MATERIAL DE CAPACITACIÓN
Manual de onboarding
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
PROCESO DEL ONBOARDING
PARTES DEL ONBOARDING
CLAVES PARA UN EMPLOYER BRANDING
MIDE TUS RESULTADOS
MANUAL DE ONBOARDING
Al sumar a un nuevo miembro dentro de los
INTRODUCCIÓN
equipos de trabajo de una compañía es esencial
llevar a cabo un proceso de integración para darle
la bienvenida. Este proceso debe ser lo
suficientemente completo para que la persona
conozca todos los elementos relacionados con su
puesto y que se incorpore a las filas de trabajo de
una empresa de manera natural.
Con este manual aprenderás cómo los procesos
onboarding pueden auxiliarte en el diseño de
estas estrategias de integración. Además,
trabajarás con algunos conceptos relevantes y
descubrirás algunos consejos que te ayudarán a
aplicarlo en tu bienvenida a los nuevos talentos de
tu empresa.
MANUAL DE ONBOARDING
3
PROCESO DE ONBOARDING
PROCESO DE Características del onboarding
Un onboarding no contempla únicamente la inducción
ONBOARDING del trabajador en materia laboral. También involucra una
integración mucho más profunda que se refleja en
algunas características exclusivas de este proceso:
El proceso onboarding, popularmente conocido sólo
como onboarding, hace referencia al conjunto de
prácticas y estrategias que implementa una empresa 1 Implica una integración en la cultura empresarial
para integrar a un nuevo empleado en su equipo de
trabajo. El concepto «onboarding» alude en español al Si bien durante mucho tiempo las empresas han
acto de abordar. Con este término se sugiere que cuando diseñado programas de inducción con el fin de
una persona es contratada por una organización debe preparar a los trabajadores para desempeñar su
subirse a bordo de la compañía y permanecer en ella. El puesto a la brevedad posible, existen otros
onboarding ha demostrado su eficacia para aumentar la aspectos que un empleado debe conocer antes
lealtad, pues más del 60% de los trabajadores que pasan comenzar operaciones, como la visión, misión y
por estos procesos permanecen más de tres años en las filosofía de la compañía.
filas de la empresa receptora (1).
Cerca de la mitad de los candidatos laborales
Incluso, hay estudios que demuestran que 93 % de los afirma que la cultura de una empresa es
profesionales dicen que la experiencia de onboarding es fundamental para asegurar su permanencia en la
crucial para mantenerse en las filas de una organización.(2) compañía, por lo que infundir los valores de la
organización es clave para lograr una buena
Con este proceso el trabajador adopta los métodos de integración (3).
trabajo de la compañía, se familiariza con los valores de la
organización y conoce a todos los compañeros laborales A pesar de que estos elementos pueden parecer
con los que interactuará durante su permanencia. superfluos, en realidad son determinantes para
aumentar la lealtad a la empresa y crear un
sentimiento de pertenencia. Los trabajadores que
asumen la cultura empresarial y adoptan sus
objetivos y metas tenderán a remar en la misma
1 Acceder con los datos de identificación a la
dirección y a sentirse parte de un equipo
opción “Buzón Tributario”
2 Llenar el formulario de medios de contacto
(teléfono celular y correo electrónico)
2 Es un proceso de larga duración
En contraposición a los modelos de inducción e
3 Confirmar los medios de contacto (el SAT integración (que deben ser breves, concisos y
envía un vínculo al buzón de correo rápidos), los procesos onboarding requieren mayor
electrónico y al teléfono celular que ha sido paciencia y tiempo. Esto se debe a que los empleados
registrado, con el fin de validar que la deben completar una larga curva de aprendizaje que
información es verídica) les permita llevar a cabo sus tareas de manera precisa
y eficiente. Ten en cuenta que integrarse a un nuevo
4 Capturar los códigos de activación recibidos empleo implica la adaptación de los trabajadores a un
nuevo ambiente, por lo que no debes presionarlos
para lograrlo.
