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Recepción, almacenamiento y suministro de 1 de 8
materiales
Recepción, almacenamiento y
suministro de materiales
Tiempo promedio del Fecha de elaboración Fecha de revisión
procedimiento
5 días hábiles para recepción y
almacenamiento Octubre 2017 Noviembre 2017
Según necesidades del usuario para
el suministro
Responsable de la elaboración Responsable de la revisión
Porfirio Tepetla Xochicale María Isela Ramírez Márquez
Subdirector de Recursos Materiales Coordinadora General Administrativa
Coordinación General Administrativa
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OBJETIVO:
Llevar a cabo la correcta recepción y almacenamiento de los materiales
de papelería y consumibles para equipo de cómputo, así como el suministro de
los mismo a las diferentes Unidades Administrativas que integran el Instituto.
MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO:
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Publicada en el Periódico Oficial el 31 de diciembre de 2008. Última Reforma:
Diario Oficial el 18 de julio de 2016.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla
Periódico Oficial de fecha 4 de mayo de 2016.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y
Municipal.
Periódico Oficial de fecha 9 de febrero de 2001 Última reforma:
Periódico Oficial de fecha 2 de Agosto de 2013
Ley de Ingresos del Estado de Puebla vigente.
Ley de Presupuesto y Gasto Público.
Periódico Oficial de fecha 31 de diciembre de 2012.
Última Reforma: Diario Oficial el 17 de enero de 2017.
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla. Última
Reforma el 27 de diciembre de 2016.
Reglamento Interior del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Puebla, Vigente.
Manual de Organización del Instituto de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Puebla,
Vigente.
Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto vigente.
Clasificador por Objeto del Gasto vigente
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materiales 3 de 8
POLÍTICAS
1. Todo suministro de papelería o consumibles será solicitado a la
Subdirección de Recursos Materiales, a través del Formato de
Requerimiento de Insumos de Almacén y Gestión de Bienes y Servicios
(RIA01).
2. El uso de los materiales de oficina y consumibles para equipo de
cómputo tendrá uso estrictamente oficial, el solicitante evitará en todo
momento su uso para actividades personales.
3. Para efecto de solicitud de tóner, tintas y fotoreceptores de uso en
equipo de impresión, se realizará el registro al trabajador que solicitó
dicho material, en el entendido que el equipo de impresión es de uso
común y que no necesariamente el solicitante hará uso exclusivo del
material solicitado.
4. Todo movimiento de ingreso, salida o devolución de mercancía, será
registrado en el programa de cómputo destinado para tal efecto y del
cual es responsable la Subdirección de Recursos Materiales.
5. Toda adquisición de material especial de papelería o consumibles que
requiera de manera extraordinaria el personal del Instituto, se solicitará
a la Coordinación General Administrativa para su valoración y
autorización de compra y, posteriormente, será adquirido por la
Subdirección de Recursos Materiales, para el correcto proceso de
ingreso, almacenamiento y salida de almacén.
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RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O
Act. DOCUMENTO
Subdirección de 1 Recibe los materiales solicitados a los
Recursos proveedores mediante pedido u orden de
Materiales compra.
2 Coteja en factura y orden de compra o pedido
que los materiales correspondan en cantidad,
marca y precio con lo solicitado.
3 Sella de aceptación la factura y copia de la Factura
misma.
4 Almacena los materiales en la bodega o en los
espacios destinados ellos.
5 Turna el expediente de compra a la Dirección
Administrativa, para trámite de pago.
Captura el ingreso de materiales en el
6 Sistema de Administración Empresarial (SAE),
para actualizar las existencias de los mismos.
Imprime el registro correspondiente y archiva
7 con una copia de la factura. Registro
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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SUMINISTRO
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O
Act. DOCUMENTO
Entrega a la Subdirección de Recursos
Unidad Materiales “formato de requerimientos de
administrativa 1 insumos al almacén y gestión de bienes y Formato
solicitante servicios.
Recibe formato y consulta en el SAE la
2
existencia de materiales.
¿Hay existencia de
materiales? NO
Programa compra con la requisición.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SÍ
Recolecta los materiales del almacén y realiza
3
la entrega física de los mismos al solicitante.
Registra la salida en el SAE para la
4
Subdirección de actualización de las existencias.
Recursos
Materiales Realiza el cierre mensual en el SAE.
5
Imprime:
Adquisiciones del mes para cotejarlas Formatos:
con los registros contables. Adquisiciones,
Resumen de dotaciones. resumen de
Listado de existencia al cierre de mes. dotaciones y
listado de
Realiza inventario físico de materiales y en su existencias
6
caso se aclaran diferencias.
Genera el listado de requerimientos de Listado de
7
compra para el mes siguiente con base en el requerimientos
inventario físico realizado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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materiales 8 de 8
Recepción y
almacenamiento
Subdirección de
Recursos Materiales
INICIO
12
Recibe de parte de los
proveedores, materiales
solicitados por pedido u
orden de compra
2
Coteja en factura y
orden de compra o
pedido que los
materiales correspondan
en cantidad, marca y
precio con lo solicitado
3
Sella de aceptación la
factura y copias de la
misma
4
Almacena los materiales
en la bodega o espacios
destinados para ellos
5
Turna el expediente de
compra a la Dirección
Administrativa para
trámite de pago
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Recepción, almacenamiento y suministro de Página:
materiales 9 de 8
Recepción y
almacenamiento
Subdirección de
Recursos Materiales
7
Recibe de parte de los
proveedores, materiales
solicitados por pedido u
orden de compra
8
Coteja en factura y
orden de compra o
pedido que los
materiales correspondan
en cantidad, marca y
precio con lo solicitado
FIN
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materiales 10 de 8
Unidad
INICIO
FIN 1 Subdirección
NO Hay FIN
SÍ 3yde
listado2de
existencia
Genera
Recibe formato
Suministro
Entrega a la de materiales
Programa requerimientos
compraconsulta en elde
Administrativa
Subdirección
conRecursos
deRecursos
la requisición. compra
SAE para el
la existencia
Solicitante
Materiales Materiales
mesdesiguiente
materialescon
“formato de base en el
requerimientos de inventario físico
insumos al realizado.
almacén y gestión
de bienes y
servicios”
Registra salida
en SAE para la
actualización de
las existencias
5
Realiza cierre
mensual en el
SAE e
imprime
formatos
6
Realiza
inventario físico
de materiales y,
en su caso,
aclara
diferencias.
7
Coordinación General Administrativa
