura y

6 Orden de Compra
Facturas estén correctamente requisitados y con el
importe neto, si existen cantidades menores, entre
lo recibido físicamente y lo remisionado, se
deberán hacer los ajustes de cantidades e
importes en los documentos antes de proceder a
su entrega al Proveedor si se reciben materiales
de curación adicionales o en cantidades mayores
a lo manifestado en la remisión se deben regresar
al Proveedor. El registro del alta en el Sistema
Integral de Abasto o KARDEX manual o
electrónico se efectuara con las cantidades
recibidas físicamente.

SI COINCIDEN LOS DATOS

Verifica que los artículos con fecha de caducidad

7 impresa en el empaque primario o secundario
estén dentro del periodo de vida útil.

5
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
CADUCIDAD O FECHA DE FABRICACIÓN
Responsable de Almacén FUERA DE LÍMITE
de Hospital, Jurisdicción y
Centro de Salud 8 Circula en el original y copia de la “Remisión por Remisión por
unidad/Lote” las cantidades de artículos con Unidades/Lote
caducidad fuera de límite (como mínimo tres meses
antes de su vencimiento en entregas de Almacén
Central) o fecha de fabricación mayor a 5 años,
anotando la leyenda "Caducidad Fuera de Límite" o
“Fecha de Fabricación Fuera de Límite”.

9 En el caso de que corresponda a una remesa del

Proveedor, no se recibirán bienes con fecha menor Carta Compromiso del
a 18 meses, en algunas ocasiones podrá entregar Proveedor
con caducidad menor, siendo el límite de 12
meses, para ello el Proveedor deberá entregar una
carta compromiso mediante el cual manifieste su
responsabilidad de canjear el artículo si no es
consumido antes de que pierda su Vida Útil.

10 Separa los medicamentos que se encuentran fuera

de los límites de caducidad establecidos, para ser
devueltos al Almacén Central (previo acuerdo con Movimientos en Almacén
el Jefe del Almacén) o Proveedor, según sea el
caso.

11 Entrega al Transportista o encargado de la

distribución, el original de la remisión de almacén o
remisión del proveedor y los artículos con
caducidades o fecha de fabricación fuera de los
límites establecidos, recabando acuse de recibo en
los documentos.

FECHA DE CADUCIDAD O DE FABRICACIÓN

DENTRO DEL LÍMITE

12 Revisa y verifica que los artículos estén en buen

estado físico.

SE RECIBIERON DETERIORADOS

13 Anota en el original y copia de la “Remisión por

Unidad/Lotes” o Remisión del Proveedor la
cantidad de artículos que están deteriorados,
separando los mismos para su devolución a
6
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén Almacén Central o no ser recibidos si son del
de Hospital, Jurisdicción y Proveedor.
Centro de Salud 14 Entrega al transportista o encargado de la “Remisión por Unidad/
distribución el original de la “Remisión por Unidad/ Lote” o Remisión del
Lote” o Remisión del Proveedor ajustada y los Proveedor
insumos deteriorados, en su caso, recabando
acuse de recibo.

OCACIONALMENTE Y DERIVADO DE LOS

ALTOS VOLUMENES DE INSUMOS RECIBIDOS
DEL ALMACEN CENTRAL, NO LOGRAN
CERTIFICARSE DE FORMA INMEDIATA Y A
DETALLE AL MOMENTO DE SU RECEPCIÓN.

15 Se firma y sella de recibido el original y copia de la

“Remisión por Unidad/Lote”.

Entrega o devuelve al transportista o persona

16 encargada de la distribución el original de la “Remisión por Unidad/
“Remisión por Unidad/Lote debidamente sellada, y Lote”
firmada.

17 Revisa posteriormente, en forma física que las

cantidades, números de clave de Artículos, y
descripciones coincidan con lo señalado en la
“Remisión por Unidad/Lote”. Asimismo revisa la
caducidad, fecha de fabricación y el estado físico
de los Artículos.

En caso de haber diferencias entre lo remisionado y

18 lo recibido se deberá elaborar el “Reporte al “Reporte al Almacén
Almacén Central de las Diferencias de Artículos Central de las Diferencias
entre Remisión y Recepción” de Artículos entre Remisión
y Recepción”
19 Los artículos recibidos de más son regresados al
Almacén Central a la mayor brevedad posible
adjuntando el “Reporte al Almacén Central de las
diferencias de artículos entre remisión y recepción”
20
Separa los artículos recibidos con alguna de las
siguientes características (caducidad o fecha de
fabricación fuera de límite y artículos deteriorados)
para su devolución al Almacén Central.

