Tema 9

Ho¡ns pt cÁl-cuLo: Excn. Prurucpru-rs

FUNctoNEs y urtltDADrs. LleRos, HorAs Y
cELDAs.Conncunnctóll. ltlrnopucclólq
v rplclóru DE DAtros. Fónuums Y
FuNcroNEs. GnÁncos. GmnóN or, DATos.
PmsoNru-rznclón DEL ENToRNo DE TMBAJo.
Acnv¡pRo ADMrNrsrRAnvA v orrn¿Á¡c¡

Guion'resumen

1. Historia de las hojas de ciílculo t2.6. Validación de datos

2. Estructura de la información en las 12.7.Escenarios

hojas de cálculo r2.8. Subtotales
12.9. Tablas dinámicas
3. Desplazamiento por la hoja de cálculo
1 2.1o. Consolidar datos
4. Principales funciones y utilidades 12.11. La herramienta SOLVER
5. Configuración de la página 13. Ventanas
6. Vistas de trabajo del libro '14. Especificaciones de hojas y libros

7. Tipos de datos en las celdas 14.1. Especificaciones y límites de Ias

hojas de cálculo y de los libros
8. Referencias dentro una celda
14.2. Especificaciones y límites de los
9. Opciones para el formato de celdas cálculos
9.1 . Formato de celda 14.3. Especificaciones y límites de los
9.2. Dar formato como tabla gráficos

9.3. Formatocondicional 14.4. Especificaciones y límites de los

informes de tablas dinámicas y
9.4. Pegado especial gráficos dinámicos
9.5. Rellenar 14.5. Especificaciones y límites de los
10. Fórmulas libros compartidos
1o.1. Esffuctura de una fórmula '15. Resumen teclas métodos
abreüados
1o.2. fuistente para lnsertar funciones
15.1. Teclas de función
'l'1. Gráficos
15.2. Otras teclas
'12. Opciones
avanzadas Preguntas üpo examen
12.1 . Ordenar
12.2. Filtros
12.3. Formularios
12.4. Buscar objetivo
12.5. Auditoría de fórmulas

9-2
A
 Holns or cÁlcur-o: Excrr

1. Historia de las hojas de cálculo

ta primera hoja de cálculo fue VISICALC. Las hojas de cálculo actuales son: LOTUS
r,2,3 QUATRO PRO, EXCEL, etc. Una hoja de cálculo es una aplicación horizontal que
se utiliza para la realización de cálculos y representación gráfica de datos. Una de las
características más importantes de estos programas es que las fórmulas se recalculan
automáticamente.

La hoja de cálculo que nos interesa es la de la compañía Microsoft cuyo nombre es

Excel. Desde su aparición en r985 se han creado muchas versiones distintas de Excel.
Las versiones más actuales son Excel 95, 97,2ooo, Xl] zoo3, 2oo7,2o1o,2013,2016,
zo1g,2oz1 y 365.

2. Estructura de Ia información en las hojas de cálculo

LIBROS: extensión XLSK XLSM archivo habilitado para marcos y plantilla
extensión XLTX.

H HOJAS: Ios libros se componen de hojas. Excel zorg se inicia con una
hoja por defecto, denominada Hoja r. Se puede modificar el número de
hojas con las que se inicia un libro en las Opciones avanzadas.

ü CELDAS: número de celdas Por hoja.

CELDA: estructura mínima de almacenamiento dentro de una hoja de cálculo.

Las celdas dentro de una hoja de cálculo se identifican por el nombre de la
columna seguido del número de la fila. Ejemplo: Az. Aunque lo más correcto
seda identificar una celda de la siguiente manera:

A3 vt.'\J:
A .*c._ D

2
3
4
5
6
7

o
tisto E6

Nombre de Ia Hoja ! Nombre de la columna Nombre de la fila

Ejemplo Hojal!43

La celda sobre la que se trabaja se denomina celda activa'

9-3
Acnvlono ADMIN¡srRAnvA y onn¡Ancn

RANGO: es un conjunto de celdas, estas pueden estar juntas o separadas. Se

representan con la celda inicial, dos puntos y Ia celda final. Para seleccionar
rango de celdas contiguas se utiliza la tecla SHIFT o la tecla F8, la cual permite
extender selección. Con CTRL o con MAYUS+F8 (agregar selección) se pueden
seleccionar rangos múltiples. Para simplificar y no tener que recordar la referen-
cia de un determinado rango, le podemos asociar un nombre a través del Admi-
nistrador de nombres (ficha Fórmulas) o mediante el cuadro de nombres.

8 c E
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2
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3 !-g:-- i qltt"' EilE ñrtc'
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3. Desplazamiento por la hoja de cálculo

En Excel zor t hay muchas posibilidades de desplazamos por la hoja de cálculo:

Con las teclas de movimiento del cursor: dichas teclas mueven la posición
de la celda activa, una celda arriba, a Ia derecha, a la izquierda y abajo por cada
pulsación(ü 4 + €).
ltrl I (ü f ) €): en un conjunto de celdas que contienen datos y están
delimitadas por columnas y filas vacías, desplaza hasta el extremo de loí datos.
Si no hubiera datos en las celdas, desplaza a las posiciones finales o iniciales de
la columna o de la fila.

lnicio: pulsando la tecla lnicio se desplaza el cursor a la primera columna de

una fila, es decir, se desplaza el cursor a la columna "A".

ctrl + lnicio: mueve el cursor a la primera celda de una hoja de cálculo, es

decir, la celda "A1 ".

Ctrl + Fin: sitúa el cursor en la intersección de la última fila con la

última columna utilizada en la hoja de cálculo.

9-4
 Holls pr cÁr,cur-o: Excn-

Av Pág: desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una pantalla hacia abajo.
Re Pág: desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una pantalla hacia arriba.

Alt + Av Pág: desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una pantalla hacia
la derecha.

Alt + Re Pág: desplaza Ia parte visible de la hoja de cálculo una pantalla hacia
la izquierda.

Ctrl+ Retroceso: mueve la parte visible de la hoja de cálculo, para mostramos

la celda activa.

lntro: desplaza el cursor desde arriba hacia abajo en el rango seleccionado.

May + lntro: desplaza el cursordesde abajo hacia aniba en el rango seleccionado.

Tab: desplaza el cursor de izquierda a derecha. Si tiene seleccionado un rango

en columna, al pulsar la tecla "Tab", se desplaza el cursor hacia abajo.

May +Tab: desplaza el cursor de derecha a izquierda. Si tiene seleccionado un

rango en columna, al pulsar la combinación de teclas "May+"Tab", se desplaza
el cursor hacia arriba.

F5: muestra el cuadro de diálogo "lr a". Este cuadro de diálogo pide escribir
las coordenadas "Letra de columnaNúmero de fila" de la celda a la que quera-
mos desplazamos. Si deseamos movernos a una celda de otra hoja deberemos
escribir el Nombre de la hoja junto el carácter de cierre de exclamación y la
referencia de la celda.

FIN: al pulsar la tecla "FlN" movimiento en "MODO FINAL" de

se activa el
la hoja áe cálculo. En la parte izquierda de la barra de estado podremos ver si
está áctivado el "MODO FINAL". Pulsando una vez la tecla "FlN" se activa y, al
volver a pulsarla, se desactiva.

Ctrl + Av Pág: mueve el cursor a la hoja de cálculo siguiente'

Ctrl + Re Pág: mueve el cursor a la hoja de cálculo anterior.

Ctrl + F6 o Ctrl + Tab: mueve el cursor siguiente libro de trabajo abierto.

Ctrl + Mayus + F6 o Ctrl + Mayus + Tab: mueve el cursor al anterior libro de
trabajo abierto.

4. Principales funciones y utilidades

La ficha Archivo contiene comandos relacionados con la gestión de
archivos, impresión y configuración del programa.
A y5
 Acnvrpnp ADMTNTSTRATryA y orrn¡Alc¡

o
e
e*.
q F'-T-
a bekb.m
AF
eF*'
Eg*****,
es-
La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como copiar y pegar,
Támbién podemos dar formato a las fuentes, a los textos y a los números.

ffi Eg lld 0?ó4púi¡ tu b @ ¡rd¡ g¿Ue¡i¡d

"E{[-
oü'. .,i.rÍ'==E+- '¡á¿*-*
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ffi ry Pig-FF I¡m
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,.-¡*!r.9. g .rydg ri l¡..d,r!. E, tu ol

La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos objetos a las
hojas de trabajo, como las tablas, las imágenes y los gráficos.

¡fu b E¡ o¡aóe4*ir tu r& ú & F ol{tuM

P-=foF -E.[L:n" :HTE .Li:!",f.e # HIEE

h tkhÉ&,
F ñ qI
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i !rF¿Gb
!9s !d.4r6 ..'!ü .. *ery

hojas de trabajo. También podemos configurar la página y prefararla para s; impresión.

Arú;o ¡*it Mr pkpdónd.p{gha Fóm'¡as b kisr \/É Ayu& 9 ¿caréd46tu n

ffiIm-
Fám*- MEE tÉ :F.B ffi_ iEtr#5-':;*T* ry fr Er F, =: "r
T*''ffi :Ek E- :-; -**"- oo-, -h-#llÍ*':"',."'':
t¡fgñmüieT¡¡ú
- Erc- :

-.,-r-qa!. ._ <9Íjeqn Flsl r ...ti.¡q¡:.*tl":'.itt! _"i 9"1'.¡9.99 !!g,t F qetu. i

La ficha Fórmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza ade-

A
cuadamente todas las fiórmulas de Excel y nos permite utilizarlas-fiícilmente
p ar a r ealizar cál cul os.

9-6
 Holes or cÁlcur-o: Excu-

rnb hld húd.F*il ht d* b F I ¿aúenbnd

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€h'e¡*d^
m*.ru, i
&@ks. (Dtutu
lruo¡-u '^S" ]Tm:c*** 1

La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes extemas como
Access y archivos de texto. Así mismo podemos encontrar comandos que nos ayudan a
ordenar y filtrar nuestros datos.

¡ÑrtrhfrdF64¡aghf¡lúNRfuWSÉ g ¡qda.0hdl
':
DMrÉ
^FEI
{ebd
11 l=\ It Eb*¡l
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Ij...o"6t**w b Er.,-.n., lrrhmY
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It¡ryw - --
i
i

Dbú¡EM&sG-
tud ctu
átu "P e V!ú óirugkbr.&ü -
ln3.hr I

La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortograffa de nuestros docu-
mentos y también nos peffnite insertar comentarios en las hojas de cálculo.

ffi üÍü lnrdr D¡rpondón de pagin. Émuh3 mi M vis AFd I d.!e¡ h¡t..1

rJ l.á
¿Qu¿

v EttffiiblPr;t
tud¡studtu
- h.dr
dtibo l*aüiru,
I kd
I¡roqm I
trlri_?_r ;lx;:;;;ffimry
tuú.ir I|.6dtu
h r'1,.r' ¡n,.rr',rn.n¡r I PrcitaP..i$É hñr D1¡ d.
hojr So db.ry.unp'ri.'jll'o
I eñ¡dm
I d.tlp¿-
I
I

¡móñ | *,oo*o | *' Lo"* c9.!útut hsd I rmoa'reo I

La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los datos en pantalla
y nos permite hacer acercamientos para tener una mejor üsualización.

Adh |rió h5.@ DbPo#ón d. pagiu 6ñús ms ds W¡ Awü Q ¿Oua &t.r h¡.e{

[Mls m E j,,t^*' rrurrm"* qH n E E FEa l:lMb

1.. lllquu
Cn!-..r',Li
Llu..r¡,:' "¡.""''o".o
F
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lwlw* roo vü l

L_l P¡9- d.pagiñ.

wb! l!r!P
@¡dú
l''*l*":*:"* I
ÜMo4ñ' Ll¡Rr*hrdr¡N.¡ónd.l¡v.rt¡"r ú¡6-

La ficha Ayuda contiene herramientas que permiten al usuario conocer más detalles
del programa, ponerse en contacto con soporte o hacer comentarios al equipo de Micro-
soft Office.

Archivo ln¡cio lnsertar D¡sposición de pág¡ne Fómulas Datos Reüsr vist8 ry,

O V f,B
A)rud¡ PoneE 6 corl¡cto Cm.ntlris Motttu
<on elspotutÉc¡ico aPandhaje
Ayud!

A 9-7
AqnvrpRo ADMrNrsrMnvA y on¡uÁncR

5. Configuración de la página
A través de la ficha Disposición de página se puede configurar el aspecto que tendrán
Ias hojas de trabajo cuando son impresas sobre páginas ffsicas.

ffiB M ts'HNffiI
Oriútac¡ón T¡maño itade S:ito: Fondo lmpimir i {nalt*
¡gjAn<hc I Uin*¿i"¡r¡,¡r Flrabadt
l_t
I rr Vs flftr
I

* impeión- - ttulc I
[E sr-¡t i100% I I
| -- m6mi, I mpri-¡, I

CoÍfiguñrpágina arl Austar árc¡ dc impr€s¡ón EI oooon", o.," noo tl

Estos comandos se pueden configurar directamente sobre la cinta de opciones o se

puede abrir el cuadro de configuración de página desde el comando que aparece en la
parte inferior derecha de cualquiera de las tres secciones.

El cuadro de configuración de página consta de cuatro pestañas, cada una de ellas

se describe brevemente.

Desde la pestaña de Página podemos elegir Ia orientación del papel, ajustar la

escala de la hoja a un número de páginas determinado o a un porcentaje de la
representación real, elegir el tamaño de papel a utilizar, la calidad de impresión
y marcar el número de página con el que se numera la impresión, si se desea.

