Módulo

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT
ACCESS
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1 Introducción a Microsoft Access. 1

 Índice
Índice ......................................................................................................................................... 2

1. Introducción del módulo................................................................................................ 3

1.1 Objetivos del módulo. .............................................................................................. 3

2. Introducción a Microsoft Access ................................................................................... 3

2.1 ¿Qué es una base de datos para MS-Access? ....................................................... 3

2.2 Creación de una base de datos.................................................................................... 6

2.3 El menú de MS-Access .................................................................................................. 8

2.4 El panel de objetos o panel de navegación ................................................................ 9

2.5 Uso de la ayuda de MS-Access .................................................................................. 12

3. Bibliografía y enlaces del módulo ............................................................................... 14

4. Caso práctico.................................................................................................................. 14

1 Introducción a Microsoft Access. 2

 1. Introducción del módulo.
1.1 Objetivos del módulo.

Esta unidad tiene como principales objetivos que los alumnos tengan la formación
para:

• Conocer los fundamentos de las bases de datos.

• Saber el proceso básico de creación de una base de datos.
• Conocer los conceptos y objetos que componen una base de datos.
• Utilizar el menú de Access.
• Conocer el uso de la ayuda de Access.

2. Introducción a Microsoft Access

Microsoft Access es un software que permite la creación y gestión de bases de datos.
Forma parta de la suite de ofimática “Microsoft Office” junto con aplicaciones como
Word, Excel, Outlook, etc.

2.1 ¿Qué es una base de datos para MS-Access?

“Una Base de Datos es un conjunto de información almacenada sistemáticamente y

organizada en registros.”.

Los datos se almacenan de una forma estructurada y relacionada para que puedan
ser editados, consultados o filtrados de formas diversas.

1 Introducción a Microsoft Access. 3

 Existen diversos modelos para crear y administrar una base de dados, Access utiliza el
denominado “relacional” que se caracteriza por la posibilidad de crear diferentes
relaciones entre las tablas que contienen los datos lo que evita la redundancia
innecesaria de los mismos.

El elemento básico de una base de datos es la tabla, que es una estructura organizada
de filas y columnas donde se almacenan los datos. Cada una de las filas de la tabla se
denomina registro y reúne toda la información de un elemento de la tabla. Cada
columna de la tabla se denomina campo y es cada uno de los atributos en que se
divide un registro.

Los otros objetos de la base de datos (consultas, formularios e informes) se basan en

una tabla, de ahí la afirmación inicial de que la tabla es el objeto básico de una base
de datos, ya que es la estructura que contiene la información sobre la que se trabaja.

La tabla requiere intervención por parte del usuario para crear campos y luego
introducir información.

La tabla es sólo uno de los objetos que se utilizan en una base de datos compleja, el
resto suelen ser las consultas, los formularios o los informes. Cada uno de los objetos
será visto en su momento.

1 Introducción a Microsoft Access. 4

 Las tablas tienen una estructura característica y fija:

 Cada columna recibe el nombre genérico de CAMPO, se caracteriza por tener

una etiqueta o nombre de campo que nos sirve para identificar el tipo de
información que contiene, ese nombre lo elige el usuario. Por ejemplo, en la
imagen superior Nombre, contiene la lista de nombres de personas de la tabla.

 Cada fila recibe el nombre genérico de REGISTRO. Un registro es el conjunto

de campos que tiene cierto sentido documental para trabajar con la base de
datos ya que contiene información relacionada entre sí. En la ilustración la fila
marcada contiene todos los datos de la misma persona.

 Cada celda es un Dato, el dato aislado no tiene prácticamente ningún valor. Es

la estructura de CAMPOS y REGISTROS la que dota a la tabla de utilidad.

A su vez, los campos pueden ser de diversos tipos dependiendo de la información que
contengan. Por ejemplo, campos de texto, numéricos, decimales, calculados, fecha,
memo, etc.

1 Introducción a Microsoft Access. 5

 2.2 Creación de una base de datos

Una tabla es el inicio de cualquier base de datos. Se trata de una estructura

organizada en columnas y filas. Las columnas reciben el nombre de CAMPOS y las
filas REGISTROS.

Por todo lo dicho para crear una tabla primero deberíamos tener muy claros los
campos que vamos a incluir en ella. Además, como veremos más adelante, los
campos pueden ser de distinto tipo según la información que contengan. No es lo
mismo almacenar un nombre que una cantidad, por ejemplo.

Si la información que vamos a almacenar es compleja, probablemente una tabla no

sea suficiente y deberíamos pensar en la estructura global de toda la base de datos,
es decir, en su diseño general. El diseño de una base de datos implica, en principio, en
crear varias tablas de tal forma que, después, puedan ser relacionadas entre sí.

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios:

 El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es

lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias.

 El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y

completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes
que recogen información de la base de datos contendrán también información
incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes
estarán mal fundamentadas.

1 Introducción a Microsoft Access. 6

 Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos

redundantes.

 Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de

las tablas cuando así se precise.

 Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

 Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de

informes.

Por lo tanto, un buen diseño de las tablas será el principio de una estructura de base
de datos realmente útil.

Dicho de otra manera, crear una base de datos requiere una reflexión sobre qué se
información se desea almacenar (campos) y cómo va a organizarse en una o varias
tablas que tengan entre sí un campo en común y no repitan información
innecesariamente.

1 Introducción a Microsoft Access. 7

 2.3 El menú de MS-Access

La interfaz básica de Access 2016 tiene el siguiente aspecto y se distinguen estas tres
áreas principales:

La pantalla de Access se encuentra dividida en tres partes principales.