7
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén 21 Elabora oficio con la información relativa a la
de Hospital, Jurisdicción y recepción (No. de remisión y fecha) y requisita el movimientos de Almacén
Centro de Salud formato “movimientos de Almacén” para
documentar la devolución.

NO ESTÁN DETERIORADOS Y SU CADUCIDAD

DENTRO DEL LIMITE

Aplica sello de recepción de la unidad y firma de Remisión por

22 recibido en el original y copia de la Remisión por Unidades/Orden
Unidad/Orden.

ALTA DE INSUMOS EN UNIDADES MEDICAS

CON SISTEMA INTEGRAL DE ABASTO DE
SUMINISTROS DEL ALMACÉN CENTRAL
(Módulo de Almacén)

23 Selecciona:” Entradas” opción “Remisiones en

línea”, verificar el N° de remisión o pedido y dar
doble clic, se despliega la información en el
recuadro derecho, a continuación seleccionamos
“Aceptar Embarque”, se despliega el detalle de la
remisión en la parte inferior de la pantalla, se
empieza a capturar las cantidades en la columna
de recibido, ingresando únicamente las cantidades
que se recibieron físicamente (teniendo el límite
máximo a registrar el que se muestre en el sistema)
para finalizar se presiona el botón “Aplicar”.

24 Archiva cronológicamente las copias de la

“Remisión por Unidad/Lotes”.

Procedimiento SIHO Unidades Médicas.

25 Selecciona: ”Entradas” opción “Recepciones”,

seleccionar el proveedor, Indicar el número de
pedido, se despliega el detalle del pedido en la
parte inferior de la pantalla, se empieza a capturar
las cantidades en la columna de recibido,
únicamente las cantidades que se recibieron
físicamente (teniendo el límite máximo a registrar el
que se muestre en el sistema) para finalizar se
presiona el botón “Guardar”.

26 Archiva cronológicamente las copias de la

“Remisión por Unidad/Lotes”.
8
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y UNIDADES SIN SISTEMA
Centro de Salud
27 Registra las cantidades por cada clave recibida CONTROL DE
físicamente en el documento CONTROL DE EXISTENCIAS (Tarjeta
EXISTENCIAS (Tarjeta KARDEX) KARDEX)
.

ACLARACION DE DIFERENCIAS

28 En la verificación de los productos recibidos y la Remisión por Unidad/Lote y

Remisión de Almacén, pueden presentarse “Reporte al Almacén
diferencias, en este momento se informará al Central de las diferencias
conductor del medio de transporte o la persona entre Remisión y
comisionada y posteriormente se debe elaborar el Recepción”
formato de “Reporte al Almacén Central de las
diferencias de artículos entre recepción y remisión”

29 Elabora comunicado oficial y turna a firma del

Director o Administrador de la unidad, anexando el
Reporte de Diferencia en Remisión de Almacén y
la Remisión por Unidad/Lote.
Director o administrador de
la Unidad Médica o 30 Firma y envía al Almacén Central en original y
Jurisdicción. copia el Reporte de Diferencias de Remisión de
Almacén, anexando la “Remisión por
Unidades/Lote” a más tardar dentro de los
primeros cinco días hábiles posteriores a la
recepción debiendo obtener acuse de recibido.
31
Archiva en orden cronológico copia de los
documentos involucrados.

9
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Responsable Pp Actividad Documentos involucrados

Departamento de ACTIVIDADES DEL ALMACEN CENTRAL

Almacenaje y Distribución
32 Recibe original del oficio donde se comunica las Remisión por Unidad/Lote y
incidencias en la recepción, la “Remisión por reporte al Almacén Central
Unidad/Lote” y el “Reporte al Almacén Central de de las diferencias entre
las diferencias de los artículos entre remisión y
Remisión y Recepción
recepción”.

33 Investiga en forma documental y efectúa inventario

físico de las claves involucradas para determinar
la procedencia e improcedencia de los
artículos reclamados.

SI PROCEDE LA DIFERENCIA

En caso de ser procedente la reclamación por Devolución de Remisión

34 diferencias de menos, el Almacén Central envía los
artículos adjuntando el oficio de respuesta
correspondiente, o emite en el sistema integral de
abasto el reporte “Devolución de Remisión” con el
propósito de eliminar los cargos efectuados con la
remisión original.

En caso de proceder la reclamación por artículos Remisión por Unidad/Lote

35 entregados de más y éstos no sean regresados por
las unidades, el Almacén Central elaborará los
cargos correspondientes a través del reporte
“Remisión por Unidad/Lote” y enviará con oficio de
respuesta a la unidad reclamante
Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y Si la Unidad Médica efectúa la certificación de la
Centro de Salud 36 recepción con fecha posterior, separaran los
insumos, para que en la primera oportunidad sean
concentrados al Almacén Central, si los artículos
recibidos de mas no representan sobreinversión
( más de 5 meses de CPM) el Almacén Central
previo acuerdo efectuara el cargo por estos
productos.