CoofA3ua prgiru
rqE
ÉiE rarF É@r*e*t- W,
o¡ffióo
S ov* lÁ1 ouom

A^túú* iñ'Exsu¡o'w
__€i¡¡ma*s:i-_Fco
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I¡..rodFd A
6,!delq46tt
FBaLdo4r¡dE ]y!:llg*

li¡-=--,E!s¡C @,
T;Ft _ry_

Desde la pestaña de Márgenes podremos especificar los márgenes de la hoja,

así como centrar su contenido veftical y/o hoizontalmente.

9-8
 Ho¡ns or cÁrculo: Excsr

rfú. l¡.eürtr Srt¡DaóorpL.ll¡Ó¡h¡ tldl

frrl'+üi-ffi]
¡a óa

hprt' t prrat üütlltlr

E ¡nr,rp¡¡nrilcnrtt
E A!¡or¡ r*¡¡ ur.ldo&üsto
Pl¿¡r*m úrgoc arr'lür
l-ilffi] fs¡EtFl lñ$.i.I
ll¡ffi|ljsE]l

Desde la pestaña de Encabezado y pie de página podremos personalizar los

encabezados y pies de página de la hoja o libro de trabajo.

Esta personalización es idéntica tanto para el encabezado como para el pie de

página. Consta de tres secciones (izquierd4 derecha y centro) en las cuales
poáremos especificar el contenido a libre elección del usuario, si bien dispone-
mos de algunos iconos que nos facilitan la personalizacion de dichas secciones:

Enob@do
hn dütonEto l¡ tetq ¡.lldónrlo, rlÜr d bst6¡ APüüto¡núo dtüüo
hD llEc{l* u o&!p d. pl¡9¡n4 trdB hoq, n tt dt uthlrq nonbc .tt $hts
o norbE da Padilb Fdlt '¡
rnllr Gl Mor ü
d otxÉ da ültdón y c{la $ botón lpm¡l¡do'
hF h6übr um ln¡Étt pl&a .l bdór |ro.*¡( lsgre hn Úrrr toG¡ús' ponea rl
srw s cl sdF dr cdldónt PHim .l bdón FoB*o dc IÉ¡m

E E@ ME] HMH ffiE

A
9-9
Acnvrpep ADMrN¡srwinvA v on¡uÁnc¡

Según aparecen en la ventana Encabezado, de izquierda a derecha, estos iconos

son

Permite elegir opciones de fuentes (tipos de letra) para el texto seleccionado,

lnserta el número de página.

lnserta el número total de páginas.

lnserta Ia fecha actual del sistema.

lnserta la hora actual del sistema.

lnserta la ruta donde se almacena el libro de Excel.

Inserta el nombre del archivo con el que estamos trabajando.

lnserta la etiqueta de la hoja.

Inserta una imagen.

_ En la siguiente Hoja (pestaña), podremos elegir el rango de celdas a imprimir desde

la opción Area de impresión.

CalñEnglgis ¡x
rÉi,r ¡frw úúoaóctÍj¡.tt t¡c¡¡ l-E-j
lca¿citcsñn iFl
Inp.-¡. iaúct
Rat.tif,bd ú rrlrr¡r top6¡o.
l.pdi.o¡¡m3 ¡ b ilq¡irú!
l'üf¡Ít
Dürcdcdilirli¡ !:il.d¡'íx fuj19::¡
ffgaüaycqm ----
&rrc dr c¡ú rd6
rjcúu*¡¿t¡tü'- -rt-* -;]
E r¡aupn¡ *t¡¡9t.ütffit
otr'f.i 4c Br 9áaltrat

otsE¡bffi,¡¡4.bG40

i-úá;' it;;-ih.;= i a,d;: l

IT¡¡ I *gj1-_,j

Si deseamos que se repita alguna fila o columna de Ia hoja al imprimir varias pági-
nas, lo podremos personalizar desde las opciones Repetir filas en el extremo s,rpórió.
o Repetir columnas a la izquierda.

Támbién podemos hacer que, al imprimir, Excel rotule los números de

las filas y las letras de las columnas, así como también poner líneas de divi-
sión en las celdas que contengan información, imprimir en calidad borrador,

9-10
 Ho¡ns or cÁrcur-o: Excel

hacer que los comentarios realizados en las celdas se impriman en la propia celda o agru-
pados al final de la impresión o elegir cómo deseamos que se impriman los errores que
aparecen en algunas celdas.

6. Vistas de trabajo del libro

Excel presenta tres üstas de trabajo preconfiguradas:

Normal en la que se inicializa el programa. Se muestran encabezados de filas y

columnas, líneas de cuadricula.

Diseño de página: se utiliza esta vista para configurar Ia impresión de la hoja.

En ella se puede trabajar con la regla, visualizar los encabezados y los pies de
página, cambiar los márgenes y la orientación directamente.

Vista previa de salto de página: esta vista muestra dónde ocure el salto de
página, si se imprime la hoja de cálculo. Esto es útil para asegurarse que toda la
información ingresada aparezca correctamente en las páginas deseadas.

Además, cuenta con una opción para poder generar üstas personalizadas. El cambio
de unas vistas a otras se realiza desde la barra de estado o desde la
pestaña Vista de la cinta de opciones. fE: -q_E*]

7. Tipos de datos en las celdas

En una Hoja de cálculo los distintos tipos de datos que podemos introducir en las
celdas son:

Valores constantes: es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Pueden ser números, fechas, horas, valores lógicos o texto.
. Texto: caracteres o cadenas de caracteres alfanuméricos que habitualmen-
te se denominan etiquetas. Pueden contener letras (A - Z), caracteres
especiales y números, siempre que estén mezclados con letras. Este tipo
de datos se utiliza para ingresar, por ejemplo, nombres, direcciones, meses,
etc. Por defecto, Éxcel alinea el texto al lado izquierdo de la celda. Si el
contenido es demasiado grande y no cabe, Excel extiende los datos más
allá del ancho de la celda, siempre que la celda adjunta este en blanco, si
no está en blanco, Excel muestra solo el texto suficiente para ajustarse al
ancho de celda. Para introducir un valor numérico, o una fórmula como
texto, se debe insertar un apóstrofe (') al inicio, por ejemplo'rz3'
. Números: es un tipo de dato que representa cantidades numéricas, es
decir, números (o - 9) con signo positivo o negativo, y pueden contener
coma de decimales, punto de millares o caracteres especiales,
como puede ser el símbolo del % o el símbolo del €' Excel A
defecto los datos numéricos hacia la derecha de la
:ii]."1b- 6t
9-11
Acnvloro ADMrNrsrRAnvA v orruÁlcn

Valores lógicos: son los valores VERDADERO o FALSO. Su alineación

horizontal es centro.
. Fechas: Excel almacena una fecha como si fuera un número entero. Al uti-
lizar un sistema como este, Excel puede sumar, restar y comparar fácilmen-
te las fechas sin necesidad de hacer ninguna conversión ni cálculo especial.
Para introducir directamente en una celda una fecha (con formato fecha)
se debe utilizar un guion (-) o una bana (/).

Excel reconoce todas las fechas posteriores a ot/ot/tgoo. Es por eso que,
el primerdía del año r9oo, tiene asignado el número r. Porel contrario,
el último día que Excel reconoce es el 3t/tz/g9g9, el cual tiene asignado
el número 2958465.

Se puede introducir Ia fecha del día actual en una celda pulsando CTRL+,
(coma).

' Horas: las horas funcionan de manera similar a las fechas. una determi-
nada hora está representada por un número decimal comprendido entre
0 y 1, donde 0 es la medianoche del día de hoy y 1 la medianoche del día
siguiente. Para representar directamente en la celda una hora se necesita
h: mm, o alguna de las variantes hh:mm:ss o hh:mm.

Se puede introducir la hora actual en una celda con CTRL+MAyUS+.

(punto).

Fórmulas: estas son secuencias inicializadas con el símbolo igual (:) y seguidas
por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funcionei y/u ope-
radores, con el objetivo de resolver un cálculo de diversa índole.

se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo a
través de operadores matemáticos (To, ", /, *, -, +), operadores de texto (&),
operadores de comparación (< ), *, (:, :, o) o de funciones. Una fun-
ción es una expresión programada intemamente que tiene un nombre asignado
y unos parámetros denominados argumentos.

El resultado de la ffrmula se üsualiza en la misma celda en la que se introduce

la formula; pueden ser números, texto o errores provocados por Ia incorrecta
utilización de esta o por el propio cálculo. cuando se genera un error este apa-
rece en la celda, cada tipo de error tiene un código asóciado.

. Códigos de error:

#¡D|V/O! -> No se permite diüdir por cero. Excel considera que una celda
vacía es un cero.

#¡N/p -> No disponible un valor. El resultado de un cálculo

no existe.

9-12
 Ho¡ns or cÁlcur-o: Excrl

#iNULO! -> Se genera al especificar incorrectamente un rango en una

función. Por ejemplo, si tratamos de hacer una suma:Ar + Br 85 Excel
mostrará este tipo de error, ya que Br 85 en Excel representa la intersec-
ción del rango Br con el rango 85, que en este caso es el conjunto vacío.

#¿NOMBRE? -> No se conoce el nombre de Ia fórmula o nombre de rango

que se está utilizando.

#¡NUM! -> EI resultado de una operación ha sobrepasado los límites de

Excel y por lo tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la ffrmula
:POTENCIA(rooo,rooo) resulta un número tan grande que Excel mues-
tra el error #¡NUM!

#¡REF! -> Referencia de celda no válida.

#1VALOR! -> Sucede cuando se proporciona un tipo de dato diferente al

que espera una función. Por ejemplo :SUMA(r, "a")

##ffiff####+-> Esto aparece cuando el contenido de la celda es superior

al ancho de la columna.

8. Referencias dentro una celda

Relativas: son aquellas referencias que varían en el momento que las copiamos
y pegamos en otra celda. Además, también varían al utilizar la herramienta de
ieileño (pestaña lnicio) Edición Rellenar). Se designan mediante el nombre de
la columna seguido del nombre de la fila (Ejemplo Al).

Absolutas: son aquellas referencias que no vaían en el momento en que las

copiamos y pegamos en otra celda. Cuando se hace una referencia de este tipo
se dice que estamos inmovilizando una celda.

En este tipo de referencia, la celda se mantiene constante. Hay dos maneras de

hacerlo, o poniéndole un nombre a la celda, o añadiéndole el signo del dólar
delante de la columna y la fila. Ejemplo, $n$r

Mixtas: son aquellas en las cuales se hace una referencia relativa a la columna o
l. nl" y una ieferencia absoluta a la otra fila o columna. Ejemplo: A$r o $Al.
"
Para cambiar de un tipo de referencia de celda a otra se utiliza la tecla F4.

3-D: son aquellas referencias que hacen mención a celdas ubicadas en otras
hojas. La sintiíxis para especificar su ubicación es:

. Referencia a una celda de otra hoja: Nombre-hojalDir-Celda'

^,
. Referencia a un rango de otra hoja: Nombre-hojalRango'
¿f;f
9-13
Acnv¡oeo ADMrNlsrMflvA y orrn¿Arc¡

Externas: son aquellas referencias que hacen mención a celdas ubicadas en

otros libros abiertos. La sintaxis para especificar su ubicación es:

. Referencia a una celda de otro libro:

I Nombre_libro_con_extensión ] Nombre_H oja !Dir_Celda.

9. Opciones para el formato de celdas

Modificar el formato de una celda significacambiar el aspecto de la celda y cambiar
cómo se üsualiza el dato que contiene. Se puede realizar, principalmente, desde la pes-
taña lnicio, en el cuadro de dialogo de Formato de celda (CTRL+I) o con herramientas
especiales, como pueden ser el Formato condicional, los estilos de tablas o los pegados
especiales.

9.1. Formato de celda

El nombre de cada una de las pestañas que componen el cuadro de diálogo de For-
mato de celda nos indica sobre qué van a realizar el cambio de üsualización. -

9.1.1 Número

Fqm¡{o dr crld¿l

}¡imo ¡frctió¡r fr¡cna. Bo.dc Ralbro F!úatü

trt 4E
ftoñadr
CddÍ¡rbd L, .d.bf @ tdúdo 4Eet m l¡c6 ú foodo .rpr<ñko óc
F..ñr ffi.
HoÉ
gorartü.
fñrrió.t
CiÉñÍ@

I ^-r.., I l-c'e:

se puede modificar la forma en la que se visualizan los datos numéri-

cos. Esto es a lo que denominamos formato de número. Hay formatos de

9-14
 Holns pr cÁlcur-o: Excn-

número ya configurados por el propio programa o podemos generarlos nosotros a través

de códigos de formato:

General: habitualmente lo que se escribe en la celda es Io que se visualiza.

Número: se pueden especificar el número de posiciones decimales, el uso de

separador de miles y el modo que se muestran los números negativos. Para
aplicar formato número directamente se utiliza sobre la celda CTRL+MAYUS+r .

Moneda: añade el símbolo de moneda predeterminado junto a los números.

Se puede aplicar formato moneda utilizando CTRL+MAYUS+4 sobre Ia celda en
cuestión. Se puede introducir un dato directamente en una celda con formato
moneda si se escribe el símbolo € a continuación del dato; si este es negativo
se visualizará de color rojo.

Contabilidad: es igual que el anterior, pero alinea de forma distinta y Ia visua-

liza-ción del o se hace con un guion.

Fecha: muestra los números de serie que representan fechas como valores de
fecha. La parte entera de un número es la fecha. Hay distintas formas de visua-
lizar una fecha; si se desea escribir directamente una fecha en la celda se utiliza
el separador / o el separador -. El formato predeterminado de fecha en España
es ddlmm/aaaa.

Hora: igual que fecha. En este caso la parte decimal de un número representa
la hora.

Porcentaje: multiplica elvalor de la celda por 1oo y Io representa con el sím-

bolo del ó/o. Para aplicar formato porcentaje se utiliza CTRL+MAYUS+5 sobre
la celda. Se puede introducir un dato directamente en una celda con formato
porcentaie si se escribe el símbolo % a seguir del dato.