MANUAL DE ONBOARDING
4
PROCESO DE ONBOARDING
3 Requiere un esfuerzo colectivo 5 Es una práctica centrada en el ganar-ganar
El onboarding no comienza en el momento en que Los clásicos procesos de inducción tienen un
el personal es contratado. Por el contrario, único objetivo: capacitar a la persona para ser útil
comprende un amplio número de pasos que van a la empresa. Los de onboarding, por el contrario,
desde el proceso de selección hasta el instante en parten de que es necesario hacer sentir cómodo al
que el trabajador empieza sus labores. En algunos colaborador dentro de la compañía y hacer
casos los procesos de integración pueden llevar disfrutable su experiencia laboral.
varias semanas o hasta meses.
El onboarding es un buen potenciador de la
Para cumplir con este objetivo se requiere la motivación y un índice positivo en la
colaboración de líderes y equipos de trabajo del productividad de los trabajadores. De este
área de finanzas, recursos humanos, logística y modo, todos ganan. La empresa obtiene un
todos aquellos que formen parte de la empresa. trabajador eficiente y el empleado satisface sus
Recuerda que la persona debe sentirse bienvenida necesidades profesionales, económicas y de
en la compañía y no sólo en un equipo de trabajo o salud mentalen el trabajo.
departamento.
4 Están diseñados a la medida del nuevo empleado 6 Su gestión depende del área de Recursos Humanos
Muchos procesos de inducción tradicionales se Si bien el onboarding requiere la colaboración de
basan en el uso de manuales prediseñados, en los todos los miembros de los equipos de trabajo y de
que se ofrece una breve descripción de la sus líderes empresariales, la responsabilidad de
empresa y a continuación se presenta un estos procesos recae en el área de Recursos
instructivo de operaciones a realizar por el Humanos.
trabajador en su nuevo puesto. Por fortuna, el
onboarding tiene una perspectiva mucho más Este departamento es quien debe diseñar los
humana y considera que quien se integra es una planes de integración y ofrecer el acompañamiento
persona y no una máquina (4). pertinente al talento humano que se integra. Su
tarea debe comenzar desde el proceso de
Cada proceso onboarding precisa del selección y continuar incluso después de que el
acompañamiento de uno o más capacitadores que trabajador haya concluido su integración.
resuelvan dudas, enseñen procesos y creen una Estos pasos son conocidos como el
relación de confianza y seguridad con el trabajador. «pre-onboarding» y el «post-onboarding».
Esto implica que cada proceso es diferente y que
debe responder a las habilidades del empleado, a la A continuación, conocerás más sobre ellos.
realidad de la compañía y a la dinámica de trabajo
actual de los trabajadores a un nuevo ambiente, por lo
que no debes presionarlos para lograrlo.
MANUAL DE ONBOARDING
5
PARTES DEL ONBOARDING
PARTES DEL
ONBOARDING
El proceso pre-onboarding hace referencia a todos
los pasos que lleva a cabo una empresa antes de la
integración efectiva del nuevo empleado. Este 1 Recopilar documentación y datos
proceso involucra los esfuerzos derivados de la
contratación de talentos y de preparación del
material necesario para comenzar con el proceso Recuerda reunir información sobre el sueldo,
onboarding. modalidad de contratación y datos de contacto
del empleado. Esto es necesario para resolver
Como tal, es responsabilidad del departamento de sus dudas y canalizarlo con los departamentos
recursos humanos, pues es quien mantiene mayor que sea pertinente.
contacto con candidatos y quien debe gestionar la
bienvenida de los mismos a la empresa.
3 Preparar todo lo necesario 2 Ofrecer preparación al empleado
para la integración
Para esto puedes hacerle llegar un manual
Los responsables del área de recursos general de operaciones o una guía sencilla
humanos deben gestionar los insumos, sobre la historia, objetivos y valores
1 de la
recursos y materiales necesarios para compañía. Algunas empresas comparten
comenzar el proceso. Esto implica designar un videos o documentos a fin de que el empleado
lugar de trabajo, proveer las herramientas esté listo para su bienvenida.
laborales o incluso tener listo el uniforme del
empleado.