10
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
El Almacén Central dará respuesta mediante Oficio
Departamento de 37 a la Unidad Médica del resultado de la
Almacenaje y Distribución investigación y anexará los documentos de cargo o
devolución de remisión.

Archiva copia del oficio anexo al Reporte de

38 Diferencias por Remisión de Pedido por orden
cronológico y por Unidad Reclamante
Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y Recibe original del oficio donde le comunican la Oficio de respuesta del
Centro de Salud 39 conformidad del reclamo Almacén Central.

Anexa original, del oficio y la copia del Reporte de

40 Diferencias en remisiones de almacén

Archiva en orden cronológico original del oficio,

41 copia de Reporte de Diferencias en remisiones de
almacén.

NO PROCEDE LA RECLAMACION

Departamento de Elabora oficio en original y copia comunicando la

Almacenaje y Distribución improcedencia de la reclamación. Oficio de respuesta del
42 Almacén Central.
Envía el original del oficio al Almacén de la Unidad
43 Médica a más tardar 3 días después de que el
Almacén Central reciba la reclamación, para
efectos de conciliación de cuentas de inventarios.

Archiva copia del oficio anexo al Reporte de

44 Diferencias o de Aclaración de Diferencias por
orden cronológico y por Unidad Reclamante
Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y Recibe el oficio mediante el cual el Almacén
Centro de Salud 45
Central comunica la improcedencia de la
reclamación.

Anexa original, del oficio y la copia del Reporte de

46 Diferencias en remisiones de almacén.

Turna al Contador y a al Almacén de la Unidad el

47 original que recibe para efectos de conciliación de

11
 cuentas de inventarios.

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén 48 Archiva en orden cronológico original del oficio,

de Hospital, Jurisdicción y copia de la “Remisión por unidad/orden” y “Reporte
Centro de Salud al Almacén Central de Diferencias de Artículos
entre Remisión y Recepción”

AFECTACIONES A LOS SISTEMAS DE

CONTROL DE INVENTARIOS

UNIDADES CON SISTEMA INTEGRAL DE

ABASTO.

Si la entrada en el sistema se efectúo con las

cantidades que se relacionan en la “Remisión por
Unidad/Lotes” aun y cuando existieron diferencias
de menos.

49 Realizar un ajuste de salida en la funcionalidad

“Salidas por Movimientos Internos”, seleccionar la
opción “Salidas por ajuste”, Capturar justificación u
observación, a continuación captura clave y
cantidad a ajustar, por último se selecciona
“Aplicar”.

50 Anexa al original del oficio de no procedencia de la

reclamación, copia de la “Remisión por
unidad/orden” y copia del “Reporte al Almacén
Central de Diferencias de Artículos entre Remisión
y Recepción”

12
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y
Centro de Salud RECEPCION DE PROVEEDORES CON
ENTREGA DIRECTA EN LA UNIDAD.

Recibe del transportista los bienes de consumo y

51 la “Remisión” o “Factura” en original y copia

52 Revisa, verifica y coteja la documentación Remisión Remisión o factura por el

o Factura contra los insumos recibidos. Proveedor
NO COINCIDEN LOS DATOS

53 Aclara con el transportista o persona que entrega

los artículos, las diferencias detectadas.

54 Circula con bolígrafo en el original y copia de la

“Remisión o Factura” las cantidades incorrectas y
anota las correctas. Se regresa al proveedor los
artículos entregados de más. Y se procede a la
recepción de los bienes.

REGISTRO DE ENTRADA AL SISTEMA

55 El encargado del almacén de la unidad médica

registrará la entrada en el sistema únicamente por
las cantidades recibidas físicamente, entregando
copia del reporte del alta al proveedor para que
éste modifique la remisión o factura antes de su
trámite ante la Subdirección de Programación y
Presupuesto o ante el Departamento de Finanzas
de las Unidades Hospitalarias.

Procedimiento SIA Unidades Médicas:

Selecciona: ”Entradas” opción “Remisiones en

56 línea”, verificar el N° de remisión o pedido y dar
doble clic, se despliega la información en el
recuadro derecho, a continuación seleccionamos
“Aceptar Embarque”, se despliega el detalle de la
remisión en la parte inferior de la pantalla, se
empieza a capturar las cantidades en la columna
de recibido, únicamente las cantidades que se
recibieron físicamente (teniendo el límite máximo a
registrar el que se muestre en el sistema) para
finalizar se presiona el botón “Aplicar”.