Fracción: se visualiza el numero en forma de división. Se puede introducir un

dato directamente en una celda con formato fracción si se escribe un o prece-
diendo a dicha división.

Científico: se representa el número en notación exponencial, donde se reem-

plaza parte del número por E+n o E-n; donde E es ro y multiplica el número
anterior por 10 elevado a n o -n.

Texto.

Especial: para mostrar códigos postales, números de teléfonos, códigos de la

seguridad social'

Personalizado: realmente todas las categorías anteriores se basan

en códigos de formatos y estos, a su vez, se basan en caracteresque ,t^.
tienen un significado especial para el prognma. fifl
9-15
AcnvroRo ADMrNlsrMfivA y orrnÁncn

Ejemplos de algunas categorías de número

Valor introducido
% Moneda Cientffica Fracción
en la celda
1 I00o/" 1,00 € 1,00E+00 1

12 1200o/o 12,00 € 1,20E+01 12

1234 123400o/o 1234,00 C 1,23E+03 1234

1234,56 1234560/" 1234,56 C 1,23E+03 1234 s/9

. Formato personalizado

, Un formato personalizado se compone de una serie de códigos, los cuales se especi-

fican en la caja Tipo, de manera que el valor de una celda adopte el nuevo formato.

Tipq:
#.+*0.O0 e lRojo] é..#fl1.O0 €
Estánd¡r A
0
o,o0
#.*#o
*,##0.00
#.*#q.#.##{
*.**Q[Rojo]-*.*s0
*.#*0.0q#.#*0.ü0
+.**O.OQ [Roj ol s.*#0.$0
#.#*F0e*.*F0€
*.+*{tQlRsjol#.#fl}€
#.##0.o0q*.*fl),o0€ v

Eliminar

Un formato personalizado nos permite especificar hasta 4 secciones dentro de la

misma cadena de Tipo que afectará a valores positivos, valoresnegativos, valor cero y
texto, respectivamente. cada código debe ser separado por un punto y coma (;). Si solo
se especifica un código, este afectará a los distintos tipos de dato sin Éacer disiinciones.
Si especifican solo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos, ceros y
texto; y la segunda se utiliza para los números negativos. si omite una sec-

A
ción, incluya el punto y la coma de esa sección.

g-16
 Holns pr cÁrcu¡-o: Excer-

Los caracteres comodín que se utilizan para crear los formatos personalizados son
los siguientes:

L
# Representa los dígitos significativos sin considerar ceros.

? Deja el espacio para los caracteres especificados.

o Despliega ceros pant rellenar el formato.

Despliega el separador de miles.

Vo Despliega el símbolo de porcentaje

Despliega el separador decimal

E+ e+ E- e- Despliega la notación cienffica.

+-/0: $ Se muestra este carácter

carácter Despliega el carácter especificado

Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de Ia columna.

Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter

t'textot' Despliega el texto dentro de las dobles comillas, no afecta al

contenido.

@ Representa un texto.

Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian,

Icolor] Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.

Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n

ICOLOR nl es un número entre o Y 56.

A 9-17
Acnvlpep ADMlNlsrRATlvA v ontlÁlcn

Para generar formatos personalizados de fechas se utilizan sus propios caracteres

de la siguiente forma:

m Los meses como 1-'r2.

mm Los meses como o1-1 2.

mmm Los meses como ene'dic.

mmmm Los meses como enero-diciembre.

mmmmm Los meses como la inicial de cada mes

d Los días como 1-31

dd Los días como 01-31

ddd Los dfas como dom-sáb

dddd Los días como domingo-sábado.

aa Los años como oo-99

aaaa Los años como 19009999

_ - Para generar formatos personalizados de horas se utilizan sus propios caracteres

de la siguiente forma:

h las horas como de o-23

hh Las horas como oo-23
m Minutos como o-59
mm Minutos como oo-59.
s Segundos como o-59.

s5 Segundos como oo-59.

h AM/PM Las horas como 4 A.M
h:mm a.m./p.m Hora como 436P.M.
h:mm: 5S A/P Hora como 436:o3 P

thl f iempo transcurrido en horas; acumulador.

[mm]: ss Tiempo transcurrido en minutos; acumulador,

I ss] Tiempo transcurrido en segundos; acumulador.

A
h:mm: SS.00 Fracciones de un segundo

g-18
 Holns oe cÁr-cur-o: Excer

Ejemplos de algunos formatos personalizados de número:

1234,59 como t234,6 ffi,#

8,9 como 8,9oo #,ooo

o,63r como o,6 o,#

12 como 12,oy 1234,568 como 1234,57 #,o#

?7? 7??
44898, toz,65 y 2,8 con decimales alineados
* ???n??
5,25 como 5 1/4y 5,3 como 5 3/to, con los símbolos de diüsión alineados
'r 2ooo como 12.ooo de color rojo IRojo]#.#
12000 como 12 #
122OOOOO COmO 12,2 o,o

Eliminar un formato de número personalizado.

a) Utilizar el botón secundario del ratón, o desde la cinta de opciones lnicio
desde cualquiera de los elementos marcados en la siguiente imagen, para
abrir el menú de Formato de celdas.
Mto ffi lN@r *P6ürd.p¡h tuuB hB Mr tu AFü I ¿todddc¡t¡ad

#,I* l.*" - :u-:,o ri==É?- ü¡d6 ry ry

lel-*- *{.ffi,.i;1Ttr"?i: ffi F ñfd\i;H'át p
1":H;
h@il3 E:
N r r- E- o-a-l=-==
tu.
=E Etu.y.*"le"
¡Í"*
-:l
Nñ.h &b'
":-"1\${;*, ,H;:'i#;-
@ @ @

En algunos de los elementos marcados: bordes formato de número (casilla

Ceneral) y opción general se despliegan listas de opciones, se ha de selec-
cionar en cada caso la última opción de la lista desplegable.

b) Situarse en la pestaña Número del cuadro de dialogo de Formato de

celdas.

c) En la parte inferior del cuadro Tipo haga clic en el formato personalizado

que desee eliminar.

d) Haga clic en Eliminar.

Mi crosoft Excel aplícard el formato predeterminado (General) a todas las celdas

del libro a las que se haya dado formato mediante el formato personalízado
que se ha eliminado.

9-19
AcnvroRp ADMrNrsrRAnvA y orruÁlc¡

9.1.2. Alineación
En esta solapa se pueden modificar todas las caracterfsticas que tengan que ver con
la alineación. Como opciones especiales tenemos:

Ajustar texto: nos permite escribir varias líneas dentro de la misma celda. Para
realizar esta acción manualmente se utiliza ALT+ENTER.

dentro de una sola línea.

Combinar celdas: convierte varias celdas en una sola.

I
lliaomft frod x

& l,¡ ooiti¡Sn & oalrlü rolo olEíÁ él Éaaúartor ¡¡S¡Gflto t tbdtr al flro (¡ shrÉ

crúr

9.1.3. Fuente
En esta solapa tenemos las caractedsticas que tienen que ver con el tipo de letra:

Fuente.
Forn¡o & sdd¡¡ tx
Estilo. üíÉo rbGxtóo fffi] aorcr Ra¡ño F Cctr
FFüE €*ra ffp¡ño:
Támaño. ArÉ¡ ü.$n
h¡mt¡ -----l
Subrayado. lCur¡n
rlA¡tobrDÚ[rut fGilI ]

il¡¿ooc ¡trtrc-
Itroucurla
.

Color. ;5,¡¡eocL¡¡og¿r a
EoLm
tlircm t-il
Efectos: Tacha- Eru;rcqorrot
Elcrl6 YEta prait
do, Superíndice
El*¡¡¿o
y Subíndice. tl¡ns¡roa AaBKcYyZr
0 s,¡h${.

é qfrFúCfrultpc. 5r lai t ü¡s frEnt ffie e b -r9m ñ a b 9ürt!¡¿

9-20
A
 Holrs or cÁrcuro: Excn

9.1.4. Bordes
En la solapa de bordes podemos cambiar los contomos e interiores de la celda, o
celdas, que tengamos seleccionadas en ese momentq pudiendo elegir el estilo de Ia línea
y el color de la misma.

¡-
¡.r¡fiÍr

ffiffiffi
!!¡r qil.r lr

H
lfr
H l-

rEM g
@ N
oc¡ta¡aütt¡cF¡túÉr¡ll¡rr¡il¡¡iaa¡lt rr¡F aa!
d-t-}.a¡tÉrrlo¡lL¡.r¡*¡É+

ffi
l, t l{üsit

9.1.5. Relleno
Permite cambiar los colores de relleno de una celda o un conjunto de celdas. Una
trama es un conjunto de líneas que sirve como relleno.

!Pa*
ffi
i

lir)'j.r.#Lh;-lHréE#l i
olotrlt¡ll
otl0El¡oEloa
ErttrrSl¡r
rrrll¡atll
¡¡rtllll¡l
ll.tlrll:rl
rttltt¡lrt
l'¡ür.*ffi ¡1lf ¡r.¡it€rt

ih'
I

''

tmffut mi

A
tiic¡xait

g-21
Acnvlono ADMlNlsrRAnvA y onuÁrcn

9.1.6. Proteger
En la solapa de proteger tenemos dos opciones:

Bloqueada: se dice que una celda está bloqueada cuando no se puede editar su
contenido ni su formato. Por defecto todas las celdas están bloqueadas.
Oculta: una celda está oculta cuando no nos enseña la información que con-
tiene en la barra de fórmulas.

foffio d..d¿E

!!.a. .!tq.!gli! É!* q!!! _rio tH.rE

9¡q¡s
OAü
icrad Ee¡..r adárd ó.1¡.r¡..ü a q6 a.¡ tlta ó. &l. at¿ !!a.lih
Ordr fFr+ f@ tt daa laa.;ügrie¡t

l-¡;-l h

rtocags hoja X
E Ü4É.lBr fr tEi¡r Para que los bloqueos u ocultaciones sean
efectivos, la hoja tiene que estar protegida
;7t *.r."¡r ftui Trmraúür de at8 b¡q¡rÉúde (Ficha Revisari Proteger hoja).
l'ÉnniÉ.¡ bt usiffi da c5t¡ tá¡c¡Co:
sÉlf¡i¡roi elió bü*¡E¡ds
licksnnrr <r.Hjs dÉÉ¡rnqt(ñt-f,
l-l ¡um*o.*olrlc '-;-s¡ V
R.tintr
H
fl Éortn*o.{cotmr* ho¡ ¡út¡mCE
n qrtcal flrtn¡rú i iil¡i -.. .
fl kr*.trc.r{*r* "*!en
Pro&¡ga Éro
I | ¡¡rser¡rfl¡e
I hrrtlrhipnnuh¡ Í Iti4l{le q{F d'ot
l¡ cq^ddr .¡d
vlur6
ül7r¡r_
reirf' (<.r¡tr€, dr
<rfio lErrr_ cti¡rhn. o
l--l 6imimradurnne agta_¡c hol*.
l-l glni.-¡¡- O ¡r¡¡¡nfo.trBi¿¡
ü r.¡¡to.t
ll U=t¡rrrrnrt
E U.- abLr rlEr.fnir= y {iáfics <f¡¡timie
t

[-l At¡¡n- "¡¡o¡^

f]

9-22
r&rdiroreroric*
eqE l- c.r'd-
A
 Hotes or cÁlcut-o: Excn-

9.2. Dar formato como tabla

En la pestaña lnicio, sección Estilos, encontramos Dar formato como tabla. A través
de esta opción, podremos aplicar a un rango de celdas, uno de los distintos formatos que
trae predefinidos Excel.

Un estilo es un conjunto de formatos aplicados Crrart¿bl¡ [il@

como un todo. Esta herramienta de Tabla aplica un
¿Dón<tc c¡tin loi (moi d. lr tabl¡?
estilo. En la primera fila del rango al que se aplica el
estilo de tabla se le añaden los elementos necesarios
t
para realizar filtrado de datos de la tabla generando D ¡,¡ t¡!¡¡ t¡enc e{rcab.z.dor.

una pestaña de herramientas de tabla. l-t.d{-i C.nccltr

ro¡. nbo rúÉr 0@6 drflgÉ tóñ@ Mr bd rb #¡ etc reóo¡r Q rsaü¡¡N.r)

E!L-,.-É¡.ü- ñ6
hpqlú.. &Éü
..,
Y Fb&Éq.
6¡¡É¡
" iBc.bd
trno@!ñ¡
tutu.
(üma(Éws
? ldñ4n'o FsFr@rl---

9.3. Formato condicional

Los formatos condiciones permiten explorar y analizar de forma rápida y visual el
contenido de una hoja Excel. Su función es resaltar las celdas, modificando su formato,
en función de las condiciones que les proporciona el usuario.

El formato condicionalse encuentra en la cinta de lnicio, sección Estilos. Para aplicar-

lo se debe seleccionar el rango de celdas en el cual se quiere aplicar. Los posibles formatos
predefinidos son:

Resaltar celdas.

Reglas para valores superiores e inferiores

Barras de datos.

Escalas de color.

Conjuntos de iconos.