4 Gestionar agendas y calendarios 5 Informar al empleado el proceso
Para dar la bienvenida al trabajador es Una vez que todo lo anterior ha sido cubierto,
importante notificar a los líderes empresariales es momento de avisar al empleado sobre el
de la nueva integración. El responsable del inicio de sus actividades. Es importante
diseño del programa onboarding debe notificarle la fecha y hora en la que será
planificar las actividades y acordar la recibido, así como el nombre de quien lo
modalidad de participación de cada acompañará en el proceso y el lugar de la cita.
colaborador en la integración.
MANUAL DE ONBOARDING
6
PARTES DEL ONBOARDING
Llevar a cabo un proceso onboarding
Ahora que sabes qué es un proceso onboarding y que
Organiza tu convivencia
has preparado todo lo necesario para dar la bienvenida
al nuevo empleado, ha llegado la hora de comenzar su
integración. Existen dos etapas fundamentales que Un excelente recurso que puede motivar al
debes considerar a la hora de planificar tu estrategia: el trabajador y hacerlo sentir parte del equipo es
primer día de trabajo y la primera semana de labores. organizar un pequeño evento de bienvenida.
Esta convivencia puede ser durante el
almuerzo, en un descanso o por la tarde. Al
5 consejos para el primer día de trabajo permitir la interacción más allá del trabajo
facilitarás la sana convivencia y una mejor
dinámica laboral.
Ahora que sabes qué es un proceso onboarding y que
has preparado todo lo necesario para dar la bienvenida
al nuevo empleado, ha llegado la hora de comenzar su
integración. Existen dos etapas fundamentales que
debes considerar a la hora de planificar tu estrategia: el
Equipa a tu nuevo colaborador
primer día de trabajo y la primera semana de labores.
A continuación, te daremos algunos consejos para que Como hemos mencionado, para este momento
ofrezcas la mejor experiencia al empleado y lo cautives es deseable que los equipos de cómputo,
con la vida de tu empresa. uniformes y herramientas de trabajo estén listos
para el nuevo colaborador. Sin embargo,
puedes añadir a estos recursos un kit de
bienvenida con productos de la marca o con
Mantén activo al nuevo integrante insumos útiles acompañados de tu logo. Las
camisetas, pines, bolígrafos y agendas son
objetos que todo empleado querrá tener para
Diseñar un programa de actividades continuas
comunicar su pertenencia a la compañía.
es un buen recurso para mantener motivado al
nuevo empleado. Esto lo mantendrá a la
expectativa y ayudará a generar interés en las
dinámicas de la empresa. Estas actividades
deberán ser sencillas para no excederte y
agotar sus energías durante el primer día. Céntrate en lo general
En el primer día de trabajo no es aconsejable
que el empleado trabaje de lleno en sus tareas.
Es preferible que lo dotes de toda la
Preséntalo con el equipo
información general sobre la empresa y des
algunas instrucciones generales sobre el
Todo nuevo colaborador debe sentirse bienvenido puesto que desempeñará. Recuerda que el
por el equipo con el que laborará. La presentación proceso onboarding puede llevar mucho
puede llevarse a cabo mediante un anuncio tiempo, por lo que no hace falta apresurarse.
general o un formato personal. Introdúcelo con los
líderes de departamento y especialmente con los
colaboradores con los que trabajará de manera
más cercana.