13
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén Procedimiento SIHO Unidades Médicas.
de Hospital, Jurisdicción y 57 Selecciona: ”Entradas” opción “Recepciones”,
Centro de Salud seleccionar el proveedor, Indicar el número de
pedido, se despliega el detalle del pedido en la
parte inferior de la pantalla, se empieza a capturar
las cantidades en la columna de recibido,
únicamente las cantidades que se recibieron
físicamente (teniendo el límite máximo a registrar el
que se muestre en el sistema) para finalizar se
presiona el botón “Guardar”.

Procedimiento SIA Almacén Jurisdiccional.

58 Generar Prealta se ingresa al módulo
“Almacenes”, opción “Validación Documental”, Se
presiona el botón “Insertar” se ingresa Numero de
contrato, numero de reposición, Lote, Fecha de
Caducidad y cantidad entregada y por último el
botón Aceptar.

Generar Alta: Se ingresa al módulo “Almacenes”,

59 opción “Generación de Altas”, se presiona botón
insertar, se captura número de prealta, se ingresa
datos de fecha de recepción ubicación y
localización del lote, y se imprime la alta.

RECEPCION DE LOS BIENES POR COMPRAS

EMERGENTES EN HOSPITALES Y
JURISDICCIONES
60 Recibe del Proveedor los artículos, el original de Orden de Compra
la Orden de Compra y original y copias de las
Factura, verificando que este bien requisitada facturas
(nombre del medicamento y su codificación oficial)
y que el número de artículos amparados coincidan
con la cantidad recibida.

61 Compara los datos asentados en la Orden de

Compra manual o generada por el sistema, contra
los datos de la Factura del Proveedor.

62 Verifica que sean los medicamentos y las

cantidades requisitadas en la Orden de Compra
conforme a las siguientes premisas:

• Si los artículos son iguales o menores a

14
 los generados en la Orden de Compra, la factura

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados
Responsable de Almacén es aceptada
de Hospital, Jurisdicción
63 • Si las claves y cantidades en cualquier renglón
es mayor a la Orden de Compra se rechaza la
factura.
64 • Si la factura es aceptada, aplica sello de recibido,
firma, y cargo de la persona que recibe.

Devuelve al Proveedor debidamente requisitado el

65
original y la copia de la factura para el trámite de
pago.

Procedimiento de Alta de compra emergente en

Centro de Salud Centro de Salud.

66 A continuación se indica el proceso de alta en

Centros de Salud por la recepción de las compras
realizadas en las jurisdicciones. En el proceso la
Jurisdicción envía los artículos a sus unidades y
anexa la remisión.

67 Funcionalidad SIA: Selecciona: ”Entradas” opción

“Remisiones en línea”, verificar el N° de remisión o
pedido y dar doble clic, se despliega la información
en el recuadro derecho, a continuación
seleccionamos “Aceptar Embarque”, se despliega
el detalle de la remisión en la parte inferior de la
pantalla, se empieza a capturar las cantidades en la
columna de recibido, únicamente las cantidades
que se recibieron físicamente (teniendo el límite
máximo a registrar el que se muestre en el sistema)
para finalizar se presiona el botón “Aplicar”.

Procedimiento de Alta de artículos recibidos por

Jurisdicción compras emergentes en Almacenes
Jurisdiccionales (SIA).

68 Generar Prealta se ingresa al módulo

“Almacenes”, opción “Otras entradas”, Se presiona
el botón “Insertar” se ingresa RFC Proveedor,
clave a capturar, Lote, Fecha de Caducidad y
cantidad entregada y por último el botón Aceptar.
Generar Alta: Se ingresa al módulo “Almacenes”,

15
 opción “Generación de Altas”, se presiona botón
insertar, se captura número de prealta, se ingresa
datos de fecha de recepción ubicación y

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén localización del lote, y se imprime la alta

de Hospital
Procedimiento de Alta de bienes de compra
emergente para Unidades Hospitalarias (SIA).

Solicitud: “Entradas”, “Compras”, “Solicitud de

69 Compra”, se presiona el botón “Registrar”, se
captura RFC proveedor, Justificación de la
compra, y claves por adquirir.

70 Registro: “Entradas”, “Compras”, “Registro” Se

selecciona el número de solicitud, y se ingresa el
detalle de la misma.

Procedimiento de compra emergente para

Unidades Hospitalarias (SIHO).

