ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CONTABILIDAD GERENCIAL
Sesión N°3
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 1
Control en la empresa
El control en la empresa representa una
etapa fundamental del proceso
administrativo, la que le da cierre al ciclo y
lo renueva, su implementación permite
apreciar qué va bien y qué no a partir de lo
cual se generan acciones, tanto
correctivas como preventivas, sobre los
elementos planificados originalmente.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 2
A continuación, se definirá qué es el control
en la empresa, se establecerá por qué es
importante, se esclarecerán los principios
generales que rigen su aplicación, se
describirá el proceso básico con el cual se
implementa, se expondrá en cuáles de los
ámbitos organizacionales se ejerce y se
describirán algunas de las técnicas con las
cuales se lleva a cabo.
Introducción
El control en la empresa ha sido definido bajo
dos grandes perspectivas, una perspectiva
limitada y una perspectiva amplia. Desde la
perspectiva limitada, el control se concibe como
la verificación a posteriori de los resultados
conseguidos en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos
donde la estandarización en términos
cuantitativos forma parte central de la acción de
control.
Bajo la perspectiva amplia, el control empresarial es
concebido como una actividad propia no solo del nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros, que
orienta a la organización hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo el empleo de mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace
énfasis en los factores sociales y culturales presentes en
el contexto institucional, ya que parte del principio que es
el propio comportamiento individual el que define, en
última instancia, la eficacia de los métodos de control
elegidos en la dinámica de gestión.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 5
Todo esto lleva a pensar que el control en una
empresa es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a
fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
claves para el éxito organizacional, es decir, el
control se entiende no como un proceso
netamente técnico de seguimiento, sino también
como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 6
Qué es el control en la empresa
El control es una etapa primordial del proceso
administrativo, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el directivo no podrá verificar cuál es
la situación real de la organización si no existe
un mecanismo con el que se cerciore e informe
si lo ejecutado va de acuerdo con los objetivos.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 7
El concepto de control empresarial es muy general
y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeño general frente a un
plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una
definición propia del concepto se revisarán algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 8
•Henri Fayol: El control consiste en verificar si
todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con
los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.
•Robert B. Buchele: El control en la empresa
consiste en el proceso de medir los actuales
resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 9
•George R. Terry: El control empresarial es el proceso
para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de
acuerdo con lo planeado.
•Burt K. Scanlan: El control tiene como objetivo
cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.
•Robert C. Appleby: La medición y corrección de las
realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar
que tanto los objetivos de la empresa como los planes
para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 10
•Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es
la regulación de las actividades, de conformidad con un plan
creado para alcanzar ciertos objetivos.
•Harold Koontz y Cyril O’Donell: Implica la medición de lo
logrado en relación con lo estándar y la corrección de las
desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de
acuerdo con el plan.
•Idalberto Chiavenato: El control es una función
administrativa, es la fase del proceso administrativo que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 11
La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la función o del área en la que se
aplique; puede ser entendida:
•Como la función administrativa que conforma, junto
con la planeación, la organización y la dirección, el
proceso administrativo.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 12
•Como los medios de regulación utilizados por un
individuo o empresa, como determinadas tareas
reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones. También hay casos en que la palabra control
sirve para diseñar un sistema automático que mantenga
un grado constante de flujo o de funcionamiento del
sistema total; es el caso del proceso de control en
empresas como las refinerías de petróleo o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático, el
mecanismo de control detecta cualquier desvío de los
patrones normales, haciendo posible la debida
regulación. CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 13
•Como la función restrictiva de un sistema para mantener a
los participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay
una imagen popular según la cual la palabra control está
asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restricción, coerción, limitación, dirección,
refuerzo, manipulación e inhibición.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 14
También hay otras connotaciones para la palabra
control:
• Comprobar o verificar;
• Regular;
• Comparar con un patrón;
• Comparar con un patrón;
• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
• Frenar o impedir.
•Evidentemente, todas esas definiciones representan
concepciones incompletas del control, quizás definidas en un
modo subjetivo y de limitada aplicación; en definitiva:
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 15
El control es una función administrativa de la
empresa, ya que forma parte del proceso de
administración, que permite verificar, constatar,
palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad,
elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados
que se esperan.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 16
Elementos del concepto
•Relación con lo planteado. Siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen
en la planeación.
•Medición. Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
•Detectar desviaciones. Una de las funciones
inherentes al control, es descubrir las diferencias
que se presentan entre la ejecución y la planeación.