MANUAL DE ONBOARDING
7
PARTES DEL ONBOARDING
5 consejos para afrontar la
CONSEJO 4
primera semana de trabajo
Involucra al nuevo talento en tomas de decisión
CONSEJO 1
Para fomentar la motivación y hacer sentir al
trabajador parte activa de la empresa, es
Ve de lo general a lo particular
recomendable delegarle responsabilidades
Una vez que has superado los retos del primer día menores o asignarle tareas específicas. Por
de integración, es momento de incorporar cada ejemplo, puedes invitarlo a atender a un cliente,
vez más al empleado en las operaciones de la gestionar una cuenta o cumplir con un objetivo de
compañía. Durante los siguientes días puedes producción.
explicar procedimientos específicos, compartir
formatos laborales o entrenarlo en el uso de
tecnologías para cumplir con sus tareas. CONSEJO 5
Aplica evaluaciones
CONSEJO 2
El proceso onboarding no tiene valor si no se
acompaña de constantes evaluaciones que
Da retroalimentación constante
permitan monitorear el aprendizaje del
Durante la curva de aprendizaje lo más común es colaborador. Al terminar la primera semana
que haya más fallos que aciertos. Esto se debe a puedes aplicar un test o conversar con el
que el empleado debe ajustarse a métodos empleado para conocer sus dudas, su nivel de
nuevos y a una forma específica de trabajo. integración o los retos a los que se ha enfrentado
Considera estos días como una prueba para medir en este lapso.
la adaptabilidad de la persona y para dejar que se
equivoque y aprenda de manera mucho más
orgánica, siempre con el acompañamiento de un
asesor y con retroalimentación continua.
CONSEJO 3
Establece objetivos
Durante el proceso onboarding el empleado debe
familiarizarse con la cultura empresarial y con los
métodos de trabajo. Para incentivar su interés en
esta introducción puedes definir objetivos
específicos, incluso de manera lúdica.
Por ejemplo, pedirle que se presente con un número
definido de personas, que haga un mapa de la
oficina o que explore el software de la compañía.
MANUAL DE ONBOARDING
8
PARTES DEL ONBOARDING
Onboarding virtual Post-onboarding
El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Tan sólo en El post-onboarding es un término relativamente nuevo,
México se sabe que el 90% de las empresas han que se utiliza para englobar todos los procesos y
incorporado o migrado totalmente a esquemas de elementos que una empresa debe tener en cuenta
trabajo virtuales (5). Esto ha sido motivado después de haber integrado a un talento humano a su
específicamente por la pandemia de covid-19, pero se equipo de trabajo mediante estrategias onboarding.
ha quedado gracias a los efectos positivos que tiene
trabajar a distancia en la productividad, salud mental y Esta fase consiste en la evaluación del plan de
finanzas de las compañías. integración por medio de la escucha activa de la opinión
de los trabajadores, cuyo fin es conocer cómo se
Esta modalidad de trabajo implica que muchos procesos percibe la imagen de la marca empresarial (o employer
deben llevarse a cabo de manera remota. El onboarding branding) y las áreas de oportunidad que deben
no es la excepción. mejorarse para potenciar la experiencia de las nuevas y
futuras integraciones.
Si bien esta forma de integración requiere un proceso
diferente, existen buenas soluciones para llevar la
bienvenida a una empresa al reino de lo digital. Para
ello, puedes aplicar alguna de las siguientes estrategias:
Diseñar un sitio web atractivo y mantener una vida
en redes sociales activa. Esto potencia el interés de
los candidatos y ofrece una imagen fiel de la vida INTEGRACIÓN
empresarial de la compañía.
Ofrecer una buena experiencia no sólo a los
candidatos seleccionados, sino a todos aquellos
que aplicaron al puesto. Esto deja claro que la
empresa busca al mejor candidato sin descuidar a
los demás talentos.
Poner al trabajador al centro de la operación y no
hacerlo sentir como un instrumento o una máquina
que la empresa ha adquirido para cumplir una
función. Recuerda que cada vez es más importante
comprender las necesidades de los empleados.
Ser completamente transparente y honesto con tus
nuevos trabajadores, ya sea sobre la situación de la
empresa, la importancia de su puesto de trabajo o
las dificultades a las que se enfrentará. Esto evitará
quejas futuras o malos entendidos.