71 ”Entradas” opción “Recepciones”, seleccionar el

proveedor, se despliega el detalle del pedido en la
parte inferior de la pantalla, se empieza a capturar
las cantidades en la columna de recibido,
únicamente las cantidades que se recibieron
físicamente (teniendo el límite máximo a registrar el
que se muestre en el sistema) para finalizar se
presiona el botón “Guardar”.

Archiva en orden cronológico copia de factura y

72
reportes del registro de la compra.

Supervisa con base en el reporte de inventario, en

Administrador de la Unidad 73 unidades con sistema, o a través del análisis del
Médica.
Kardex, en Unidades con sistema manual, el
proceso de recepción de medicamentos y lácteos
en la Unidad e informa al Director de la Unidad.

Recibe, informa y analiza para toma de

74 Decisiones

16
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

TRASPASOS ENTRE ALMACENES DE UNIDAD

Responsable de Almacén HOSPITALARIA, JURISDICCIONES O CENTROS
de Hospital, Jurisdicción y DE SALUD”
Centro de Salud
Recibe los artículos de los diversos almacenes y el
75 Movimientos de Almacén
formato “Movimientos de Almacén” (por traspaso)

76 Verifica, cuenta y acomoda los artículos de acuerdo

con las normas de almacenamiento.

Procedimiento de entrada para unidades médicas

hospitalarias y centros de salud (SIA).

77 Registra la recepción de artículos por traspaso de

acuerdo al formato “Movimientos de Almacén” en la
funcionalidad: Movimientos de Almacén
“Entradas”, “Movimientos Internos”, “Registro”, se
selecciona la opción: "Traspasos de Entrada",
seleccionamos “Unidad/Origen”, capturamos las
claves y cantidades que se recibieron, y por ultimo
presionamos el botón “Aplicar”.

Procedimiento para unidades médicas

hospitalarias (SIHO):

“Entradas”, “Otras entradas y salidas”, Selecciona

78 tipo de movimiento “Entrada por traspaso”, Se
captura observaciones del traspaso, y el detalle de
los bienes recibidos. (clave y cantidad), al finalizar
se presiona el botón guardar.
El movimiento contable deberá realizarse de forma
documental para la unidad emisora y la unidad
receptora. Se entregará el original con sello de
recibido en las áreas de finanzas de las unidades
involucradas.

Procedimiento para Almacenes Jurisdiccionales

(SIA):

79 Generar Prealta se ingresa al módulo

“Almacenes”, opción “Otras entradas”, Se presiona
el botón “Insertar” se ingresa clasificación
17
 Presupuestal de la unidad emisora, clave a
capturar, Lote, Fecha de Caducidad y cantidad
entregada y por último el botón Aceptar.

Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable del 80 Generar Alta: Se ingresa al módulo “Almacenes”,

Almacén de Hospital y opción “Generación de Altas”, se presiona botón
Jurisdicción insertar, se captura número de prealta, se ingresa
datos de fecha de recepción ubicación y
localización del lote, y se imprime la alta.

81 En las unidades sin sistema registrar la entrada en

Tarjeta Kardex
el documento “Control de Existencias” Tarjeta
KARDEX.

82 Envía copia del reporte “Movimientos de Almacén”

(por Traspasos) al Administrador o Depto. de
Programación y Presupuesto de la Unidad
Médica.
83 Archiva cronológicamente la copia del Formato
“Movimientos de Almacén”

18
19
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén DEVOLUCIONES DE LOS SERVICIOS POR

de Hospital y Jurisdicción. EXCEDENTES DE ARTÍCULOS

Recibe de los diferentes servicios los excedentes

84 de los artículos, acompañados del original y copia “Movimientos de Almacén”
del formato “Movimientos de Almacén” (por
devolución) especificando el motivo de la
devolución

85 Verifica que los artículos sean devueltos en cajas,

bultos o empaques cerrados y que el formato
“Movimientos de Almacén” contenga los siguientes
datos:

• Fecha de elaboración.
• Nombre del Servicio que efectúa la devolución
• Clave Presupuestal del servicio que está
efectuando la devolución. (12 Dígitos).
• Clave, descripción, presentación, unidad y
cantidad de los artículos que son devueltos.
• Firma del Responsable del Servicio.

ESTA MAL ELABORADO EL FORMATO O NO

COINCIDEN LAS CANTIDADES

86 Aclara las diferencias en cantidad de artículos con

el Servicio, circulando con bolígrafo en el original y
copia del formato “Movimientos de Almacén”, (por
Devolución), las cantidades y datos incorrectos,
anotando debidamente los mismos, para que el
Servicio proceda a su corrección

20
 Procedimiento para la recepción de Insumos en el almacén de Unidad Médica o Jurisdicción

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

ESTA BIEN ELABORADO EL FORMATO Y

Responsable de Almacén COINCIDEN LAS CANTIDADES
de Hospital y Jurisdicción.
87 Verifica que los artículos se encuentren en buen
estado, en envase cerrado y en su caso, que la
fecha de caducidad permita su consumo antes de
que se caduque y que las cantidades de los
artículos coincidan con lo anotado en el formato.
Movimientos de Almacén
88 Sella y firma de recibido

Entrega la copia del formato “Movimientos de

Almacén” (por Devolución), al Servicio.