1. Cinta de opciones: Dispone de un grupo de fichas o pestañas que, al

seleccionarlas, nos muestran diversas cintas de opciones. Además
encontramos en buscador (a la derecha de las fichas) para solicitar ayuda
sobre algún proceso que deseamos realizar.

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 2. Panel de objetos o panel de navegación: Se encuentra a la derecha y muestra
los distintos objetos que van conformando nuestra base de datos (tablas,
consultas, formularios, informes…).

3. Área de visualización: Es la zona principal en la que podremos desplegar, de

varios modos (diseño, hoja de datos) los objetos que tengamos abiertos. Si
abrimos varias tablas, por ejemplo, esta zona las mostrará en ventanas
convencionales o en forma de fichas/pestañas.

2.4 El panel de objetos o panel de navegación

El panel de navegación (antes llamado

panel de exploración) se encuentra a la
izquierda de un archivo de base de
datos nuevo o abierto. Este panel es la
herramienta que nos permite el acceso
y la organización de los diferentes
objetos almacenados en la base de
datos: tablas, consultas, formularios,
informes, etc.

Haciendo clic en la cabecera del panel

de navegación, se despliega el menú
que podemos utilizar para cambiar la
forma como se visualizan y organizan
los objetos de la base de datos.

Por defecto, vemos los objetos según el tipo: tablas, consultas, formularios, informes,
etc., mostrándose todos los objetos existentes, aunque podemos hacer que sólo se

1 Introducción a Microsoft Access. 9

 muestre un tipo de objeto, por ejemplo, las tablas. Podemos visualizar los objetos de
la base de datos ordenados por fecha de creación o de modificación, de forma que se
muestren primero los creados o modificados más recientemente.

Los botones de doble fecha >>, se utilizan

para contraer o expandir tipos de objetos o
el propio panel.

Los botones de doble fecha >>, se utilizan

para contraer o expandir tipos de objetos o
el propio panel.

1 Introducción a Microsoft Access. 10

 1. Menú de categorías: mediante este menú podemos elegir la manera de
visualizar los elementos de la base de da-tos según diferentes categorías, por
ejemplo, por tipo de objeto, por fecha de creación o modificación, entre otras.

2. Ancho del Panel: muestra y oculta el panel.

3. Cuadro de búsqueda: permite ingresar una palabra clave para filtrar los
objetos mostrados. Esta opción es útil cuando la base de datos es extensa y en
el panel no se visualizan todos los objetos que la integran.

4. Grupos: muestran y ocultan los elementos que pertenecen al grupo.

5. Objetos: conjunto de todos los objetos que componen la base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros, etcétera.

1 Introducción a Microsoft Access. 11

 Haciendo clic con el botón
derecho en el encabezado del
tipo de objeto, por ejemplo,
Tablas, en el menú contextual
tendremos varias opciones
disponibles, como por ejemplo
ordenar las diferentes tablas
alfabéticamente, visualizar las
tablas de manera que se nos
muestre además del nombre la
fecha de creación y la fecha de
modificación, etc.

También podemos actuar sobre cada objeto de la base de datos haciendo clic con el
botón derecho sobre él, de modo que dispondremos de varias opciones en el menú
contextual de cada objeto existente, por ejemplo: abrir, editar, cambiar nombre,
eliminar, copiar, mover, propiedades, etc.

Obviamente el botón derecho hace aparecer un menú contextual, lo que significa que
las opciones variarían dependiendo del tipo de objeto o si lo hacemos sobre los
nombres de los tipos de objeto (Tablas, formularios, etc.)

2.5 Uso de la ayuda de MS-Access

Es posible acceder a la ayuda de Access 2016 de varias formas.

Si deseamos realizar alguna acción con Access y no sabemos exactamente cómo

hacerlo, podemos escribir en el cuadro ¿Qué desea hacer? que se encuentra al final

1 Introducción a Microsoft Access. 12

 de las pestañas o fichas de la cinta de opciones. En este caso aparecerán las distintas
posibilidades en función de las palabras que escribamos.

En un sentido más convencional, la ayuda se puede obtener utilizando la clásica tecla

F1 o la ¿? (interrogación) que aparece junto a los botones de control de la ventana de
la aplicación en la parte superior
derecha.

Ambas opciones abrirán una ventana

que contiene un buscador y un menú
de categorías para buscar el tema que
deseamos consultar.

El texto de la ayuda se mostrará en la

propia ventana, aunque es frecuente
que muestre vínculos a páginas de
Microsoft.

En cualquier caso, la ayuda es online,

por lo que se requiere conexión a
internet para obtenerla.

1 Introducción a Microsoft Access. 13

 3. Bibliografía y enlaces del módulo
• www.office.com
• www.microsoft.com/es-es
• www.microsoft.com/es-es/learning
• www.globalknowledge.es
• https://www.youtube.com/watch?v=FfkBgpepbTQ
• https://www.video2brain.com/es/cursos/access-2016-macros

4. Caso práctico
EJEMPLO
Piense en una lista de campos que necesitaría para tener almacenada y clasificada:

1. Personas (amistades, clientes o proveedores, por ejemplo)

2. Una lista de objetos (libros, discos o productos relacionados con su

actividad)

En ambos casos tenga en cuenta cómo le gustaría ordenarlos, seleccionarlos o

agruparlos según sus necesidades.

Este es el paso previo a la creación de una tabla. La calidad y rigor de estas tareas
determina, en buena medida, la eficacia de la base de datos que se cree
posteriormente.

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