Módulo de Google Drive
GOOGLE DRIVE
Google Drive es un servicio de almacenamiento en línea, que ofrece al usuario de Google
una capacidad de 15 Gb de manera gratuita, pudiendo ampliar ese límite en su versión
paga.
El hecho de almacenar la información en la nube permite que el usuario pueda acceder a
la misma desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Asimismo, es posible
administrar y compartir los archivos de manera sincrónica y asincrónica lo que lo hace
una poderosa herramienta para el trabajo colaborativo.
El almacenamiento se organiza en carpetas propias y/o compartidas dentro de una unidad,
y los archivos guardados pueden ser descargados en cualquier momento. Google Drive
soporta muchos tipos de formatos de archivos de texto, imágenes, video, presentaciones;
y como dispone de aplicaciones similares al paquete ofimático, muchos de ellos se pueden
crear y/o editar en línea. Podemos crear: documentos, hojas de cálculo, presentaciones,
formularios y dibujos entre otros.
En resumen, Google Drive permite:
• Crear documentos, hojas de cálculos y presentaciones, y trabajar con las opciones
básicas de formato, insertar imágenes y tablas.
• Colaborar con otros usuarios en la creación del mismo de manera sincrónica o
asincrónica
• Publicarlos a través de Internet.
• Guardar archivos para que estén disponibles desde cualquier PC o dispositivo.
• Compartir carpetas y archivos con otros usuarios.
Para utilizar este servicio, es necesario ser usuario de una cuenta de Google y podemos
acceder de dos maneras:
Tipeando la dirección en el navegador drive.google.com y aparecerá la siguiente pantalla
de acceso:
Si ya eres usuario debes ingresarlo
y luego presionar Siguiente.
Si no, puedes crear una cuenta
desde el botón correspondiente.
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Desde la cuenta de correo Gmail, abriendo el panel
de aplicaciones
Al ingresar verás una pantalla similar a la siguiente:
La pantalla principal se encuentra dividida en dos partes:
A la izquierda, la clasificación de los documentos de acuerdo a si forman parte de la
Carpeta principal denominada Mi unidad, si son archivos que nos han compartido, si se
crearon recientemente, si han sido marcados con la estrella como Destacados, o si fueron
eliminados y aún permanecen en la Papelera.
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A la derecha, en la parte superior se muestran una vista previa de los elementos de acceso
frecuente, bajo el título Acceso rápido.
Debajo, un listado de los documentos de acuerdo con la selección del panel izquierdo.
Puedes visualizar carpetas y archivos.
Los elementos que se visualizan a la derecha se encuentran organizados por:
- Nombre (nombre del objeto)
- propietario del archivo
- Fecha (fecha de la última modificación)
TRABAJAR CON ARCHIVOS (Ejemplo con un documento de texto)
Crear un Archivo Nuevo
Realizar un clic en el botón Nuevo
que se encuentra a la izquierda de
la pantalla. Se desplegará un menú
que le permitirá elegir la aplicación
que utilizará para ese archivo.
Si seleccionamos Documentos de Google se visualizará en pantalla el nuevo documento.
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Nombrar un Documento
Para asignar un nombre al documento creado, realiza un clic en parte superior de la pantalla
donde dice “Documento sin título”, de esta manera podrás editarlo y escribir el nombre
para el documento; luego presionar el botón aceptar.
Podrás escribir el documento de la misma manera que lo hace en el procesador de textos.
Compartir archivos
Podrás compartir un archivo con otros usuarios. Cuando se comparte un archivo, se puede
decidir quiénes pueden editar y modificar el mismo, ya sea de manera simultánea o en
diferentes momentos y quienes tienen acceso de sólo lectura.
Los archivos compartidos en Google drive no necesitan ser almacenados cada vez que se
realice un cambio, sino que se almacenan automáticamente cada vez que se detecta un
cambio, el más mínimo cambio en el archivo es almacenado y se refleja en todas las
pantallas de los usuarios que tengan abierto el mismo documento.
Para compartir un archivo debes abrirlo y una vez que lo visualices en
pantalla realizar un clic en el botón compartir que se encuentra en el
vértice superior derecho de la ventana de trabajo.
Aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:
2
3
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1. Escribe la dirección de e-mail de aquellos con quienes compartirás el documento.