Mantener claridad en tus objetivos para que los
trabajadores sepan cómo, cuándo y por qué
realizan cada una de sus tareas dentro de la
empresa.
MANUAL DE ONBOARDING
9
PARTES DEL ONBOARDING
CLAVES PARA
UN EMPLOYER
BRANDING
El employer branding hace referencia a la reputación que Algunas vías clave para asegurar un buen employer
una empresa tiene en el mercado laboral. Esta imagen branding son:
determina el deseo de un candidato laboral para
integrarse a las filas de una compañía e incide en la
percepción pública de su credibilidad, confianza y cultura. Diseñar un sitio web atractivo y mantener una vida
en redes sociales activa. Esto potencia el interés de
los candidatos y ofrece una imagen fiel de la vida
empresarial de la compañía.
Una mala reputación puede Ofrecer una buena experiencia no sólo a los
llegar a afectar inclusive el candidatos seleccionados, sino a todos aquellos
que aplicaron al puesto. Esto deja claro que la
negocio de la organización. empresa busca al mejor candidato sin descuidar a
los demás talentos.
Debemos ver a los candidatos
como nuestros futuros Poner al trabajador al centro de la operación y no
hacerlo sentir como un instrumento o una máquina
clientes, no sólo como que la empresa ha adquirido para cumplir una
futuros colaboradores. función. Recuerda que cada vez es más importante
comprender las necesidades de los empleados.
Ser completamente transparente y honesto con tus
Francisco Díaz, CEO, Manpower Group nuevos trabajadores, ya sea sobre la situación de la
empresa, la importancia de su puesto de trabajo o
las dificultades a las que se enfrentará. Esto evitará
quejas futuras o malos entendidos.
Mantener claridad en tus objetivos para que los
trabajadores sepan cómo, cuándo y por qué
realizan cada una de sus tareas dentro de la
empresa.
MANUAL DE ONBOARDING
10
PARTES DEL ONBOARDING
MIDE TUS
RESULTADOS
Como hemos revisado, el trabajador debe estar en Valoraciones
el centro de tus procesos de bienvenida e
integración. Las estrategias onboarding tienen como En contraste con las encuestas, las valoraciones suelen
fin hacer que el nuevo empleado se sienta cómodo, dirigirse a la extracción de información cuantitativa o
satisfecho y motivado para cumplir con sus medible.
funciones de manera eficiente y óptima. Por ello, es
fundamental que conozcas la opinión de los Para conocer la opinión de los trabajadores a partir de
trabajadores para saber qué piensan sobre el estas herramientas puedes diseñar un formulario con
proceso onboarding que han vivido y cómo puedes escalas de evaluación, que te permitan conocer sus
mejorarlo en el futuro. niveles de satisfacción, su percepción de la imagen de la
empresa o los índices de éxito en la integración del nuevo
Este proceso lo puedes llevar a cabo mediante empleado.
encuestas o valoraciones:
Estas herramientas permiten detectar problemas
Encuestas generales y generar soluciones prácticas y concretas a
situaciones específicas.
Las encuestas son excelentes herramientas para conocer
a profundidad las opiniones, expectativas cumplidas y
posibles fallos en la planeación de tus estrategias Ahora que sabes qué es el proceso onboarding y qué
onboarding. elementos debes considerar antes y después de su
implementación, estás listo para innovar con tus propios
Diseña cuestionarios fáciles de resolver, a fin de obtener la modelos de integración y bienvenida. Ten en mente que
mayor información posible de la experiencia del nuevo actualmente existen herramientas digitales que pueden
empleado. facilitar estas tareas, pero siempre debes ver a tus
empleados como las personas que son.