•Establecer medidas correctivas. El objeto del
control es prever y corregir los errores.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 17
Bases del concepto
El control en la empresa se basa en la realización de las
siguientes actividades:
•Planear y organizar. Los objetivos son los programas que
desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta
de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
•Hacer. El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y
organizó la consecución de los objetivos. De este hacer se
desprende una información que proporciona detalles sobre
lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles
son los hechos reales. Esta información debe ser clara,
práctica y actualizada al evaluar.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 18
•Evaluar. El evaluar, que no es más que la
interpretación y comparación de la información
obtenida con los objetivos trazados, permite que se
puedan tomar decisiones acerca de qué medidas
deben ser adoptadas.
•Mejorar. La mejora es la puesta en práctica de las
medidas que resolverán las desviaciones que hacen
perder el equilibrio al sistema.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 19
Importancia del control en la empresa
Se dice que la función de control es efectiva cuando le
permite a la empresa o a las unidades en las que se
aplica:
1.Corregir fallas y errores. El control debe detectar e
indicar errores de planeación, organización o dirección.
2.Prever fallas o errores futuros. El control, al
detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeación, organización o
dirección.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 20
Además, como se entiende que hasta el mejor de
los planes se puede desviar, el control se emplea,
entre otras, para:
•Conseguir una mejor calidad. Las fallas del proceso se
detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
•Enfrentar el cambio. Este forma parte ineludible del
ambiente de cualquier organización. Los mercados
cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque
les ayuda a detectar los cambios que están afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 21
•Producir ciclos más rápidos
(eficiencia). Una cosa es reconocer la
demanda de los consumidores para un
diseño, calidad, o tiempos de entrega
mejorados, y otra muy distinta es acelerar
los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios
nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino
también productos y servicios a su medida.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 22
•Agregar valor. Los tiempos veloces de los ciclos son
una manera de obtener ventajas competitivas. Otra
forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede
resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae,
advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organización debería ser “agregar valor” a su producto o
servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán,
prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la media, lograda aplicando
procedimientos de control.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 23
•Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. La
tendencia contemporánea hacia la administración
participativa también aumenta la necesidad de
delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el
contrario, cambia la índole del proceso de control.
Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el
trabajo.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 24
Principios de control en la empresa
Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe
proporcionársele el grado de control
correspondiente. De la misma manera la
autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se están cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 25
Ningún control será válido si no se fundamenta en
los objetivos, por tanto, es imprescindible establecer
medidas específicas de actuación, o estándares, que
sirvan de patrón para la evaluación de lo
establecido, mismas que se determinan con base en
los objetivos. Los estándares permiten la ejecución
de los planes dentro de ciertos límites, evitando
errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y
de dinero.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 26
De la oportunidad
El control necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de
los objetivos, es decir, el control no es un fin,
sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningún control será válido si no
se fundamenta en los objetivos y si, a través de
él, no se revisa el logro de estos.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 27
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de manera que sea
posible conocer las causas que lo originaron, a fin
de tomar medidas necesarias para evitarlas en
futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se
hace el análisis de las mismas y si no se
establecen medidas preventivas y correctivas.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 28
De la costeabilidad
El establecimiento del control en la empresa como
un sistema debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relación con las
ventajas reales que este reporte. Un control solo
deberá implantarse si su costo se justifica en los
resultados que se esperen de él; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios
financieros que reditúa resultan menores que el
costo y el tiempo que implican su implantación.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 29
De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin
de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas requieren
el control. Este principio se auxilia de métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controladora
La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es básico, ya
que señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar. CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 30
Proceso básico de control en la empresa
El control en la empresa es un proceso cíclico y repetitivo.
Fundamentalmente, está compuesto de cuatro elementos que
se suceden:
Establecimiento de estándares. Es la primera etapa del control
empresarial, que establece los estándares o criterios de evaluación o
comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de
base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro
tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:De
cantidad. Como volumen de producción, cantidad de existencias,
cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 31
•De calidad. Como control de materia prima
recibida, control de calidad de producción,
especificaciones del producto, entre otros.
•De tiempo. Como tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de
un producto determinado, entre otros.
•De costos. Como costos de producción, costos de
administración, costos de ventas, entre otros.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 32
1.Evaluación del desempeño. Es la segunda etapa del
control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
2.Comparación del desempeño con el estándar
establecido. Es la tercera etapa del control, que compara el
desempeño con lo que fue establecido como estándar, para
verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla
con relación al desempeño esperado.
3.Acción correctiva. Es la cuarta y última etapa del control
que busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado. La acción correctiva es siempre una
medida de corrección y adecuación de algún desvío o
variación con relación al estándar esperado.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 33
Proceso básico de control en la empresa
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 34
El proceso de control administrativo
Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de
desempeño con objetivos de planificación, para
diseñar sistemas de información, para comparar los
resultados reales con las normas previamente establecidas,
para determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia, así como para tomar aquellas medidas que se
necesiten con el fin de garantizar que todos los recursos de
la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente
posible para alcanzar los objetivos de la empresa.