2. Puedes agregar una nota.
3. Puedes optar por invitarlos como colaboradores eligiendo la opción Puede editar
(podrán leer, modificar, guardar e imprimir el documento, también invitar a otros a
colaborar) o lectores eligiendo la opción Puede ver (pueden leer el documento,
guardarlo, imprimirlo, pero no editarlo).
Editar un documento
Una vez abierto el documento se ingresará a la pantalla de edición donde se encuentran
disponibles las herramientas que se utilizan habitualmente en un procesador de texto.
Si te encuentras editando un documento compartido y otro usuario lo edita al mismo tiempo,
al ingresar al documento verás en pantalla lo siguiente:
Si bien el entorno de trabajo es conocido se pueden observar dos detalles que demuestran
que otro usuario se encuentra editando a la vez el documento:
El icono con la F indica que otro usuario cuyo nombre empieza por F está editando el
archivo simultáneamente, y el señalador nos va a marcar los cambios que va realizando en
el documento el otro usuario. Si realizamos un clic sobre cualquiera de los dos indicadores
nos aparece el nombre del usuario al que representan.
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El otro usuario verá lo mismo en su pantalla, pero con otro color. Y en general veremos
tantos marcadores e indicadores de usuarios de diferente color como usuarios haya
editando el documento a la vez.
Revisiones
Los documentos de trabajo realizados en Google drive permiten la revisión de sus
versiones. Es decir, en cualquier momento podemos ver cuál era el estado de un elemento
en una fecha anterior previa a una modificación, e incluso volver al estado en que se
encontraba el archivo antes de una modificación.
Se establece un punto de revisión cada vez que se realiza algún cambio en el archivo que
se está editando, ya sea un cambio nuestro o un cambio generado por cualquiera de los
usuarios que tengan acceso al archivo.
Para gestionar las revisiones hay que abrir el archivo y del menú Archivo, elegir la opción
Historial de versiones / Ver historial de versiones.
A la derecha de la pantalla aparecerá la siguiente ventana:
Contiene la lista de las modificaciones que se le han
realizado, detallando día, hora y usuario que la realizó.
Si realizamos un clic sobre cualquiera de ellas que no sea
la última modificación volveremos a ese punto de edición
del documento. En la parte superior, aparecerá en
pantalla la opción Restaurar esta versión, y en el
documento se mostrará por colores la acción de cada
usuario.
Desde el menú de tres puntos, se podrá asignar un
nombre o hacer una copia de esa versión.
Agregar comentarios
Cuando se trabaja en un documento compartido, la posibilidad de dejar comentarios para
que los vean los otros usuarios es una herramienta muy útil.
Dentro del recuadro del comentario, otros usuarios pueden responder, de manera que se
genera un “chat” dentro del mismo documento.
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Para insertar un comentario:
1. Nos posicionamos en la parte del texto a comentar
2. Hacemos clic en el icono
3. Se abrirá un cuadro de diálogo como se ve en la imagen a continuación. (Desde
ese icono se pueden configurar también las notificaciones que recibimos cada vez
que se edita el documento) Hacer clic en Comentar
4. Se abrirá una ventana con el usuario identificado donde podemos escribir el
comentario, luego clic en Comentar o Cancelar para deshacer la acción.
5. Una vez que ya no es de utilidad, se puede eliminar haciendo clic en Resolver.
Descargar un documento:
Desde el Menú Archivo, disponemos de las opciones básicas para el manejo de los
documentos: compartir, crear nuevo, abrir, hacer una copia, por ejemplo.
Dentro de este menú aparece la opción Descargar, que nos permite elegir entre varios
formatos.
También podemos encontrar esta opción haciendo clic con el botón secundario del Mouse
(habitualmente el derecho) sobre el nombre del archivo cuando visualizamos el contenido
de la Unidad (imagen pág 2)
Desde el menú contextual elegimos Descargar.
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Contenido
Google Drive...................................................................................................................... 1
Trabajar con Archivos ........................................................................................................ 3
Crear un Archivo Nuevo ................................................................................................. 3
Nombrar un Documento ................................................................................................. 4
Compartir archivos ......................................................................................................... 4
Editar un documento ...................................................................................................... 5
Revisiones ..................................................................................................................... 6
Agregar comentarios ...................................................................................................... 6
Descargar un documento: .............................................................................................. 7
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