Las encuestas tienden a recopilar información cualitativa,
por lo que debes contar con un buen equipo de recursos Recuerda, además, que una compañía que logra que sus
humanos que sepa evaluar los resultados de estos empleados se sientan parte de un equipo es una
cuestionarios y encontrar algunas tendencias a resolver. compañía que asegura su éxito empresarial.
MANUAL DE ONBOARDING
11
PARTES DEL ONBOARDING
Fuentes
1. Velarde, Claudia. Sin fecha. El fracaso de mi trabajo soñado o cómo el onboarding lo hubiera salvado. Info Capital Humano. Recuperado de: https://ww-
w.infocapitalhumano.pe/recursos-humanos/articulos/el-fracaso-de-mi-trabajo-sonado-o-como-el-onboarding-lo-hubiera-salvado/
2. Comunicado de prensa. Job Seekers Are Now in the Driver's Seat and Expect Next-Gen Recruiting and New Hire Experiences, Survey Finds. Careerbuild-
er. Recuperado de: https://press.careerbuilder.com/2018-10-30-Job-Seek-
ers-Are-Now-in-the-Drivers-Seat-and-Expect-Next-Gen-Recruiting-and-New-Hire-Experiences-Survey-Finds
3. TeamStage. Company Culture Statistics: Leadership and Engagement in 2022. TeamStage. Recuperado de: https://teamstage.io/company-culture-statis-
tics/
4. Irwin, Neil. Julio de 2021. Workers Are Gaining Leverage Over Employers Right Before Our Eyes. The New York Times. Recuperado de: https://www.ny-
times.com/2021/06/05/upshot/jobs-rising-wages.html
5. González Ilsas, Emiliano. Enero de 2021. Teletrabajo: 90% de las empresas en México han migrado a este esquema. Milenio. Recuperado de: https://ww-
w.milenio.com/especiales/teletrabajo-90-empresas-mexico-migrado-esquema
6. https://runahr.com/mx/empleados/
7. Díaz, Francisco. 18 de agosto de 2015. Employer Branding: cómo ser atractivos como empleadores. The Markethink. Recueperado de: https://www.the-
markethink.com/mercadotecnia/employer-branding-atractivos-empleadores/
8. Curi, Rod P. 25 de agosto de 2019. ¿Qué es el Employer Branding y por qué usar esta herramienta en tu empresa? Rockcontent. Recuperado de:
https://rockcontent.com/es/blog/que-es-employer-branding/
MANUAL DE ONBOARDING
12
Runa está revolucionando la fuerza laboral
SOBRE RUNA en América Latina. Hemos desarrollado el
primer software de recursos humanos y
nómina automatizado de la región. Con
Runa, los usuarios pueden procesar la
nómina en cuatro clics en menos de
quince minutos. Nuestros clientes pueden
pagar, timbrar y completar sus
declaraciones fiscales sin salir de la
plataforma Runa, gracias a nuestras
integraciones con bancos, PACs y IMSS.
Hoy, Runa procesa más de trescientos
millones de pesos mexicanos en nomina
mensual para más de quince mil
empleados. Servimos a miles de
empresas en una variedad de industrias,
con una cantidad de empleados de uno a
mil empleados. También trabajamos con
nuestra red de socios de confianza que
incluye outsourcers, contadores y
distribuidores. Runa tiene su sede en la
Ciudad de México con oficinas en el
distrito de Polanco.
Si estás interesado en adquirir el software
Runa o contratar nuestros servicios de
outsourcing o maquila de nómina,
comuníquese con nosotros a través
de la información a continuación.
www.runahr.com
[email protected]
+52-56-1850-0052
@ 2021 Runa HR S.R.L
Todos los derechos reservados.
TERMINOS DE USO:
La siguiente información está destinada ÚNICAMENTE A FINES
INFORMATIVOS, y no como un compromiso vinculante. No confíe en esta
información para tomar sus decisiones corporativas. El desarrollo,
lanzamiento y tiempo de cualquier producto, característica o funcionalidad
quedan a la entera discreción de Runa y están sujetos a cambios.