89 Acomoda los artículos de acuerdo con las normas

para el almacenamiento.

Envía copia del formato “Movimientos de

90 Almacén”” (por Devolución), al Administrador o
Depto. de Programación y Presupuesto de la
Unidad Hospitalaria.

Registro del alta en el sistema SIA

Seleccionamos “Entradas” opción “Internos”,

91 después tipo de entrada, seleccionar “Devolución
de Servicio” que genera la devolución, capturar
claves y cantidades a ingresar, aplicar y terminar
proceso.

Registro de Alta en el SIHO

“entradas”, “Devoluciones”, se selecciona el

92 número de reubicación a servicio, se identifica la
clave de la devolución y se captura la cantidad
recibida. Por último se presiona el botón “Guardar”.

En las unidades sin sistema registrar la entrada en

93 el documento “Control de Existencias” Tarjeta
KARDEX.

Archiva cronológicamente original de

94 Movimientos Varios (por Devolución),

Fin del Procedimiento

21
 Procedimiento para el control de inventarios en Almacenes de Hospitales, Jurisdicciones y Centros de Salud

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén Separa al momento de la recepción los artículos de

de Hospital, Jurisdicción y 1 caducidad o de fabricación impresa en el envase
Centro de Salud primario o secundario.

2 Entera todos los artículos con caducidad o fecha de Libro de Control de

fabricación en el “Libro de Control de Caducidades” Caducidades

Antes de efectuar el cierre mensual o corte de

3 existencias para el requisitado del formato OCE-99
el encargado del almacén revisará el “Libro de
Caducidades” y su comprobación con las
existencias físicas con el fin de promocionar el
consumo entre las unidades médicas de los
artículos con un vencimiento menor a 3 meses o
colocar en no disponibles los artículos vencidos

4 De acuerdo al consumo real de cada artículo que

contenga caducidad menor a 3 meses, vigilar el
movimiento de las existencias y el resultado de las
promociones para separar los artículos que no
podrán ser consumidos antes de su vencimiento y
notificar al Almacén Central para solicitar su
concentración.

El Almacén Central analizará el movimiento de los

Jefe Depto. 5 insumos y dará respuesta por escrito la
Almacenamiento y procedencia de la concentración para ser
distribuidos en otras Unidades Médicas y certificara
Distribución
si el artículo tiene carta compromiso del Proveedor
para proceder a efectuar la autorización de la
concentración para canje con el Proveedor
Responsable de Almacén 6 Si los artículos recibidos pueden ser consumidos
de Hospital, Jurisdicción y antes de la pérdida de su vida útil se acomodarán
Centro de Salud en los anaqueles colocando los artículos de
próxima caducidad al frente.

Con el propósito de evitar el deterioro y pérdida

7 posterior los artículos recibidos que no tengan
caducidad serán almacenados en la parte
posterior de los que se encuentren en existencia en
ése momento, tratándose del mismo artículo

22
 Procedimiento para el control de inventarios en Almacenes de Hospitales, Jurisdicciones y Centros de Salud

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén
de Hospital, Jurisdicción y 8 El acomodo de los artículos en el almacén se hará Formato OCE-99 Catalogo
Centro de Salud colocando los insumos en orden secuencial de Normativo de Artículos
clave de conformidad como se encuentran las
claves en el catálogo normativo y Formato OCE-99
las claves de volumen se almacenaran en estibas o
racks procurando conservar el mismo orden
secuencial de claves.

9 Se recomienda efectuar mensualmente inventarios

selectivos dividiendo el total de las claves que se
manejan en tres grupos y se contará un grupo
mensualmente de tal forma que en el término de
tres meses se obtenga la certificación total del
inventario.

10 Las diferencias que se detecten serán motivo de

una investigación y una justificación posterior
archivando los antecedentes para las revisiones
posteriores de Auditoría o de Oficinas Centrales.

Fin de Procedimiento

23
 Procedimiento para el Suministro de Insumos a Centros de Salud y Servicios

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén 1 Con base en los consumos reales de cada artículo

de Hospital, Jurisdicción y los Directores Médicos de los Hospitales
Centro de Salud Jurisdicciones y Centros de Salud establecerán en
coordinación con el Encargado del Almacén de la
Unidad, las dotaciones y consumo promedio
mensual de cada insumo, así como la frecuencia
del suministro necesaria para cubrir sus
necesidades.