Además de las opciones preestablecidas se pueden añadir condiciones en el formato

condicional a través de Fórmulas'

A 9-23
Acnvto¡o ADMrNrsrRATivA y onuÁlcR

El siguiente ejemplo aplica el formato especifi-

cado en la opción Formato a la celda o celdas selec-
cionadas que cumplan Tener un valor por encima de
i5l
iu
Lrlfl
Forrn$o Darfomato lfOffeCtO
3b'
llormal

5OO,OO eUrOS. <ocdcir¡nal- comotabl¿- . ---

Usando la opcion Resaltar reglas de celdas que Eesattar regbde celdas >

son mayores que. F1;:'1

L'.tJ Reqhs suoerio¡s e inferiore )
H¡SJ -- I
Podemos ver el resultado en la columna de
FÉ:I
COSTO REAL. I I : . .i Barra de glatos I
f::I]
I ¡-.l tstG¡ai úe tolor )
,t!- -. ! L-l

il!t t:i=:

85.O t É.mt
li= i fon¡nt*dekono¡ |
ñ¡'I{ f] [uer.r regla...
tñDqFqr.
f¡- Ecrnr ¡eola:
&-.-EFffrffii- lft {dministrurreglar...
rEr tu
r¡D( t!0,00 {
35.00 €
¡tlsa .1r5.00{

9.4. Pegado especial

Cuando copias una
Pegado especia{
celda o conjunto de celdas
en Excel tenemos la opción Pegar

de pegarlas en otro punto, o Tgdo Q toOo ut¡tianOo ¿t tclra d! origrn

duplicando todo el conteni- o férmuhs Q rodo elccpto borúes

do en esa nueva celda. Esta o Valotcr Q lnqo dc bs colurmas

o Fo¡U¡tot Q fonndos de nún.rorttóm4¡5
acción en ocasiones no es o !omenlaraos Q Fornatos dr númcrostrtglorcJ
del todo útil, ya que no se o Y.l¡dódón TodoJ lo5 fomatoJ condidor¡áler d€ (omb¡nación
quiere duplicar todo el conte- Op.radón
nido de Ia celda o incluso se o Nln$¡no O l.,l¡¡n¡er¡or

quiere realizar alguna opera- o !umr O g¡r¡o¡r

ción con el mismo, para ello o RÉ5tar

Excel implementa el Pegado I saar uantos I lransponcr
especial.
Fcg.rgi,¡ruloJ
=1q-, _9191 _

Después de copiar, en
la pestaña Inicio, comando
pegar, encontramos el pegado especial, que permite realizar una copia con
unas condiciones distintas a las de la celda de origen.

9-24
 Holns or. cÁlcur-o: Excn-

Ejemplo: si en la celda Ar se ha insertado el valor 3 y en la celda A3 se ha insertado

elvalor 7.
Al realizar un copiado de la celda Ar y un pegado especial sobre la celda A3 con la
opción dividir, el resultado en la celda A3 será de 2,333.

9.5. Rellenar
Excel permite rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo. Con la
opción de Autonellenar podemos rellenar celdas con datos que siguen un patrón o que
se basan en datos de otras celdas.

1 . Selecciona las celdas que quieras usar como base para rellenar celdas adicionales.

Para una serie como "1,2,3,4,5..1'escribe 1 y 2 en las primeras dos celdas.

Para la serie "2, 4, 6,8,.," escribe z Y 4.

Para la serie "2, z, z, 2..." escribe z solo en la primera celda.
z. Arrastra el controlador de relleno (cuadrado que se visualiza en la parte inferior
derecha).

3. Si es necesano, haz clic en Opciones de autorrelleno y selecciona la opción

deseada.

'i.- lopor rr*tx

p S..r1|",+lm
,- P.l-nú lúml{4 ÉL1
i-1, nr*m¡ liF lsrmta

i:i BÉLnD t¿{¡¡'t¡

A 9-25
Acnvrono ADMrNrsrMnvA y orr¡r¡Arca

Támbién puedes crear distintos tipos de series, haciendo uso de la opción Rellenar,
Series, de la ficha lnicio.

:en€f 'rflH
S€rier en Tpo L.hidad de tienpo
OFas Ot¡re¿ fura
OEotnnc OEecn¿ttz Día laborable

Osgrdédca . mee

O¡rhtrAer¡¡ Año

Ifen¿sx¡¡¡
I¡nersü: 1 LiriE:

árepúil Ércdr

10. Fórmulas
Una de las funciones principales de Excel son las fórmulas. Como ya se ha dicho
con anterioridad, estas tienen como objetivo resolver cálculos, habitualmente matemá-
ticos, a través de operadores o de funciones.

Para insertar una fórmula, podemos escribirla directamente en la celda, o si es

utilizando funciones también se puede utilizar el asistente de funciones. Para ejecutar el
asistente de funciones tenemos varias posibilidades:

MAYUSC + F3.

lnicio -) Comando Suma f, ' -) Más funciones.

Comando *g_ de la barra de fiórmulas.

Comando insertar función d. la cinta de opciones Fórmulas.

,/:
10.1. Estructura de una fOr-,-il
Para la realización de una ffrmula tenemos dos métodos, dependiendo si es una
fórmula básica (suma, resta, multiplicación o división) o si es una fióimula más compleja.

- Para el primer tipo solo es necesario poner el indicador de ffrmula, es deci4 un =

y las celdas sobre las que se quiere operar separadas con el símbolo de la operación que
se quiere realizar. Ejemplo:Ar " 43.
Cabe la posibilidad de que el usuario comience escribiendo un símbo- ,¡l,
este caso ar pursar Enter, Excer añadirá
f".r,il#,:.:ii#":,il3:'":.En ¿ft,
g-26
 Holns or cÁlcur,o: Excu-

La siguiente manera es válida para cualquier fórmula y su estructura es la siguiente:

= Nombre de la función (argumentol, argumento2....)

NOTA: Los argumentos son datos que necesita conocer una función para resolver
adecuadamente el cálculo. Hay funciones que no utilizan argumentos Ej: HOY0, hay
argumentos obligatorios y hay argumentos opcionales (esto se indica con corchetes[]).

lnúm_d

10.'1.1. Operadores matemáticos y prioridad en la estructura de una fórmula

() t Parentesis; agrupan operaciones. +

^ -+ Acento circunflejo; exponente.

"+ Asterisco; multiplicación. Prioridad de los operadores

+ -+ Signo más; suma.

- -+ Signo menos; resta.

Ejemplos:

Operación Resultado
:25"t/z t2,5
=z'"(t/z) 5
:3"2 9

Otros operadores: & (y comercial); se suele utilizar para concatenar (unir) celdas de
texto

1O.2. Asistente para lnsertar fi,rnciones

El asistente para fiórmulas se divide en dos fases diferentes:
primera fase: en la primera pantalla tenemos en la parte superior una casilla
de texto donde podemos intioducir una descripción del cálculo que deseamos
realizar y del cuai no conocemos el nombre de la función de Excel q_ue lo realiza.
Una vez se pulsa el botón lr, Excel, devuelve un listado de posibles funciones en
el cuadro de selección de función.

En la parte central del cuadro de dialogo se ofrece un- desplegable

de funciones de entre ras cuares se ^¿\
5:::,'::i:::ffi:,'x,:;l"on' 6t
9-27
Acnvlono ADMlNtsrMnvA v on¡uÁncn

A continuación, aparece el cuadro de selección de funciones. Una vez selec-

cionada una función, en la parte inferior aparece una breve descripción de la
función con su sintaxis.

segunda Fase: una vez elegida la función que queremos realizar nos aparecerá
una segunda ventana que variará dependiendo de la función que hayamos
elegido. En esta ventana se nos especificarán los argumentos que necesita la
función para trabajar. En la imagen tenemos la segunda ventana que nos apa-
rece cuando elegimos la función de BUSCARV. En esta pestaña los argumentos
obligatorios se marcan en negrita.

Aúgumstgr dr luñ!:*s

¡r5cr¡¡f

I-trir.
lt*t-rd¡IlI
frl|o

¡m Idorabt[an 6¡ñór ¡naÉí. nt|¡ttlua¡caürrhGtto.6 ¡-r]Í¡

añ¡rarar(alrocata(na*oaldr¡taaala-raa\¡l¡!¡ lt scl¡¡aataaFraaaaar¡a.
htfl_hsao d¡ad!.J¡óü¡¡ 9ürra (clñ¡ * bf.bhttú.a.
rr ta,
GtúcdffioonadG!¡tt t|ú!

¡aL.od.¡f¿ilü¡.
afird¡ tabra art¡ 160óo wt i ¿b;;-l

a Resumen de las principales funciones de EXCEL

FECHA Y HORA

AHOMO -) Devuelve el ne de serie de la fecha y hora actuales (dd/mm/aaaa

h :mm) ->formato personalizado.
AÑolne serie) -> Devuelve el año (entre :9oo-gggg) correspondiente a un ne
que representa una fecha.

DIA(¡' serie) -> Devuelve el día (entre r-3r ) correspondiente a un ne que repre-
senta una fecha.

DlAS36o(Fi;Ff,método) -> Calcula el ne de días entre dos fechas basándose en

un año de 36o días (mes de 3o).

DIASEM(ne serie;tipo) -> Devuelve un ne de r a 7 identificando el día de la

semana (r dom., 7 sabado).

:ffffi:i,?Ti:Íi,
-> Devuelve el ne que representa la recha en
A
g-28
 Ho¡ns or cÁr-cur-o: Excn-

FECHANUMERO(texto-de-fecha) -> Conviene una fecha en forma de texto

en un ne.

HOM(ne de serie) -> Devuelve el número de hora.

HORANUMERO(texto-de-hora) -> Devuelve el nq que representa la hora en
forma de cadena de texto.

HOYQ -> Devuelve el nq de serie que representa la fecha actual, dando el for-
mato de ne a Ia fecha.

MES(ne de serie) -> Devuelve el mes un entero entre r y rz.

MINUTO(n9 de serie) -> Devuelve el minuto, un entero de o a 59.

NsHOM(hora;rninuto;segundo) -> Devuelve el ne que representa una hora

determinada.

SEGUNDO(nq de serie) -> Devuelve el segundo, un entero entre o y 59.

MATEMATI CAS Y TRIGON OMETruCRS

ABS(nq) -> Devuelve el valor absoluto de un ne, es decir, un ne sin signo.

COCIENTE(numerador; denominador) -> Devuelve la parte entera de una

división.

COS(ne) -> Devuelve el coseno de un ángulo.

ENTERO(nq) -> Redondea un ne hasta el entero inferior más próximo.

GMDOS(ángulo) -> Convierte radianes en grados.

Pl0 -> Devuelve el valor @, (g,t4t5g26958979) con una precisión de r5
dígitos.
poTENc|A(ne;potencia) -> Devuelve el resultado de elevar un ne a una potencia.

pRoDUCTO(nr;nz;...) -> Multiplica todos los ne que son argumentos y

devuelve el producto.

MDIANES(ángulo) -> Convierte grados a radianes.

MIZ(ne) -> Devuelve la raíz cuadrada de un ne.

REDONDEAR(ne; ne de decimales) -> Redondea un nq al ne de decimales

especificado.

REslDuo(diüdendo;divisor)
división.
-> Proporciona el resto de una

A 9-29
AcnvrpRo ADMrNrsrRATrvA v orruÁnc¡

SENO(ne) -> Devuelve el seno de un ángulo.

SUMA(nl ;nz;...) -> Suma todos los ne de un rango de celdas.

SUMA.CUADMDOS(nt;nz;..) -> Devuelve Ia suma de los cuadrados de los
argumentos.

SUMAR.S|(rango;criterio;rango_suma) -> Suma las celdas que cumplen un

criterio determinado.

TAN(ne¡ -> Devuelve la tangente de un ángulo.

TRUNCAR(ne;ne decimales) -> Convierte un nq decimal a uno entero al quitar

la parte decimal o de fracción.

ESTADíSTICAS

CONTAR(reh;refz;...) -> Cuenta el nq de celdas que contienen números.

coNTAR.BtANCo(rango) -> cuenta el ne de celdas en blanco dentro de un
rango especificado.

coNTAR.sl(rango;criterio) -> cuenta las celdas en el rango que coinciden con

la condición especificada.

CONTAM(valorr;valorz;...) -> Cuenta el ne de celdas no vacías de un rango.

MM(valorr;valorz;....) -> Devuelve el valor máximo de una lista de valores
numéricos.

MEDIANA(n9r;nez;...) -> Devuelve el valor central de un conjunto de valores.

MIN(ner ;ne2;...) -) Devuelve elvalor mínimo de un conjunto de varores. omite

los valores lógicos y texto.

MoDA.uNo(ner;nez;..) -> Devuelve el valor que más se repite de un conjunto

de valores. Equivale a MODA

PROMEDIo(ner;nez;...) -> Devuelve la media aritmética de un rango de valores.

VAR(nqr;nez;...) -> Calcula la varianza de una muestra de valores.

BTISQUEDA Y REFERENCTA

BUSCARH(valor-buscado;rango;indicador de filas)-> Busca un valor en la fila

superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en Ia tabra o matriz.

BUSCARV(Valor_buscado; rango; indicador de col umnas)-> B usca

9-30
un valor específico en la primera columna más a izquierda de una
m-atri1 y devuelve el valor en la misma fila de una columna espe-
cificada en la tabla. A
 Holns or cÁrcur-o: Excel

BUSCAR(valor-buscado;rango-busqueda;rango-resultados)-> Busca el dato

suministrado en un rango de celdas; si lo encuentra, devuelve el valor corres-
pondiente de otro rango de iguales dimensiones.

TRANSPONER(Matriz)-> Devuelve un rango de celdas vertical como un rango

horizontal o viceversa.

Otras funciones : I N Dl CE, COI N Cl Dl & Fl LA, FI LAS, COLU MNA, COLU MNAS. "
TEXTO

CONCAT(textol;texto2;...) -> Une varios elementos de texto en uno solo.

EXTME(Texto;posición_inicial;nq caracteres) -> Devuelve los caracteres del cen-

tro de una cadena de texto, dada una posición y Iongitud iniciales.

IZQUIERDA(Texto;nq caracteres) -> Devuelve el número especificado de carac-

teres del principio de una cadena de texto.

DERECHA(Texto;nq caracteres) -> Devuelve el número especificado de caracte-

res del final de una cadena de texto.

TARGO(Texto) -> Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

SUSTITUIR(Texto;Texto original;Texto nuevo) -> Sustituye en una cadena de

Texto, el Texto original por el Texto nuevo.