Se implementa a través de cuatro pasos:
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 35
1. Establecer normas y métodos para medir el
rendimiento
Representa un plano ideal, las metas y los objetivos
que se han establecido en el proceso de planificación
están definidos en términos claros y mensurables, que
incluyen fechas límites específicas.
Esto es importante por los siguientes motivos:
En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por
ejemplo, “mejorar las habilidades de los empleados», son
solo palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a
especificar qué quieren decir con mejorar, qué pretenden
hacer para alcanzar esas metas y cuándo.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 36
•Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como
por ejemplo “mejorar las habilidades de los
empleados realizando seminarios semanales en
nuestras instalaciones, durante los meses de febrero
y marzo”; se pueden medir mejor, en cuanto a
exactitud y utilidad, que las palabras huecas.
•Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con
exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a
normas y métodos que se pueden usar para medir los
resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos
enunciados con exactitud resulta de suma importancia para
el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de
la planificación, mientras que a otras se les asignan los roles
de control.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 37
En las industrias de servicios, las normas y medidas
podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que
estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que
esperar antes de que les contesten el teléfono o la
cantidad de clientes nuevos que ha atraído una
campaña de publicidad renovada. En una empresa
industrial, las normas y medidas podrían incluir las
metas de ventas y producción, las metas de asistencia
al trabajo, los productos de desecho producidos y
reciclados y los registros de seguridad.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 38
2. Medir los resultados
En muchos sentidos este es el paso más fácil del
proceso de control; las dificultades,
presuntamente se han superado con los dos
primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar
los resultados medidos con las metas o criterios
previamente establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden
suponer “que todo está bajo control”.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 39
3. Tomar medidas correctivas
Este paso es necesario si los resultados no
cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si
el análisis indica que se deben tomar medidas. Las
medidas correctivas pueden involucrar un cambio en
una o varias actividades de las operaciones de la
organización. Por ejemplo; el dueño director de una
franquicia podría ver que necesita más empleados en
el mostrador para alcanzar la norma de espera de
cinco minutos por clientes establecidos por
McDonald’s. Por su parte, los controles pueden revelar
normas inadecuadas. Dependiendo de las
circunstancias, las medidas correctivas podrían
involucrar un cambio en las normas originales, en lugar
de un cambio en la actividad.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 40
El control es un proceso dinámico. Si los gerentes no
vigilan el proceso de control hasta su conclusión,
únicamente estarán vigilando la actuación, en lugar de
estar ejerciendo el control. La importancia siempre
debe radicar en encontrar maneras constructivas que
permitan que los resultados cumplan con los
parámetros y no tan solo en identificar fracasos
pasados.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 41
4. Retroalimentación
Es básica en el proceso de control en la empresa, ya que,
a través de la retroalimentación, la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la
medición a ciertos miembros de la organización para
solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden
proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas
actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros
gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada
decisión tendrá sus ventajas e inconvenientes y dependerá
del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso,
la información debe darse de la forma más objetiva posible.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 42
Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas
sentimientos, suposiciones personales, críticas,
interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando
muchas personas intervienen en la comunicación
de los resultados, incluidos el personal de staff o
los supervisores y es difícil ser neutrales,
aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y
actitudes defensivas en los empleados que están
siendo controlados.
De la calidad de la información dependerá el
grado con el que se retroalimente el sistema.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 43
Reglas del sistema de control en las empresas
Hay que distinguir, ante todo, las etapas del sistema
de control empresarial:
1.Establecimiento de los medios de control.
2.Operaciones de recolección de datos.
3.Interpretación y valoración de los resultados.
4.Utilización de los mismos resultados.
La primera, y la última de estas etapas son
esencialmente propias del administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se
trate. La tercera suele ser del administrador, con la ayuda del
técnico.
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 44
Entre la innumerable variedad de medios de control
posibles en cada grupo, hay que escoger los que
puedan considerarse como estratégicos.
1.¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se
ha obtenido?
2.¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?
3.¿Cómo medir más rápidamente cualquier
desviación anormal?
4. ¿Qué informará mejor “quien” es responsable de las
fallas?
5. ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez?
6. ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS 45
Los sistemas de control deben reflejar, en lo
posible, la estructura de la empresa
1.La organización es la expresión de los planes, y a la vez
un medio de control. Por eso, cuando el control “rompe” los
canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y
trastorna esta. Por ejemplo, los reportes que se obliga a los
obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro
departamento de control “directamente”, tienden a
distorsionar la organización.
Además, los mismos controles pierden eficacia. Verbigracia,
muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la
interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada
departamento, que es quien tiene la visión general del mismo.
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y
la de la función controladora, para aplicar el que sea más útil. 46
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS
47
CPC. MARIO CANCHARI MATIAS