SURTIDO A LOS SERVICIOS

2 Recibe la solicitud “Vale de Salida” del servicio Solicitud de Abastecimiento

hospitalario o “Solicitud de Abastecimiento” en
original y copia, certifica que se haya elaborado
correctamente y que contenga la clave completa
del artículo descripción y cantidad solicitada así
como el nombre y firma del jefe de servicio o
Centro de Salud solicitante.

3 La registra en el libro de Movimientos asignándole

un numero de control (folio)

Proceso de registro en Sistema Integral de Abasto

(SIA).

4 “Salidas”, “Receta Colectiva”, Se presiona el botón

“registrar”, se selecciona el destino, y se ingresa el
detalle del suministro solicitado por medio de la
“Solicitud de abastecimiento”, al terminar se
presiona el botón “Guardar”.

Proceso de registro en Sistema Hospitalario

(SIHO):

5 “Salidas”, ”Reubicaciones”, Se selecciona el

número de requisición elaborada por el servicio
solicitante, se ingresa la cantidad surtida y por
último se presiona el botón “Guardar”.

6 “Salidas”, ”Salidas a Departamento”, Se selecciona

el departamento solicitante, se ingresa el detalle
de las claves solicitadas. Y por último se presiona
el botón “Guardar”.

24
 Procedimiento para el Suministro de Insumos a Centros de Salud y Servicios

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén SURTIDO A CENTROS DE SALUD.

de Hospital, Jurisdicción y
Centro de Salud Procedimiento Surtido a centros de salud Sistema
Integral de Abasto(SIA):

Surtido Ordinario:

7 Se realiza el cálculo de reposición de inventarios

en el: Modulo “Control de Abasto”, “Orden de
Suministro”, “Automática”, Se seleccionan las
unidades a suministrar y se presiona el botón
“Calcular”.

Surtimiento extraordinario:

8 Modulo “Control de Abasto”, “Orden de

Suministro”, ”Manual”, Se presiona el botón
insertar, se selecciona el destino, se ingresa el
grupo de suministro a enviar, se captura el detalle
de las claves a surtir, por último se presiona el
botón aplicar.

9 Surten los artículos, se verifica y prepara el

embarque

Unidades sin sistema:

10 Requisita el formato “Solicitud de Abastecimiento”,

incluyendo los importes por cantidad surtida y total Solicitud de Abastecimiento
del embarque, anotando el nombre de la persona
que surte y la fecha del surtido.

25
 Procedimiento para el Suministro de Insumos a Centros de Salud y Servicios

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén 11 Gestiona o coordina el medio de transporte para

de Hospital, Jurisdicción y hacer llegar los artículos a su destino
Centro de Salud
12 Entrega los artículos en los servicios hospitalarios
y en Jurisdicciones a los chóferes o
representantes de los Centros de Salud y Servicios
Comunitarios.

13 Recaba en el original nombre y firma de la persona

que recibe los artículos.

En Hospitales y Jurisdicciones sin Sistema, asienta Tarjeta de Control de

14 el movimiento de las salidas de almacén en las Existencias
“Tarjetas de Control de existencias” KARDEX.

En el caso de no contar con los insumos en el

15 almacén el encargado notificará al Servicio
hospitalario o centro de salud demandante la
inexistencia del producto, solicitándole su
autorización para el surtido de artículos similares
que garanticen la efectividad del procedimiento.

16 Solicita apoyo de surtido de los faltantes: a la Sede

Centro de Salud Juridiccional a centros de salud cercanos, al
Departamento de Control de Abasto de la
Subdirección de Recursos Materiales o entre
instituciones de salud cercanas que puedan
atender en corto tiempo.

Si se concreta el apoyo de otras instituciones el

17 documento normado será el formato “movimientos Movimientos de Almacén
de Almacén” por Traspaso, documento que
enviará el almacén emisor debidamente firmado
por el Director de la Unidad Hospitalaria,
Jurisdicción o Centro de Salud solicitante.

26
 Procedimiento para el Suministro de Insumos a Centros de Salud y Servicios

Procedimiento para dar de baja artículos

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Unidad Médica de apoyo 18 La Unidad Médica de apoyo solicitará la firma de

Autorización del Director Médico o Administrador
para hacer el envío de artículos.