Otras funciones: HALLAR, ENCONTI{AR, IGUAL,...

LÓGICAS

FALSOO -> Devuelve el valor lógico FALSO.

NO(valor lógico) -> Cambia VERDADERO por FALSO y viceversa.

o(valor_lógicot;...)-> comprueba si algún valor lógico es verdadero y

devuelve VERDADERO, en caso contrario devuelve FALSO.

Sl (Prueba-lógica;valor-si-verdadero;valor-si-falso).

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO'

VERDADERO0-> Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Y(Valor-lógicor;...)-> Devuelve VERDADERO si todos los argu-

mentos soñ VEROADERO; devuelve FALSO si uno o más argu- A.
mentos son FALSO.
Á
9-31
Aqnvlono ADMrNlsrMnvA v o¡rrr¡Ancn

INFORMACIÓN
ESBLANCO(Valor) -) Comprueba si una celda está vacía (VERDADERO) o no
(FALSO).

ESNUMERO(Va|or) -> Comprueba si un valor es un nq (VERDADERO) o no

(FALSO).

ESTEXTO(Valor) -> Comprueba si un valor es texto (VERDADERO) o no

(FALSO).

Otras funciones: ES.PAR, ES.IMPAR, ESLOGICO, ESNOTEXTO,

FINANCIERAS

PAGO(tasa;nper;va;fvfl;[tipo]) -> Calcula el pago de un préstamo basado en

pagos y tasa de interés constantes.

PAcOlNT(tasa;período;nper;va;lvfl;lripol)-> Devuelve el interés pagado por

una inversión durante un peíodo determinado, basado en pagos periódicos y
constantes y una tasa de interés constante.

PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;[vf];ltipo]) -> Devuelve elpago delcapitalde

una inversión determinada, basado en pagos periódicos y constántes y una tasa
de interés constante.

sLN(costo;valor-residual;vida) -> Devuelve la depreciación por método directo

de un activo en un período dado.

sYD(costo;valor-residuao;üda;período) -> Devuelve la depreciación por méto-

do de anualidades de un activo durante un período especihco.

TAs-A(np9r;pago;va;[vfl;[tipo];festimar]) -> Devuelve la tasa de interés por

período de un préstamo o inversión.

TlR(valores;lestimar]) -> Devuelve la tasa intema de retomo de una inversión

para una serie de valores en efectivo.

vA(tasa;nper;pago;[vf];[tipo])-> Devuelve el valor presente de una inversión:

la suma total del valor actual de una serie de pagos iuturos.

VF(tasa;nper;pago;[va];ltipo]) -> Devuelve el valor futuro de una inver-

sión basado en pagos periódicos y constantes, y una tasa de interés también
constante.

VNA(tasa;valorr;fvalorz];...) -> Devuelve el valor neto presente

de una-inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de
pagos futuros.

9-32
 Ho¡ns or cÁlcur-o: Excu-

11. Gráficos
Un gráfico es una representación gráfica de una serie de datos,
en Microsoft Excel se pueden crear distintos tipos de gráficos, la !rbstTi!+*;t
elección de cada uno dependerá del tipo de datos a representar. F hiqrc
I Flüft3
Crear un gráfico: trffi
la uno
Desde la cinta de opciones lnsertar se puede seleccionar el tipo Ü Oñ¡¡
de gráfico a crear a través de uno de los comandos. Er-
l! ¡É
bf rv$F ii.¡
I u.¡.
L l[ coac
b4 Ih Id ' ! lptur
,H-#*'$,[,[, ,R.HGtólico3 rr hsrot
Lk*¡ Colurn¡ +/-
Minigrflcos
fur
I rurglr
I S FE|easlrrtr
L }¡¡trgrn
, ll! 0iuyligú!¡
Podremos explorar los grupos de gráficos más recomendados E[ e¡Éü
F ¡nU¿o
o desplegar todos los gráficos desde el cuadro de despliegue de Ia ft Ca*lr*
zona inferior derecha.

Para utilizar los nuevos y potentes asistentes de gráficos de Excel 2o19, aconsejamos
partir de la selección de datos que queremos utilizar, Excel detectará el tipo de dato y nos
iecomendará los gráficos más adecuados. Veamos un ejemplo:

ñ'ffi i¡ü¡ir,
lLu r¡ll¡*
=. ¡t}}+ór tuoelglF

r¿'.¿¿':r/¿//
=*lil¡t¡h,¡rt ¿l!¡rr¿¿fl.ff
u¡&dtu¡,Er.úF fcl&s&¡l¡dr.il.l
d'r.ú.Ú.F.Füú.ú¡nd.ú ¡@-,ñ
rñdtu6-n@ ¡@d*ÚnÑ.6

?llUltrlrlll
r.//.. / ,7//..
¿

:1
:l ,:. ¡.

A 9-33
Aqnvroro ADMrNrsrRAnvA y onmÁrce

Una vez insertado el Grafico, al seleccionarlo obtendremos la barra de Herramientas

de gráficos, con todas las posibilidades de configuración.

*t .jh- .¡.
:'trf ----- :
":::'-:
b's i$ ¡h!
' @fr
9
rBr.'tr
&.
i$
gZtu
.a
hb
¡t&
br
tll F
t&t
t6
ú.ir¡¡.
f'

l, _ -- __G--. ____,_tt
1. +
2. Titulo del gráfico s
¡
3. t
4{lm0,00
4. l5 m,mf
5 II(FO.CO €
6. ?5m),co €
7 2C.mo,,ftf
r9(xllpof
I ^ r0mo,m€
9-.
5.|XOP{
10.
-€
t1
l¿
r3
""'"""-.. $"""
So {p$ ,"""
"s of$..$_r"of
14, ¡[ómétFt afriñscf, alriffi.3 tTtinaFé{
¡5 '#Dg

La cinta de opciones Diseño perrniten realizar cambios relacionados con cam-

pos de datos adicionales al gráfico, elementos y estilos.

tu&,

4T.6:r
tI
d(ñs6 -FJt
l&tr t
' --,'-' =,ttss &Iu¡¡ ,.ry:ry

La cinta de opciones Formato permiten definir el formato del elemento del

gráfico seleccionado.

h1¿dd-
l'¡l--.".¿
i:l
-.*-
.¡¿*.
-$..-ó.-..d-
,
t" AAA - A<.-.ó.6'

9-34
A
 Holns pr cÁlcur-o: Excn-

Además de los gráficos, Excel permite crear minigráficos, que representan los datos
numéricos de una fila o columna de una tabla dentro de una celda. Si se seleccionase una
tabla de dos filas y dos columnas no se creará el minigráfico. Los minigráficos pueden ser
de Líneas, Columnas o Pérdidas y Ganancias. En esta captura podemos observar un
ejemplo en la columna "Tendencia".

-i Nov ¡ Die E rotol f Tendencio

0,m ¡or"m r.¿q3,{xl I

0,00 4{S,OO 1.,1S6,00

0,00 12¿00 1.03¿00

trr/t
0 ü{t 187,00 1.5f1,00 ^,r----**,
0,m 98,m S88,m *^'.4 .l

l.0t? ú.

Los gráficos de persona son un nuevo tipo de grafico muy visual que permite, con
unos poót clics, preientar gráficos muy ilustrativos. Aunque tienen ciertas limitaciones,
pueden ofrecer gráficos simples y rápidos, como el mostrado en el siguiente ejemplo:

fs.irtd

*l [j TuRlsrAs ESPAÑA (¡t¡r.r.ores)

ññrñññññ
08,1 ;cl5
7s,3 ññúñóÓt¡'
20i6

82,2 ññññtt¡ññ
¿0i7

A 9-35
Acrn¡oao ADMlNrsrwinvA y on¡uÁncn

Especificaciones y límites de los gráficos

Gráficos vinculados a una hoja En función de Ia memoria disponible

Hojas a las que hace referencia un gráfico 255.

Serie de datos en un gráfico 255

Puntos de datos en una serie de datos para gráficos

En función de la memoria disponible.
zD

Puntos de datos en una serie de datos para gráficos

En función de la memoria disponible.
3D
Puntos de datos en todas las series de un gráfico En función de la memoria disponible

'12. Opciones avanzadas

12.1. Ordenar
Una parte fundamental para el trabajo con datos es que estos se mues-
tren ordenados. La herramienta de ordenación se encuentra en la pestaña
flm
lnicio, sección de Edición o en la pestaña Datos. 1OrCa-

Ixcel permite ordena¡ por uno o agregar niveles para ordenar por varios campos. Se
quede configurar si se ordenan según los valores de la celda, el color de celda, el color
de fuente o el icono de formato condicional. Y dentro de ordenar según los valores de la
celda, detecta si son datos alfanuméricos, numéricos o fechas y horasl pudiendo configu-
rar_si tenera un orden ascendente/descendente, de menor a mayor / de mayor a
-eño,
o de. los más antiguos a los más recientes / de los más recientes a los más antiguos, res-
pectivamente. Con cualquiera de los valores de la celda se puede ordenar a trafts de una
lista personalizada (días de la semana, meses u otras configuradas por el usuario).

Orden¿r x
1l&rcgarninl XEt¡miHrniEt Eb gophr nire¡ gtdonei... B ry¡s dator ticnen €ncb@do!
Columna ordanar srgún OÍden
Ordfmr por Hombre ValoEs dt (lld¿

T A*pt"..l

936
 HolRs or cÁr-curo: Excer

De forma predeterminada, Excel ordena de aniba hacia abajo y no diferencia de

mayúsculas y minúsculas. Esta configuración se puede modificar desde las Opciones.

Si se ordena una selección de celdas según los valores de la celda, en orden ascenden-
te, estas contienen datos alfanuméricos, Excel ordenará primero números (de negativos
y
a positivos) y luego: símbolos, letras, valores lógicos, errores y, al final, celdas en blanco.
En una ordenación descendente se inviefte el orden, a excepto de las celdas en blanco,
que se colocan al final.

'12.2. Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra solo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
filtros a las listas:
Filtro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples y que se pueden
llegar a personalizar.

Filtro avanzado, para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta tempo-

ralmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de
reorganizarlo u ordenarlo.

Para utilizar la herramienta Filtros se ha de seleccionar en

primer lugar la tabla sobre la que se va a realizar el filtrado'
Úna vez seleccionada la tabla sobre la que se va a trabajar, se
t- lv
l*t -
p
Ordenary Bus(¿ry
utiliza el comando Filtros del desplegable Ordenar y filtrar de filtr¿r - 5eleccionar '
la cinta de opciones Inicio, o desde el comando Filtros de la Llodili(¡r

cinta de opciones Datos. Como se ve en las imágenes.

Fórrnul¿r D¡tos Rryis¿r Vista Osrroll¿do¡ Ac¡ob¿t

.-} ---
Y
p.c
,(on6 :11 ;-. :?
I
"v.
d,..)
B! Análiris de Prryisión
.,,¿I Ordenar Filtro Tsto cn
Y,'Avanz¿das columnñ --lr '¡ hipóteis -
Crd€n¡r ! f lltBr Herrriilentf,l Jr d¡t¿! Fr€!i1 Jn

f iltro (Ctrl* M¿)us- l-)

-1 -t -,:tr.a€lf ::3lrdtla::ell¡::el::;ion¡C¿l
H

ai€ (clLfrrl-¡ prrJ ¡É:tlro9;r l¡t dJ'c:

O ¡,trs ¡nforma(ion

9-37
AcnvlpRo ADMlNlsrMinvA v onuÁrcR

Una vez se pulsa sobre el comando Filtro aparece a la derecha de cada celda de la
tabla seleccionada una flecha que permite realizar las tereas de filtrado.

A/ B D
1
2 Ricc
a de $ousa Alejandro Valencia 8400
4 Alonso Ricardo Murcia 18000
5 Faria Maria Manacor 1200
6 Martin Carlos Valencia 4800
7 Hurtado ¿{ntonia Murcia 7200
I Sanchez B¡.ró Juan José Villamarin 7300
I Perez Julian Madrid 6000
to Pozo Lubres Anita Madrid 4100
11 Col¡azo üartin Manacor 320q
12 Torres Davil Murci¿ 120A

Al hacer clic con el botón principal del ratón sobre la flecha, por ejemplo de "Salario"
se abre un desplegable desde el que podemos realizar la selección deseadá, de forma que
se mostrarán solamente las filas de la tabla que cumplan la condición aplicada.

Utilizando como referencia la tabla de la imagen anterior. Si se desea seleccionar las

filas de la tabla donde la población sea "Madrid"b con "salario mayora
9ooo,,, ambas
condiciones, Ia herramienta de filtros normales descrita anteriormente no es suficiente.
En este caso se necesita la herramienta de Filtros avanzados. Para utilizar esta herramien-
ta, en primer lugar, se ha de definir lo que se denomina rango de criterios en una tabla
anexa. En este caso se ha definido esta tabla de criterios en el rango Fz:G4.

Una vez se selecciona el comando Avanzadas se abre el siguiente cuadro de dialogo

que hemos de configurar como se muestra en la imagen

Fíltro avanzado ?X
Acción

O fanrar l¡ lísta sin moverb s otro lugar

Q gopiar a otro lugar

Rango de b lista: fA¡l:fD$I2

Bango de criterios: 'F¡ltros 2'!$FSz:SGt4 ffi
Copiar a: ffii
Eilr¡o r?gtt.os¡4lG
Aceptár C.ancebr i

9-38
 Hotns or cÁlculo: Excrl

Esto permite que en la tabla inicial solo aparezcan aquellos que sean de Madrid o
superen los gooo de salario. Si la condición de filtrado fuera que sean de Madrid y supe-
ren los gooo de salario, las condiciones se deberían escribir sobre la misma fila.

Madrid > 9ooo

12.3. Formularios
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir
o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola
vez. También se pueden usar los formularios de datos para ubicar y eliminar registros.

Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva,
esta deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft
Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario.

Los formularios se pueden crear manualmente campo a campo utilizando los

comandos de la cinta de opciones Programador, que por defecto en Excel no üene
activada. Para activarla se ha de acceder a la cinta de opciones Archivo -> Opciones ->
Personalizar cintas de opciones. También en este mismo lugar en la columna Comandos
disponibles: si se selecciona la opción Todos los comandos, se puede encontrar ur
comando Formularios..., el cual, una vez añadido a una cinta de comandos, se puede
utilizar para crear formularios automáticos a paltir de una tabla seleccionada.

12.4. Buscar objetivo

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no
Ia variable que determina el resultado, podrá utilizar la herramienta Buscar objetivo. Al
realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel vaía el valor de celda específica hasta
que una ffrmuli dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.

La herramienta de búsqueda de objetivos se puede encontrar en la cinta de opciones

Datos, en el desplegable Análisis de hipótesis.

-rrÉ¡ lFrÉ
EH
LB
ZtrI
LB
Prairión AgruparDcsagru¡

Administrador de eScenario¡...

Bgsrrr objetivo...

: '- N N rt

9-39
-
AcnvrpRo ADMrNrsrMnvA y orrvÁrce

Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para saber cuántos kilos de manzanas se pue-
den comprar si solo se dispone de r,5 € para gastar en dicho producto y el kilo de man-
zanas cuesta o,4g €.

c2 Í' =82'C2+B?'C2'D2
A C g
F
1 Produdo Pre¡o/kg Kilos iE Total
X
2 lM"n."n", zrxl--IJld Susq oti€lirc 7

3 Pd¡ú rl ald& tl
4
C@ cl l¡tor
5
6
Caqb¡ülo l¡ <ald& t,
7 ¡c¡ll. Catrrb
8

12.5. Auditoría de ftírmulas

Nlicrosoft Excel proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de
problemas en las hojas de cálculo. Por ejemplo, el valor que se ve en una celda puede ser
el resultado de una fiórmula, o bien lo puede utilizar una fiórmula que da lugar a un resul-
tado incorrecto. Los comandos de auditoría reflejan gráficamente, o rastreán, las relacio-
nes entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas de rastreo.

!:" Rastrear precedentes [3 Mostrar fórmulas : -.

r'! Comprobación de errores - -fxi
I i

"ii Rastrear dependientes

Ventana
K Quitar flechas - .ñl Evaluar fórmula lnspección
Aud¡tona de fórmuias

Al auditar una hoja de cálculo, puede rastrear los precedentes (las celdas que pro-
porcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del
valor de una celda específica).

Las herramientas de auditoría de fórmulas se encuentran en la cinta de opciones

Fórmulas como se muestra en la siguiente imagen.

Cantidad en V¿lor de
Precio por unidad
existencias inventario

L275,00€

93.m{ 132 LL276,ne

9-40
 Ho¡ns or cÁr-cur-o: Excrr

En Ia imagen se ha utilizado el comando Rastrear precedentes, lo cual hace que se

muestre una flecha de rastreo de color azul que une las celdas que influyen en el resultado
de la celda seleccionada.

Desde esta misma sección, con el comando Mostrar fórmulas, se pueden mostrar las
fiórmulas de las celdas en vez de su resultado; con el comando Evaluar fórmula se puede
comprobar la ffrmula paso a paso para depurar algún tipo de error que contenga.

12.6. Validación de datos

\L&!c¡é.! dr d¡tfi lx
A través de la cinta de opciones,
en la pestaña Datos, sección Herra- Cónlllermó4 l¡Gñr{i C. ananúr Hrn¡¡lr ¡ta c¡lr
mientas de datos, encontramos Vali- (¡É.nÉ d! ñlldxió.
dación de datos, con esta herramienta Frúri
cu¡¡qrcr ntr Fl ihd,! EI¡Fioi
el usuario puede restringir el contenido
a introducir en las celdas seleccionadas.
ffi
lNúñae aftla,o t
lo.o¡ i
lurr" I

Los contenidos a través de los ttot¡

frcctrr
I

Iton¡rtu{ ddt.úo
que se pueden establecer los criterios lftñF¡n¡dr i
I

son: Cualquier valor, Número entero, ;E a¡¡ a1:Dr.:r-)rci ¡ clf¡: {aid¡1 (¡f¡ It i.tm! fcnrrgJt¡arc¡
Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud
de texto o personalizada (se establecerá !omrt{ótf f- ^..rrr-l Cxalll
una fiórmula que debe resultar verda-
dera para que se admita el contenido).
Puede hacer que aparezca un mensaje
cuando un usuario ieleccione una celda para que lo informe de cómo puede trabajar con
dicha celda, es lo que se denomina mensaje de entrada.

12.7. Escenarios
Un escenario esun conjunto de valores que
Microsoft Excel guarda y puede sustituir automática-
mente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los esce-
narios para prever el resultado de un modelo de hoja
de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
A
Análkbd€ Prorisión Agrupar 0cagrupa
"+H "rE

de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, hipótcds'

pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver Adñinktndord.a€or*oe'- t

5
distintos resultados. É!Í(er cLljetl. c,..

[-a herramienta de escenarios se puede abrir L te rt J

desde el comando Administrador de escenarios que
se encuentra en el desplegable Análisis de hipótesis
de la cinta de opciones Datos.

Crear escenarios. Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un

presupuesto, pero no sabe coñ exactitud sus ingtesos. En este caso, podrá

9-41
 Acnv¡pRo ADMtNlsrRATtvA v onrurÁlcR

definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a

otro para realizar un Análisis de hipótesis.

Hemos creado 3 escenarios diferentes (e1, e2, e3) donde, partiendo del supuesto
inicial (er ) anterior, fuimos variando kilos de los distintos productos en los tres escenarios
para obtener el resumen siguiente:

A a E F
1
2
3
5
6 2,
a 2l 2
E 2
g
10 i 5ES5 ¡ 1-22a 422e 9,95 C 4.72e
It Nolas: La @lumna de Elor€ a{i¡a¡s reprEenb lG E¡or6 de t6 elrt6 €mbiantE
12 en el rcmenb en ,que sc geó et lnfome agumen de enar¡o- ¿¡s <eld6 Gmbfantú de
Gda rcnaraoSe muffin entnls-

'12.8. Subtotales
Microsoft Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de subto-
tales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista debe contener
columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular
los subtotales. La herramienta a utilizar se encuentra en la cinta de opciones Datos -)
Subtotales.

.A partir de la siguiente tabla se desea calcular la media de (Agregar subtotal a:) de

cada departamento (Para cada cambio en:) en los dos meses.

.,:-l
1
A
Depart¡mento HtF-s
B icl
lfigresos
Subtotales
EE
&ra cda Gmb¡o eñ:
2 A Enero s{no
Departamento
3 A Febrero zno
Usártunció¡ü
1 B Enero ¿t000
Promedio
5 I Febrero ¿1{}00

6 c Enéro ¿1500 ágreq¡r subtotól a

Departamrnto
7 c Febrero vr00 f$e5
!_

Pl Srempla:ar sumohlEs ¡duates

I s¡fto de página entre grupos
El Reru@en dÉbajo de lor datoj

9-42
g!atartodos
I ^-pt". I Canelar

A
 Hol¡s o¡ cÁrculo: Excn-

El resultado obtenido será el siguiente:

1 z 3 ,a A B c
I Departamento Mes lngresos
7 A Enero 5000
3 A Febrero 2000
4 PromedioA 3500
5 B Enero ¿to00

6 B Febrero ¿fO00

7 Promedio B 40{n
I c Enero ¿l5OO

I c Febrero 3mo
10 PromedioC 3750
ll Promediogeneral 3750
tn

Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista agrupando las

filas con detalles con la fila de subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales con
la fila del total general.

Puede elegir la función de Excel que desee para calcular los totales desde el comando
Usar Función. En este ejemplo se utiliza la función Promedio para calcular los subtotales
de cada departamento y el Promedio general de toda la lista.

Podemos observar las distintas vistas en función del nivel del esquema mostrado;
pudiendo elegirse estos haciendo clic en el número de esquema deseado.

Yista dc ecquer¡¡a del primer nivel Vi¡ta de esquem¡ de 2 nivele¡

,
I c il i r !xp.o--o M.r lntttrc3
ftcs !l[E !¡:m¿rr 3s
u 3tto illE;l l7:q*dbr "*
¡Eo
illE llo:F6.dloc
u lF iu-P'*.¿Io¡**l 3É

. Agrupación y esquemas

Cuando los datos están en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que
le permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema Plnlitg v.er
rápidamente solo las filas o las columnas que proporcionan resúmenes o ftulos de la hoja,
o'bi.n mostrar las áreas de datos detallados adyacentes a una fila o columna
de resumen.
A
9-43
AcnvloRo ADMrNrsrruflvA y onuÁlcR

Mostrar u ocultar datos A I c

detallados en un esquema. Deparfam€nto f,les lngre5gs
Un esquema puede tener Enem 5{m
un máximo de ocho nive' tnero 5{b
les de detalle, cada uno de Ues Enero 55lJf)
los cuales proporciona datos Febrero am
sobre el nivel inmediatamente A FebreJo 5ü
superior. 7 ites Febref( 251X1
I Tot dep A tm
En el ejemplo siguiente, 9 I Enero 4fi0
Ia fila que contiene el total 10 B Eñero t{xto
general de las filas es el nivel tles Enero 5{m
r, las filas que contienen tota- I Febre¡o 4{m
É Fnb¡¿ro 20m
les de cada departamento es el
Mes Febrerc útt00
nivel z y las filas de detalles de
15 fot dep I u(m
los meses es nivel 3 y el nivel
16 fotsl ¡.ñcral lll{no
4 mostraría todos los datos.
Para mostrar solo las filas de
un nivel determinado, puede
hacer clic en el número del nivel que desee consultar. Para esconder la información
correspondiente a un mes de un departamento o de un mes concreto de un departamen-
to se puede utilizarel símbolo de esquema -^/para mostrar información oculta se utiliza
el símbolo + que aparecería en lugar del símbolo-.

Formas de trazar el esquema de los datos

Un esquema también puede crearse insertando subtotales. Si utiliza el

comando Subtotal (menú Datos) para agregar subtotales a una lista organizada
en filas, Excel organizalahoja de manera que pueda mostrar u ocultar-el grado
de detalle que necesite.

Trazar automáticamente el esquema de una hoja de cálculo. si ha resu-

mido datos mediante fórmulas que contienen funciones como SUMA' Excel
puede trazar automáticamente el esquema de estos datos, como en el ejemplo
anterior. Los datos resumidos deben estar junto a los datos detallados.'Menú
Datos, Agrupar y esquema, Autoesquema...

Trazar manualmente el esquema de una hoja de cálculo. si los datos no

están organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamen-
te, puede crearlo manualmente. Este será el caso si las hlas o las columnas de
Ios datos resumidos contienen valores en lugar de fiórmulas como en el ejemplo
anterior. Si desea ocultar las filas de detalle de abril a mayo, puede hacerlo ira-
zando manualmente el esquema de la lista. Menú Datos, Ágrtr-
par y esquema, Agrupar...

9-44
A
 Holns pr cÁlcuro: Excrl

12.9. Thblas dinámicas

Se puede definir una tabla dinámica como una serie de datos agrupados en forma de
resumen que reúnen aspectos concretos de una información global.

Es decir, con una tabla dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos o
de una lista, utilizándose para promediar o totalizar datos.

En Excel zor 9 la herramienta de Tablas dinámicas se encuentra en Ia Cinta de opcio-

nes lnsertar -> Tablas -> Tábla dinámica.

ln¡gtr

B-&H bbbs

Partiendo de la plantilla siguiente, construiremos una tabla dinámica:

Una vez seleccionados los datos de la base de datos o lista, a partir de la

cual deseamos crear la tabla dinámica, y configuradas unas opciones básicas
de ubicación de la tabla, deberemos escoger los campos que figurarán en
los apartados correspondientes de la nueva tabla que vamos a construir. A 9-4s
Acnvto¡o ADMtNtsrRlrrrvA y on¡uÁncn

Selecrionar una tab¡i o rango

T€blá o rangc HoJalISASISG$IOO

EIlp dónde desea coloEr h tabld dinám¡t¡

O luem lroF de dlsrlo

O tto¡¡ oe (áta¡to ais¡ente
Ubiaci6ru

BiF¡ si quierc analüa¡arb¡ bbhs

I lgrcgErEftar dtusa¡lllodrlo dr ddtos

lIGffil

En nuestro supuesto, colocamos el campo Departamento en Ia zona de FllAS, el

campo Mes es la zona de FILTROS y el campo lngresos en la zona de VALoRES.

Resultado:

^ Campos de tabla dinámica -

Sd!.(irq6 F..grE-.lhfdc ü-
t6

EI OFb*
Ek
a ú h's
llb&-

17
AEIFqne66acb¡úiJrárÉ
19
Y t Col¡rn

!Ér I Ydors
2 #b¡ab

rbts*@:liT-------t El E 4lErACü¡dúr¿dúdro

9-46
A
 Horns pr cÁlculo: Excrr

Podremos aplicar filtros a nuestra tabla dinámica eligiendo los contenidos a üsualizar
u ocultar:
B

l;::-r.:, : ¡;,,i;:,'l
'rfl¡ti,;

1
ll ot¿.t¡rd¡l"z 7000
ll q¡¿crr¿cz"l
8000
¡¡¡¡ o¡<irc dc odaxióu
Y¡ lomrfilto dc "Dcprrtrmmto"
7500
Ft6 dc di$¡!b
ft6dryds
7000
8500
1000
7000

8000

t@i] lrG-l

La utilidad de la tabla dinámica se puede incrementar con la inserción de un gráfico,

en este caso denominado gráfico dinámico. Este gráfico permite analizar los datos agre-
gando filtros de forma dinámica al resumen de datos preüamente hecho.

w
fli
Total
lmoo

5(no rTotal

0
ABCDF6LRYZ
W
A 9-47
Aqnvrono ADMlNlsrRAnvA y ortmÁl-lcn

"12.1A. Consolidar datos

La herramienta de Consolidar de la cinta de opciones Datos permite combinar los
valores de varios rangos de celdas.

Excel permite consolidar datos de varios modos, los cuales se describen a

continuación:

Consolidar datos con referencias 3D o fórmulas

Es el método más flexible y recomendado para consolidar datos que hagan refe,
rencia a celdas de diferentes hojas de cálculo. Las fórmulas que hacen referencia
a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Consolidación por posición

cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en un orden y una
ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de
cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posi-
ción. Para poder consolidar por posición es necesario que no existan columnas
o filas en blanco, cada rango de datos debe estar en hojas diferentes y además
deben tener el mismo diseño.

Consolidación por categoría

Permite resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos
de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método
combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con los ingresos y gastos de tres meses,
como se muestra en las siguientes imágenes de esta página, puede utilizar una
consolidación para reunir esta información en una hojá de cálculo de totales
del trimestre.

A B A B A B
1 Gastos e Gagtoj € _t G8sitos €
z Publicidad r.sm 2 Publ¡dd€d m(x) 2 Publiclded ¡{m
3 Personal ¡t{t00 3 Personal ¿l{m 3 P€rsoñel ¿to(x¡
4 lngresos 4 lnltresos 4 lD¡resos
5 Ventas g(no 5 veñtas 8000 5 Ventas 5(t00
6 6 6
7 Tot¿l 3500 7 Total zxxl ? Totel -:xxto
E I
r. r r xiEncro., dl <l*l t(l) ( ta a),l I H¡rzo . fl r I'nl

9-48
 HorRs oe cÁlcul-o: Excru

Consolidar 3

Eunciónl
Suma

Refere$i¡l
Fr¿ühar,,

Todüi lt3 refiren<iüFr

Enero!ÉAg1.$Bsít Agesar
F¿brero!SA31:ÉÉS/
H¡$¡nar

Usar rdt¡los en
plFila ¡rrpaior
pcolumna¡zqúerdap]iq"i.ü--irü"ii"t*"¡-ie,t-0"9";"i-Ée!er!

AacDtx Carrrf

El resultado de la consolidación es el siguiente:

A c
I e
T 5 Publicidad ñ00
3l 9 12000
t0 ¡n$ego5
E 1¡¡ 22m0
Id l8 2500
19
20
21

I )l

12.11. La herramienta SOLVER

Con Solver puede buscarse elvalor óptimo para una celda, denominada celda objeti-
vo, en una hoja d'e cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén-relacionadas,
directa o indiiectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en
las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar
el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones
para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pue-
den hacer réferencia a otras celdas a las que afecte Ia fiórmula de la celda objetivo.

Lo primero que debemos hacer es activar dicha herramienta a través de

la cinta de opciones Archivo -> Opciones -> Complementos -> lr. Activa A
mos !a opgió1 Solvery aparecerá el comando en la cinta de comandos Datos
a la derecha de los otros comandos.
6Ñ
9-49
Acnv¡oRp ADMrNrsrRATrvA v onuÁrrcR

Con Solver podrá determinar los valores resultantes cuando deba cambiar más de
una celda utilizada en una fórmula y aplicar varias restricciones a esos valores. Solver
ajtrsta los valores en las celdas especificadas para generar el resultado deseado a partir de
la fórmula.

Por ejemplo, a partir de la tabla siguiente:

1 Ffodurto Xfc llrd &útcd

,1 Máruflias or9 3 ztx \74€
3 Per¡s 2 136e
4. tlvas oB I 1,09 €
5 €

Se desea saber el número de kilos que podemos comprar de cada producto si solo
dispone g para gastar en la compra, pero teniendo en cuenta que el número de
-d. ¡
se-
kilos de cada producto siempre ha de ser positivo y que al menos se ha de comprar 2,5
kilos de manzanas.

La configuración del menú de la herramienta solver sería la siguiente:

P¡¡áaarc & Solr

Eeoqrfft
Pa O¿É* ,3É! O ü*.de
dhdohEe¡rÉdeEüs

éfflr
sÜ-
Ebq

8€d.G'bdo

EfTJtrEü
ElCdÉE¡ül6sEüiffi üsÉgtu
rébó+rtrd¡dúu ffi3 aúE
t*bdo derrotÉút
*Frr-dúeGrÉ16.FFdG&SdrÉFfrissñrú- SdRiÉd
@bFSEdsrFrU@3¿SdEb*¡trd*Edffi E dfrqrFsf¡6EB
de$amux¡¡da

¡¡ró 8F¡s k

. Una vez se pulsa el botón Resolveri Excel muestra Ia solución que

podrá, incluso, guardar como escenario.

9-50
se

A
 Hol¡s pr cÁlcur-o; Excn

13. Ventanas
Excel permite al usuario configurar la ventana de trabajo para que sea cómodo tra-
bajar con los libros, con las hojas o con los datos contenidos en las distintas celdas.

E ffi
I
FIJ Eloiv¡¿¡r lTl Ver en paralelo
ffi-

Nueva Organizar lnmoülizar

ilocultar [El Desplazamiento sincrónico

ventana todo I I fulostrar ffi Restablecer po-cición de la ventana

Ventana

En Ia pestaña Msta, sección Ventana, encontramos los siguientes comandos:

Nueva ventana: abre en una ventana nueva el mismo libro, pudiendo trabajar
en paralelo con ambas ventanas y en la misma o distintas zonas (Ver en paralelo
/ Desplazamiento síncrono).

Organizar todo: dispone todas las ventanas para que se puedan üsualizar al
mismo tiempo. Se puede elegir cómo se distribuyen las ventanas.

OrgrnÉarlentan¿s E@}
ofgrntat
Qgori<o
O Eoeontat
OYertiot
Q garcoa
flvcrtanls del ligrc ¡dlvo

A(eptar CdnGlar

lnmovilizar: permite fijar la fila superior (r) o la primera columna (A) para que
siempre esté visible, sin importar a la zona del documento a la cual nos despla-
cemos. También se puede inmoülizar desde una celda, así se generan cuatro
paneles, ya que se fijan, por una parte, las celdas superiores_ (filas) a dicha celda
y, por otia, lás celdas a la izquierda (columnas) de dicha celda.

Dividir: para ver y desplazarse independientemente a distintas partes de una

hoja de üculo, sé puede dividir horizontal y verticalmente en.paneles separa-
aoi. ru dividir una hoja de cálculo en paneles, podrás ver las diferentes partes
de la misma hoja lado a lado. Esto es interesante, por ejemplo, para pegar datos
de las distintas áreas de una hoja de cálculo muy grande.

Ocultar: oculta la ventana actual.

Mostrar: este comando se activa si previamente se ha ocultado
alguna ventana. Si esto ha ocunido, permite seleccionar qué ven-
tana se desea volver a visualizar.
9-51
Acnvrp¡o ADMlNrsrMnvA v orruÁ¡ce

14. Especificaciones de hojas y libros

14.1. Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros

En función de Ia memoria disponible y los recur-

Libros abiertos
sos del sistema.

Tamaño de hoja t.o48.576 filas por t6384 columnas

Ancho de columna 255 caracteres.
Alto de fila 4o9 puntos.
Saltos de página t.oz6 hortzontal y vertical.
Número total de caracteres que puede contener
una celda 32.767 caracteres

Caracteres en un encabezado o un pie de página 255.

En función de la memoria disponible (el número
Hojas en un libro
predeterminado es 3).

Colores en un libro
r6 millones de colores (32 bits con acceso com-
pleto al espectro de colores de z4 bits).
Ver con nombre en un libro En función de Ia memoria disponible.

Formatos o estilos de celdas distintos 64.ooo.

Estilos de relleno 256.
Grosor y estilos de lfnea 256.
1-ipos de firentes dístintas r.oz4 ft-rentes globales disponibles

Formatos de número en un libro Entre zoo y z5o, segrln el idioma de la versión

de Excel instalada.
Nombres en un libro En función de la memoria disponible.
Ventanas en un libro En función de la memoria disponible
Paneles en una ventana
4.
Hojas vinculadas En función de Ia memoria disponible

En función de la memoria disponíble, un infor-

Escenario me de resumen solo muestra los primeros z5r
escenarios.
Celdas cambiantes en un escenario 32
Celdas ajustables en Solver 2o0.

9-52
A
 HotRs pr cÁlculo: Excu-

Funciones personalizadas En función de la memoria disponible.

Escala de zoom del ro % al 4ooVo

lnformes En función de la memoria disponible

64 combinados en una única operación; ilimita-
Criterios de ordenación do en oper:aciones de ordenación secuenciales.
Niveles de deshacer 100.

Campos en un formulario 32

Panímetros del libro 255 parámetros por libro.

Elementos mostrados en listas de filtros 10.ooo.
desplegables

Celdas discontinuas que pueden seleccionarse Celdas 2,t47,4$,648

14.2. Especificaciones y límites de los c¿ílculos

Precisión numérica r 5 dígitos.

Número negativo más bajo permitido -z.zz5tE3o8
Número positivo más bajo permitido z.zz5r E-3o8.
Número positivo más alto permitido 9.99999999999999E407
Número negativo más alto permitido -9.9 999 9 9 9 9 99 9999E907

Nrlmero positivo más alto permitido mediante t .7 97 693t 348623 t 58e+3o8.

fórmula
Nrfmero negativo más alto permitido mediante -t .7 97 693t 348623 r 58e+3o8
fórmula
Longitud del contenido de una fórmula 8.r92 caracteres.
Longitud intema de Ia fórmula r 6.384 bytes.

Iteraciones 32.767
Matrices en una hoja En función de la memoria disPonible

Rangos seleccionados 2.o48.

Argumentos en una función 255

Niveles anidados de funciones 64.

Categorías de funciones definidas por el usuario 255.

A 9-53
Aqnvlpro ADMrNtsrMfivA y oniuÁncR

Nrfmero de funciones de hoja de cálculo

disponibles 341

Tamaño de Ia pila de operandos 1.o24.

Dependencia entre hojas de cálculo

64.ooo hojas de cálculo pueden hacer referencia
a otras hojas.
Dependencia de fórmulas de maffiz entre hojas
En función de la memoria disponible.
de cálculo
Dependencia de áreas En función de la memoria disponible.
Dependencia de áreas en cada hoja de cálculo En función de Ia memoria disponible

Dependencia en una sola celda 4.ooo mil millones de fórmulas pueden depen-
der de una sola celda.
Longitud del contenido de celdas vinculadas de
libros cenados 32.767.

Primera fecha permitida en un cálculo r de enero de rgoo (r de enero de .r9o4, si se

utiliza la fecha del sistema),
Período de tiempo máximo que puede escribine 9999:59:59.

14.3. Especificaciones y lfmites de los gráficos

Gráficos vinculados a una hoja En función de la memoria

disponible.
Hojas a las que hace referencia un gráfico 255
Serie de datos en un gráfico 255
Puntos de datos en una serie de datos para gníficos En función de la memoria
zD disponible.
Puntos de datos en una serie de datos para gráficos En función de la memoria
3D disponible.

Puntos de datos en todas las series de un gráfico En función de la memoria

disponible.

9-54
A
 Hol¡s o¡ cÁr-cur-o: Excer

14.4. Especificaciones y límites de los informes de tablas dinámicas y

gráficos dinámicos

Informe de tabla dinámica en una hoja En función de la memoria disponible.

Número de elementos únicos por cada campo t.o48.576.

Campos de campo de fila o campo de columna
En función de la memoria disponible.
en un informe de tabla dinámica
Filtros de informe en un informe de tabla 256 (puede estar en función de la memoria
dinámica disponible).
Campos de valores en un informe de tabla
256.
dinámica
Fórmulas de elemento calculado en un informe
En función de la memoria disponible.
de tabla dinámica
Filtros de informe en un informe de gráfico 256 (puede estar en función de la memoria
dinámico disponible).
Campos de valores en un informe de gráfico 256.
dinámico
Fórmulas de elementos calculados en un informe
En función de la memoria disponible
de dinámico
Longitud del nombre MDX pan un elemento de
32.767.
tabla dinámica
Longitud de una cadena de tabla dinámica
32.767
relacional
Elementos mostrados en listas de filtros 10.ooo,
desplegables

14.5. Especificaciones y límites de lo\ libros compartidos

Usuarios que pueden abrir y compartir simultá- 256.

neamente un libro compartido
Ver personales en un libro compartido En función de la memoria disponible.

Días se mantendrá el historial de cambios 32.767 (el valor e5 días)

Libros combinarse a la vez En función de la memoria disponible.

Celdas que pueden resaltarse en un libro

32.767-
compartido

A 9-s5
AqnvroRo ADMrNrsrMTrvA v orr¡uÁncn

Colores utilizados para identificar Ios cambios 3z (cada usuario se identifica mediante un color;
realizados por diferentes usuarios si el resaltado los cambios realizados por el usuario actual se
de cambios está activado resaltarán en color azul marino).
o (cero).
Tablas de Excel en un libro compartido NOTA No se puede compartir un libro que con-
tiene una o más tablas de Excel.