19 Afectará sus “Tarjetas de control de existencias”

KARDEX o a través del sistema dará salida en el
<Proceso> “Salidas”, <Función> “Internos”,
Seleccionar “Unidad Destino”, capturar claves y
cantidad de los artículos y generar traspaso.
El Administrador o jefe Movimientos de Almacén
Programación y 20 El Administrador o jefe Programación y
presupuesto. presupuesto recibirá copia de los documentos
Movimientos de Almacén por ”Traspasos” para su
afectación contable.

21 Todos los documentos involucrados en los

traspasos se archivarán cronológicamente.

PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA

ARTÍCULOS

1 Los artículos que se encuentren en mal estado,

Responsable de Almacén rotos, caducos o con defectos en su calidad, serán
de Hospital, Jurisdicción y susceptibles del trámite de baja.
Centro de Salud
2 Una vez detectados serán separados del resto de
artículos en espera de la autorización e
indicaciones posteriores.

3 Las Unidades Hospitalarias y Jurisdicciones

deberán elaborar una relación y enviar oficio al
Almacén Central indicando los motivos de baja
para cada artículo y anexando la documentación
complementaria (que identifique la fuente y la
fecha del suministro)

Almacén Central dará respuesta y en caso de

Jefe del Departamento de 4 proceder la baja se deberá actuar de acuerdo al
Almacenaje y Distribución procedimiento emitido por la Dirección General de
Recursos Materiales y Servicios Generales
“Destrucción de Medicamento, Material de
curación y Reactivos caducados o deteriorados”
(se anexa al manual)

27
 Procedimiento para dar de baja artículos

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén 5 Toda la documentación deberá ser archivada por

de Hospital y Jurisdicción ser antecedente de movimientos de salida de
artículos que representan costos de pérdida del
patrimonio de los Servicios de Salud y podrá ser
auditada en cualquier momento.

6 Actualiza los registros del “Control de Existencias” Tarjeta de Control de

KARDEX o para los que no cuenten con Sistema. Existencias
Sistema Integral de Abasto (SIA) Unidad
Hospitalaria:

7 “Salidas por Movimientos Internos”, seleccionar la

opción “Bajas”, Capturar justificación u
observación, a continuación captura clave y
cantidad a dar de baja, por último se selecciona
“Aplicar”.

Sistema Integral de Abasto (SIA) Almacenes

Jurisdiccionales:

8 Modulo “Control de Abasto”, “Orden de

Suministro”, ”Manual”, Se presiona el botón
insertar, se selecciona el tipo de salida “Bajas”, se
selecciona el destino, se ingresa el grupo de
suministro a enviar, se captura el detalle de las
claves a dar de baja, por último se presiona el
botón aplicar.

Sistema Hospitalario (SIHO):

9 “Salidas”, “Otras entradas y salidas”, Selecciona

tipo de movimiento “Ajuste Negativo”, Se captura
observaciones de la baja, y el detalle de los
bienes. (clave y cantidad), al finalizar se presiona
el botón guardar.

Fin del Procedimiento

28
 Procedimiento para Concentraciones al Almacén Central

Documentos
Responsable Pp Actividad
involucrados

Responsable de Almacén CONCENTRACIONES AL ALMACÉN CENTRAL

de Hospital, Jurisdicción y
Centro de Salud Al contar con autorización para concentrar
artículos por parte del Almacén Central.

1 Prepara el embarque y actualiza los registros del Control de Existencias

“Control de Existencias” KARDEX KARDEX

Procedimiento en el Sistema Integral de

Abasto(SIA) Modulo Unidades Hospitalarias:
2 “Salidas” opción “Internos”, seleccionar el tipo de
movimiento “Bajas” luego en Motivo del
Movimiento en “Concentraciones”, se selecciona
el destino “Almacén Central” y capturar claves y
cantidades, aplicar.

Sistema Integral de Abasto (SIA) Almacenes

Jurisdiccionales:

Modulo “Control de Abasto”, “Orden de

3 Suministro”, ”Manual”, Se presiona el botón
insertar, se selecciona el tipo de salida “Bajas”, se
selecciona el destino, se ingresa el grupo de
suministro a enviar, se captura el detalle de las
claves a dar de baja, por último se presiona el
botón aplicar.

Sistema Hospitalario (SIHO):

4
“Salidas”, “Otras entradas y salidas”, Selecciona
tipo de movimiento “Ajuste Negativo”, Se captura
observaciones de la baja, y el detalle de los
bienes. (clave y cantidad), al finalizar se presiona
el botón guardar.
5
Elabora el Formato “Movimientos Varios” por
concentración.

6 Efectúa la concentración de Artículos al Almacén

Central acompañada del Formato “Movimientos
Varios”

7 Archiva cronológicamente todos los documentos

relacionados con las concentraciones.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

29