15. Resumen teclas métodos abreüados

Cambia entre las fichas de la hoja de cálculo, de izquierda a

CTRL+RePág
derecha.
Cambia entre las fichas de la hoja de cálculo, de derecha a
CTRL+AvRíg
uierda.
CTRL+MAYIIS+( Muestra las filas ocultas de la selección.
CTRL+MAYIJ5+6r Aplica el contomo a las celdas seleccionadas
CTRL+MAYÚS- Quita el contomo de las celdas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+ Aplica el formato de número general
Aplica el formato moneda con dos decimales (los números
CTRL+MAYIJS+$
negativos aparecen entre paréntesis).
CTRL+MAYTJS+% Aplica el formato porcentaje sin decimales.
CTRL+MAYÚS+" Aplica el formato numérico científico con dos decimales.
CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato fecha con el día, mes y año.
Aplica el formato hora con Ia hora y Ios minutos e indica
CTRL+MAYÚS+@
a.m. o p.m.
Aplica el formato n umero con dos d ecimales, separad or d e
CTRL+MAYTJS+!
mil es v ,
menos ( para los valores
Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área
de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blan-
CTRL+MAYÚS+"
co). En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de
tabla dinámica.
CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual
Copia el valor de la celda situada sobre Ia celda activa en la
CTRL+MAYUS+"
celda o en la barra de fórmulas.
CTRL+MAYú5+Signo Muestra el cuadro de diálogo lnsertar para insertar celdas en
m¿ís(+) blanco.
Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las cel-
CTRL+Signo menos (-)
das seleccionadas.

9-s6
A
 HotRs or cÁr-cur-o: Excrt

CTRL+; lnserta la fecha actual.

Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de
CTRL+
Ia hoja de cálculo.
Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de
CTRL+'
la celda situada sobre la celda activa.
CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado
CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.
CTRL+6 Cambia entre ocultar y mostrar objetos.
CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.
CTRL+9 Oculta fi las seleccionadas.
CTRL+{) Oculta columnas seleccionadas.
Selecciona toda la hoja de cálculo.Si la hoja de cálculo
contiene datos, CTRL+E selecciona toda la hoja de cálcu-
Io.Cuando el punto de inserción está a Ia derecha de un
nombrc de función en una fórmula, muestra el cuadro de
CTRL+E
diálogo Argumentos de función. CTRL+MAYIJS+A inserta
los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de
inserción está a la derecha de un nombre de función en una
fórmula.
CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+C Ias celdas seleccionadas.

Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el conte-

CTRL+J nido y el formato de la celda situada más aniba de un rango
seleccionado a las celdas de abajo.
Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la
ficha Buscar seleccionada.MAYÚS+F5 también muestra esta
CTRL+B ficha, mientras que MAYIIS+F4 repite la última acción de
Buscar.CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato
de celdas con la ficha Fuente seleccionada'
Muestra el cuadro de diálogo lr a.F5 también muestra este
CTRL+l
cuadro de diálogo.
Muest¡a el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la
CTRL+L
fi cha Reemplazar seleccionada
CTRL+K o quita el formato de cursiva.
Muestra el cuadro de diálogo lnsertar hipewínculo para
CTRL+ALT+K hipewínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hiper-

CTRL+U
vínculo para hipervínculos existentes seleccionados
Crea un nuevo libro en blanco.
A 9-s7
 AgnvtoRo ADMrNtsrRAnvA v onn¿Alca

Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un

CTRL+A archivo. CTRL+MAYúS+O selecciona todas las celdas que
contienen comentarios.
Muestra la pestaña Imprimir en la Vista de Microsoft Office
CTRL+P Backtage. CTRL+MAYúS+F abre el cuadro de diálogo For-
mato de celdas con Ia ficha Fuente seleccionada.
Utiliza el comando Rellenar hacia Ia derecha para copiar el
CTRL+D contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda
de un rango seleccionado a las celdas de Ia derecha.
Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubica-
CTRL+G
ción y el formato de archivo actuales.
CTRL+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
Aplica o quita el formato de subrayado.CTRL+MAyúS+U
CTRL+S
cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.
lnserta el contenido del Portapapeles en el punto de inser-
ción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente
después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el
CTRL+V contenido de una celda.CTRL+ALT+V muestra el cuadro de
diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de
haber conado o copiado un objeto, texto o el contenido de
una celda en una hoja de cálculo o en otro prognma.
CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.
CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.
CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible
Utiliza el comando Deshacer para invertir el último coman-
CTRL+Z
do o eliminar la última entrada que escribió.

15.1. Teclas de función

Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel. crRL+F1 muestra u oculta la cinta

F1 de opcrones. A LT+F 1 crea un gráfico incrustado a partir de los datos de rango
actual.ALT+MRt'tJS+¡ 1 tn serta una de cálculo nueva.
Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido
de la celda. También mueve el punto de inserción a la bana de fórmuras cuan-
F2 do la edición en una cel da está d esactivada. MAYÚS+F2 aSrega o modifica un
comentario de ce da. CTRL+Fz muestra un area de vista previa de impresión
en la pestaña lmprimir en Vista
Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Solo disponible si hay nom-
F3 bres existentes en el libro. tvtA'r'tJS+r3 muestra el cuadro de diálogo lnsertar

A
función.

9-s8
 Holns pr cÁr-cur-ol Excu-

Repite el último comando o acción, si es posible.Cuando se selecciona una

referencia o un rango de celdas en una fórmula, F4 recorre las distintas com-
F4
binaciones de referencias absolutas y relativas. CTRL+F4 ciena la ventana del
libro seleccionado.ALl+F4 cierra Excel.
Muestra el cuadro de diálogo lr a. CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de
F5
la ventana del libro seleccionado.
Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los
controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver,
Administrar esta ventana, lnmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6
r6 incluye los paneles divididos cuando se altema entre los paneles y el área de Ia
cinta. MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el
panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro
siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.
Muestra el cuadro de diálogo Ortograffa para revisar la ortograffa de la hoja de
cálculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover
F7 en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de direc-
ción para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTMR o ESC
para cancelar
Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selec-
ción extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la
selección.MAYÚS+f8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adya-
F8 centes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. CTRL+F8
ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro)
cuando una ventana del libro no está maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro
de diálogo Macro crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro'
Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.MAYÚS+F9 cal-
cula la hoja de cálculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo
de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el
F9 último cílculo. CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas depen-
dientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las cel-
das que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza
la ventana del libro hasta convertirla en un icono.
Activa o desactiva la información de los métodos abreüado de teclado (con
ALT se consigue lo mismo). MAYÚS+FIo muestra el menú contextual de un
Fl0 elemento seléccionado. AIT+MAYIJS+Fro muestra el menú o mensaje de un
botón de comprobación de errores. CTRL+Fro maximiza o restaura la ventana
de libro seleccionada.
Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico
distinta.
Fl1 MAYÚS+Fr r inserta una hoja de cálculo nueva.
ALI+Fr r abre el Editor de aplicaciones de Microsoft Visual Basic, donde
puede crear una macro utilizando Visual Basic Aplicaciones (VBA)

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

A 9-59
Acnvlono ADMlNlsrRAnvA v onu,Árc¡

15.2. Otras teclas

Muestra los KeyTips (nuevos métodos abreviados) en la cinta de

opciones.Por ejemplo,AlJ W, P cambia la hoja de cálculo a Ia üsta
ALT Diseño de página.All W, L cambia la hoja de cálculo a Ia vista Nor-
mal.Alll W, I cambia Ia hoja de cálculo a Ia Vista previa de salto de
página.
Mueve el cursor una celda hacia aniba, hacia abajo, hacia Ia izquier-
da o hacia la derecha.CTRL+TECLA DE DIRECCIóN va hasta el
extremo de Ia área de datos en una hoja de cálculo.MAyúS+TECLA
DE DIRECOÓN extiende en una celda Ia selección de celdas.
CTRL+MAYUS+TECIA DE DIRECCIóN extiende Ia selección de
celdas a la última celda no vacía de Ia misma columna o fila que la
celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selec-
ción a la siguiente celda que no esté en blanco.FLECHA IZQUIER-
DA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la
derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un
TECI.AS DE submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alter-
DIRECCIÓN nan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de
Ia cinta está seleccionada, estas teclas permiten despl¡zarse por los
botones de ficha.FLECHA ARRIBA o FLECHA AB{O selecciona el
siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un
submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccio-
nada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y hacia abajo en
el grupo de fichas.En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección
permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desple"
gable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones.
FLECHA ABAJO o ALI+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable
seleccionada.
Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas.También
RETROCESO borra el contenido de la celda activa.En el modo de edición de cel-
das, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.

Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas selec-

cionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.En
SUPR
el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la dere-
cha del punto de inserción.

9-6o
A
 Holns os cÁr-cur-o: Excel

FIN activa el Modo final. En Modo final, puede presionar una

tecla de flecha para moverse a la próxima celda que no esté vacía
en la misma columna o fila que la celda activa. Si las celdas están
vacías, al presionar FIN después de una tecla de flecha, pasará a la
última celda de Ia fila o columna.FlN también selecciona el último
comando del menrf cuando un menú o un submenú están visibles.
CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja
FIN de cálculo, a la última fila utilizada de la rfltima columna utiliza-
da. Si el cursor está en Ia barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve
el cursor al final del texto.CTRL+MAYÚS+FlN extiende la selec-
ción de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo
(esquina inferior derecha). Si el cursor está en Ia barra de fiórmulas,
CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas
desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la
barra de fórmulas.
Completa una entrada de celda desde la celda o desde la bana de
fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeter-
minada).En un formulario de datos, va al primer campo del registro
siguiente.Abre un menú seleccionado (presione Fro para activar la
barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado.
ENTRAR En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de
comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negri-
ta que suele ser el botón Aceptar).ALT+ENTMR comienza una
nueva línea en la misma celda.CTRL+ENTRAR rellena el rango de
celdas seleccionado con la entrada actual'MAYUS+ENTMR comple-
ta una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima
Cancela una entrada en Ia celda o en la barra de fórmulas.Cierra un
menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje
ESC abiertos.Támbién ciena el modo de pantalla completa cuando se ha
aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mos-
trar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.
Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.Permite des-
plazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ven-
iana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.Selecciona el
lNtclo primer comando del menú cuando un menú o un submenú
están visibles.CTRl+lNlClO va al inicio de una hoja de cálculo.
CTRL+MAYIJS+IN|C|O amplia la selección de celdas hasta el
comienzo de la hoja de cálculo.
Baja una pantalla en una hoja de cálculo.ALT+AV PAG desplaza una
pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.CTRL+AV PÁG va a la
AV PAG
iroja siguiente de un Iibro.CTRL+MAYUS+AV PAG selecciona la hoja
actual la de un libro.
Sube una pantalla en una hoja de cálculo.ALT+RE PAG de-splaza una
pantalla a ia izquierda en una hoja de -cálculo.CTRL+RE PÁG va a Ia

A
RE PAG
iroja anterior dé un Iibro.CTRL+MAYÚS+RE PAG selecciona la hoja
actual y Ia anterior de un libro.

9-61
Acrn¡o¡o ADMlNtsrMnvA Y orruÁrc¡

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado,

o activa o desactíva una casilla de verificación.
CTRL+BARM ESPACIADOM selecciona una columna completa de
una hoja de cálculo.
MAYÚS+BARM ESPACIADOM selecciona una fila completa de
una hoja de cálculo.
CTRL+MAYÚS+BARM ESPACIADORA selecciona toda la hoja de
cálculo.
. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYúS+BARM
BARRA
ESPACIADOM selecciona la región actual. Si presiona
ESPACIADORA
CTRL+MAYIJS+BARM ESPACIADOM una segunda vez se
selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando
CTRL+MAYUS+BARM ESPACIADORA por tercera vez, se selec-
ciona toda la hoja de cfculo.
. Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAilJS+BARM
ESPACIADOM selecciona todos los objetos de una hoja de
cálculo.
ALf+BARM ESPACIADOM muestra el menú Control de la venta-
na de Excel.
Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.
Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cíl-
culo protegida.
Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de
diálogo.
TAB
MAYUS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de
cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.
CTRL+TAB p_asa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo.
CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro áe
diálogo.

g4z
A
 Hotes pr cÁlcur-o: Exctt-

Preguntas tipo examen

En la imagen siguiente se puede observar una pantalla de Microsoft Excel. A

continuación aparecen varias preguntas sobre el contenido de dicha pantalla.
Responda a las preguntas 1 a 4 que se le plantean señalando la opción (4, B,
C o D) que considere correcta.

t
A
7
c
3
a
o

'l En la hoja de Excel se ha seleccionado un rango de celdas. lndique cuál es su refe-

fencla:

a) B3:E7.
b) 83+87
c) BZ-BZ,
d) 3B:7E.

2. Si insertamos en la celda El la fórmula "=A1+B$1+$C1+D1" y se copia y se pega

la celda El en E2, ¿cuál es el resultado en E2?:

a) 45.
b) 39.
c) 62.
d) 120.

3 Si se ordena la columna F según un criterio ascendente, ¿en qué orden quedarían

los valores de dicha columna?:

a) 1, A,2,3, C, 4,D,
b) 1,2,3,4, A, C,D.
c) q C, A, 4,3,2,1.
d) A, 1,2, C,3,D, 4.

A 9-63
Acnvlp¡o ADMrNrsrRAnvA y onuÁtcR

4. En Microsoft Excel, ¿qué función realiza el botón de la cirlta de opciones lnicio?:

a) Muestra la paleta de colores para cambiar el color de fondo de Ias celdas activas.
b) Copia el formato de las celdas activas.
c) Pega el contenido del portapapeles en las celdas activas.
d) Establece los bordes y sombreados de las celdas activas.

5 En Microsoft Excel, para modificar parcialmente el contenido de una celda activa

y situar el punto de inserción al final de dicha celda, sin borrar el contenido previo
ni utilizar el ratón, ¿qué tecla o combinación de teclas se deben utilizar?:

a) Fz.
b) lntro.
c) F5.
d) Control + R.

6. Señale qué extensión tienen las plantillas de MS Excel:

a) .xlsx.
b) .xltx.
c) .xls.
d) .xLT.

g-6q
A